Die Archivierung digitaler Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg

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1 Workshop am Die Archivierung digitaler Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg Gerald Maier und Christian Keitel

2 Themenüberblick Konzeption und Rahmenbedingungen für die Archivierung digitaler Unterlagen Das Landesarchiv Baden-Württemberg als Informationsdienstleister Digitalisierungsstrategie des Landesarchivs Baden-Württemberg Das archivische Informationssystem MIDOSA 21 Digitale Archivierung in der Archivverwaltung Baden-Württemberg Das Projekt Entwicklung eines Konzepts für ein digitales Landesarchiv Zum Projekt Bewertung und Übernahme Nachweis Archivierung im Digitalen Magazin (DIMAG) Übernommene digitale Archivalien

3 Einführung Die Langzeitsicherung oder Archivierung digitaler Unterlagen gehört neben der Bereitstellung von digitalisiertem Archivgut in Online- Findmitteln zu den wichtigsten Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft.

4 Konzeption und Rahmenbedingungen für die Archivierung digitaler Unterlagen Das Landesarchiv Baden-Württemberg als Informationsdienstleister Digitalisierungsstrategie des Landesarchivs Baden- Württemberg Strategie für die Integration von analogem und digitalen Archivgut, die Digitalisierung von Archivgut und die Erhaltung digitalen Archivguts das archivische Informationssystem MIDOSA 21 und die IT-Infrastruktur des Landesarchivs Projekt Entwicklung eines Konzepts für ein digitales Landesarchiv

5 Das Landesarchiv Baden-Württemberg als Informationsdienstleister Kompetenzzentrum für die Digitalisierung von Archivgut und digitale Bestandserhaltung Archivische Online-Informationssysteme mit Online-Findmitteln und Präsentationsmodulen Internet-Fachportale (u.a. BAM-Portal, Workflow für die Digitalisierung von Archivgut inklusive Ausbelichtung digitaler Objekte auf Mikrofilm Workflow und Massenspeicher für die Archivierung und Langzeitsicherung digitaler Unterlagen Zahlreiche Forschungsprojekte (EU, DFG, InnoNet) Zur Zeit: über Online-Findbücher mit über 1,2 Millionen archivischen Titelaufnahmen, Schlagworten und ca Digitalisaten genuin digitale Archivalien

6 Das Landesarchiv Baden-Württemberg

7 Digitalisierungsstrategie des Landesarchivs Baden-Württemberg verabschiedet im September 2007: Festschreibung strategischer Ziele für die nächsten Jahre: Integration von analogem und digitalem Archivgut Verbesserte Zugänglichkeit und erweiterte Nutzungsmöglichkeiten von Archivgut Schutz und die Erhaltung des analogen und digitalen Archivguts Open Access und wirtschaftliche Verwertung von digitalisiertem Archivgut Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit der Maßnahmen bei der Digitalisierung und digitalen Bestandserhaltung Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgt mittels eines internen Aktionsplans, der dann konkrete Maßnahmen für die verschiedenen Aktionsfelder enthält.

8 Das Archivinformationssystem MIDOSA 21 Das MIDOSA 21-Projekt umfasste die landesweite Einführung einer Softwarelösung zur umfassenden Unterstützung der archivischen Fachaufgaben auf der Basis der Client-Server-Technologie. Hauptverfahren sind die Standardsoftware scopearchiv mit landesarchivspezifischen Anpassungen, das in Eigenregie als Präsentations- und Online- Nutzungssystem für Intra- und Internet weiterentwickelte Content-Management-System für archivische Findmittel OLF 21 und das in Eigenregie entwickelte Storage-Management- System DIMAG für die Übernahme und Archivierung digitaler Unterlagen.

9 MIDOSA 21: System-Komponenten

10 Digitale Archivierung in der Archivverwaltung Baden-Württemberg Seit ca ein Thema 1987 bestätigt das Landesarchivgesetz die Zuständigkeit der Staatsarchive für digitale Unterlagen 1995 Einrichtung eines Sachgebiets in der Landesarchivdirektion. Schwerpunkt: Systemeinführungen 2002 Konzeption zur Archivierung elektronischer Unterlagen Aufbau von praktischen Erfahrungen (2002 erste Übernahme von digitalem Archivgut) 2003 Einrichtung eines Aufbaustabs Digitales Archiv September 2005 bis Dezember 2008: Projekt Entwicklung eines Konzepts für ein digitales Landesarchiv

11 Projekt Entwicklung eines Konzepts für ein digitales Landesarchiv Aufgaben und Ergebnisse Ermittlung der notwendigen Rahmenbedingungen und möglichen Strategien für die langfristige Erhaltung genuin digitaler Daten. Ziel: Kabinettsvorlage für eine dauerhafte Finanzierung der Fachaufgabe Laufzeit: 3,5 Jahre (Projektbeginn: September 2005) Entwicklung von Lösungen für den gesamten Life-Cycle Bewertung und Übernahme Aufbereitung Archivierung Benutzung

12 Projektleitlinien Prämissen Für alle Objekttypen (Elektronische Akten, Fachverfahren, GIS, Einzeldokumente, Internetseiten, Archiv-Digitalisate) Für alle Benutzungsinteressen (nicht nur Rechtssicherung) Keine Zwischenarchivlösung Vorgehen Konzeptentwicklung durch praktische Erfahrungen Festes interdisziplinäres Projektteam: 2 Archivare, 1 Informatiker Vernetzung über die Welt der (Staats-)Archive hinaus (Landesverwaltung Baden-Württemberg, nestor, Wirtschaftsarchive) Schwerpunkte Modernisierung der klassischen Bewertungslehre Nachweis und Identifikation digitaler Archivalien Sichere Archivierung (Aufbau eines Repositories)

13 Maschinenlesbare Unterlagen in Baden-Württemberg "434172";"1";"32";"11";"";"43";"43";"";"10";"3";"24";"37";"1";"1";"";"03-" "434112";"2";"3";"40";"1";"44";"44";"";"";"";"6";"6";"";"";"";"03-" "434113";"2";"7";"56";"1";"64";"64";"";"1";"";"23";"24";"";"";"";"03-" "434114";"2";"6";"73";"2";"81";"81";"";"";"1";"4";"5";"";"";"";"03-" "434115";"2";"3";"29";"1";"33";"33";"";"1";"";"18";"19";"";"";"";"03-" "434117";"2";"9";"49";"3";"61";"61";"";"1";"1";"16";"18";"";"";"";"03-" "434118";"2";"3";"80";"";"83";"83";"";"1";"";"7";"8";"";"";"";"03-" "434121";"2";"1";"41";"9";"51";"51";"";"1";"1";"6";"8";"";"";"";"03-" "434122";"2";"9";"47";"2";"58";"58";"";"1";"1";"15";"17";"";"";"";"03-" "434125";"2";"5";"89";"3";"97";"97";"";"3";"";"17";"20";"";"";"";"03-" "434126";"2";"10";"58";"";"68";"68";"";"";"";"11";"11";"";"";"";"03-" "434127";"2";"1";"43";"";"44";"44";"";"";"1";"1";"2";"";"";"";"03-" "434128";"2";"6";"74";"";"80";"80";"";"1";"";"19";"20";"";"";"";"03-" "434129";"2";"4";"71";"3";"78";"78";"";"1";"";"4";"5";"";"";"";"03-" "434130";"2";"4";"30";"5";"39";"39";"";"";"";"16";"16";"";"";"";"03-" "434131";"2";"4";"72";"1";"77";"77";"";"1";"";"4";"5";"";"";"";"03-" "434133";"2";"10";"66";"2";"78";"78";"";"1";"";"4";"5";"";"";"";"03-" "434134";"2";"5";"43";"";"48";"48";"";"2";"";"23";"25";"1";"1";"";"03-" "434136";"2";"14";"58";"5";"77";"77";"";"";"";"14";"14";"";"";"";"03-" "434137";"2";"2";"39";"1";"42";"42";"";"";"";"4";"4";"";"";"";"03-" "434138";"2";"4";"57";"2";"63";"63";"";"";"";"7";"7";"";"";"";"03-" "434139";"2";"2";"42";"1";"45";"45";"";"1";"";"7";"8";"";"";"";"03-" "434140";"2";"8";"79";"";"87";"87";"";"2";"3";"15";"20";"";"";"";"03-" "434142";"2";"5";"82";"2";"89";"89";"";"";"";"12";"12";"";"";"";"03-" "434143";"2";"6";"71";"3";"80";"80";"";"";"1";"10";"11";"";"";"";"03-" "434144";"2";"7";"42";"1";"50";"50";"";"";"";"10";"10";"";"";"";"03-" "434146";"2";"4";"67";"2";"73";"73";"";"";"2";"3";"5";"";"";"";"03-" "434147";"2";"6";"36";"1";"43";"43";"";"1";"1";"11";"13";"";"";"";"03-" "434148";"2";"5";"64";"1";"70";"70";"";"3";"2";"11";"16";"";"";"";"03-" "434151";"2";"4";"40";"5";"49";"49";"";"";"2";"16";"18";"";"";"";"03-" "434155";"2";"3";"22";"3";"28";"28";"";"1";"";"18";"19";"";"";"";"03-" "434156";"2";"4";"41";"3";"48";"48";"";"1";"";"6";"7";"";"";"";"03-" "434160";"2";"5";"52";"1";"58";"58";"";"";"";"2";"2";"";"";"";"03-" "434161";"2";"";"48";"1";"49";"49";"";"2";"";"3";"5";"";"";"";"03-" "434162";"2";"7";"50";"";"57";"57";"";"";"";"3";"3";"";"";"";"03-" "434165";"2";"4";"44";"";"48";"48";"";"1";"";"4";"5";"";"";"";"03-" 1910 Volkszählung 1961 Volkszählung 2007

14 Bewertung Abgleich mit der konventionellen Überlieferung Richtschnur sind die Interessen künftiger Benutzer Interessen können zwar nicht konkret (Herr Müller von Stuttgart- Degerloch), aber abstrakt beschrieben werden, z.b. bei personenbezogenen Unterlagen Statistische Auswertbarkeit Grundinformationen zu jeder nachgewiesenen Person Ausführliche Informationen zu einer berühmten/einer durchschnittlichen Person Abgleich zwischen Informationswert, Aufwand und Erhaltungsmöglichkeit Neue Aspekte: Unterlagentypen jenseits der Akten, Auswahlmöglichkeiten/ -notwendigkeiten bei Datenbanken und Websites, Abgrenzung digitaler Objekte, Definition signifikanter Eigenschaften

15 Nachweis digitaler Archivalien Digitale Archivalien werden zusammen mit analogen Archivalien nachgewiesen (eine Tektonik). Verwendung des bestehenden Signaturenschemas. Bsp.: EL 415/2 DO 1 Unterscheidung zwischen logischen und physischen Einheiten.

16 Logische und physische digitale Objekte Logisches Objekt/ Verzeichnungseinheit Volkszählung 1970 EL 415/ [Festbreitenformat] [CSV] Repräsentationen [XML]

17 Logische und physische konventionelle Objekte Logisches Objekt/ Verzeichnungseinheit Burggraf Johann v. Nürnberg und Graf Eberhard III. bereden des Letztern Ehe mit des Burggrafen Tochter Elisabeth, 1406 März 27 A 602 U Repräsentationen

18 Das Digitale Magazin DIMAG Eigenentwicklung als archivisches Repository (OAIS: Archival Storage) Bestehende Repositories (DAITSS, DSpace, FEDORA, KOPAL) sind bibliotheksgeprägt Unterschiede zu Repositories von Bibliotheken Anderes Signaturenschema Inhalte sind fest in die Tektonik eingebunden Zugriff erfolgt seltener Größere Aufmerksamkeit für die ganz langen Zeiträume

19 DIMAG-Eckdaten Raid-5, andere Speicherträger integrierbar 1 Produktivsystem (Ludwigsburg), 2 Backup-Server (Stuttgart, Karlsruhe) Teilweise doppelte Datenhaltung Dateisystem zur Archivierung (alle Primär- und Metadaten) Datenbank zur Verwaltung (nur Metadaten) Archivische Informationspakete und weitergehende Dokumentation Standards für Orientierung und Austausch (OAIS, PREMIS, METS)

20 DIMAG-Grundfunktionen Erhaltung archivischer Informationspakete Speicherung Primärdaten Erfassung und Speicherung erhaltende Metadaten (Minimalset durch Zwangsfelder) Erfassung wesentlicher archivischer Prozesse im Objekt- und Archivprotokoll Integritätssicherung (Hashverfahren) Backupverfahren Nicht: Validierung nach Übernahme; Migration von Informationspaketen

21 DIMAG (1) Bereiche Archivalien und Dokumentation

22 DIMAG-Screenshots (2) Archivierungspaket zur Volkszählung 1970

23 DIMAG-Screenshots (3) Zwei Repräsentationen

24 DIMAG-Screenshots (4) Benutzungspaket (METS)

25 Übernommene digitale Archivalien (1) Stand: Dokumenten-Management- Systeme Elektronisches Registratursystem POVO Fachverfahren Lebensmittelüberwachung und Veterinärinformation (LÜVIS) Lehrerdatenbank PLUS Umweltmeldungen Geoinformationssysteme (GIS) Straßendatenbank SDB 2000 Altlasten ca Biotope ca Von den Behörden gescannte Unterlagen Zerstörte Autobahnbrücken 1946 Hochbaupläne Deutsche Bundesbahn und Vorläufer Statistische Mikrodaten Gebäude- und Wohnungszählungen 1961, 1968, 1987 Geburten und Sterbefälle Handel und Gaststätten 1979, 1985, 1993 Polizeiliche Kriminalstatistik 2005 und 2006 Strafverfolgung und Justizvollzug Volkszählungen 1961, 1970, 1987 Textdokumente Polizeiliche Ermittlungsunterlagen 1995 Reden des Ministers Klaus von Trotha sowie der Staatssekretäre und Ministerialdirektoren Websites (im Verbundprojekt BOA) seit August 2006, derzeit werden 60 Websites (Ministerien, Behörden, landesweite Initiativen, Kultureinrichtungen, Hochschulen) regelmäßig archiviert:

26 Übernommene digitale Archivalien 2 Stand: Digitale Objekte Repräsentationen Dateien im DIMAG Datensätze aus Datenbanken Gesamtumfang (GB) 30

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Gerald Maier Bundesratsbeauftragter für Digitalisierung und Online- Zugänglichkeit kulturellen Materials und dessen digitaler Bewahrung Landesarchiv Baden-Württemberg Eugenstraße Stuttgart Tel.: Fax: Dr. Christian Keitel Landesarchiv Baden-Württemberg Staatsarchiv Ludwigsburg Ludwigsburg Tel.: Fax:

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