Procurement Performance Management: Weit mehr als Ausgabentransparenz

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1 Procurement Performance Management: Weit mehr als Ausgabentransparenz SupplyOn Business Lunch München, 25. November 2014

2 Sievo Führender SaaS-Anbieter im Bereich der Ausgabentransparenz und Leistungsmessung im Einkauf Gegründet im Jahr 2003 Profitabel, selbstfinanziert und eine der am schnellsten wachsenden Technologiefirmen Skandinaviens Anerkannter Leader im Bereich des Procurement Performance Management Software & Dienstleistungen im Rahmen eines SaaS- Modells Umfassendes Know-how in den Bereichen Einkauf, Finanzen und IT Erprobte und erfolgreiche Implementierungen mit globaler Reichweite Auszug Kundenstamm Sievo Page 2

3 Sievos Partner-Netzwerk Komplementarität schafft Mehrwert CHANGE-MANAGEMENT TECHNOLOGIE PROJEKT-MANAGEMENT BERATUNG OPERATIVE BESCHAFFUNG KATEGORIEN-KNOWHOW OUTSOURCING OPERATIONELLER TÄTIGKEITEN Seite 3

4 Sievo: Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz und unterstützen mit unserer Software das gesamte strategische Einkaufsmanagement Strategische Tiefe Procurement Controlling Savings Program Management Spend Budgeting & Forecasting "Die Lösungen von Sievo helfen unseren Kunden, die finanzielle Leistungsmessung weit über reine Ausgabentransparenz hinaus zu erreichen." Spend Visibility e-sourcing Lieferantenmanagement e-procurement Betriebsbreite Seite 4

5 Sievo SaaS: Savings Management von der Idee bis zur Verbuchung Vier sich ergänzende Anwendungen Compliance Tracking Verbuchte Einsparungen Spend Analysis Financial Measurement Procurement Controlling Payment Term Tracking Budgetierte Einsparungen Spend Budgeting & Forecasting Spend Budgeting & Forecasting Sievo SaaS Savings Program Management Spend Visibility Inbound Inventory Measurement Savings Program Management Identifizierte Einsparungen Bestätigte Einsparungen Page 5

6 Die korrekte Messung von Einkaufseinsparungen bereitet dem Management oft Kopfschmerzen CEO Global Logistics Provider My head of procurement is claiming 250 Mn savings a year. I ve asked him why I could not see this in the profitability of the divisions. He said he doesn t know. "Our savings process is very informal and we do not have much confidence in it due to procurement's lack of spend visibility and our inability to confirm contract compliance." CFO Manufacturing Industry, US CPO Global Vehicle Manufacturer I was asked by the board to realize 1 Bn procurement savings in the next 3 years. Frankly, no one, even Controlling, can check whether I achieve this or not.

7 Sievo ist gestartet mit der Entwicklung einer gemeinsamen Sprache zwischen Einkauf und Finanzwesen: PCF (Procurement Contribution to Financial Performance) Sievo PCF Opex Abteilungs- Restrukturierung Kostenvermeidung EBITDA Einsparungen Reise- Dienstleistungen Capex Fabrik Server CASH Einsparungen Einmalig Wiederkehrend

8 PCF bildet eine Brücke zwischen Einkauf und Finanzwesen und beendet damit stets wiederkehrende Diskussionen Die "Finance to Procurement"-Brücke von Sievo Sievo PCF Märkte Leistung Einkauf (Wiederkehrend) (Einmalig) Ausgaben Jahr 2013 Währungen Volumen Einsparungen? 20.2 Dies sieht die Finanzabteilung Delta "Einmalig" (Wiederkehrend) (Einmalig) Ausgaben Jahr 2014

9 Sich an die Realität anpassen Die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen Strategische Kategorien Lieferantendaten Proxys Marktindizes Mengen und Preise aus dem ERP Marktindizes Preise / Mengen nicht vorhanden Preise / Mengen vorhanden Proxys Mengen und Preise aus dem ERP Quelle und Copyright: Sievo Nichtstrategische Kategorien Sievo Seite 9

10 Unser Multidatenansatz ERP-, Lieferanten- und Proxydaten optimal kombinieren Beispieldaten Lieferantendaten Travel Date Ttl Amt Paid No of Tickets Origin City (Name) Destination City (Name) Itinerary Travel Service PrimaryClass IATA Agent Number 8-Dec Berlin Cologne TXL - CGN - TXL Flight ECONOMY Jan Dusseldorf Shanghai DUS - IST - PVG - IST - DUS Flight ECONOMY Jan Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY Jan Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY Jan Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY Jan Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY Jan Dusseldorf Cairo DUS - ZRH - CAI - FRA - DUS Flight ECONOMY Reisen ERP-Preis und - Mengendaten Bürobedarf MD_AccountDesc DocumentNo Material desc r_spend OriginalCurrency R_Quantity QuantityUOM price Travel agency expenses NULL 29 EUR NULL NULL NULL Other travelling expenses NULL 47 EUR NULL NULL NULL Other travelling expenses NULL 47 EUR NULL NULL NULL Other travelling expenses NULL 47 EUR NULL NULL NULL Other transportation costs, travel expenses NULL 189 EUR NULL NULL NULL Other transportation costs, travel expenses NULL 73 EUR NULL NULL NULL GR/IR automatic postings Splitting Axe X46 8,290 EUR 204 PC GR/IR automatic postings QuikFit Patio Broom 2,078 EUR 340 PC 6.11 GR/IR automatic postings Bypass P54 5,000 EUR 957 PC 5.22 GR/IR automatic postings Soil Rake 14 prongs 303 EUR 25 PC GR/IR automatic postings H-Basket 24 cm brown 1,343 EUR 593 PC 2.27 GR/IR automatic postings Safety Camping and Car Spade 1,608 EUR 82 PC Office supplies NULL 77 EUR NULL NULL NULL Office supplies NULL 112 EUR NULL NULL NULL Office supplies NULL 244 EUR NULL NULL NULL Office supplies NULL 123 EUR NULL NULL NULL Office supplies NULL 315 EUR NULL NULL NULL Office supplies NULL 206 EUR NULL NULL NULL Office supplies NULL 70 EUR NULL NULL NULL Proxy-Daten Proxy type Prixy name Proxy Id Proxy Value Month Qty Headcount Qty Headcount Qty Headcount Page 10

11 Beispiel 1 Detaillierte Varianzanalyse basierend auf Artikeldaten Actual-to-actual, Verpackungen Unterschiedliche Kostentreiber werden automatisch berechnet Kostenstruktur auf Kategorienbasis zur Isolierung von Markteffekten ERP-Daten zur Ausgabendarstellung Sievo Page 11

12 Beispiel 2 Detaillierte Varianzanalyse basierend auf Lieferantendaten Actual-to-actual, Flugreisen Detaillierte Lieferantendaten zur Ausgabendarstellung Sievo Page 12

13 Beispiel 3 Detaillierte Varianzanalyse basierend auf Proxydaten Actual-to-actual, Bürobedarf Proxyveränderungen erklären Ausgabenfluktuationen, in diesem Beispiel eine erhöhte "Nachfrage" nach Angestellten Das Residual ist dementsprechend der Leistungsbeitrag / die Performance Proxy Vorjahr Aktuelles Jahr Anzahl Angestellte Jahresausgaben basierend auf ERP- Daten (Hauptbuch) Sievo Page 13

14 Eine robuste finanzielle Abstimmung setzt eine optimale Kopplung von Einsparungen und Ausgaben voraus Märkte Leistung Einkauf Währungen Volumen Einsparungen? Delta "Einmalig" Dies sieht die Finanzabteilung Ausgaben Jahr 2013 Rückblickend Ausgaben Jahr 2014 Vorausschauend

15 Ausgabenmanagement: Heute und morgen Letztes Jahr erreichte ich 3.5 meur Einsparungen in der Kategorie X. Procurement Controlling und "PCF" Global Spend Budgeting and Forecasting Die erwartete Ausgabensteigerung für Abteilung X ist meur. Die geplanten Einsparinitiativen kompensieren davon 4.4 meur, netto bleiben 7.9 meur. Vorausschauend Zurückschauend Spend Visibility Savings Program Management Einkaufsorientiert Sievo Page 15

16 Massnahmentracking zur proaktiven Umsetzung von Einsparungen Page 16

17 Mengeneingabe per Fabrik/Abteilung Ein effizienter Budgetierungsprozess muss die Dateneingabe für alle Beteiligten grösstmöglich vereinfachen Preise und Einsparungen pro Kategorie Kategorie: Rohstoffe Kategorie: Indirekt Kategorie: Capex Fabrik / Abteilung 1 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Fabrik / Abteilung 2 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Fabrik / Abteilung 3 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Fabrik / Abteilung 4 Menge Proxy Ausgaben Preis Savings Savings Sievo Page 17

18 Eine optimale organisatorische Einbettung erfordert oft eine stufenweise Implementierung kein Problem mit einer modularen Software Ausgabentransparenz basierend auf Hauptbuchdaten; automatische monatliche Updates Das Savings Program Management stellt die Identifizierung und Ausführung von Einsparinitiativen sicher. Zurückschauende "Brücke": Anwendung kategorienspezifischer Savings-Modelle Vorausschauende "Brücke": - Aufsetzung von Budget- Datenerfassungsprozessen - Optimalen Mix von Detailtiefe und Datenmenge ermitteln Sievo Page 18

19 Wir schaffen einen klaren Business Case Jahresausgaben 300 meur Betrachtete Ausgaben, % 70 % Betrachtete Ausgaben 210 meur Ohne Sievo Mit Sievo Identifizierte Einsparungen, % 2 % 3 % Identifizierte Einsparungen 4,2 meur 6,3 meur + 50 % Realisierte Einsparungen, % 40 % 70 % Realisierte Einsparungen 1,7 meur 4,4 meur % Seite 19