1) Für welche Anliegen ist die L ORÉAL Ethik Website Open Talk gedacht?

Transkript

1 Fragen/Antworten 1) Für welche Anliegen ist die L ORÉAL Ethik Website Open Talk gedacht? Gemäß den in Frage 2 dargelegten Bedingungen können Sie auf der L ORÉAL Ethik Website Open Talk Ihre Anliegen zu schwerwiegenden Verstößen gegen die nachfolgenden Themen äußern: - Finanzielle und geschäftliche Aufzeichnungen - Insiderhandel - Steuern - Bestechung und Schmiergelder - Geschenke und Bewirtung - Gesundheit, Sicherheit und Schutz - Belästigung und Mobbing - Sexuelle Belästigung - Produktsicherheit und -qualität - Umlenkung und/oder Missbrauch von Firmenkapital - Vertrauliche Informationen/Eigentumsrechtliche Informationen/Computersicherheit - Ungleiche Behandlung/Diskriminierung - Privatsphäre und Schutz personenbezogener Daten - Interessenkonflikte - Umweltschutz - Werbung und Marketing - Lieferantenwahl und faire Behandlung der Lieferanten - Unfaire Wettbewerbspraktiken - Verletzung der Menschenrechte 2) Bin ich verpflichtet, die L ORÉAL Ethik Website Open Talk zu nutzen, wenn ich ein Anliegen habe? Nein, es besteht keine Verpflichtung

2 Zudem sollte diese Maßnahme nur in den folgenden Situationen genutzt werden: Vorgesetzter, der Leiter der Personalabteilung, Fachexperten, Ethik Beauftragter, Country Manager und/oder Betriebsrat) genutzt und sind der Ansicht, damit nicht weiterzukommen; oder Sie denken, dass eindeutig eine falsche Entscheidung getroffen wurde; oder Sie finden die üblichen Kommunikationswege nicht geeignet UND egen den Inhalt der L'ORÉAL Ethik Website Open Talk (siehe Frage 1 im Frage-/Antwortbogen). Es werden keine Maßnahmen gegen Mitarbeiter ergriffen, nur weil sie diese Seite nicht nutzen. 3) Wer kann alles die L ORÉAL Ethik Website Open Talk nutzen? Diese Website ist derzeitigen oder ehemaligen Mitarbeitern der Unternehmen der L'ORÉAL Gruppe vorbehalten. 4) Ist die L ORÉAL Ethik Website Open Talk von der französischen Datenschutzbehörde (CNIL) genehmigt? Ja. 5) Warum wurde die L ORÉAL Ethik Website Open Talk geschaffen? Die meisten Anliegen können über die üblichen länderspezifischen Kommunikationswege (Ihr Vorgesetzter, der Leiter der Personalabteilung, Fachexperten, Ethik Beauftragter, Country Manager Ländermanager und/oder Betriebsrat) geklärt werden. L ORÉAL möchte jedoch sicherstellen, dass alle Anliegen Beachtung finden und hat sich daher entschieden, einen ergänzenden direkten Dialog mit dem SVP & Chief Ethics Officer anzubieten. Diese Website ist ganz einfach ein technischer Weg, um den obersten Ethikdirektor kontaktieren zu können. Er kann auch auf dem Postweg (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, Frankreich) oder per (emmanuel.lulin@loreal.com kontaktiert werden bitte kennzeichnen Sie Ihre als privat ). 6) Wie können Sie die Vertraulichkeit garantieren? Eine streng begrenzte Anzahl an Personen hat Zugriff auf die Informationen auf der L ORÉAL Ethik Website Open Talk. Diese autorisierten Personen unterliegen einer strengen Geheimhaltungspflicht. Die L ORÉAL Ethik Website Open Talk wird von einem externen Anbieter außerhalb des Computersystems von L ORÉAL gehostet. Dieser

3 Dienstanbieter ist ebenfalls zu strenger Geheimhaltung verpflichtet und muss alle über diese Seite erfassten Daten innerhalb von zwei Stunden vernichten, nachdem er die Bestätigung erhalten hat, dass der Bericht bei der autorisierten Person angekommen ist. Wird eine Untersuchung für notwendig erachtet, werden nur die Personen unterrichtet, die berechtigt sind, die Informationen zu erhalten; dadurch unterliegen sie automatisch einer strengen Geheimhaltungspflicht. Diese Geheimhaltungsverpflichtung gilt eventuell jedoch nicht gegenüber bestimmten Drittparteien, vor allem im Bereich der Justizbehörden und Aufsichtsbehörden, es sei denn, dies würde der öffentlichen Ordnung widersprechen. 7) Wie lange werden Informationen gespeichert? Jegliche Informationen, die nicht zu den Aufgaben der L ORÉAL Ethik Website Open Talk gehören, werden unverzüglich zerstört oder archiviert. Beachten Sie, dass die vom Dienstleister erfassten Daten innerhalb von zwei Stunden nach der Bestätigung, dass die autorisierte Person den Bericht erhalten hat, zerstört werden. Jegliche Informationen, die überprüft werden mussten, werden innerhalb von zwei Monaten zerstört oder archiviert, nachdem die Prüfungen abgeschlossen sind (außer, die Informationen geben Anlass zu Disziplinarverfahren oder gesetzlichen Schritten). Im Falle von Disziplinarverfahren oder rechtlichen Schritten gegen eine Person oder gegen jemanden, der unwahre Behauptungen gemacht hat, dürfen die Informationen bis zum Abschluss der Maßnahme aufbewahrt werden. Die archivierten Informationen werden in einem Informationssystem mit eingeschränktem Zugang für einen Zeitraum gespeichert, der die Zeit für rechtliche Maßnahmen nicht überschreitet. 8) Habe ich das Recht, meine personenbezogenen Daten einzusehen? Sowohl die Personen, die diese Methode nutzen, als auch eventuelle Zeugen und Personen, gegen die die Anschuldigungen gemacht werden, haben das Recht auf Zugang zu und Richtigstellung der persönlichen Daten, falls die Angaben gemäß Artikeln 39 und 40 des Loi Informatique et Liberté (französisches Datenschutzgesetz) fehlerhaft, unvollständig, zweideutig oder nicht mehr gültig sind. Anfragen müssen auf dem Postweg an die folgende Adresse gesendet werden: Chief Ethics Officer (Mr. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, Frankreich). Dieses Recht räumt jedoch der Person, gegen die die Anschuldigungen gerichtet sind, nicht das Recht ein, die Identität der das gegen sie gerichtete Anliegen kommunizierenden Person oder die Identität der an der Untersuchung Beteiligten zu erfahren.

4 9) Bin ich vor vergeltenden Maßnahmen geschützt? Alle in gutem Glauben vorgebrachten Anliegen führen auch dann zu keinerlei Sanktionen einschließlich Disziplinarverfahren, wenn sich später herausstellt, dass die Informationen fehlerhaft waren. Außerdem muss jeder Mitarbeiter, der aufgrund der Nutzung dieser Seite in gutem Glauben vergeltende Maßnahmen erfährt, dieses melden. 10) Kann ich anonym bleiben? Das hängt davon ab, welche Gesetze für Sie Anwendung finden. Falls Sie die französische oder spanische Nationalität haben und/oder in Frankreich oder Spanien arbeiten und/oder Angestellter einer französischen, spanischen oder portugiesischen Tochtergesellschaft der L ORÉAL Gruppe sind, beachten Sie bitte, das wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Identität abzufragen; der oberste Ethikdirektor kann Ihre Meldung vorher nicht bearbeiten. Hinsichtlich anderer Mitarbeiter ist Anonymität nicht verboten, wird aber von uns nicht empfohlen. Wir sind der Überzeugung, dass wir Mitarbeiter, die uns in guter Absicht über ihr Anliegen informieren möchten, hinreichend schützen. Daher muss niemand seine Identität verbergen. Zudem ist es schwierig, eine Situation gründlich zu untersuchen, wenn diese anonym gemeldet wurde. 11) Wird/werden die Person(en), die ich melde, darüber unterrichtet? Die Prinzipien eines ordentlichen Verfahrens und die Unschuldsvermutung müssen respektiert werden; daher wird die Person unterrichtet. Eventuell wird sie jedoch nicht sofort unterrichtet, und zwar dann, wenn es beispielsweise zuerst nötig ist, Ereignisse zu überprüfen und Beweise zu sichern. Daher kann es sein, dass die Unterrichtung erst nach diesen Maßnahmen erfolgt. 12) Erfahre ich die Ergebnisse jeder Ermittlung? Das ist von Fall zu Fall verschieden und kann unmöglich pauschal beantwortet werden. Normalerweise liefert der oberste Ethikdirektor eine angemessene Antwort, falls dies keinem Gesetz oder anderen Verschwiegenheitsverpflichtungen widerspricht. 13) Was passiert im Falle unwahrer Behauptungen? Gegen jeden, der die L ORÉAL Ethik Website Open Talk in böser Absicht nutzt, um unwahre Behauptungen zu machen, wird ein Disziplinarverfahren und/oder eine gerichtliche Klage eingeleitet. 14) Was passiert, wenn ich ein Anliegen in gutem Glauben vorbringe, bei dem sich später herausstellt, dass ich falsch lag? Falls Sie zum Zeitpunkt Ihrer Meldung gedacht hatten, Ihre Meldung sei ehrlich und richtig, hat dies keine negativen Auswirkungen auf Sie. Wird Ihnen nach Meldung Ihres Anliegens bewusst, dass Sie falsch lagen, müssen Sie unverzüglich den obersten Ethikdirektor darüber in Kenntnis setzen. 15) Was passiert, wenn ich die Notfallnummer anrufe? Sie werden dann mit unserem externen Dienstleister im Vereinigten Königreich verbunden. Der Dienstleister verbindet Sie mit einem Übersetzer, um Ihr

5 Anliegen zu erfassen; dieses wird nach den gleichen Regeln und Bedingungen behandelt wie eine Übermittlung auf der Website. 16) Wurden die Arbeitnehmervertretungen über diese Maßnahme informiert und miteinbezogen? Ja, dieser Maßnahme ging die Information und Miteinbeziehung der Arbeitnehmervertretungen von L ORÉAL voraus, wo dies nötig war, vor allem der französischen Körperschaften von L ORÉAL. 17) Welche Informationen werden auf der L ORÉAL Ethik Website Open Talk verarbeitet? Nur die folgenden Datentypen dürfen verarbeitet werden: - Identität, Aufgaben und Kontaktdaten der beschuldigenden Person - Identität, Aufgaben und Kontaktdaten der beschuldigten Person und möglicher Zeugen - Die Ereignisse, die für das Verständnis des Anliegens nötig sind Nur solche Fakten werden berücksichtigt, die eine objektive Beschreibung liefern und Daten und beteiligte Personen beinhalten, die direkt mit Ihrem Anliegen zu tun haben und die unbedingt notwendig sind, um Ihr Anliegen zu prüfen. Sollten Sie auch nur die leisesten Zweifel über die von Ihnen genannten Tatsachen haben, erwähnen Sie bitte, dass es sich um Vermutungen handelt.