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1 Buchführung und Bilanz Lernheft 9 Buchen im Beschaffungs- und Absatzbereich: Teil I Die Warenkonten Inhaltsverzeichnis 9.1 Einleitung Übersicht über die Warenkonten Das Wareneinkaufskonto (WE) Der Warenverkauf Das Konto Bestand Waren Abschluss der Warenkonten Wirtschaftliche Begriffe zum Warengeschäft Selbstlernaufgaben Zusammenfassung Hausaufgabe Lösungen zu den Selbstlernaufgaben Copyright Laudius GmbH

2 9.1 Einleitung Bei allen Unternehmen, deren Geschäftszweck auf den Handel mit Waren ausgerichtet ist, zählen die Warenkonten zu den wichtigsten Konten der Buchführung. Handelsunternehmen kaufen Waren ein, um sie in der Regel mit Gewinn zu veräußern. WieBuchungen auf diesen Konten im Laufe des Geschäftsjahres vorgenommen werden und wie Wareneinkäufe und Warenverkäufe in der Buchhaltung erfasst werden, das wird in diesem Lernheft dargestellt. Lernziele: Sie können nach Durcharbeitung dieses Lernhefts die verschiedenen Warenkonten in ihren Funktionen und Aufgaben unterscheiden. den Wareneingang und Warenausgang erfassen und buchen. die Warenbestandsänderungen am Ende des Geschäftsjahres ermitteln und die Warenkonten abschließen. wirtschaftliche Begriffe zum Warengeschäft (Wareneinsatz, Umsatz, Rohgewinn) erläutern und die Praxisrelevanz darstellen sowie deren Berechnungsmethoden nachvollziehen 9.2 Übersicht über die Warenkonten Die Warenkonten sind mit die wichtigsten Konten der Handelsunternehmen des Großund Einzelhandels. In diesen Betrieben entfällt der allergrößte Teil der Geschäftsvorfälle auf den Wareneingang und den Warenausgang. Aber auch in den Industriebetrieben werden Warenkonten geführt. Bei den Buchungen dieser Geschäftsvorfälle muss generell beachtet werden, dass der Wareneinkauf und die Warenbestände zum Ende des Geschäftsjahres jeweils mit den Anschaffungskosten (Einstandspreisen) erfasst werden, während der Verkauf der Waren zu Verkaufspreisen gebucht wird. Von daher hat sich in der Praxis eine Aufteilung bewährt, die ein getrenntes Wareneinkaufskonto und ein Warenverkaufskonto (Erlöse) in der Buchführung vorsieht. Dieses Vorgehen schafft eine größere Übersichtlichkeit, da sich durch Mängelrügen, Warenrücksendungen, gewährte Boni und Preisnachlässe sowohl im Einkaufs- wie auch im Verkaufsbereich die Buchungen nachträglich häufig ändern. Hier jetzt die Übersicht, welche getrennten Warenkonten üblicherweise in den Handelsbetrieben eingerichtet werden: 1. Für den Wareneinkauf wird das Aufwandskonto 5200* Wareneingang (WE) und 2. für den Warenverkauf wird das Ertragskonto 4000 Erlöse geführt. 3. Das Bestandskonto (der Bilanz) wird unter der Bezeichnung 1140 Bestand Waren geführt und erfasst den Anfangs- und den Endbestand der Waren eines Geschäftsjahres. (* Kontonummern wie immer - nach DATEV SKR 04) 2

3 9.2.1 Das Wareneinkaufskonto (WE) Der Einkauf von Waren wird im laufenden Geschäftsjahr auf dem Aufwandskonto 5200 Wareneingang im Soll mit den Nettoeinkaufspreisen zuzüglich aller Anschaffungsnebenkosten gebucht. Im Haben können nachträgliche Preisnachlässe der Lieferanten und Warenrücksendungen an Lieferanten gebucht werden, wenn nicht entsprechende Unterkonten geführt werden. Das Lernheft Nr. 11 wird dieses Thema behandeln. Es wird grundsätzlich unterstellt, dass die eingekaufte Ware möglichst bald wieder verkauft wird (just in time), weshalb nicht das Bestandskonto Waren bebucht wird. Unternehmerin Annika kauft im Laufe des Geschäftsjahres 2009 Waren zum Einkaufspreis von auf Ziel ein. Beispiel 1 Buchungssatz: 5200 Wareneingang(Aufwand) an 3300 Verbindlichkeiten alul Das Aufwandskonto Wareneingang wird am Jahresende über das GuV-Konto abgeschlossen. Der ermittelte Saldo wird als Wareneinsatz bezeichnet und steht auf dem GuV-Konto auf der Soll-Seite. Unter Wareneinsatz versteht man den Teil der Waren, der im laufenden Geschäftsjahr tatsächlich verkauft worden ist. Dabei ist unbeachtlich, ob die verkaufte Ware aus dem am Jahresbeginn schon vorhandenen Anfangsbestand oder aus den laufenden Zukäufen stammt. Der Wareneinsatz wird nach folgender Formel ermittelt: Warenbestand am Beginn des Geschäftsjahres + Warenzukauf im laufenden Geschäftsjahr Warenbestand am Ende des Geschäftsjahres unentgeltliche Entnahmen (Privatentnahmen oder Schwund) = Wareneinsatz Der Warenverkauf Im Gegensatz zum Wareneinkaufskonto werden auf dem Warenverkaufskonto 4000 Erlöse sämtliche Buchungen mit den Verkaufspreisen (netto, ohne Umsatzsteuer) gebucht. Die Warenverkäufe werden auf dem Konto 4000 Erlöse im Haben gebucht, während im Soll evtl. Preisminderungen, die den Kunden gewährt werden. Aus den Netto-Verkaufspreisen (ohne Umsatzsteuer), die sich aus dem Konto Erlöse ergeben, ergibt sich auch der wirtschaftliche Umsatz. Die Unternehmerin Annika verkauft an ihre Kundin Berta Waren zum Verkaufspreis von auf Ziel. Beispiel 2 3

4 Lösung: Der Verkauf der Ware wird im Soll auf dem Bestandskonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit dem Bruttorechnungsbetrag und auf dem Ertragskonto Erlöse im Haben mit dem Netto-Verkaufspreis sowie auf dem Umsatzsteuerkonto im Hanben (die USt) gebucht. Buchungssatz: 1200 Forderungen alul an 4000 Erlöse an 3800 Umsatzsteuer 380 * (* Umsatzsteuer wird noch behandelt) Sie erkennen, dass wir damit auf einem Erfolgskonto (Erlöse) den Warenverkauf buchen. Der Kontenrahmen SKR 04, den wir beispielhaft zugrunde legen, ist darauf ausgelegt, die Buchführung und den Jahresabschluss nach Handelsrecht zu erstellen. Das HGB verlangt von den Kaufleuten, dass sie ihre Umsatzerlöse (also die Warenverkäufe) in der Gewinn- und Verlustrechnung unsaldiert ausweisen. Dementsprechend buchen wir beim Verkauf der Waren das Ertragskonto Erlöse an. Das Ertragskonto Erlöse wird am Jahresende über das GuV-Konto abgeschlossen. Der ermittelte Saldo ist der wirtschaftliche Umsatz, der auf dem GuV-Konto im Haben ausgewiesen wird. Die wertmäßige Differenz zwischen Wareneinkäufen und Warenverkäufen eines Geschäftsjahres bezeichnet man als Rohgewinn bzw. Rohverlust, siehe nachfolgendes Kapitel. 9.3 Das Konto Bestand Waren In den meisten Betrieben wird die im Laufe eines Geschäftsjahres eingekaufte Menge an Waren nicht mit der verkauften Warenmenge übereinstimmen. Diese Bestandsänderungen müssen am Jahresende berücksichtigt werden, um in der Schlussbilanz einen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bestand auszuweisen. Das Bestandskonto 1140 Bestand Waren wird am Beginn des Geschäftsjahres mit dem Anfangsbestand der Waren (aus der Schlussbilanz des Vorjahres) im Soll vorgetragen. Beispiel 3: Unternehmerin Annika hat am Beginn des Geschäftsjahres 2010 noch einen Bestand an Waren im Wert von Der Anfangsbestand wird daher zu Beginn des Jahres 2010 mit dem Buchungssatz vorgetragen: Buchungssatz: Bestand Waren an Saldenvorträge Sollkonto Betrag Habenkonto 1140 Bestand Waren Saldenvorträge 4

5 Während des laufenden Geschäftsjahres werden keine Buchungen auf dem Konto Bestand Waren vorgenommen. Es ist ein ruhendes Konto. Am Ende des Geschäftsjahres 2010 wird im Haben des Kontos 1140 Bestand Waren der durch Inventur ermittelte Schlussbestand der Waren gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Schlussbilanzkonto. Buchungssatz: SBK an Bestand Waren Der dann zu ermittelnde Saldo auf dem Konto Bestand Waren zeigt die Bestandsveränderungen an: Bestandsmehrung oder Bestandsminderung. Liegt eine Bestandsmehrung vor, dann ist der Schlussbestand am Ende des Geschäftsjahres größer als der Anfangsbestand. Unternehmerin Annika hat am Ende des Geschäftsjahres 2010 durch Inventur einen Schlussbestand an Waren von ermittelt. Da der AB betrug, ergibt sich daraus eine Bestandsmehrung von Beispiel 4 Die Bestandsmehrung zeigt, dass im Laufe des Geschäftsjahres 2010 mehr Waren eingekauft als verkauft worden sind. Folglich ist der Wareneingang verbucht auf dem Aufwandskonto zu hoch gebucht worden, denn der Aufwand muss periodengerecht ausgewiesen werden. Die Konsequenz ist, dass auf dem Aufwandskonto Wareneingang im Haben der Betrag der Bestandsmehrung zu buchen ist. Unternehmerin Annika bucht: Buchungssatz: Bestand Waren an Wareneingang Sollkonto Betrag Habenkonto 1140 Bestand Waren Wareneingang Soll 1140 Bestand Waren Haben AB lt. Inventur (SBK) Bestandsmehrung Soll 5200 Wareneingang Haben Wareneinkauf Bestandsmehrung Saldo: (Wareneinsatz) Rechnung zur Ermittlung des Wareneinsatzes: Wareneingang Bestandsmehrung Wareneinsatz Auf dem Konto Wareneingang ist als Saldo der Einkaufswert der verkauften Ware richtig erfasst und zeigt den Wareneinsatz in Höhe von

6 Merke: Auf dem Bilanzkonto Bestand Waren wird nur zu Beginn des Geschäftsjahres und zum Ende des Geschäftsjahres jeweils der Anfangsund Schlussbestand gebucht. Eine Bestandsminderung liegt dagegen vor, wenn der durch Inventur ermittelte Schlussbestand an Waren kleiner ist als der Anfangsbestand. Beispiel 5: Unternehmerin Annika hat am Ende des Geschäftsjahres 2010 einen Warenendbestand laut Inventur in Höhe von Der AB im Jahr 2010 betrug und wurde auf dem Konto 1140 Bestand Waren gebucht. Der durch Inventur ermittelte Schlussbestand des Jahres 2010 wird gebucht: Buchungssatz: SBK an Bestand Waren Sollkonto Betrag Habenkonto 9998 SBK Bestand Waren Diese Bestandsminderung weist aus, dass die gebuchten Erlöse sowohl mit den eingekauften Waren des Geschäftsjahres als auch mit den Waren aus dem Vorjahr (AB) erzielt worden sind. Es wurden im Geschäftsjahr also mehr Waren verkauft als eingekauft. In der Konsequenz ergibt sich daraus, dass der gebuchte Aufwand auf dem Konto Wareneingang zu niedrig ist und durch die Erfassung einer Bestandsminderung erhöht werden muss, damit der Aufwand des Geschäftsjahres 2010 periodengerecht erfasst wird. Warenschlussbestand am Ende des Geschäftsjahres Warenanfangsbestand am Beginn des Jahres Bestandsminderung Die Bestandsminderung wird im Soll des Kontos Wareneingang gebucht. Der Saldo auf dem Konto Wareneingang zeigt wiederum den Wareneinsatz des Geschäftsjahres Soll 1140 Bestand Waren Haben AB lt. Inventur (SBK) Bestandsminderung Soll 5200 Wareneingang Haben Wareneinkauf Bestandsminderung Saldo: Wareneinsatz Der Wareneinsatz i. H. v weist den Einkaufswert der verkauften Waren aus, mit dem der Erlös des Geschäftsjahres 2010 erzielt worden ist. 6

7 9.4 Abschluss der Warenkonten Auf dem Konto Bestand Waren wird wie bereits ausgeführt nur am Beginn des Geschäftsjahres der Anfangsbestand (aus der Schlussbilanz des Vorjahres) und am Ende des Geschäftsjahres der lt. Inventur ermittelte Schlussbestand der Waren gebucht. Der auf dem Konto Bestand Waren verbleibende Saldo zeigt die Bestandsveränderung. Buchung des Minderbestandes: Wareneingang an Bestand Waren Buchung des Mehrbestandes: Bestand Waren an Wareneingang Übersicht: Abschluss der Warenkonten bei Bestandsminderung: Soll 1140 Bestand Waren Haben Anfangsbestand 1. Schlussbestand lt. Inventur 2. Saldo: Wareneingang (B.-Minderung) Soll 5200 Wareneingang Haben Wareneinkauf Bestandsminderung Saldo: GuV Soll 4200 Erlöse Haben Saldo: GuV Umsatzerlöse Warenverkauf) Soll 9999 GuV Haben Wareneinsatz Erlöse Soll 9998 Schlussbilanzkonto Haben 1. Bestand Wein Abb. 1: Quelle: Abschluss der Warenkonten bei Bestandsminderung eigene Darstellung 7

8 Übersicht: Abschluss der Warenkonten bei Bestandsmehrung Soll 1140 Bestand Waren Haben Anf angsbestand 2. Saldo: Wareneingang (Bestandsmehrung) 1. Schlussbestand lt. Inventur Soll 5200 Wareneingang Haben Wareneinkauf 2. Bestandsmehrung Saldo: GuV Soll 4200 Erlöse Haben Saldo: GuV Warenverkauf Soll 9999 GuV Haben Wareneinsatz Erlöse Soll 9998 Schlussbilanzkonto Haben 1. Bestand Wein Abb. 2: Quelle: Abschluss der Warenkonten bei Bestandsmehrung eigene Darstellung Nach den Vorschriften des HGB, 246 Abs. 2, sind die Warenkonten nach dem Bruttoverfahren abzuschließen. Das bedeutet, dass auf dem Gewinn- und Verlustkonto jeweils im Soll der Aufwand der eingekauften Waren (Wareneinsatz) und im Haben die Erträge unsaldiert (brutto) auszuweisen sind. 8

9 9.5 Wirtschaftliche Begriffe zum Warengeschäft Der ermittelte Rohgewinn zeigt den Geschäftserfolg des Unternehmens durch den Einkauf und Verkauf der Waren, z. B.: Erlöse des Jahres Wareneinsatz = Rohgewinn des Jahres 2010 Der Rohgewinn ist dabei der Unterschiedsbetrag zwischen dem wirtschaftlichen Umsatz und dem Wareneinsatz. Das ist die Handelsspanne zwischen den Netto- Einkaufspreisen und den Netto-Verkaufspreisen. Bezogen auf den einzelnen Warenposten wird er auch als Aufschlag bezeichnet. Kauft die Unternehmerin Annika einen Warenposten für netto 5000 ein und verkauft sie diesen Warenposten für netto weiter, dann erzielt sie einen Rohgewinn von Sie hat den Warenposten mit einem Aufschlag von weiterverkauft. Beispiel 6 Der Rohgewinn zeigt den Erfolg des Unternehmens durch den Ein- und Verkauf der Waren. Er wird nicht gesondert in der GuV ausgewiesen. Der endgültige Saldo des GuV-Kontos ist der Reingewinn oder Reinverlust. Wird der Rohgewinn zum wirtschaftlichen Umsatz ins Verhältnis gesetzt, erhält man den Rohgewinnsatz. Berechnung des Rohgewinnsatzes: Rohgewinn x 100 wirtschaft. Umsatz Die Berechnung des Rohgewinnaufschlagsatzes: Rohgewinn x 100 Wareneinsatz Der Rohgewinnaufschlagsatz ist die kaufmännische Bezeichnung für den Kalkulationszuschlag. Die Warenkonten wurden wie dargestellt nach dem Bruttoverfahren gem. 246 Abs. 2 HGB abgeschlossen. Dieses Verfahren wird so bezeichnet, weil auf dem GuV-Konto die Aufwendungen (Wareneinsatz) und die Erträge (Erlöse) unsaldiert, also brutto, ausgewiesen werden. Die meisten Unternehmen wählen für den Abschluss ihrer Warenkonten den Bruttoabschluss. Die Bezeichnung Bruttoabschluss bezieht sich ausdrücklich nicht auf die Umsatzsteuer, obwohl dieser Begriff gerade bei der Umsatzsteuer eine Rolle spielt. 9

10 9.6 Selbstlernaufgaben Beantworten Sie bitte folgende Fragen: 1. Welche Warenkonten werden in der Praxis üblicherweise geführt? 2. Welche Buchungen erfolgen auf dem Konto Wareneingang? 3. Welche Buchungen erfolgen auf dem Konto Erlöse? 4. Welche Buchungen erfolgen auf dem Konto Bestand Waren? 5. In welchem Fall liegt eine Bestandsmehrung vor? 6. In welchem Fall liegt eine Bestandsminderung vor? 7. Wie schließen Sie die Warenkonten ab? 8. Wie ermitteln Sie den Wareneinsatz und den Rohgewinn? 9. Wie ermitteln Sie den Reingewinn? 9.7 Zusammenfassung Die Warenkonten sind mit die wichtigsten Konten der Handelsunternehmen des Großund Einzelhandels. In diesen Betrieben entfällt der allergrößte Teil aller Geschäftsvorfälle auf den Wareneingang und den Warenausgang. Bei den Buchungen dieser Geschäftsvorfälle muss generell beachtet werden, dass der Wareneinkauf und die Warenbestände zum Ende des Geschäftsjahres jeweils mit den Anschaffungskosten (Einstandspreisen) erfasst werden, während der Verkauf der Waren zu Verkaufspreisen gebucht wird. In der Praxis hat sich eine Aufteilung bewährt, nach der ein getrenntes Wareneinkaufskonto und ein Warenverkaufskonto (Erlöse) in der Buchführung geführt werden. Der Einkauf von Waren wird im laufenden Geschäftsjahr auf dem Aufwandskonto 5200 Wareneingang im Soll mit den Nettoeinkaufspreisen zuzüglich aller Anschaffungsnebenkosten gebucht. Dieses Aufwandskonto wird dann am Jahresende über das GuV-Konto abgeschlossen. Der ermittelte Saldo wird als Wareneinsatz bezeichnet. Auf dem Warenverkaufskonto 4000 Erlöse werden sämtliche Buchungen mit den Verkaufspreisen (netto, ohne Umsatzsteuer) erfasst. Das Ertragskonto Erlöse wird am Jahresende über das GuV-Konto abgeschlossen. Der ermittelte Saldo ist der wirtschaftliche Umsatz. Die wertmäßige Differenz zwischen Wareneinkäufen und Warenverkäufen eines Geschäftsjahres bezeichnet man als Rohgewinn bzw. Rohverlust. 10

11 Bestandsänderungen der Waren müssen am Jahresende berücksichtigt werden, um in der Schlussbilanz einen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Schlussbestand auszuweisen. Auf dem Bilanzkonto Bestand Waren wird nur zu Beginn des Geschäftsjahres und zum Ende des Geschäftsjahres jeweils der Anfangs- und Schlussbestand gebucht. 9.8 Hausaufgabe 1. Bilden Sie bitte zu folgenden Geschäftsvorfällen die Buchungssätze (Umsatzsteuer bleibt unbeachtet): 1. Bareinkauf von Waren Wareneinkauf auf Ziel Warenverkäufe bar Warenverkäufe auf Ziel Kunde bezahlt Waren zum Ausgleich der Rechnung zu TZ Banküberweisung an Lieferer zum Ausgleich der Rechnung zu TZ 2 2. Das Unternehmen hat folgende Bestände und Geschäftsvorfälle: Warenanfangsbestand Wareneinkauf Warenverkauf Warenschlussbestand Ermitteln Sie dazu bitte den Wareneinsatz, den Rohgewinn und den Rohgewinnaufschlag sowie den Rohgewinnaufschlagsatz. 9.9 Lösungen zu den Selbstlernaufgaben 1. Das Konto Bestand Waren, das Aufwandskonto Wareneingang und das Ertragskonto Erlöse. 2. Auf dem Konto werden alle Wareneingänge des lfd. Jahres zu Einkaufspreisen gebucht. 3. Alle Warenverkäufe werden auf dem Erlöskonto zu Verkaufspreisen gebucht. 4. Es wird nur der Anfangs- und Endbestand lt. Inventur gebucht. 5. Wenn der Schlussbestand an Waren größer ist als der Anfangsbestand. 6. Sie liegt vor, wenn der Schlussbestand an Waren kleiner ist als der Anfangsbestand. 11

12 7. Der Schlussbestand lt. Inventur wird auf dem Konto Bestand Waren eingebucht und danach der Saldo als Bestandsminderung oder Bestandsmehrung auf das Konto Wareneingang übertragen. 8. Wareneingang Bestandsmehrung = Wareneinsatz oder Wareneingang + Bestandsminderung = Wareneinsatz Wareneinsatz ist der Einkaufswert der verkauften Waren eines Geschäftsjahres. Erlöse Wareneinsatz = Rohgewinn Der Rohgewinn zeigt, welchen Erfolg das Unternehmen durch Einkauf und Verkauf von Waren erzielt hat. 9. Summe der Erträge Summe der Aufwendungen Eigene Notizen 12

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