ecommerce Der schnelle und einfache Weg zu 3M

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1 ecommerce Der schnelle und einfache Weg zu 3M 3M Deutschland GmbH Carl-Schurz-Straße 1 Postfach Neuss Telefon /14-0 Telefax / innovation.de@mmm.com Stand: September 2005

2 Inhalt Vorwort Seite 4 Einleitung Seite 5 EOC Enterprise Order Center Seite 6 EOC Flatfile Seite 8 EDI Electronic Data Interchange Seite 10 XL-Lite Seite 12 Clearing Center Seite 13 emarketplace Seite 14 B2B via XML Seite 16 Zusammenfassung Seite 17 Impressum Redaktion: Uta Kriesten, Axel Püschl Layout, Gestaltung und Realisation: Astrid Plambeck, Tel.: 02131/ Druck: Print Park, Neuss 2 3

3 Vorwort Einleitung Als wichtiger Kunde und Geschäftspartner stehen Sie bei 3M im Mittelpunkt. In unserem gemeinsamen Bemühen um höchste Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit spielen elektronischer Austausch und Bereitstellung aktueller und ausgewählter Geschäftsinformationen eine immer größere Rolle. In Zeiten lahmender Konjunktur, in denen und Erfolgsdruck für die Unternehmen kräftig steigen, werden neue Technologien, die die Prozesse im Unternehmen beschleunigen und somit die senken, immer wichtiger. Dies kann ohne den Einsatz moderner Informationstechnologien kaum mehr in ausreichendem Maße sichergestellt werden. Durch die Beschaffung von Gütern auf elektronischem Wege können große Einsparpotenziale realisiert werden. Diese resultieren vor allem aus der Straffung, der klaren Definition und der Elektronisierung der Prozesse. Dies umfasst elektronische Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und auch Rechnungen sowie die Online- Abfrage des Bestellstatus und der Produktverfügbarkeit. Welche Möglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs im Sinne von ecommerce/ebusiness es in Zusammenarbeit mit der 3M Deutschland GmbH gibt, soll in dieser Broschüre kurz erläutert werden. Grundsätzlich lässt sich der Kreislauf eines Bestellvorgangs wie folgt darstellen: Die Schwächen der traditionellen Beschaffungsprozesse wie Fehleranfälligkeit, hohe Prozesskosten und lange Beschaffungszeiten können durch die der elektronischen Beschaffung wie reduktion, Zeitersparnis und Qualitätssteigerung gelöst werden. Durch die Kombination von ecommerce-technologien ist es möglich, diesen Kreislauf und damit die Geschäftsprozesse durch Automatisierung zu vereinfachen. Dies hilft sowohl die zu reduzieren als auch die Auftragsabwicklung schneller und, u. a. durch Austausch der Stammdaten, weniger fehleranfällig zu gestalten. Durch neue Internet-Technologien besteht neben EDI heutzutage auch für kleinere und mittelständische Unternehmen die Möglichkeit, kostengünstig elektronische Transaktionen durchzuführen. Die im Folgenden beschriebenen technischen Möglichkeiten unterstützen diesen Kreislauf unterschiedlich stark. 3M möchte die Bestellprozesse mit seinen Geschäftspartnern für beide Seiten effizienter gestalten und setzt hier u. a. auf elektronische Möglichkeiten zur Prozessoptimierung für die beteiligten Partner. 4 5

4 EOC Enterprise Order Center (webbasierendes eshop-system) Das EOC ist der individualisierte eshop für die Kunden der 3M: Mittels einer Kennung und eines Passworts loggen Sie sich im Online-Shop der 3M ein. Durch ihr passwortgeschütztes Log-in sind Sie automatisch mit den Daten Ihrer Firma bzw. Firmengruppe verbunden. EOC bietet viele nützliche Funktionen rund um Ihre Bestellungen: - Online-Abfrage des aktuellen Auftragsstatus - Online-Prüfung der Produktverfügbarkeit - Online-Rechnungssuche - Individuelle Hinterlegung von Einkaufslisten - Online-Kalkulation der Bestellung mit den individuell gültigen Preisen Mit der Funktion blanko Bestellung können Sie Produkte anhand der 3M Kurzkennung, der 3M Katalognummer oder aber Ihrer eigenen Artikelnummer bestellen. Sollte Ihnen keine der drei obigen Kennungen bekannt sein, können Produkte auch anhand der Artikelbezeichnung über die Funktion Produktsuche gefunden werden. Ihre Einkaufsliste erstellt sich automatisch aus den bisher über EOC bestellten Produkten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, diese Einkaufsliste zu ändern und/oder sich weitere, individuelle Einkaufslisten anzulegen und als Bestellvorlage zu nutzen. Egal welche der drei Funktionen Sie wählen: Sie geben für jedes Produkt Ihre Bestellmenge ein und legen die Position(en) anschließend in Ihren Einkaufswagen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit frei zwischen den einzelnen Funktionen zu wechseln. Ein kleines Symbol zeigt Ihnen immer die aktuelle Anzahl der Positionen in Ihrem Einkaufswagen an. Nach einer letztmaligen Prüfung Ihrer Bestellung platzieren Sie diese dann über die Funktion Checkout online bei 3M. EOC Bestellungen sind besonders für Kunden ohne eigenes Warenwirtschaftssystem geeignet, die stets über den aktuellen Auftragsstatus informiert sein möchten. - Internetzugang - 24 x 7-Stunden-Service - Online-Abfrage des aktuellen Auftragsstatus - Online-Prüfung der Produktverfügbarkeit - Online-Rechnungssuche - Hinterlegung von individuellen Einkaufslisten - Online-Kalkulation der Bestellung mit den individuell gültigen Preisen - Schnelle Auftragsbearbeitung durch 3M - Auftragsbestätigung via - Reduktion von Fax- und Telefonkosten - Keine - Kein Implementierungsaufwand - Falls Ihr Unternehmen ein eigenes Warenwirtschaftssystem hat, so müsste die Bestellung ggf. zweimal erfasst werden. Allerdings kann hier das EOC Flatfile Abhilfe schaffen. - für Zugang und Nutzung des Internets (i.d.r. vorhanden) 6 7

5 EOC Flatfile EOC Flatfile ist eine aus Ihrem Warenwirtschaftssystem erstellte Textdatei, die über die Webseite des EOC online an 3M versendet werden kann. Die Bestellung wird wie bisher in Ihrem Warenwirtschaftssystem generiert und durch ein Extraktprogram auf Ihrem Rechner gespeichert. Danach loggen Sie sich in das 3M EOC. Wenn Sie nun im Menü Hochladen einer Bestelldatei auf Durchsuchen klicken, durchsucht das System Ihren gesamten Rechner nach Dateien. An dieser Stelle wählen Sie die zuvor aus Ihrem Warenwirtschaftssystem generierte Bestellung aus. Die Bestellung wird nun automatisch in Ihren Einkaufswagen in EOC geladen und online an 3M übermittelt. EOC Flatfile ist besonders für Kunden geeignet, die ein eigenes Warenwirtschaftssystem haben und zugleich die des EOC nutzen möchten. - Aus eigenem Warenwirtschaftssystem erzeugte Textdatei - Internetzugang - Wie EOC - Durch den Transfer der Textdatei entfällt die doppelte Bearbeitung im Warenwirtschaftssystem und im EOC - Geringer aufwand (s. ) - Programmierungsaufwand für die Erzeugung einer Textdatei aus Ihrem Warenwirtschaftssystem ca bis

6 EDI Electronic Data Interchange Der weitere Ablauf Ihrer Bestellung erfolgt auch auf elektronischem Weg. Die Auftragsbestätigung, das Lieferavis und die Unter EDI ist der elektronische Datenaustausch zweier Unternehmen in standardisierter und strukturierter Form Rechnung können ebenfalls via EDI gesendet und automatisch in Ihr System eingespielt werden. zu verstehen. Nach der Erfassung Ihrer Bestellung im internen Warenwirtschaftssystem setzt der EDI Konverter die Daten in das 400 Bestellpositionen pro Jahr. EDI eignet sich für Kunden mit mehr als vereinbarte EDI Standardformat (z. B. UN/EDIFACT oder VDA) um. Der Austausch der Daten erfolgt in der Regel über öffentliche und private Netzwerke sogenannte VANs (Value - Eigenes Warenwirtschaftssystem Added Networks z. B. Telekom X.400, IBM VAN oder GEIS - EDI Konverter/Infrastruktur (Hard- und Software) VAN). Die EDV-Systeme der Geschäftspartner sind also nie direkt miteinander verbunden. Verschiedene Anwendungsschnittstellen sorgen in der Prozesskette für die integrierte Weiterverarbeitung empfangener EDI Daten ohne manuelle Zwischenschritte. Sie werden im Rahmen von Standard-Softwarepaketen als Zusatzoptionen angeboten oder müssen individuell für Ihre Inhouse- Anwendung erstellt werden x 7-Stunden-Service - Hohes Integrationspotenzial (Bestellung, Rechnung, Lieferavis, Auftragsbestätigung, VMI) - Offener Standard - Optional individuelle Anpassung der Mappings - Individuelle Produkt-/Preiskataloge können elektonisch ausgetauscht werden - Beschleunigung von Geschäftsprozessen - Vermeidung manueller Erfassungsvorgänge - Papierlose Geschäftsabwicklung weniger Briefe, weniger Faxe, weniger Telefonate - Abgleich von Geschäftsdaten weniger Fehler, weniger Reklamationen - Freistellung von Personal für zusätzliche Added-Value - Services - Inhaltlich verbesserte und effizientere Analyse von Geschäftsdaten und -prozessen - Aussagefähigere Verkaufs- und Marketinginformationen - Stärkung der eigenen Wettbewerbsposition - Schaffung strategischer Allianzen im Sinne von Win- Win-Partnerschaften - Rationalisierung externer Abläufe (z. B. keine Buchung von Rechnungen) - Im Vergleich zu den Alternativansätzen relativ hoher Investitions- und Implementationsaufwand - Kontinuierliche Stammdatenpflege notwendig - Investitionskosten für Hard- und Software von ca für Kommunikationsdienstleister - Wartungskosten - Personalkosten für Vorbereitung, Installation und Betreuung des EDI Systems 10 11

7 XL-Lite Clearing Center Mit XL-Lite werden Bestellungen als Excel-Dateien über zwischen Ihrem Unternehmen und 3M ausgetauscht. Bei dieser Anwendung erstellt der 3M Kundenbetreuer ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Bestellformular in Form einer Excel-Datei. Diese Datei enthält eine Liste mit allen für Ihr Unternehmen relevanten Produkten, die entsprechenden Preise sowie sämtliche für Sie in Frage kommenden Lieferanschriften. Um zukünftig Bestellungen bei 3M platzieren zu können, speichern Sie das Excel-Bestellformular als Originaldatei einfach auf Ihrem Rechner ab. Da diese Originaldatei speziell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Formate beinhaltet, sollte sie in ihrer Ursprungsform erhalten bleiben und nicht verändert werden. Möchten Sie nun eine Bestellung bei der 3M tätigen, füllen Sie einfach das vorbereitete Bestellformular aus, speichern dieses unter einem anderen Namen auf Ihrem PC und schicken die Datei als Anhang per an Ihren Kundenbetreuer. Ihre Auftragsdaten werden mit Hilfe einer Schnittstelle automatisch in das 3M interne Warenwirtschaftssystem übertragen und die Bestellung umgehend ausgeführt. Die Möglichkeit per XL-Lite zu bestellen ist vor allem für Kunden mit einer überschaubaren Produktpalette geeignet, die zudem nicht über ein eigenes Warenwirtschaftssystem verfügen. - -anschluss - Mindestens MS Excel 97 - Verlässlichkeit der Daten (begrenzte Fehlermöglichkeit aufgrund vorgepflegter Daten) - Schnelle Auftragsbearbeitung durch 3M - Keine - Kein Implementierungsaufwand - Falls Ihr Unternehmen ein eigenes Warenwirtschaftssystem hat, so müsste die Bestellung ggf. zweimal erfasst werden. Allerdings könnte das durch die Entwicklung eines Makros, welches das Excel-Bestellformular aus Ihrem Warenwirtschaftssystem automatisch befüllt, umgangen werden. Eine weitere Alternative wäre das EOC Flatfile. - Keine Ein Clearing Center wird durch einen externen Dienstleister betrieben, der Dateien beliebigen Formats in ein gewünschtes Format umsetzen kann Sie erfassen den Auftrag in Ihrem Warenwirtschaftssystem und nutzen dann existierende Schnittstellen Ihres Warenwirtschaftssystems, um die Bestelldaten zu extrahieren. Danach schicken Sie die Daten z. B. über das Internet an das Clearing Center, das diese in das gewünschte Format (z. B. EDI) für den Lieferanten (in unserem Fall 3M) umsetzt und dann weiterleitet. Das Clearing Center ist vor allem für Kunden geeignet, die ein hohes Aufkommen an standardisierten Bestellungen haben, jedoch nicht ein eigenes EDI System implementieren wollen. - Warenwirtschaftssystem - Internetzugang - Standardisierte Bestellprozesse für verschiedene Lieferanten - Mit Einschränkung können die von EDI genutzt werden - Überschaubare - Schnellere Auftragsbearbeitung durch 3M - Abhängigkeit vom Dienstleister - Abhängig vom jeweiligen Betreiber des Clearing Center, z. B. Zutrittsgebühren und transaktionsbezogene 12 13

8 emarketplace Elektronische Marktplätze sind virtuelle Handelsplätze, in denen Unternehmen ihre Geschäfte elektronisch abwickeln. Im Internet befinden sich sogenannte Marktplätze, auf denen verschiedene Kunden und Lieferanten aufeinander treffen. Vor der Auswahl eines passenden Marktplatzes sollten Sie diesen gründlich im Hinblick auf die Teilnehmer und Integrationsmöglichkeiten untersuchen. Neben dem einfachen Web- Interface, das jeder Marktplatz anbietet, sollte der ausgewählte Platz die Möglichkeit an die Anbindung Ihres internen Datensystems geben. Dadurch gelangen Ihre Anfragen und Angebote automatisch in den Markplatz. Als Kunde kann Ihr Unternehmen gezielt mit Hilfe von Lieferverzeichnissen nach geeigneten Lieferanten und Produkten suchen. Sie können mit einer Reihe von Lieferanten besondere Konditionen aushandeln und für Ihre Mitarbeiter den Zugriff auf diese Lieferantenauswahl beschränken. Auch stellen einige Firmen ihren Beschaffungsbedarf in einen Marktplatz und Sie haben die Möglichkeit, ein entsprechendes Angebot abzugeben und somit zusätzlichen Umsatz zu generieren. emarketplaces sind für alle Kunden geeignet, soweit die entsprechende Branche im Netz vertreten ist und bereits eine Konsolidierung/Standardisierung bei den Anbietern stattgefunden hat. - Internetzugang - Ggf. Schnittstellen Ihres Warenwirtschaftssystems, um Anfragen und Angebote automatisch in den Marktplatz stellen zu können - Standardisierte Bestellprozesse für verschiedene Lieferanten - Senkung der Transaktionskosten - Verbesserung der Preisfindung - Erschließung neuer Marktsegmente - Leistungsfähige Lieferanten - Hohe Markttransparenz - Bisher haben sich emarketplaces nur in wenigen Branchen etabliert, so dass eine Konsolidierung/Standardisierung noch nicht stattgefunden hat - Integrationsaufwand mit internem Warenwirtschaftssystem - Hoher Pflegeaufwand bei den Produktkatalogen auf der Lieferantenseite - Abhängig vom jeweiligen Betreiber des emarketplace, z. B. Zutrittsgebühren und transaktionsbezogene 14 15

9 B2B via XML Zusammenfassung Ähnlich wie beim EDI werden die Daten zwischen Ihrem Unternehmen und 3M automatisch übertragen. Bei dieser Lösung gibt es allerdings keine normierten Strukturvorgaben für die Daten. Die Struktur wird individuell auf Basis von XML zwischen den Geschäftspartnern festgelegt. Das XML- Format ist unabhängig von Datenbanken, Anwendungssystemen und Komponenten und somit ein äußerst effektives Instrument. Somit bietet Ihnen dieses Format die größtmögliche Flexibilität eines sicheren Datenaustausches an, allerdings rentiert sich der Aufwand nur bei entsprechenden speziellen Anforderungen, die nicht durch EDI abgedeckt werden können. Die Bestellungen werden in Ihrem internen Warenwirtschaftssystem erfasst, automatisch in ein XML-Format übersetzt und entweder per Internet oder Clearing Center an 3M versendet. Dort werden die XML-Daten in das Warenwirtschaftssystem von 3M übersetzt und verarbeitet. XML-B2B ist geeignet für Großkunden mit hohem Bestellpotenzial und eigener IT-Abteilung. - Warenwirtschaftssystem - Internetzugang - Eigene IT-Abteilung - Wie bei der Nutzung von EDI, aber mit größerer Flexibilität - Schnellere Auftragsbearbeitung durch 3M - Komplett individualisierbare Schnittstellen - Hoher Zeit- und aufwand - Hohe Implementierungsdauer - Eigene IT-Abteilung erforderlich - Da das Datenformat individuell zwischen Kunde und Lieferant abgesprochen wird und damit nicht standardisiert ist, bedeutet die Anbindung weiterer Geschäftspartner erhöhten Aufwand. - Abhängig von der Applikation Über die verschiedenen Möglichkeiten des elektronischen Datentransportes, die das Unternehmen 3M seinen Geschäftspartnern anbietet, konnten Sie sich mit Hilfe dieser Broschüre einen ersten Überblick verschaffen. Neben den Vor- und n der einzelnen ecommerce- Technologien wurde auch auf die zu erwartenden hingewiesen, die sich in der Regel relativ kurzfristig amortisieren. Um Sie bei Ihrer individuellen -Nutzen-Rechnung zu unterstützen, hat die 3M einen relativ einfachen Returnof-Investment-Kalkulator entwickelt (siehe Seite 18). 3M bietet sich Ihnen in allen Phasen der ecommerce- Projektabwicklung als kompetenter Gesprächspartner an. Bei 3M betreiben wir z. B. EDI seit über 15 Jahren, in zahlreichen Märkten und allein in Deutschland mit über 200 Geschäftspartnern. Mit Ihnen gemeinsam können wir eine Strategie entwickeln, die ganz auf die Anforderungen und Bedürfnisse sowie die langfristigen Geschäftsziele Ihres Unternehmens ausgerichtet ist. Um das Potenzial von ecommerce optimal zu nutzen, ist es erforderlich, unsere gemeinsamen Geschäftsziele mit den Möglichkeiten, der verschiedenen ecommerce-technologien und Verfahren aufeinander abzustimmen. Wir stehen Ihnen gerne zur Beantwortung weiterer Fragen zum Thema ecommerce zur Verfügung. Bitte sprechen Sie auch Ihren 3M Außendienstmitarbeiter und/oder Kundenbetreuer auf das Thema an

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