Best Practice: Einführung eprocurement bei Merck KGaA, Darmstadt

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1 ism: intrashop Merck Best Practice: Einführung eprocurement bei Merck KGaA, Darmstadt Folie (slide) 1

2 1. Der logistische Prozess seit 1994 Folie (slide) 2

3 ism: e-procurement Electronic Procurement ist ein Teilbereich im ebusiness Electronic Procurement (eprocurement) ist die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Unterstützung und Optimierung von elektronischen Beschaffungsprozessen. Der Erfolgsfaktor dieser Beschaffungsform ist die Nutzung der Internet-Technologie: Einfache Internet Technologie ermöglicht jedem Anwender den Zugang und die Nutzung des WWW Durch das Internet werden räumliche und zeitliche Faktoren auf ein Minimum reduziert Es ermöglicht plattformunabhängiges Kommunizieren Globale (Beschaffungs-) Märkte werden zunehmend transparenter Transaktionsprozesse werden vereinfacht und beschleunigt Folie (slide) 3

4 ism: Was wird beschafft? Beschafft werden C-Materialien und Dienstleistungen (indirekte Beschaffung): Laborchemikalien und Laborartikel Büromaterial Werbegeschenke technisches Material Dienstleistungen Mengengerüst für 1998: ca Bestellpositionen 51 Lieferanten 14 Katalogen mit ca Einträgen 20 Leistungssätze für Dienstleistungen Wert 38 Mio. DM (davon MEL 4,3 Mio. DM) Folie (slide) 4

5 ism: Der logistische Prozess Bedarf erkennen Bedarf erkennen Artikel auswählen Artikel auswählen BANF mit Infosätzen BANF mit erstellen Infosätzen Begrenzung erstellen pro Begrenzung Position pro Position DM DM BANF nach Lieferanten BANF nach kumulieren Lieferanten kumulieren und sortieren und sortieren BANF wird BANF per FAX wird / EDI per übermittelt FAX / EDI (3x übermittelt täglich) (3x täglich) Lieferung an Monatliche Lieferung benanntean Sammelrechnung Sammel- mit Stichproben- GB-RK macht Monatliche GB-RK macht WE-Stellen benannte Bestätigung WE-Stellen Gegenbuchung rechnung mit Stichprobenkontrollen Lieferanten kontrollen auf Bestätigung Gegenbuchung Fax/LS auf bei auf Fax/LS Zwischenkonto auf bei Lieferanten Zwischenkonto Folie (slide) 5

6 ism: Die bisherigen Systeme ABS / CORA KBV-Portfolio ACD Katalog Chemikalien Laborbedarf Connect Katalog -techn. M. -Dienstl. SAP R/2 Katalog -Büro -Werbung Archiv Folie (slide) 6

7 ism: SAP-R/2-Oberfläche (1) Folie (slide) 7

8 ism: intrashop Merck Folie (slide) 8

9 ism: intrashop Merck Folie (slide) 9

10 2. Das Projekt Folie (slide) 10

11 ism: Integration mit R/3 Vollständige BBP - R/3 Integration Prüfungen Kostenstellen (CO) Kundenauftrag (SD) Projekt (SD/PS) Materialstamm (MM) Lieferant (MM) Warengruppe (MM) SD Vertrieb MM Materialwirtschaft PP Produktionsplanung R/3 Geschäftsprozesse Automatische Bestellanforderung (MM) anlegen, genehmigen/ablehnen autom. Bestellerzeugung (MM) FI Materialreservierung (MM) Finanz- Wareneingang (MM) wesen Rechnung / Zahlung (FI) CO Gutschriftsverfahren (FI) Controlling AM Anlagenwirtschaft QM Sonstige Funktionen Qualitäts- Manage- dynamische Verfügbarkeitsprüfung ment PM Instandhaltung HR Personalwirtschaft Bezugsquellenfindung Kontenfindung Anlagenstamm anlegen Budgetprüfung PS Projektsystem WF Auswertungen Workflow Finanzmittelvorschau (CO) IS Kostenstellenanalysen (CO) Branchenlösungen Lieferantenbeurteilung (MM) Statistiken (MM) Belegfluß (MM) Folie (slide) 11

12 ism: Vorteile für sporadische Endbenutzer Selbsterklärende Browseroberfläche Einfaches Anmeldeverfahren Geringe Einarbeitungszeit Anlage persönlicher Warenkörbe Eigene Transaktion für Statusrückmeldung Grafische Darstellung von Workflowstatus Eingebundene Hilfetexte Sehr gute Katalogsuchfunktionen Folie (slide) 12

13 ism: Mögliche weitere Schritte bei Merck Going live Marktplätze Auktionen Ausschreibung im im Internet Integration In- Instandhaltungsabwicklung Stufe 3 SAP B2B Prototyping SAP SAP BBP BBP Realisierung Projektvorbereitung Produktivvorbereitung mit mit BBP BBPund und ABS/CORA Einbindung zusätzlicher Kataloge Outsourcing Ausweitung auf auf A und und B Artikel Ablösung ABS/CORA Stufe 1 Stufe 2 PHOENIX Projektvorbereitung Business blueprint blueprint Realisierung Integrationstestest t Info Es wird z Zt geprüft, ob eine früherer Projektstart mit SAP BBP möglich ist Folie (slide) 13

14 ism: Kataloge (1) Mögliche Katalogstrukturen B2B-Procurement B2B-Procurement Intranet Extranet Internet Büroartikel Büroartikel Technische Technische Materialien Materialien Freigabe der Daten Freigabe der Daten Datenpflege externer Datenpflege externer Provider Provider Freigabe Freigabe Daten Daten Offener Konzernkatalog Offener Konzernkatalog Katalog von externen Katalog von externen Provider/Marktplatz Provider/Marktplatz Katalog Katalog Lieferant Lieferant Lieferanten Lieferanten Lieferanten Lieferanten Lieferant Folie (slide) 14

15 ism: Einführung intrashop Merck (ism) Projektleitung D.Desiere AP1: Erstellen Feinspezifikation AP5: Customizing AP2: Katalogaufbau AP6: Anbindung ABS / CORA AP3:Aufbau der Systemlandschaft AP7: Einführungs- und Betreiberkonzept AP4: Benutzer- und Berechtigungskonzept AP8: Lieferantenkommunikation Folie (slide) 15

16 ism: Meilensteine B2B- und ITS-Server geliefert Systemlandschaft vollst. aufgebaut Installation des Katalogservers Lieferantentag B2B-Rel.2.0B ausgeliefert Entscheidung R/2-Anbindung Lieferantenkataloge sind vorhanden Einführung R/2-Anbindung Folie (slide) 16

17 3. Das BBP- und Katalogsystem Folie (slide) 17

18 ism: intrashop Merck Folie (slide) 18

19 ism: intrashop Merck Folie (slide) 19

20 ism: Systemlandschaft optional ext. Katalog Datenbank Bedarfsträger Browser Requisite Katalog SAP R/3 Back-End Internet/ Intranet Web Server ITS W-Gate ITS A-Gate SAP B2B Procurement SAP R/3 Back-End SAP EC Komponente Datenbank Datenbank Folie (slide) 20

21 ism: ekatalogsystem (z.b. Requisite) Ein ekatalogsystem besteht aus 1. Browseroberfläche mit Warenkorb 2. OCI-Schnittstelle zum SAP-BBP 3. Suchmaschine 4. Inhalt 5. Einspielprogramme für Lieferantenkataloge Folie (slide) 21

22 ism: OCI-Schnittstelle (outbound; Katalogaufruf) Feldbeschreibung Catalog URL Alle Katalogspezifischen Felder Pflichtfelder Ja Freiwillig Login Password Return URL Ja Ok Code Ja Target Ja Folie (slide) 22

23 ism: OCI-Schnittstelle (inbound;katalogdaten) Feldbeschreibung Beschreibung Material Master Maßeinheit Preis Preiseinheit Menge Währung Lieferzeit Lieferant Materialnr. des Lieferanten Hersteller Materialnr. des Herstellers Warengruppe Folie (slide) 23

24 ism: BMEcat für den Austausch von Produktkatalogen zwischen den Unternehmen Aufbau eines Katalogdokumentes nach BMEcat-Format Kopfdaten Globale Daten wie z.b. Lieferanten, -nummer, Informationen zum Rahmenvertrag, Währung, etc. Artikeldaten Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten Beschreibung Preis, etc Strukturdaten Wird verwendet zum Verweis von einem Artikel auf einen anderen, z.b. Artikel plus dazugehöriges Ersatzteil. Folie (slide) 24

25 ism: Artikeldaten im BMEcat-Format Identifikation (Artikelnummer, EAN,...) Beschreibung (Kurzbeschreibung, Langbeschreibung,...) Eingruppierung (ERP-Warengruppennummer) Merkmale (Gewicht, Farbe,...) Bestellinformationen (Bestelleinheit, Mindestbestellmenge,...) Preise multimediale Zusatzdaten (Bilder, Grafiken,...) Kennzeichner (Sonderangebot, Auslaufmodell,...) Referenzen zu anderen Artikeln (Zubehör, Alternativprodukt,...) Weitere benutzerdefinierte Daten Folie (slide) 25

26 ism: Suchkriterien im Requisite - Katalog Der Suchmaschine Bug s Eye des Requisite Katalog bietet folgende Suchmöglichkeiten an: Produktname Produktgruppe Standardisierte Nummern EAN,...) Ähnliche/Vergleichbare Produkte Beschreibung der Funktionalitäten des Produktes Bilder Phonetisch Fuzzy Logic, Spell Check Folie (slide) 26

27 ism: ist ein hierarchischer, vierstufiger Materialklassenschlüssel mit umfangreichem Schlagwortregister. - Der Industriestandard für Materialklassifikation Sachgebiete 215 Hauptgruppen Abbildung der Beschaffungsmärkte Warengruppen Gruppen Untergruppen Abbildung der technischen Zusammenhänge Schlagworte Schlagworte Suchunterstützung außerhalb der Hierarchie Folie (slide) 27

28 4. Der erfolgreiche Einführungsprozess Folie (slide) 28

29 ism: kritische Erfolgsfaktoren im ism-projekt Technologie Zusammenspiel der Hardwarekomponenten Releasestrategie (Qualität des BBP und Requisite) Abstimmung und Unterstützung durch Revision, Betriebsrat, Rechnungswesen Know-How und Kommunikation im Projektteam Verfügbarkeit der Projektkapazitäten Zügiger Aufbau der Katalogstrukturen unter Verwendung von Standards Schlankes Einführungskonzept Zusammenspiel mit den Lieferanten Folie (slide) 29

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