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1 Universität Würzburg 600 Jahre akademische Tradition Vo m e- zum i-procurement Prof. Dr. R. Thome Lehrstuhl für Betriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik

2 Wirtschaftsinformatik und Logistik

3 Tauschgeschäfte

4 Aufgaben- verteilung Beschaffung

5 Behörde Aufgaben - Bearbeitung - Bedarfe - Leistung

6 Das größte Problem der anwendungsorientierten Informationsverarbeitung war, ist und bleibt die Integration! Integration: - einmalige Erfassung - dauerhafte Speicherung - Ableitung neuer Informationen - Bereitstellung von Informationen

7 Ubiquitäre Informationsverarbeitung Web 1.0 Web 2.0 Web 3.0

8 Moore s Law Rechenoperationen pro Sekunde für 1000$

9 Hwangsches Singularitätsprognose 100 TB gegen 6 Mrd. Neuronen 2025 wird die Kapazität 3000 fach größer sein als heute. Mit 100 TB/Chip wird die Leistung des menschlichen Gehirns erreicht.

10 More Laws Verbreitete, übliche Übertragungsgeschwindigkeit Text Text Technik heute

11 Prozess-Vereinfachung? Personeller Ablauf Maschineller Ablauf Bedarfsmeldung Genehmigung Einholung aktueller Produktinfos Einholung Lieferauskunft Bestellung beim Lieferanten Bestellerfassung im ERP- System Lieferung WE- Prüfung und -Buchung Rechnungsabgleich Zahlungsanweisung Klassischer Bestellprozess

12 1 2 Bedarfsmelder Anforderungen 1 2 Einkäufer eprocurement Modell Wirtschaftliche, fachliche und technische Prüfung Genehmiger 1 miger 2 miger Geneh- Geneh- n Bestellvorschlag Genehmiger Bestellung digital 3 3 Ablehnung Lieferant n n Revision Protokoll Protokoll Bestellung Revisionssichere Ablage Berichte Statistik Datenbank Andere Anwendungen Koordination Sortiment Kostenrechnung

13 Des einen Freud, des... Zentraler Einkauf Lange Einkaufsprozesse Schwergewichtige Einkaufsprozesse Starre Einkaufsprozesse Gebündelte Mengen Gesamtsicht auf Prozesse Strategische Entscheidungen Bedarfsferne Einkaufsentscheidungen Dezentraler Einkauf Kurze Einkaufsprozesse Schlanke Einkaufsprozesse Flexible Einkaufsprozesse Einzelne Einkaufsmengen Teilsicht auf Einkaufsprozesse Einzelne Einkaufsentscheidungen Bedarfsnahe Entscheidungen

14 Aufschneiderei Aufwand: 80% Wert: 5%

15 Transaktionzwickmühle kosten Transaktionskosten Anomie Rigidität Chaoskosten System- Institutionalisierung Ronald Coase Nobelpreis 1991

16 Vom Ende zum Anfang Keine eprocurement-lösungen mehr - nur ERP-Integration Anstatt Wettbewerbsverschärfung - Prozessverbesserung Keine A-, B-, und C-Teile Bestellungen - sondern Beschaffungsübersicht Anstatt Vielzahl von Einzelvorschriften - Beschaffungsgerechte Gesetzgebung

17 Was gehört dazu? ERP-Integration Marktanalyse Standardisierung Beschaffungslogistik Bedarfsbündelung Lieferantenwahl Ausschreibung Vergabe Wettbewerbsanalyse Katalogmanagement Lieferantenverw. Meldungsprüfung Bedarfsbündelung Bestellerfassung Wareneingang Reklamationsabwicklung Rechnungseingang. Strategisches Beschaffungsmanagement Operativer Einkauf Controlling der Beschaffung

18 Wozu gehört es? evergabe SAS ekatalog Operativer Einkauf Prüfung der Bedarfsmeldungen Erfassung der Bestellungen Buchung des Wareneingangs Reklamationsabwicklung Buchung der Rechnung Strategisches Beschaffungsmanagement Marktbeobachtung Bedarfsbündelung Vergabevorbereitung Ausschreibung Wertung/Zuschlag Rahmenverträge Katalogmanagement eprocurement Controlling der Beschaffung

19 Gründe für eine Standardlösung Niedrige TCO Senkung der Prozesskosten Verringerung der Durchlaufzeiten Erhöhung der Prozesssicherheit Transparenz Medienbruchfreie Bearbeitung Juristische korrekte Abwicklung

20 Konkrete Möglichkeiten 6 Einsparungsansätze durch: - Interne Prozessverkürzung - Prozessverlagerung nach aussen - Beschaffungsvereinfachung - Konsolidierung - Integration - Automatisierung

21 Beschaffung Prozessverbesserung J ä h rl i c h Erstellung des Basiskatalogs Ausschreibung eines elektronischen Katalogsystems Teilnahmequalifikation der Lieferanten Vergabe der Zugangsberechtigung an Lieferanten T äg Auswahl des besten Angebotes durch Beschaffer Auswahl des besten Angebotes durch Beschaffer Automatischer Versand der Bestellung an Lieferant l i c h

22 Reduziert Erstellung des Basiskatalogs Ausschreibung eines elektronischen Katalogsystems Beschaffungskosten Einfache Teilnahmequalifikation Wahl des der Lieferanten günstigsten Angebots Vergabe der Zugangsberechtigung Lieferanten Lieferanten ordnen Reduziert ihre Preise zu Vergabe der Zugangsberechtigung an Lieferanten Prozesskosten iprocurement Erhöht Preistransparenz Steigert Wettbewerb Schnelle Auswahl Abwicklung des besten Angebotes durch Beschaffer durch Lieferanten sehen Genehmigungsworkflows Auswahl des besten Angebotes Preise durch der Konkurrenten Beschaffer Automatischer Versand der Bestellung an Lieferant

23 Preisvergleich mit ebeschaffung

24 Einsparungspotential EU-Actionplan Online-Beschaffung der öffentlichen Hand würde einsparen: 5% bei den Beschaffungspreisen 50-80% bei den Prozesskosten

25 Resultate Prozesskostenreduktion pro Bestellung Ø 15 Prozesszeitverkürzung je Bestellung um Ø 30 Minuten Prozessbeschleunigung mit 4,5 Tagen Zeitgewinn Transparenz Mit Ausschreibung und Rahmenvertrag 31 % Ersparnis

26 Bedeutung des Internet 1-2 Stunden jeden Tag Kaufentscheidung: 40% Internet 22% TV 14% Zeitung mehr Leute, mehr Umsatz

27 Die Preisverlaufsanzeige

28 Umwälzung Bill Gates Ray Ozzie

29 Bauscher Porzellan Vorwärts: eprocurement bezahlt die Buchhaltung Rückwärts: eprocurement vereinfacht den Ablauf

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