Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern

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1 Was ist EPROC? EPROC ist eine europäische Initiative mit Partnern aus Wales, den Niederlanden, Irland und Deutschland. EPROC untersucht, wie öffentliche Verwaltungen eprocurement unter der Berücksichtigung einer nachhaltigen Entwicklung implementieren können. Darüber hinaus unterstützt das Projekt kleine und mittelständische Lieferanten bei den Herausforderungen der neuen elektronischen Geschäftsprozesse. Danksagungen Der vorliegende Leitfaden ist ein Ergebnis des EPROC-Projekts, das vom Europäischen Fonds für regionale Entwicklungen im Rahmen der Europäischen Gemeinschaftsinitiative INTERREG IIIB zur Förderung territorialer Entwicklungen in Nordwesteuropa unterstützt wird. EPROC Projekt Partner Antur Teifi Cyf (Projektleitung) ecommerce Innovation Centre Cardiff University ISCOM, Institute for Sustainable Commodities South East Information Society Strategy Waterford Institute of Technology Telecommunications Software & Systems Group Waterford Institute of Technology MFG Baden-Württemberg mbh Innovationsagentur des Landes für Informationstechnologie und Medien Beschaffung nachhaltig fördern Dieser Leitfaden wurde auf 100 % Recyclingpapier gedruckt. Waterford Institute of Technology (Irland) ISCOM (Niederlande) Antur Teifi (Wales) ecommerce Innovation Centre (Wales) MFG Baden-Württemberg (Deutschland) Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern Tipps und Tricks für kleine und mittlere Unternehmen Mehr Innovation mit IT und Medien

2 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 01 Einführung Hohe Budgets, langfristige Rahmenverträge und garantierte Zahlungen Öffentliche Verwaltungen sind attraktive Kunden für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Vor allem in ländlichen Regionen zählen Kommunen und öffentliche Einrichtungen zu den wichtigsten Auftraggebern für den ortsansässigen Mittelstand. Im Rahmen der Effizienzoptimierung wickeln immer mehr Verwaltungen ihre Einkaufsprozesse über das Internet ab und erschließen sich bei Ausschreibungen und Vergabe einen weiten Markt. Diese neue Methode der Beschaffung wird eprocurement genannt. Bestehende Lieferanten stehen dabei vor vielfältigen Herausforderungen: Spezielle Kenntnisse sowie eine grundlegende technische Infrastruktur sind notwendig, um an elektronischen Beschaffungsprozessen teilzunehmen. Der vorliegende Leitfaden, der im Rahmen der EU-Initiative EPROC (Public Sector eprocurement Project) entstanden ist, gibt kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Einführung in die öffentliche elektronische Beschaffung und konkrete Tipps zur erfolgreichen Teilnahme. Weitere Informationen zusammen mit detaillierten Fallstudien und weiteren Ergebnissen des EPROC-Projekts finden Sie unter Was ist eprocurement? Zunächst muss betont werden, dass es für eprocurement bzw. elektronische Beschaffung nicht die eine Lösung, das Modell oder den Lieferanten gibt. Es handelt sich vielmehr um eine Kombination verschiedener Werkzeuge, Techniken und Lösungen. Nur wenige Unternehmen decken mit ihren Aktivitäten die komplette Welt der öffentlichen elektronischen Beschaffung ab. Auch gibt es keine feste Regel, nach der potenzielle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber mit der elektronischen eprocurement ist nichts weiter als die Bezeichnung für das elektronische Management von Angebotsabgabe, Einkauf und Zahlungsverfahren. Angebotsbearbeitung beginnen, dann zum elektronischen Einkauf übergehen und schließlich mit elektronischen Zahlungssystemen konfrontiert werden. Welche Schritte genau unternommen werden müssen, wird Ihnen in der Regel von der Verwaltung oder Behörde vorgeschrieben, zu der Sie gerade eine Geschäftsbeziehung unterhalten oder aufbauen möchten. Allgemein kann man die öffentliche elektronische Beschaffung in die drei Hauptkomponenten elektronische Vergabe, elektronischer Einkauf und elektronisches Zahlungsverfahren unterteilen. Diese Einteilung finden Sie in den nachfolgenden Modellen wieder. Haftungsausschluss Das Projekt EPROC, die damit verbundenen Unternehmen sowie im Namen von EPROC tätige Personen übernehmen keine Haftung für die Verwendung der nachfolgenden Informationen. Zum Ausdruck gebrachte Ansichten spiegeln die Ansichten der Autoren und nicht notwendigerweise die des Projekts EPROC oder der verbundenen Unternehmen wider. Für alle getroffenen Aussagen wird keinerlei Gewährleistung übernommen. Foto:

3 02 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 03 eprocurement: Prozesse in der Verwaltung Es ist gerade für kleine und mittelständische Lieferanten hilfreich, über verwaltungsinterne Beschaffungsprozesse informiert zu sein. Dieser Prozess ist in Abbildung 1 veranschaulicht. Hier sind die einzelnen Schritte innerhalb der Komponenten elektronische Vergabe, elektronischer Einkauf und elektronisches Zahlungsverfahren aufgeführt. eprocurement: Aktivitäten der Lieferanten Ein identisches Grundmodell ist auch auf die Perspektive der Lieferanten übertragbar. Hier kann man die einzelnen Aktivitäten im Verlauf der unterschiedlichen Komponenten folgendermaßen darstellen. Vergabe r Einkauf s Zahlungsverfahren Vergabe r Einkauf s Zahlungsverfahren Bedarfsanalyse Bestellvorgang Rechnungseingang/ Zahlung Vergabeprozesse verstehen Entwicklung/Aktual. der Produktinformationen Fakturierung Spezifikation Kontrolle After Sales Service Passende Ausschreibungen finden Bearbeiten von Bestellungen Zahlung Auftragsvergabe Vergabeunterlagen einreichen Vertragsabschluss Vertragliche Angelegenheiten Strategische Beschaffung Operative Beschaffung Neue Aufträge akquirieren Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen abwickeln Abbildung 1 eprocurement aus der Perspektive der Verwaltung Abbildung 2 eprocurement aus der Perspektive kleiner/mittlerer Unternehmen

4 04 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 05 eprocurement: Technische Aspekte Es gibt verschiedene Technologien und Lösungen, die den einzelnen Komponenten zugeordnet werden können: Vergabe r Einkauf s Zahlungsverfahren Ausschreibungen Marktplätze Rechnungslegung Angebotsabgabe Katalogsysteme Automatisierte Zahlungsabwicklung Inverse elektronische Auktionen Foto: Neue Aufträge Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und akquirieren Zahlungen abwickeln Abbildung 3 Die technischen Aspekte Mehr Informationen zu den genannten Technologien bietet der ausführliche Leitfaden unter

5 06 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 07 eprocurement: Was muss man wissen? Wenn Sie bereits Verwaltungen beliefern oder sich gerade um öffentliche Aufträge bewerben, wissen Sie: Das bereits komplexe öffentliche Auftragswesen ist durch die Einführung von eprocurement noch verwirrender geworden. Lieferanten, die Rechnungen auf Papier versendet haben, werden gebeten, diese auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die herkömmliche Bearbeitung von Angeboten wird durch ITgestützte Systeme ersetzt. eprocurement in der öffentlichen Verwaltung befindet sich derzeit noch in einem relativ frühen Entwicklungsstadium. Nur wenige Länder in Europa sind bereits weiter fortgeschritten. In Privatunternehmen werden hingegen seit vielen Jahren eprocurement-systeme genutzt. Trotz einiger Referenzprojekte werden elektronische Öffentliche Einrichtungen wollen bei der Implementierung von eprocurement vor allem verwaltungsinterne Prozesse optimieren und Einkaufspreise von Waren und Dienstleistungen reduzieren. Beschaffungssysteme im öffentlichen Sektor noch nicht flächendeckend eingesetzt. Inzwischen hat der auf europäischer und nationaler Ebene herrschende Druck zur Effizienzsteigerung der Verwaltung jedoch dazu geführt, dass Behörden und öffentliche Einrichtungen zahlreiche eprocurement-projekte starten oder zumindest planen. Beschleunigte interne Prozesse und verbesserte Einkaufspreise für Waren und Dienstleistungen sollen dabei für signifikante Einsparungen sorgen. Zudem ermöglichen elektronische Vergabesysteme eine stärkere Kontrolle zur rechtssicheren Abwicklung von Vergaben. Europäische, nationale und viele lokale Beschaffungsstrategien öffentlicher Auftraggeber weisen insbesondere auf die Einbeziehung kleiner und mittlerer Unternehmen hin. Der Mittelstand hat in allen europäischen Regionen eine hohe politische und wirtschaftliche Bedeutung. Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung öffentlicher Beschaffungsprozesse besteht die Sorge, dass dadurch Nachteile für KMU entstehen könnten. Da lokale Lieferanten möglicherweise die an sie gestellten Anforderungen hinsichtlich IT-Know- How und technischer Infrastruktur nicht erfüllen können, wird befürchtet, dass viele der früher lokal gekauften Waren und Dienstleistungen nun aus weiter entfernt gelegenen Regionen beschafft werden. Ortsansässige Lieferanten müssen auf diese neuen Entwicklungen reagieren und ihre positive Bereitschaft signalisieren, genauso wie ihre Wettbewerber an der elektronischen Beschaffung teilzunehmen. Haben lokale Lieferanten einmal lukrative Rahmenverträge verloren, ist es für sie umso schwieriger sie zurückzugewinnen. Die meisten Verwaltungen, vor allem auf kommunaler Ebene, vergeben gerne Aufträge an ortsansässige Unternehmen. Im Rahmen des gültigen Vergaberechts und weiterer gesetzlicher Rahmenbedingungen ist dies bei entsprechender Gestaltung der Ausschreibung häufig möglich. Europäische, nationale und lokale Beschaffungsstrategien weisen insbesondere auf die Einbeziehung des ortsansässigen Mittelstands hin. Lokale Lieferanten müssen ihre Bereitschaft signalisieren, positiv auf neue Herausforderungen des eprocurements zu reagieren. Eine der ersten Aktivitäten des EPROC-Projekts bestand in der Durchführung einer qualitativen und quantitativen Untersuchung des Einsatzes von eprocurement in Kommunalverwaltungen in verschiedenen europäischen Ländern. Ungefähr die Hälfte aller befragten Verwaltungen verfügten

6 08 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 09 über eine ausgearbeitete eprocurement-strategie unter besonderer Berücksichtigung ortsansässiger Unternehmen. Viele Verwaltungen wickeln Teile ihrer Beschaffung bereits auf elektronischem Weg ab und versuchen soweit möglich manuelle Bestellungen zu vermeiden. Erfreulicherweise bieten bereits viele kleinere Lieferanten die Möglichkeit an, Bestellvorgänge elektronisch abzuwickeln. Aktuell gibt es in Europa über Zur Förderung der lokalen 22 Millionen KMU in den Wirtschaft vergeben öffentliche meisten Mitgliedsländern der Verwaltungen gerne EU stellen sie über 99 % aller Aufträge an ortsansässige Unternehmen dar. Aus Sicht Unternehmen. dieser kleinen und mittleren Unternehmen sind Organisationen aus dem öffentlichen Sektor gute Kunden: Sie vergeben Rahmenverträge mit hohem Wert und langen Laufzeiten, sind bei der Vergabe von Aufträgen an gesetzliche Richtlinien hinsichtlich Transparenz und Gleichbehandlung gebunden und sind meist langfristige und verlässliche Kunden. Nicht zuletzt werden Rechnungen vergleichsweise pünktlich beglichen. ber 2005 wurden von verschiedenen Ministern der EU ambitionierte Ziele für eprocurement in öffentlichen Verwaltungen entwickelt: Bis zum Jahr 2010 soll die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich durchgeführt werden. Ob Ihre Kunden aus dem öffentlichen Sektor gerade eine eprocurement-lösung implementieren oder diese erst planen für KMU führt kein Weg daran vorbei, sich mit der elektronischen Geschäftsabwicklung mit öffentlichen Auftraggebern auseinanderzusetzen. KMU sollten ein generelles Verständnis von eprocurement haben sowie dessen Auswirkungen auf bestehende Geschäftsbeziehungen verstehen. Bis zum Jahr 2010 sollen alle öffentlichen Aufträge elektronisch vergeben werden können. Für KMU ist ein generelles Verständnis für eprocurement, dessen Auswirkung auf tägliche Arbeitsabläufe sowie die daraus resultierenden Einflüsse auf die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern wichtig. Aufgrund der Vielzahl der eprocurement-systeme Viele öffentliche Einrichtungen wickeln bereits Teile ihres Beschaffungsprozesses auf elektronischem Wege mit Lieferanten ab. Manuelle Bestellungen sollen sukzessive entfallen. für öffentliche Verwaltungen ist es leider nicht möglich, nur ein System eines Anbieters zu implementieren. Die eingesetzten Softwarelösungen sind so vielfältig wie die Anzahl der Auftraggeber. Tendenz steigend: Im Novem- Foto:

7 10 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 11 eprocurement bei bestehenden Kunden was nun? Öffentliche Verwaltungen gehen im Rahmen der Implementierung von eprocurement zumeist auf bestehende Lieferanten zu und informieren diese über die geplante Einführung sowie die daraus entstehenden Anforderungen und Konsequenzen. Zeigen Sie hier Ihre Flexibilität und Ihre Kundenorientierung. Man muss jedoch anmerken, dass nicht alle Verwaltungen das offene Gespräch mit ihren Lieferanten suchen. Seien Sie also aufgeschlossen gegenüber Ihren Auftraggebern aus dem öffentlichen Sektor und versuchen Sie, den neuen Herausforderungen positiv gegenüberzustehen. Ihr Kunde wird es Ihnen danken! Ignorieren Sie keine derartige Anfrage dies kann gravierende Auswirkungen haben! Geraten Sie nicht in Panik! Falls Sie z.b. mit der Anfrage konfrontiert werden, bestehende Bestellvorgänge von nun an elektronisch abzuwickeln, ist Ihre Reaktion entscheidend. Zunächst ist es wichtig, nicht in Panik zu verfallen. Sie sind Seien Sie gegenüber Anfragen zur elektronischen Abwicklung des Geschäftsverkehrs aufgeschlossen! nicht der einzige Lieferant, der vor dieser Herausforderung steht. Häufig sind für kleine und mittelständische Unternehmen bereits die Implementierung und der Betrieb eigener IT-Anwendungen herausfordernd genug. Nun müssen noch externe Anforderungen großer öffentlicher Auftraggeber z.b. bezüglich der Anbindung an Einkaufssysteme erfüllt werden. Stecken Sie auf keinen Fall den Kopf in den Sand und ignorieren Sie eine solche Anfrage nicht! Eine negative Reaktion kann gravierende Folgen für die zukünftige Geschäftsbeziehung sowie die Akquise von neuen Aufträgen haben.

8 12 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 13 Reagieren Sie auf alle Anfragen positiv! Reagieren und antworten Sie positiv, wenn öffentliche Auftraggeber mit der Forderung nach elektronischer Abwicklung des Geschäftsverkehrs auf Sie zukommen. Natürlich bedeutet dies nicht, dass Sie sofort starten müssen. Eine typische Reaktion könnte folgendermaßen aussehen: Bestätigen Sie den Erhalt der Anfrage. Erkundigen Sie sich, ob das vorgeschlagene Vorgehen die einzige Option für kleinere Unternehmen darstellt. Ein Beispiel: Es wird über die elektronische Übermittlung von Bestellungen gesprochen vielleicht besteht aber dennoch die Möglichkeit, Bestellungen bei kleineren Unternehmen per Fax oder zu senden. Erfahrungsgemäß informieren öffentliche Auftraggeber nicht immer über sämtliche Einzelheiten bestehender Alternativen. Sie ziehen es vor, dass alle Lieferanten in einem System eingebunden werden, da dies für sie den größten Mehrwert verspricht. Erkundigen Sie sich nach Beratungsmöglichkeiten. Nicht selten wurde bereits im Vorfeld eine Einführungsstrategie mit lokalen Kammern und Verbänden diskutiert. Idealerweise gibt es geschulte Ansprechpartner in der Verwaltung. Manchmal bieten auch die Anbieter der eprocurement-software Hilfestellungen. Fragen Sie gezielt nach Informationsveranstaltungen oder Schulungen und nehmen Sie daran teil! Erkundigen Sie sich nach Zeitplänen für die Implementierung. Häufig existieren gestaffelte Zeitpläne mit festgesetzten Terminen. Finden Sie heraus, was andere Kunden aus dem öffentlichen Sektor unternehmen Nicht selten beliefern kleine oder mittelständische Unternehmen gleich mehrere öffentliche Verwaltungen. Prozessoptimierung und Einkaufsmodernisierung durch eprocurement sind für sehr viele Verwaltungen aktuelle und wichtige Themen zur Effizienzsteigerung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle öffentlichen Einrichtungen ähnlich agieren und mit der gleichen Lösung arbeiten. Finden Sie heraus, wo Ihre Kunden bei der Einführung von eprocurement stehen. Sind bereits Pläne vorhanden? Falls ja, kann es für Sie einen beachtlichen Wettbewerbsvorteil bedeu- Finden Sie heraus, wo Ihre Kunden bei der Einführung von eprocurement stehen. Falls Sie bereits Erfahrungen mit elektronischer Beschaffung haben, ist dies ein klarer Wettbewerbsvorteil! ten, wenn Sie bereits Erfahrungen mit eprocurement in der öffentlichen Verwaltung haben. Identifizieren Sie einen Ansprechpartner aus der Verwaltung und informieren Sie sich. Mögliche Fragen sind: Planen Sie bei Ihren zukünftigen eprocurement-aktivitäten die Einbeziehung kleiner Lieferunternehmen? Was sind Ihre einzelnen eprocurement-aktivitäten (elektronische Vergabe, elektronischer Einkauf oder elektronische Zahlungsabwicklung)? Gibt es eine konkrete Zeitplanung? Falls ja, wie sind die Zeitfenster? Welche Anbieter von eprocurement-lösungen präferieren Sie? Dadurch erhalten Sie einen Überblick, auf welchen elektronischen Ausschreibungsplattformen in Zukunft Aufträge publiziert werden oder welche elektronischen Zahlungsverfahren geplant sind. Gibt es Hilfe und/oder Unterstützung?

9 14 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 15 Welche Konzepte bestehen, um KMU die Teilnahme zu erleichtern? Welcher Mehrwert entsteht dadurch für Lieferanten? Hier wäre z.b. eine schnelle Zahlungsabwicklung denkbar. Der obige Fragenkatalog ist sicherlich nicht erschöpfend, aber er kann Lieferanten ein klareres Bild von den bevorstehenden Herausforderungen verschaffen. Profitieren Sie von lokalen Kammern und Verbänden! In vielen europäischen Ländern gibt es spezielle Organisationen, die kleine und mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von ebusiness unterstützen. Dazu gehören etwa Einrichtungen der Handelskammern, Initiativen oder Branchenverbände. Beispiele sind: Netzwerk elektronischer Geschäftsverkehr: ebigo.de E-Business. IT. Antworten für den Mittelstand: Nachhaltiges Beschaffungswesen in der Öffentlichen Verwaltung Öffentliche Auftraggeber sind in Europa wichtige Verbraucher, die etwa 16 % des Bruttoinlandsprodukts der EU investieren. Wenn sie ihre Kaufkraft für umweltgerechte Waren und Dienstleistungen einsetzen, kann ein erheblicher Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung der Umwelt geleistet werden. Nachhaltiges Beschaffungswesen umfasst Bereiche wie den Erwerb energieeffizienter Computer und Gebäude, Büroausstattung aus nachhaltiger Forstwirtschaft, Recyclingpapier, Biokost in Kantinen oder z.b. Klimaanlagen, die in Bezug auf ihre Umweltfreundlichkeit dem neuesten Stand der Technik entsprechen. Nicht zuletzt durch verschiedene Aktivitäten auf EU-Ebene hält das Nachhaltigkeitsprinzip Einzug in immer mehr Behörden. Öffentliche Organisationen demonstrieren durch die Beschaffung von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen ihr Bewusstsein gegenüber Umwelt und Zukunft unserer Gesellschaft. Im nachhaltigen Beschaffungswesen werden Produkte und Dienstleistungen nach sozialen, ökologischen und ökonomischen Faktoren ausgewählt. Des Weiteren existiert in Deutschland ein Netzwerk von Auftragsberatungsstellen, die kleine und mittelständische Unternehmen im öffentlichen Auftragswesen unterstützen: Auftragsberatungsstellen der IHKs: Foto:

10 16 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 17 Wie verfahren öffentliche Verwaltungen bei nachhaltiger Beschaffung? Auf strategischer Ebene werden häufig zuerst entsprechende Richtlinien formuliert: Mehr als die Hälfte aller im Rahmen des EPROC-Projekts befragten Verwaltungen verfolgten eine nachhaltige Beschaffungsstrategie. Innovative Verwaltungen sind Darüber hinaus beschaffen sich der Relevanz nachhaltiger die Verwaltungen nach dem Beschaffung sowie ihrer Verantwortung gegenüber zukünftiger ten Angebots (Best Value). Prinzip des wirtschaftlichs- Generationen bewusst. Hier geht es nicht um den niedrigsten Preis, sondern vielmehr um die optimale Kombination zwischen Laufzeitgesamtkosten (d.h. Anschaffungspreis zzgl. Betriebs- und Entsorgungskosten) sowie die optimale Erfüllung der spezifischen Anforderungen an das Produkt. Neue EU-Beschaffungsrichtlinien ermöglichen es öffentlichen Verwaltungen, unter der Berücksichtigung ökologischer und sozialer Aspekte zu beschaffen. Zusätzlich geben neue Beschaffungsrichtlinien der EU öffentlichen Auftraggebern bessere Möglichkeiten, soziale und ökologische Aspekte in ihrem Beschaffungsprozess zu berücksichtigen. Bei den EPROC-Untersuchungen stellte sich heraus, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen nur ein sehr geringes Verständnis von Nachhaltigkeit haben und nur sehr wenige Unternehmen nachhaltige Faktoren in ihren Aktivitäten berücksichtigen. Da öffentliche Auftraggeber zunehmend nachhaltige Produkten und Dienstleistungen verlangen, sollte dies auch bei Lieferanten Beachtung finden. Foto: frannl, Nachhaltigkeit: Was sind mögliche Faktoren? In einem bestimmten Rahmen verlangen öffentliche Auftraggeber nach besonderen Kennzeichnungen oder Qualitätssiegeln für umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen. Häufig müssen diese produktspezifisch beantragt werden. Mögliche Richtlinien zur Vergabe dieser Qualitätssiegel sind: Energie: Umsichtiger und effizienter Einsatz von Energie. Verwendung nicht-fossiler Brennstoffe aus regenerierbaren Quellen. Wasser: Sparsamer Wasserverbrauch. Keine Wasserverschmutzung. Abfall: Produktion geringer Abfallmengen sowie Wiederverwendung und Recycling. Maßnahmen zur Verringerung der Verschmutzungsquellen. Ressourcen: Umsichtige Verwendung natürlicher und synthetischer Ressourcen. Transport: Maßnahmen zur Senkung des eigenen Beitrags zur Klimaveränderung, zu Verschmutzung und Lärm. Luft: Sämtliche Emissionen (Treibhausgase und Schadstoffe) sollten auf ein Minimum reduziert werden. Naturnahes Architektur- und Immobilienmanagement: Errichtung von Gebäuden im Einklang mit Umwelt und Umgebung sowie nachhaltige Konstruktion und Wartung.

11 18 Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern 19 Erfüllung nachhaltiger Beschaffungskriterien: Einige grundsätzliche Ratschläge KMU müssen ihre nachhaltige Entwicklung proaktiv betreiben, wenn sie gewinnen und ihre Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung langfristig sichern wollen. Kleine und mittlere Unternehmen können sich durch nachhaltige Produkte und Dienstleistungen ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber ihrer Konkurrenz schaffen. Dadurch sichern sie sich vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern einen klaren Wettbewerbsvorteil. Die Entwicklung nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen wird häufig von öffentlichen Einrichtungen mitunter auch finanziell unterstützt. Öffentliche Verwaltungen vor allem auf kommunaler Ebene versuchen zunehmend lokale Lieferanten zur Entwicklung nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen zu bewegen. Dies führt natürlich auch zur Verbesserung der Lebensqualität der Gemeinde und stärkt darüber hinaus die lokale Wirtschaft. Erfolgreiches eprocurement mit öffentlichen Auftraggebern eprocurement ist die Zukunft Ignorieren Sie sie nicht! eprocurement in öffentlichen Einrichtungen wird in den kommenden drei bis fünf Jahren gravierend an Bedeutung gewinnen sie zu ignorieren, würde Ihnen schaden! Bis zum Jahr 2010 soll die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge zu 100 % möglich sein und zu 50 % tatsächlich durchgeführt werden. eprocurement bietet auch Potenziale für den Mittelstand! Meist stehen Lieferanten eprocurement skeptisch gegenüber. Tatsächlich bringt eprocurement zunächst für öffentliche Verwaltungen den größeren Nutzen. Langfristig gesehen bietet eprocurement auch große Chancen für kleine und mittelständische Lieferanten. Durch die elektronische Annahme von Bestellungen sparen Sie Zeit und Kosten. Ausschreibungen online suchen! Für die meisten Unternehmen ist die Online-Recherche von öffentlichen Ausschreibungen der erste Kontakt mit eprocurement. Durch die Publikation in Ausschreibungsplattformen haben Sie die Möglichkeit, auch neue Aufträge zu akquirieren. Foto: Bungo,

12 20 Starten Sie mit geringem Risiko! Machen Sie sich zunächst mit einfachen eprocurement- Anwendungen vertraut. Dazu gehört z.b. die Registrierung in öffentlichen Ausschreibungsplattformen (z.b. Viele Plattformen bieten die Möglichkeit, Sie bei passenden Aufträgen per zu benachrichtigen. Öffentliches Auftragswesen als Mittel der regionalen Wirtschaftsförderung! Das öffentliche Auftragswesen kann im Rahmen gesetzlicher Rahmenbedingungen zur regionalen Wirtschaftsförderung genutzt werden. Darüber hinaus haben manche Lieferanten durch öffentliche Auftraggeber den ersten Kontakt mit elektronischem Geschäftsverkehr. Diese Erfahrungen können auch bei anderen Kunden und für die zukünftige Geschäftstätigkeit sehr hilfreich sein. Einer ihrer öffentlichen Auftraggeber plant die Implementierung von eprocurement? Nehmen Sie die Herausforderung an! Sie sind nicht der einzige Lieferant, der mit dieser Herausforderung konfrontiert wird. Reagieren Sie grundsätzlich auf jede Anfrage positiv und treten Sie in Dialog mit Ihren Kunden. Erfahrungsgemäß ist eprocurement für proaktive Lieferanten deutlich leichter. Öffentliche Verwaltungen nutzen unterschiedliche Systeme! Bundes- oder landesweit standardisierte eprocurement- Lösungen oder -Strategien gibt es nicht. Die meisten Verwaltungen wählen ihre eigene Herangehensweise und nutzen unterschiedliche Lösungen. Beliefern Sie mehrere Organisationen, so ist es möglich, die Anforderungen verschiedener eprocurement-systeme zu erfüllen. Idealerweise nutzen eprocurement-systeme gängige Datenstandards. Nachhaltigkeit wird ein zunehmend wichtiger Faktor im öffentlichen Beschaffungswesen! Die Beschaffung von nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen wird für öffentliche Verwaltungen zunehmend wichtiger. In Zukunft werden ökologische und soziale Faktoren im öffentlichen Einkauf eine immer größere Rolle spielen. Dies bietet gerade für kleine und mittelständische Lieferanten eine gute Möglichkeit, Alleinstellungsmerkmale zu bilden. Nutzen Sie die Unterstützung, die Ihnen angeboten wird! Die meisten öffentlichen Verwaltungen sind sich bei der Einführung einer eprocurement-lösung den Herausforderungen bewusst, die sich für ihre Lieferanten stellen. Idealerweise informieren öffentliche Einrichtungen ihre Lieferanten z.b. in Veranstaltungen oder mit Schulungsmaterialien und unterstützen diese bei der Einführung. Nehmen Sie daher jede erhältliche Hilfe in Anspruch.

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