Dealer Management Systeme. Jahresendearbeiten. FILAKS.PLUS finance (Simultan / Sage 200)

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1 Jahresendearbeiten FILAKS.PLUS finance (Simultan / Sage 200)

2 Inhaltsübersicht 1 Übersicht Jahresabschluss 3 2 Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres Anlegen eines neuen Geschäftsjahres Periodendefinitionen 5 3 Vorarbeiten für den Jahresabschluss Offene Zahlläufe in der Kreditoren-Buchhaltung 6 4 Vorgehensweise Jahresabschluss Provisorischer Geschäftsjahresabschluss Definitiver Geschäftsjahresabschluss Vorbereitungsarbeiten Gewinnverbuchung Buchungen definitiv abschliessen Steuerabrechnung definitiv Datensicherung Definitiven Jahresabschluss durchführen 11 5 Arbeiten nach dem Jahresabschluß Löschen nicht mehr benötigter Konten 12 6 Checkliste 13 Seite 2 von 13

3 1 Übersicht Jahresabschluss In der Vorbereitung können folgende Buchungen speziell gekennzeichnet werden: Abschluss-Buchungen Vor Ausführung des Jahresabschlusses müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Alle Buchungen müssen definitiv verarbeitet sein Das Mehrwertsteuerjournal muss definitiv ausgedruckt sein Die Gewinnverbuchung muss durchgeführt worden sein Das Folgejahr muss eröffnet sein Der Jahresabschluss (Hauptjournal) kann ausgeführt werden. Provisorisch: Dabei wird nur eine Einstellung gesetzt, welche das Buchen verbietet. Ein provisorischer Abschluss ist auch vor den Abschlussarbeiten möglich und kann jederzeit rückgänig gemacht werden. Definitiv: Der definitive Jahresabschluss ist endgültig und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Ins neue Geschäftsjahr werden automatisch die Saldobestände als Eröffnungsbuchungen übertragen. Für die Eröffungsbuchungen verwendet Simultan / Sage 200 als Gegenkonto das in den Einstellungen definierte Konto Eröffnungsbilanz (Einstellungen Finanz). Abgeschlossene Geschäftsjahre bleiben im System erhalten und können nicht mehr verändert werden. Sämtliche Auswertungen stehen aber in vollem Umfang zur Verfügung. Es besteht kein Zwang, das Geschäftsjahr bereits zum Jahresende abzuschliessen. Dadurch besteht die Möglichkeit, nachträglich neue Buchungen oder bestehende Buchungen im alten Geschäftsjahr zu erfassen oder zu bearbeiten, auch wenn diese Buchungen zum Jahresende noch nicht bekannt sind. Auch wenn die vorangegangenen Geschäftsjahre noch nicht abgeschlossen sind, werden alle Saldi korrekt ausgegeben. Seite 3 von 13

4 2 Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres 2.1 Anlegen eines neuen Geschäftsjahres Der Anwender kann zu einem beliebigen Zeitpunkt vor dem Jahresabschluss ein neues Geschäftsjahr eröffnen. Verwenden Sie hierzu im Menu Extras den Punkt Geschäftsjahre bearbeiten. Bei der Anwahl Neu wird Ihnen als neues Geschäftsjahr automatisch das nächstfolgende noch nicht eröffnete Geschäftsjahr vorgeschlagen. Extras Geschäftsjahre bearbeiten Daten Geschäftsjahre bearbeiten Für beide Versionen: Neu Bei Identifikation bitte nur die Jahreszahl 2015 eintragen ohne /01 Speichern hier erstellt Simultan / Sage 200 das neue Geschäftsjahr. Kontopläne und andere Grunddaten werden ins neue Geschäftsjahr übernommen. Möglichkeiten: Ab sofort können sowohl im aktuellen wie auch im neuen Geschäftsjahr Buchungen erfasst werden. Bilanz und Kontoauszüge im neuen Geschäftsjahr berücksichtigen den Saldo des Vorjahres. Auswertungen im neuen Geschäftsjahr können ab jetzt inklusive dem Vorjahresvergleich erstellt werden. Die entsprechenden Saldobestände im neuen Geschäftsjahr berücksichtigen auch Buchungen, die zu einem späteren Zeitpunkt im alten Geschäftsjahr erfasst werden. Seite 4 von 13

5 2.2 Periodendefinitionen Die Perioden des neu angelegten Geschäftsjahres müssen in diesem definiert werden. Bei Bedarf lässt sich ein Geschäftsjahr in beliebig viele Perioden unterteilen üblicherweise je Monat eine Periode. Die einzelnen Perioden müssen lückenlos fortlaufend sein. Buchungen sind durch das Buchungsdatum einer definierten Periode zugeordnet. Es sind keine Periodenabschlüsse notwendig. Stammdaten Periodendefinition Daten Periodendefinition Für beide Versionen: Neu Datum bis eingeben Bezeichnung eingeben Speichern Beispiel: Seite 5 von 13

6 3 Vorarbeiten für den Jahresabschluss Simultan / Sage 200 arbeitet mit verschiedenen Buchungstypen. Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss sind folgende Buchungstypen interessant: 3.1 Offene Zahlläufe in der Kreditoren-Buchhaltung Nicht verbuchte Kreditoren-Zahlungsläufe: Diese können im Folgejahr verbucht werden und erhalten dabei ein Valutadatum innerhalb des Folgejahres. Seite 6 von 13

7 4 Vorgehensweise Jahresabschluss 4.1 Provisorischer Geschäftsjahresabschluss Bevor ein Geschäftsjahr definitiv abgeschlossen werden muss, bietet Simultan / Sage 200 die Variante, ein Geschäftsjahr provisorisch abzuschliessen. Der provisorische Abschluss gibt Ihnen die Möglichkeit, das Geschäftsjahr für die Bearbeitung zu sperren, ohne dass Sie irgendwelche speziellen Vorkehrungen treffen müssen. Der Status Provisorisch abgeschlossen lässt sich jederzeit wieder zurücksetzen. Extras Geschäftsjahre bearbeiten Jahresabschluß Geschäftsjahre bearbeiten Für beide Versionen: Geschäftsjahr wählen Checkbox Provisorisch abgeschlossen einschalten und speichern Beispiel: Ab jetzt können in diesem Geschäftsjahr keine Buchungen mehr erfasst und verändert (mutiert) werden, die Auswertungen stehen in vollem Umfang zur Verfügung. Die Markierung Provisorisch abgeschlossen kann jederzeit wieder entfernt werden. Damit steht das Geschäftsjahr wieder normal zur Bearbeitung zur Verfügung. Seite 7 von 13

8 Mit dieser Vorgehensweise lässt Ihnen das Programm offen, einen definitiven Jahresabschluss erst nach einer Revision durchzuführen und trotzdem sicherzustellen, dass im alten Geschäftsjahr keine Buchungen mehr erfasst werden. 4.2 Definitiver Geschäftsjahresabschluss Vorbereitungsarbeiten Bevor der definitive Geschäftsjahresabschluss durchgeführt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt werden: Der Gewinn muss verbucht sein Die Bilanz/Erfolgsrechnung darf keinen Saldo ausweisen. Der Saldo muss als Gewinn/Verlust ausgebucht werden. Alle Buchungen müssen definitiv verarbeitet sein Sämtliche Buchungen sowohl des Hauptbuches wie auch der Nebenbücher Debitoren und Kreditoren und der Kostenrechnung müssen definitiv abgechlossen sein Die Steuerabrechnung muss per Ende Geschäftsjahr definitiv ausgedruckt sein Im Menu Ansicht - Finanz - Steuern - Steuerjournal mit Status definitiv ausdrucken Datensicherung Stellen Sie sicher, dass eine separate Datensicherung mit dem Stand vor dem Jahresabschluss besteht Gewinnverbuchung Simultan / Sage 200 erstellt keine automatische Gewinn-/Verlustbuchung. Der Saldo wird gemäss Ihren Kriterien per Ende Geschäftsjahr als normale Hauptbuch-Buchung erstellt. Für Simultan / Sage 200 gilt der Gewinn als verbucht, wenn Bilanz und Erfolgsrechnung kein "unverbuchtes Ergebnis" mehr aufweisen. Hinweis: Im Kontenplan besteht die Möglichkeit, ein "Pseudo-Konto" für das "unverbuchte Ergebnis" einzurichten. Damit kann dieses Ergebnis an einer frei wählbaren Stelle in der Bilanz oder Erfolgsrechnung ausgegeben werden: Stammdaten Kontenplan Hauptbuch Kontenplan Für beide Versionen: Im Bereich der Bilanz-Konten und im Bereich der Erfolgs-Konten kann je 1 Konto eingerichtet werden mit der Option "Gewinn/Verlust". Seite 8 von 13

9 Buchungen definitiv abschließen Datei Buchungen abschließen Hauptbuch Abschließen Buchungen abschließen Für beide Versionen: Sie haben nun folgende Auswahlmöglichkeit: Abschluss bestimmter Buchungsarten Abschluss aller Buchungen, inklusive Nebenbücher und Betriebsbuchhaltung Abschluss nur der Steuerbuchungen Abschluss nur derjenigen Buchungen, die Sie erfasst haben (eigene Buchungen) Damit der Jahresabschluss korrekt durchgeführt werden kann, müssen alle Buchungen bis Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen sein. Seite 9 von 13

10 Steuerabrechnung definitiv Ansicht Finanzbuchhaltung Steuern Steuerjournal Hauptbuch Journal Vor dem Jahresabschluss muss das Steuerjournal mit allen Buchungen per Ende Geschäftsjahr definitiv gedruckt werden. Beispiel: Datensicherung Stellen Sie sicher, dass Sie im Besitz einer Datensicherung des Standes der Finanzbuchhaltung vor dem Jahresabschluss sind. Die entsprechende Sicherungskassette aus der täglichen Datensicherung separat aufbewahren und durch eine neue Kassette ersetzen. Seite 10 von 13

11 4.2.2 Definitiven Jahresabschluss durchführen Vorsicht: Der Jahresabschluss kann nicht rückgängig gemacht werden! Wurde die Datenbank vorher gesichert? Sind alle Vorbereitungsarbeiten ausgeführt, kann nun das Geschäftsjahr definitiv abgeschlossen werden: Extras Finanzbuchhaltung Jahresabschluss Hauptjournal Jahresabschluss Jahresabschluss Hauptjournal 2015 Geschäftsjahr Nach dem Ausführen dieser Funktion und der anschließenden Meldung Der Abschluss konnte erfolgreich durchgeführt werden ist das Geschäftsjahr nun definitiv abgeschlossen. Im nachfolgenden Geschäftsjahr wurden Eröffnungsbuchungen erstellt für alle Bilanzkonten mit Saldo ungleich 0. Sämtliche Auswertungen können nach wie vor erstellt werden. Buchungen mit Buchungsdatum im abgeschlossenen Geschäftsjahr können in keiner Applikation mehr erstellt oder verändert werden. Seite 11 von 13

12 5 Arbeiten nach dem Jahresabschluß 5.1 Löschen nicht mehr benötigter Konten Falls ein Sach-Konto (GuV-Konto) beim Jahresabschluss einen Null-Saldo aufwies und im neuen Geschäftsjahr nicht mehr geführt wird, kann dieses jetzt gelöscht werden. Ein nicht mehr benötigtes Konto kann auch nur gesperrt werden. Dadurch ist es nicht mehr bebuchbar, steht aber z. B. bei Vorjahresvergleichen immer noch zu Verfügung. Im Kontenplan auf dem betreffenden Konto: Bei "Sperren ab": Ein Datum einsetzen. Hinweis: Falls durch Differenzbuchungen (z. B. durch Skonti bei Zahlungen) eine Buchung auf ein nicht mehr bestehendes Konto entstünde, wird an seiner Stelle das "Ersatz-Konto" bzw. die "Ersatz-Kostenstelle" verwendet. Siehe unter Extras Einstellungen Finanzbuchhaltung 1 / 2 "Ersatz-Konto" Seite 12 von 13

13 6 Checkliste Ich möchte den Jahresabschluss in Simultan / Sage 200 durchführen. Habe ich folgende Bedingungen erfüllt? Vorbereitungsarbeiten Administration: Ist das Folgejahr eröffnet? Bin ich im Besitz einer separaten Datensicherung? Vorbereitungsarbeiten Zusatzapplikationen: Sind alle Buchungen aus der Auftragsbearbeitung FILAKS.PLUS, FILAKS oder AUTO+ übertragen? Sind alle Buchungen aus der Personalbuchhaltung übertragen? Sind alle Daten aus der Connect-Schnittstelle verarbeitet? Vorbereitungsarbeiten Kreditorenbuchhaltung: Sind noch unerledigte (pendente) Zahlungsläufe erfasst, die verbucht werden können? Vorbereitungsarbeiten Finanzbuchhaltung: Ist der Gewinn verbucht? Sind alle Buchungen definitiv abgeschlossen? Ist das Steuerjournal per Ende Geschäftsjahr definitiv gedruckt? Generell: Ist es notwendig, den definitiven Jahresabschluss jetzt durchzuführen, oder schliesse ich im Moment das Geschäftsjahr erst provisorisch ab? Vor dem definitiven Abschluss: Bin ich im Besitz einer separaten Datensicherung mit dem definitiven Endzustand? Nach dem definitiven Abschluss: Enthält der Kontenplan nicht mehr benötigte Sach-/GuV-Konten (sperren, evtl. löschen)? Seite 13 von 13

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