MonKey Office Buchhaltungsgrundlagen

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1 MonKey Office Buchhaltungsgrundlagen

2 Impressum Copyright 2012 ProSaldo GmbH. Alle Rechte bleiben vorbehalten. CustomEditField 2010 by Alex Restrepo. Alle Angaben in dieses Handbuch wurden sorgfältig erarbeitet, erfolgen jedoch ohne Gewähr. Die beschriebene Software einschließlich dieses Handbuchs ist urheberrechtlich geschützt. Kein Teil des Handbuchs oder der Software darf in irgendeiner Form ohne Zustimmung der Autoren kopiert, vervielfältigt oder in elektronischen Medien publiziert werden. Eine Ausnahme gilt für das Anfertigen von Sicherungskopien der Software zum eigenen Gebrauch sowie die Weitergabe des kompletten Programmpaketes in Form einer Testversion. Änderungen in der Bedienung und Funktionalität des Programms gegenüber Angaben in dieser Beschreibung aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben ausdrücklich auch ohne Vorankündigung vorbehalten. ProSaldo und Mon(K)ey sind eingetragene Warenzeichen der ProSaldo GmbH. Wir weisen darauf hin, dass die verwendeten Bezeichnungen und Markennamen anderer Firmen im allgemeinen warenzeichen-, markenoder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Buchhaltungsgrundlagen Ausgabe 10.0 Kontakt ProSaldo GmbH Ostrower Str. 14 D Cottbus Telefon: (+49) Internet:

3 Inhalt Über dieses Handbuch 5 Die Buchführung verstehen 6 Gesetzliche Grundlagen der Buchführung 6 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 6 Arten der Gewinnermittlung 7 Betriebsvermögensvergleich! 7 Einnahmen-Überschussrechnung! 7 Berechtigter Personenkreis für die Überschussrechnung! 8 Konten und Buchungen 8 T-Konto! 9 Buchung und Gegenbuchung! 9 Buchungssatz! 9 Kontenarten! 10 Eröffnung von Bilanz-/Bestandskonten! 10 Buchen auf Bestandskonten! 11 Buchen auf GuV-/Erfolgskonten! 12 Kontenrahmen und Kontenplan 12 Kontenklassen des SKR 03! 13 Kontenklassen des SKR 04! 13 Umsatzsteuer 14 Rechnungen! 14 Steuersätze und Steuerbefreiung! 15 Vorsteuer! 15 Umsatzsteuer als Soll- oder Ist-Versteuerung! 15 Umsatzsteuervoranmeldung! 16 Zusammenfassende Meldung! 17 Eingeben der Eröffnungswerte 18 Die Übernahme der Anfangsbestände 18 Saldenübernahme im laufenden Geschäftsjahr 20 Anlagegüter abschreiben 21 Voraussetzungen für die Abschreibung 21 Abschreibungsmethoden 21 Erinnerungswert/Restwert! 22 Lineare Abschreibung! 22 Abschreibung nach Leistungseinheiten! 23 Degressive Abschreibung! 24 Wechsel der Abschreibungsmethode! 25 Außerplanmäßige Abschreibung! 25 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)! 26 GWG-Sammelposten ab 2008! 26 GWG ab 2010! 26 Buchen im Sachanlagenbereich 27 Die Anschaffung von Anlagegütern! 27 Anlagegüter abschreiben! 27 Der Verkauf von Anlagegütern! 28! Inhalt! 3

4 Support 31! Inhalt! 4

5 Über dieses Handbuch Mit der Ihnen vorliegenden Version eines unserer Programme aus der MonKey Office-Reihe verfügen Sie über eine leistungsfähige, komfortable und aktuelle Lösung für Ihre Auftragsverwaltung und/oder Buchhaltung. Dieses Buch soll dabei helfen, grundlegende Kenntnisse über die Funktionsweise der betrieblichen Buchhaltung zu vermitteln oder aufzufrischen. Sie werden möglicherweise zusätzliche Kenntnisse im Bereich Buchführung benötigen, welche hier nicht vermittelt werden können. Zu diesem (sehr großen) Themenbereich finden Sie sowohl bei ProSaldo als auch im Buchhandel entsprechende und aktuelle Literatur. Bei schwierigen Problemen sollten Sie sich in jedem Fall auch mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Achtung: Aufgrund der oftmals kurzfristigen Änderungen im Steuerrecht können wir die Aktualität der in diesem Handbuch erläuterten steuerlichen Regelungen oder Programmvoreinstellungen nicht immer gewährleisten. Informieren Sie sich daher in jedem Fall auch aus aktuellen Veröffentlichungen über solche Änderungen. Beispiele und gesetzliche Hinweise beziehen sich normalerweise auf die Anwendung in Deutschland unter Verwendung des Kontenplans DATEV SKR 03. Alle Ausführungen sind funktionsgleich sowohl für Mac OS X als auch für Windows 7/Vista/XP erhältlich. Detaillierte tabellarische Funktionsvergleiche finden Sie auf der Webseite von ProSaldo unter In diesem Handbuch wird im Allgemeinen nur der Begriff MonKey Office verwendet, da die Programme an vielen Stellen identisch sind. Sollte es an einer Stelle doch Unterschiede geben, so wird explizit darauf hingewiesen. Bildschirmfotos können sowohl aus der Mac- als auch aus der Windows-Version der jeweiligen Anwendung stammen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit MonKey Office und viel Erfolg. Ihr ProSaldo-Team! Über dieses Handbuch! 5

6 Die Buchführung verstehen Die Grundlagen der Buchführung wurden im frühen 14. Jahrhundert in Italien entwickelt, ebenso wie die heute übliche doppelte Buchführung aller Kaufleute. An der grundsätzlichen Technik hat sich bis heute wenig verändert, allerdings gibt es inzwischen von staatlicher Seite feste Vorgaben zur Organisation und Ausführung der Buchführung in Unternehmen verschiedener Größenklassen. Durch diese einheitlichen Vorschriften wird die Vergleichbarkeit und steuerliche Gleichbehandlung unterschiedlicher Unternehmen ermöglicht. Gesetzliche Grundlagen der Buchführung Die so genannte Finanz- oder Geschäftsbuchführung eines Unternehmens ist die zeitlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Sie spiegelt das gesamte Unternehmensgeschehen nach außen wieder und ist natürlich für den Unternehmer selbst die wichtigste Informationsquelle über die wirtschaftliche Lage seines Unternehmens. Außerdem ist sie gesetzlich zur Ermittlung der Steuern in den meisten Fällen zwingend vorgeschrieben. Die gesetzlichen Grundlagen der Buchführung gliedern sich in handelsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften und sind zu finden in: Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Einkommensteuergesetz (EStG) Körperschaftsteuergesetz (KStG) Umsatzsteuergesetz (UStG) Steuerrichtlinien Durchführungsverordnungen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Damit eine Buchführung im steuerrechtlichen und im handelsrechtlichen Sinne als ordnungsgemäß angesehen wird, muss sie nach bestimmten, allgemein anerkannten Normen und Regeln beschaffen sein. Die in den Gesetzen, Verordnungen und sonstigen Bestimmungen einschließlich des Handelsbrauches aufgeführten Normen für die Buchführung von Unternehmen nennt man Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), bzw. mit Einführung der EDV-Buchführung die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Achtung: Der wichtigste Grundsatz lautet: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann ( 238 HGB, 145 AO). Weitere wichtige Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung sind: Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, daraus folgt: Keine Buchung ohne Beleg! Von allen Schriftstücken, die mit der Buchführung zusammenhängen, müssen Kopien aufbewahrt werden. Alle Buchungsbelege, Konten, Anlagenverzeichnisse, Eröffnungs- und Abschlussbilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie das verwendete Buchführungsprogramm sind zehn Jahre lang gesondert aufzubewahren. Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, s und andere digitale Dokumente sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen können alle weiteren Buchführungsunterlagen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (vgl. 147 AO). Beachten Sie bei der Aus-! Die Buchführung verstehen! 6

7 wahl der Datenträger jedoch die begrenzte Haltbarkeit einiger magnetischer bzw. optischer Datenträger. So weisen z.b. Disketten nach 3-4 Jahren Lagerzeit oft fehlerhafte Sektoren auf. Für die Führung der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen muss eine lebende Sprache verwendet werden, die Bedeutung von Abkürzungen oder Symbolen muss eindeutig festgelegt sein. Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. Die Eintragungen in Büchern und sonstigen Aufzeichnungen müssen vollständig, wahrheitsgemäß, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Einnahmen und Ausgaben der Kasse sollen täglich aufgezeichnet werden, alle anderen Geschäftsvorfälle sollen zeitnah erfasst werden. Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Fehlerhafte Buchungen werden nachvollziehbar durch Umkehrbuchungen (Stornierungen) und anschließendes Neubuchen korrigiert. Alle Buchungen sollen mit fortlaufenden, lückenlosen und unveränderlichen Nummern versehen werden Arten der Gewinnermittlung Steuerrechtlich sind zwei verschiedene Arten der Gewinnermittlung zu unterscheiden. Zum einen ist dies die Gewinnermittlung nach 4 Abs. 1 bzw. 5 EStG, auch als Betriebsvermögensvergleich (Doppelte Buchführung mit Bilanz und GuV) bezeichnet, zum anderen die Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG, auch als Überschussrechnung oder Einnahmen-Überschussrechnung bezeichnet. Betriebsvermögensvergleich Die Gewinnermittlung nach 4 Abs. 1 bzw. 5 EStG geht davon aus, dass das Betriebsvermögen an einem Stichtag mit dem Betriebsvermögen des vorangegangenen Stichtags verglichen wird. Als Gewinn gilt die durch betriebliche Vorgänge veranlasste Änderung des Betriebsvermögens, d.h. Privatentnahmen oder Privateinlagen, welche das Betriebsvermögen im Laufe des Wirtschaftsjahres vermindert oder vermehrt haben, müssen wieder hinzugerechnet bzw. abgezogen werden. Hieraus ergibt sich das folgende Schema für die Gewinnermittlung:! Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres 02 -! Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres 01 = Vermögensänderung (Mehrung oder Minderung) + Privatentnahmen in Wirtschaftsjahr 02 - Privateinlagen in Wirtschaftsjahr 02 = Gewinn oder Verlust Einnahmen-Überschussrechnung Die Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG geht davon aus, dass sich jede Veränderung des Betriebsvermögens, die betrieblich bedingt ist, irgendwann einmal in Form von Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben niederschlagen muss. Die Überschussrechnung hat auf den ersten Blick eine gewisse Ähnlichkeit mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) der doppelten Buchführung, erfasst jedoch im Gegensatz zu den Aufwendungen und Erträgen der GuV (Sollrechnung) jeweils Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen (Istrechnung). Der Vorteil der Überschussrechnung besteht darin, dass die Bestände des Betriebsvermögens nicht erfasst werden und damit die jährlichen Bestandsaufnahmen entfallen. Der Aufwand zur Führung der Bücher ist hier deutlich geringer. Es handelt sich jedoch auch nicht um eine reine Kassenrechnung, da das Prinzip der ausschließlichen Aufzeichnung von Geldbewegungen an mehreren Stellen durchbrochen ist.! Die Buchführung verstehen! 7

8 Es ergibt sich folgendes Gewinnermittlungsschema:! Betriebseinnahmen Alle Güter, die dem Betrieb in Geld oder Geldeswert zufließen - Betriebsausgaben Alle Aufwendungen,die durch den Betrieb verursacht worden sind (vgl. 4 Abs. 4 EStG) = Gewinn oder Verlust Die Überschussrechnung ist eine Unterart der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 1 EStG und stellt somit keinen neuen Gewinnbegriff auf. Sie muss auf Dauer gesehen den gleichen Totalgewinn ergeben wie der Betriebsvermögensvergleich. Eine in der Praxis auftretende befristete Verschiebung des Gewinnausweises gegenüber dem Betriebsvermögensvergleich wird hier zugunsten einer vereinfachten Gewinnermittlung in Kauf genommen. Berechtigter Personenkreis für die Überschussrechnung Nach 4 Abs. 3 EStG können Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen, die Überschussrechnung als Gewinnermittlung einsetzen. Als Kriterien werden vom Finanzamt vor allem zwei Kennzahlen herangezogen (vgl. 141 Abs. 1 AO): Jahresumsatz maximal EUR Gewinn jährlich maximal EUR Wird eine dieser Kennzahlen überschritten, so erfolgt in der Regel ein Hinweis durch das zuständige Finanzamt an den Steuerpflichtigen, die Gewinnermittlung auf den Betriebsvermögensvergleich umzustellen. Für die Überschussrechnung kommen also vor allem Kleingewerbetreibende (Einzelhändler, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe) und in jedem Fall Freiberuflich Tätige in Betracht. Allerdings kann auch dieser Personenkreis freiwillig eine Buchführung mit Bestandsvergleich anlegen. In keinem Fall jedoch können z.b. Kaufleute oder Kapitalgesellschaften ihren Gewinn mittels Überschussrechnung ermitteln. Freiberufler oder andere Selbstständige nach 18 EStG können Ihre Gewinnermittlung immer - unabhängig von einer Umsatz- und Gewinngrenze - mittels der Einnahmen-Überschussrechnung vornehmen, soweit die Tätigkeit selbstständig ausgeübt wird und eine Gewinnerzielungsabsicht vorliegt. Konten und Buchungen Die Gewinnermittlung eines Unternehmens soll die Entwicklung des betrieblichen Erfolges innerhalb bestimmter Perioden sichtbar machen. Hierzu verwendet sie ein bestimmtes Schema zur Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden bzw. Kosten und Erträgen. Darin werden zusammengehörende Geschäftsfälle (z.b. alle Provisionseinnahmen mit 19% Umsatzsteuer oder alle Kfz- Betriebskosten) zu einer Gruppe zusammengefasst dargestellt. Diese Gruppen wiederum bestehen aus einem oder auch mehreren Konten, auf denen die einzelnen Geschäftsfälle (Buchungen) zeitlich geordnet erfasst werden. Wichtig: Durch Konten werden alle Geschäftsfälle sowohl sachlich als auch zeitlich geordnet. Das Erfassen einzelner Geschäftsfälle auf einem Konto nennt man Buchen.! Die Buchführung verstehen! 8

9 T-Konto In der heutigen Buchführung hat sich als Kontoform das so-genannte T-Konto durchgesetzt. Dieses Konto besteht aus zwei Seiten, auf welchen die laufenden Wertänderungen erfasst werden. Die linke Seite ist immer die Sollseite (Soll), die rechte Seite ist immer die Habenseite (Haben). Diese Bezeichnungen sind historisch aus dem Abrechnungsverkehr mit Schuldnern und Gläubigern entstanden. Soll und Haben sind heutzutage reine Seitenbezeichnungen eines Kontos und stehen in keinem direkten Zusammenhang mehr mit Schulden oder Guthaben. Soll Konto: Kasse Haben Anfangsbestand 800 EUR Einnahme 150 EUR Einnahme 300 EUR Ausgabe 600 EUR Privatentnahme 150 EUR Saldo 500 EUR Ein Konto wird immer durch seinen Saldo abgeschlossen. Der Saldo ist der Unterschiedsbetrag zwischen den beiden Seiten eines Kontos, Saldieren bedeutet also das Ermitteln des Unterschiedes zwischen Soll- und Habenseite. Den senkrechten Trennstrich zwischen den Kontenseiten kann man sich dabei als Minuszeichen vorstellen. Der Saldo wird immer nach der größeren Seite bezeichnet und zum Ausgleich des Kontos auf der jeweils anderen Seite eingesetzt. In dem Beispiel oben entsteht ein Sollsaldo von 500 EUR, welcher zum Kontenausgleich auf der Habenseite eingesetzt wird. Hinweis: Nach dem Saldieren eines Kontos sind Soll- und Habenseite immer ausgeglichen, also gleich groß. Buchung und Gegenbuchung In einer doppelten Buchführung (wie MonKey Office) wird jeder Geschäftsfall zweimal verbucht, einmal auf der Sollseite des einen und einmal auf der Habenseite des anderen Kontos. Ein Wareneinkauf mittels Banküberweisung z.b. wird mit dem Warenkonto im Soll und dem Bankkonto im Haben gebucht. Die Beträge sind auf beiden Konten gleich (ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer), damit bleiben die Gesamtsummen von Soll und Haben, über alle Konten gerechnet, immer identisch. Wichtig: Es darf keine Buchung ohne entsprechende Gegenbuchung erfolgen. Beim Einsatz von MonKey Office ist dies immer gewährleistet, da Buchungen ohne Gegenkonto vom Programm nicht akzeptiert werden. Buchungssatz Eine Buchung wird in einem Buchungssatz ausgedrückt. Der Buchungssatz ist eine sprachliche Vereinbarung und gibt an, welche Beträge auf welchen Konten zu buchen sind. 1 Zuerst wird das Sollkonto genannt. 2 Anschließend wird das Habenkonto genannt. 3 Zwischen den Kontenbezeichnungen steht das Wort an. 4 Der Sollbetrag muss gleich dem Habenbetrag sein. Werden durch einen Geschäftsvorfall nur zwei Konten angesprochen, so nennt man dies einen einfachen Buchungssatz: Bank (Soll) an Kasse (Haben) 2.500,00 EUR! Die Buchführung verstehen! 9

10 In diesem Handbuch werden Buchungssätze immer in der folgenden Schreibweise inklusive der Kontonummern dargestellt: Bank (1200) 2.500,00 an Kasse (1000) 2.500,00 In der Praxis müssen häufig Soll- oder Habensummen auf mehrere Konten aufgeteilt werden. Ein typisches Beispiel ist das getrennte Verbuchen der Umsatzsteuer bei einem steuerpflichtigen Umsatz. Hier werden insgesamt drei Konten angesprochen, man nennt dies einen zusammengesetzten Buchungssatz: Kasse (1000) 1190 an Erlöse 19% USt (8400) + Umsatzsteuer 19% (1776) 1.000,00 190,00 Im obigen Beispiel würde MonKey Office auf Grund seiner Umsatzsteuerautomatik die Aufteilung der Habensumme auf Erlös- und Umsatzsteuerkonto automatisch vornehmen. Es gibt jedoch noch komplexere Buchungen, bei denen Sie die Aufteilung auf mehrere Konten manuell buchen müssen. Kontenarten Die Konten einer Buchhaltung werden in verschiedene Kontenarten (oder Kontentypen) eingeteilt. Innerhalb von MonKey Office sind die Kontenarten fest vordefiniert und hierarchisch gegliedert, wobei je nach Gewinnermittlungsart immer die folgenden 5 Hauptgruppen existieren: Betriebsvermögensvergleich Bilanzkonten GuV-Konten Einnahmen-Überschussrechnung Bestandskonten Erfolgskonten Neutrale Konten Debitoren (Kunden) Kreditoren (Lieferanten) Die Bilanz-/Bestandskonten weisen alle Vermögenswerte bzw. Schulden aus, dies sind z.b. Konten wie Betriebsausstattung, Bank oder Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten. Aus den Salden der GuV-/Erfolgskonten ergibt sich direkt das betriebliche Ergebnis, dies sind z.b. Konten wie Umsatzerlöse oder Kfz-Kosten. Die neutralen Konten dienen lediglich einigen Zusatzfunktionen wie Summen- oder Saldenvorträgen und verändern das Betriebsergebnis nicht. Debitoren- und Kreditorenkonten sind optional und werden verwendet, um Ausgangs- oder Eingangsrechnungen einzelnen Kunden oder Lieferanten zuzuordnen. Wichtig: Diese Hauptkontentypen sind noch weiter untergliedert, wobei der korrekten Typzuordnung der einzelnen Konten eine grosse Bedeutung zukommt. Hierüber werden in MonKey Office viele Programmfunktionen beim Buchen sowie bei Auswertungen gesteuert. Eröffnung von Bilanz-/Bestandskonten Damit sich für ein Bestandskonto nach jeder Buchung ein korrekter Saldo (= aktueller Bestand) ermitteln lässt, muss zuerst ein Anfangsbestand eingebucht werden. Hier stellt sich die Frage, auf welche Seite des Kontos (Soll oder Haben) dieser Anfangsbestand gebucht wird:! Die Buchführung verstehen! 10

11 Bilanz: Wenn Sie die Anfangsbestände aus einer Bilanz entnehmen, so ist die Zuordnung sehr einfach: Bestände aus der Aktiva-Seite der Bilanz kommen ins Soll (immer linke Seite), Bestände aus der Passiva-Seite ins Haben (immer rechte Seite). Einnahmen-Überschussrechnung: Wenn Sie die Anfangsbestände aus einer EÜ-Rechnung entnehmen, so können Sie nach folgender Regel verfahren: Positive Bestände (Bankguthaben, Anlagevermögen) kommen ins Soll, negative Bestände (Verbindlichkeiten, Bankschulden) kommen ins Haben. Beispiel (Konto Kasse): Der Anfangsbestand wird auf der Sollseite des Kontos erfasst. Erhöht sich der Bestand (z.b. durch Bareinnahmen im Ladengeschäft), muss die Erhöhung ebenfalls auf der Sollseite erfasst werden. Eine Bestandsminderung dagegen (z.b. Einkauf Büromaterial mit Barzahlung) wird auf der Habenseite erfasst. Die Differenz aus Soll- und Habenseite des Kontos ergibt den aktuellen Bestand an Bargeld (siehe Abschnitt T-Konto). Zur Übernahme des Anfangsbestandes auf ein Konto benötigt man ein so-genanntes Eröffnungskonto. Dieses ist ein Hilfsmittel für die technische Durchführung der Konteneröffnung, da auch Eröffnungsbuchungen immer ein Gegenkonto benötigen: Soll Kasse Haben Anfangsbestand EUR Soll Eröffnungskonto Haben Eröffnung Kasse EUR Nach einer kompletten Bestandsübernahme zeigt das Eröffnungskonto den Saldo aller Bestände mit umgekehrtem Vorzeichen an. Die Eingabe der Eröffnungsbestände erfolgt in MonKey Office über den normalen Buchungsdialog. Zum Vortrag der Schlussbestände eines Jahres auf die Anfangsbestände des folgenden Jahres gibt es die Funktion Saldenvortrag, die Eröffnungsbestände sind im Normalfall also nur ein einziges Mal manuell einzugeben. Buchen auf Bestandskonten Beispiel: Sie zahlen EUR aus Ihrer Kasse auf das betriebliche Bankkonto ein. Sowohl die Kasse als auch die Bank sind Bestandskonten. Der Kassenbestand nimmt durch die Bankeinzahlung um EUR ab, während sich Ihr Bankguthaben um EUR erhöht. Auf T-Konten dargestellt, ergibt sich folgender Sachverhalt: Soll Kasse Haben Anfangsbestand EUR Bankeinzahlung EUR Soll Bank Haben Anfangsbestand EUR Bankeinzahlung EUR! Die Buchführung verstehen! 11

12 Nach dieser Buchung beträgt der Kassensaldo 300 EUR und der Banksaldo EUR. Der Buchungssatz für diesen Geschäftsfall lautet: Bank (1200) 2.500,00 an Kasse (1000) 2.500,00 Buchen auf GuV-/Erfolgskonten Die Buchungen zwischen zwei Bestandskonten haben auf den betrieblichen Erfolg keine Auswirkungen. Die beschriebene Kasseneinzahlung auf die Bank verändert zwar die Salden auf zwei Konten, die Summe des zur Verfügung stehenden Kapitals ist jedoch unverändert. Zur Erfassung von betrieblichen Erlösen und Kosten (Einnahmen und Ausgaben bei der EÜ- Rechnung) verwenden wir Konten der Kategorie GuV- bzw. Erfolgskonto. Aus den Salden dieser Kontenart ergibt sich direkt der betriebliche Erfolg. Wichtig: Erlöse werden grundsätzlich auf der Habenseite der Erlöskonten bzw. Einnahmekonten verbucht, Kosten dementsprechend auf der Sollseite der Kostenkonten bzw. Ausgabekonten. Beispiel: Sie bezahlen die Büromiete von 550 EUR durch Banküberweisung. Als Betriebsausgabe wird der Betrag auf dem Konto Miete im Soll gebucht und vermindert damit das in der Auswertung ausgewiesene Betriebsergebnis. Gleichzeitig vermindert sich dadurch das Bankguthaben um 550 EUR, der Betrag wird deshalb auf dem Bankkonto im Haben verbucht.: Miete (4210) 550,00 an Bank (1200) 550,00 Beispiel: Sie erhalten eine Vermittlungsprovision in Höhe von EUR als Barzahlung. Diese Bareinnahme erhöht den Kassenbestand und wird demzufolge auf dem Konto Kasse im Soll gebucht. Gleichzeitig wird der Betrag als Betriebseinnahme auf dem Konto Provisionserlöse im Haben gebucht und erhöht damit das in der Auswertung ausgewiesene Betriebsergebnis. Kasse (Soll) 1.500,00 an Provisionserlöse (Haben) 1.500,00 Kasse (1000) 1,500,00 an Provisionserlöse (8500) 1.500,00 Bei den obigen Beispielen wurde zur Vereinfachung auf die Darstellung der jeweiligen Umsatzsteuerbuchungen verzichtet. Kontenrahmen und Kontenplan Den vielfältigen Ansprüchen an eine Buchhaltung als betriebliches Kontroll- und Planungsinstrument einerseits und als Grundlage für die Ermittlung steuerlich relevanter Kennzahlen andererseits kann diese nur gerecht werden, wenn der Buchhaltungsstoff nach einheitlichen Grundsätzen verarbeitet wird. Grundlage einer systematischen Aufarbeitung der Geschäftsvorfälle ist der Kontenplan eines Unternehmens. Er wird typischerweise aus einem für die jeweilige Branche geltenden Kontenrahmen hergeleitet. Das Ziel eines Kontenrahmens ist hierbei, die Buchhaltung möglichst einheitlich nach einem bestimmten Ordnungssystem und EDV-gerecht zu organisieren. Im abgeleiteten Kontenplan werden die Besonderheiten des einzelnen Unternehmens berücksichtigt, er enthält außerdem nur diejenigen Konten, welche auch tatsächlich benötigt werden.! Die Buchführung verstehen! 12

13 Branchenspezifische Kontenrahmen gibt es von verschiedenen Organisationen. In Deutschland sind vor allem die Standardkontenrahmen der DATEV (Rechenzentrum der Steuerberater) SKR 01, SKR 03 und SKR 04 verbreitet. Kontenrahmen sind zumeist nach einem Zehnersystem aufgebaut, beinhalten also 10 verschiedene Kontenklassen. Stellvertretend wird hier der Aufbau der Kontenklassen für die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 beschrieben. Kontenklassen des SKR 03 Klasse 0: Anlage- und Kapitalkonten Die Klasse 0 beinhaltet alle Konten für Sachanlagen (z.b. Gebäude, Fahrzeuge, Einrichtungen) und alle Kapitalkonten. Klasse 1: Finanz- und Privatkonten Die Klasse 1 beinhaltet die Konten für flüssige Mittel (z.b. Kasse und Bankkonten), kurzfristige Verbindlichkeiten und Forderungen, Umsatzsteuer-, Vorsteuer- und Privatkonten. Klasse 2: Abgrenzungskonten Die Klasse 2 beinhaltet Konten für Kosten und Erträge, die nichts mit der eigentlichen Leistungserstellung des Unternehmens zu tun haben. Beispiele sind außergewöhnliche Erträge oder Verluste sowie Zinseinnahmen oder Zinszahlungen. Klasse 3: Wareneingangs- und Bestandskonten Die Klasse 3 beinhaltet alle Konten für den Wareneinkauf und Warenbestand. Klasse 4: Betriebliche Aufwendungen Die Klasse 4 beinhaltet alle Konten für relevante Betriebsausgaben, z.b. Materialverbrauch, Personalkosten, Raumkosten, Fahrzeugkosten und sonstige Kosten. Klasse 5: Im SKR 03 nicht belegt Klasse 6: Im SKR 03 nicht belegt Klasse 7: Bestände an Erzeugnissen Die Klasse 7 beinhaltet Konten für die Erfassung der Bestände an fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Klasse 8: Erlöskonten Die Klasse 8 beinhaltet alle Konten für betrieblich veranlasste Erlöse wie z.b. Umsatz- und Provisionserlöse oder Erlösminderungen. Klasse 9: Vortragskonten - Statistische Konten Die Klasse 9 beinhaltet besondere Konten für Saldenvorträge oder statistische Auswertungen. Sie werden zur Buchung normaler Geschäftsvorfälle nicht benötigt. Kontenklassen des SKR 04 Klasse 0: Anlagevermögenskonten Die Klasse 0 beinhaltet alle Konten für Sachanlagen, Finanzanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände, also das gesamte Anlagevermögen der Firma. Klasse 1: Umlaufvermögenskonten Die Klasse 1 beinhaltet alle Konten des Umlaufvermögens wie flüssige Mittel (z.b. Bank, Kasse), Vorsteuer, kurzfristige Forderungen sowie Warenbestände. Klasse 2: Eigenkapitalkonten Die Klasse 2 beinhaltet alle Kapital- und Privatkonten. Klasse 3: Fremdkapitalkonten Die Klasse 3 beinhaltet das gesamte Fremdkapital, wie langfristige Darlehen und kurzfristige Verbindlichkeiten sowie Umsatzsteuer. Klasse 4: Betriebliche Erträge Die Klasse 4 beinhaltet die eigentlichen betrieblichen Erträge wie Umsatzerlöse oder Provisionserlöse sowie Erlösschmälerungen (z.b. Skonti). Klasse 5: Betriebliche Aufwendungen Die Klasse 5 beinhaltet die Konten der betrieblichen Aufwendungen, die unmittelbar mit der Materialbeschaffung oder dem Wareneinkauf zusammenhängen (z.b. Materialaufwand, Wareneinkauf).! Die Buchführung verstehen! 13

14 Klasse 6: Betriebliche Aufwendungen Die Klasse 6 beinhaltet betriebliche Aufwendungen wie Personalkosten, Raumkosten, Kfz-Kosten oder allgemeinen Betriebsbedarf. Klasse 7: Weitere Erträge und Aufwendungen Die Klasse 7 beinhaltet alle Aufwands- und Ertragskonten, welche mit der eigentlichen Leistungserstellung des Betriebes nicht zusammenhängen (z.b. Zinsen, außerordentliche Aufwendungen oder Erträge). Klasse 8: Im SKR 04 nicht belegt Klasse 9: Vortragskonten - Statistische Konten Die Klasse 9 beinhaltet besondere Konten für Saldenvorträge oder statistische Auswertungen. Sie werden zur Buchung normaler Geschäftsvorfälle nicht benötigt. Umsatzsteuer Es wurde bereits darauf hingewiesen, dass die Buchführung u. a. dazu dient, Bemessungsgrundlagen für die Besteuerung zu liefern. Der Unternehmer muss für alle steuerpflichtigen Umsätze nach den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG), der Umsatzsteuer-Richtlinien (UStR) und den Umsatzsteuer-Durchführungsverordnungen (UStDV) die darauf entfallende Steuer an das Finanzamt zahlen. Der Umsatzsteuer unterliegen die meisten Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführt sowie der Eigenverbrauch und die private Nutzung von Betriebsvermögen. Ebenso unterliegt die Einfuhr von Gütern aus Drittländern im allgemeinen der Umsatzsteuer. Hier wird zur Unterscheidung jedoch nicht von Umsatzsteuer, sondern von Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) gesprochen. Rechnungen Als Beleg für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen dienen Rechnungen. Diese müssen nach 14 Abs. 1 UStG bestimmte Angaben enthalten, um als umsatzsteuerrechtlicher Beleg vom Finanzamt anerkannt zu werden: Das Rechnungsdatum Die Rechnungsnummer (fortlaufend, lückenlos und ohne Doppelungen) Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Wahlweise die finanzamtsbezogene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Name und Anschrift des Leistungsempfängers Menge oder Art und Umfang sowie Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag Den anzuwendenden Steuersatz Der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts bei Zahlungen vor Rechnungsausstellung Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen nach 14 a UStG zusätzlich folgende Angaben auf der Rechnung enthalten sein: UStID-Nr. des liefernden Unternehmens UStID-Nr. des Leistungsempfängers Hinweis auf die Steuerfreiheit Achtung: Fehlen die genannten Pflichtangaben, so ist der Vorsteuerabzug auf eine solche Rechnung untersagt.! Die Buchführung verstehen! 14

15 Steuersätze und Steuerbefreiung In Deutschland wird die Umsatzsteuer im Normalfall mit zwei Steuersätzen berechnet: Normaler Steuersatz Der normalen Umsatzsteuer von 19% (ab ) bzw. 16% (bis ) unterliegen alle Lieferungen und Leistungen, sofern sie nicht in der Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände (Anlage zu 12 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG) enthalten sind oder nach 4 UStG von der Umsatzsteuer ganz befreit sind. Ermäßigter Steuersatz Der ermäßigten Umsatzsteuer von derzeit 7% unterliegen hauptsächlich Gegenstände wie z.b. Lebensmittel, Bücher, künstlerische Leistungen oder auch landwirtschaftliche Erzeugnisse. Eine genaue Aufstellung findet sich im 12 UStG sowie den dazugehörigen Anlagen Steuerbefreiungen Bestimmte Leistungen sind generell von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen. Im einzelnen regelt der 4 UStG, welche Leistungen steuerfrei sind. Beispiele dafür sind Geldbewegungen wie Einzahlungen, Überweisungen, Kreditgewährungen; Umsätze aus Versicherungsprämien oder -leistungen; Umsätze aus Wertpapiergeschäften; Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Heilpraktiker oder gleichartigen Berufen; Umsätze aus Ausfuhrlieferungen und Lohnveredelung an Gegenständen der Ausfuhr. Vorsteuer Der Träger der Umsatzsteuer soll letztlich der Endverbraucher sein. Deshalb können Unternehmer die Umsatzsteuer, die ihnen für betriebliche Lieferungen und Leistungen von anderen Unternehmen berechnet wurde, vom Finanzamt zurückverlangen. Dies bedeutet, dass die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer vom Unternehmer in seiner Buchhaltung als Vorsteuer erfasst wird. Diese Vorsteuer ist eine Forderung gegenüber dem Finanzamt und wird mit der dem Finanzamt aus eigenen Lieferungen und Leistungen geschuldeten Umsatzsteuer verrechnet. Die Umsatzsteuer, bestehend aus Umsatzsteuer-Schuld und Vorsteuer-Forderung, ist für den Unternehmer normalerweise ein durchlaufender Posten und somit erfolgsneutral. Wichtig: Bei der Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschussrechnung ergibt sich die Besonderheit, dass die Umsatzsteuer durchaus das betriebliche Ergebnis des aktuellen Geschäftsjahres verändert. Die vom Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer wird als Betriebseinnahme und die an Lieferanten verauslagte Vorsteuer als Betriebsausgabe behandelt. Entsprechend werden auch Umsatzsteuererstattungen oder -vorauszahlungen als Einnahme bzw. Ausgabe behandelt. Dies ergibt jedoch nur eine befristete Verschiebung des betrieblichen Gewinns, der Totalgewinn über eine längere Zeit ergibt auch hier das gleiche Ergebnis wie der Betriebsvermögensvergleich. Der Vorsteuerabzug ist an die Voraussetzungen nach 15 Abs. 1 UStG gebunden. Die erhaltenen Eingangsrechnungen müssen die im Abschnitt Rechnungen angeführten Angaben enthalten. Vergisst ein liefernder Unternehmer z.b. den gesonderten Steuerausweis, so ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Der die Leistung erhaltende Unternehmer kann jedoch eine korrekte Rechnung mit Steuerausweis verlangen. Umsatzsteuer als Soll- oder Ist-Versteuerung Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt mit Datum der Lieferung oder Leistung (vgl. 13 UStG). Mit dem Ausführen der Lieferung oder Leistung gegenüber einem Kunden wird die Umsatzsteuer fällig und muss mit Ablauf des aktuellen Voranmeldezeitraumes (siehe Abschnitt Umsatzsteuervoranmeldung) an das Finanzamt abgeführt werden. Dies bedeutet unter Umständen, dass Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Kundenforderungen lange vor Zahlungseingang an das Finanzamt bezahlen müssen. Analog dazu können Sie allerdings auch! Die Buchführung verstehen! 15

16 bei Eingangsrechnungen die ausgewiesene Vorsteuer sofort und zu Ihrem Vorteil gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht. Diese Berechnungsart nennt man Versteuerung nach vereinbarten Entgelten oder auch Soll- Versteuerung. Im Gegensatz dazu kann Ihnen das Finanzamt auf Antrag die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten oder auch Ist-Versteuerung gestatten (vgl. 20 UStG). Voraussetzung dafür ist, dass entweder a) der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als EUR betragen hat b) der Unternehmer von der Verpflichtung, Bücher zu führen und regelmäßige Abschlüsse zu machen, nach 148 AO befreit ist, oder c) der Steuerpflichtige eine freiberufliche Tätigkeit im Sinne des Einkommensteuergesetzes ausübt. Wichtig: Die Berechnungsart Ist-Versteuerung bedeutet, dass die in Kundenrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer erst beim Zahlungseingang fällig und in der Umsatzsteuervoranmeldung angegeben wird. Dies betrifft nur die Entgelte Ihrer Kundenrechnungen, Vorsteuerbeträge aus Lieferantenrechnungen können Sie weiterhin sofort geltend machen. Die Ist-Versteuerung ist buchungstechnisch bei der Einnahmen-Überschussrechnung der Standardfall, sie entspricht eher dem Geldflussprinzip dieser Gewinnermittlung. Beim Betriebsvermögensvergleich ist der buchungstechnische Standardfall demgegenüber die Soll-Versteuerung. MonKey Office bietet eine buchungstechnische Unterstützung der Versteuerungsarten entsprechend der folgenden Übersicht: Gewinnermittlung Soll-Versteuerung Ist-Versteuerung Betriebsvermögensvergleich Einnahmen-Überschussrechnung Ja Nein Ja (Nur beim Buchen über Offene Posten) Ja Umsatzsteuervoranmeldung Zur Anmeldung der Umsatzsteuerschuld bzw. -Forderung gegenüber dem Finanzamt muss der Unternehmer regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) erstellen und abgeben. MonKey Office erstellt diese UStVA aus den eingegebenen Buchungen völlig selbständig und druckt sie entweder abgabefertig auf Blankopapier in Form eines amtlich genehmigten Formulars aus oder sendet die UStVA per ELSTER-Schnittstelle online an das Finanzamt. Ist im Berechnungszeitraum die Summe der Umsatzsteuer größer als die Summe der Vorsteuer, so spricht man von einer Zahllast, welche an das Finanzamt abzuführen ist. Wenn dagegen die Summe der Vorsteuer größer ist als die Summe der Umsatzsteuer, spricht man von einem Vorsteuerüberhang, welcher vom Finanzamt erstattet wird. Der Voranmeldungszeitraum ist im Regelfall monatlich. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt abzugeben, eine eventuell ausgewiesene Zahllast ist spätestens an diesem Tag zur Zahlung anzuweisen, wenn das Finanzamt keine Einzugsermächtigung besitzt. Bei einer Summe der Vorjahresumsatzsteuer von nicht mehr als EUR kann die Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich, bei einer Vorjahrsumsatzsteuer von nicht mehr als 512 EUR auch jährlich abgegeben werden. Dies gilt auch bei Vorsteuererstattungen in der entsprechenden Höhe. Neu gegründete Unternehmen müssen die Umsatzsteuervoranmeldung in jedem Fall monatlich abgeben, es sei denn, Sie sind wegen Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung von der Umsatzsteuer befreit.! Die Buchführung verstehen! 16

17 Tipp: Wenn Ihnen die Abgabefrist zu kurz ist, können Sie gemäß UStDV eine Dauerfristverlängerung beantragen. Diese bewirkt eine Verschiebung der Fristen für Anmeldung und Vorauszahlung um jeweils einen Monat. Bei einem monatlichen Voranmeldungszeitraum ist jedoch Voraussetzung für eine Dauerfristverlängerung, dass Sie mit der ersten Voranmeldung des Jahres eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Vorauszahlungssumme an das Finanzamt entrichten. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung sowie die Anmeldung der Sondervorauszahlung kann über die integrierte ELSTER-Schnittstelle erfolgen. Zusammenfassende Meldung Bei Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen vom Inland in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet und bei Lieferungen im Rahmen innergemeinschaftlicher Dreiecksgeschäfte sind Sie verpflichtet, eine Meldung über alle steuerfreien Lieferungen beim Bundesamt für Finanzen abzugeben. Diese so-genannte Zusammenfassende Meldung (ZM) enthält neben der eigenen USt-Id- Nr. eine Auflistung aller Empfänger dieser Lieferungen (bzw. deren USt-Id-Nr.) sowie jeweils die kumulierten Umsätze im Meldezeitraum. MonKey Office und MonKey Office unterstützen das Erstellen der Zusammenfassenden Meldung in der jeweiligen Standardversion, Nutzer der Basicversion benötigen hierzu eine andere Software oder das Online-Formular der Webseite Die Buchführung verstehen! 17

18 Eingeben der Eröffnungswerte Nach dem Anlegen einer neuen Firma (siehe Anwenderhandbuch) ist der erste Arbeitsschritt normalerweise die Übernahme der Anfangsbestände aus der bisherigen Buchhaltung oder der Eröffnungsbilanz. Die nachfolgenden Buchungsbeispiele verwenden bei der Kontierung immer die Konten des DATEV-Kontenrahmen SKR 03, jeder andere Kontenrahmen ist natürlich ebenso verwendbar. Einzelne Buchungen werden in der allgemein üblichen Form des Buchungssatzes dargestellt. Als Grundlage für die Bestandsübernahme dient entweder die Schlussbilanz des vorherigen Geschäftsjahres, die Eröffnungsbilanz (bei einer Neugründung) oder eine entsprechende Summenund Saldenliste. Grundsätzlich gilt hier der Grundsatz der Bilanzkontinuität: Die Schlussbestände des letzten Jahres sind die Anfangsbestände des neuen Jahres. Auch bei einem neu gegründeten Unternehmen gibt es in der Regel einige Anfangsbestände zu übernehmen, z.b. Kassen- oder Bankbestände oder Anlagevermögen. Die Übernahme der Anfangsbestände Bilanz Für die Übernahme der Bestände gilt die Regel, dass alle Aktiva-Positionen (Vermögen) ihren Anfangsbestand auf der Sollseite haben müssen, alle Passiva-Positionen (Kapital) ihren Anfangsbestand demnach auf der Habenseite. EÜ-Rechnung Für die Übernahme der Bestände gilt die Regel, dass alle positiven Salden ihren Anfangsbestand auf der Sollseite haben müssen, alle negativen Salden ihren Anfangsbestand demnach auf der Habenseite. Wählen Sie jetzt im Navigator den Bereich BUCHHALTUNG/Buchungen. Die Anfangsbestände werden als normale Buchungen zum 1. Tag des Geschäftsjahres eingegeben, verwenden allerdings immer das Gegenkonto 9000 bei Sachkonten bzw bei Debitorenkonten und 9009 bei Kreditorenkonten. Wenn Sie z.b. ein Bankguthaben in Höhe von EUR als Anfangsbestand übernehmen möchten, dann lautet der dazugehörige Buchungssatz wie folgt: Bank (1200) 8.500,00 an Saldenvorträge Sachkonten (9000) 8.500,00! Eingeben der Eröffnungswerte! 18

19 Achten Sie bei allen Eröffnungsbuchungen darauf, das diese ohne Steuerberechnung erfolgen müssen. Dies wird normalerweise von MonKey Office automatisch gewährleistet. Bei einem negativen Banksaldo werden die Konten getauscht, also die Bank im Haben und das Saldenvortragskonto im Soll eingegeben. Saldenvorträge Sachkonten (9000) 8.500,00 an Bank (1200) 8.500,00 Bilanz Bei einer Firma mit der Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich übernehmen Sie nach diesem Schema alle Bilanzpositionen (Aktiva im Soll, Passiva im Haben). Eine Ausnahme bilden die Sammelkonten für Debitoren- und Kreditorenbuchungen. Beim SKR 03 sind dies die Konten 1400 und 1600, im SKR 04 die Konten 1200 und Die Salden dieser Konten werden nicht übernommen. Nach der vollständigen Übernahme muss Ihre Eröffnungsbilanz ausgeglichen sein, Sie können dies überprüfen, indem Sie den Menübefehl Auswerten/Eröffnungsbilanz auswählen. Hier müssen die Summen von Aktiva und Passive exakt übereinstimmen. EÜ-Rechnung Bei einer Firma mit der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung übernehmen Sie nur die Salden der Anlagekonten und der Finanzkonten, positive Bestände im Soll und negative Bestände im Haben. Kassenbuch Bei MonKey Kassenbuch übernehmen Sie nur die Anfangssalden Ihrer Kassenkonten über den Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben als Einnahme gegen das Konto 9000.! Eingeben der Eröffnungswerte! 19

20 Saldenübernahme im laufenden Geschäftsjahr Sie können auch während eines laufenden Geschäftsjahres Ihre Buchhaltung auf MonKey Office umstellen. Als Umstellungstermin suchen Sie sich ein beliebiges Monats- oder Quartalsende (z.b ) aus. Drucken Sie dazu in Ihrer bisherigen Buchhaltung eine Summen- und Saldenliste zu diesem Umstellungstermin aus. Zuerst übernehmen Sie jetzt die Eröffnungssalden der Bestandskonten (wie im vorherigen Abschnitt beschrieben). Danach müssen Sie noch die bereits gebuchten Geschäftsvorfälle in MonKey Office übernehmen, allerdings nur noch die so-genannten Verkehrszahlen (das sind die kumulierten Summen) der einzelnen Konten. Das Buchen der Verkehrszahlen erfolgt im normalen Buchungsdialog. Das Gegenkonto für die Verkehrszahlen ist immer 9090 Summenvortrag. Sie erzeugen also für jede Verkehrszahl eine Buchung zum nach folgendem Schema: Bei Sollsaldo (positiv): Konto Verkehrszahl an Summenvortrag (9090) und bei Habensaldo (negativ): Summenvortrag (9090) an Konto Verkehrszahl Um zum Beispiel einen Sollsaldo von 2.000,00 EUR für das Konto 1360 Geldtransit zu übernehmen, buchen Sie wie folgt: Geldtransit (1360) 2.000,00 an Summenvortrag (9090) 2.000,00 Bei den Summenvorträgen müssen Sie aber, anders als bei der Bestandsübernahme, auch die Erfolgskonten berücksichtigen, also auch alle Aufwands- und Erlöskonten übernehmen. Um zum Beispiel einen Habensaldo von ,00 EUR für das Konto 8400 Erlöse 19% USt zu übernehmen, buchen Sie wie folgt: Summenvortrag (9090) ,00 an Erlöse 19% USt (8400) ,00 Achten Sie bei allen Vortragsbuchungen darauf, dass diese ohne Steuerberechnung erfolgen müssen. Wenn im Feld Steuer ein Steuersatz erscheint (aus der Voreinstellung eines Kontos), dann überschreiben Sie diesen mit einem -. Eine Ausnahme bilden die Sammelkonten für Debitoren- und Kreditorenbuchungen. Beim SKR 03 sind dies die Konten 1400 und 1600, im SKR 04 die Konten 1200 und Die Salden dieser Konten werden nicht übernommen.! Eingeben der Eröffnungswerte! 20

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