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1 Effiziente Rechnungsbearbeitung. Automatisierter Rechnungseingang und Workflow-basiertes Invoice-Management für elektronische und papierbasierte Rechnungen in der Praxis. 6. Forum e-procurement, Essen, 14. September 2006

2 Agenda Über SGH Traditionelle Rechnungsbearbeitung Elektronische Rechnungen für alle? Die SGH-Lösung in der Praxis (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 2

3 Über SGH Full-Service Dienstleister für Rechungsbearbeitung Lösungen für Rechnungsempfänger Lösungen für Rechnungsversender (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 3

4 Über SGH Gründung: 1990 Mitarbeiter: 100 Verarbeitete Rechnungsanzahl: 8 Millionen p.a. Verarbeitetes Rechnungsvolumen: 1,5 Mrd. (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 4

5 Agenda Über SGH Traditionelle Rechnungsbearbeitung Elektronische Rechnungen für alle? Die SGH-Lösung in der Praxis (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 5

6 Der papierbezogene Rechnungsprozess durchschnittliche Bearbeitungsdauer 12 Tage Rechnung Rechnung erstellen erstellen 4,30 4,60 7,20 Rechnung Rechnungseingang, erfassen & prüfen & Rechnung Rechnung Rechnung Rechnung Rechnungseingang, erfassen & prüfen & Rechnung Rechnung Rechnung verpacken & drucken verpacken & drucken versenden archivieren buchen bezahlen versenden archivieren buchen bezahlen 2,00 Interne Hauspost manuell Interne Hauspost manuell Zahlung Zahlung buchen & buchen & abgleichen abgleichen Rechnungsversender Rechnungsempfänger Rechnungsversender Nachteile papierbasierter Rechnungsprozesse: Hohes Papieraufkommen Lange Transportzeiten Lange Verarbeitungszeiten Hohe Prozesskosten Qualitätsrisiken Negativer Einfluss auf das Working Capital Aufwendige Archivierung (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 6

7 Optimierungspotenziale durchschnittliche Bearbeitungsdauer 12 Tage Rechnung Rechnung erstellen erstellen Rechnung Rechnung drucken drucken Rechnung Rechnung verpacken & verpacken & versenden versenden Rechnungseingang, Rechnungseingang, archivieren archivieren Rechnung Rechnung erfassen & erfassen & buchen buchen Rechnung Rechnung prüfen & prüfen & bezahlen bezahlen Zahlung Zahlung buchen & buchen & abgleichen abgleichen Prozessschritte mit Optimierungspotenzial Interne Hauspost manuell Interne Hauspost manuell Rechnungsversender Rechnungsempfänger Rechnungsversender Durch Umwandlung papierbezogener Abläufe in elektronische Prozesse lassen sich erheblich Kosten sparen. (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 7

8 Agenda Über SGH Traditionelle Rechnungsbearbeitung Elektronische Rechnungen für alle? Die SGH-Lösung in der Praxis (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 8

9 Landkarte des heutigen Rechnungsaustausches. Versender (groß) Versender (mittel) Versender (klein) Empfänger (groß) Empfänger (mittel) Empfänger (klein) Any-to-Any Beziehungn Austausch von Papier dominiert EDI in Form von 1:1-Beziehungen Überzeugungsarbeit für jede Anbindung. n Übertragungswege und Formate, Einzelvereinbarungen PDF-Rechnungen ohne Datensatz (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 9

10 Agenda Über SGH Traditionelle Rechnungsbearbeitung Elektronische Rechnungen für alle? Die SGH-Lösung in der Praxis (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 10

11 Die SGH-Lösung für Rechnungsempfänger Automatisierung des Rechnungseingangs Großer Versender Verarbeitung aller Eingangsrechnungen unabhängig vom Ursprungsformat Mittlerer Versender Online Document Center Rechnungsempfänger Vollelektronische Weiterverarbeitung aller Rechungen über SGH-Invoice Workflow Positionsdaten von Rechnungen Automatischer Bestellabgleich Kleiner Versender Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 11

12 SGH-Lösung für Rechnungsversender Auslagerung Rechnungsausgangs auf SGH Einsatz von VIPER Großer Empfänger VIPER = Virtual Paper Aufbereitung der Daten ins gewünschte Zielformat Rechnungsversender Online Document Center Mittlerer Empfänger Anwendungen der vom Empfänger vorgegebenen Kontierungs- und Buchungsregeln Auslieferung steuerkonformer Rechnungsdaten, -bilder und Buchungssätze Elektronische Weiterbearbeitung im SGH-Invoice Workflow Kleiner Empfänger (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 12

13 SGH-Lösung in der Praxis Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen. Großer Versender Großer Empfänger Alle Teilnehmer haben eine einzige Anbindung Ein Übertragungsweg mit teilnehmerindividuellem Format Mittlerer Versender Online Document Center Mittlerer Empfänger Verarbeitung aller Eingangsrechnungen unabhängig vom Ursprungsformat Positionsdaten Bestellabgleich Kleiner Versender Kleiner Empfänger Einfache Lieferantenanbindung für den Versand von E-Invoices (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 13

14 Fallbeispiel: Ausgangssituation Mittelständischer Großhandelsbetrieb Eingangsrechnungen jährlich 60% E-invoices (EDI + PDF) 40% Papierrechnungen Zentrale Probleme vor dem Projekt: Zeitaufwändige, manuelle Rechnungserfassung Elektronische Rechnungen wurden ausgedruckt und ebenfalls manuell erfasst Hohe Kosten, langsamer Prozess Rechnungen verschwanden Keine Automatisierung (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 14

15 Fallbeispiel: Projektziele Projektziele: Kostenreduktion: Eine einheitliche Schnittstelle für den Rechnungseingang Automatisierte Erfassung von Papierrechnungen Ein Format für E-Invoices Ein durchgängiger Prozess für den Rechnungseingang Workflow Optimierung durch automatische Rechnungsprüfung Bestellabgleich Kontierung (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 15

16 Automatisierter Rechnungseingang 2-Stufige Lösung: Automatisierung des Rechnungseingangs Vollständig elektronische Bearbeitung der Rechnungen SGH-Rechnungseingang Erfassung von Papierrechnungen ODC SGH-Rechnungseingang Rechnungsempfänger Elektronische Lieferantenanbindung durch SGH (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 16

17 SGH-Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 17

18 SGH-Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 18

19 SGH-Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 19

20 SGH-Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 20

21 SGH-Invoice Workflow Pers.-Nr und Auftragsnummer fehlen und vergleicht den Betrag der Rechnung mit dem der Bestellung (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 21

22 SGH-Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 22

23 SGH-Invoice Workflow Pers-Nr und Auftragsnummer wurden eingegeben und gespeichert. Nettobetrag ok ist, dies wurde im Kommentar festgehalten, Bestellung kann freigeben werden. (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 23

24 SGH-Invoice Workflow (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 24

25 Fallbeispiel: SGH-Lösung in der Praxis Der Business Case: Jährliche Einsparungen: (Personal, Infrastruktur) SGH-Kosten p.a.: Zeitplan März 2006 März / April 2006 Juni 2006 Juli 2006 Entscheidung für SGH Start Implementation Pilot Going Live (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 25

26 Fallbeispiel: Zielerreichung Seit Start am 1. Juli 2006 wurde erreicht: 30% Prozesskostenreduktion je Rechnung Automatischer Bestellabgleich von 35% - Mit Einführung des neuen ERP-Systems Steigerung auf 80% 80% automatische Kontierungen 100% archivierte Rechnungen (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 26

27 Zusammenfassung Die Rechnungsbearbeitung ist heute durch viele papierbasierte, nicht automatisierte und kostenintensive Prozesse gekennzeichnet. Automatisierung und vollständig elektronische Bearbeitung senken Kosten und sparen Zeit Über einen spezialisierten Dienstleister kann der Rechnungseingang automatisiert werden die Bearbeitung workflowbasiert erfolgen von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umgestellt werden Wann fangen Sie an zu sparen? (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 27

28 Vielen Dank! Gerrit Hoppen Daimlerring Hildesheim Telefon: Web: (c) 2006 SGH 6. Forum e-procurement 28

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