TB1100. SAP Business One Buchhaltung. SAP Business One 2010/Q2

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1 <Kursnummer und Kurstitel ABC123 Überblick> TB1100 SAP Business One Buchhaltung SAP Business One 2010/Q2

2 Copyright Copyright 2010 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Das Kopieren oder Vervielfältigen dieses Schulungshandbuchs, gleichgültig in welcher Form oder durch welche Mittel, sowie das Übersetzen in eine andere Sprache ist ohne vorherige Zustimmung der SAP AG weder ganz noch in Teilen gestattet. Änderungen und Ergänzungen der in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind jederzeit vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten.

3 Zielgruppe und Kursvoraussetzungen Zielgruppe: Berater und Supportmitarbeiter, die für die Implementierung und den laufenden Support der Geschäftsprozesse mit SAP Business One beim Kunden verantwortlich sind Grundvoraussetzungen: Anwendungskenntnisse der Navigation und Funktionen in SAP Business One Grundkenntnisse der Finanzbuchhaltung Beratungs- oder Verkaufserfahrung mit mindestens einem ERP-Produkt Empfohlene Voraussetzungen: Teilnahme am Kurs TB1000 SAP Business One Logistik

4 Kurs- und Lernziele Erläutern der wichtigsten Finanzbuchhaltungsprozesse in SAP Business One Durchführen der wichtigsten Buchhaltungs- und Bankenabwicklungsaufgaben für jeden Finanzprozess Verwalten der Buchhaltungsprozesse mit SAP Business One Einsetzen der Controllingwerkzeuge und Unternehmensberichte Nennen der Grundeinstellungen für die Buchhaltungsfunktionen

5 Kursinhalte Lektion 1 - Standardfinanzprozesse in SAP Business One: Standardfinanzprozesse Finanzielle Auswirkungen der Verkaufs- und Einkaufsprozesse auf das Hauptbuch Lektion 2 - Bankenabwicklungsprozess: Ausgangs- und Eingangszahlungen Zahlungsmethoden und Einzahlungen Kontoverrechnungen Verarbeiten von Kontoauszügen und externen Abstimmungen Lektion 3 - Finanzprozess: Kontenplan verwalten Journalbuchungen eingeben: manuell aus einem vorerfassten Beleg mithilfe eines Kontierungsmusters als Dauerbuchung

6 Kursinhalte (Forts.) Lektion 4 - Buchungsperiodenprozess: Buchungsperioden - Prozessübersicht Perioden definieren - Besonderheiten Transaktionen in Perioden buchen Interner Abstimmungsprozess - interne Abstimmung überwachen und durchführen Periodenabschlussprozess Lektion 5 - Controlling-Berichte: Die Berichte werden im entsprechenden Finanzbuchhaltungskontext erläutert: Finanzberichte Finanzstatuskontrolle Unternehmensanalyse und -planung Lektion 6 - Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Steuersystem Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

7 Lektion 1: Standardfinanzprozesse in SAP Business One Inhalt: Standardfinanzprozesse Verkaufs- und Einkaufsprozesse und ihre Auswirkungen auf die Buchhaltung

8 Standardfinanzprozesse in SAP Business One: Lernziele der Lektion Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: einige allgemeine Buchhaltungskonventionen erläutern die Schritte innerhalb der Standardfinanzprozesse in SAP Business One beschreiben Beispiele für automatische Journalbuchungen geben, die während der Verkaufs-, Einkaufs und Lagerverwaltungsprozesse angelegt werden die finanziellen Auswirkungen der Prozesse auf das Hauptbuch erläutern

9 Standardfinanzprozesse in SAP Business One: Übersichtsdiagramm Standardfinanzprozesse in SAP Business One Thema 1: Standardfinanzprozesse Thema 2: Verkaufs- und Einkaufsprozesse

10 Standardfinanzprozesse in SAP Business One: Unternehmensszenario Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer: Ihr Hauptansprechpartner ist die Buchhalterin Frau Schmidt. Frau Schmidt erkundigt sich, wie SAP Business One mit den Finanzbuchhaltungsprozessen umgeht. Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, um der Firmenleitung regelmäßig die Geschäftsergebnisse mitteilen zu können.

11 Standardfinanzprozesse Standardfinanzprozesse in SAP Business One Thema 1: Standardfinanzprozesse Thema 2: Verkaufs- und Einkaufsprozesse Systemkonfiguration Stammdaten Einkauf Lagerverwaltung Produktion Wareneingang Warenausgang Marketing und Verkauf Service Finanzcontrolling

12 Standardfinanzprozesse: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: einige allgemeine Buchhaltungskonventionen erläutern

13 Grundlagen der Finanzbuchhaltung Sie erfassen jede Geschäftstransaktion in Ihren Firmenbüchern. Dadurch können Sie: Ihr Unternehmen effizient führen und haben zusätzlich die Möglichkeit, Finanzberichte zu generieren Ihre Geschäftstransaktionen an die entsprechenden Behörden melden Jede Geschäftstransaktion hat einen Werteaustausch zur Folge: Der Wert eines bestimmten Kontos wird erhöht, während der eines anderen verringert wird. Hieraus ergeben sich die Ausgleichsbuchungen der Soll- und Habenseite.

14 Werteaustausch: Frage Was geschieht bei einem laufenden Verkaufsprozess mit den an einer Ausgangsrechnung beteiligten Konten? Ausgangsrechnung (Angenommen, es handelt sich um eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung.)

15 Werteaustausch: Antwort Soll Haben Ausgangsrechnung Kundenkonto 105 Steuerkonto 5 Ertragskonto 100

16 Einige allgemeine Buchhaltungskonventionen (1) Jede Journalbuchung stellt eine gebuchte Geschäftstransaktion dar. Jede Zeile der Journalbuchung stellt eine Buchung auf ein Konto dar (das seinerseits einen Kunden, einen Lieferanten oder ein normales Sachkonto darstellen könnte). Jede Zeile der Journalbuchung stellt die Buchung eines Soll- oder Habenbetrags dar (aber niemals beides). Einzahlungsnr Soll Haben Geldverrechnungskonto 105 Bankkonto 105

17 Einige allgemeine Buchhaltungskonventionen (2) Bei jeder Journalbuchung müssen Soll- und Habenbeträge vorkommen. Sie muss daher mindestens zwei Zeilen umfassen. Eine einzelne Journalbuchung kann beliebig viele Zeilen umfassen. Eine Journalbuchung muss ausgeglichen sein, d. h., die Summen der Haben- und der Sollbeträge müssen identisch sein. Einzahlungsnr Soll Haben Scheckverrechnungskonto 105 Scheckverrechnungskonto 300 Scheckverrechnungskonto 205 Scheckverrechnungskonto 155 Bankkonto 765 Gesamt

18 Kontensaldo (1) Der Kontensaldo stellt die Differenz zwischen der für ein Konto erfassten Summe der Solltransaktionen und der Summe der Habentransaktionen dar. Die Transaktionsübersicht oder der Saldo eines bestimmten Sachkontos bzw. eines Geschäftspartners ist die erste Information, die ein Buchhaltungssystem zu einem Unternehmen liefern kann. Kunde XXXX7 Soll Haben Herkunft 105 Soll Ausgangsrechnung 600 Soll Ausgangsrechnung 400 Soll Ausgangsrechnung 705 Soll Eingangszahlung 200 Soll Ausgangsrechnung 100 Soll Ausgangsrechnung Kontensaldo 700 Soll

19 Kontensaldo (2) Wie bereits erwähnt, wird bei jeder Journalbuchung der Wert eines bestimmten Kontos erhöht, während der eines anderen verringert wird, woraus sich die Ausgleichsbuchungen der Soll- und Habenseite ergeben. Auswirkungen auf den Kontensaldo: Aktiv, Aufwands- und Privatkonten befinden sich in der Regel im Soll. Passiv-, Ertrags- und Kapitalkonten (Eigenkapitalkonten) befinden sich in der Regel im Haben.

20 Kontensaldo und Kontoart Gewinn- und Verlust-konten Bilanzkonten

21 Werteaustausch und Kontensaldo Auf beiden Konten erhöht sich der Wert: (Angenommen, der Kunde ist steuerbefreit und es handelt sich um eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung.) Ausgangsrechnung Soll Haben Kundenkonto 440 Ertragskonto 440

22 Verkaufs- und Einkaufsprozesse Standardfinanzprozesse in SAP Business One Thema 1: Standardfinanzprozesse Thema 2: Verkaufs- und Einkaufsprozesse Systemkonfiguration Stammdaten Einkauf Lagerverwaltung Produktion Wareneingang Warenausgang Marketing und Verkauf Service Finanzcontrolling

23 Verkaufs- und Einkaufsprozesse: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: die Schritte innerhalb der Standardfinanzprozesse in SAP Business One beschreiben die während der Verkaufs- und Einkaufsprozesse angelegten Journalbuchungen beschreiben die finanziellen Auswirkungen der Prozesse auf das Hauptbuch erläutern

24 Automatische Journalbuchungen: Vertiefungsfrage Welche Belege haben bei einem Standardverkaufsprozess Auswirkungen auf das Buchhaltungssystem? Standard Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung

25 Automatische Journalbuchungen: Antwort Welche Belege haben bei einem Standardverkaufsprozess Auswirkungen auf das Buchhaltungssystem? Standard Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung Beim Verwalten der kontinuierlichen Bestandsführung

26 Automatische Journalbuchungen - Beispiele: Ausgangsrechnung Welches Konto wird beim Verkaufsprozess Ausgangsrechnung belastet (Sollbuchung) und welches erhält eine Gutschrift (Habenbuchung)? (Angenommen, es handelt sich um eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung.) Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Soll Haben Kundenkonto 105 Steuerkonto 5 Ertragskonto 100

27 Automatische Journalbuchungen - Beispiele: Eingangszahlung Welches Konto wird beim Verkaufsprozess Eingangszahlung belastet (Sollbuchung) und welches erhält eine Gutschrift (Habenbuchung)? Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Mögliche Zahlungsmethoden Scheck Kreditkarte Bar Überweisung *BOE Soll Haben Geldverrechnungskonto 105 Kunde 105 * BOE Bill of Exchange (Wechsel). Diese Option ist für Italien, Portugal, Spanien und Frankreich relevant und standardmäßig aktiviert.

28 Automatische Journalbuchungen - Beispiele: Eingangsrechnung Welches Konto wird beim Einkaufsprozess Eingangsrechnung belastet (Sollbuchung) und welches erhält eine Gutschrift (Habenbuchung)? (Angenommen, es handelt sich um eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung.) Bestellung Wareneingang Eingangsrechnung Ausgangszahlung Soll Haben Lieferant 105 Steuerkonto 5 Aufwandskonto 100

29 Finanzeinstellungen: Vertiefungsfrage Woher weiß das System automatisch, welche Konten verwendet werden sollen? Kontenfindung Sachkonten Abstimmkonten

30 Kontenfindung Sachkonten Kontenfindung Sachkonten - definiert Standardsachkonten für einen bestimmten Geschäftsprozess: Verkauf Einkauf Allgemein (z. B. Periodenabschluss) Lagerverwaltung - die Standardsachkontenmethode für einen Artikel kann auf drei Ebenen ausgewählt werden: auf Lagerebene auf Artikelgruppenebene auf Artikelebene Gemeinsam mit dem Kundenberater müssen Sie Entscheidungen zur Sachkontenfindung treffen.

31 Kontenfindung Sachkonten - Beispiel Das Standardsachkonto für Erträge wird auf der Registerkarte Verkauf des Fensters Kontenfindung Sachkonten definiert. Ertragskonto Ausgangsrechnung Soll Haben Kundenkonto 105 Steuerkonto 5 Ertragskonto 100

32 Abstimmkonten Debitoren = Abstimmkonto Ausgangsrechnung Abstimmkonto Soll Haben Debitoren Kunde 105 Steuerkonto Steuerkonto 5 Ertragskonto Ertragskonto 100

33 Übung - Abstimmkonten

34 Automatischer Journalbuchungswert Woher kennt das System den Soll- und Habenwert in einer durch eine Ausgangsrechnung angelegte automatische Journalbuchung? (Angenommen, der Kunde ist steuerbefreit.) Ausgangsrechnung Soll Haben Kundenkonto 440 Ertragskonto 440

35 Wertberechnung - Rechnung - Verkaufsprozess Einkaufspreisliste = 100 Wiederverkäuferpreisliste = 110 Einzelhandelspreisliste = 120 Star Trek Computerhandel = Wiederverkäuferpreisliste Wiederverkäuferpreisliste = 110 Stückpreis * Menge = Gesamtwert 110 * 4 = 440 Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung

36 Betragsberechnung - Eingangsrechnung - Einkaufsprozess Einkaufspreisliste = 100 Wiederverkäuferpreisliste = 110 Einzelhandelspreisliste = 120 Trauminsel Elektronik = Einkaufspreisliste Einkaufspreisliste = 100 Stückpreis * Menge = Gesamtwert 100* 10 = 1000 Bestellung Wareneingang Eingangsrechnung Soll Haben Lieferant 1000 Verrechnungskonto 1000

37 Wertberechnung - Bestandsprozess Bestellung Wareneingang Eingangsrechnung Soll Haben 100 * 10 = 1000 Stückpreis * Menge = Gesamtwert Verrechnungskonto 1000 Bestandskonto 1000 Berechneter Wert = 90 Artikelkosten Einkaufspreisliste = 100 Wiederverkäuferpreisliste = 110 Einzelhandelspreisliste = 120 Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Soll Haben 90 * 4 = 360 Artikelkosten * Menge = Gesamtwert Selbstkostenkonto 360 Bestandskonto 360

38 Der Finanzprozess in SAP Business One Finanzeinstellungen Kontenplan Kontenfindung Sachkonten Verkaufs- und Einkaufsprozess Wareneingang Eingangsrechnung Ausgangszahlung Ausgangsrechnung Zahlung Einzahlung Automatische Journalbuchungen Manuelle Journalbuchungen Abstimmungen Periodenabschluss Hauptbuch, Kontenbuch und Berichte

39 Lektion 2: Bankenabwicklungsprozess Inhalt: Ausgangs- und Eingangszahlungen Zahlungsmethoden (Bar, Scheck, Kreditkarten, Überweisung, BOE, Zahlungsassistent) Einzahlungen und Einreichungen Kontoverrechnung mit Zahlungen und Einreichungen Verarbeiten von Kontoauszügen und externen Abstimmungen

40 Bankenabwicklungsprozess: Lernziele der Lektion Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: die Grundlagen des Bankenabwicklungsprozesses für ein typisches Kleinunternehmen aufzählen die Auswirkungen der Einzelschritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern die Schritte des Bankenabwicklungsprozesses in SAP Business One durchführen je nach Kundenanforderungen und Lokalisierung die passende Option für die Kontoauszugsverarbeitung wählen die Schritte zur Verarbeitung von Kontoauszügen und externen Abstimmungen in SAP Business One durchführen

41 Bankenabwicklungsprozess: Übersichtsdiagramm Bankenabwicklungsprozess Thema 1: Zahlungen verarbeiten Thema 2: Externe Abstimmungen im Bankkonto verwalten

42 Bankenabwicklungsprozess: Unternehmensszenario Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer: Ihr Hauptansprechpartner ist die Buchhalterin Frau Schmidt. Sie fragen Frau Schmidt, wie OEC Computer Zahlungen und Kontoauszüge verarbeitet. Anschließend führen Sie eine schnelle Anforderungsanalyse durch und erklären ihr, wie ihr SAP Business One bei der Verarbeitung und Verfolgung des Bankenabwicklungsprozesses täglich die Arbeit erleichtern kann.

43 Zahlungen verarbeiten Bankenabwicklungsprozess Thema 1: Zahlungen verarbeiten Thema 2: Externe Abstimmungen im Bankkonto verwalten

44 Zahlungen verarbeiten: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: die Schritte des Zahlungsprozesses aufzählen und in SAP Business One durchführen. Dazu gehören folgende Einzelschritte: Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen, Einreichungen, Zahlungsassistent die Auswirkungen der Einzelschritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern das passende Zahlungsszenario an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen. Die entsprechenden Entscheidungen müssen Sie zusammen mit dem Kundenberater treffen.

45 Eingangszahlungen verarbeiten: Unternehmensszenario (1) Ihre Kunden zahlen ihre Verbindlichkeiten (d. h. Ausgangsrechnungen) nach zuvor vereinbarten Zahlungsbedingungen: Geldbasis, Raten, Netto 30 etc. Bei OEC Computer verarbeitet die Buchhalterin Frau Schmidt jeden Nachmittag die Eingangszahlungen: Beim Erfassen einer Eingangszahlung müssen Sie zuerst den Kunden und dann die entsprechenden Ausgangsrechnungen wählen, die dieser zahlt. Zum Schluss erfassen Sie noch die Zahlungsmethode. Im Laufe des Tages haben die Mitarbeiter bei OEC Computer Eingangszahlungen für Kunden angelegt, die bei der Filialverkaufsstelle eingekauft oder beim Kundenservice-Center angerufen haben. Frau Schmidt muss also die verbleibenden Eingangszahlungen erfassen und diejenigen überwachen, die im Tagesverlauf erfasst wurden.

46 Eingangszahlungen verarbeiten: Unternehmensszenario (2) Frau Schmidt gibt Eingangszahlungen für Schecks ein, die per Post eingegangen sind. Auf den Kreditkartenkonten (Visa und Master Card) prüft sie, welche Eingangszahlungen im Laufe des Tages in der Filiale und im Kundenservice-Center erfasst wurden. Sie prüft das Kassenbestandskonto, um die Höhe der eingegangenen Barzahlungen in der Filiale festzustellen. Schließlich stellt sie online eine Verbindung zum Unternehmensbankkonto her, um die Höhe der per Überweisung von Kunden erhaltenen Eingangszahlungen zu prüfen um sich zu vergewissern, dass die Kreditkartenzahlungen von Visa und Master Card gemäß der Vereinbarung mit OEC Computer getätigt wurden

47 Eingangszahlungen verarbeiten: Unternehmensszenario (3) Am Ende des Tages hat Frau Schmidt noch die folgenden Aufgaben zu erledigen: Sie gibt in SAP Business One eine Kreditkarteneinreichung ein und erfasst damit die von Visa und Master Card auf das Unternehmenskonto überwiesenen Zahlungen. Anschließend geht sie über die Straße zum Bankautomaten, um dort das Bargeld aus der Kasse einzuzahlen und die heute eingegangen Schecks einzureichen. Auf Grundlage des Einzahlungsbelegs erfasst sie schließlich in SAP Business One eine Scheckeinreichung und eine Bareinzahlung. Nun kann Frau Schmidt nach Hause gehen.

48 Vertiefungsfrage: Ein Kunde zahlt per Scheck. Diesen reichen Sie zwei Tage später ein. Wann wird der Betrag auf dem Kundenkonto in SAP Business One gutgeschrieben? Beim Erfassen der Eingangszahlung Beim Einreichen des Schecks bei der Bank Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung

49 Vertiefungsfrage: Antwort Ein Kunde zahlt per Scheck. Diesen reichen Sie zwei Tage später ein. Wann wird der Betrag auf dem Kundenkonto in SAP Business One gutgeschrieben? Beim Erfassen der Eingangszahlung Beim Einreichen des Schecks bei der Bank Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung Soll Haben Soll Haben Soll Haben Kunde Scheckverrechnungskonto Scheckverrechnungskonto 105 Ertragskonto 105 Kunde 105 Bankkonto 105 Der Kunde ist an der Journalbuchung für die Einreichung nicht beteiligt.

50 Der Finanzprozess in SAP Business One - Verkauf Eingangszahlung: Zahlungsmethoden Scheck Kreditkarte Ausgangsrechnung Eingangszahlung Verrechnungskonto Einzahlung Bankkonto Bar Soll Haben Soll Haben Verrechnungskonto Scheck/Kreditkarte Bar 105 Verrechnungskonto Scheck/Kreditkarte Bar 105 Kunde 105 Bankkonto 105 Eingangszahlung: Zahlungsmethoden Überweisung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Bankkonto Soll Haben Bankkonto 105 Kunde 105

51 Struktur eines Zahlungsbelegs Eingangs- / Ausgangszahlungen Zahlungsbelegkopf Offene Rechnungen, Gutschriften und Journalbuchungen Gesamtbeträge, Bemerkungen Hinzufügen Abbrechen Auswahl aufheben Alle auswählen Seriell hinzufügen

52 Der Zahlungsbelegkopf Eingangs- / Ausgangszahlungen Code Name Zahlungsadr. Nr. (aus Serie od. manuell) Buchungsdatum Fälligkeitsdatum Belegdatum Ansprechpartner Projekt Referenz Transaktionsnr. Lieferantenstammsatz Kundenstammsatz Hinzufügen Abbrechen Auswahl aufheben Alle auswählen Seriell hinzufügen

53 Zahlungsbetrag festlegen Eingangs- / Ausgangszahlungen Zahlungsbelegkopf Rechnungen mit entsprechender Rechnungsadresse anzeigen Ausgewählt Belegnummer Rate * Gesamt Fälliger Saldo Skonto Bel.- art Gesamtzahlungsbetrag von 2 * RE von % RE von AG von 1 * BL von JB 25 Akontozahlung Fälliger Gesamtbetrag Offener Saldo 25 Hinzufügen Abbrechen Seriell hinzufügen

54 Zahlungsmethode festlegen 1. Legen Sie den Zahlungsbetrag fest. 2. Verteilen Sie den Zahlungsbetrag auf die unterschiedlichen Zahlungsmethoden. Mögliche Zahlungsmethoden: Scheck Überweisung Kreditkarte Bar

55 Einreichungen von Bargeld und Schecks Kunde Kassenbestand Bank OR Offene Rechnung Eingangszahlung Zahlungsmittel Bar Bar Einzahlung Kunde Eingeg. Schecks Bank OR Offene Rechnung Eingangszahlung Zahlungsmittel Scheck Einreichung von Schecks

56 Ausgangszahlungen verarbeiten: Unternehmensszenario OEC Computer zahlt die offenen Eingangsrechnungen seiner Lieferanten nach vereinbarten Zahlungsbedingungen: Geldbasis, Raten, Netto 30 etc. Die Buchhalterin Frau Schmidt bearbeitet jeden Morgen die Ausgangszahlungen: Sie führt den Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten aus und gibt das heutige Datum in das Feld Fälligkeitsdatum bis ein, um die zum aktuellen Datum fälligen Eingangsrechnungen anzuzeigen. Anschließend gibt Sie für diese Lieferanten Ausgangszahlungen ein. Je nachdem, welche Vereinbarung mit dem jeweiligen Lieferanten getroffen wurde, zahlt OEC Computer die fälligen Rechnungen per Überweisung oder Scheck. Frau Schmidt erfasst Ausgangszahlungen mit der Zahlungsmethode Scheck. Danach druckt sie die automatisch generierten Schecks und versendet sie per . Sie stellt eine Verbindung zum Bankkonto her und veranlasst die entsprechenden Lieferantenzahlungen online. Zum Schluss erfasst sie Ausgangszahlungen in SAP Business One mit der Zahlungsmethode Überweisung, um die Online-Überweisungen zu dokumentieren.

57 Der Zahlungsprozess in SAP Business One - Einkauf Ausgangszahlung: Zahlungsmethoden Scheck Kreditkarte Eingangsrechnung Bankkonto/ Kassenkonto Ausgangszahlung Bar Überweisung Soll Haben Bankkonto 202 Lieferant 202

58 Übung - Eingangszahlungen und Einreichungen

59 Der Zahlungsprozess in SAP Business One - Bankkontenabstimmung Überweisung Einzahlung Einzahlung Einzahlung Kontoauszug Ausgangszahlung Hausbankkonto 3 Optionen für die externe Abstimmung: Sie können Zahlungsbelege anlegen, während Sie in SAP Business One den Kontoauszug mit dem Sachkonto abstimmen. Ausgangszahlung Ausgangszahlung

60 Der Zahlungsprozess in SAP Business One - Geschäftspartner Ausgangsrechnung Eingangszahlung Soll Haben Soll Haben Kunde 105 Ertragskonto 105 Interne Abstimmung Aufwands-/ Verrechnungskonto Scheckverrechnungskonto 105 Kunde 105 Eingangsrechnung Ausgangszahlung Soll Haben Soll Haben Lieferant Interne Abstimmung Bankkonto 202 Lieferant 202

61 Der Zahlungsprozess in SAP Business One - Zahlungsassistent Zahlungsassistent Eingangszahlungen: Überweisung Bankkonto Ausgangszahlungen: Überweisung Schecks

62 Zahlungsassistent (1) Auswahlkriterien Ausgew. Zahlungslauf Allgemeine Parameter Geschäftspartner Auswahlkriterien Belegparameter Zahlweg - Auswahlkriterien Laden Gespeicherte Zahlungsläufe Speichern Empfehlungen Ausführen

63 Zahlungsassistent (2) Auswahlkriterien Zahlungslauf Zahlungslauf Allgemeine Parameter Geschäftspartner Auswahlkriterien Belegparameter Zahlweg - Auswahlkriterien Berichte drucken Empfehlungen Belege drucken An Deutsche Bank - vierhundert - Schecks drucken -400,- Der vorgedruckte Schecktext darf nicht geändert oder gestrichen werden. X Kto. Nr. X X X Schecks Zahlungsbelege $ Überweisung Zahlungsdatei

64 Der Zahlweg als Steuerungsmittel Geschäftspartner Definition Art Zahlungsmethoden Ausgang Deutsche Bank - vierhundert - An - 400,- Der vorgedruckte Schecktext darf nicht geändert oder gestrichen werden. X Kto. Nr. X X X Eingangs- Zahlweg Eingangsrechnung Hausbank und Konto Sachkonto Validierungsoptionen

65 Übung - Zahlungsassistent (optional)

66 Externe Abstimmungen im Bankkonto verwalten Bankenabwicklungsprozess Thema 1: Zahlungen verarbeiten Thema 2: Externe Abstimmungen im Bankkonto verwalten

67 Externe Abstimmungen im Bankkonto verwalten: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: die Optionen zur externen Abstimmung eines Banksachkontos erläutern je nach Kundenanforderungen und Lokalisierung die passende Option für die Kontoauszugsverarbeitung wählen. Die entsprechenden Entscheidungen müssen Sie zusammen mit dem Kundenberater treffen die Schritte zur Verarbeitung von Kontoauszügen und externen Abstimmungen in SAP Business One durchführen

68 Externe Abstimmungen im Bankkonto verwalten: Unternehmensszenario Frau Schmidt, die Buchhalterin bei OEC Computer, hat gerade einen Kontoauszug per Post erhalten. Sie erkundigt sich bei Ihnen, wie sie diesen am schnellsten bei SAP Business One erfassen kann. Außerdem möchte sie wissen, wie sie die Transaktionen, die die Bank für OEC Computer aufgezeichnet hat, am besten mit der Transaktion abstimmen kann, die sie in SAP Business One für das Sachkonto bei der Bank erfasst hat. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Eingangs- und Ausgangszahlungen bei OEC Computer mithilfe aller Zahlungsmethoden (Scheckeinreichungen, Bareinzahlungen, Schecks für Zahlungen sowie Überweisungen) getätigt werden.

69 Externe Abstimmung 2000 Externer Kontoauszug 3000 Externe Abstimmung Hausbankkonto Soll Haben

70 Optionen für die externe Abstimmung Manuelle Abstimmung * Australien & Neuseeland, Kanada, Südafrika, Großbritannien, USA * Option zur Einzahlung/Einreichung von Bar-, Scheck- undkreditkartenzahlungen, Journalbuchung oder Zahlungserstellung. Externer Kontoauszug Endsaldo des Kontoauszugs Hausbankkonto Offene Transaktionen in Sachkonto Abstimmung Manuell Automatisch Halbautomatisch * Alle Lokalisierungen * Option zum Anlegen von Journalbuchungen. Transaktionen externer Kontoauszüge Offene Transaktionen in Sachkonto Kontoauszugsverarbeitung * Für mehrere Lokalisierungen verfügbar * Stimmt das Sachkonto ab und bucht gleichzeitig Überweisungen. Kontoauszüge * Österreich, Belgien, Brasilien, China, Zypern, Tschechien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Deutschland, Ungarn, Italien, Republik Irland, Italien, Japan, Korea, Niederlande, Norwegen, Polen, Russland, Singapur, Slowakei, Spanien, Schweden, Schweiz und Großbritannien.

71 Kontoauszugsverarbeitung Die Kontoauszugsverarbeitung automatisiert die Verarbeitung von Kontoauszugstransaktionen. Sie ist für Unternehmen gedacht, die für Eingangs- und Ausgangszahlungen sehr viele Direktüberweisungen tätigen. Kontoauszugsverarbeitung Kontoauszug

72 Der Schlüssel zur BSP-Funktion: Frage Die hervorgehobene Zeile ist eine von vielen, die automatisch von der Bank importiert wurden. Sie stellt eine Überweisung dar. Die nicht markierten Zeilen darunter sind Rechnungen, die in SAP Business One vorhanden sind. Woher weiß SAP Business One, welche Belege auf eine Zahlung angewendet werden sollen?

73 Der Schlüssel zur BSP-Funktion Der Schlüssel zur BSP-Funktion ist die Definition: Um mit der Kontoauszugsverarbeitung zu arbeiten, müssen Sie über die Definition der Systemeinstellungen sicherstellen, dass die automatischen Prozesse so ablaufen, wie es erforderlich ist. Sie sollten die Einstellungen so festlegen, dass sie die Abläufe Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit Kontoauszügen und Zahlungsverarbeitung widerspiegeln. Wenn Sie sich an die Definitionsrichtlinien halten, sollte die Funktion Ihre Arbeitsabläufe zur Kontoauszugsverarbeitung erheblich verbessern und beschleunigen. Achtung: Die Effizienz der Kontoauszugsverarbeitung hängt direkt davon ab, wie genau die Systemeinstellungen das Vorgehen in Ihrem Unternehmen abbilden.

74 Die Kontoauszugsverarbeitung aus Sicht des Kunden Endbenutzer: Import/ Manuelle Erfassung des Auszugs Vorhandenen (geparkten) Auszug bearbeiten Kontoauszug Abgeschlossene Auszüge anzeigen SAP Business One: Zahlungen und Buchhaltungsvorgänge erstellen Interne und externe Abstimmungen durchführen

75 Demo - Optionen für die externe Abstimmung Wählen Sie auf den folgenden Folien die Optionen aus, die Ihrer Lokalisierung am besten entsprechen.

76 Demo - Manuelle Abstimmung (1) Externer Kontoauszug Hausbankkonto Endsaldo des Kontoauszugs Manuelle Abstimmung Offene Transaktionen in Sachkonto Datensätze werden automatisch angelegt Externen Kontoauszug bearbeiten * Option zur Einzahlung/Einreichung von Bar-, Scheck- und Kreditkartenzahlungen, Journalbuchung oder Zahlungserstellung.

77 Demo - Manuelle Abstimmung (2) Externer Kontoauszug Hausbankkonto Endsaldo des Kontoauszugs Manuelle Abstimmung Offene Transaktionen in Sachkonto Datensätze werden automatisch angelegt Externen Kontoauszug bearbeiten * Option zur Einzahlung/Einreichung von Bar-, Scheck- und Kreditkartenzahlungen, Journalbuchung oder Zahlungserstellung.

78 Demo - Abstimmung (1) Externer Kontoauszug Hausbankkonto Transaktionen für externe Kontoauszüge bearbeiten Abstimmung Offene Transaktionen in Sachkonto Manuell Automatisch Halbautomatisch * Option zum Anlegen von Journalbuchungen.

79 Demo - Abstimmung (2) Externer Kontoauszug Hausbankkonto Transaktionen für externe Kontoauszüge bearbeiten Abstimmung Offene Transaktionen in Sachkonto Manuell Automatisch Halbautomatisch * Option zum Anlegen von Journalbuchungen.

80 Demo - Kontoauszugsverarbeitung (BSP) Kontoauszugsverarbeitung Kontoauszug

81 Übung- Optionen für die externe Abstimmung Wählen Sie die Option(en), die Ihrer Lokalisierung am besten entsprechen.

82 Frage zur Wiederholung Welche Option würden Sie Frau Schmidt empfehlen? Was würden Sie empfehlen, wenn OEC Computer seinen Sitz in Deutschland/Großbritannien/Ihrem eigenen Land hätte?

83 Bankenabwicklung: Zusammenfassung Wichtige Begriffe: Eingangszahlungen Ausgangszahlungen Einreichungen/Einzahlungen Rechnung ist fällig (*) Akontozahlung Teilzahlung Zahlungsmethoden Zahlweg Verrechnungskonto Zahlungsassistent Externe Abstimmung - 3 Optionen: Manuelle Abstimmung Abstimmung Kontoauszugsverarbeitung - BSP

84 Lektion 3: Finanzprozess Inhalt: Kontenplan verwalten Journalbuchungen vornehmen: manuell aus einem vorerfassten Beleg mithilfe eines Kontierungsmusters als Dauerbuchung

85 Finanzprozess: Lernziele der Lektion Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: einen an den Firmentyp angepassten Kontenplan einrichten die Struktur des Kontenplans erläutern Auswirkungen der Standardprozesse auf den Kontenplan erläutern den Kontenplan verwalten die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Journalbuchung erläutern eine Journalbuchung in SAP Business One vornehmen

86 Finanzprozess: Übersichtsdiagramm Finanzprozess Thema 1: Kontenplan verwalten Thema 2: Journalbuchungen vornehmen

87 Finanzprozess: Unternehmensszenario Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer. Die Buchhalterin Frau Schmidt zeigt Ihnen verschiedene Finanzberichte, die sie im Altsystem erfasst hat, und beklagt sich, dass sie den Gesamtfinanzstatus des Unternehmens anhand dieser Berichte nicht ablesen kann. Sie fragen sie, was dabei genau das Problem ist, und erfahren, dass die Berichte aufgrund der Kontenreihenfolge und der Saldenzusammenfassung ihre Eindeutigkeit verlieren. Sie erklären Frau Schmidt, wie sich die Struktur des Kontenplans in SAP Business One auf die der Finanzberichte auswirkt. Anschließend sprechen Sie mit ihr über die verschiedenen Optionen zur Erfassung manueller Journalbuchungen. Sie zeigen ihr die Buchungshilfen, die die Erfassung der Buchungen erleichtern.

88 Kontenplan verwalten Finanzprozess Thema 1: Kontenplan verwalten Thema 2: Journalbuchungen vornehmen

89 Kontenplan verwalten: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: einen Kontenplan an ein Unternehmen anpassen unter Beachtung der Buchungskonventionen Folgendes erläutern: die Struktur des Kontenplans die Auswirkungen der Standardprozesse auf den Kontenplan den Kontenplan verwalten

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