Leitfaden Jahresabschlussarbeiten

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1 Leitfaden Jahresabschlussarbeiten Inhalt 1 Abstimmung der Konten Finanzkonten Interimskonten Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Umsatzsteuerkonten Umsatzsteuer Verprobung durchführen Privatkonten Lohnkonten 5 2 Abschlussarbeiten Abschlussarbeiten GUV Abschussarbeiten Aktiva Abschussarbeiten Passiva 9 3 Bilanz nach Handels- und Steuerrecht Lexware buchhalter 9 1

2 1 Abstimmung der Konten 1.1 Finanzkonten Bank Prüfen Sie die Übereinstimmung der Bankkonten (SKR ff SKR ff) mit den Kontoauszügen Ihrer Bank. Die Salden müssen exakt übereinstimmen. Das Bankkonto sollte schon im Zuge der fortlaufenden Buchführung regelmäßig abgestimmt werden. So ersparen Sie sich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten unnötige Mehrarbeiten. Kasse Im Kassenbuch sind alle Geschäftsvorfälle dokumentiert, die mit Bargeld bezahlt wurden; mindestens zum Monatsende wird Kassenbuch und Buchhaltung abgestimmt. Tipps: Stapelbuchen: Buchen Sie die Kontoauszüge über die Funktion Stapelbuchen. Fehler (Tippfehler, Zahlendreher) lassen sich so im Bearbeitungsmodus korrigieren. Erst wenn der Saldo der Buchhaltung mit dem Kontoauszug abgestimmt ist, übernehmen Sie den Stapel in das Journal. Buchen Sie im Dialogmodus, muss jeder Fehler über eine Stornobuchung berichtigt werden. Zahlendreher: In der Buchhaltung lässt die Tatsache, dass eine vorgefundene Differenz entweder neun oder ein Vielfaches davon beträgt (Quersumme = Neun), darauf schließen, dass es sich um einen Zahlendreher handeln könnte. Mit der Neunerprobe stellen Sie fest ob der Fehler ein Zahlendreher ist. Beispiel: Konto Kontoauszug Saldo , ,16 Differenz -45 Quersumme der Differenz Oder so: = 9 Saldo 78,00 87,00 Differenz Interimskonten Betriebseinnahmen oder -Ausgaben Durchlaufende Posten: Interimskonten wie z.b. Durchlaufende Posten SKR / SKR dienen in der Buchhaltung als Zwischenkonto oder Hilfskonto. Buchungen auf Interimskonten sind lediglich für eine bestimmte Zeit geparkt. Einnahmen und Ausgaben müssen erfolgswirksam umgebucht werden. Privatentnahmen oder -Einlagen Geldtransit: Gibt es für Bargeldentnahmen und -einlagen, die Sie über das Konto Geldtransit SKR / SKR gebucht haben, keine betriebliche Verwendung, werden diese Zahlungen über Privatkonten ausgebucht. 2

3 1.3 Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Debitoren- Kreditorenkonten Stimmt die Liste der Offene Posten mit den offenen Rechnungen laut Ihren Unterlagen überein. Sind Gutschriften, Boni, Skonti korrekt gebucht? Im Programm sollte der Saldo der Personenkonten mit der Offenen Posten Liste übereinstimmen. Stimmen Sie nicht überein, prüfen Sie die Buchung zum Zahlungsein-/ Ausgang. Ein Offener Posten mit negativem Vorzeichen ist in der Regel ein Hinweis darauf, dass der Zahlungsvorgang nicht mit einem bestehenden Offenen Posten abgeglichen wurde. Tipps: Stimmen Sie die Offenen Posten monatlich ab. Nutzen Sie die Funktion Offene Posten abgleichen im Menü Buchen. Die Funktion OP rücksetzen bereinigt lediglich die OP-Liste, eine Buchung findet nicht statt. Anzahlungen Prüfen Sie die Konten für Geleistete und Erhaltene Anzahlungen. Wenn die Schlussrechnung zwischenzeitlich gestellt wurde, muss die Anzahlung umgebucht werden. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Stimmen Sie die Kreditkonten einzeln mit den Jahresauszügen der Bank ab. Prüfen Sie falsch zugeordnete Tilgungen oder nicht getrennte Zinsanteile. Der Saldo des Kontos Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten muss mit dem Auszug zum Darlehnskonto übereinstimmen. Bei neu aufgenommenen oder umgeschuldeten Krediten prüfen Sie, ob ein Disagio ggf. nachgebucht werden muss. Tipp: Erstellen Sie zusätzlich einen Darlehensspiegel. Der Darlehensspiegel gibt eine Übersicht über sämtliche kurz- und langfristigen Darlehensverbindlichkeiten. 1.4 Umsatzsteuerkonten 1. Steuerpflichtige Umsätze sind nach steuerlichen Gesichtspunkten auf getrennte Konten gebucht. 2. Erstellen Sie eine Umsatzsteuer Verprobung als Vorarbeit zur Umsatzsteuererklärung. In der Verprobung listen Sie die geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen Konto SKR / SKR einschließlich der geleisteten Sondervorauszahlung Konto SKR / SKR , wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben. gebuchte Vorsteuer Salden der Ertragskonten getrennt nach Steuersatz. Hinweise: 1. Berücksichtigen Sie auch die Erlöse aus unentgeltlichen Wertabgaben (Eigenverbrauch), Erlöse aus Anlagenabgängen und steuerpflichtigen sonstigen Erlöse. 2. Haben Sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt, sind die Vorauszahlungen für die Monate November und Dezember zum Bilanzstichtag noch nicht abgegeben. Tipp: Buchen Sie die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen oder vom Finanzamt erstattetes Guthaben (Vorsteuerüberhang) über das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (SK / SKR ). 3

4 1.5 Umsatzsteuer Verprobung durchführen Geleistete Vorauszahlungen Sondervorauszahlung 1/11 USt-Vorauszahlung Januar USt-Vorauszahlung Februar USt-Vorauszahlung März USt-Vorauszahlung April USt-Vorauszahlung Mai USt-Vorauszahlung Juni USt-Vorauszahlung Juli USt-Vorauszahlung August USt-Vorauszahlung September USt-Vorauszahlung Oktober USt-Vorauszahlung November USt-Vorauszahlung Dezember (USt abzgl. USt.- Vorauszahlg. Summe der Vorauszahlungen 1/11) Vorsteuerabzug Vorsteuerkonto allgemein Vorsteuer 19% Vorsteuer 7% Vorsteuer aus ig. Erwerb Vorsteuer aus Umkehr Steuerschuld ( 13b UStG) bezahlte Einfuhrumsatzsteuer Summe Vorsteuer Betrag Betrag Steuerpflichtige Umsätze Saldo USt. Erlöse steuerpflichtig 19% Erlöse steuerpflichtig 7% Sonstige Erträge steuerpflichtig 19% Sonstige Erträge steuerpflichtig 7% Erlöse Eigenverbrauch 19% Erlöse Eigenverbrauch 7% Umsatz aus Umkehr der Steuerschuld ( 13b UStG) Umsatz innergemeinschaftlicher Erwerb Umsätze zu anderen Steuersätzen Erlöse aus Anlagenabgang Minderung durch Skonto 19% - - Minderung durch Skonto 7% - - Summe Umsatzsteuer. Verprobung Summe Umsatzsteuer Summe Vorsteuer Summe Vorauszahlungen Ergebnis 4

5 1.6 Privatkonten Prüfen Sie, ob auf den Privatkonten tatsächlich nur privat veranlasste Vorgänge gebucht sind. Privatentnahme Eigenverbrauch Private KFZ Nutzung: Wird das Firmenfahrzeug auch privat genutzt, ist der private, nicht abziehbare Anteil der Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe gebucht. Konto SKR /8924 / SKR /4639 Hinweis: Die 1 %-Methode kann nur bei Firmenwagen angewendet werden, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Als betriebliche Fahrten gelten auch Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten. Private Telefonnutzung: Nutzen Sie die betriebliche Telekommunikationsgeräte (Telefon, Fax, Handy) auch privat, müssen die Anschaffungskosten um den Anteil der privaten Nutzung korrigiert werden. Bemessungsgrundlage für die Korrektur ist die jährliche Abschreibung. Konto SKR / SKR Hinweis: Der private Anteil aus den laufenden Kosten (Gebühren...) gilt von vornherein als nicht für das Unternehmen bestimmt. Wenn der Anteil der Privaten Nutzung bekannt ist, buchen Sie den Anteil der privaten Nutzung direkt auf das Konto Privatentnahme. Entnahmen Private Entnahmen: Gegenstände oder Sonstige Leistungen (zum Beispiel Dienstleistungen) die dem Unternehmen zur privaten Verwendung entnommen wurden, buchen Sie als unentgeltliche Wertabgabe. Konto SKR / SKR Privateinlagen Privat verauslagte Ausgaben und dem Unternehmen zugeführte Wirtschaftsgüter aus Ihrem privaten Bestand erfassen Sie als Privateinlage. Beispiel: Sie haben aus Ihrer privaten Kasse bezahlt: ein Regal, das für Ihr Arbeitszimmer erworben wurde. die Rechnung für ein Geschäftsessen. 1.7 Lohnkonten Verbindlichkeiten aus Lohn+Gehalt Ist der komplette Aufwand für Löhne und Gehälter zum gebucht? Prüfen Sie die Übereinstimmung der gemeldeten Beiträge zur Sozialversicherung mit den geleisteten Zahlungen. Stellen Sie fest, welche Verbindlichkeit tatsächlich zum Jahreswechsel noch vorliegt an: Nettolöhnen Sozialversicherungsbeiträgen Lohn- und Kirchensteuer Prüfen Sie die korrekte Buchung der Krankengeldzuschüsse sofern solche beantragt waren. 5

6 2 Abschlussarbeiten Zu den Jahresabschlussarbeiten gehört seit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzt (BilMoG) 2010 verstärkt das Prüfen von Ansatz und Bewertung nach Handelsrecht und Steuerrecht. Nutzen Sie Wahlrechte mit Blick auf ihre bilanzpolitischen Ziele. Die Steuerbilanz dient als Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer oder Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer. Die Steuerbilanz entspricht der Handelsbilanz sofern nicht steuerliche Vorschriften andere Regeln enthalten. Steuerrechtliche Abweichungen dokumentieren Sie in einer Überleitungsrechnung oder in einer eigenen Steuerbilanz. 2.1 Abschlussarbeiten GUV Abschreibungen Planmäßige Abschreibungen - Sind alle plan- und außerplanmäßigen Abschreibungen gebucht? Sind die in der GuV ausgewiesenen Abschreibungen mit dem Anlagespiegel und der Anlagenbuchführung abgestimmt? Sind außerplanmäßige Abschreibungen ggf. im Anhang erläutert? Wahlrechte für Wirtschaftsgüter bis 410 EÜR optimal nutzen. Stellen Sie fest ob Sie das Wahlrecht in Anspruch nehmen wollen. Ab 2010 besteht ein jährliches Wahlrecht bei Wirtschaftsgütern mit Anschaffungs-Herstellungskosten (AHK) größer 150 EUR bis 410 EUR. Sie können als geringwertiges Wirtschaftsgut nach 6 Abs. 2 EStG sofort abgeschrieben oder alternativ in einem Sammelposten nach 6 Abs. 2a EStG eingestellt werden, der über 5 Jahre aufzulösen ist. Hinweis: Wählen Sie den Sammelposten, gilt diese Wahlrechtsausübung einheitlich für alle im jeweiligen Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten und eingelegten Wirtschaftsgüter mit Einstandskosten von mehr als 150 EUR und nicht mehr als EUR. Zu- und Abgänge Zugänge - Zu den Anschaffungskosten gehören neben dem Kaufpreis alle Aufwendungen, die notwendig waren, um das Wirtschaftsgut in betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören insbesondere Verpackungs-, Fracht- und Transportkosten, Versicherungskosten, Montagekosten. Diese Kosten buchen Sie direkt auf das Bestandskonto zum Anlagegut. Abgänge - Für Wirtschaftsgüter, die unterjährig verkauft wurden, muss die Abschreibung zeitanteilig gebucht werden. Gewinn bzw. Verlust aus der Veräußerung buchen Sie als sonstigen betrieblichen Ertrag oder sonstigen betrieblichen Aufwand. Sonderabschreibung Mit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) ist die Regelung der umgekehrten Maßgeblichkeit aufgehoben. Abschreibungen, die nach steuerrechtlichen Vorschriften erlaubt sind, sind in der Handelsbilanz nicht mehr zugelassen. In der Steuerbilanz sind die folgenden Abschreibungen weiterhin möglich z.b. Sonderabschreibungen nach 7g Abs. 5 und 6 EStG Sonderabschreibungen nach 7g Abs. 5 und 6 EStG Sie sind in der Steuerbilanz für kleine und mittlere Betriebe möglich, wenn die Voraussetzungen für die Sonderabschreibung erfüllt sind. Tipp: In der Steuerbilanz ist die Sonderabschreibungen nach 7g Abs. 5 und 6 EStG erlaubt, auch wenn der Investitionsabzugsbetrag 7g Abs. 1 und 4 EStG in Anspruch genommen wird. 6

7 Leasing Die regelmäßigen Leasingraten sind für den Leasinggeber Betriebseinnahmen und für den Leasingnehmer abzugsfähige Betriebsausgaben. Nebenkosten wie Transport-, Verpackungs-, Fracht- oder Versicherungskosten sind ebenso wie Montage- und Installationskosten Betriebsausgaben. Die Leasingsonderzahlungen, die zu Beginn der Mietzeit einmalig gezahlt werden, sind Mietvorauszahlungen. Für sie muss ein aktiver Abgrenzungsposten gebucht werden. Hinweis: Prüfen Sie den Leasingvertrag. Es kommt auf die Gestaltung im Leasingvertrag an, ob der Leasinggegenstand dem Leasingnehmer oder Leasinggeber zugerechnet wird. Es ist festzustellen wer der wirtschaftlichen Eigentümer ist. Dieser muss den Leasinggegenstand aktivieren und abschreiben. Nicht abziehbare Betriebsausgaben Steuerlich nicht abziehbare Betriebsausgaben nach 4 Abs. 5 EStG sind z. B.: ein nicht abziehbarer Anteil der Bewirtungskosten Aufwendungen für Geschenke über 35 EUR, Gewerbesteuer Handelsrechtlich werden diese Ausgaben in vollem Umfang gewinnmindernd berücksichtigt. Der steuerliche Gewinn darf durch die nicht abziehbaren Betriebsausgaben nicht gemindert werden. Sie ermitteln deshalb den steuerlichen Gewinn durch eine außerbilanzielle Hinzurechnung der nicht abziehbaren Betriebsausgaben siehe Beispiel am Schluss dieser Dokumentation. 2.2 Abschussarbeiten Aktiva A. Anlagevermögen Eigenleistungen: Sind die im Betrieb selbst hergestellten Wirtschaftsgüter aktiviert? Selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände: Für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände z.b. Patente und Software besteht ab 2010 in der Handelsbilanz ein Aktivierungswahlrecht. Im Steuerrecht gilt weiter ein Aktivierungsverbot. B. Umlaufvermögen - Vorräte Inventur: Durch Inventur sind alle Gegenstände des Vorratsvermögens erfasst. Grundsätzlich sollen Vorräte einzeln bewertet werden als Ausnahme sind unter bestimmten Voraussetzungen Bewertungsvereinfachungen erlaubt. Zum Bewertungsvereinfachungsverfahren gehört handelsrechtlich die Bewertung mit dem Festwert die Gruppenbewertung mit dem gewogenem Durschnitt die Sammelbewertung nach bestimmten Verbrauchsfolgen Lifo/Fifo-Verfahren Im Verbrauchsfolgeverfahren ist steuerrechtlich ausschließlich das Lifo-Verfahren zugelassen. Bestandsveränderung Der Warenbestand auf dem Bestandskonto (SKR / SKR ) wird mit dem tatsächlichen Wert zum Bilanzstichtag abgeglichen. Buchen Sie eine Bestandsmehrung oder Bestandsminderung über das Wareneingangskonto oder das Konto Bestandsveränderungen (SKR / SKR ). 7

8 B. Umlaufvermögen - Forderungen Forderungen sind unterteilt in einwandfreie Forderungen zweifelhafte Forderungen uneinbringliche Forderungen. Aus Gründen der Klarheit müssen zum Bilanzstichtag zweifelhafte Forderungen von den einwandfreien Forderungen getrennt werden. Einzelwertberichtigung: - Steht fest, dass eine Forderung uneinbringlich ist, wird der Nettobetrag abgeschrieben und die Umsatzsteuer korrigiert. Pauschale Wertberichtigung: - Das allgemeine Risiko von Forderungsausfällen wird durch die Pauschalwertberichtigung berücksichtigt. Die Höhe der Pauschalwertberichtigung in Prozent richtet sich nach Erfahrungswerten der Vergangenheit, den Verhältnissen zum Bilanzstichtag und die Erwartungen der Zukunft. Bemessungsgrundlage für die Pauschalwertberichtigung sind die Forderungsbeträge ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer darf erst zum Zeitpunkt der Uneinbringlichkeit einer Forderung korrigiert werden. Kombinierte Einzel- und Pauschalwertberichtigung: - Ein Teil der Forderungen werden einzeln bewertet, der Rest unterliegt der pauschalen Wertberichtigung C. Rechnungsabgrenzungsposten Aufwendungen und Erträge müssen periodengerecht erfasst sein. Durch die zeitliche Abgrenzung sollen Aufwendungen und Erträge den Wirtschaftsjahren zugeordnet sein, in denen sie wirtschaftlich verursacht wurden. Beispiel: Die Kfz-Versicherung Laufzeit 1 Jahr von Juni.2011 bis Mai.2012 wird 2011 bezahlt. Der Betrag, der dem Jahr 2012 zuzuordnen ist, wird vom Aufwandskonto für Kfz-Versicherung (SKR / SKR ) auf das Konto Aktive Rechnungsabgrenzung (SKR / SKR ) umgebucht. Handelsrechtlich und steuerrechtlich besteht eine Verpflichtung zur Bildung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Seit der Umsetzung des BilMoG besteht für folgende Sachverhalte handelsrechtlich ein Aktivierungsverbot und steuerrechtlich eine Aktivierungspflicht: 1. als Aufwand berücksichtigte Zölle und Verbrauchsteuern, soweit sie auf am Bilanzstichtag auszuweisende Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens entfallen. 2. als Aufwand berücksichtigte Umsatzsteuer auf am Bilanzstichtag auszuweisende Anzahlungen. 8

9 2.3 Abschussarbeiten Passiva A. Eigenkapital Mit der Umsetzung des BilMoG werden ausstehende Einlagen nach der sogenannten Nettomethode dargestellt. nicht eingeforderten ausstehenden Einlagen werden in einer Vorspalte vom gezeichneten Kapital abgesetzt ausgewiesen. Eingefordertes, nicht eingezahltes Kapital wird als Forderungen im Umlaufvermögen ausgewiesen. Rücklagen Mit BilMoG erfolgte die Abschaffung der umgekehrten Maßgeblichkeit. Im Handelsrecht sind Sonderposten mit Rücklagenanteil nicht mehr anzusetzen. Im Steuerrecht sind Steuerfreie Rücklagen erlaubt z.b. Reinvestitionsrücklage 6b EStG, Rücklage für Ersatzbeschaffung R 6.6 EStR, 7g Investitionsabzug. B. Rückstellungen Für Verpflichtungen die nicht genau bekannt sind, bilden Sie Rückstellungen. Beispiel: Gewerbesteuerrückstellung, wenn die errechnete Gewerbesteuer die Gewerbesteuer- Vorauszahlungen übersteigt. Mit Inkrafttreten des BilMoG gibt es im Bereich Rückstellungen unterschiedliche Behandlung von Rückstellungen mit einer Fälligkeit von mehr als einem Jahr z. B. Pensionsrückstellungen C. Rechnungsabgrenzungsposten Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) sind Einnahmen im aktuellen Jahr, die periodengerecht als Ertrag im neuen Jahr abzugrenzen sind z.b. ein Mieter bezahlt die Miete für Januar 2012 schon am Der Mietertrag ist gegen das Konto Passive Rechnungsabgrenzung (SKR / SKR ) zu buchen. 3 Bilanz nach Handels- und Steuerrecht Lexware buchhalter Mit Lexware buchhalter/plus wird eine Bilanz nach handelsrechtlichen Vorschriften erstellt. Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz sind durch eine Überleitungsrechnung nach 60 EStDV zu dokumentieren. In die Überleitungsrechnung übernehmen Sie die abweichenden steuerrechtlichen Wertansätze. Die Überleitungsrechnung fügen Sie der Bilanz aus Lexware buchhalter/plus als Anlage hinzu. Beispiel Überleitungsrechnung: Gewinn Handelsbilanz Lexware buchhalter Nicht abziehbare Ausgaben 4 Abs.5 EStG Steuerlicher Gewinn EUR EUR = EUR 9