Best Practice einer Procurementlösung im Meetingsegment am Beispiel der AXA

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1 Best Practice einer Procurementlösung im Meetingsegment am Beispiel der AXA Rüdiger Krenz, AXA Service AG

2 Inhaltsübersicht 1 : AXA im Überblick 2 : AXA Travelmanagement 3 : AXA Veranstaltungsmanagement 4 : Incentives und Events 5 : Fazit

3 1 : AXA im Überblick 2 : AXA Travelmanagement 3 : AXA Veranstaltungsmanagement 4 : Incentives und Events 5 : Fazit

4 AXA im Überblick Global Player AXA Eine Marke erobert die Welt Die AXA Gruppe beschäftigt insgesamt rund Mitarbeiter und Vermittler erzielte sie einen Umsatz von rund 72,2 Milliarden Euro und einen Jahresüberschuss von rund 2,5 Milliarden Euro (Netto-Ergebnis, Anteil der Gruppe). Das durch die Gruppe verwaltete Vermögen hatte per 31. Dezember 2004 einen Wert von rund 869 Milliarden Euro. Diese Dimensionen dokumentieren, warum AXA unter den Global Playern der Finanzdienstleister zu den wenigen der vordersten Reihe gehört. AXA in Deutschland - ein Unternehmen im Überblick Der AXA Konzern zählt zu den führenden Erstversicherern und Finanzdienstleistern in Deutschland. Die Geschäftstätigkeit umfasst "Vorsorge, Vermögensmanagement, Versicherung". Im Geschäftsjahr 2004 waren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den AXA Konzern tätig.

5 AXA im Überblick Der Procurement Ansatz der AXA Gruppe jährliche Beschaffungskosten / Ausgaben : ca. 4 Mrd. > Lieferanten initiiert 2002 zur Professionalisierung und zur Harmonisierung des Einkaufs für alle AXA Gesellschaften weltweit

6 AXA im Überblick AXA Procurement / der glokale Ansatz AXA France Assurance GIE AXA Weltweites Netzwerk AXA Australia AXA Japan L o c a l [ Globale Strategie ] G l o b a l Koordination Information Systems & Telecoms AXA Germany AXA Belgium AXA Italy AXA Spain AXA Portugal AXA Tech AXA Financial AXA UK* AXA Netherlands AXA Hong Kong AXA Canada * : AXA UK/AXA Insurance UK/ AXA Sunlife /PPP [ Lokale Strategien ] Axa IM C o n t r a c t s Procurement Strategy Board [ Steuerung ] Arbeitsgruppen C o n t r a c t s General Expenses Insurance Procurement Support Functions Management Control [ Umsetzung ]

7 AXA im Überblick Procurement AXA Deutschland seit 2003 werden alle Einkaufsaktivitäten spartenübergreifend und bundesweit einheitlich von der Organisationseinheit Procurement verantwortet Procurement Travel / Office / Premises Services verantwortet die Themen Dienstreisen, Büroausstattung und Gebäudedienste

8 1 : AXA im Überblick 2 : AXA Travelmanagement 3 : AXA Veranstaltungsmanagement 4 : Incentives und Events 5 : Fazit

9 AXA Travelmanagement in Deutschland Travelmanagement zuständig für alle Teilgesellschaften von AXA in Deutschland koordinierender Travelmanager weltweit kommerzielle Zuständigkeit für alle Dienstreisethemen, darunter auch Tagungen/Schulungen Incentives Events Übernachtungsvolumen Übernachtungen (Einzelreise) ca Übernachtungen bei Tagungen/Schulungen

10 1 : AXA im Überblick 2 : AXA Travelmanagement 3 : AXA Veranstaltungsmanagement 4 : Incentives und Events 5 : Fazit

11 AXA Veranstaltungsmanagement Was fällt bei AXA unter Veranstaltungsmanagement? selbst geplante Tagungen Seminare Fortbildungen für Mitarbeiter Vermittler Markler Volumen ca Veranstaltungen im Jahr

12 AXA Veranstaltungsmanagement Ausgangslage Organisation in den jeweiligen Bereichen/Abteilungen keine Abstimmung Buchung gleicher Hotels zu unterschiedlichen Raten keine Transparenz keine Steuerung AGB s der Hotels wurden akzeptiert eigenes Schulungshotel schlecht ausgelastet dezentraler Zahlungsverkehr teilweise schlechte Raten... AXA Kenntnis Unkenntnis

13 AXA Veranstaltungsmanagement 1. Schritt (2003 für 2004) eigenes Schulungszentrum erhält Prioritätsstatus Reduzierung der Anzahl von Ausweichhotels des Schulungszentrums Verhandlung der Ausweichhotels durch das Travelmanagement ergänzende Zusatz-AGB s mit u.a. einheitlichen Stornierungsbedingungen Rateninhalte (Pauschalen) restliche Veranstaltungen werden weiterhin dezentral geplant (keine Transparenz, etc.) dezentraler Zahlungsverkehr (keine Transparenz, etc.) AXA Kenntnis Unkenntnis

14 AXA Veranstaltungsmanagement 2. Schritt (Feb bis März 2006) Procurement wird für die Ausschreibung und Buchungen von allen Veranstaltungslokationen zuständig Veranstaltungen werden über eine eprocurementlösung (Ariba Buyer) beantragt Ausfüllen eines Excel- Formulars Travelmanagement holt Angebote ein Veranstalter trifft Auswahl Travelmanagement bucht und gibt Optionen zurück Rechnungen werden zentral angewiesen hoher Statistikaufwand hoher zentraler Aufwand im Travelmanagement

15 AXA Veranstaltungsmanagement Studie (Juli bis September 2005) Studie mit UVT/Euromeetings Consulting zum Veranstaltungsmanagement bei AXA. (Fragebogen und anschließende Interviews) Ergebnis (Auszug) unbekannte Anzahl von buchende Mitarbeiter keine standardisierte Hilfsmittel hohes Kostenbewusstsein Wunsch nach Optimierung Wunsch nach Kostenkontrolle und Auswertmöglichkeiten AXA Unkenntnis Kenntnis

16 AXA Veranstaltungsmanagement Konzeption (August bis September 2005) Ziel: Transparenz Reduzierung direkter und indirekter Kosten Vertrags- und SOX-Sicherheit Konzeption: ein Anfragekanal AXA Reservierungsvertrag statt Hotelvertrag nachvollziehbarer Prozess Buchung über Mittler Abrechnung über Kreditkarte Konzept wurde in enger Zusammenarbeit mit UVT und AirPlus erstellt

17 AXA Veranstaltungsmanagement Realisierung (September bis November 2005) Entscheidung zu Gunsten UVT und AirPlus Lokation-Anfrage über eine AXA gebrandete Internetseite (von UVT/Euromeetings), die in das AXA Intranet eingebunden ist oder Lokations-Anfrage per Telefon/Fax/ bei UVT UVT holt Angebote ein, unter Berücksichtigung des AXA Schulungszentrums Angebote werden Online zur Verfügung gestellt, auf Basis des AXA Reservierungsvertrages Veranstalter wählt aus und bestätigt online oder telefonisch bei UVT

18 AXA Veranstaltungsmanagement Realisierung (September bis November 2005) UVT bucht auf Basis des AXA Reservierungsvertrages und sagt Optionen ab Rechnung geht an UVT und wird dort auf Grund von Vertag, Teilnehmerliste und Leistungsbelegen kontrolliert UVT belastet AirPlus Meeting Solution elektronische Meeting Solution Abrechnung über die im Einsatz befindliche AirPlus Schnittstelle in SAP eingelesen Reporting über UVT Konsolidiertes Reporting (Einzelreisen* und Veranstaltungen) über AirPlus* * AirPlus Corporate Card im Einsatz AXA Unkenntnis Kenntnis

19 AXA Veranstaltungsmanagement Warum mit UVT und nicht mit... echte Profis am Werk nicht nur eine Online-Lösung umfangreiche Lokationsdatenbank Veranstaltungsbuchungen unterscheiden sich stark von Hotelbuchungen Warum mit AirPlus und nicht mit... AirPlus Karten sind bei uns bereits im Einsatz Schnittstelle zu AirPlus besteht und funktioniert gute Auswertmöglichkeiten (AIM) verläßlicher Partner Zusammen eine durchgängige Lösung!

20 AXA Veranstaltungsmanagement Reduzierung der direkten Kosten, u.a. durch bessere Raten durch Bündelung gezielte Verhandlungen, inkl. der Einzelübernachtungen Preisbenchmarking bei UVT Lokation kann bei einer Anfrage nicht sicher gehen, auch den Auftrag zu erhalten, dadurch bessere Angebote (Aussage von einer Hotelkette und von Privathotels) Vermeidung/Reduzierung der Stornokosten Erhöhung der Auslastung des AXA Schulungszentrums Kosten liegen bei neuen Veranstaltungslokationen ca. 15% unter denen, die AXA in der Vergangenheit erhalten hat. Bei bekannten, bisher häufig gebuchten Veranstaltungslokationen werden die alten Konditionen in der Regel gehalten, trotz der an UVT/AirPlus zu zahlenden Provision

21 AXA Veranstaltungsmanagement Reduzierung der indirekten Kosten, u.a. durch Verlagerung von Arbeiten an UVT (Anfragen, Vertragsabschluß, Rechnungskontrolle,...) einheitliche, übersichtliche Angebote Datenbank über Veranstaltungslokationen elektronischer Rechnungsprozess erhebliche Reduzierung der Anzahl von Rechnungen Entfall von Depositzahlungen Statistiken sind Abfallprodukte Verringerung der Anzahl von Kreditoren Alleine die Umstellung des Rechnungsprozesses bedeutet eine erhebliche Kostenreduzierung für AXA.

22 1 : AXA im Überblick 2 : AXA Travelmanagement 3 : AXA Veranstaltungsmanagement 4 : Incentives und Events 5 : Fazit

23 Incentives und Events Letzter Schritt Daran arbeiten wir zur Zeit Istaufnahme Schaffung einheitlicher Ausschreibungsbedingungen Schaffung einheitliche Rahmenverträge Reduzierung potentieller Agenturen... AXA Unkenntnis Kenntnis

24 1 : AXA im Überblick 2 : AXA Travelmanagement 3 : AXA Veranstaltungsmanagement 4 : Incentives und Events 5 : Fazit

25 Fazit Organisation Arbeitsweise Hilfsmittel Strategie Schaffung eines einheitlichen Procurementansatzes Managemententscheidung zur Zentralisierung der Veranstaltungsbuchungen Analyse der Ist-Situation Berücksichtigung wichtiger Veranstaltungsplaner bei der Prozessdefinition Definition des Ziel-Prozesses Ein vom Nutzer akzeptiertes System (nicht nur eine IT-Lösung) Gängige Arbeitsweisen der Veranstaltungsplaner müssen möglich sein, z.b. Anfrage per Telefon Transparenz ermöglicht gezielte Verhandlungen Strukturierter Prozess führt zu Kostenreduzierungen

26 Kontaktdaten Für Fragen nach der Veranstaltung Rüdiger Krenz AXA Service AG Leiter Einkauf Dienstreisen/Büroausstattung/Gebäudedienste Head of Procurement Travel/Office/Premises Services Colonia-Allee 10-20; D Köln Postanschrift: Köln Telefon: +49 (0)221 / Telefax: +49 (0)221 / Internet:

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