MEHRFACHBESCHÄFTIGTE ARBEITNEHMER

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1 MEHRFACHBESCHÄFTIGTE ARBEITNEHMER Dieser Leitfaden Mehrfachbeschäftigung behandelt die wichtigsten programmtechnischen Besonderheiten in Stotax Gehalt und Lohn für die Anlage, die Abrechnung und das Meldeverfahren von mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern. Die rechtlichen Hintergrundinformationen können Sie Fachratgebern wie z.b. unserem ABC des Lohnbüros entnehmen. _BEGINNOINDEX_ Übersicht BBG-Übergrenzer Gleitzone Geringfügig Beschäftigte Übrige Mehrfachbeschäftigte Meldeverfahren der BBG-Übergrenzer Einleitung Anforderung der Monatsmeldungen durch Krankenkasse er Monatsmeldungen des Arbeitgebers Gesamtentgelt-Rückmeldungen der Krankenkasse Manuelles Erfassen der Gesamtentgelte Entgeltbestandteil Weitere Angaben Beispiel 1: Laufendes Entgelt oberhalb KV-BBG Beispiel 2: Laufendes Entgelt oberhalb RV/AV-BBG Weitere Beispiele Entgeltabrechnungen _ENDNOINDEX_ STAND 03/2015 SEITE 1/9

2 ÜBERSICHT BBG-ÜBERGRENZER Die sog. BBG-Übergrenzer sind Arbeitnehmer, die gleichzeitig mehrere Beschäftigungsverhältnisse bei unterschiedlichen Arbeitgebern haben und mit ihrem Gesamtentgelt zumindest die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der Krankenversicherung überschreiten. Bei ihnen muss im Grundsatz jeder Arbeitgeber nur den Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen tragen, den sein Entgelt im Verhältnis zum Gesamtentgelt beträgt. Die BBG-Übergrenzer sind abrechnungstechnisch der relevanteste Fall der Mehrfachbeschäftigung. Mit einem eigenen Meldeverfahren fragt die Krankenkasse für diese Personen Monatsmeldungen bei den beteiligten Arbeitgebern ab, errechnet das laufende Gesamtentgelt bzw. die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für Einmalzahlungen und meldet diese an die Arbeitgeber zurück, die daraufhin centgenau die anteiligen Beiträge berechnen können. Da die Krankenkassen seit 2015 die Monatsmeldungen nur noch nachträglich für bereits abgerechnete und gemeldete Zeiträume anfordern, können die Fremdentgelte auch bereits vorläufig aufgrund der Angaben des Arbeitnehmers erfasst werden; mit den endgültigen Krankenkassen-Entgeltrückmeldungen erfolgt dann eine Rückrechnung und damit eine Verrechnung der Beiträge. Soweit im Übrigen die Berücksichtigung der Fremdentgelte nicht bei der Entgeltabrechnung erfolgt ist, kann der Arbeitgeber einen Antrag auf Beitragserstattung bei der zuständigen Krankenkasse stellen. Eine ausführliche Darstellung des maschinellen Meldeverfahrens der BBG-Übergrenzer finden Sie im nächsten Kapitel dieses Leitfadens. GLEITZONE Bei den Mehrfachbeschäftigten in der Gleitzone ist das korrekte Gesamtentgelt relevant, da die Arbeitnehmerbeiträge im Gleitzonenbereich nicht direkt proportional zum SV-Brutto berechnet werden und dadurch ohne Angabe des Gesamtentgelts zu niedrig ausfallen. Das elektronische Meldeverfahren für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer in der Gleitzone (DSKK/DBGZ) wurde zum Dezember 2014 mangels Gesamtrelevanz eingestellt. Seit 2015 müssen daher die Arbeitgeber die Fremdentgelte in der monatlich exakten Höhe vom Arbeitnehmer mitgeteilt bekommen. In Gehalt und Lohn steht Ihnen beim Entgeltbestandteil»Weitere Angaben«auf der Reiterkarte Mehrfachbeschäftigung der Bereich»Mehrfachbeschäftigung und Gleitzone«für die entsprechenden Eingaben zur Verfügung: STAND 03/2015 SEITE 2/9

3 Die Eingabefelder entsprechen dem Datenbaustein DBGZ (Rückmeldeinhalte Gleitzone) in der letztgültigen Fassung, da sein Umfang auch nach dem Einstellen des DBGZ-Verfahrens noch immer alle relevanten Fälle der Mehrfachbeschäftigung in der Gleitzone abdeckt. Bitte beachten Sie insbesondere, dass die Entgelt- Eingabefelder die Angabe des Gesamtentgelts erwarten. Das reine Fremdentgelt wird dann automatisch als Differenzbetrag des Gesamtentgelts zum aktuellen Arbeitgeberentgelt errechnet. GERINGFÜGIG BESCHÄFTIGTE Bei einem rechtlich korrekt als geringfügig Beschäftigten eingestuften Arbeitnehmer, der mehrfachbeschäftigt ist, wird das Gesamtentgelt nur für die korrekte Berechnung des anteiligen Mindestbeitrags in der Rentenversicherung relevant. Der Mindestbeitrag muss beachtet werden, wenn sich der Arbeitnehmer für die Aufstockung der Rentenversicherungsbeiträge entscheidet. Die übrigen Beiträge sind direkt proportional zum Bruttoentgelt und können daher auch bei einer Mehrfachbeschäftigung einfach berechnet werden. Die Mindestbeitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung (175 im Jahr 2015) muss jedoch nur insgesamt in allen Beschäftigungsverhältnissen erreicht werden. Das Gesamtentgelt in allen anrechenbaren Beschäftigungsverhältnissen geben Sie wie im Gleitzonenfall beim Entgeltbestandteil»Weitere Angaben«auf der Reiterkarte Mehrfachbeschäftigung im Bereich»Mehrfachbeschäftigung und Gleitzone«ein. Die Angabe der Gleitzonenart spielt dabei keine Rolle. Gehalt und Lohn berechnet aus dem Gesamtentgelt die anteilige Mindestbeitragsbemessungsgrenze für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis. Wenn im Jahr 2015 ein Mehrfachbeschäftigter mit zwei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen beim ersten Arbeitgeber 100 und beim zweiten Arbeitgeber 50 verdient, er sich für die Aufstockung der Rentenversicherungsbeiträge entschieden hat und das Gesamtentgelt von 150 hinterlegt wurde, berechnet Gehalt und Lohn bei der Abrechnung des ersten Arbeitgebers eine anteilige Mindestbeitragsbemessungsgrenze von 116,67 (aus 175 x 100 Entgelt / 150 Gesamtentgelt). ÜBRIGE MEHRFACHBESCHÄFTIGTE Bei den übrigen Mehrfachbeschäftigten - insbesondere Mehrfachbeschäftigten über der Gleitzone aber unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen - sind das Gesamtentgelt bzw. die Fremdentgelte für die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge beim aktuellen Arbeitgeber ohne Bedeutung. Es gibt für diese Abrechnungsfälle kein gesondertes Mehrfachbeschäftigten-Meldeverfahren. Die Fremdentgelte könnten theoretisch in den manuellen STAND 03/2015 SEITE 3/9

4 DBBG-Eingabefeldern (s. unten auf Seite 7) korrekt geschlüsselt erfasst werden, hätten aber auf die Höhe der SV-Beiträge keinen Einfluss. Das Eingabefeld Mehrfachbeschäftigung in den Arbeitnehmer-Stammdaten unter Beschäftigung 1 sollte aber korrekt geschlüsselt sein. Die Angabe wird allerdings nur für das entsprechende Informationsfeld in den SV-Anmeldungen benötigt. (Die elektronischen Anforderungs- und Entgeltrückmeldungen der Krankenkassen sowie die Abrechnungsbesonderheiten werden übrigens auch dann für einen Arbeitnehmer verarbeitet, wenn das Mehrfachbeschäftigungs-Kennzeichen im Arbeitnehmerstamm nicht gesetzt ist.) STAND 03/2015 SEITE 4/9

5 MELDEVERFAHREN DER BBG-ÜBERGRENZER EINLEITUNG Wie oben im Übersichts-Kapitel dargestellt, gibt es für die BBG-Übergrenzer ein eigenes Meldeverfahren, in dem die Arbeitgeber von den Krankenkassen zunächst elektronisch zur Abgabe von Monatsmeldungen (DSKK/DBMM) aufgefordert werden. Die Arbeitgeber erstatten dann rückwirkend Monatsmeldungen (Abgabegrund 58) für den angefragten Zeitraum. Die Krankenkassen berechnen aus den Monatsmeldungen das jeweilige monatliche Gesamtentgelt und den beitragspflichtigen Anteil von Einmalzahlungen und melden diese Werte an die Arbeitgeber zurück (DSKK/DBBG). Bei den Arbeitgebern führen die Entgeltrückmeldungen der Krankenkassen zu Rückrechnungen, in denen dann die endgültige Höhe der Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Wie bei allen Rückrechnungen mit Beitragsänderungen fließen die Differenzbeträge zum einen in den aktuellen Beitragsnachweis und führen zum anderen zu einer Auszahlungsdifferenz für den Arbeitnehmer im aktuellen Abrechnungsmonat. ANFORDERUNG DER MONATSMELDUNGEN DURCH KRANKEN- KASSE Seit dem Jahr 2015 erfolgt die Anforderung von Monatsmeldungen durch die Krankenkasse nur noch rückwirkend für bereits abgerechnete Zeiträume. Das bis zum Jahr 2014 geltende Meldeverfahren für laufende Abrechnungsmonate wurde eingestellt, da es bei Arbeitgeberwechseln zu oft zur Fehlannahme von Mehrfachbeschäftigung und damit zu Fehlanforderungen geführt hat. Die Krankenkasse erkennt nun einen Sachverhalt mit BBG-Übergrenzer daran, dass sie für einen Arbeitnehmer von mehreren Arbeitgebern SV-Entgeltmeldungen erhalten hat, deren Meldebrutto insgesamt die relevanten Beitragsbemessungsgrenzen überschreitet. Für das Abrechnungsjahr 2015 wäre also der frühestmögliche Zeitpunkt für die Anforderung von Monatsmeldungen der Februar 2015, wenn die SV-Abmeldungen für den Januar ausgewertet werden. Der spätestmögliche Termin ist das Frühjahr 2016, wenn die Jahresmeldungen 2015 ausgewertet werden. Die Anforderung für Monatsmeldungen erfolgt elektronisch mit dem Datensatz Krankenkassenmeldung, an dem ein Datenbaustein Monatsmeldungen (DSKK/DBMM) anhängt. In Gehalt und Lohn wird die Anforderung wie alle Krankenkassenmeldungen automatisch über den GKV-Kommunikationsserver abgerufen und verarbeitet. In Gehalt und Lohn sehen Sie die Anforderung von Monatsmeldungen im Arbeitnehmer-Meldemanager: STAND 03/2015 SEITE 5/9

6 58er MONATSMELDUNGEN DES ARBEITGEBERS Beim Erhalt einer Anforderung von Monatsmeldungen setzt Gehalt und Lohn automatisch ein Rückrechnungskennzeichen für den angefragten Zeitraum, da die Meldebrutti der 58er Meldungen in den Abrechnungen vorermittelt werden. Mit der nächsten Entgeltabrechnung erfolgt dann die Rückrechnung des angefragten Zeitraums. Diese Rückrechnung führt nicht zu Beitragsdifferenzen, da durch sie lediglich zusätzlich die abrechnungsinternen Datenfelder zu den 58er Meldungen ermittelt und ausgefüllt werden. Wenn die Rückrechnung erfolgt ist und der nächste Meldeermittlungslauf gestartet wird, ermittelt Gehalt und Lohn für den angefragten Zeitraum die gewünschten 58er Monatsmeldungen. Sie enthalten das laufende und einmalig gezahlte Entgelt des jeweiligen Abrechnungsmonats. Das einmalig gezahlte Entgelt ist nicht auf eine Beitragsbemessungsgrenze begrenzt, da ja das Feststellen der relevanten Beitragsbemessungsgrenze erst anhand dieser Meldung erfolgen soll. Die 58er Monatsmeldungen werden wie alle Sozialversicherungsmeldungen im DEÜV-Verfahren in Datensätze gebündelt und über den GKV-Kommunikationsserver an die Krankenkasse geschickt. GESAMTENTGELT-RÜCKMELDUNGEN DER KRANKENKASSE Wenn die Krankenkasse von allen beteiligten Arbeitgebern die Monatsmeldungen erhalten hat, kann sie für jeden Abrechnungsmonat das laufende Gesamtentgelt bestimmen. Sofern in den Monatsmeldungen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt enthalten war, berechnet die Krankenkasse hierfür direkt den beitragspflichtigen Anteil dieser Einmalzahlung. Diese Werte meldet die Krankenkasse nun wieder elektronisch über den GKV-Kommunikationsserver an den Arbeitgeber. Hierbei wird an den Grund- Datensatz Krankenkassenmeldung ein Datenbaustein BBG-Übergrenzer (DSKK/DBBG) angehängt. Dies sieht zum Beispiel wie folgt aus: STAND 03/2015 SEITE 6/9

7 Wie unten unter»entgeltabrechnungen«auf Seite 9 ausgeführt, werden diese Rückmeldewerte dann in den Abrechnungen des angegebenen Zeitraums berücksichtigt. MANUELLES ERFASSEN DER GESAMTENTGELTE ENTGELTBESTANDTEIL WEITERE ANGABEN Wie wir gerade gesehen haben, kann von der ersten Monatsabrechnung eines mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmers bis zur endgültigen Krankenkassen-Entgeltrückmeldung bis zu einem Jahr vergehen. Damit die Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht gezwungen sind, in diesem Zeitraum trotz besseres Wissens zu hohe Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, können die Arbeitnehmer ihre Fremdentgelte den betroffenen Arbeitgebern mitteilen. Diese berücksichtigen sie dann bereits in der Entgeltabrechnung nach den Abrechnungsvorschriften für DSKK/DBBG-Entgelte, so dass bereits von Anfang an nur die anteiligen SV-Beiträge berechnet werden. Wenn dann die eigentlichen Krankenkassen-Rückmeldungen (DSKK/DBBG) eintreffen, werden die bisherigen manuellen Erfassungen durch einen Rückrechnungslauf überprüft und ggf. die Differenzen im aktuellen Beitragsnachweis und in der aktuellen Monatsabrechnung berücksichtigt. In Gehalt und Lohn finden Sie die Eingabemöglichkeit für manuelle Erfassungen der Mehrfachbeschäftigten-Brutti im Entgeltbestandteil»Weitere Angaben«auf der Reiterkarte Mehrfachbeschäftigung der Bereich»Mehrfachbeschäftigung und BBG-Überschreitung«: STAND 03/2015 SEITE 7/9

8 Im Folgenden sehen wir uns die Eingabesystematik eines DBBG in den gängigen Fällen näher an. Die Beispiele sind den Fallbeispielen zum Qualifizierten Meldedialog 2015 des GKV-Spitzenverbands entnommen. In dem genannten Schreiben finden Sie viele weitere Beispiele, insbesondere für Sonderfälle. BEISPIEL 1: LAUFENDES ENTGELT OBERHALB KV-BBG Im ersten Beispiel erhält der Arbeitnehmer im Jahr 2015 im ersten Beschäftigungsverhältnis und in einem weiteren Beschäftigungsverhältnis Gemeinsam überschreiten die beiden Entgelte die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung. Die manuelle Eingabe ist demnach: BEISPIEL 2: LAUFENDES ENTGELT OBERHALB RV/AV-BBG Im zweiten Beispiel erhält der Arbeitnehmer im Jahr 2015 im ersten Beschäftigungsverhältnis und in einem weiteren Beschäftigungsverhältnis STAND 03/2015 SEITE 8/9

9 Gemeinsam überschreiten die Entgelte nun auch die Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die manuelle Eingabe ist demnach: In der Krankenversicherung werden nur angesetzt: Das laufende Entgelt des zweiten Beschäftigungsverhältnisses wird auch für die Verhältnisrechnung auf die BBG als Maximalwert (4.125 im Jahr 2015) begrenzt. Daher beträgt das laufende Gesamtentgelt in der Krankenversicherung plus gleich WEITERE BEISPIELE Weitere Beispiele - insbesondere auch mit Einmalzahlungen, berufsständischen Versorgungskassen, Teilmonatsberechnungen, beitragsfreien Zeiten, Märzklausel, Altersteilzeit und Kurzarbeit - finden Sie bei den»fallbeispielen zum Qualifizierten Meldedialog 2015 des GKV-Spitzenverbands«in der jeweils aktuellen Fassung. Sie finden das Dokument u.a. auf: ENTGELTABRECHNUNGEN Wie bereits angesprochen setzen die elektronischen Entgeltrückmeldungen (DSKK/DBBG) immer einen Rückrechnungsmerker. Im Rückrechnungslauf werden dann monatlich die bisherigen monatlichen Erfassungen mit den Rückmeldungen verrechnet. Sofern manuelle Erfassungen erfolgten und das Gesamtentgelt centgenau eingegeben wurden, kommt es zu keinen Beitragsdifferenzen und der Rückrechnungslauf bestätigt nur die bisherigen Abrechnungen. Sofern sich Beitragsdifferenzen in Vormonaten ergeben, fließen sie als Rückrechnungsdifferenzen in den Beitragsnachweis des aktuellen Abrechnungsmonats. Differenzen im Auszahlungsbetrag der Arbeitnehmer-Abrechnung fließen entsprechend in die Abrechnung des aktuellen Abrechnungsmonats. Es bestehen also keine Unterschiede zu regulären Rückrechnungen. STAND 03/2015 SEITE 9/9