Best Practices für Katalog-Profis: Effiziente Abläufe in Einkauf und Vertrieb. D e r k l e i n e U n t e r s c h i e d.

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1 Best Practices für Katalog-Profis: Effiziente Abläufe in Einkauf und Vertrieb D e r k l e i n e U n t e r s c h i e d.

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3 INHALT Editorial 4 Heiler Lösungen für den Einkauf 6 Konzerneinkauf: Zentrale Beschaffung von C-Teilen 8 E-Procurement: C-Güter-Beschaffung für SAP-Anwender 10 SAP PM-Integration: Steuerung der Instandhaltungsprozesse durch den Einkauf 12 Next Step Procurement : Die Beschaffung von komplexen Gütern und Dienstleistungen 14 Katalogpflege: Lieferantendaten-Onboarding und Outsourcing von Produktinformationen 16 Ausblick 18 Heiler Lösungen für den Vertrieb 20 Internet Sales Catalog: Produktinformationsmanagement für den elektronischen Handel 22 Vertriebsprozessoptimierung im Handel: Zeitersparnis durch Vermeidung von Schattensortimenten 24 Punchout -Kataloge: Stärkung der Marke und Bindung von Großkunden 26 Heiler Produkte für Einkauf und Vertrieb 28 International führende Unternehmen setzen auf Heiler 30

4 Editorial Ausgangspunkt unserer Vision war und ist der Katalog, dem wir eine zentrale Rolle bei Verkaufs- und Beschaffungsprozessen einräumen.

5 EDITORIAL Sehr geehrte Katalog-Profis, Einkauf und Beschaffung folgen im Internet neuen Gesetzen. Die Hersteller und ihre Produkte sind jetzt nur noch einen Mausklick voneinander entfernt. Der Vergleichbarkeit von Preisen, Lieferanten und deren Lieferfähigkeit sind kaum noch Grenzen gesetzt. Auch in der globalen Logistik hat eine revolutionäre Entwicklung stattgefunden. Wer heute eine FedEx-Connection besitzt, kann sein Unternehmen im Prinzip überall auf der Welt betreiben. Vor der Lieferung steht jedoch der Beschaffungsprozess, und vor dem steht der Informationsprozess des Käufers, der vielfach direkt über Kaufen oder Nicht-Kaufen entscheidet. Die Kunden erwarten heute eine Informationsqualität, die ein persönliches Verkaufsgespräch oder typische Rückfragen zu Produktvarianten, Konfigurationen, Lieferverfahren etc. nicht mehr erforderlich macht. Insbesondere bei der Beschaffung von sogenannten Commodities, also Produkten mit hoher Standardisierung, ist dies von den Käufern erwünscht. Ein optimierter Informations- und Beschaffungsprozess erlaubt dem Käufer, an jedem Ort der Welt und zu jedem Zeitpunkt seine Arbeit zu verrichten. Diese asynchrone Beschaffungsvision bezeichnen wir bei Heiler Software angelehnt an den Internetprozess des größten Buchhändlers der Welt als die Amazonisierung des Einkaufs. Einkaufs- und Verkaufsorganisationen gleichermaßen müssen jedoch die anspruchsvollen Voraussetzungen für einen so hoch automatisierten Prozess erfüllen. Das entscheidende Prinzip ist leicht zu beschreiben: Einfach und schnell muss es sein. Heiler Software befasst sich seit acht Jahren mit der Aufgabe, den Einkauf und den Verkauf von Gütern und Dienstleistungen zu katalogisieren und zu amazonisieren. Unter Katalogisierung verstehen wir heute das gesamte Produktinformations- und Leistungskonfigurations-Management, das neben der einfachen und schnellen Bedienung der Katalogsuchmaschine das zweite K.o.-Kriterium für einen perfekten Prozess darstellt. In dieser kleinen Schrift wollen wir unseren Kunden und Geschäftspartnern zusammenfassend darstellen, für welche Prozesse wir für Käufer und Verkäufer unsere Standardsoftwarelösungen entwickelt und welche Formen der Prozess-Integration wir erfolgreich mit unseren Kunden erreicht haben. Insbesondere die Einbindung unserer Software in die Welt der SAP-Anwendungen bildete in der Vergangenheit einen Schwerpunkt unserer Lösungen. Ausgangspunkt unserer Vision war und ist der Katalog, dem wir eine zentrale Rolle bei der Standardisierung von Verkaufs- und Beschaffungsprozessen im Internet einräumen. Ihr Rolf J. Heiler Vorstandsvorsitzender

6 Heiler Lösungen für den Einkauf

7 Die Nachfrage nach Einkaufslösungen hat sich in den vergangenen Jahren nachhaltig gesteigert. Kaum ein namhaftes Unternehmen arbeitet mehr ohne ein elektronisches Beschaffungssystem. Gerade im Bereich der sogenannten MRO-Güter (Maintenance, Repair and Operations) können durch E-Procurement hohe Optimierungspotenziale ausgeschöpft werden. Kunden der Heiler Software AG arbeiten in vielen Fällen mit der SAP Supplier Relationship Management Lösung (SRM). Mithilfe des SAP-Systems Enterprise Buyer in Verbindung mit den Heiler Catalog Solutions (PBC Premium Business Catalog und PCM Premium Content Manager) erhalten Konzern- und Mittelstandsunternehmen eine optimierte Softwareumgebung für die elektronische Beschaffung. In den folgenden Themenbereichen wollen wir Ihnen einen Einblick in typische Lösungsszenarien geben. Sie stellen das Ergebnis einer jahrelangen Zusammenarbeit mit namhaften internationalen Kunden dar.

8 Heiler Lösungen für den einkauf Konzerneinkauf: Zentrale Beschaffung von C-Teilen Eine E-Procurement-Lösung zur zentralen Beschaffung von C-Teilen soll die Beschaffungsströme eines gesamten Konzerns bündeln, um Kostenvorteile zu realisieren und Prozesskosten einzusparen. Dabei sind vor allem Benutzerfreundlichkeit und Sortimentsvollständigkeit die kritischen Faktoren für die Benutzerakzeptanz und damit für den Erfolg einer solchen Lösung. Mit einer Heiler Kataloglösung findet der Bedarfsträger die benötigten Produkte durch intelligente Suchmechanismen im Handumdrehen. Die einfache Verwaltung und Prüfung auch großer Sortimente wird durch weitgehend automatisiertes Content- und Katalog-Management sichergestellt. Somit gelingt es, Vorzugslieferanten für bestimmte Sortimente zu definieren und entsprechende Auswertungen über das Beschaffungsverhalten, über Art und Volumen der Lieferanten sowie über die beschafften Güter und Dienstleistungen zu erstellen. Eine zentrale Katalogplattform stellt hohe Anforderungen an die Verwaltung der meist zahlreichen Lieferantenkataloge und die genaue Steuerung der anwenderbezogenen Sichten auf die einzelnen Kataloge. Welche Landesgesellschaft, welches Konzern-Unternehmen oder welche Abteilung darf welche Kataloge und Artikel von welchem Lieferanten sehen und beschaffen? Die Heiler Kataloglösung stellt über sogenannte Catalogviews sicher, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen nur die Produkte findet, die er im Rahmen des Beschaffungsprozesses sehen und auch bestellen darf. So können wichtige Kataloge konzernweit verwendet werden, ohne sie für jede Einkaufsorganisation erneut in das System zu übernehmen. Durch den Einsatz einer zentralen Plattform ergeben sich schon per se Steuerungsvorteile für den Konzerneinkauf. Durch eine möglichst hohe Sortimentsabdeckung innerhalb des katalogisierten Produktspektrums ist der strategische Einkauf in der Lage, Standards im Konzern zu etablieren.

9 Vorteile Zahlreiche Kunden haben das Ziel, das über die Einkaufsplattform abgewickelte Beschaffungsvolumen zu maximieren. Hierbei bieten Minderheitsbeteiligungen bzw. Tochterunternehmen äußerst interessante Ansatzpunkte. Die Catalog Solutions der Heiler Software AG eröffnen die Möglichkeit, über System- und Unternehmensgrenzen hinweg zentral zu agieren. Eine zentrale Katalogplattform für alle angeschlossenen Unternehmen Bündelung aller Beschaffungsströme im Konzern Vermeidung von sogenannten Maverick Deals Katalogsichten zur Sichtensteuerung auf gemeinsame Kataloge Referenzen Ab

10 Heiler Lösungen für den einkauf E-Procurement: C-Güter-Beschaffung für SAP-Anwender Oftmals gehen mit der Einführung eines E-Procurement-Systems nicht automatisch die erhofften Einsparungen einher, da die fehlende Akzeptanz der Anwender den optimierten Prozessablauf unterbrechen kann. Die Gründe dafür liegen oft in einer komplizierten Benutzeroberfläche in Verbindung mit mangelhaften Suchmöglichkeiten. SAP-Anwender können mit einer Kataloglösung von Heiler ihren Bedarfsträgern das Auffinden und Identifizieren der benötigten Produkte noch schneller und einfacher ermöglichen. Leistungsfähige Suchfunktionen helfen dem Benutzer, sofort die richtigen Artikel zu finden. Die tiefe Integration in SAP SRM (Supplier Relationship Management) garantiert einen nahtlosen und komfortablen Beschaffungsprozess ohne Kompromisse. Mit dem Lieferanten-Anfrage-Workflow steht dem Benutzer eine sehr komfortable Möglichkeit zur Verfügung, nicht katalogisierte Produkte direkt beim Lieferanten anzufragen. Der Lieferant wird über ein PDF-Formular direkt in diesen Workflow einbezogen. Der Benutzer kann so nach dem Angebot des Lieferanten eine voll qualifizierte Freitextbestellung ans SRM übergeben. Das spart Zeit und Kosten im Einkauf, ohne die Kontrolle über die Beschaffungsströme aus der Hand zu geben. Auch Anwender, die nur sporadisch Produkte über die E-Procurement- Plattform beschaffen, müssen mit einem solchen System einfach und ohne Erklärungsaufwand zurechtkommen. Sie benötigen eine intuitive Benutzeroberfläche, die ihnen genau die relevanten Informationen und Handlungsalternativen anzeigt. Die Suche muss den Anwender über eine fehlertolerante Auswertung der Suchbegriffe schnell zum benötigten Artikel führen, und der Einkaufsprozess muss logisch und komfortabel gestaltet sein. Die Heiler Kataloglösung für E-Procurement bietet in vielen Bereichen Mehrwerte für den Benutzer. Durch die Einfeldsuche können auf einfachstem Wege Suchanfragen an das System gestellt werden. Für technische Güter und komplexere Suchen stehen darüber hinaus eine erweiterte Suche und eine sogenannte Merkmalssuche zur Verfügung, über die technische Einkäufer unter einer Vielzahl von Varianten schnell das richtige Produkt finden. Anfrage nicht katalogisierter Artikel direkt beim Lieferanten 10

11 Vorteile Die im Katalog integrierte Lagerbestandsanzeige ermöglicht die komfortable Visualisierung der tatsächlichen Verfügbarkeit lagerhaltiger Materialien (aus SAP R/3 MM) und erlaubt den direkten Abruf aus dem gewünschten Lager. Integration in SRM (direkter Aufruf des Heiler Katalogs im SAP Enterprise Buyer) Fehlertolerante Suche, Filtermechanismen und Vorschlagsfunktion unterstützen den Benutzer Lagerbestandsanzeige: Die realen Lagerbestände aus dem SAP-System werden direkt im Katalog angezeigt Lieferanten-Anfrage-Workflow ermöglicht die Bestellung nicht katalogisierter Artikel Referenzen KNORR-BREMSE 11

12 Heiler Lösungen für den einkauf SAP PM-Integration: Steuerung der Instandhaltungsprozesse durch den Einkauf Als zentrales Instrument für die Beschaffung von MRO-Gütern kann das Katalogsystem über den klassischen Bestellprozess hinaus auch in anderen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. So existieren zahlreiche Referenzen, bei denen auch im Bereich der Instandhaltung katalog-basiert gearbeitet wird. Die Idee dabei ist, diejenigen Sortimente, die katalogbasiert beschaffbar sind, auch in der Instandhaltung katalog-basiert zu beschaffen. Der Vorteil: Neben einer höheren Bedarfsbündelung wird eine bessere Steuerung der Instandhaltung durch den Einkauf erreicht. Die Heiler Catalog Solutions bieten insbesondere für die Instandhaltung geeignete Integrationsmöglichkeiten. So kann beispielsweise SAP Plant Maintenance (PM) direkt mit dem Katalogsystem verbunden werden. In vielen Fällen ist es heute so, dass der strategische Einkauf nur begrenzt seiner Steuerungsaufgabe hinsichtlich Vorzugslieferanten und sortimenten nachkommen kann. Im Rahmen der Heiler Lösung nutzt die Instandhaltung, direkt im Instandhaltungssystem integriert, die zentrale Katalogplattform. Für den Einkauf ist es also einfach, die dort zur Verfügung stehenden Komponenten zu steuern. PBC Premium Business Catalog mit direkter SAP R/3 PM Integration Über den eigentlichen Beschaffungsprozess für Ersatzteile hinaus bietet die Heiler Lösung die Möglichkeit, in gesonderten Katalogen stücklistenorientiert Anlagen abzubilden. Dies vereinfacht die Suche nach geeigneten Ersatzteilen deutlich und erhöht die Transparenz. So findet der Käufer unter einer Vielzahl von Varianten schnell das richtige Produkt. 12

13 Vorteile Steuerung der Instandhaltungsprozesse durch den Einkauf Auswertbarkeit von Ersatzteilbeschaffungen auf Anlagenebene, z.b. mit Abbildungen von Produktionsanlagen Einfache und schnelle Beschaffung von Ersatzteilen durch mehr Transparenz Einheitliche Sortimente Referenzen 13

14 Heiler Lösungen für den einkauf Next Step Procurement : Die Beschaffung von komplexen Gütern und Dienstleistungen An eine moderne E-Procurement-Lösung werden heute hohe Anforderungen gestellt. So möchten viele Unternehmen neben den klassischen C-Gütern auch konfigurierbare IT-Materialien und Dienstleistungen katalog-basiert beschaffen. Der Heiler Katalog versetzt sie in die Lage, den effizienten elektronischen Beschaffungsprozess auch auf diese Bereiche auszuweiten und somit alle schwer planbaren Bedarfe über einen standardisierten Prozess zu beschaffen. Energieversorgern. Hier werden Teams oder einzelne Personen auf Basis katalog-basiert hinterlegter Tagessätze für bestimmte Zeiträume angefordert. Gerade für bestandsgeführte, lagerhaltige Materialien pflegen viele beschaffende Unternehmen aufwendige Materialstämme im ERP-System. Zur Erhöhung der Sortimentsabdeckung ist es allerdings sinnvoll, die im ERP vorgehaltenen Materialien in Form eines Beschaffungskatalogs einzusetzen. Nutzer des E-Procurement-Systems erhalten dadurch die Möglichkeit, in einer einzigen Rechercheumgebung auf alle bekannten Materialien zuzugreifen auch auf diejenigen, die aufgrund ihrer Lagerhaltigkeit bisher gesondert beschafft werden mussten. Auch im Bereich der komplexen Güter und vor allem im wachsenden Bereich der Dienstleistungen kann durch einen standardisierten Beschaffungsprozess auf Basis elektronischer Kataloge großes Einsparpotenzial erreicht werden. Solche Dienstleistungen können neben der Ergänzung herkömmlicher Güter, wie z.b. der Installations-Dienstleistung zum bestellten PC, auch die Beschaffung von Teilzeitkräften und externen Dienstleistern sein. Typische Bereiche dafür sind zum Beispiel die Gebäudereinigung oder das Facility Management, aber auch große Reparaturaufträge von Bestellung komplexer Güter und Dienstleistungen über sogenannte SmartForms 14

15 Vorteile Die Beschaffung von IT-Systemen, wie z.b. Servern, stellt ein Alltags-Szenario dar, in welchem die katalogbasierte elektronische Beschaffung zum Einsatz kommt. Der Bedarfsträger wird durch die Kataloglösung in die Lage versetzt, ein System aus IT-Komponenten zu konfigurieren. Dabei werden Abhängigkeiten und Regeln berücksichtigt, die einerseits durch den Lieferanten, aber auch durch die Einkaufsabteilung bestimmt sein können. Beschreibungsintensive Güter wie Leasingverträge, IT-Material, Dienstleistungen, Visitenkarten und Schilder oder auch Werbeartikel können sehr einfach bestellt werden Die Formular- und Konfigurationsfunktion ermöglicht eine einfache Abbildung komplexer Produkte im Katalog Lagerhaltige Materialien können ebenfalls im Katalogsystem abgebildet werden Beispiel: IT-Beschaffung bei der Deutschen Telekom Referenzen 15

16 Heiler Lösungen für den einkauf Katalogpflege: Lieferantendaten-Onboarding und Outsourcing von Produktinformationen Gute Lieferantendaten sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für die effiziente Nutzung eines E-Procurement-Systems. Um eine umfassende Sortimentsabdeckung zu erreichen, müssen in beschaffenden Unternehmen sehr große Mengen an Produktdaten geprüft, aufbereitet und in das Katalogsystem integriert werden. Mit der Content Management Lösung von Heiler lassen sich diese Prozesse durch Automation vereinfachen oder sogar komplett an unser Serviceteam auslagern. Was bleibt, sind perfekt aufbereitete Katalogdaten in dem Beschaffungssystem. Richtigkeit kann der Katalog dann vom Einkäufer auf kaufmännische Richtigkeit geprüft werden. Der hohe Automatisierungsgrad und die effiziente Koordination der Arbeitsabläufe durch das System ermöglichen eine kostensparende und schnelle Integration von Lieferantendaten in die Beschaffungslösung. Ein wichtiger Schritt zur Optimierung der elektronischen Beschaffung liegt in der Erhöhung der Sortimentsabdeckung. Dazu müssen die Lieferanten angehalten werden, ihren Kunden die Katalogdaten elektronisch, in hoher Qualität und stets preisaktuell zur Verfügung zu stellen. Gerade große beschaffende Unternehmen begegnen ihren Zulieferern in den vergangenen Jahren mit steigenden Anforderungen an digitale Produktsortimente: Sie setzen auf die optimale Integration von Kunden und Lieferanten und erwarten eine Wertschöpfungskette, die weit über die transaktionsbasierte Anbindung der ERP-Systeme hinausgeht. Für eine kostensparende Integration der Lieferantendaten in das Katalogsystem kommt es auf eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Lieferanten, Käufern und Katalogmanagern an. Eine Katalogmanagement-Lösung, die Lieferanten über ein Portal direkt in den Prozess einbindet, kann hier große Vorteile schaffen. Der Lieferant stellt seinen Katalog selbst in das System ein. Nach vollautomatischer Prüfung auf technische und auch inhaltliche Ablauf des Data Management Services bei Heiler 16

17 Vorteile Das komplette Outsourcing des Prozesses der Katalogpflege stellt eine weitere interessante Möglichkeit der Prozesskosteneinsparung dar. Der gesamte Prozess der Kommunikation mit dem Lieferanten, das Prüfen der Kataloge und der Import in das System werden dabei an ein Service-Team übergeben, das sich zu 100% auf diese Tätigkeiten spezialisiert hat. Die Unternehmen können sich damit auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen konzentrieren und müssen keine zusätzlichen Ressourcen aufbauen, die unregelmäßig ausgelastet sind. Selbst der Betrieb des Katalogs als Software-System kann komplett abgegeben werden. Betrieb, Support und Content-Management liegen damit in einer Hand. Die Unternehmen arbeiten mit einem Partner, der ihnen ein rundum perfektes System samt der dazugehörigen Service-Leistungen bietet. ASP, Hosting Monatliche, gut planbare Kosten Keine Hardware Kein Know-how-Aufbau für Betrieb notwendig Konzentration auf Kernkompetenzen Content Services Gute Datenqualität Prozesskosteneinsparung Konzentration auf Kernkompetenzen Referenzen Ab 17

18 18 Ausblick

19 Die Lücke zwischen der Beschaffung von indirektem Material und dem leichter planbaren Produktionsmaterial definiert heute das große Spektrum der Dienstleistungsbeschaffung im größeren Unternehmen und im Konzernverbund. Immer mehr Einkaufsleistungen werden an Services gekoppelt. Immer häufiger werden Service und Produkt in einem Leistungsnachweis erbracht. Unsere Catalog Solutions werden in den nächsten Versionen diesen komplexen Beschaffungsprozess in einer lückenlosen Funktionalität von der Leistungsdefinition durch den Einkauf über die Leistungsanfrage zur Leistungsbeschaffung bis hin zum Abgleich mit dem Leistungsnachweis des Lieferanten ermöglichen. Für die Unterstützung dieses Prozesses werden wir die Produktkonfiguration und die kollaborative Leistungserfassung zwischen Einkauf und Lieferanten in unsere Anwendung integrieren. Die Vorteile einer solchen Lösung für unsere Kunden sind hoch. Sie erzielen wesentlich mehr Transparenz im Einkauf und senken signifikant ihre Prozesskosten. 19

20 20 Heiler Lösungen für den Vertrieb

21 Bevor Kunden Produkte elektronisch oder per Katalog einkaufen, benötigen sie umfassende und aktuelle Informationen. Diese Informationen werden in den verschiedensten Medien und Kommunikationskanälen benötigt: in Print-Katalogen, Angebots-Flyern, Online-Shops oder in E-Procurement-Systemen. Eine zentrale Datenbasis zur Verwaltung aller vertriebsrelevanten Informationen im Unternehmen ist Voraussetzung für die synchrone Kommunikation aktueller Produktinformationen in alle benötigten Kanäle. Eine moderne Kataloglösung spielt in verschiedenen vertriebsseitigen Szenarien eine große Rolle, sei es um dem B2B-Kunden Produktinformationen direkt im Online-Shop zum Kauf zu präsentieren, um den eigenen Vertrieb mit wichtigen produktbezogenen Informationen zu versorgen oder um in einem sogenannten Punchout-Szenario* die Beschaffungssysteme von Kunden mit gezielt abgestimmten Sortimenten zu versorgen. Dieses Kapitel gibt einen Einblick in ausgewählte Szenarien, die in langjähriger Erfahrung zusammen mit unseren Kunden entstanden sind. *Punch out (engl. ausstanzen): Beim E-Procurement versteht man darunter eine Katalogsuchmaschine, die direkt vom Lieferanten als Webservice für das einkaufende Unternehmen in dessen Anwendung angeboten wird. Eigentlich handelt es sich um eine Art Webshopkatalog, der jedoch direkt aus dem Procurementsystem des Kunden aufgerufen werden kann. Heiler Software bietet sogenannte Punchout-Kataloge für Lieferanten an. Der Vorteil für die Kunden besteht in der einheitlichen Bedienung interner und externer Kataloge im Unternehmen. 21

22 Heiler Lösungen für den vertrieb Internet Sales Catalog: Produktinformationsmanagement für den elektronischen Handel Viele E-Commerce-Plattformen bieten eine unzureichende Funktionalität für die Verwaltung von Produktinformationen und die dazugehörigen Mediendaten. Die bestehenden Warenwirtschaftssysteme bilden das notwendige Spektrum der Produktinformationen, die eine E-Commerce- Plattform benötigt, unvollständig ab. Durch eine integrierte Lösung aus einem Produktinformations-Management-System und einem Internet Sales Catalog können Unternehmen die leistungsfähigen Funktionalitäten im Datenmanagement nutzen und ihren Kunden einen intuitiv zu bedienenden Internetkatalog mit Such- und Bestellmöglichkeiten anbieten, der mit hochwertigen Produktinformationen bestückt ist. Im Webshop selbst ist hohe Benutzerfreundlichkeit und die umfassende Versorgung des Käufers mit produkt- und prozessbezogenen Informationen notwendig. So interessieren ihn nicht nur die technischen Merkmale eines Produktes, sondern auch dessen Verfügbarkeit und dessen Lieferzeit. In heutigen Märkten müssen Unternehmen ihren Kunden perfekte Produktinformationen zur Verfügung stellen. Die immer leichtere Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern, die konvergente Nutzung vieler Medien durch den Konsumenten und die immer schnellere Veränderung der Märkte und Angebote stellen eine große Herausforderung an die Produktkommunikation dar. Der Ansatz einer zentralen Produktinformationsdatenbank, die sämtliche verkaufsrelevanten Informationen im Unternehmen zusammenführt und den verschiedenen möglichen Ausgabemedien zur Verfügung stellt, bringt hierbei einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Die direkte Integration mit dem elektronischen Handel ermöglicht dann zu jeder Zeit aktuelle und umfassende Informationen im Internet Sales Catalog. Dabei lassen sich auch kunden- oder zielgruppenspezifisch zugeschnittene Sortimente und Preise in einfacher Weise im Online-Shop realisieren. Der Webshop bei Simrit zeigt sofort die Lieferzeit und die Verfügbarkeit an 22

23 Vorteile Über den reinen Such- und Bestellvorgang hinaus machen Funktionen wie Bestellhistorie mit der Möglichkeit der erneuten Bestellung, Budgetierung im Online-Shop oder das Mitführen von Kostenstelleninformationen den entscheidenden Vorteil für den Kunden in einem B2B-Shop aus. Ähnlichkeitssuche zum schnellen Auffinden von Produkten Merkmalssuche zum Finden technischer Produkte Verfügbarkeitsprüfung Sellside-Funktionalität zur Erfassung von Lieferadressen Bestellhistorie für Nachvollziehbarkeit und schnelles Wiederbeschaffen Budgetierung für kontrollierten Beschaffungsprozess Reporting Referenzen 23

24 Heiler Lösungen für den vertrieb Vertriebsprozessoptimierung im Handel: Zeitersparnis durch vermeidung von Schattensortimenten Über das eigentliche Kernsortiment hinaus führen Handelsunternehmen immer auch sogenannte Schattensortimente, um ihre Kunden mit Sonderartikeln bedienen zu können. Diese Produkte sind dem ERP-System oft nicht bekannt, und die Suche nach ihnen nimmt im Vertriebsinnendienst viel Zeit in Anspruch. Mit einer Integration des Product Information Management (PIM)-Systems in den Vertriebsprozess kann dieser entscheidend optimiert werden. Vom Kunden gewünschte Produkte können schneller gefunden und die Sortimente aktiv verwaltet werden. Systeme zum Product Information Management werden in einer Vielzahl von Szenarien eingesetzt. Kern ist üblicherweise die zentrale, medienneutrale Produktdatenhaltung, die auf der Basis von Stammdaten aus einem ERP (z.b. SAP) aufsetzt. Speziell im Handel ist es von Vorteil, das PIM-System zur Aufnahme und Verwaltung weiterer Sortimente, die das ERP noch nicht kennt, zu nutzen. Auf diese Weise entstehen Schattensortimente in einem ERP, die im Stillen gedeihen und wachsen, da es nahezu unmöglich ist, einen einmal bestellten Artikel wieder zu nutzen. Selbst schon mehrfach bestellte und gelieferte Artikel werden so immer wieder neu in Lieferantenkatalogen gesucht, angelegt und individuell neu bestellt. Aufgrund der nicht vorhandenen Auswertbarkeit dieser Schattensortimente gehen darüber hinaus Möglichkeiten verloren, um z.b. Sortimentsentscheidungen für zukünftige Sortimente zu treffen. Mit der Heiler Lösung zur Vertriebsprozessoptimierung finden Unternehmen diese Produkte um ein Vielfaches schneller und managen ihre Sortimente aktiv. Der Zeitaufwand einer Artikelstammanlage in einem SAP-System beträgt oft mehr als 10 Minuten, bis alle notwendigen Felder und Masken ausgefüllt sind. Aufgrund der oben beschriebenen Problematik drängt im Einzelbestellfall die Zeit, und die verursachten Kosten der Artikelneuanlage sind mit intern über 30 Euro häufig zu hoch. Aus diesem Grund wird diese Art von Bestellung in den meisten Handelsunternehmen mit Sammelartikelnummern, sogenannten Dummy-Nummern, abgewickelt. Das Produkt ist in diesen Fällen nicht mehr über die Artikelnummer, den Lieferanten oder Ähnliches zu identifizieren, sondern lediglich über den Artikelbeschreibungsund Bestelltext, der die Daten für das Produkt auf die einzelne Bestellung bezogen enthält. 24

25 Vorteile Direkte Integration SAP R/3 SD Alle Lieferantenkataloge im elektronischen Zugriff Automatische Ergänzung des Kernsortiments Reduktion der Suchzeiten für Sonderartikel durch fehlertolerante Multilieferantensuche Transparenz über verkaufte Sonderartikel Aktives Sortimentsmanagement Referenzen 25

26 Heiler Lösungen für den vertrieb Punchout -Kataloge: Stärkung der Marke und Bindung von grosskunden Top-Kunden erwarten aktuelle und akkurate Sortimente. Durch direkte Adressierung und gezieltes Cross-Selling kann der Absatz bei Großkunden erheblich gesteigert werden. Dafür sind perfekt abgestimmte Sortimente die Grundlage. Die Lösung ist die Bereitstellung der kundenspezifischen Produktinformationen in einem zentralen Katalogsystem. Die Heiler Punchout-Kataloglösung mit ihrer performanten Produktsuche integriert sich direkt in die E-Procurement-Systeme Ihrer Kunden und stärkt damit Ihren Markenauftritt und Ihre Kundenbindung. Das beschaffende Unternehmen bekommt ein perfekt abgestimmtes Produktsortiment mit den passenden Zusatzartikeln direkt aus einer Hand. Das vereinfacht und beschleunigt den Beschaffungsprozess und spart somit Prozesskosten. Manche Sortimente können aus bestimmten Gründen nicht in Form eines elektronischen Katalogs publiziert werden: z.b. aufgrund der hohen Preisdynamik, wegen kurzer Produktlebenszeiten oder der Abhängigkeit von logistischen Gegebenheiten. Für diese Sortimente bietet sich die Integration über Punchout-Szenarien an, die die Anbindung des Beschaffungssystems an das Shopsystem des Lieferanten umfassen. Durch etablierte technische Standards, wie die SAP-Schnittstelle Open Catalog Interface (OCI), wird eine nahtlose Integration der beiden Systeme erreicht. Punchout-Szenarien helfen Ihren Kunden durch eindeutige, lieferantenseitige Identifikation der Bestellpositionen, Schattensortimente zu reduzieren. Punchout-Szenario mit dem Premium Business Catalog von Heiler Gezieltes Cross-Selling stellt für beide Seiten einen großen Gewinn dar. Das liefernde Unternehmen kann den Absatz gezielt erhöhen, da es in idealer Weise auf die Kundenanforderungen eingehen und ergänzende Produkte (z.b. Handelsware) direkt mitverkaufen kann. Das erhöht die Kundenbindung erheblich und ermöglicht die optimale Platzierung von Marken. 26

27 Vorteile Um den Absatz bei Großkunden zu steuern und zu optimieren, benötigt der Vertrieb den direkten Anschluss an die Beschaffungssysteme seiner Klienten. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen die einfache Einbindung des zentralen Katalogs in die Procurement-Systeme der Kunden. Besseres Serviceangebot für Großkunden Geringere Transaktionskosten aufgrund nahtloser Integration Stärkere Kundenbindung durch höhere Datenqualität Kundenbindung durch Markenstärkung Umsatzsteigerung durch gezielte Cross- Selling-Optionen Referenzen 27

28 HEILER PRODUKTE für Einkauf und Vertrieb PBC Premium Business Catalog Der PBC Premium Business Catalog ist die führende elektronische Kataloglösung, die das Auffinden, Visualisieren, Vergleichen und Bestellen aller gewünschten Artikel, Produkte und Materialien zum Kinderspiel werden lässt. Dazu gehören leistungsfähige Suchmechanismen sowie eine selbsterklärende Benutzeroberfläche, die selbst Gelegenheitsbenutzer schnell und einfach unter Hunderttausenden von Artikeln fündig werden lässt. PCM Premium Content Manager Mit dem PCM Premium Content Manager bietet die Heiler Software AG für beschaffende Unternehmen und elektronische Marktplätze eine High-End-Lösung zur Verwaltung elektronischer Kataloge und zur Integration von Lieferantendaten. Mit dem PCM Premium Content Manager können Unternehmen und Konzerne mit umfangreichem Beschaffungswesen die elektronischen Kataloge ihrer Lieferanten einfach verwalten und sie besser und schneller in ihre E-Procurement-Systeme integrieren. Zugleich erhalten Top-Lieferanten damit erstmals eine High-End-Lösung für die Aufbereitung von Content, mit der sie ihre Kataloge einfacher in die Systeme von Unternehmen einbinden können. PPM Premium Product Manager Der Heiler PPM Premium Product Manager ist eine Standardsoftwarelösung für Produktinformations-Management und Produktkommunikation im Handel und in der Industrie. Die Produktsuite umfasst Datenextraktion, Daten- und Workflowmanagement sowie Datenexport und synchronisation für höchste Ansprüche. Die Heiler Software PIM-Lösung richtet sich an mittlere und große Unternehmen und vereint die gesamte Prozesskette von der Datengewinnung über das Informationsmanagement bis hin zur automatisierten Publikation und Verteilung gedruckter und elektronischer Katalogdaten in sich. 28

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