LEITFADEN ZUR BUCHFÜHRUNG HRUNG IM NEUEN KOMMUNALEN HAUSHALTS- UND RECHNUNGSWESEN (NKHR)

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1 LEITFADEN ZUR BUCHFÜHRUNG HRUNG IM NEUEN KOMMUNALEN HAUSHALTS- UND RECHNUNGSWESEN (NKHR) nach den Grundlagen des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) in Baden- Württemberg Geprüft und verabschiedet von der Lenkungsgruppe AG Internet (Innenministerium BW, Gemeindeprüfungsanstalt BW, Gemeindetag, Städtetag, Landkreistag, Datenverarbeitungsverbund BW) Die Wiedergabe dieses Leitfadens, auch auszugsweise, ist nur mit vollständiger Angabe der Quelle gestattet. Stand: Januar 2012

2 Vorwort und Einleitung 2 Vorwort und Einleitung Das Innenministerium, die Kommunalen Landesverbände, die Gemeindeprüfungsanstalt und der DV Verbund Baden-Württemberg haben sich zu einer Kooperation zusammengefunden, um die Umsetzung der Reform des Kommunalen Haushaltsrechts mit einer eigenen Internetplattform zu unterstützen. Dazu wurde die Lenkungsgruppe AG Internet gebildet. Der vorliegende Buchungsleitfaden ist ein Projekt dieser Kooperation. Der Leitfaden zur Buchführung im Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) wird derzeit von Vertreten aus Gemeinden, Städten und Landkreisen sowie der Kommunalen Landesverbände erarbeitet und inhaltlich mit dem Innenministerium und der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg abgestimmt. Die im Leitfaden getroffenen Aussagen sind aufgrund des Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts vom , sowie der GemHVO und GemKVO vom , sowie der VwV Produkt- und Kontenrahmen vom erfolgt und erheben weder Anspruch auf Vollständigkeit noch auf Rechtssicherheit. Sie stellen Empfehlungen dar. Der Leitfaden soll eine Orientierungshilfe für alle Gemeinden, Landkreise, Zweckverbände und Verwaltungsgemeinschaften sein und diesen Hilfestellung geben bei der Buchungsweise einzelner Geschäftsvorfälle in der kommunalen Doppik. Zur rechtskonformen Darstellung der Inhalte des Leitfadens erfolgt in regelmäßigen Abständen eine Abstimmung mit dem Innenministerium Baden-Württemberg und der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg. Der aktuelle Stand des Leitfadens beinhaltet noch nicht alle Themen, die erarbeitet werden sollen. In späteren Aktualisierungen werden diese Lücken sukzessive geschlossen.

3 Inhaltsübersicht 3 Beteiligte am Leitfaden Dieser Leitfaden ist in der Arbeitsgruppe (AG) Buchungsbeispiele unter Mitwirkung von Kommunalvertretern aus folgenden Kommunen, Verbänden und Mitarbeitern des DVV Baden-Württemberg erarbeitet worden: Stadt Albstadt Stadt Tettnang Landratsamt Enzkreis Landratsamt Karlsruhe Stadt Karlsruhe Landratsamt Ludwigsburg Stadt Nagold Stadt Rheinau Stadt Stuttgart Stadt Winnenden Stadt Herrenberg Unter Leitung von Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart Unter Mitwirkung folgender Institutionen Innenministerium Baden-Württemberg Gemeindeprüfungsanstalt Gemeindetag Städtetag Landkreistag Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm

4 Inhaltsübersicht 4 Inhaltsübersicht A Allgemeiner Teil... 6 Das 3-Komponenten Modell... 6 Bestandteile des Modells und dessen Zusammenhänge... 6 Integration der Finanzrechnung in die Finanzbuchhaltung... 7 Tages-/Kontenabschluss... 8 B Technik der doppelten Buchführung Zerlegung der Bilanz in Konten Das Prinzip der Bestandsveränderungen Der Buchungssatz im Detail Einfacher Buchungssatz Zusammengesetzter Buchungssatz Stornierung von Buchungen Absetzungsbuchungen C Organisation der Finanzbuchhaltung D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften Überblick über die Kontenklassen des Kontenrahmen für Baden-Württemberg E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen Eröffnungsbilanzbuchungen / Einbuchen der Anfangsbestände Ergebniswirksame Buchungen Steuern und ähnliche Abgaben Zuwendungen und allgemeine Umlagen Finanzerträge Aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen Personalaufwendungen/Versorgungsaufwendungen Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Transferaufwendungen Sonstige ordentliche Aufwendungen Zinsen und sonstige Finanzaufwendungen Bilanzielle Abschreibungen Aufwendungen und Erträge aus internen Leistungsbeziehungen Außerordentliche Erträge und Aufwendungen ( 2 Abs. 2 GemHVO) Realisierte außerordentliche Erträge/Aufwendungen Veräußerung von Vermögensgegenständen (Ertrag/Aufwand) F Buchungsfälle gegliedert nach Themengebieten Buchungen mit Umsatzsteuer Innergemeinschaftlicher Erwerb Interne Leistungsverrechnung bei BgAs Rechnungsabgrenzung... 55

5 Inhaltsübersicht 5 Rückstellungen Buchung von Darlehen/Krediten Buchung im Zusammenhang mit Zuweisungen / Zuschüssen Buchung von Leasinggeschäften Zurechnung des Leasinggegenstandes beim Leasingnehmer Anschaffung des Leasinggegenstandes: Buchungen bei der Kommune als Leasingnehmer Wertpapiere / Geldanlagen Anteile / Beteiligungen / Zweckverbände / rechtlich unselbständige Stiftungen, etc. 79 Buchungen im Zusammenhang mit Vermögensgegenständen Buchungen im Zusammenhang mit Vorräten/Lagerbuchhaltung Wertberichtigung auf Forderungen / Behandlung und Buchung von Niederschlagung, Erlass, Stundung und Aussetzung der Vollziehung während des Jahres Abbildung der haushaltsunwirksamen Vorgänge (Prozesse des ehemaligen SHV). 98 Anlagen Anlage 1: Empfehlung zur Gliederung der Bankbestandskonten Anlage 2: FAG-relevante Konten Anlage 3: Buchungen im Zusammenhang mit Personalauszahlungen (am Beispiel von DVV-Personal und Finanzverfahren SAP)

6 A Allgemeiner Teil 6 A Allgemeiner Teil Referenzmodell: Zwei-Komponenten-Rechnungsmodell der kaufmännischen doppelten Buchführung Die Buchungsweise und Prinzipien der kaufmännischen doppelten Buchführung sowie der Abschluss der Konten haben auch Geltung in der kommunalen Doppik. Die kommunale Doppik kann als eine um die Finanzrechnung ergänzte doppelte Buchführung betrachtet werden. Die kaufmännische Buchführung mündet in die zwei Komponenten Schlussbilanz(konto) und GuV(-konto). Eine vergleichbare Systematik ist auch in der kommunalen Doppik zu finden. Das 3-Komponenten Modell Bestandteile des Modells und dessen Zusammenhänge Das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen besteht aus den folgenden drei Komponenten: Ergebnishaushalt / Ergebnisrechnung (Darstellung des Ressourcenverbrauchs durch Betrachtung der Aufwände und Erträge) Die Ergebnisrechnung ist aus der handelsrechtlichen Gewinn- und Verlustrechnung abgeleitet. Sie stellt das Ressourcenaufkommen und den Ressourcenverbrauch dar. Der Erfolg ist periodengerecht zu ermitteln (Stichwort: aktive und passive Rechnungsabgrenzung). In ihr wird der Jahresüberschuss / -fehlbetrag ermittelt. Sie wird in Staffelform erstellt, um den Ausweis von Zwischensummen zu ermöglichen. Der Abschluss der Ergebniskonten kann analog zum Abschluss in der kaufmännischen Doppik über ein Konto, in der kommunalen Doppik als Ergebnisrechnungskonto bezeichnet, erfolgen. Finanzhaushalt / Finanzrechnung (Darstellung des Geldverbrauchs durch Betrachtung der Ein- und Auszahlungen. In diesem Bereich werden auch die Informationen abgebildet, die bisher im kameralen System im Vermögenshaushalt enthalten waren) Ziel der Finanzrechnung ist es, die Finanzierungsquellen (Mittelherkunft / Mittelverwendung) und die Veränderung des Bestandes an Zahlungsmitteln darzustellen. Aufgabe der Finanzrechnung ist die Rechenschaft über die Verwendung finanzieller Mittel einer Kommune. Mit der Finanzrechnung können neben der Höhe der Veränderungen des Zahlungsmittelbestandes auch die entsprechenden Gründe sowie Ursachen differenziert aufgezeigt werden. Ein wichtiger Bestandteil von Finanzhaushalt/-rechnung ist die Abbildung der Investitionen. In der Finanzrechnung werden die tatsächlichen Ein- und Auszahlungen dargestellt. Bei der Finanzrechnung der kommunalen Doppik handelt es sich um eine Variante,

7 A Allgemeiner Teil 7 der in der Privatwirtschaft angewandten Kapitalflussrechnung. Im Unterschied zur Privatwirtschaft wird die Finanzrechnung in der kommunalen Doppik in der Finanzbuchhaltung ganzjährig laufend geführt und nach der direkten Methode dargestellt. Die Konten der Finanzrechnung sind in den Buchungsverbund integriert. Bei der Finanzrechnung erfolgt die Erfassung und Abbildung sämtlicher Ein- und Auszahlungen nach verschiedenen Zahlungsarten. Ein- und Auszahlungen werden dabei unsaldiert ausgewiesen. Die Finanzrechnung wird unterteilt in konsumtive und finanzierungsrelevante Vorgänge sowie in Ein- und Auszahlungen aus Investitionstätigkeit. Ebenso werden in ihr durchlaufende haushaltsunwirksame Posten dokumentiert. Bei Buchung und voriger Einrichtung der Sachkonten ist entsprechend darauf zu achten, dass bei jedem Geschäftsvorfall die richtigen zugehörigen Ein- und Auszahlungskonten fortgeschrieben werden. Neben der Fortschreibung der Ein- und Auszahlungskonten müssen auch die Geldbestandskonten (Konten der Aktiva, liquide Mittel) gleichzeitig fortgeführt werden. Abweichend zum bisherigen Haushaltsrecht ( 42 Abs. 2 GemHVO kameral) wird das IST im Jahr des Zahlungseingangs verbucht, nicht mehr im Jahr der Fälligkeit (Umkehrschluss aus 43 Abs. 1 Nr. 4 GemHVO). Die Konten der Finanzrechnung werden somit immer dann fortgeschrieben, wenn Zahlungen erfolgen. Vermögensrechnung / Bilanz (Darstellung der Bestände des Vermögens und der Schulden) Die Vermögensrechnung wir nur zum Jahresabschluss erstellt. Sie stellt wie die Bilanz im kaufmännischen Rechnungswesen das Vermögen und die Finanzierungsquellen dar. Während die Ergebnis- und Finanzrechnung "Flussrechnungen" darstellen, handelt es sich bei der Vermögensrechnung um eine Bestandsrechnung. Integration der Finanzrechnung in die Finanzbuchhaltung Variante: Finanzrechnungskonten im doppischen Verbund Mit der Integration der Ein- und Auszahlungsarten in den Kontenrahmen geht der Gesetzgeber davon aus, dass diese Konten analog zu den Konten der anderen Kontenklassen geführt werden. Entsprechend werden diese Konten in Soll und Haben analog zu den Bankbeständen bebucht. Variante: Finanzrechnungskonten statistisch in einem weiteren Rechnungskreis Hier werden die Finanzrechnungskonten neben den Konten der Finanzbuchhaltung und den Kontierungselementen der Kostenrechnung statistisch mitkontiert. Die Finanzrechnungskonten sind damit weitere Kontierungselemente neben den Bestandsund Erfolgskonten des Hauptbuchs. Wie die Fortschreibung von Ein-, Auszahlungskonten und der Bankbestandskonten technisch realisiert wird, ist eine Frage des eingesetzten EDV-Verfahrens. Für den

8 A Allgemeiner Teil 8 Abschluss der Finanzrechnung gegen die Bilanz kann ein Finanzrechnungskonto Anwendung finden, in welchem alle Ein- und Auszahlungen münden und das wiederum gegen das Bankkonto abgeschlossen wird. Auch für die Darstellung der Ein- und Auszahlungskonten gilt: Wie dies letztlich technisch gelöst ist, hängt vom eingesetzten EDV-Verfahren ab. Tages-/Kontenabschluss Der Bestand der liquiden Mittel in der Bilanz muss mit dem Endbestand der liquiden Mittel in der Finanzrechnung übereinstimmen. Im Rahmen des Tagesabschlusses wird dies durch den Abgleich der Veränderungen der Konten der liquiden Mittel (alle Konten der Kontengruppe 17, ohne 174*) mit dem Saldo der Ein- und Auszahlungen (Saldo der Kontenklassen 6 und 7) geprüft. Eine Differenz darf sich dabei nicht ergeben. Um dies sicherzustellen müssen sich Veränderungen in den liquiden Mitteln daher immer aufgrund von Ein- oder Auszahlungen der Kontenklassen 6 und 7 ergeben. *Geleistete Handvorschüsse (Kontenart 174) sind nicht in diese Abstimmung einzubeziehen.

9 A Allgemeiner Teil 9 Muster eines Tagesabschlusses/Kontenabstimmung (Software KIRP)

10 A Allgemeiner Teil 10 Muster eines Tagesabschlusses (Software SAP) Prüfung: Kassensoll Tagesabschluss Gesamtfinanzrechnung Bilanz Liquide Mittel Bilanzauszug

11 B Technik der doppelten Buchführung 11 B Technik der doppelten Buchführung Zerlegung der Bilanz in Konten Jeder Geschäftsfall in der kommunalen Doppik verändert mindestens zwei Bilanzpositionen. Da es in der Praxis aber nicht möglich ist, die Veränderung der Aktiv- und Passivpositionen ständig direkt in der Bilanz vorzunehmen, wird eine genaue und übersichtliche Einzelabrechnung jeder Bilanzposition benötigt. Deshalb löst man die Bilanz in einzelne Konten auf. Jede Bilanzposition erhält mindestens ein entsprechendes Konto. Nach den Bilanzseiten unterscheidet man zwischen Aktiv- und Passivkonten Aktiv- und Passivkonten weisen im Einzelnen die Bestände an Vermögen und Kapital aus und erfassen die Veränderungen dieser Bestände aufgrund von Geschäftsvorfällen. Man spricht deshalb auch von aktiven und passiven Bestandskonten. Die Darstellung eines solchen Kontos hat die Form eines T, deshalb spricht man auch von T-Konten. Die linke Seite des Kontos wird mit Soll (S), die rechte Seite mit Haben (H) bezeichnet. Das Prinzip der Bestandsveränderungen Jeder gebuchte Geschäftsfall verändert die Bilanz in mindestens zwei Bilanzpositionen, wobei folgende vier Möglichkeiten der Bilanzveränderung unterschieden werden: Aktivtausch d.h. der Geschäftsfall betrifft nur die Aktivseite der Bilanz, die Bilanzsumme ändert sich nicht: Kauf eines PC s gegen Bankscheck. Geschäftsausstattung +./. Bank Passivtausch, d.h. der Geschäftsfall betrifft nur die Passivseite der Bilanz, die Bilanzsumme ändert sich nicht: Umwandlung einer kurzfristigen Lieferschuld in eine Darlehensschuld. Verbindlichkeiten./. + Darlehen

12 B Technik der doppelten Buchführung 12 Aktiv- / Passivmehrung, d.h. der Geschäftsfall betrifft beide Seiten der Bilanz. Der Erhöhung einer Aktivposition steht auch die Erhöhung einer Passivposition gegenüber. Die Bilanzsummen nehmen auf beiden Seiten um den gleichen Betrag zu, die Bilanzgleichung bleibt somit gewahrt. Kauf von Vorräten auf Ziel (Kredit). Vorräte + + Verbindlichkeiten Aktiv- / Passivminderung, d.h. der Geschäftsfall betrifft beide Seiten der Bilanz. Der Verminderung einer Aktivposition steht auch die Verminderung einer Passivposition gegenüber. Die Bilanzsummen nehmen auf beiden Seiten um den gleichen Betrag ab, die Bilanzgleichung bleibt somit gewahrt. Ausgleich einer Lieferschuld durch Banküberweisung. Bank./../. Verbindlichkeiten Der Buchungssatz im Detail Einfacher Buchungssatz Alle Geschäftsvorfälle innerhalb eines Wirtschaftsjahres werden über Buchführungskonten gebucht. Jeder Geschäftsfall berührt mindestens zwei Konten und verändert ihre Werte, d.h. er beinhaltet mindestens eine Soll- und eine Habenbuchung. Der Buchungssatz gibt die Sachkonten an, auf denen im Soll bzw. Haben zu buchen ist. Er nennt zuerst das Konto, das im Soll bebucht wird und danach das Konto mit der Habenbuchung. Beide Konten werden durch das Wort an verbunden. Beispiel: Kauf von Fahrzeug auf Rechnung in Höhe von ,00 Soll an Haben Fahrzeuge ,00 Verbindl. all ,00

13 B Technik der doppelten Buchführung 13 Zusammengesetzter Buchungssatz Werden durch einen Geschäftsvorfall mehr als zwei Konten berührt, entsteht ein zusammengesetzter Buchungssatz. Dabei muss die Summe der Sollbuchungen stets mit der Summe der Habenbuchungen übereinstimmen. Beispiel: Bei einem BGA wird ein Aufwand gebucht. Der BGA ist Vorsteuerabzugsberechtigt. Soll an Haben Aufwand 1.000,00 Vorsteuer 190,00 Verbindlichkeiten 1.190,00 Stornierung von Buchungen Die Stornierung von Buchungen erfolgt durch einfache Gegenbuchung. Bei Stornierung muss auch die Finanzrechnung berücksichtigt werden. Absetzungsbuchungen Die Voraussetzungen, wann eine Absetzung zu buchen ist, sind in 16 GemHVO geregelt. Für die buchungstechnische Abbildung einer Absetzung ergeben sich zwei Möglichkeiten: Variante 1: Absetzung durch Gegenbuchung von Forderung und Ertrag Variante 2: Absetzung durch Buchung mit negativen Beträgen Welche Variante in der Praxis Anwendung findet, hängt vom eingesetzten Finanzverfahren ab. Beide Varianten werden an folgendem Beispiel erläutert: Übersteigen etwaige Rückzahlungen den Forderungsbestand auf einem einzelnen Konto (sog. kreditorischer Debitor), ergibt sich ein negativer Saldo und damit eine Verbindlichkeit. Besteht der negative Saldo bei Bilanzaufstellung noch, ist diese Verbindlichkeit auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen. Dieser Ausweis kann durch eine Bilanzwechselbuchung über den Weg eines Abgrenzungskontos erreicht werden. Alternativ ist auch die Hinterlegung einer zweiten Bilanzposition im Sachkonto denkbar, die dazu führt, dass kreditorische Debitoren (und debitorische Kreditoren) auf der richtigen Seite der Bilanz dargestellt werden. Welcher Weg Anwendung findet, hängt auch vom eingesetzten EDV-Verfahren ab.

14 B Technik der doppelten Buchführung 14 Variante 1 Absetzung durch Umkehrbuchung Bei dieser Variante muss das Ertragskonto im Soll, das Forderungskonto im Haben bebucht werden. Da eine Rückzahlung stattzufinden hat, ist die Bank bzw. das Einzahlungskonto im Haben zu bebuchen. Buchungssatz: ❶ Ertrag aus Gewerbesteuer an Öffentlich-rechtliche Forderung Buchung in Ergebnisrechnung 1521 Öff.- Soll rechtliche Forderung Haben Soll 3013 Ertrag aus Gewerbesteuer Haben ❶ ❶ Buchung in Finanzrechnung Soll 1711 Bank (6013*) Haben ❶ *Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanzrechnungskonto 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer muss bei Rückzahlung als Abgang fortgeschrieben werden. Variante 2 Absetzung durch Negativbuchung Bei dieser Variante werden die ursprünglich gebuchten Werte auf derselben Kontoseite mit negativen Werten gebucht und somit abgesetzt. Folglich muss die Buchung Forderung an Ertrag mit negativen Beträgen vollzogen werden. Da eine Rückzahlung stattzufinden hat, ist auch auf dem Bankkonto bzw. beim Einzahlungskonto mit negativen Beträgen zu buchen.

15 C Organisation der Finanzbuchhaltung 15 C Organisation der Finanzbuchhaltung Die Organisation der doppischen Finanzbuchhaltung stellt die Kommunen vor besondere Herausforderungen. Die fachlichen Anforderungen der Doppik bieten auch aus organisatorischer Sicht einigen Sprengstoff : Meist kann die Doppik nur mit einer deutlich zentraleren Organisation des Buchungsgeschäfts (als bislang in der Kameralistik) sachgerecht gelebt werden. Der Grad der notwendigen bzw. sinnvollen Zentralisierung unterscheidet sich je nach Größe der Kommunalverwaltung erheblich. Im Vergleich zur kameralen Verbuchung der unterjährigen Einnahme- und Ausgabeanordnungen stellt die Systematik der doppelten Buchführung bei den dezentral Anordnungsberechtigten keine höheren Anforderungen. Ein Grundverständnis für die Vorgänge im Hintergrund (Ableitung Bilanzkontierungen, Ableitung Finanzrechnung) sollte aber bei den Buchungsberechtigten vhd. sein. Systembedingte Anforderungen an das Verständnis über doppische Buchungssätze, Forderungen, Verbindlichkeiten, Periodenabgrenzungen, Rückstellungen, Anlagenbuchhaltung usw., werden hingegen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses und bei komplexeren Geschäftsvorfällen benötigt. Auch wenn Aufgaben der Finanzbuchhaltung delegiert werden, muss die Gesamtverantwortung festgelegt sein, damit es nicht zu Qualitätseinbußen kommt. Weisungsbefugnisse von leitenden Mitarbeitern müssen dann geklärt werden. Die Arbeit der Finanzbuchhaltung, die sich in Buchhaltung (Belegerfassung) und Zahlungsabwicklung (Aufgabe der Kasse) unterteilt, kann von unterschiedlichen Stellen erbracht werden, wenn dadurch ihre Qualität nicht beeinträchtigt wird. Andere Einheiten buchen oder erfassen somit Belege, die Kasse trägt aber die Gesamtverantwortung. Bei der Organisation der Finanzbuchhaltung sind die Vorgaben der Gemeindekassenverordnung (GemKVO) zu beachten. Mögliche Organisationsformen der Buchhaltung (Belegerfassung) Typ Vorteile Nachteile Zentral Zusammenfassung von Kompetenzen Einheitliche Vorgehensweise bei der Behandlung von Geschäftsvorfällen Qualität des Buchungsstoffs hoch Schulungsaufwand gering Relative Entfernung zum Geschäftsvorfall/Fachamt Fehlendes fachliches Wissen zur Beurteilung der sachgerechten Buchung bestimmter Geschäftsvorfälle Abstimmungsaufwand im amtsübergreifenden Geschäftsverkehr

16 C Organisation der Finanzbuchhaltung 16 Optimale Vertretungsmöglichkeiten Erhöhter Belegfluss, Transportund Bearbeitungszeiten Eindeutiger Ansprechpartner bei Unterstützungsbedarf der Fachämter Bündelung und Weiterentwicklung von Know- How Ggfs. Änderung Arbeitsabläufe und Umorganisationen Auseinanderfallen von Ressourcen- und Buchungsverantwortung Nachteile lassen sich abschwächen durch verstärkten EDV-Einsatz wie Workflow- Unterstützung, Nutzung von Mittelbindungen. Einige Nebenbuchhaltungen wie z.b eine Lagerbuchhaltung lassen sich nur zentral abbilden. Nähe zum Geschäftsvorfall, Vorort Kenntnisse zum Vorgang vhd. Permanenter erhöhter Schulungsaufwand aufgrund technischer, gesetzlicher, personeller Änderungen Dezentral Gemischt / Teildezentral / Buchungsinseln Optimale Steuerungsmöglichkeiten im Hinblick auf Budgetauswirkung einzelner Buchungen Belegfluss muss nicht verändert werden Akzeptanzgewinn Wenige personelle Veränderungen Kombination aus Vorteilen dezentral (Fachlichkeit, Aufwand) und zentral (Qualität Buchungsstoff) nutzbar. Vorgenannte Nachteile können kompensiert werden. Risiko fehlerhafter Buchungen (wenig Routine, ungleicher Wissensstand) Uneinheitliche Buchungsqualitäten Aufwand für Überwachung des Buchungsgeschäfts Ggfs. hohe Lizenzkosten Schnittstellen-Problematik (technisch und menschlich) Erhöhter Koordinationsbedarf bei der Jahresabschlusserstellung (z.b. Rechnungsabgrenzung, Rückstellungen) Einmaliger konzeptioneller und organisatorischer Aufwand (dezentrale Bündelung/Weiterreichung). Mögliche Varianten: unterjährige einfache Buchungen dezentral, Jahresabschlussbuchungen zentral, Anlagenbuchhaltung zentral, Kontierung auf Anlage dezentral, größere dezentrale Einheiten, die sich intern zentral organisieren. Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit der Aufgabenerledigung kann darin bestehen,

17 C Organisation der Finanzbuchhaltung 17 dass eine Gemeinde ihre Finanzbuchhaltung ganz oder teilweise von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung (andere Verwaltung, Rechenzentren oder privatwirtschaftlich geführten Organisationen) erledigen lässt. Die Möglichkeit einer Übertragung der Aufgabe auf Dritte kann insbesondere für kleinere Kommunen eine attraktive Lösung sein. Kommunen können sich zusammenschließen, um Synergieeffekte zu erzielen und damit Kosten einzusparen. 94 GemO erlaubt diese Art der Aufgabenerledigung. Letztlich trifft jede Verwaltung ihre eigene Entscheidung über die Organisation des Rechnungswesens bei Abwägung aller Vor- und Nachteile der verschiedenen Varianten. Hieraus sich ergebende notwendige Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation sollten bereits zu Beginn einer Umstellung auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen abgeschlossen sein. Für die Ablage der Belege wird eine optische Belegarchivierung empfohlen.

18 D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften 18 D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften Der Kontenplan ist ein allgemeines, verbindlich anzuwendendes Schema zur systematischen Gliederung der Konten der Buchhaltung. D.h. er ordnet die große Anzahl der Konten und legt ihren Inhalt fest. Das ihm zugrunde liegende Schema ist fast immer nach der Dezimalklassifikation aufgebaut, d.h. es gibt 10 Kontenklassen (Klassen 0 bis 9). Der in Baden-Württemberg anzuwendende Kontenrahmen basiert auf dem Kontenrahmen II/2 der Innenministerkonferenz vom Dieser ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Die aktuellste Version von Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften (Anlage 27.2 und 27.3 der VwV Produkt- und Kontenrahmen) finden Sie auf den Internetseiten und unter den Rechtlichen Rahmenbedingungen. Überblick über die Kontenklassen des Kontenrahmen für Baden-Württemberg Im Kontenrahmen BW sind die Klassen 0 bis 8 der Finanzbuchführung vorbehalten. Die Klasse 9 kann für eine kontenmäßige Darstellung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) genutzt werden. Kontenklassen und Inhalt Kontenrahmen BW: 0 Immaterielles Vermögen und Sachvermögen 1 Finanzvermögen und aktive RAP 2 Kapitalposition, Sonderposten, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, passive RAP 3 Erträge 4 Aufwendungen 5 Außerordentliche Erträge und Aufwendungen 6 Einzahlungen 7 Auszahlungen Vermögensrechnung Ergebnisrechnung Finanzrechnung 8 Abschlusskonten 9 Kosten- und Leistungsrechnung KLR

19 D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften 19 Ergänzt wird der Konterahmen durch erläuternde Zuordnungsvorschriften. In diesen wird für die einzelnen Konten näher erläutert, welche Geschäftsvorfälle über das einzelne Konto gebucht werden.

20 E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen 20 E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen Die folgende Gliederung der Buchungsbeispiele orientiert sich an den Kontengruppen des Kontenplans. Eröffnungsbilanzbuchungen / Einbuchen der Anfangsbestände Spätestens zur Erstellung des ersten doppischen Jahresabschlusses müssen alle Eröffnungsbilanzbuchungen vollzogen sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist ein Mindestmaß an Eröffnungsbuchungen notwendig, um den laufenden Betrieb zu ermöglichen und um aussagefähige Sachkontenbestände unterjährig zu gewährleisten (u.a. Einbuchung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten aus den Kassenresten des letzten kameralen Jahres). Ohne Anfangsbestand können einzelne Bestandskonten unterjährig einen negativen Saldo ausweisen. Die Eröffnungsbuchungssätze für die aktiven und passiven Bestandskonten lauten: Aktivkonto an Eröffnungsbilanzkonto Eröffnungsbilanzkonto an Passivkonto Es wird abhängig vom EDV-Verfahren empfohlen, die Einbuchung der Eröffnungsbilanzwerte nicht generell über ein einzelnes Eröffnungsbilanzkonto zu tätigen. Aus Transparenzgründen sollen verschiedene Konten für die Einbuchung der Eröffnungsbilanzwerte verwendet werden. Z. B,: Abschluss Eröffnungsbilanz manuelle Bestandseinbuchung OP-Übernahme Übernahme Anlagen Werden alle verwendeten Eröffnungsbilanzkonten nach erfolgter Einbuchung der kompletten Eröffnungsbilanz saldiert, so muss die Summe aller Sollwerte der Summe aller Habenwerte entsprechen. Teilweise ergeben sich die einzubuchenden Werte aus der letzten kameralen Rechnung. Siehe hierzu auch den Leitfaden zur Bilanzierung.

21 E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen 21 Beispiel einer manuellen Bestandseinbuchung Für die Eröffnungsbilanz wurde ein Bestand an Fahrzeugen in Höhe von ermittelt (Position "Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge" der Bilanz) Übernahme Soll 06 Fahrzeuge Haben Soll Anlagen Haben ❶ ❶ Ergebniswirksame Buchungen Im Folgenden werden ausgewählte Buchungsbeispiele aus einzelnen Bereichen des Kontenrahmens dargestellt. Steuern und ähnliche Abgaben Exemplarisch für die Buchung von Steuern und Abgaben werden im Folgenden Buchungen im Zusammenhang mit der Gewerbesteuer dargestellt. Allgemeines: Forderung und Ertrag von Steuern und Abgaben sind nach dem Datum des Bescheids dem jeweiligen Haushaltsjahr zuzuordnen. Beispiel: Einbuchen eines Gewerbesteueranspruchs Buchungsbeispiel Gegenüber dem Bürger besteht eine Forderung für Gewerbesteuer in Höhe von Buchungssatz ❶ Öffentlich-rechtliche Forderung an Ertrag aus Gewerbesteuer (ergebnisrelevant) ❷ Bank (Einzahlung) an Öffentlich-rechtliche Forderung Buchung in Ergebnisrechnung Soll 1521 Steuerforderungen Haben Soll 3013 Ertrag aus Gewerbesteuer Haben ❶ ❶ 1.000

22 E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen 22 Ausgleich der Forderung durch Einzahlung a) Steuerschuldner überweist den kompletten Betrag Durch die Überweisung wird die Forderung ausgeglichen Bank (6013*) 1521 Steuerforderungen Haben Soll Haben Soll ❷ ❷ b) Steuerschuldner überweist nur einen Teilbetrag (Unterzahlung) Der Unterschied zur Buchung a) besteht darin, dass noch eine Restforderung von 200,-- auf dem Debitor und dem Konto 1521 stehen bleibt Steuerforderungen Soll 1711 Bank (6013*) Haben Soll Haben ❷ 800 ❷ 800 *Finanzrechnung in den Fällen a) und b) Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanzrechnungskonto 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer muss bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Abweichend zum bisherigen Haushaltsrecht ( 42 Abs. 2 GemHVO kameral) wird das IST im Jahr des Zahlungseingangs verbucht, nicht mehr im Jahr der Fälligkeit (Umkehrschluss aus 43 Abs. 1 Nr. 4 GemHVO). Generell gilt daher: Die Konten der Finanzrechnung werden somit immer in den Jahren fortgeschrieben, in denen auch die Zahlungen erfolgen. c) Überzahlung durch den Steuerschuldner Für die Behandlung und Verbuchung des Differenzbetrags, der zu der Überzahlung führt, sind in der Finanzrechnung zwei Varianten denkbar. Entweder Verbuchung der kompletten Überzahlung auf dem Einzahlungskonto für Steuern (hier Einzahlung Gewerbesteuer, Variante 1) oder gesplittete Verbuchung auf dem Einzahlungskonto für Steuern (hier Einzahlung für Gewerbesteuer) und Verbuchung der Überzahlung auf dem Finanzrechnungskonto für haushaltsunwirksame Einzahlungen 679 (Variante 2). Beiden Varianten gemein ist, dass die Überzahlung als Verbindlichkeit (weitere sonstige Verbindlichkeit) zu behandeln und zurückzuzahlen ist. Die ursprüngliche Forde-

23 E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen 23 rung wird demnach nicht mit dem überzahlten Betrag bebucht, was zu negativen Forderungsbeständen führen würde. Variante 1 Die komplette Einzahlung wird auf dem eigentlichen Zahlungskonto verbucht 1521 Steuerforderungen Soll 1711 Bank (6013*) Haben Soll Haben ❷ ❷ Soll 2799 weitere sonstige Verbindlichkeit Haben ❷ 200 *Finanzrechnung Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanzrechnungskonto 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer muss bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Variante 2 Die Einzahlung wird gesplittet verbucht 1521 Steuerforderungen Soll 1711 Bank (6013*) Haben Soll Haben ❷ ❷ weitere sonstige Verbindlichkeit Soll 1711 Bank (679*) Haben Soll Haben ❷ 200 ❷ 200 *Finanzrechnung Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Die Finanzrechnungskonten 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer und 679 haushaltsunwirksame Einzahlungen müssen bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Absetzungen / Rückzahlungen Abgaben, die von der Gemeinde zurückzuzahlen sind, sind bei den Erträgen abzusetzen auch wenn sie sich auf Erträge und Einzahlungen der Vorjahre beziehen ( 16 Abs. 3 GemHVO).

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