Paperworld Procurement Frankfurt, 30.Januar 2012

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1 Paperworld Procurement Frankfurt, 30.Januar 2012 Einsparungspotentiale durch eprocurement im C-Teile-Management Michael Bertsch Inhaber mibecon Ruth Leffers Projektleiterin allg. Einkauf MEYER WERFT mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Marie-Curie-Str. 6 D Kamp-Lintfort Tel.: +49 (0) 2842 / Fax: +49 (0) 2842 /

2 Themenübersicht Einkauf und Beschaffung als aktiver Teil der Wertschöpfungskette im Unternehmen Optimierter Bestellprozess durch die konsequente Umsetzung einer eprocurement Strategie Einsparungen durch eprocurement Erfahrungen der MEYER WERFT in der Projektumsetzung 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 2

3 Ausgangssituation Der in vielen Unternehmen noch heute vorhandene Bestellanforderungsprozess, führt zu hohen internen Kosten und zu langen Durchlaufzeiten. Es besteht die Gefahr des Maverick Buying! Ist Einkauf und Beschaffung unter solchen Bedingungen eine wertschöpfende Tätigkeit? Oder anders gefragt: Ist Einkauf und Beschaffung unter solchen Bedingungen ein aktiver Teil der Wertschöpfungskette in einem Unternehmen? 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 3

4 Herausforderungen für den Einkauf Beschaffung von geringwertigen Materialien Für 5% des Beschaffungsvolumens werden 60% der Bestellungen getätigt. Bestellungen nach Wertgrenzen 100% 80% 60% 40% 20% 0% Anzahl Bestellungen Bestellvolumen < 500 Euro < Euro > Euro 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 4

5 Herausforderungen für den Einkauf Keine Bündelung des Beschaffungsvolumens 5% des Beschaffungsvolumens werden mit 70% der Lieferanten getätigt. Bestellungen nach Wertgrenzen 100% 80% 60% 40% 20% 0% Anzahl Lieferanten Bestellvolumen < 500 Euro < Euro > Euro 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 5

6 ABC-Analyse e A B C 10% 30% 4% 21% 3% 12% 75% 5% 60% 75% 85% 20% Einkaufsvolumen Bestellungen Lieferanten Artikel 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 6

7 Der traditionelle Beschaffungsprozess: Medienbrüche und lange Bearbeitungszeiten Einkauf Lieferant 1 Lieferant 2 Lieferant 3 Bedarfsanforderer 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 7

8 Elektronische Prozesse unterstützten das Projektteam und minimieren Medienbrüche Lieferant 1 Einkauf Lieferant 2 Projektleitung Lieferant mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 8

9 Elektronische C-Teile Beschaffung reduziert die Bearbeitungsdauer, Durchlaufzeiten und Prozesskosten konventionell Desktop Purchasing Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant Einkauf Einkauf Bedarfsanforderer Bedarfsanforderer Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant Operativer Beschaffungsvorgang 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 9

10 Der klassische Beschaffungsprozess ohne eprocurement Genehmigungsstelle Bedarfsanforderer Einkauf Finanzen Lieferant Erstellen Bedarfsmeldung Genehmigung Bedarfsmeldung Bearbeitung Bestelleingang Wareneingang Leistungserbringung/ Warenversand Rechnungsprüfung Erfassung Faktura Fakturierung Bezahlung 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 10

11 Der klassische Beschaffungsprozess in der Bearbeitung durch die Einkaufsabteilung Genehmigungsstelle Bedarfsanforderer Angebotsauswertung Einkauf Finanzen Lieferant Genehmigung Bedarfsmeldung Erstellung Ausschreibung Lieferantenrecherche Anfrageeingang Angebotsabgabe Verhandlung Entscheidung/ Vergabe Bestelleingang 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 11

12 Ausschreibungen Chaos oder multiplizierbare Standardprozesse? Vorher heute : E-RFx L1 Einkäufer esourcing L2 Einkäufer & Lieferanten Ln Spart Ihre Energie Verkürzt die Zeit Lieferanten 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 12

13 Der optimierte Beschaffungsprozess durch esourcing Genehmigungsstelle Bedarfsanforderer Angebotsauswertung Einkauf Finanzen Lieferant Genehmigung Bedarfsmeldung Erstellung Ausschreibung Lieferantenrecherche Anfrageeingang Angebotsabgabe Verhandlung Entscheidung/ Vergabe Bestelleingang 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 13

14 Einsparungen durch esourcing Nicht nur Geld sondern auch Zeit ( Zeit ist Geld ) Klassisch Erarbeitung/ Vorbereitung Management der Ausschreibung und Verhandlung Einkäufer & Lieferanten esourcing Einkäufer. Lieferanten Erarbeitung/ Vorbereitung Management der Ausschreibung und Verhandlung 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 14

15 Wo fängt der strategische Einkauf an und wo hört der operative Einkauf auf? esourcing Desktop Purchasing Elektronische Ausschreibungen und Auktionen Elektronische Kataloge 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 15

16 Der optimierte Beschaffungsprozess durch Desktop Purchasing Genehmigungsstelle Bedarfsanforderer Einkauf Finanzen Lieferant Erstellen Bedarfsmeldung Genehmigung Bedarfsmeldung Bearbeitung Bestelleingang Wareneingang Leistungserbringung/ Warenversand Rechnungsprüfung Erfassung Faktura Fakturierung Bezahlung 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 16

17 Einflussfaktoren für die Kosten Prozess :: Prozesskomplexität :: Einheitliche Prozesse über Organisationseinheiten hinweg Software :: Zusammenspiel zwischen Komponenten (Back-End, Kataloge) :: Tiefe der ERP-Integration Einkauf :: Katalogmanagement / Lieferantenmanagement :: Useranzahl Lieferant :: Anzahl einzubindender Lieferanten :: E-Procurement-Fähigkeiten der Lieferanten 2012 mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 17

18 18 Ruth Leffers Projektleiterin im allgemeinen Einkauf MEYER WERFT GmbH Paperworld Procurement Erfahrungen der MEYER WERFT im laufenden Projekt: Einführung einer zentralen eprocurement-lösung Ort, Datum Berufsbildung

19 MEYER WERFT GmbH Familienunternehmen seit über 210 Jahren mit ca Mitarbeiter in Papenburg/Ems

20 NEPTUN WERFT GmbH Ein Schwesterunternehmen der MEYER WERFT GmbH ca. 450 Mitarbeiter in Rostock/Warnemünde Oslo Hamburg Rostock Papenburg

21 Auftragsbestand 21 2 Schiffe für AIDA Cruises BRZ, Länge 252 m, Breite 32 m Ablieferung 2012, Schiff für Celebrity Cruises BRZ, Länge 317 m, Breite 36,80 Ablieferung Schiffe für Norwegian Cruise Line BRZ, Länge 324 m, Breite 39 m Ablieferung 2013, Schiff für Disney Cruise Line BRZ, Länge 339 m, Breite 37 m Ablieferung 2012

22 2 Schiffe für Royal Caribbean Cruises BRZ Ablieferung 2014, 2015 Auftragsbestand 1 LNG Tanker für Anthony Veder Länge 156 m, Breite 22,70 m, Ladekapazität Ablieferung Flusskreuzfahrtschiffe für Viking River Cruises Länge 135 m, Breite 11,40 m Ablieferung 2012, Flusskreuzfahrtschiffe für A-Rosa Länge 135 m, Breite 11,40 m Ablieferung 2012, 2013

23 23 MEYER WERFT Bestellungen Konto/Kostenstelle die konventionell durch den Einkauf über die AS400 abgewickelt worden sind Einkäufer MW 2009 RZB 2009 LZ 2009 Einkäufer MW 2010 RZB 2010 LZ 2010 Einkäufer Gesamt Mandanten MW RZB LZ Gesamt Hinter dem aufgeführten monetären Mengengerüst steht folgende Lieferantenstruktur: 110 Lieferanten mit einem Umsatz von weniger als EUR/p.a. 45 Lieferanten mit einem Umsatz von mehr als EUR und weniger als EUR/p.a. 4 Lieferanten mit einem Umsatz von mehr als EUR und weniger als EUR/p.a.

24 24 Exemplarisches Beispiel: 1 örtlicher Lieferant für Büromaterial Büromaterial Rechnungen ohne Bestellungen im Jahr ,-- EUR Büro-Container werden durch den Lieferanten eigenständig gefüllt Es werden durch den Einkauf keine Bestellungen erzeugt Die Materialien werden bisher nicht ausgeschrieben (Preisvergleich) Eine Materialstandardisierung findet nicht statt Eine Auswertung durch den Einkauf (Renner/Penner) ist nicht möglich Der Rechnungsprüfungsprozess ist nicht aussagekräftig

25 25 ROI-Betrachtung unter Einbeziehung interner (MEYER WERFT) wie externer Kosten (initiale und laufende Kosten) Projektaufwand MEYER WERFT im 1. Jahr Fachliche Administration und Support Fachliche Konzeption und Projektkoordination Technische Systemanpassungen (AS400) Integration in weitere Werftsysteme (z.b. FAKOS) Betrieb-/Hosting-Strategie Technischer Support Aufwand ca. 130 Manntage mit kalkulierten Kosten von ca EUR Investition in Hardware und Datenbanken von ca EUR

26 26 ROI-Betrachtung unter Einbeziehung interner (MEYER WERFT) wie externer Kosten (initiale und laufende Kosten) Projektaufwand externe Beratung im 1. Jahr IST-Analyse und SOLL-Prozessdesign Konzepterstellung und Anbieterauswahl Durchführung einer begrenzten Ausschreibung Erstellung und Dokumentation einer Entscheidungsvorlage Verhandlungsphase bis zur Vertragsunterschrift Fachliche Feinspezifikation und Projektkoordination Aufwand ca. 55 Manntage mit kalkulierten Kosten von ca EUR

27 27 ROI-Betrachtung unter Einbeziehung interner (MEYER WERFT) wie externer Kosten (initiale und laufende Kosten) Projektaufwand des auszuwählenden Softwareanbieters im 1. Jahr Softwarelizenz ca EUR Implementierung ca EUR Support/Maintenance ca EUR Gesamtkosten ca EUR Addition der Kosten MEYER WERFT intern + Beratung + Software Gesamtprojektkosten im 1. Jahr ca EUR

28 28 ROI-Betrachtung unter Einbeziehung interner (MEYER WERFT) wie externer Kosten (initiale und laufende Kosten) Beschaffungsvolumen der MEYER WERFT (Konto/Kostenstelle) ca EUR p.a. ca EUR als relevantes Beschaffungsvolumen im 1. Jahr Projektbedingtes Einsparungspotential von ca. 15% im 1. Jahr (unter optimistischer Bertachtung und der Berücksichtigung der MEYER WERFT spezifischen Ausgangssituation ist ein Einsparungspotential im 1. Jahr von ca % möglich) Verhandlung/Ausschreibung von rahmenvertraglichen Vereinbarungen Reduktion der Anzahl der Lieferanten Reduktion der Materialkosten durch Mengenbündelung Reduktion von Verschwendung bei MEYER WERFT Mitarbeitern (siehe Büromaterial) Strategische Ausrichtung des MEYER WERFT Einkaufs mit deutlicher Reduktion von operativen Anteilen bei geringwertigen Verbrauchsgütern (Konto/Kostenstelle) Finale Aussage: Bei konsequenter Projektumsetzung sowie einer parallel umzusetzenden Verbesserung der Beschaffungsstrategie, ist ein ROI (Return On Investment) in weniger als 12 Monaten nach Produktivstart realistisch. Die weiteren Ziele im Rahmen einer Roll-Out Strategie sollten die Ausweitung dieser Beschaffungsstrategie über alle Standorte und Mandaten der MEYER/Neptun Unternehmensgruppe sein

29 29 Aktuelles Projekt: Einführung einer Katalog basierten eprocurement- Lösung betrieben durch die MEYER WERFT MEYER WERFT Systemarchitektur, mit der AS400 WaWi und einer eigenständigen eprocurement Lösung ( stand anlone Prozess) MEYER WERFT Lieferant ungeprüfte Daten BMEcat, Excel Bedarfsträger DSP geprüfte Daten BMEcat Katalog- Managemnt. Internet Internet/ Intranet MEYER/Neptun Portal Kontierungselemente Bestellkopie Katalogsuche Lieferant FAKOS WaWi / AS400 WaWi

30 Paperworld Procurement Fragen & Antworten zum Vortrag: Einsparungspotentiale durch eprocurement im C-Teile-Management mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Marie-Curie-Str Kamp-Lintfort Telefon: / Fax: / Internet: mibecon Michael Bertsch Consulting e.k. Schaubild 30

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