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1 E-Procurement Thomas Wällisch by Thomas Wällisch 1

2 Inhalt E-Procurement - Begriffsdefinition Operating Resource Procurement bei Microsoft: MS Market Vorteile durch MS Market E-Procurement Chain Management by Thomas Wällisch 2

3 E-Procurement - Begriffsdefinition (1) E- Procurement = elektronische Beschaffung große Firmen geben bis zu 10% ihres Umsatzes für Güter aus, die sie selbst nicht produzieren (z.b. Software, Ersatzteile für Maschinen) Bei Bedarf in den jeweiligen Abteilungen muß ein langer Beschaffungsprozess durchlaufen werden (Ausfüllen von Formularen etc.) Ineffizienzen die dabei entstehen führen zu hohen Kosten E-Procurement vermeidet solche Ineffizienzen Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 3

4 E-Procurement - Begriffsdefinition (2) Purchasing bezieht sich auf das Einkaufen von Gütern und Aktivitäten, die mit dem Einkaufsprozess zusammenhängen Purchasing ist nur ein Teil von Procurement Procurement beinhaltet Einkauf (purchase), Transport, Lagerung und Zustellung ( inbound receiving ) E-Procurement ist ein Begriff, der für den Wel von papierbasierten Prozessen zur elektronischen Abwicklung steht Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 4

5 The E-Procurement Chain Anforderung Anforderung Genehmigungs Genehmigungs -verfahren -verfahren Electronic Purchasing Anforderung Genehmigung Anforderung Genehmigung der und und Bestellung der Bestellung Bestellung Bestellung Ausführung Ausführung durch durch Zulieferer Zulieferer Produktauswahl Produktauswahl durch durch Mitarbeiter Mitarbeiter Zustellung Zustellung zum zum Empfänger Empfänger Bezahlung Bezahlung Wareneingang Wareneingang (Firma) (Firma) Anlieferung Anlieferung Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 5

6 Arbeitserleichterung/Einsparungen durch E-Procurement Der Ausfall einer Maschine kostet $ für jede Stunde, in der die Maschine nicht eingesetzt werden kann. Der Einsatz eines E- Procurement (EP) Systems ermöglicht die Lieferung des zur Reparatur benötigten Teils (Kosten 100$) innerhalb von vier Stunden! Während für Bürozubehör verschiedene Formulare ausgefüllt werden mußten und die Lieferung Wochen dauerte, ermöglicht das EP- System eine unkomplizierte Bestellung über den Web Browser. Die Zustellung der Ware erfolgt am nächsten Tag. Mit Hilfe von Benutzerprofilen können Flugtickets, Mietwagen und Hotel in weniger als 5 Minuten über das EP System gebucht werden Reisekosten die mit Kreditkarte bezahlt wurden sind automatisch im System. Es müssen nur noch Bargeldausgaben hinzugefügt werden Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 6

7 Inhalt E-Procurement - Begriffsdefinition Operating Resource Procurement bei Microsoft: MS Market Vorteile durch MS Market E-Procurement Chain Management by Thomas Wällisch 7

8 Operating Ressource Procurement (ORP) Es gibt zwei Arten des Corporate Procurement bezogen auf produktionsverwte Güter bezogen auf nichtproduktionsverwte Güter (production related vs. non production related goods) Procurement nichtproduktionsverwter Güter wird als Operating Ressource Management bezeichnet Operating Ressource Procurement umfasst somit den strategischen Einkauf von nichtproduktionsverwten Gütern in Form von effektivem aggregierten Einkauf, Mengenvorteilen, geringeren Transaktionskosten und Techniken zur Unterstützung der Entscheidungsfindung (Identifikation von Discount Operations der Verkäufer) Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 8

9 ORP - produktions vs. nichtproduktionsverwte Güter produktionsverwte Güter -Charakteristika nichtproduktionsverwte Güter -Charakteristika Production items: Rohmaterial und Komponenten Operating resources: Büro- und Computerzubehör, Reise, MRO (maintenance, repairs operations) Planung determiniert durch Produktion Bestellung ad hoc, keine Vorausplanung Bestellung erfolgt durch professionellen Einkauf Bestellung erfolgt durch Mitarbeiter Kein Genehmigungsverfahren erforderlich Hoher Grad an Automatisierung Design-specification driven Genehmigungsverfahren erforderlich üblicherweise keine Automatisierung Catalog Driven Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 9

10 Operating Resource Procurement: MS Market MS Intranet Browsen zur Seite MS Market Zuliefererkatalog Produktkatalog Bestellform Verfügbarkeit Katalog - Management (Abstimmung mit Zulieferern) Bestellung (+ Bestätigung) Bestellaufnahme Bestätigung Mitarbeiter geht über MS Intranet auf die Seite MS Market Dort werden automatisch seine Präferenzen von MS Market ermittelt Der Mitarbeiter kann aus verschiedenen Zulieferern auswählen Ist ein Zulieferer ausgewählt gibt er das gewünschte Produkt ein (z.b. Druckerpapier) MS Market sucht nach sämtlichen Produkten die dem Suchbegriff entsprechen und von MS-Mitarbeitern bestellt wurden (zeigt an: Produktbezeichnung, Preis) Der Mitarbeiter wählt ein Produkt aus und setzt es in die Betellform Ist der Artikel Verfügbar bestätigt der Mitarbeiter mit der Nummer seiner Kostenstelle Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 10

11 MS Market in Action Buyer Web Browser 2. Browse Suppliers 3. Find Products 4. Order Items 5. Confirm Order Multisupplier Catalog Catalog Order Form Availability Order Entry 1. Catalog management Catalog Content Interchange Supplier N Supplier 1 Approval Workflow 6. Transmit order, PO Workflow get confirmation 7. order completed Fulfillment Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 11

12 Inhalt E-Procurement - Begriffsdefinition Operating Resource Procurement bei Microsoft: MS Market Vorteile durch MS Market E-Procurement Chain Management by Thomas Wällisch 12

13 Vorteile durch MS Market Benutzerfreundlicher Katalog für Mitarbeiter weltweit Kontrolle und Abwicklung der Bestellung direkt mit den Verkäufern Automatisierung von Bestellungen im Wert von 3Billionen US$ jährlich Reduzierung des Beschaffungskreislaufs von 8 auf 3 Tage Bedarf an zusätzlichen Vollzeitangestellten von 14 auf 1,5 reduziert Durchschnittlich 1000 Bestellungen am Tag; 6000 Transaktionen Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 13

14 Inhalt E-Procurement - Begriffsdefinition Operating Resource Procurement bei Microsoft: MS Market Vorteile durch MS Market E-Procurement Chain Management by Thomas Wällisch 14

15 E-Procurement Chain Management Complete Procurement Life Cycle Search Search Select Select Order Order Approval Approval Placement Placement Order Order Receipt Receipt Schedule Schedule Deliever Deliever Invoice Invoice Partial Functional Solutions Multisupplier Multisupplier Catalog Catalog Search Search Pricing Pricing Availability Availability Approval Approval Workflow Workflow Engine Engine Supplier-side Supplier-side Order Order Entry Entry Order Order Management Management Shipping Shipping Distribution Distribution Receipt Receipt Invoicing Invoicing Complete Integrated Solution Integrated Procurement Chain Management Applications Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 15

16 E-Procurement Applikationen: Drei Kategorien Buy-side desktop requisitioning (Bdr): Bdr Software ermöglicht Mitarbeitern den Onlineeinkauf. Genehmigungsund Einkaufsprozesse werden über das System durch das Unternehmen abgewickelt. Die Bestellung des Mitarbeiters läuft erst durch das interne System bevor sie ausgeführt wird. Buy-side centralized procurement solutions: Ermöglichen Procurement Managern und dem professionellem Einkauf Prozessmanagement, die Analyse der Transaktionsdaten und das Ausführen des Zulieferermanagements. Sell-side applications: Sind Lösungen, die Vertrieb und Produktion ermöglichen, Produkte über das Netz zu verkaufen. Diese Applikationen enthalten oft Tools zur Erstellung von elektronischen Produktkatalogen, sowie Funktionen, die bei der Abwicklung des Bestelleingangs der Kunden helfen. Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 16

17 The Buy-Side Requesitioning Process Starten Starten des des Browsers: Browsers: persönliches persönliches Log-in Log-in Browsen Browsen des des Online Online Zulieferer Zulieferer Katalogs Katalogs Produktauswahl Produktauswahl Preisinformation Preisinformation und und Auskunft Auskunft über über Verfügbarkeit Verfügbarkeit des des Produkts Produkts Ausführen Ausführen der der Bestellung Bestellung Schicken Schicken der der Bestellung Bestellung zu zu Zulieferer Zulieferer Bestätigung Bestätigung Online Online Online Online Bestellung Bestellung erstellen erstellen Order Order Tracking Tracking und und Bestätigung Quelle: Kalakota, e-business, S.248 Bestätigung by Thomas Wällisch 17

18 Elements of Sell-Side E-Procurement Solutions Sell-side functionality: Bezeichnet den Weg vom Business to Supplier Model zu Trading Communities Wichtige Faktoren Integration der Zulieferer (Integration der Netzwerke der Zulieferer in das Extranet des Unternehmens) Supplier Content (Produktinformationen der Zuliefererkataloge müssen korrekt geführt werden) Customer Internal Rollout (User Interface der Trading Community muß browserbasiert sein und die Infrastruktur muß anpassungsfähig bezüglich Veränderungen des Produkt- und Nutzerumfangs sein) Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 18

19 Maintenance Warehouse - Vorteile der Webbasierten Bestellung für Kunden Maintenance Warehouse = Zulieferer von Gütern zur Reparatur von Gebäuden (z.b. Ersatzteile für Licht, Elektronik, Wasserleitungen) Webbasierte Auftragserteilung ermöglicht Bestellung 24Stunden an 7Tagen der Woche Suchfunktion, Kundentemplates und Orderhistory ermöglichen einen vereinfachten Einkauf aus einem Sortiment von Produkten Updates des Katalogs garantieren ständig aktuellen St Möglichkeit der Einführung für Einkaufslimits bei Mitarbeitern Einkaufsinformation (beispielsweise über Mengenrabatte) Quelle: Kalakota, e-business, S.254ff by Thomas Wällisch 19

20 Vertical Procurement Portals Vertical Portal = sell-side destination site Vertical Procurement Portals (VPP): Online Exchanges die Käufer und Verkäufer durch effiziente Verteilung von Marktinformation verbinden Schnittstellen zu elektronischen Katalogen, Marktplätzen auf denen Transaktionskosten reduziert werden können und Content Libaries die beim Einkauf helfen Hauptunterschied zu Portalen wie Yahoo: Yahoo: Verbindung zu eren Web-Sites (keine definierten Sites) VPP: Befriedigung von Bedürfnissen einer bestimmten Industrie (definierte Sites) Quelle: Kalakota, e-business, S by Thomas Wällisch 20

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