FIBU II. Abb. 1: PD +, Modul FIBU II FIBU II

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1 1 Abb. 1: PD +, Modul

2 2 Allgemeines Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II wurde dazu entwickelt, um im Rahmen von RA-MICRO eine doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, die an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten und Notaren und ihren Partnern aus anderen freien Berufen sowie von Inkassobüros und Rechtsanwalts-GmbHs anknüpft. Es umfasst die Module Finanzbuchhaltung II sowie Aktenkonto und Offene Posten für Finanzbuchhaltung II und Kostenerfassung (mit jeweils einem gesonderten Handbuch). Bei der Bilanzierung wirken sich Aktivitäten aus anderen Modulen aus, durch welche Buchungen erzeugt werden. Ein Beispiel hierfür wäre z. B. die Erstellung einer Rechnung im Modul Gebühren. Zeitgleich zur Rechnungslegung und somit zum Zeitpunkt der wirtschaftlichen Entstehung eines Anspruchs oder einer Verpflichtung werden Buchungen automatisch in der Finanzbuchhaltung II erzeugt. Im Rahmen der doppelten Buchführung und diesem Buchhaltungssystem steht auch eine Variante der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Verfügung. Eine Umstellung von der einen auf die andere Gewinnermittlung ist nicht vorgesehen. Die Darlegungen im Handbuch beziehen sich zunächst auf die Bilanzierung, die wichtigsten Besonderheiten bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung folgen abschließend.

3 3 Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II arbeitet alternativ zum Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung mit den Modulen Aktenkonto, Finanzbuchhaltung und Offene Posten, ermöglicht, die Buchhaltung den Kanzlei-Bedürfnissen weitgehend anzupassen oder sinnvolle Vorgaben für einen Einsatz ohne aufwendige Einrichtung zu nutzen, spricht bei Buchungen in Aktenkonten automatisch die zugeordneten Sachkonten, die Aktenkonten- Sammelkonten, und bei abgerechneten Forderungen auch die offenen Posten an, verwendet Aktenkonten und Verbindlichkeiten nach Adressnummern als Kontokorrent und bietet somit eine umfassende Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, bietet mit den Kostenblättern zu den Aktenkonten ein in die Buchhaltung integriertes mandantenbezogenes Informationsmittel, ermöglicht eine vielfältige Zuordnung zu Referaten (Sachgebieten), Sachbearbeitern (Kostenstellen) und Aktenkonten (Fällen). Das Modul Finanzbuchhaltung II: stellt bequeme Mechanismen für die Verbuchung typischer Geschäftsvorfälle für Rechtsanwaltskanzleien und Inkassobüros zur Verfügung, bietet Möglichkeiten, den Kontenplan und die Gliederung von Bilanz und GuV anzupassen, lässt Sachkonten bequem zu Bilanz- und GuV-Posten zuordnen, ermöglicht die einfache Übergabe von Buchungen an die DATEV. Steuerlich kann gemäß 4 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) jeder, der Gewinneinkünfte, also Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielt, den Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, also auch jeder Rechtsanwalt und Notar. Eine Buchführungspflicht gibt es für Rechtsanwälte und Notare als Einzelunternehmer oder Sozien nicht, wohl aber für Rechtsanwalts- GmbHs oder für größere Inkassobüros. a) Steuerung der Finanzbuchhaltung II Buchhaltungsprogramme werden häufig durch ihren Kontenrahmen gesteuert. Ein gutes Beispiel dafür ist das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung, bei dem automatisch Sachkonten der Kontenklasse 8 als Einnahmekonten und Konten der Kontenklasse 4 als Ausgabekonten gelten. Für Einnahmen aus Aktenkonten werden nur die Sachkonten zur Verfügung gestellt. Wenn es sich um Buchhaltungen handelt, die einen Jahresabschluss erstellen, kann zur Steuerung noch die Gliederung von Bilanz und GuV hinzukommen. Um weitergehende Möglichkeiten zu bieten, Sachkonten und Posten an die Bedürfnisse der Kanzleien anzupassen, wird für die Steuerung des Buchhaltungssystems Finanzbuchhaltung II nicht auf die Gliederung von Bilanz und GuV und mit Ausnahme des Umbuchungskontos auch nicht auf den Kontenrahmen zurückgegriffen; das Modul wird vielmehr durch die Kontenfunktionen und die Postenfunktionen gesteuert. Es steht dem Anwender frei, individuelle Zuordnungen von Konten und Posten zu den Funktionen vorzunehmen. Bei der Kontrolle und der Anpassung von Konten- und Postenfunktionen ist daher besondere Umsicht und Sorgfalt erforderlich. Auf die Kontenfunktionen greifen auch die Buchungsarten zurück, welche wie im Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung die Buchungen auf Aktenkonten steuern. Nur mit Buchungsarten ist es möglich, dem Anwender je nach Stand der verschiedenen Bereiche der Aktenkonten (Auslagen, Fremdgeld, abgerechnete Forderungen und Vorschüsse) die passenden Bereiche zur Buchung insbesondere von Zahlungseingängen anzubieten. b) Installation der Finanzbuchhaltung II Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II basiert auf moderner Datenbanktechnologie. Ein SQL-basiertes Modul wie die Finanzbuchhaltung II erfordert ab 20 Arbeitsplätzen den Microsoft SQL Server ab Version 2008 (bis 7 Arbeitsplätze auch in der Expressversion). Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II ist für den Hauptpool oder für den Datenpool unter Einstellungen Finanzbuchhaltung I oder II zu aktivieren; die Aktivierung gilt für alle Arbeitsplätze im Netzwerk, die auf diesen Datenpool zurückgreifen. Damit die Einstellung wirkt, ist RA-MICRO zu schließen und anschließend neu zu starten. Das erste Buchungsjahr kann das laufende Jahr oder das Vorjahr sein, es ist unter Erstes Buchungsjahr einzutragen, falls nicht schon vorgegeben. Eine nachträgliche Erweiterung um frühere Jahre ist nicht möglich.

4 4 Nach der Ersteinrichtung ist RA-MICRO zur einwandfreien Initialisierung nochmals zu schließen und anschließend neu aufzurufen. c) Auswertungen der Finanzbuchhaltung II Für alle Auswertungen der Finanzbuchhaltung II gilt, dass sie die auszuwertenden Daten nicht ändern. Die Auswertungen können also beliebig oft aufgerufen werden, ohne damit eine Veränderung der Daten hervorzurufen. Sofern nicht schon jahresübergreifende Auswertungen vorliegen, können Auswertungen meist auch für andere Buchungsjahre als für das aktive Buchungsjahr angezeigt werden. Das aktive Buchungsjahr wird durch den Aufruf von Auswertungen für abweichende Buchungsjahre nicht geändert. Für alle Auswertungen gilt, dass sie den Stand wiedergeben, der bei ihrer Ermittlung vorgelegen hat. Bei einem Programm, das nur von einem Arbeitsplatz verwendet wird, ist das unproblematisch. Bei Mehrplatzbetrieb bedeutet es aber, dass die Daten, die angezeigt werden, inzwischen aufgrund von Buchungen anderer Arbeitsplätze nicht mehr aktuell sind. Das bedingt z. B., dass von keinem Arbeitsplatz im Netz Buchungen mit einem Belegdatum bis zum abzuschließenden Monat getätigt werden dürfen, während die Auswertungen zum Monatsabschluss erstellt werden, wenn die dokumentierten Daten konsistent sein sollen. Buchungen werden nicht nur erstellt, wenn in der Finanzbuchhaltung II eine Buchung vorgenommen wird, sondern z. B. auch, wenn eine Gebührenrechnung in Gebühren erstellt wird. Bei Auswertungen, die auf mehreren Ermittlungen basieren und einige Zeit dauern, können widersprüchliche Daten nur vermieden werden, wenn verhindert wird, dass im auszuwertenden Zeitraum gebucht wird. Das trifft insbesondere für die Excel-Schnittstelle zu. Bei anderen Auswertungen kann die Erstellung für einen Augenblick nicht möglich sein, weil sich die zugrunde liegenden Daten gerade ändern. Die Auswertung muss dann erneut aufgerufen werden. Angesichts solcher Überlegungen werden die Vorteile deutlich, die mit der endgültigen Zuordnung von Daten zu einem Voranmeldungszeitraum gegeben sind. Nach einem Monatsabschluss liegen in der Finanzbuchhaltung II für den entsprechenden Voranmeldungszeitraum Daten vor, die sich nie mehr ändern, sofern es im Nachhinein nur noch unwesentliche Korrekturen für abgeschlossene Zeiträume gibt. Die Auswertungen sind meist für die Voranmeldungszeiträume und den danach liegenden Zeitraum verfügbar, häufig auch noch für weitere Zeiträume. Werden abgeschlossene Vormonate wie z. B. der März gewählt, erfolgt nur die Berücksichtigung der ausgelagerten Monatsbestände für Januar bis März, jedoch keine Buchungen in späteren Monaten mit einem Belegdatum aus Januar bis März. Sollten einmal Auswertungen fehlen, d. h., die gewünschten Angaben werden in keiner Vorlage standardmäßig ausgegeben, so liegt mit einer entsprechenden Auswahl unter Journal/Storno-Assistent die Möglichkeit vor, diese Auswertungen zu erstellen. Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II ermöglicht vielfältige Auswertungen durch die Zuordnung von Erträgen zu Referaten (Sachgebieten bzw. Kostenträgern), Sachbearbeitern (Kostenstellen) mit der Möglichkeit der Aufteilung (Sozietätsabrechnung) und der zusätzlichen Zuordnung zu weiteren Sachbearbeitern (Zweitsachbearbeiter und Korrespondenzanwalt), Aktenkonten (Fällen oder Projekten).

5 5 Aufwendungen zu Sachbearbeitern mit der Möglichkeit der Aufteilung, Aktenkonten. Kontokorrentforderungen (Debitoren) zu Schuldnern (in der Regel Mandanten) über ihre Adressnummern, Aktenkonten, offenen Posten, Außenständen. Kontokorrentverbindlichkeiten (Kreditoren) zu Gläubigern über ihre Adressnummern, fälligen Eingangsrechnungen. Es besteht keine zwingende Bindung an die von RA-MICRO gemachten Vorgaben für die aufgeführten Auswertungsmerkmale. Vielmehr können diese Merkmale individuell, wie es für den täglichen Kanzleiablauf vorteilhaft ist, genutzt werden. Ein Referat muss z. B. nicht das Rechtsgebiet kennzeichnen, es kann genauso gut eine Abteilung der Kanzlei kennzeichnen. Das klassische Mittel der Untergliederung des Kontenplans bietet auch eine Möglichkeit, wenn weitere Auswertungsmerkmale benötigt werden. Zu bedenken ist, dass eine Buchhaltung, die viele Auswertungsmerkmale nutzt, fehleranfälliger und somit abstimmungsbedürftiger ist. d) Ersteinrichtung der Finanzbuchhaltung II Kontenplan anlegen Dem Kontenplan kann entweder der SKR 03 (Prozessgliederungsprinzip) oder 04 (Abschlussgliederungsprinzip) zugrunde gelegt werden. Beide Kontenrahmen bieten dieselben Möglichkeiten. Bei Inanspruchnahme eines Steuerberaters empfiehlt es sich, den Kontenrahmen zu wählen, den der Steuerberater nutzt. Bei Umstellung von der Finanzbuchhaltung auf die Finanzbuchhaltung II ist die Nutzung des SKR 03 einfacher, da dort bereits mit den Konten dieses Kontenrahmens gearbeitet wurde. Da es leichter ist, einen ausführlichen Kontenrahmen zu kürzen, als einen weniger ausführlichen Kontenrahmen zu erweitern, ist im Zweifelsfall zu empfehlen, dem Kontenplan den Kontenrahmen 03 (lang) zugrunde zu legen. Er ist DATEV-kompatibel und dem RA-MICRO Kontenrahmen ähnlich. Nach Übernahme des Kontenrahmens folgen Meldungen über die Übernahme von Sachbearbeitern und Referaten aus dem bestehenden RA-MICRO Datenbestand. Nach der Wahl des Kontenrahmens und vor den ersten Buchungen sollte der Kontenrahmen daraufhin durchgesehen werden, inwieweit man ihn den eigenen Anforderungen anpassen kann und muss. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Konten bearbeiten. Sobald ein Kontenrahmen um eigene Sachkonten ergänzt wird oder individuelle Kontenbeschriftungen verwendet werden, wird er zum Kontenplan. Der Kontenplan sollte in regelmäßigen Abständen mit der Programmfunktion Kontenplan drucken gedruckt werden, um Änderungen zu dokumentieren. Anwaltskontenrahmen Die Arbeitsgemeinschaft Anwaltsmanagement im Deutschen Anwaltsverein hat zusammen mit der DATEV als Anwaltskontenrahmen Einrichtungsempfehlungen für den SKR 03 und 04 vorgelegt. Diese Einrichtungsempfehlungen gehen von einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus, RA-MICRO gibt einheitliche Kontenrahmen für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vor. Anwender der Finanzbuchhaltung II können diese Einrichtungsempfehlungen mit geringem Aufwand soweit umsetzen, wie sie es nach Lektüre der nachfolgenden Hinweise für sinnvoll halten. Der Anwaltskontenrahmen (SKR 03/ 04) sieht folgende Sachkonten vor: 1001/1601 Gerichtskostenstempler 1590/1372 Steuerfreie Auslagen 1592/1374 Fremdgeld 1730/3610 Kreditkartenabrechnung / Gehälter juristische Mitarbeiter / Sonstige Löhne und Gehälter / Honorare freiberufliche juristische Mitarbeiter / Erlöse RVG 19% MwSt

6 / Erlöse Zeithonorar 19% MwSt 8640/4945 Erlöse steuerpflichtige Auslagen 19% MwSt Neben den aufgeführten Konten benötigt die DATEV noch statistische Konten, um die Änderungen der Personenkonten aufgrund von Auslagen und Fremdgeld für die Ermittlung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu neutralisieren. RA-MICRO nutzt hier andere Mechanismen, die DATEV-Konvertierung erfolgt nicht auf Personenkonten, sodass diese statistischen Konten nicht erforderlich sind. 1001/1601 Gerichtskostenstempler Diese Konten sind in dem ausführlichen Kontenrahmen aufgenommen; hier kann der Einkauf und Verbrauch von Gerichtskostenmarken u. ä. erfasst werden. 1590/1372 Steuerfreie Auslagen 1592/1374 Fremdgeld Die Einordnung von Auslagen und Fremdgeld unter den durchlaufenden Posten ist formal zutreffend und für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung akzeptabel, wenn nur je ein Konto für Auslagen und Fremdgeld benötigt wird. Die Vorgaben von RA-MICRO machen dagegen deutlich, dass bei Auslagen Forderungen vorliegen und bei Fremdgeld Verbindlichkeiten. Es werden Kontenbereiche von je rund 40 Konten zur Verfügung gestellt, also insgesamt rund 80 statt 4 bis 5 Konten, weil Auslagen und Fremdgeld ein anderer Rang eingeräumt wird. Ein gesondertes Konto für Auslagen-Vorauszahlungen ist im Anwaltskontenrahmen nicht vorgesehen. 1730/3610 Kreditkartenabrechnung Selbst für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Vermischung zwischen Forderungen an und Verbindlichkeiten gegenüber Kreditkartenunternehmen ungünstig. Getrennte Konten sind zu empfehlen, wobei die Verbindlichkeiten eher den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten als den Sonstigen Verbindlichkeiten zuzuordnen sind (die Zuordnung der DATEV ergibt sich aus der Kontonummer). Siehe den Buchungshinweis Kreditkartenabrechnungen / Gehälter juristische Mitarbeiter / Sonstige Löhne und Gehälter / Honorare freiberufliche juristische Mitarbeiter Eine solche Unterteilung der Personalausgaben bzw. Ausgaben für Subunternehmer (Honorare, freiberuflicher Mitarbeiter) ist durchaus sinnvoll / Erlöse RVG 19% MwSt / Erlöse Zeithonorar 19% MwSt RA-MICRO stellt die Referate als Untergliederung der Sachkonten zur Verfügung. Somit ist die Untergliederung nach Tätigkeitsbereichen gemäß 285 Nr. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) möglich. Je nach Auswertungsbedarf sind weitere Untergliederungen der Erlöskonten sinnvoll. 8640/4945 Erlöse steuerpflichtige Auslagen 19% MwSt Für viele Rechtsanwälte ist es ein wichtiges Anliegen in der Buchhaltung eigentliche Erlöse von weiterberechneten Kosten (z. B. Reisekosten) unterscheiden zu können. Dieses ist derzeit weder in RA-MICRO noch bei der DATEV möglich. Gewinnermittlung Im nächsten Schritt kann für den Datenpool zwischen Bilanzierung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung gewählt werden. Die Bilanzierung hat gegenüber der Einnahmen-Überschuss-Rechnung folgende wesentlichen Vorteile: Wirklichkeitsnahe Ermittlung des Betriebsergebnisses eines Zeitraums, wirklichkeitsnahe Ermittlung des Vermögens zu einem Stichtag, bessere Kontrollmöglichkeiten durch doppelte Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich und GuV. Banken ziehen bei der Darlehensvergabe wegen der wirklichkeitsnahen Ermittlung des Vermögens einen Jahresabschluss einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung vor.

7 7 Die wesentlichen Vorteile der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gegenüber der Bilanzierung sind dagegen: Entstehung der Ertragsteuern erst zum Zeitpunkt des Zahlungsanfalls, geringerer Buchungsaufwand (weniger und einfachere Buchungen), der größtenteils auch von Mitarbeitern ohne weitergehende Buchhaltungskenntnisse erledigt werden kann. Umsatzversteuerung Mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt ist zu klären, welche Besteuerungsart gewählt werden sollte - Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung. Wenn anlässlich der Umstellung auf die Finanzbuchhaltung II von der Ist-Versteuerung zur Soll-Versteuerung übergegangen wird oder umgekehrt, muss dafür gesorgt werden, dass dennoch für jede Rechnung Mehrwertsteuer abgeführt wird. Zur Organisation des Übergangs im Einzelnen informiert der Steuerberater oder das Finanzamt. Wenn gleichzeitig die Gewinnermittlungsart gewechselt wird, d. h. von der Einnahmen-Überschuss- Rechnung zur Bilanzierung übergegangen wird, sollten beide Überleitungen miteinander abgestimmt werden. Im Bereich der Belegnummernvergabe kann die zuletzt vergebene Belegnummer für Kassenbelege und für Eingangsrechnungen angegeben werden, wenn eine Weiterführung der bisherigen Belegnummern erwünscht ist. Länge der Kontonummern Hinsichtlich der Kontonummern der Sachkonten können vier-, fünf- oder sechsstellige Kontonummern gewählt werden. Bei der Entscheidung über die Länge der Kontonummern ist auf der einen Seite zu bedenken, dass eine spätere Erweiterung nicht möglich ist, und auf der anderen Seite, dass kürzere Kontonummern schneller und auch mit weniger Fehlern eingegeben werden können. Nur mit vierstelligen Kontonummern ist eine DATEV-Konvertierung möglich. Wenn sechsstellige Kontonummern verwendet werden sollen, z. B. die beiden letzten Stellen für den einzelnen Anwalt, wie für den Pkw des zweiten Rechtsanwalts der Kanzlei, ist zu beachten, dass die entsprechenden Sachkonten dadurch nicht zu Unterkonten werden. Es gibt keine Über- und Unterordnung innerhalb der Sachkonten der Finanzbuchhaltung II. Im Zweifelsfall ist zu empfehlen, sich für die allgemein üblichen vierstelligen Kontonummern zu entscheiden. e) Umstellung von der Finanzbuchhaltung Die ersten Schritte der Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung können nur solange erfolgen, wie noch keine Buchungen erfasst wurden, also auch noch keine Gebührenrechnungen erstellt und gebucht wurden. Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung erlaubt Abweichungen zwischen den Aktenkonten-Sammelkonten, den Aktenkonten und den offenen Posten. In die Finanzbuchhaltung II können nur übereinstimmende Stände übernommen werden. Dafür sind ggf. Bereinigungen vorzunehmen. Aber: die bisherigen Informationen der Aktenkonten können vollständig und unverändert in die neuen Aktenkonten übernommen werden, die Übernahme der Salden ist davon unabhängig. Die Kontonummern spielen bei der Steuerung der Finanzbuchhaltung II so gut wie keine Rolle. In der Finanzbuchhaltung II können die Sachkonten genau so angelegt werden wie in der Finanzbuchhaltung. In der Regel ist es die günstigere Alternative sich auf einen der mitgelieferten Kontenrahmen zu stützen; der Kontenrahmen 03 ist ähnlich wie der Kontenrahmen der Finanzbuchhaltung. Die Zuordnung zu Kontenfunktionen regelt, wie ein Sachkonto vom Programm behandelt wird. Auch die Referate sind von den Kontonummern unabhängig. Ein Konto für die Erlöse mit 19% Mehrwertsteuer kann angelegt und mit jedem Referat darauf gebucht werden; selbstverständlich können trotzdem Auswertungen nach Referaten erstellt werden. Anders als in der Finanzbuchhaltung, wo der zu einem Sachkonto erfasste Steuersatz bei der Buchung unverbindlich vorgeschlagen wird, macht die Zuordnung eines Steuerschlüssels in der Kontenverwaltung der Finanzbuchhaltung II ein Konto zu einem Automatikkonto, das nicht mehr mit anderen Steuerschlüsseln angesprochen werden kann. Die Umsatzsteuer-Auswertungen der Finanzbuchhaltung II funktionieren nur dann einwandfrei, wenn alle Ertragskonten als Automatikkonten festgelegt sind und die zugeordneten Steuerschlüssel nicht geändert werden. Daraus ergeben sich für die Praxis aber keine Probleme, weil die Referate nicht an Kontonummern gebunden sind, sondern wie die Sachbearbeiter ein zusätzliches Auswertungsmerkmal darstellen. Bei den vorgegebenen Ausgabekonten gibt es kaum Automatikkonten, weil die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug nicht automatisch gegeben sind. Bevor weitere Ausgabekonten (oder sonstige Sachkonten) als Automatikkonten eingerichtet werden, sollte dies mit dem Steuerberater besprochen werden.

8 8 Alle Buchungen in der Finanzbuchhaltung II sind integriert. Sofern in anderen Modulen bei aktivierter Finanzbuchhaltung II scheinbar nicht integrierte Buchungen angeboten werden, werden damit nur Merkposten im Kostenblatt erzeugt. Als Buchungskreis-Konten stehen bei der Finanzbuchhaltung II nicht nur Finanzkonten, sondern alle sonstigen Konten mit Ausnahme der Aktenkonten-Sammelkonten zur Verfügung. Geldkonten sind nicht auf einen Kontenbereich, wie aus der Finanzbuchhaltung bekannt, beschränkt. Beliebige sonstige Sachkonten können den Kontenfunktionen Kasse und Bank zugeordnet werden. Für Umbuchungen zwischen Nicht-Geldkonten gibt es Mechanismen, die den Mechanismen der Finanzbuchhaltung nachgebildet wurden, nur mit dem Konto 9999 statt dem Konto Umbuchungen zwischen Geldkonten sind über das Konto 9999 nicht möglich, dafür sind Geldtransitkonten vorgesehen. Darüber hinaus sind direkte Umbuchungen aber nicht zwischen Ertragskonten und Aufwandskonten möglich und es können beliebige Konten als Zwischenkonten verwendet werden. Bei Buchungen auf Aktenkonten stehen die Buchungsarten der Finanzbuchhaltung im Wesentlichen unverändert zur Verfügung. Eine Umstellung ist nicht notwendig, ein Zahlungseingang vom Mandanten kann weiterhin mit der Buchungsart 1 erfasst werden. Allerdings können in den Aktenkontenbereich für offene Posten (Abgerechnet), der etwa der Gebührenspalte in den Aktenkonten des Moduls Aktenkonto entspricht, Zahlungen nur eingestellt werden, indem sie einer offenen Rechnung zugeordnet werden. In den neuen Aktenkontenbereich für Vorschüsse können Zahlungen aber auch eingestellt werden, ohne dass es einer vorherigen Rechnungsstellung bedarf. In der Finanzbuchhaltung II ist vorgesehen, dass eine Kostensollstellung wie in der Finanzbuchhaltung I so gut wie ausschließlich über eine Rechnungsstellung im Modul Gebühren erfolgt. Nur für Sonderfälle, in denen Gebühren durch Dritte festgesetzt werden, ist die Programmfunktion Kostenfestsetzung übernehmen bestimmt. Mit G% bzw. Kostenblatt bearbeiten kann eine Programmfunktion aufgerufen werden, die Merkposten in den Kostenblättern erzeugt. Haben und Soll werden in den beiden Buchhaltungssystemen unterschiedlich verwendet. Beim Buchen ist es so, dass die Buchungsrichtung bei der Finanzbuchhaltung I auf das Sachkonto, bei der Finanzbuchhaltung II auf das Geldkonto bezogen ist. In den Auswertungen wird bei der Finanzbuchhaltung die Buchungsrichtung, wie sie bei der Buchung eingegeben oder gesetzt wurde, für beide Konten angezeigt; bei der Finanzbuchhaltung II gilt sie nur für das Geldkonto (allgemein: das Buchungskreis-Konto), während für das Gegenkonto die umgekehrte Buchungsrichtung angezeigt wird. Umsatzsteuer wird bei der Finanzbuchhaltung II gebucht, entsprechend können Ertragskonten und Aufwandskonten nur mit ihren Nettobeträgen angezeigt werden. Auslagen werden bei der Rechnungsstellung in den Bereich für die offenen Posten (Abgerechnet) umgebucht. So wird die Übereinstimmung von offenen Posten (ohne Vorschussrechnungen), Gebührenrechnungen im Aktenkonto und dem Sammelkonto erreicht. Bei Ist-Versteuerung erfolgt bei Rechnungsstellung eine Buchung von Merkposten für den offenen Posten. Noch nicht vereinnahmte Gebühren und noch nicht fällige Mehrwertsteuer werden auf spezielle Konten gebucht. Bei Zahlungseingang wird die Buchung der Merkposten rückgängig gemacht und auf vereinnahmte Gebühren und auf Mehrwertsteuer gebucht, sodass stets ein Überblick über die vereinnahmten und die noch nicht vereinnahmten Gebühren gegeben ist. Der Storno-Assistent steht bei der Finanzbuchhaltung II für alle Zahlungen, auch die, die auf Aktenkonten gebucht worden sind, zur Verfügung. Er ist sicherheitshalber von der Journalanzeige getrennt, funktioniert aber sonst wie der Storno-Assistent der Finanzbuchhaltung. Sollstellungen können nur durch Korrekturrechnungen über das Modul Gebühren rückgängig gemacht werden. Die Umsatzanteile der Sozien werden in der Finanzbuchhaltung II gebucht, Korrekturen sind nur durch Stornobuchung und Neubuchung möglich. Hierbei ist auf die Verteilung der Umsatzanteile zu achten. Die Finanzbuchhaltung II richtet sich immer nach der aktuell bestehenden Verteilung. Sollte zwischen Rechnungslegung und Gutschrift eine Veränderung der Anteile stattgefunden haben, so ist der Ursprungszustand für die Erstellung der Gutschrift wieder herzustellen. f) Datenübernahme Die Datenübernahme vom Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung auf das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II kann unterschiedlich gestaltet werden. Bei einem umfangreichen und komplexen Datenbestand kann es sinnvoll sein, gegen Vergütung die Hilfe von RA-MICRO Vor-Ort-Partnern in Anspruch zu nehmen. Es ist zu empfehlen, die Umstellung durchzuführen, bevor Buchungen auf Aktenkonten neu erfasst werden; der Aufruf der Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen ist gesperrt, wenn nicht vorher die ersten Schritte der Umstellung (bis zur Erfassung der offenen Posten oder später) durchgeführt wurden.

9 9 Wenn Aktenkonten nicht den aktuellen Stand haben, können dadurch entstehende Versäumnisse bei der Rechnungsstellung in der Regel nachgeholt werden, dadurch entstehende Fehler bei der Buchung von Zahlungen aber unter Umständen nur mit erheblichem Aufwand richtig gestellt werden; auf Auszahlungen und Verrechnungen sollte, solange die Umstellung noch nicht durchgeführt wurde, möglichst verzichtet werden. Die Umstellung bedeutet nicht nur zusätzlichen Aufwand, sondern auch eine Chance, bestehende Datenbestände zu bereinigen. Mit guter Vorbereitung können Probleme bei der Umstellung von vornherein ausgeschlossen werden. Die Umstellung kann in einem Datenpool für Übungsdaten geprobt werden, wobei auch schon der ungefähre Zeitaufwand für die Übernahme der Aktenkonten ermittelt werden kann. Nicht möglich und auch nicht vorgesehen sind: die Übernahme der Kontenbezeichnungen (des Kontenplanes) aus der Finanzbuchhaltung, weil die Konteneinrichtung weitere Informationen wie Zuordnung zu Posten der Bilanz und der GuV sowie Steuerschlüssel erfordert, die nicht übernommen werden können, automatische Saldenvorträge für andere Sachkonten als die Aktenkonten-Sammelkonten, weil der Aufwand zur manuellen Eingabe zumutbar ist, im Regelfall aber auch eine zusätzliche Kontrolle der Salden bei der Übernahme sinnvoll erscheint; entsprechende Saldenvorträge müssen im Buchungskreis Saldovortrag buchen einzeln erfasst werden, die Konvertierung der sogenannten Journalbuchungen der Finanzbuchhaltung, weil die beiden Buchhaltungssysteme zu unterschiedlich arbeiten (für eine Umstellung mitten im Jahr, von der abzuraten ist, sind Summenvorträge die bessere Möglichkeit), eine Erstellung der ertragsteuerlichen Überleitungsrechnung, die beim Wechsel der Gewinnermittlungsart erforderlich ist. Einfach und schnell ist die Übernahme der Aktenkonten des Buchhaltungssystems Finanzbuchhaltung als Information mit der Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen. Dies ist in jedem Fall empfehlenswert. Allerdings ist die Übernahme endgültig, d. h. Korrekturen der bisherigen Aktenkonten nach der Übernahme werden nicht mehr berücksichtigt. Bei der Übernahme sollten die Aktenkonten daher abgestimmt und auf dem neuesten Stand sein. Wenn der Empfehlung gefolgt wird, die Umstellung zum Jahreswechsel vorzunehmen, ist eine Abstimmung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung zu diesem Zeitpunkt nur insoweit erforderlich, dass Fehler aufgedeckt werden, die einen Einfluss auf Aktenkonten (und gegebenenfalls offene Posten) haben. Die Saldenübernahme für Sachkonten kann später durchgeführt werden. Die Salden für Auslagen und Fremdgeld sollten ebenfalls abgestimmt sein und können dann in demselben Arbeitsschritt Aktenkonten, Auslagen, Fremdgeld übernehmen übernommen werden. Weil nicht zuverlässig festgestellt werden kann, was sich hinter einem negativen oder positiven Betrag im Bereich Gebühren eines bisherigen Aktenkontos verbirgt, ist eine automatische Übernahme von Vorschüssen und offenen Posten bzw. von Salden dieser Spalte nicht möglich. 1. Alternative: Allmähliche Übernahme Vorschüsse und offene Posten bzw. Salden der Spalte Gebühren der bisherigen Aktenkonten können manuell nach und nach mit der Programmfunktion Aktenkontensalden übernehmen vorgetragen werden. Dasselbe Vorgehen ist auch bei Auslagen und Fremdgeld in Fällen möglich, in denen eine automatische Übernahme nicht sinnvoll ist. Die übernommenen Informationen aus den bisherigen Aktenkonten lassen sich dazu mit der Programmfunktion Aktenkonto anzeigen/drucken) anzeigen. Vor jeder Buchung auf Aktenkonten müssen dann zunächst zumindest die Beträge vorgetragen werden, die für diese Buchung erheblich sind. 2. Alternative: Zügige Übernahme Wenn Vorschüsse und offene Posten bzw. Salden der Spalte Gebühren der bisherigen Aktenkonten systematisch und kurzfristig übernommen werden sollen, kann die Übernahme eine zeitkritische Angelegenheit werden. Sofern bisher keine Offene-Posten Liste geführt wurde, ist diese Übernahme mit dem Arbeitsschritt Abgerechnete Forderungen übernehmen oder mit der Programmfunktion Aktenkontensalden übernehmen etwa genauso leicht möglich. Werden die offenen Posten einbezogen, was ihre Abstimmung voraussetzt, steht beim Arbeitsschritt Abgerechnete Forderungen übernehmen eine wesentlich erweiterte Funktionalität zur Verfügung.

10 10 In jedem Fall ist bei jedem Aktenkonto mit Gebührensaldo ein Benutzereingriff erforderlich. Bei einem umfangreichen Bestand an zu übernehmenden Aktenkonten ist mit einem erheblichen Zeitbedarf für die Übernahme zu rechnen. Wenn eine zügige Übernahme durchgeführt wird, können während der Umstellung nur solche Tätigkeiten in RA-MICRO aufgerufen werden, die keine Buchungen und keine Vermerke in den Kostenblättern der Aktenkonten veranlassen. Wegen der zahlreichen Querverbindungen zwischen Programmen von RA-MICRO kann während der Umstellung dann nur sehr eingeschränkt mit dem Programm gearbeitet werden. Informationen sind allerdings uneingeschränkt verfügbar. g) Umstellung von einer Fremdbuchhaltung Wenn von einer Buchhaltung, die nicht unter RA-MICRO erfolgte, auf die Finanzbuchhaltung II umgestellt wird, sollte die Umstellung zum Jahreswechsel vorgenommen werden. In diesem Fall werden Aktenkonten oder Personenkonten der Fremdbuchhaltung gedruckt und die Salden für Auslagen, Fremdgeld und Vorschüsse übertragen sowie die einzelnen offenen abgerechneten Forderungen mit der Programmfunktion Daten übernehmen und hier Aktenkontensalden übernehmen übernommen. In der Fremdbuchhaltung werden die offenen Eingangsrechnungen gedruckt und diese einzeln in der Buchungsvariante Saldenvortrag buchen vorgetragen, wobei dann jede Position eine Rechnungsnummer des Buchungsjahres erhält. Schließlich werden die Salden der übrigen Bestandskonten gedruckt und diese mit derselben Buchungsvariante übernommen. Wenn jemand mit Erfahrung die Aktenkonten und offenen Posten der bisherigen Buchhaltung in die RA-MICRO Module Aktenkonto und Offene Posten konvertieren kann, können statt der Aktenkontensalden mit der Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen die konvertierten Daten in die Finanzbuchhaltung II übernommen werden. Eine unmittelbare Konvertierung in das Format der Finanzbuchhaltung II wird bisher noch nicht angeboten. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass die Einzelbuchungen der Aktenkonten als Informationen in die Finanzbuchhaltung II übernommen werden können. Die Finanzbuchhaltung II stellt für eine Umstellung mitten im Jahr keine vorgefertigten Abläufe zur Verfügung. Im Allgemeinen ist von einer Umstellung mitten im Jahr dringend abzuraten, ein befriedigendes Ergebnis lässt sich damit kaum erzielen. h) Finanzbuchhaltung I am Arbeitsplatz einschalten Mit dieser Programmfunktion kann für den aktiven Datenpool nur für einen Arbeitsplatz das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung eingeschaltet werden, um nachträglich mit diesem Buchhaltungssystem zu arbeiten. Die Buchhaltungssysteme Finanzbuchhaltung II und Finanzbuchhaltung im selben Datenpool für dasselbe Buchungsjahr zu nutzen, ist nicht sinnvoll. Mit der Programmfunktion Finanzbuchhaltung II am Arbeitsplatz einschalten, die aus der Finanzbuchhaltung aufgerufen werden kann, kann wieder zurückgeschaltet werden. Die Programmfunktionen zum Umschalten sind nur für Benutzer verfügbar, die über das Programmrecht des Programms verfügen, zu dem umgeschaltet werden soll.

11 11 1 AfA-Liste / Anlagenbuchhaltung Je nach Lizenzierung wird die AfA-Liste oder die Anlagenbuchhaltung aufgerufen. 1.1 AfA-Liste Abb. 2: Maske AfA-Liste Die AfA-Liste ermittelt die steuerliche Absetzung für Abnutzung (AfA) und erstellt entsprechende Aufzeichnungen. Die mit dem Programm ermittelten Abschreibungsbeträge werden nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung II übernommen, sondern müssen erst noch mit der Aktion Jahresabschluss, Berechnen und Abschluss durchführen, in Finanzbuchhaltung buchen, gebucht werden. Zur Dokumentation der bestehenden AfA-Liste verweisen wir auf den entsprechenden Abschnitt im Handbuch Finanzbuchhaltung.

12 Anlagenbuchhaltung Abb. 3: Maske Anlagenbuchhaltung Die Anlagenbuchhaltung entspricht in vollem Umfang den Anforderungen des Handelsgesetzbuches. Sie verwaltet das Anlagevermögen des Unternehmens. Durch die enge Verknüpfung zur Finanzbuchhaltung II werden Inventare, die in der Finanzbuchhaltung II z. B. kreditorisch erfasst werden, automatisch in der Anlagenbuchhaltung gespeichert. Umgekehrt wird bei Ermittlung der Abschreibung in der Anlagenbuchhaltung diese automatisch in die Finanzbuchhaltung II gebucht. Das Programm kann durch eine gesonderte Lizenz erworben werden. Von der AfA-Liste unterscheidet sich die Anlagenbuchhaltung, indem sie berechnete Abschreibungen als Buchungen an die Finanzbuchhaltung II übergibt und dann die Berechnungen speichert, Sonderabschreibungen auch als Einstellungen in den Sonderposten mit Rücklageanteil ermöglicht, den Anforderungen einer doppelten Buchführung entsprechende Auswertungen (Anlagenspiegel, Sonderpostenspiegel) zur Verfügung stellt und durch die Speicherung in einer Datenbank größere Datenmengen schneller verarbeiten kann.

13 Ersteinrichtung der Anlagenbuchhaltung Abb. 4: Maske Anlagenbuchhaltung Einstellungen Beim erstmaligen Aufruf der Anlagenbuchhaltung wird die Datenbank angelegt. Das Format der Inventarnummern wird gewählt. Die Einstellungen werden bei der Ersteinrichtung der Anlagenbuchhaltung festgelegt. a) Format der Inventarnummern Das bei der Ersteinrichtung eingestellte Format der Inventarnummer kann nicht mehr geändert werden. b) Sonderabschreibung Es wird entschieden, ob die Sonderabschreibungen direkt von den Anschaffungskosten abgesetzt oder in einen Sonderposten eingestellt werden. c) Vorgabe für den Erinnerungswert Der nach Ablauf der Nutzungsdauer verbleibende Erinnerungswert für alle Inventare wird voreingestellt. Bei der Anlage der Inventare kann ein von dieser Voreinstellung abweichender Wert eingegeben werden. d) Monatsabschluss aktivieren Bei Aktivierung dieser Einstellung werden verschiedene Auswertungen wie z. B. der Anlagespiegel auch monatsweise angezeigt.

14 Inventar Abb. 5: Maske Anlagenbuchhaltung, Inventar Hier können Inventare für die Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Dies ist nur erforderlich, wenn die Werte nicht direkt aus der Finanzbuchhaltung II übernommen werden. Denn in diesem Fall erfolgt die Anlage der Inventare bereits bei der Buchung des Anlagegutes in der Finanzbuchhaltung. a) Inventar anlegen Abb. 6: Maske Anlagenbuchhaltung Inventar bearbeiten Die Inventarnummer wird nach Maßgabe des in den Einstellungen gewählten Formats automatisch vergeben. Das Zugangsjahr ist das Jahr, in dem das Inventar angeschafft wurde. Unter Bezeichnung wird das Inventar benannt. Zu jedem Inventar kann jeweils ein Ober- sowie ein Unterstandort festgelegt werden. Diese Standorte müssen zuvor unter Extras, Standorte bearbeiten angelegt und können in dieser Maske dann gewählt werden.

15 15 Unter Anlagekonto ist das Sachkonto aus der Finanzbuchhaltung II zu wählen, auf dem die Anschaffung gebucht wurde. In der Auswahlliste kann aus allen Konten, die in der Finanzbuchhaltung II der Kontenfunktion Anlagevermögen zugeordnet sind, gewählt werden. Die Inventarart kann ebenfalls gewählt werden. Ferner ist das Datum der Anschaffung einzugeben. Optional kann ein Buchungstext eingegeben werden. Die Anschaffungskosten sind ohne abzugsfähige Vorsteuer einzutragen. Unter Planmäßige Abschreibung können eine vordefinierte Abschreibungsart, die Nutzungsdauer, an Hand derer bei linearer Abschreibung der jährliche Betrag der AfA automatisch ermittelt wird, sowie der nach Ablauf der Nutzungsdauer verbleibende Erinnerungswert bestimmt werden. Das Abschreibungskonto soll dem Aufwandskonto entsprechen, auf das bei automatischer Buchung der Abschreibung in die Finanzbuchhaltung II der Betrag der AfA gebucht werden soll. Aus der Auswahlliste kann jedes Konto gewählt werden, das in der Finanzbuchhaltung II der Kontenfunktion Abschreibung Anlagevermögen zugeordnet ist. Wurde für das Inventar eine degressive Abschreibungsart gewählt, muss noch der Prozentsatz der jährlichen AfA eingegeben werden. Wurde außerdem ein manueller Übergang gewählt, ist gegebenenfalls das Jahr des Übergangs von der degressiven zur linearen AfA festzulegen. b) Inventar ändern Abb. 7: Maske Anlagenbuchhaltung Mit dieser Programmfunktion können bereits eingegebene Inventare bearbeitet werden. Mit einem Klick/Touch auf die blaue Inventarnummer kann das Inventar, das geändert werden soll, gewählt werden. Die Maske Inventar ändern wird aufgerufen.

16 16 Abb. 8: Maske Anlagenbuchhaltung Inventar ändern Sämtliche Eingaben zum Inventar können nachträglich geändert werden. Die Möglichkeiten sind somit identisch mit den unter Inventar anlegen beschriebenen. Inventarnummer und Zugangsjahr können aber nicht mehr geändert werden. Es können Zu- und Abgänge sowie außerplanmäßige Abschreibungen erfasst werden. Abb. 9: Maske Anlagenbuchhaltung Zu- und Abgänge Hierbei ist zu beachten, dass Zugänge zu den Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Regel bereits bei der Erfassung in der Finanzbuchhaltung II an die Anlagenbuchhaltung übergeben und gespeichert werden. Mit Neu oben links in der Maske ist die Erfassung von Teilzugängen sowie Teil- und Vollabgängen möglich. Inventarnummer, Anschaffungsdatum und Restbuchwert können hier nicht verändert werden.

17 17 Abb. 10: Maske Anlagenbuchhaltung Direkte Sonderabschreibung In dieser Maske können verschiedene Sonderabschreibungen zum Inventar neu eingegeben oder bearbeitet werden. Mit Neu wird eine Sonderabschreibung erfasst, mit Bearbeiten werden bereits erfasste Vorgänge geändert. Alternativ kann die Maske Außergewöhnliche Abschreibung geöffnet werden und diese zu einem Inventar erfasst oder bearbeitet werden. c) Inventar übernehmen Abb. 11: Maske Anlagenbuchhaltung Inventar übernehmen Mit dieser Programmfunktion können Anlagegüter in die Anlagenbuchhaltung übernommen werden, deren Anschaffungsdatum vor dem Startjahr der Anlagenbuchhaltung liegt. Bereits verbrauchte Absetzungen für Abnutzung und Sonderabschreibungen werden dementsprechend als Vorträge eingegeben. Die Inventarnummer wird automatisch vergeben.

18 18 Unter Historische Zugangsdaten können das Datum der Anschaffung sowie die Anschaffungskosten erfasst werden. Unter Vorträge sind die kumulierten Anschaffungs- und Herstellungskosten des zu übernehmenden Inventars einzugeben. Soweit Sonderabschreibungen in Anspruch genommen wurden, kann der entsprechende Betrag unter Kumulierte Sonderabschreibungen erfasst werden. Wurden die Sonderabschreibungen in einen Sonderposten eingestellt, kann dies ebenfalls eingegeben werden. d) Inventar stornieren Abb. 12: Maske Anlagenbuchhaltung Inventar stornieren Mit Inventar stornieren können fehlerhaft angelegte Inventare wieder aus der Anlagenbuchhaltung entfernt werden. Dabei werden in der Spalte Storno die zu löschenden Inventare gewählt. Die Stornierung eines Inventars kann nicht rückgängig gemacht werden.

19 Auswerten Als Auswertungen stehen die Inventarkartei, der Anlagenspiegel, die Abschreibungsliste, das Journal, das Protokoll, der Jahresabschluss und optional der Monatsabschluss zur Verfügung. a) Inventarkartei Abb. 13: Maske Anlagenbuchhaltung Inventarkartei In der Inventarkartei sind die Werte aller Inventare gespeichert. Die Auswertung erfolgt jeweils bis zum eingegebenen Berechnungsjahr, wobei auch die Auswertung zukünftiger Zeiträume möglich ist, um die Wertentwicklung einzelner oder aller Inventare zu beobachten. Im Filter oben in der Maske kann unter anderem gewählt werden, ob abgegangene Inventare mit ausgegeben werden sollen. Klick/Touch auf eine Inventarnummer mit Kartei ruft die Kartei des gewählten Inventars auf.

20 20 b) Anlagenspiegel Abb. 14: Maske Anlagenbuchhaltung Anlagenspiegel Der Anlagenspiegel zeigt alle innerhalb des Auswertungszeitraumes zum Anlagevermögen der Kanzlei gehörenden Inventare an. Im Anschluss werden die einzelnen Angaben im Anlagespiegel spaltenweise von links nach rechts erläutert. In der ersten Spalte sind die Posten des Anlagenspiegels entsprechend den Gliederungsvorschriften des 268 Abs. 2 des Handelsgesetzbuches angegeben. Den Posten sind einzelne Konten des Anlagevermögens zugeordnet. Die Zuordnung kann in der Verwaltung der Finanzbuchhaltung II vorgenommen werden. In der nächsten Spalte werden die kumulierten Anschaffungs- und Herstellungskosten zum des laufenden Geschäftsjahres, untergliedert im Sinne des 268 Abs. 2 des Handelsgesetzbuches, ausgewiesen. Anschließend sind die Zugänge zu den Anschaffungs- und Herstellungskosten innerhalb des gewählten Geschäftsjahres abgebildet. Danach werden die Abgänge von den Anschaffungs- und Herstellungskosten angezeigt. Im Anschluss sind die kumulierten Abschreibungen, einschließlich der des Auswertungsjahres, ausgewiesen. Unter Buchwert Geschäftsjahr findet sich der Buchwert des Anlagevermögens zum Ende des gewählten Geschäftsjahres. Dieser ergibt sich aus der Summe der vorherigen Spalten. Dementsprechend ist in der folgenden Spalte der Buchwert zum Ende des vorangegangenen Geschäftsjahres dargestellt. Schließlich folgen die Abschreibungen des laufenden Geschäftsjahres.

21 21 c) Abschreibungsliste Abb. 15: Maske Anlagenbuchhaltung Abschreibungsliste Die Abschreibungsliste ermöglicht einen schnellen Überblick über die Wertentwicklung der einzelnen Inventare innerhalb des gewählten Jahres. Für jedes Konto wird eine Zwischensumme gebildet, was die Abstimmung mit den in der Finanzbuchhaltung erfassten Zahlen vereinfacht. Außerdem kann die Auswertung auf ein einzelnes Sachkonto beschränkt werden. Auch hier kann per Mausklick auf eine Inventarnummer die zugehörige Inventarkartei aufgerufen werden. d) Journal Abb. 16: Maske Anlagenbuchhaltung Journal Im Journal können alle in der Anlagenbuchhaltung zu den einzelnen Inventaren erfassten Vorgänge nachvollzogen werden.

22 22 e) Protokoll Abb. 17: Maske Anlagenbuchhaltung Protokoll Im Protokoll können sämtliche Änderungen und Stornierungen zu den Inventaren eingesehen und überprüft werden. f) Jahresabschluss/Monatsabschluss Abb. 18: Maske Anlagenbuchhaltung Jahresabschluss Mit der Programmfunktion Jahresabschluss werden die erfassten Werte für das abzuschließende Jahr festgeschrieben. Um diese nachträglich zu ändern, muss der Jahresabschluss storniert werden.

23 Extras Mit dem Monatsabschluss können Abschreibungswerte auch unterjährig in die Finanzbuchhaltung II gebucht werden. Um einen Monatsabschluss zu erhalten, muss die Option Monatsabschluss aktivieren in den Einstellungen gewählt werden. Abb. 19: Maske Anlagenbuchhaltung Extras Unter Extras sind die Einstellungen für die Anlagenbuchhaltung und verschiedene Zusatzfunktionen zusammengefasst. a) Posten zuordnen Abb. 20: Maske Anlagenbuchhaltung Extras, Posten zuordnen

24 24 Die Zuordnung von Bilanzposten zu den einzelnen Programmfunktionen wird in der Regel in der Verwaltung der Finanzbuchhaltung II vorgenommen. Änderungen sind hier nur erforderlich, wenn die Bilanzposten dort nicht oder nur lückenhaft zugeordnet wurden. b) Standorte bearbeiten Abb. 21: Maske Anlagenbuchhaltung Extras, Standorte bearbeiten Die Einrichtung von Standorten für Inventare erleichtert vor allem die Durchführung einer Inventur, ist aber nicht zwingend erforderlich. In der Standortverwaltung können Oberstandorte eingegeben und diese in verschiedene Unterstandorte untergliedert werden. Mit Neu kann ein neuer Standort angelegt werden. Ein Klick auf einen Standort mit der rechten Maustaste ermöglicht es außerdem, vorhandene Standorte zu bearbeiten oder zu löschen. c) Einstellungen Abb. 22: Maske Anlagenbuchhaltung Extras, Einstellungen Hier können die bei der Ersteinrichtung der Anlagenbuchhaltung gewählten Einstellungen geändert bzw. ergänzt werden.

25 25 Es kann entschieden werden, ob die Sonderabschreibungen von den Anschaffungskosten abgesetzt oder in einen Sonderposten eingestellt werden. Bei der direkten Sonderabschreibung werden die erhöhten Abschreibungsbeträge direkt von den Anschaffungs- und Herstellungskosten abgesetzt, wodurch der Aktivwert des Anlagevermögens gemindert wird. Bei der Sonderabschreibung im Sonderposten werden die erhöhten Abschreibungsbeträge nicht direkt von den Anschaffungs- und Herstellungskosten abgesetzt, sondern in einen Korrekturposten eingestellt. Dadurch wird der Aktivwert des Anlagevermögens nicht gemindert. Unter Vorgabe für den Erinnerungswert kann der nach Ablauf der Nutzungsdauer verbleibende Erinnerungswert für alle Inventare voreingestellt werden. Bei der Anlage eines Inventars kann aber jeweils ein anderer Wert eingegeben werden. Bei Aktivierung der Option Monatsabschluss aktivieren werden verschiedene Auswertungen, wie z. B. der Anlagespiegel, auch monatsweise angezeigt. Das Format der Inventarnummer kann nicht mehr geändert werden. d) Extratool Abb. 23: Maske Anlagenbuchhaltung Extras, Extratool Mit Hilfe des Extratools können fehlende Angaben bei Inventaren ergänzt werden, ohne dass diese über Inventar ändern aufgerufen werden müssten. Mit der Programmfunktion Abschreibungskonten festlegen können sowohl für planmäßige Abschreibungen als auch für Sonderabschreibungen Sachkonten für die Buchung ergänzt werden. Über das Menü fehlende Vorträge ist ggf. eine Vervollständigung fehlender Vorträge bei übernommenen Inventaren möglich.

26 26 e) IDEA Datenexport Abb. 24: Maske Anlagenbuchhaltung Extras, Datenexport Idea Mit der IDEA-Schnittstelle können steuerlich relevante Daten, z. B. die AfA-Liste und der Anlagenspiegel, in ein den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" konformes Format konvertiert werden. Die Konvertierung ist für beliebige Jahrgänge möglich. Die erstellten Daten können anschließend auf einen beliebigen Datenträger gespeichert und dem steuerlichen Betriebsprüfer übergeben werden, falls dieser die Überlassung der Daten fordert.

27 27 2 Auswertungen Abb. 25: Untermenü Auswertungen

28 Bilanz/GuV Abb. 26: Maske Bilanz/GuV Bilanz a) Bilanz Für Kapitalgesellschaften ist in 266 HGB die wesentliche Gliederung der Bilanz vorgegeben. Für andere Bilanzierende ist diese Bilanzgliederung nicht verbindlich. Das Gesetz bezeichnet die Teile der Bilanz als Posten. Die Finanzbuchhaltung II geht für die Bilanz von der Gliederung für Kapitalgesellschaften mit folgenden berufsspezifischen Veränderungen und Ergänzungen, 265 Abs. 5-6 HGB, aus: Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände wurden um den Unterposten Forderungen aus Auslagen ergänzt, der aufgrund seiner hohen Fälligkeit am Anfang der Forderungen steht. Die Verbindlichkeiten wurden um die Unterposten Verbindlichkeiten aus Fremdgeld erweitert. Drei Einstellungen erlauben es, die Darstellung übersichtlich (Nur Bereiche) bis ausführlich (Bereiche, Posten und Konten) zu gestalten. Bei der Darstellung Nur Bereiche werden die unmittelbar unter AKTIVA und PASSIVA stehenden Bilanzposten, bei der Darstellung Bereiche und Posten werden alle Bilanzposten angezeigt, und die Darstellung Bereiche, Posten und Konten entspricht einem Kontennachweis, da dann auch die einzelnen zugeordneten Konten mit ihren Salden eingeblendet werden.

29 29 b) GuV Abb. 27: Maske Bilanz/GuV GuV Für Kapitalgesellschaften sind in 275 HGB zwei mögliche Gliederungen der GuV vorgegeben: Für andere sind diese Gliederungen nicht verbindlich. Für nicht produzierende Betriebe hat sich die Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren, 275 Abs. 2 HGB, durchgesetzt. Das Gesetz bezeichnet die Teile der GuV als Posten. Die Finanzbuchhaltung II geht von einer Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren aus, jedoch werden Posten der GuV, die sowohl Ertrags- als auch Aufwandsposten sein können, in zwei Posten unterteilt. Beispielsweise werden aus dem Posten Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen die beiden Posten Erhöhung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen und Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Bei den beiden Posten für Steuern wird der Ertragsposten durch den Zusatz (Erstattung) gekennzeichnet. Außerdem werden Zwischensummen für das Betriebsergebnis, für das Finanzergebnis, für das außerordentliche Ergebnis und für die Steuern getrennt nach Erträgen und Aufwendungen gebildet. Diese Bereichsergebnisse sind in der GuV-Gliederung des HGB nicht explizit enthalten, liegen ihr aber implizit zugrunde und können ausgeblendet werden. Verschiedene Einstellungen erlauben es, die Darstellung ausführlich (Bereiche, Posten und Konten) bis übersichtlich (Nur Bereiche) zu gestalten. Wenn Nur Bereiche gewählt wird, werden für das Betriebsergebnis, für das Finanzergebnis, für das außerordentliche Ergebnis und für die Steuern Aufwendungen und Erträge angezeigt, die Darstellung Bereiche und Posten stellt Erträge und Aufwendungen für alle GuV-Posten dar. Mit Bereiche, Posten und Konten entspricht die Darstellung einem Kontennachweis, da dann auch die einzelnen zugeordneten Konten mit ihren Salden eingeblendet werden.

30 BWA Mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen werden die Zahlen der Buchhaltung unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte analysiert. Eine BWA bildet unter anderem die Grundlage für das Controlling und die strategische Planung innerhalb der Kanzlei oder für externe Vergleiche. Der besondere Vorteil liegt in den vergleichenden Teilen der BWA. Hier werden die Zahlen aktueller Zeiträume denen früherer gegenübergestellt bzw. wird die Verteilung von Aufwendungen und Erträgen über ein Geschäftsjahr transparent gemacht. Abb. 28: Maske BWA Standard-BWA Die hier angebotene Standard-BWA ist auf die Aufsplittung des reinen wirtschaftlichen Erfolges in seine einzelnen Komponenten ausgerichtet. Sie besteht aus folgenden Teilauswertungen: Kurzfristige Erfolgsrechnung, Vergleichs-BWA, Entwicklungsübersicht und Drei-Jahres-Vergleich. In der Darstellung folgen die Auswertungen gängigen Standards, was den Vergleich von Auswertungen, die mit unterschiedlichen EDV-Systemen erstellt wurden, ermöglicht. Bei der branchenunabhängigen BWA der DATEV, an der die Orientierung erfolgt, sind Unterschiede in der Einnahmenstruktur von Kanzleien nicht zu erkennen. Beim Vergleich von Kanzleien können ergänzend entsprechende Auswertungen der Programmfunktion Referate und Sachbearbeiter herangezogen werden. Das Schema wird von der Kontenzuordnung gesteuert. Mit der Kontenzuordnung wird die Grundlage für die korrekte Auswertung der in der Finanzbuchhaltung erfassten Zahlen und damit für die Aussagekraft der BWA geschaffen. Deshalb ist der Kontenzuordnung besondere Beachtung zu schenken. Wenn Eingangsrechnungen beim Rechnungseingang erfasst werden, fließen in die BWA im entsprechenden Ausmaß nicht nur die in der Periode abgeflossenen Betriebsausgaben ein, sondern es wirkt sich auch der Zuwachs der Eingangsrechnungen oder ihre Abnahme aus. Betriebswirtschaftlich ist die frühzeitige Erfassung der Eingangsrechnungen durchaus sinnvoll, die Vergleichbarkeit mit entsprechenden Auswertungen für Kanzleien, die beispielsweise mit der Finanzbuchhaltung arbeiten, wird aber verringert. Wenn das Sachkonto für die noch nicht vereinnahmten Erlöse in die BWA einbezogen wird, ergeben sich ähnliche Vorteile und Nachteile. Nur Erfolgskonten werden den Posten der betriebswirtschaftlichen Auswertung zugeordnet.

31 31 Welchem Posten ein Sachkonto zuzuordnen ist, ergibt sich aus den auf diesem Konto erfassten Geschäftsvorfällen. Z. B. sind die Konten für die Erlöse im Referatsbereich regelmäßig dem Posten Umsatzerlöse zuzuordnen, Konten, auf denen z. B. die Löhne und Gehälter gebucht werden, gehören zum Posten Personalkosten, die Konten für Miete und Nebenkosten zum Posten Raumkosten usw. Konten zuordnen Abb. 29: Maske BWA Konten zuordnen Im linken Fenster Zur Verfügung stehende Sachkonten werden alle in der Finanzbuchhaltung vorhandenen Konten angezeigt. Diese Konten müssen, sofern es sich um Erfolgskonten handelt, den einzelnen Posten der BWA zugeordnet werden. Den Posten, dem ein oder mehrere Konten zugeordnet werden sollen, wird im rechten Fenster unter Zuzuordnende Gruppen ausgewählt. In der Maske Zugeordnete Sachkonten werden gegebenenfalls diesem Posten bereits zugeordnete Sachkonten angezeigt. Soll ein Konto einem Posten zugeordnet werden, wird dieses Konto im linken Teil der Maske markiert. Anschließend wird der Pfeil nach rechts gewählt. Das markierte Konto wird von Zur Verfügung stehende Sachkonten in Zugeordnete Sachkonten verschoben. Gleichzeitig können mehrere Konten zugeordnet werden, indem diese Konten mit gedrückter Pfeiltaste und Klick/Touch markiert werden. Auch die Zuordnung per Doppelklick/Doppeltouch auf das entsprechende Konto ist möglich. Um die Zuordnung eines Kontos zu einem bestimmten Posten aufzuheben, wird dieses Konto im Bereich Zugeordnete Sachkonten aufgerufen bzw. das Konto markiert und der Pfeil nach links gewählt. Bei der Kontenzuordnung der Standard-BWA ist darauf zu achten, dass nur die Konten des tatsächlichen wirtschaftlichen Erfolges den Posten der Auswertung zugeordnet werden. Insbesondere bei der Gewinnermittlung gem. 4 Abs. 3 EStG zählen nicht alle Einnahmen oder Ausgaben zum wirtschaftlichen Erfolg. Das in der Praxis am häufigsten vorkommende Beispiel hierfür ist die Umsatzsteuer. Die vereinnahmte Umsatzsteuer, die verausgabte Vorsteuer sowie Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt stellen steuerlich Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben dar, deren Saldo aber immer gleich Null ist. Über die Gesamtperiode gesehen wirken sich Umsatzsteuerzahlungen wie durchlaufende Posten aus (die sie im gesetzlichen Sinne nach den Festlegungen im 4 Abs. 3 EStG für die auch mit der Fibu II mögliche Einnahme-Überschuss-Rechnung nicht sind). Durch das zeitliche Auseinanderfallen der jeweiligen Zahlungen ergeben sich aber Auswirkungen auf das steuerliche Ergebnis in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

32 32 Für eine rein wirtschaftliche Betrachtung des Kanzleierfolges spielt die Umsatzsteuer aufgrund des Charakters eines (im wirtschaftlichen Sinne) durchlaufenden Postens jedoch keine Rolle. Deshalb soll auch die Zuordnung der Konten für Umsatzsteuer, Vorsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt in der Standard-BWA unterbleiben. Nachfolgend werden die Auswertungen im Einzelnen beschrieben. Alle Teilauswertungen können direkt gedruckt, per E-Brief oder alternativ per versandt oder nach MS Excel exportiert und dort weiterbearbeitet werden. 1. Standard-BWA Die schematische Darstellung der Standard-BWA orientiert sich im Wesentlichen am betriebswirtschaftlichen Erfolgsspaltungskonzept. Dieses ist primär an den Kriterien der Regelmäßigkeit und der Betriebszugehörigkeit ausgerichtet. 2. Kurzfristige Erfolgsrechnung Die Kurzfristige Erfolgsrechnung wird für einen Monat dargestellt und beschränkt sich hier insgesamt auf einen eng begrenzten Zeitraum von maximal einem Jahr. Grundsätzlich werden in den einzelnen Posten der Saldo der Buchungen des Monats auf den diesem Posten zugeordneten Konten sowie die für das Jahr kumulierten Werte bis zum letzten Tag des gewählten Monats angezeigt. Die den einzelnen Posten zugeordneten Konten können mit der rechten Maustaste in der entsprechenden Zeile angezeigt und überprüft werden. Da eine Auswertung in Beträgen, also absoluten Zahlen unter Umständen nicht immer für alle Zwecke sinnvolle Schlüsse ermöglicht, werden in dieser Auswertung zusätzlich relative Kennzahlen ermittelt und angezeigt. Die Kennzahlen erhöhen insbesondere die Vergleichbarkeit von Kanzleien untereinander. Branchenkennzahlen werden im Allgemeinen nicht in absoluten Beträgen, sondern in solchen Kennzahlen veröffentlicht. Für die Bildung dieser relativen Kennzahlen werden drei verschiedene Basen herangezogen: Die Gesamtleistung, die Gesamtkosten und die Personalkosten. So können aus der Kurzfristigen Erfolgsrechnung verschiedene wichtige betriebswirtschaftliche Eckdaten auf einen Blick entnommen werden. Zur Erläuterung folgende drei Beispiele: In den Spalten 3 bzw. 7 % Gesamtleistung wird das Verhältnis aller Posten zur Gesamtleistung dargestellt. In der Zeile Betriebsergebnis bzw. Vorläufiges Ergebnis kann in dieser Spalte die Umsatzrentabilität der Kanzlei abgelesen und z. B. der laufende Monat mit den kumulierten Werten verglichen werden. In den Spalten 4 und 8 % Gesamtkosten können insbesondere die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Posten, der Grad der Kostendeckung für den Monat und kumuliert entnommen werden. Die Spalten 5 und 9 % Personalkosten bilden z. B. die Produktivität der aufgewendeten Personalkosten ab, d. h. den je Euro Personalkosten erzielten Umsatz. 3. Vorjahresvergleich Im Vorjahresvergleich werden die Zahlen des gewählten Monats im aktuellen Jahr denen des Vorjahresmonats gegenübergestellt. Auch hier werden die Werte des Monats und die kumulierten Werte verglichen. Abweichungen werden mit dem absoluten Betrag und prozentual ausgegeben. Entwicklungstendenzen sind hier schnell erkennbar und bei gravierenden Differenzen können entsprechende Maßnahmen zur Steuerung ergriffen werden. 4. Entwicklungsübersicht Die Entwicklungsübersicht spiegelt die Verteilung der Erträge und Aufwendungen über das Geschäftsjahr wieder. Diese Auswertung ist z. B. insbesondere für die Kostenplanung künftiger Zeiträume relevant. Durch den relativ hohen Anteil von fixen, also umsatzunabhängigen Kosten kann davon ausgegangen werden, dass der Kostenverlauf innerhalb des Jahres in allen Geschäftsjahren annähernd gleich sein wird. So kann anhand der Entwicklungsübersicht für die einzelnen Monate der Finanzbedarf mit großer Genauigkeit ermittelt werden, sofern keine Änderungen in der Kanzleistruktur, z. B. im Personalbereich, eingetreten sind. 5. Drei-Jahres-Vergleich Im Drei-Jahres-Vergleich werden analog zum Vorjahresvergleich die aktuellen Zahlen mit Vorjahreswerten verglichen. Durch die Einbeziehung eines weiteren Jahres und die damit verbundene Verringerung des Einflusses statistischer Schwankungen hat der Drei-Jahres-Vergleich gegenüber dem Vorjahresvergleich eine noch höhere Aussagekraft.

33 33 6. Summen- und Saldenliste Die Summen- und Saldenliste orientiert sich an der Darstellung der DATEV. Der Unterschied zur Sachkonten- Saldenliste ist nur gering und liegt in der Behandlung der Saldenvorträge, die im gewählten Zeitraum gebucht wurden. Sie sind in den Spalten 6-7 der Summen- und Saldenliste nicht enthalten. Keine Unterschiede gibt es bei den übrigen Spalten. Entsprechend wie bei der Sachkonten-Saldenliste der Finanzbuchhaltung II ergeben sich die Spalten aus der Summierung und Saldierung der Spalten 4-5 und 8-9. Abb. 30: Maske BWA Summen- und Saldenliste 7. Grafische Auswertungen Für die BWA besteht die Möglichkeit der grafischen Auswertung. Dabei sind Grafiken im Programm fest integriert. Der Diagrammtyp und die Ansicht können im entsprechenden Kontextmenü oder über Ansicht verändert werden.

34 Kontenblätter Abb. 31: Maske Kontenblatt anzeigen/drucken Mit Kontenblatt anzeigen/drucken werden einzelne Kontenblätter angezeigt oder gedruckt. Diese Programmfunktion ist in erster Linie dafür vorgesehen, sich Kontenblätter des laufenden Zeitraums anzeigen zu lassen. Die Kontenblätter der Vormonate sollten in gedruckter Form vorliegen, da im Rahmen der Programmfunktion Monat abschließen dringend der Ausdruck der Sachkonten des Monats empfohlen wird. Die Kontenblätter haben folgende Spalten: BDatum für Belegdatum, Text für Buchungstext, Beleg, Rechnung, UVA, ErfDatum für Erfassungsdatum, J für Journalnummer, GKto für Gegenkonto, EB für Eröffnungsbestand, Akte für Aktenkonto, SB für Sachbearbeiter, StS für Steuerschlüssel, Soll für Sollbeträge, Haben für Habenbeträge.

35 35 Kontostände tageweise Mit Hilfe dieser Programmfunktion kann bei abweichendem Kontostand ermittelt werden, an welchem Tag der Saldo erstmals abweicht. Somit kann der Zeitpunkt der Fehlerentstehung eingegrenzt werden. Jahresübersicht Die Jahresübersicht zeigt für die einzelnen Monate die Verkehrszahlen des gewählten Kontos an. Dabei werden die gebuchten Beträge nicht pro Voranmeldungszeitraum angezeigt, sondern nach Belegdatum.

36 Kontenblätter drucken Abb. 32: Maske Kontenblätter drucken Hier können Kontenblätter für einen Sachkontenbereich und für die Zeiträume, für die bereits eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben wurde, und den darauf folgenden Zeitraum gedruckt oder nach Excel exportiert werden. Ein einzelnes Kontenblatt kann gedruckt werden, wenn unter Von Konto und Bis Konto dasselbe Sachkonto eingegeben wird. Es werden nur Kontenblätter für Konten gedruckt, auf die im gewählten Zeitraum gebucht wurde. Eine Anzeige informiert über die Nummern der Sachkonten, die gerade auf Buchungen geprüft werden.

37 Referate und Sachbearbeiter Abb. 33: Maske Referate und Sachbearbeiter, Auswertung Umsätze nach Referaten Die Umsatzerlöse werden vorrangig nach Referaten und weiterhin nach Sachbearbeitern aufgeteilt. Filter Anzuzeigendes Jahr Hier ist das Jahr einzutragen, nach dem ausgewertet werden soll. Standardmäßig wird immer das aktuelle Buchungsjahr vorgeschlagen. Voranmeldungszeitraum Hier ist die Auswahl eines einzelnen Voranmeldungsraumes oder aber Jahresanfang bis Tag der Auswertung, als Ausgabezeitraum möglich. Belegdatum Hier besteht die Möglichkeit, den Auswertungszeitraum selbst nach gewünschtem Belegdatum einzugrenzen.

38 38 Auswerten Umsätze nach Referaten Mit der Einstellung Umsätze nach Referaten können zu einzelnen Referaten die Umsätze angezeigt werden. Die Referate sind als Untergliederung des Aktenbestandes eingeführt worden; gedacht sind sie als unterschiedliche Tätigkeitsbereiche der Kanzlei bzw. Rechtsgebiete wie Familienrecht oder Verkehrsunfallsachen. Die Vorgaben durch RA-MICRO sind nicht zwingend. Referate können für alle Merkmale verwendet werden, die an Aktenkonten gebunden sind und für die nur eine Auswertung der Erlöse aus Ausgangsrechnungen benötigt wird. Damit liegt eine Übersicht über die Erlösstruktur vor; erforderlichenfalls kann damit die Aufgliederung der Umsatzerlöse nach Tätigkeitsbereichen ermittelt werden, 285 Nr. 4 HGB. Umsätze nach Referaten und Sachbearbeitern Hier werden alle Erträge ausgewertet. Erträge, die keinem Referat zugeordnet sind, werden unter dem Referat 00 gezeigt und Erträge, die keinem Sachbearbeiter zugeordnet sind, ohne Sachbearbeiter dargestellt. Die Referate werden bei der Darstellung den Sachbearbeitern übergeordnet. Umsätze nach Sachbearbeitern Mit dieser Einstellung können die Umsätze nach Sachbearbeitern ausgewertet werden. Mit Sachbearbeiter sind die Rechtsanwälte gemeint, welche die jeweilige Akte bearbeiten und denen entsprechende Erlöse und möglicherweise auch entsprechende Aufwendungen zuzurechnen sind. Bei der Ersteinrichtung der Finanzbuchhaltung II werden bestehende Sachbearbeiter übernommen; Sachbearbeiter, die danach in Kanzlei, Benutzerverwaltung, Sachbearbeiterverwaltung eingerichtet werden, müssen derzeit noch zusätzlich in der Finanzbuchhaltung II angelegt werden. Dafür wird die Programmfunktion Buchen aufgerufen, eine beliebige Buchung begonnen und im Eingabefeld Sachbearbeiter die Eingabetaste betätigt. Aus der Eingabemaske Sachbearbeiter auswählen heraus kann dann mit Neu ein Sachbearbeiter angelegt werden, mit Ändern ein bestehende Sachbearbeiter geändert und mit Löschen ein bestehender Sachbearbeiter gelöscht werden. Die Zuordnung von Umsätzen zu Sachbearbeitern erfolgt bereits bei der Buchung. Anders als in der Finanzbuchhaltung ist eine nachträgliche Zuordnung nur durch Umbuchungen zu erreichen. Umsätze können auf verschiedene Arten einem Sachbearbeiter zugeordnet werden. Umsätze auf Aktenkonten werden zunächst einem Sachbearbeiter zugeordnet, indem eine Akte im Programmbereich Akten einem Sachbearbeiter zugeordnet wird. Wenn die Einstellung Sozietätsabrechnung aktiv gewählt wurde, kann eine Akte auf mehrere Sachbearbeiter aufgeteilt werden; die Aufteilung hat Vorrang vor der Zuordnung der Akte im Modul Akten und gilt in der Finanzbuchhaltung II nur für künftige Buchungen. Andere Umsätze können bei der Buchung einem Sachbearbeiter zugeordnet oder auf mehrere Sachbearbeiter verteilt werden. Die Soll- und Habenbuchungen auf den Ertragskonten werden gesondert dargestellt. Die Regel für ein Ertragskonto ist, dass es im Haben angesprochen wird. Umsätze nach Sachbearbeitern und Referaten Hier werden alle Erträge ausgewertet, Erträge, die keinem Sachbearbeiter zugeordnet sind, ohne Sachbearbeiter und Erträge, die keinem Referat zugeordnet sind, unter dem Referat 00 dargestellt. Die Sachbearbeiter werden bei der Darstellung den Referaten übergeordnet. Bezahlte Rechnungen/Erlöse nach Sachbearbeitern Hiermit haben Kanzleien unabhängig von der Art der Umsatzversteuerung die Möglichkeit, die gezahlten Nettoumsätze nach Sachbearbeiter zu ermitteln. In den Nettoumsätzen sind Auslagen nicht enthalten. Offene Rechnungen nach Erlöse und Sachbearbeitern Die Auswertung Offene Rechnungen nach Erlösen und Sachbearbeitern wertet das Konto noch nicht vereinnahmte Erlöse aus und steht nur bei Ist-Versteuerung zur Verfügung. Einnahmen nach Referaten und Sachbearbeitern Bei dieser Programmfunktion, die nur bei Ist-Versteuerung zur Verfügung steht, werden die noch nicht vereinnahmten Erlöse (Sachkonto 8000/4000) von den Umsätzen in Abzug gebracht.

39 39 Eine Rechnung Zeithonorar II in Gebühren wird insgesamt zu dem zur Akte eingetragenen Sachbearbeiter gebucht und fließt mit dieser Alleinzuordnung in die vorliegende Auswertung ein. Eine differenzierte Auswertung solcher Rechnungen kann im Modul Zeithonorar II erreicht werden. Einnahmen nach Sachbearbeitern Bei dieser Programmfunktion, die nur bei Ist-Versteuerung zur Verfügung steht, werden die noch nicht vereinnahmten Erlöse (Sachkonto 8000/4000) von den Umsätzen in Abzug gebracht. Die Ausführungen zur vorhergehenden Programmfunktion gelten sinngemäß. Kosten nach Sachbearbeitern Kosten können bei der Buchung einem Sachbearbeiter zugeordnet oder auf mehrere Sachbearbeiter verteilt werden. Mit dieser Einstellung kann für die Zeiträume, für die bereits eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben wurde, und den darauf folgenden Zeitraum eine entsprechende Auswertung erstellt werden. Die Soll- und Habenbuchungen auf den Aufwandskonten werden gesondert dargestellt; die Regel für ein Aufwandskonto ist, dass es im Soll angesprochen wird. Umsätze nach Zweitsachbearbeitern bzw. Korrespondenzanwälten Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Zweitsachbearbeiter und Korrespondenzanwalt in den Einstellungen Finanzbuchhaltung II, Allgemein gewählt wurde. Mit dieser Programmfunktion können die Umsätze nach Zweitsachbearbeitern ausgewertet werden. Das Setzen dieser Einstellung ist nur mit Hilfe des Programm-Supports möglich. Die Zuordnung von Umsätzen zu Zweitsachbearbeitern erfolgt bereits bei der Buchung. Eine nachträgliche Zuordnung ist nicht zu erreichen. Nur aktenbezogene Umsätze können einem Zweitsachbearbeiter zugeordnet werden. Das ist möglich, indem dieser bei der Buchung erfasst wird. Eine Aufteilung ist nicht möglich. Die Buchungen in Soll und Haben auf den Ertragskonten werden gesondert dargestellt; die Regel für ein Ertragskonto ist, dass es im Haben angesprochen wird. Es werden auch die Erträge ausgewiesen, die keinem Zweitsachbearbeiter zugeordnet sind. Wenn Umsätze mit einem Betrag von 0,00 ausgewiesen werden, liegen diesbezüglich Buchungen vor, die einander aufheben, z. B. eine Buchung und ihr Storno. Selektion Hier können die Auswertungen auf ein Referat und/oder Sachbearbeiter eingeschränkt werden.

40 Umsatzsteuerangaben Abb. 34: Maske Umsatzsteuerangaben anzeigen/drucken Filter Zuerst ist das Jahr zu wählen, für welches die Umsatzsteuerangaben angezeigt werden sollen. Vorgeschlagen wird immer das aktive Buchungsjahr. Im Anschluss daran besteht die Möglichkeit, die Umsatzsteuerangaben entweder für die bereits abgeschlossenen Monate, für den laufenden und noch nicht abgeschlossenen Monat oder für das gesamte Jahr anzeigen zu lassen. Eine weitere Möglichkeit ist die Auswahl nach Belegdaten. Eine Auswahl nach Belegdatum erleichtert die Analyse von ggf. auftretenden Umsatzsteuerdifferenzen. Abgeschlossene Monate werden mit dem Monatsnamen aufgeführt (z. B. Januar), der noch nicht abgeschlossene Monat wird mit Ab vor dem Monatsnamen angegeben. Dieser Zeitraum kann auch mehrere Monate umfassen. Wenn z. B. am der Monat Januar 2014 immer noch nicht abgeschlossen wäre, umfasst der noch nicht abgeschlossene Zeitraum Ab Januar die Zeit vom Um die Umsatzsteuerangaben für das gesamte Jahr zu erhalten, muss in diesem Beispiel der Zeitraum ausgewählt werden.

41 41 Aufbau Die Auswertung enthält die Buchungen auf den Erlöskonten sowie den Vorschusskonten, die mit einem Steuerschlüssel getätigt wurden, dem eine Kennzahl für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zugeordnet wurde. Unter Umsätze werden alle Buchungen mit einem Steuerschlüssel, der eine Steuerberechnung auslöst, auf Erfolgskonten ausgewiesen. Zu jedem Ertragskonto wird das Umsatzsteuerkonto für die Mehrwertsteuer aufgeführt und es werden die Verkehrszahlen des laufenden Monats und der Steuersatz sowie die daraus errechnete Steuer ausgewiesen. Für die errechnete Mehrwertsteuer wird eine Zwischensumme ausgewiesen. Unter Erhaltene Vorschüsse werden Buchungen mit einem Steuerschlüssel auf Bestandskonten ausgewiesen, die eine Steuerberechnung auslösen. Eine ursprüngliche Beschränkung auf Bestandskonten, die den Programmfunktionen Gebührenvorschüsse und Andere Vorschüsse zugeordnet sind, wurde inzwischen aufgegeben. Zu jedem Bestandskonto wird das Umsatzsteuerkonto für die Mehrwertsteuer aufgeführt und es werden die Verkehrszahlen des laufenden Monats und der Steuersatz sowie die daraus errechnete Steuer ausgewiesen. Für die errechnete Mehrwertsteuer wird eine Zwischensumme gebildet. Weiterhin wird die Nachsteuer auf versteuerte Anzahlungen aufgeführt. Wurde in einer Buchung ein Steuerschlüssel für innergemeinschaftlichen Erwerb verwendet, wird die Steuer errechnet, die sich zum eingegebenen Nettobetrag ergibt. Bei Umsätzen nach 13b, Kennzahlen 52, 73, 84, 46 werden die Umsätze und die dazugehörige Steuer angezeigt, die zu den entsprechenden Kennzahlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf gesonderte Konten gebucht wurden. Kennzahl 46 bezieht sich z. B. auf im Inland steuerpflichtige, sonstige Leistungen von im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmen, für die gemäß 13b UStG der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Unter Mehrwertsteuer auf Umsätze und Vorschüsse wird die Summe aus den Zwischensummen für die Umsätze und die Erhaltenen Vorschüsse ausgewiesen. Unter Mehrwertsteuer laut Sammelkonten werden die Umsatzsteuerkonten für die Mehrwertsteuer und die Summe der auf ihnen gebuchten Beträge ausgewiesen. Unter Vorsteuer laut Sammelkonten werden die Umsatzsteuerkonten für die Vorsteuer und die Summe der auf ihnen gebuchten Beträge ausgewiesen. Unter Differenz wird die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer auf Umsätze und Vorschüsse und der Mehrwertsteuer laut Sammelkonten ausgewiesen. Geringfügige Rundungsdifferenzen sind normal, größere Beträge sprechen für Fehlfunktionen. Unter Verbleibender Überschuss wird die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer laut Sammelkonten und der Vorsteuer laut Sammelkonten ausgewiesen. Ein positiver Betrag ist eine Umsatzsteuer-Zahllast, ein negativer Betrag eine Vorsteuererstattungs-Forderung. Wenn die Umsatzsteuerangaben gedruckt und zu den Unterlagen genommen werden, ist dies eine gute Vorbereitung für Rückfragen und für eventuelle Außenprüfungen des Finanzamtes. Wurde in Einstellungen Finanzbuchhaltung II, Karteikarte Allgemein, Umsatzsteuer-Voranmeldung quartalsweise gesetzt, wird diese Auswertung quartalsweise für Vierteljahre ausgegeben, für die alle drei Monate abgeschlossen sind. Drucken Umsatzsteuervoranmeldungen sind grundsätzlich mit ELSTER elektronisch abzugeben. Für abgeschlossene Monate können auch nachträglich noch Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellt werden, jedoch immer mit denselben Ständen wie beim Senden. Ein abgeschlossener Monat kann gewählt werden. Umsatzsteuer-Voranmeldungen können nur für abgeschlossene Monate gedruckt bzw. nach Excel exportiert werden. Der Monatsabschluss hat den alleinigen Zweck, zu gewährleisten, dass alle für einen Monat gedruckten Umsatzsteuer-Voranmeldungen identisch sind. In der dann aufgerufenen Eingabemaske UStVA-Formular muss noch die Adressnummer, die Adressnummer des Finanzamtes und die Steuernummer eingegeben und das Bundesland gewählt werden.

42 42 3 Buchen Abb. 35: Maske Buchen Buchung auf ein Aktenkonto Mit dieser Programmfunktion können Buchungen auf Sachkonten und Aktenkonten erfasst werden. Vorgegeben sind Buchungskreise für Bank, Kasse, Eingangsrechnungen und Saldenvorträge. Daneben gibt es Anderen Vorgang buchen für andere Buchungen sowie spezielle Buchungskreise für Umbuchungen und Abschreibungen von Auslagen und Forderungen. Die gewöhnliche Buchungsmaske der Finanzbuchhaltung II ist für das Buchen in Buchungskreisen eingerichtet und so gestaltet, dass zunächst einmal das Buchungskreis-Konto einzugeben ist und dann nacheinander mehrere Kurzbuchungen eingegeben werden können, bei denen sich Buchungskreis-Gegenkonto und Betrag ändern, aber das Buchungskreis-Konto gleich bleibt. Soll und Haben beziehen sich bei der Eingabe von Buchungen immer auf das Konto im Bereich Buchungskreis und nicht auf das unmittelbar oberhalb des Betrags stehende Gegenkonto. Buchungskreise, Buchungsvarianten und Buchungsarten sind die drei Ebenen, auf denen in der Finanzbuchhaltung II Buchungsabläufe vorgegeben sind.

43 43 a) Buchungskreise Abb. 36: Maske Buchen Buchungskreis Zahlung buchen Buchungskreise haben die Funktion, zusammengehörige Buchungen teilweise automatisiert abzuwickeln. Sie haben eine wichtige Steuerungsfunktionen für die Finanzbuchhaltung II. Der gewünschte Buchungskreis wird gewählt und das zu diesem Kreis angebotene Konto, zu dem Buchungen im Stapel erfasst werden sollen. Aus den Buchungskreisen ergeben sich folgende grundsätzlich mögliche Buchungsvorgänge: Zahlung buchen Zahlung auf ein Aktenkonto, Zahlung auf ein Sachkonto, Bezahlung einer Eingangsrechnung. Bei der Auswahl des Buchungskreises Zahlung buchen können Kontoauszüge der Bank oder aber Kassenbelege gebucht werden. Das entsprechende Buchungskonto wird ausgewählt. Alle Konten, die der Kontenfunktion Bank oder Kasse zugeordnet wurden, werden als Buchungskreiskonto angeboten. Bei Zahlungseingängen auf Gebührenrechnungen werden automatisch die der gewählten Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung entsprechenden Buchungen vorgenommen, ohne dass sich an der Eingabe etwas ändert.

44 44 Kontoimport buchen Abb. 37: Maske Buchen Kontoimport buchen, Zahlungen aus Kontoimport übernehmen Kontoimport buchen dient der halbautomatischen Verbuchung, der auf elektronischem Wege übermittelten Kontoauszüge. In das Eingabefeld Konto wird ein e unmittelbar gefolgt von der Nummer des für Kontoimport eingerichteten Geldkontos eingegeben, für das Zahlungen gebucht werden sollen. Alternativ kann ein Bestandskonto, das Kontoimport buchen zugeordnet ist, aus der Liste gewählt werden, die vorliegt, wenn im leeren Eingabefeld die Eingabetaste betätigt wird. Im Anzeigefeld Alter Saldo wird der Stand des gewählten Buchungskreis-Kontos angezeigt. Im Eingabefeld Neuer Saldo wird der Schlussbestand der mit Kontoimport übertragenen Zahlungen angezeigt. Er kann erforderlichenfalls überschrieben werden. Mit der Eingabetaste oder mit OK wird die Wahl des Buchungskreises bestätigt. Die Auswahlmaske Zahlungen aus Kontoimport übernehmen wird aufgerufen. Sie gliedert sich in zwei Bereiche: den Bereich, in dem die einzelnen Zahlungen angezeigt werden, und den Bereich, in dem übergreifende Informationen angezeigt werden, eine Auswahl getroffen und Buchungsvorschläge gewählt werden können. Zu den einzelnen Zahlungen werden nur die wichtigsten Informationen angezeigt: Markierungsspalte, Lfd. Nr. für Laufende Nr. der Zahlung, Wertstellung für Wertstellungsdatum, Zahlungspflichtiger/-empfänger, Verwendungszweck, Betrag für Einnahmen ohne Vorzeichen, Ausgaben mit Minuszeichen. In der Markierungsspalte sind die Zahlungen gekennzeichnet, die bereits gebucht wurden. Die nächste noch nicht gebuchte Zahlung ist mit einem Pfeil markiert. Zahlungen, die zur Übernahme in die Buchhaltung markiert wurden, werden mit einem großen B gekennzeichnet. Die Anzahl und die Summe der markierten Zahlungen wird unten rechts angezeigt.

45 45 Symbol: Bedeutung: Kennzeichnet die aktuelle Buchung. Markiert bereits gebuchte Zahlungen. Kennzeichnet Buchungen mit gewählter Option Sachkonto buchen oder Buchen Dubiose Zahlungen. Markiert Buchungen mit gesetzter Option Umbuchung von Finanzkonto. Kennzeichnet Buchungen mit zukünftigem Wertstellungsdatum auf dem Kontoauszug. In der Buchhaltungseingabemaske muss das Datum noch geändert werden. In der Informationszeile wird die Nummer des Kontoauszuges, das Erstellungsdatum und der alte Saldo angezeigt. Abb. 38: Maske Buchungsvorschläge für Buchen Kontoimport Es kann zwischen Buchungsvorschlägen gewählt werden, für die unter Schnittstellen, Kontoimport, Einstellungen für Buchungen, Buchungsvorschläge für Buchen Kontoimport Konten und Buchungstexte festgelegt wurden. Beispiel: Als Buchungsvorschlag für die Sonderbuchung 1 wurde das Sachkonto 4960 und der Buchungstext Sonderbuchung Büromiete vorgeschlagen. Es steht dann in der Buchenmaske die Sonderbuchung Büromiete mit dem Sachkontenvorschlag 4960 zur Verfügung. Auf der rechten Seite der Maske Zahlungen aus Kontoimport übernehmen kann gewählt werden, alle Ausgaben oder alle Einnahmen zur Übernahme in die Buchhaltung zu markieren. Anzahl und Summe der markierten Einträge werden angezeigt. Der weitere Ablauf unterscheidet sich nicht von den Buchungsvarianten Zahlung auf ein Aktenkonto, Zahlung auf ein Sachkonto und Eingangsrechnung bezahlen bei der Zahlung über eine "normale" Bank. Über Splitten besteht die Möglichkeit, einen Betrag in mehrere Kleinstbeträge zu teilen, damit Einzelbuchungen vorgenommen werden können. Eingangsrechnung erfassen Der Buchungskreis Eingangsrechnung erfassen gibt den Ablauf für die Erfassung von Eingangsrechnungen (Kreditoren) vor. Saldovortrag buchen Saldovortrag eines Sachkontos - beim Buchungskreis Saldovortrag buchen sind als Gegenkonten nur Bestandskonten zulässig.

46 46 Saldovortrag einer Eingangsrechnung Anderen Vorgang buchen, Anderer Vorgang auf einem Aktenkonto, Anderer Vorgang auf einem Sachkonto, Anderer Vorgang mit einer Eingangsrechnung. Differenzen Abgerechnet ausbuchen Mit Differenzen Abgerechnet ausbuchen können Differenzen, die sich in der Spalte Abgerechnet ergeben haben, auf ein Ertrags- oder Aufwandskonto ausgebucht werden. Dieser Sachverhalt wird in einem gesonderten Buchungskreis behandelt, damit eine abweichende Buchungsmaske angeboten werden kann. Forderungen abschreiben bzw. Auslagen abschreiben In den Buchungskreisen Auslagen abschreiben und Forderungen abschreiben steht eine besondere Buchungsmaske zur Verfügung, in der sowohl Buchungskreis-Konten als auch Buchungskreis-Gegenkonten gewählt werden können, wenn den entsprechenden Kontenfunktionen mehrere Sachkonten zugeordnet sind. Umbuchen Im Buchungskreis Umbuchen ist das Buchungskreis-Konto immer das Bestandskonto 9999/99999/ Umbuchungen (Sammelkonto), im Folgenden auch Umbuchungskonto genannt. Dieser Buchungskreis unterscheidet sich wesentlich von anderen Buchungskreisen. Es müssen mindestens zwei Buchungen (eine Buchung im Soll und eine Buchung im Haben) erfasst werden. Dabei sind auch Splittingbuchungen möglich. Die Buchungen können erst gespeichert werden, wenn sich die Summen der Soll- und Habenbuchungen entsprechen. Die Einschaltung des Umbuchungskontos hat den Vorteil, dass auch sehr komplizierte Umbuchungen eingegeben werden können, die sonst aufgrund der Festlegungen des Programms nicht möglich wären. Sie hat den Nachteil, dass das Buchungsvolumen aufgebläht wird und in den Auswertungen das angezeigte Gegenkonto einer Umbuchung immer das Umbuchungskonto ist und die tatsächlichen Gegenkonten nur aus dem Umbuchungskonto ersichtlich sind. Der Buchungskreis Umbuchen ist nicht für alle Umbuchungen vorgesehen, sondern nur für die Umbuchungen, die nicht anders gebucht werden können. Soweit möglich, ist es die buchhalterisch beste Möglichkeit, die (inzwischen) fehlerhafte Buchung mit dem Storno-Assistenten zu stornieren und die (inzwischen) zutreffende Buchung neu einzugeben. Viele Umbuchungen können auch über den Buchungskreis Anderen Vorgang buchen in einer Buchung eingegeben werden. Der Buchungskreis Umbuchen ist derzeit für die Verrechnung von Gutschriften mit Eingangsrechnungen sowie für die Verrechnung von Vorschüssen mit Gebührenrechnungen erforderlich. Auch für Umbuchungen zwischen Aktenkonten oder Verrechnungen innerhalb eines Aktenkontos ist dieser Buchungskreis sinnvoll. Bei jeder einzelnen Buchung kann die Buchungsvariante Aktenkonto buchen, Sachkonto buchen oder Eingangsrechnung bezahlen neu gewählt werden.

47 47 b) Buchungsvarianten Die Buchungsvarianten stehen zwischen den übergeordneten Buchungskreisen und den untergeordneten Buchungsarten. Als Buchungsvarianten stehen zur Verfügung Aktenkonto buchen, Sachkonto buchen, Eingangsrechnung bezahlen. Ob und welche Buchungsvarianten zur Verfügung stehen, ist von den gewählten Buchungskreisen abhängig. Aktenkonto buchen Hinsichtlich der Buchungsvariante Aktenkonto buchen gibt es eine Besonderheit: die erste Buchung im Buchungskreis Umbuchen ist eine Umbuchung von einem Bereich eines Aktenkontos (Ausnahme: auf Auslagen), alle weiteren Buchungen sind Umbuchungen auf einen Bereich eines Aktenkontos (Ausnahme: von Auslagen). Die Richtung der Buchungen ist meist vorgegeben, sodass geprüft werden muss, welche Buchung als Buchung von und welche Buchungen als Buchungen auf eingegeben werden müssen. Die Buchungsvariante Aktenkonto buchen kann nur in folgenden Buchungskreisen gewählt werden: Zahlung buchen, Kontoimport buchen, Anderen Vorgang buchen und kein Anlagekonto, Umbuchen. Bei der Buchungsvariante Aktenkonto buchen stehen die vorgegebenen Buchungsarten für Buchungen auf Aktenkonten zur Auswahl. Sachkonto buchen Mit der Einstellung Sachkonto buchen können ausschließlich Journalbuchungen vorgenommen werden. Es können weder Aktenkonten gebucht noch Eingangsrechnungen beglichen werden. Eingangsrechnung bezahlen Bei der Buchungsvariante Eingangsrechnung bezahlen sind Buchungskreis-Gegenkonten und der weitere Ablauf der Buchung vorgegeben. c) Buchungsarten Vorgegebene Buchungsarten bei Buchungen auf Aktenkonten enthält der Buchungskreis Zahlungen buchen: 0 Zahlung Rechtschutzversicherung, 1 Zahlung Auftraggeber, 2 Zahlung Dritter, 5 Auszahlung/Einzahlung Fremdgeld, 6 Gebührenrückzahlung, 7 Auslagen, B Bezahlung Vorschussrechnung, L Rückbelastung, N Rückzahlung Kostenblatt, R Rückzahlung Vorschuss-Rechnung, V Vorschuss-Zahlung, Y Honorarauslagen. Die Buchungsarten 0, 1 und 2 sind Standard für die Buchung von Zahlungseingängen auf Aktenkonten und haben im Wesentlichen dieselbe Funktion. Zahlungen werden zunächst auf abgerechnete Forderungen, dann auf Fremdgeld verbucht. Es ist auch möglich, Zahlungen auf Auslagen zu buchen. Eine automatische Verteilung auf die Bereiche der Aktenkonten ist möglich, wenn hinter der Buchungsart ein + eingegeben wird. Die vorgeschlagene Aufteilung kann geändert werden. Mit der Buchungsart 5 kann ausschließlich der Bereich Fremdgeld, mit der Buchungsart 7 ausschließlich der Bereich Auslagen der Aktenkonten angesprochen werden. Mit diesen Buchungsarten können sowohl Zahlungseingänge - insbesondere Auslagen-Vorauszahlungen - als auch Zahlungsausgänge gebucht werden.

48 48 Die Buchungsarten 6 und L sprechen bei Zahlungsausgängen nur den Bereich Abgerechnet der Aktenkonten an und unterscheiden sich darin, dass die Buchungsart 6 eine zwischenzeitliche Gutschrift voraussetzt, aufgrund derer sich ein Zahlungseingang auf die gutgeschriebene Rechnung inzwischen als Überzahlung darstellt. Mit den Buchungsarten B und R kann der Zahlungseingang bzw. die Rückzahlung eines Vorschusses gebucht werden, wobei gleichzeitig der Merkposten für eine Vorschussrechnung im Kostenblatt des Aktenkontos aktualisiert wird. Buchungsart B ist immer dann zu nutzen, wenn der Zahlungseingang auf eine gestellte Vorschussrechnung erfolgt. Die Buchungsart V spricht ebenfalls den Bereich Vorschüsse der Aktenkonten an und dient zur Erfassung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen ohne vorher im Kostenblatt vermerkte Vorschussrechnungen. Die Buchungsart N erzeugt Stornobuchungen zu den Buchungen einschließlich der Sollstellung, die bei einer Zahlung auf ein Kostenblatt erzeugt wurden. Die Buchungsart Y spricht keinen Bereich der Aktenkonten an. Sie bucht lediglich den Aufwand und vermerkt ihn als Honorarauslage im Kostenblatt des Aktenkontos, wenn vorher keine Eingangsrechnung erfasst wurde. Im Buchungskreis Umbuchen stehen bei der ersten Umbuchung folgende Buchungsarten zur Verfügung: 5 Umbuchung von Fremdgeld, 6 Umbuchung von Gebührenüberzahlungen, 7 Umbuchung auf Auslagen, R Umbuchung Vorschuss-Rechnung, U Umbuchung Auslagen-Vorauszahlung, V Umbuchung Vorschussguthaben. Jede Buchungsart spricht einen Bereich der Aktenkonten an. Die Buchungsarten 7 und U nehmen darauf Rücksicht, dass es für den Bereich Auslagen unterschiedliche Sammelkonten für Auslagen (-Forderungen) und Auslagen-Vorauszahlungen gibt. Die Buchungsarten R und V unterscheiden sich darin, ob der Eintrag für eine Vorschussrechnung im Kostenblatt aktualisiert werden muss oder nicht. Im Buchungskreis Umbuchen stehen bei weiteren Umbuchungen folgende Buchungsarten zur Verfügung: 0 Umbuchung auf Forderungen, 5 Umbuchung auf Fremdgeld, 7 Umbuchung von Auslagen. Jede Buchungsart spricht einen Bereich der Aktenkonten an. Eine Umbuchung auf den Bereich Vorschüsse der Aktenkonten ist derzeit nicht vorgesehen. d) Zulässige Eingaben In der Programmfunktion Buchen sind folgende Eingaben zulässig: Konto (Buchungskreis): vier-, fünf- oder sechsstellig, nur numerische Eingaben, nur angelegte Bestandskonten außer Aktenkonten-Sammelkonten zulässig, außerdem e vor Kontonummer für Kontoimport und u für Umbuchungen, Kontoauszug: dreistellig, nur numerische Eingaben, Zielsaldo: von ,99H bis ,99S, nur numerische Eingaben und Soll und Haben (S, H, +, -), Buchungsart: Vorgaben bei Aktenkonten, zweistellig soweit eingerichtet bei wiederkehrenden Buchungen, Aktenkonto: /JJ; bei den Buchungsarten 0, 1 und 2; Aufteilung möglich. Gegenkonto: jedes angelegte Sachkonto zulässig außer dem Buchungskreis-Konto selbst und bei direkter Eingabe außer den Aktenkonten-Sammelkonten, bei Saldovortrag buchen jedoch nur Bestandskonten; Aufteilung möglich. Betrag: von ,99H bis ,99S, nur numerische Eingaben, nachgestelltes Soll und Haben (S, H, +, -), Steuerschlüssel: 1-99 soweit eingerichtet, nur numerische Eingaben; Aufteilung möglich. Sachbearbeiter: zweistellig soweit eingerichtet, alphanumerisch; Aufteilung möglich. Buchungstexte: mehrere Buchungstexte für eine Buchung möglich, je ein Buchungstext alphanumerisch, 32 Zeichen, für die gesamte Buchung und für jeden Buchungsteil bei Aufteilung nach Gegenkonten

49 49 Belegnummern: 3+5 oder 4+4 Stellen, nur numerische Eingaben, Belegdatum: Datum zwischen Anfang des Buchungsjahres und Erfassungsdatum. e) Schnelle Eingabe von Buchungen Für eine schnelle Eingabe von Buchungen folgende Tipps: Häufig kann schneller gearbeitet werden, wenn vorwiegend mit der Tastatur und dabei vor allem mit dem Zahlenblock gearbeitet wird. Bei sogenannten Komfoboxen, bei denen eine Auswahl zu treffen ist oder eine Eingabe direkt vorgenommen werden kann, erfolgt die Eingabe direkt (z. B. beim Buchungskreis-Konto). Zahlen, das Komma und die Zeichen +, -, x sowie das Divisionszeichen werden über den Zahlenblock eingegeben. Für wiederkehrende Buchungen werden Kürzel verwendet, die nur aus Zahlen bestehen. Mit Ü können aus jeder Stelle in der Eingabemaske alle Eingaben auf einmal bestätigt werden.

50 50 4 Datenübernahme Abb. 39: Maske Daten übernehmen Diese Programmgruppe enthält die Programmfunktionen Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen, Vorjahreszahlen erfassen, Aktenkontensalden übernehmen und Kostenfestsetzungen übernehmen. a) Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen Die Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen kann dazu genutzt werden, bestimmte Daten aus dem Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung in das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II zu übernehmen. Es wird dringend empfohlen, die Datenübernahme von der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II mit Unterstützung des Vor-Ort-Partners durchzuführen. Mit dieser Programmfunktion können als Informationen - unabhängig von irgendwelchen Saldenvorträgen - die bisherigen Aktenkonten in die neuen Aktenkonten übernommen werden, als Buchungen automatisch Vorträge für die Auslagen- und Fremdgeldsalden der Aktenkonten vorgenommen werden, Hilfestellungen zur Übernahme der abgerechneten Forderungen und der Vorschüsse in Anspruch genommen werden. Auf die Übernahme der bisherigen Aktenkonten sollte ohne triftigen Grund nicht verzichtet werden, sie lässt sich später nicht nachholen. Die automatischen Saldenvorträge für Auslagen und Fremdgeld sind zu empfehlen, wenn diese Bereiche der bisherigen Aktenkonten in der Regel den zutreffenden Stand haben. Die Abstimmung der Gesamtsalden mit den Sammelkonten kann entsprechende Feststellungen erleichtern. Die Übernahme der abgerechneten Forderungen und der Vorschüsse hat nur dann wesentliche Vorteile gegenüber dem Aufruf der Programmfunktion Aktenkontensalden übernehmen, wenn die bisherigen offenen Posten gepflegt oder zur Übernahme bereinigt wurden. Die Programmfunktion kann nur aufgerufen werden, solange noch keine Buchungen erfasst wurden. Wenn bereits gebucht wurde, wird die Meldung Es wurde bereits gebucht, Datenübernahme nicht mehr möglich angezeigt. Erst wenn der zweite oder dritte Schritt der Datenübernahme zumindest teilweise durchgeführt wurde, können Buchungen vorgenommen und weiterhin diese Programmfunktion aufgerufen werden. Vor der Datenübernahme sollten im Aktenkonto alle möglichen Abstimmungen durchgeführt worden sein. Wenn für die Übernahme der abgerechneten Forderungen die offenen Posten erfasst wurden, womit bei der Übernahme eine wesentlich erweiterte Funktionalität zur Verfügung steht, müssen die offenen Posten mit dem Aktenkonto abgestimmt werden. Eine Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung ist zu diesem Zeitpunkt nur hinsichtlich der Konten erforderlich, deren Abstimmung zu Änderungen im Aktenkonto führen können, also insbesondere hinsichtlich der Finanzkonten und der Konten für Auslagen und Fremdgeld.

51 51 Beim Aufruf der Programmfunktion wird in der Maske Vorbereitende Arbeiten zur Konvertierung bestätigt, dass Folgendes bereits erledigt wurde: Journal mit der Option Buchungen prüfen angezeigt, Beanstandete Journalbuchungen berichtigt, Sachkonten-Saldenliste abgestimmt und kontrolliert, Mandatssaldenliste abgestimmt und kontrolliert, Sammelkonten und Gesamtsalden abgestimmt, Offene-Posten-Liste aufgerufen, Beanstandete offene Posten berichtigt, Offene Posten mit Aktenkonten abgestimmt. Aus dieser Maske heraus kann ein Prüflauf für die Aktenkonten aufgerufen werden. Erst wenn alle Punkte bestätigt worden sind, kann diese Maske bestätigt werden und in die Eingabemaske Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen verzweigt werden. Die Daten können in folgenden Schritten übernommen werden: Offene Posten prüfen, Offene Posten erfassen, Aktenkonten, Auslagen, Fremdgeld übernehmen, Abgerechnete Forderungen übernehmen, Saldenvorträge kontrollieren, Mandatssaldenliste der übernommenen Aktenkonten. Eine Übernahme der Kontenbezeichnungen (des Kontenplanes) aus der Finanzbuchhaltung ist nicht möglich und auch nicht vorgesehen, weil die Konteneinrichtung weitere Informationen wie Zuordnung zu Bilanz- und GuV-Posten sowie Steuerschlüssel erfordert, die nicht mit übernommen werden könnten. Offene Posten prüfen Die Prüfung der offenen Posten ist mehrmals möglich. Fehler (fehlende Adressnummern, Aktennummern und Mahndaten bei Mahnstufen 1-3 sowie negative Rechnungsbeträge) werden angezeigt, Hinweise auf offene Beträge unter 1,00 werden in schwarzer Schrift dargestellt. Die Behebung der Fehler ist Voraussetzung für die Erfassung der offenen Posten. Offene Posten erfassen Die Erfassung der offenen Posten ist nur einmalig möglich. Vorher müssen die bei Aufruf der Programmfunktion Offene Posten prüfen gemeldeten Fehler bereinigt sein. Nur wenn die offenen Posten an dieser Stelle erfasst werden, steht für den Arbeitsschritt Abgerechnete Forderungen übernehmen eine erweiterte Funktionalität zur Verfügung, die über die der Programmfunktion Aktenkontensalden übernehmen wesentlich hinausgeht. Die offenen Posten werden mit dem aktuellen Stand übernommen. Spätere Korrekturen in den Offenen Posten für die Finanzbuchhaltung werden nicht mehr automatisch übernommen. Aktenkonten, Auslagen, Fremdgeld übernehmen In diesem Arbeitsschritt können Buchungen und Merkposten der Aktenkonten unverändert als Informationen in die Kontenblätter der Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II übernommen werden und/oder die Salden von Auslagen und Fremdgeld der bisherigen Aktenkonten in die Kontenblätter der neuen Aktenkonten und die Salden an Fotokopien der bisherigen Aktenkonten in die Kostenblätter der neuen Aktenkonten vorgetragen werden. Übernahme als Informationen bedeutet, dass keine Buchungen übernommen oder bei der Übernahme durchgeführt werden, sondern nur Texte übernommen werden, die angezeigt werden können. Die übernommenen Informationen werden in blauer Schrift angezeigt, um ihren Informationscharakter deutlich zu machen. Die Saldenvorträge für Auslagen und Fremdgeld werden auf den Aktenkonten und auf den Aktenkonten- Sammelkonten erfolgsneutral gebucht. Die Saldobuchung in der Finanzbuchhaltung II wird wie andere Buchungen in schwarzer Schrift angezeigt. Gegenläufige Salden von Auslagen werden als Auslagen-Vorauszahlungen, gegenläufige Salden von Fremdgeld als Auslagen übernommen.

52 52 Weil beide Übernahmen automatisch ablaufen können, ist es möglich, sie zeitsparend in einem Durchlauf durchzuführen, eine getrennte Übernahme dauert etwa doppelt so lange. Die Übernahme der bisherigen Aktenkonten als Informationen ist im Regelfall zu empfehlen, die Saldenvorträge für Auslagen und Fremdgeld sollten im Regelfall unproblematisch sein. Wenn abgerechnete Auslagen in die offenen Posten der Offenen Posten I einbezogen wurden, wird empfohlen, diese Auslagen hier mit zu übernehmen und im Arbeitsschritt Abgerechnete Forderungen übernehmen umzugliedern. Abgerechnete Forderungen übernehmen In diesem Arbeitsschritt können Daten aus der Spalte Gebühren des Aktenkontos und der Offenen Posten für die Finanzbuchhaltung in den Bereich Abgerechnet der Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II und in die Offenen Posten für die Finanzbuchhaltung II bzw. in den Bereich Vorschüsse übernommen werden, abgerechnete Auslagen umgebucht werden, Merkposten in den Bereich Gebühren der Kostenblätter übernommen werden, Vorschussrechnungen in Kostenblätter übernommen werden. Dieser Arbeitsschritt wird getrennt von den Saldenvorträgen für Auslagen und Fremdgeld durchgeführt, weil er immer Benutzereingriffe erfordert. Bei der Darstellung der Aktenkonten gibt es die Unterschiede, dass die abgerechneten Auslagen in Aktenkonto und Finanzbuchhaltung unter Auslagen und in der Finanzbuchhaltung II unter Abgerechnet ausgewiesen werden, abgerechnete Forderungen und Vorschüsse, die im Aktenkonto unter Gebühren standen, in zwei verschiedene Bereiche der Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II übernommen werden. Die Umstellung der abgerechneten Auslagen kann bei diesem Arbeitsschritt vorgenommen werden. Sonst müssen spätere Zahlungseingänge auf abgerechnete Forderungen und Auslagen aufgeteilt werden. Dieser Arbeitsschritt wird nur für Aktenkonten vorgenommen, für die der Arbeitsschritt Aktenkonten, Auslagen, Fremdgeld übernehmen bereits durchgeführt wurde oder endgültig darauf verzichtet wird. Zunächst wird ein Aktennummernbereich gewählt, in dem Aktenkonten übernommen werden sollen, erforderlichenfalls wird das vorgegebene Belegdatum ( des aktiven Buchungsjahres) überschrieben, die Aktenkonten-Sammelkonten für die Übernahme kontrolliert und das Saldenvortragskonto gewählt. Für die bestehenden Aktenkonten im gewählten Bereich wird die Maske Abgerechnete Forderungen übernehmen angezeigt. Diese Maske hat folgende Bereiche: Bisheriges Aktenkonto, Bereits erfolgte Saldenübernahmen, Bisherige offene Posten, Merkposten und Vorschüsse übernehmen. Im Bereich Bisheriges Aktenkonto wird das Aktenkonto angezeigt, so wie es sich im Programm Aktenkonto dargestellt ist und wie es mit Aktenkonten, Auslagen, Fremdgeld übernehmen als Information in die Finanzbuchhaltung II übernommen werden kann. Im Bereich Bereits erfolgte Saldenübernahmen werden die mit Aktenkonten, Auslagen, Fremdgeld übernehmen bereits übernommenen Salden an Auslagen und Fremdgeld angezeigt. Die Information über die übernommenen Auslagen ist für die Aufteilung der bisherigen offenen Posten wichtig. Im Bereich Bisherige offene Posten werden offene Posten angezeigt, wenn diese mit Offene Posten erfassen für die weitere Bearbeitung an dieser Stelle erfasst wurden. Sonst bleibt dieser Bereich leer. Mit einer Option in der Spalte Ü wird bestimmt, ob für diese Rechnung eine Übernahme erfolgen soll. Bei einer Übernahme muss der offene Betrag auf die Spalten für Auslagen und Gebührenforderungen zu verschiedenen Steuersätzen (Gebühren 0 %, Gebühren 19 % usw.) verteilt werden. Mit einer Option in der Spalte Vorschussrg. kann eine Rechnung als Vorschussrechnung gekennzeichnet werden, dann wird automatisch der gesamte offene Betrag in die Spalte Gebühren 19 % eingetragen (eine andere Aufteilung ist dann nicht möglich) und nur als Merkposten ins Kostenblatt übernommen. Für Beträge in der Spalte Auslagen eintragen, wird davon ausgegangen, dass sie bereits vorgetragen wurden; es erfolgt nur eine Umbuchung vom Bereich Auslagen in den Bereich Abgerechnet. Im Bereich Merkposten und Vorschüsse übernehmen können unter Gebühren Kostenblatt Merkposten für den Bereich Gebühren der Kostenblätter und unter Vorschüsse noch nicht verrechnete Vorschüsse erfasst werden.

53 53 Gleichzeitig mit der Übernahme in die Aktenkonten werden die Buchungen auf die Aktenkonten-Sammelkonten und in die offenen Posten übernommen. Die Übernahme erfolgt in jedem Fall integriert, gleichgültig, ob bei der Datenübernahme von den offenen Posten oder den Gebührensalden ausgegangen wird. Saldenvorträge kontrollieren Hier werden die im Arbeitsschritt Offene Posten erfassen erfassten offenen Posten angezeigt, die noch nicht im Arbeitsschritt Abgerechnete Forderungen übernehmen übernommen wurden. Die in der Aufstellung enthaltenen Ausgangsrechnungen werden z. B. in den Offenen Rechnungen zur Akte ausgewiesen und führen auch zu einer Differenz in der Liste Aktenkonten mit Journal abstimmen. Die noch nicht übernommenen offenen Posten können gelöscht werden, wenn auf ihre teilautomatische Übernahme endgültig verzichtet wird; danach ist diese Aufstellung leer und die Ausgangsrechnungen werden auch an anderer Stelle nicht mehr angezeigt. Mandatssaldenliste der übernommenen Aktenkonten In dieser Liste sind Auslagen und Fremdgeld zu finden, die automatisch übernommen wurden, die abgerechneten Forderungen, zu denen zunächst offene Posten erfasst wurden und die dann teilautomatisch übernommen wurden sowie in der Maske Abgerechnete Forderungen übernehmen übernommene Vorschüsse. Nicht in dieser Liste sind Beträge zu finden, die mit der Programmfunktion Aktenkontensalden übernehmen übernommen werden, gleichgültig, ob diese Programmfunktion unmittelbar oder aus der Maske Abgerechnete Forderungen übernehmen aufgerufen wurde. b) Vorjahreszahlen erfassen Im ersten Buchungsjahr werden Vorjahreszahlen erfasst. Die Eingabe der Vorjahreszahlen erfolgt unabhängig von den Eröffnungsbuchungen, da die Eröffnungsbuchungen konsolidierte Werte enthalten können, z. B. bei den Umsatzsteuerkonten. Nur Sachkonten können angesprochen werden, die bereits angelegt sind. Im ersten Schritt sollte daher geprüft werden, welche Sachkonten mit der Programmfunktion Konten bearbeiten angelegt werden müssen. Sind Sachkonten anders zugeordnet, kann die nächste freie Kontonummer genommen werden, um ein gesondertes Sachkonto für den Vorjahresbestand anzulegen. Zunächst wird die Übersicht Vorjahreszahlen mit Kontonummern und Soll- und Habenbeträgen jeweils in Euro angezeigt. Die Kontenbezeichnung zu einer Kontonummer kann angezeigt werden, indem ein Eintrag zur Bearbeitung aufgerufen wird. In der Erfassungsmaske Vorjahreszahlen erfassen kann zu einer Kontonummer in einem der Eingabefelder Soll EUR und Haben EUR eine Vorjahreszahl eingegeben werden. c) Aktenkontensalden übernehmen In dieser Programmfunktion können im ersten Buchungsjahr manuell Salden von Aktenkonten aus einer anderen Mandatsbuchhaltung übernommen werden. Zuerst muss die Nummer des Aktenkontos eingegeben werden. Dann werden Beträge eingegeben für Auslagen, Forderungen als positive, Vorauszahlungen als negative Beträge, Fremdgeld, Erhaltene Vorschüsse (Verbindlichkeiten), Abgerechnet (Forderungen). Es können und brauchen nur Beträge ohne Vorzeichen (Auslagen ausgenommen) und ohne folgendes S und H eingegeben werden. Soll oder Haben ergibt sich aus den Feldbezeichnungen. Bei Auslagen dürfen nur die Auslagen übernommen werden, die noch nicht abgerechnet sind. Bei Erhaltene Vorschüsse (Verbindlichkeiten) ist der Bruttobetrag einzugeben, der für den Bereich Vorschüsse des Kontenblatts des Aktenkontos maßgeblich ist. Gebucht wird der Saldenvortrag nur für den Nettobetrag, maßgeblich für die Berechnung des Nettobetrages ist der Steuerschlüssel des Sammelkontos. Wenn Vorschüsse mit verschiedenen Steuersätzen übernommen werden, müssen der Programmfunktion Gebührenvorschüsse mehrere Sachkonten mit verschiedenen Steuerschlüsseln zugeordnet und das jeweilige Sachkonto hier ausgewählt werden.

54 54 Für Forderungen, die bei Abgerechnet eingegeben werden, wird davon ausgegangen, dass sie als Gebührenforderungen für abgeschlossene Leistungen bereits entstanden sind und dass es insofern keine Rolle spielt, wenn zum Zeitpunkt des Zahlungsausgleichs ein höherer Umsatzsteuersatz gilt. Wenn im Eingabefeld Abgerechnet Zahlungsanforderungen eingegeben werden, bei denen nicht abgrenzbare Teilleistungen berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge wegen einer Nachversteuerung bei einer Steuersatzerhöhung bis zum Zeitpunkt der Stellung der Schlussrechnung selbst im Auge behalten werden. Nur bei Ist-Versteuerung sind im Bereich Abgerechnet neben einem Eingabefeld für den gesamten abgerechneten Betrag Eingabefelder, die für die Umbuchung zum Zeitpunkt der Zahlung von noch nicht fälliger Mehrwertsteuer auf Mehrwertsteuer benötigt werden: davon Auslagen, davon Gebühren 19 %, davon Gebühren 16 %, davon Gebühren 0 %. Zu diesem Zeitpunkt darf den Kontenfunktionen Erlöse mit 19 %, Erlöse mit 16 % und Erlöse mit 0 % jeweils nur ein Sachkonto zugeordnet sein. In das Eingabefeld davon Auslagen im Bereich Abgerechnet dürfen nur die Auslagen übernommen werden, die bereits abgerechnet und die im Gesamtbetrag enthalten sind. Für die Buchungen wird automatisch der Buchungstext Saldenübernahme vergeben. d) Kostenfestsetzung übernehmen Es gibt Fälle, in denen Gebühren eines Rechtsanwalts festgelegt werden, ohne dass eine Ausgangsrechnung erstellt werden muss. Für die Übernahme solcher Forderungen oder Forderungsminderungen in die Finanzbuchhaltung II ist die Programmfunktion Kostenfestsetzung übernehmen bestimmt. Die Buchungen, die mit dieser Programmfunktion erzeugt werden, unterscheiden sich von den Buchungen, die eine Rechnungsstellung im Modul Gebühren erzeugt, durch die Belegnummer, die mit einer 9 statt einer 4 beginnt, und durch den Buchungstext. Es wird eine Rechnungsnummer vergeben und ein Ersatzbeleg für den Rechnungsausgangsordner zum Ausdruck angeboten. Wenn die Aktennummer eingegeben wird, wird rechts der aktuelle Stand des Aktenkontos angezeigt. Wenn Minderung gewählt wird, wird die Minderung einer Kostenfestsetzung gebucht und Auslagen können nicht gewählt werden. Ein unter Auslagen eingegebener Betrag wird dann vom Bereich Abgerechnet in den Bereich Auslagen umgebucht. Wenn Minderung nicht gewählt wird, können Auslagen gewählt werden (die dann von Auslagen nach Abgerechnet umgebucht werden) sowie drei Gebührenbeträge eingegeben werden, bei denen Sachkonto und/oder Steuerschlüssel unterschiedlich sein können. Wenn die Maske bestätigt wird: werden, wenn die Einstellung Zweitsachbearbeiter und Korrespondenzanwalt gewählt wurde, die weiteren Sachbearbeiter abgefragt, wenn sie noch nicht zur Akte gespeichert sind, werden Rechnungsnummer und Belegnummer angezeigt, wird ein Abrechnungsbeleg zum Ausdruck angeboten (der Druck ist empfehlenswert).

55 55 5 Ausgangsrechnungen Abb. 40: Untermenü Ausgangsrechnungen

56 56 a) Außenstände Abb. 41: Maske Außenstände Hier werden zur Abstimmung der Aktenkonten mit den Sammelkonten als Außenstände stichtagsbezogene Auswertungen der offenen Posten angeboten, die aus den Buchungen ermittelt werden. Ausgleichsbuchungen werden innerhalb desselben Aktenkontos automatisch vorgenommen. Mit einem vereinfachten Verfahren können diese Ausgleichsbuchungen für frühere Verrechnungen nachgeholt werden, allerdings immer nur zum aktuellen Zeitpunkt. Dazu wird Rechnung und Gutschrift ausgewählt, für welche die Ausgleichsbuchung durchgeführt werden soll, und anschließend Bearbeiten. Nach einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Ausgleichsbuchung. Die durchgeführte Ausgleichsbuchung wirkt sich nur in Auswertungen zum aktuellen Zeitpunkt oder später aus. Filter Die Auswertung kann nach Wirtschaftsjahr, Stichtag zum Ende der Umsatzsteuer Voranmeldung oder aber innerhalb eines Jahres für einen bestimmten Zeitraum generiert werden. Vorjahre Aufbereiten Diese Programmfunktion ermöglicht es, die Stände zum Ende des Vorjahres aufzubereiten. Die Übernahme der Vorträge kann einige Zeit dauern, Buchungen sind damit nicht verbunden.

57 57 b) E-Ausgangsrechnungen Abb. 42: Maske Elektronische Ausgangsrechnung Unter Elektronische Ausgangsrechnungen werden automatisch alle elektronischen Rechnungen aus Gebühren erfasst. Solche Rechnungen, an die besondere gesetzliche Anforderungen gestellt werden, können somit separat von den normalen Papierrechnungen verwaltet und ausgewertet werden. Hierzu können in diesem Handbuch weitere Ausführungen in dem Kapitel Steuerrechtlich korrekte Archivierung von elektronischen Rechnungen nachgelesen werden. Über den Filterbereich kann die Auswertung individuell eingegrenzt werden. Alle erforderlichen Rechnungsangaben werden dann zu den eingegebenen Filterkriterien und gefundenen Rechnungen angezeigt. Die Datei, in der die Rechnung gespeichert wurde, wird ebenfalls angezeigt. Wenn die blau hinterlegte Dateibezeichnung aufgerufen wird, öffnet sich der Rechnungsordner und die Rechnung kann in der Form angesehen werden, in der sie versendet wurde. Vorjahre Aufbereiten Diese Programmfunktion ermöglicht es, die Stände zum Ende des Vorjahres aufzubereiten. Die Übernahme der Vorträge kann einige Zeit dauern, Buchungen sind damit nicht verbunden.

58 58 6 Eingangsrechnung Abb. 43: Untermenü Eingangsrechnung

59 59 a) Fällige Eingangsrechnungen Mit dieser Programmfunktion können fällige Eingangsrechnungen angezeigt und an Zahlungen zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Die Übergabe an Zahlungen ist nicht möglich, wenn das aktive Buchungsjahr bezogen auf das Systemdatum ein Vorjahr ist, sowie für Rechnungen, die den ersten drei Spalten gelb unterlegt sind. Weil für diese Eingangsrechnungen in der Maske Eingangsrechnung erfassen die Einstellung Übergabe an Zahlungsverkehr sperren gesetzt wurde. Abb. 44: Maske Fällige Eingangsrechnungen Fälligkeitsübersicht Die Fälligkeitsübersicht zeigt zu einem frei wählbaren Datum die bis dahin fälligen Eingangsrechnungen. Sie wird über aufgerufen. An Zahlungsverkehr übergeben Zahlungen können entweder als zu sendende DCV-Buchungen (auch für Datenfernübertragung, kurz DFÜ) oder als auszudruckende Überweisungen an eine Zahlungsdatei übergeben werden, die in Zahlungen weiter verarbeitet werden kann. Es ist empfehlenswert, das angebotene Übergabeprotokoll zu drucken. Durch Abwahl des DCV-Schlüssels und der Einstellung Zahlung über DCV/DFÜ, werden die Einträge als Überweisungen in Zahlungen gespeichert. Wird die vom Programm vorgegebene Einstellung beibehalten, werden die Einträge als DCV-Buchung in Zahlungen zum Versenden bereitgestellt.

60 60 Abb. 45: Maske Fällige Eingangsrechnungen An Zahlungsverkehr übergeben Im Bereich Umbuchen der Maske können die an eine Zahlungsdatei übergebenen Zahlungen auf ein Bestandskonto umgebucht werden, das der Kontenfunktion Geldtransit zugeordnet wurde. Die so umgebuchten Eingangsrechnungen werden nicht mehr als fällig gekennzeichnet, sodass nur dann umgebucht werden sollte, wenn eine zeitnahe Verarbeitung der Zahlungsdatei gewährleistet ist. Wenn hier umgebucht wird, können bei der Buchung des Bankkontoauszuges alle betreffenden Zahlungsausgänge der Zahlungsdatei in einer Summe an das Geldtransitkonto gebucht werden. Wenn hier nicht umgebucht wird, kann bei der Buchung des Kontoauszuges des Bankkontos die Buchungsvariante Eingangsrechnung bezahlen genutzt werden. Das für die Kanzlei günstigere Vorgehen sollte gewählt werden. b) Rechnungseingangsbuch Mit der Programmfunktion Rechnungseingangsbuch kann das Rechnungseingangsbuch für den verstrichenen Teil des Buchungsjahres angezeigt oder gedruckt werden.

61 61 Abb. 46: Maske Rechnungseingangsbuch Filter Anzeige und Druck kann gefiltert werden nach: Von Eingangsrechnung, Bis Eingangsrechnung, Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsnummer des Rechnungsstellers, Rechnung vom, Fällig am, Rechnungsbetrag, Belegdatum vom/bis. Auswahl Unter Auswahl kann gefiltert werden nach: Offene und erledigte Rechnungen, Nur offene Rechnungen, Nur erledigte Rechnungen, Nur stornierte Rechnungen. Art des Rechnungseingangs Hier wird bestimmt, welche Rechnungsformen in die Auswertung mit aufgenommen werden. Alle Rechnungen, Nur nicht elektronische Rechnungen, Nur elektronische Rechnungen. Das Rechnungseingangsbuch gliedert sich in die Spalten Eing.-Rg. für Belegnummer der Eingangsrechnung, Adr-Nr für Adressnummer des Rechnungsstellers, Rechnungssteller für Nachname, PLZ und Ort des Rechnungsstellers, Rgs.-Nr RSt. für Rechnungsnummer des Rechnungsstellers,

62 62 vom für Rechnung vom, fällig am für Rechnung fällig am, Rechnungsbetrag, Offener Betrag für Offener Betrag der Rechnung, bez. am für Rechnung bezahlt am, Konto für Sammelkonto, BLZ für Bankleitzahl, Bankkonto, Sachkonto, bei der Wahl Nur elektronische Rechnungen wird die Datei der elektronischen Rechnung angezeigt. Durch Aufruf des blau hinterlegten Links wird die gespeicherte Rechnungsdatei geöffnet. Die bei der Erfassung der Eingangsrechnung vergebene Belegnummer dient gleichzeitig als Eingangsrechnungsnummer. Eine Rechnung gilt für diese Programmfunktion auch dann als bezahlt, wenn in der Eingabemaske An Zahlungsverkehr übergeben das Umbuchen gewählt wurde. Bei einem solchen Vorgehen ist periodisch zusätzlich der Stand des dabei gewählten Geldtransitkontos zu kontrollieren. Sortierungen im Rechnungseingangsbuch sind möglich, indem der Spaltenkopf jeder Spalte markiert wird. Die Sortierung erfolgt dann aufsteigend bzw. absteigend nach dieser Spalte. Die Finanzbuchhaltung II dokumentiert die Daten, an denen Eintragungen im Rechnungseingangsbuch erfolgen, und lässt nach Speicherung der Buchungen undokumentierte Änderungen nicht zu. Weiterhin ist eine zeitnahe Erfassung jederzeit möglich. Insofern sind die Voraussetzungen zur Führung eines elektronischen Rechnungseingangsbuches gegeben. Abb. 47: Maske Eingangsrechnung erfassen, Hervorgehoben: Bemerkung Bei der Erfassung von Eingangsrechnungen über die Buchenmaske der Finanzbuchhaltung II ist es möglich, eine Bemerkung einzugeben, die dann im Rechnungseingangsbuch dokumentiert wird. Hier können z. B. Informationen zur Rechnung, zur Bezahlung oder für Weiterberechnungen hinterlegt werden. Zusätzlich wird das entsprechende Sachkonto im Rechnungseingangsbuch mit ausgewiesen.

63 63 Extras Eingangsrechnungen bearbeiten Diese Wartungsfunktion kann mit aufgerufen werden. Wartungsfunktionen werden im Regelfall in Zusammenarbeit mit dem RA-MICRO Programmsupport verwendet, der durch diese Programmfunktionen leitet. Da an dieser Stelle Daten relevant verändert werden können, was dann mit den Protokollfunktionen erfasst wird, ist der Aufruf nur in Zusammenarbeit mit dem RA-MICRO Programmsupport möglich. Dem Programmsupport wird die beim Aufruf der Programmfunktion angezeigte Uhrzeit mitgeteilt und dann wird wiederum eine Chiffre mitgeteilt, nach deren Eingabe Änderungen möglich sind. Angaben elektronische Eingangsrechnungen Diese Programmfunktion zeigt auf einen Blick die wichtigsten Angaben elektronischer Eingangsrechnungen. Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Rechnungsteller sowie der Speicherort dieser Rechnungen werden angezeigt. c) Saldenmitteilungen Lieferanten Das Kontokorrent wird in der Finanzbuchhaltung II durch die Aktenkonten und ihre Auswertung, die Mandatssaldenliste, sowie durch die Aufschlüsselung der Verbindlichkeiten nach Adressnummern gebildet. Die Eingabe von Adressnummern bei der Erfassung von Eingangsrechnungen ist verbindlich, um den Vorschriften über ein Kontokorrentbuch Rechnung zu tragen. Somit können bereits erfasste Adressen sofort genutzt werden. Für neue Lieferanten ist es auch nicht wesentlich aufwendiger, eine Adresse mit der Programmfunktion Adressen bearbeiten im Modul Adressen zu erfassen, als sie direkt bei der Buchung zu erfassen. Die einmal unter einer Adressnummer gespeicherte Adresse steht dann auch für die Suche zur Verfügung und kann bei Erfassung der Bankverbindung auch genutzt werden, um fällige Eingangsrechnungen an Zahlungen zu übergeben. Lieferanten, die voraussichtlich nur einmal vorkommen und für die keine eigenen Adressnummern angelegt werden sollen, können unter dafür angelegten Adressnummern für Diverse Lieferanten A, Diverse Lieferanten B usw. erfasst werden. Sachkonten als Sammelkonten für die Aktenkonten bilden die Verbindung zwischen Hauptbuchhaltung und der Nebenbuchhaltung der Aktenkonten. Die Bezeichnung Sammelkonto bezieht sich bei den Sachkonten, die den Eingangsrechnungen zugeordnet sind, auf die Aufgliederung nach Adressnummern. In den meisten anderen Buchhaltungsprogrammen bilden 5-stellige Personenkonten das Kontokorrent und Sachkonten als Sammelkonten für die Personenkonten bilden die Verbindung zwischen Hauptbuchhaltung und Nebenbuchhaltung. Bei den Verbindlichkeiten nehmen in der Finanzbuchhaltung II Adressnummern die Funktion von Personenkonten wahr. Saldenmitteilungen Lieferanten hat eine doppelte Funktion: Aufgliederung der Verbindlichkeiten nach Adressnummern, Erstellung von Saldenmitteilungen an Lieferanten.

64 64 Abb. 48: Maske Ausgangsrechnungen Saldenmitteilung an Lieferanten Die Verbindlichkeiten nach Adressnummern sind die eine Seite des Kontokorrents der Finanzbuchhaltung II. Im Rahmen des Jahresabschlusses sollte unbedingt eine Aufstellung der Verbindlichkeiten nach Adressnummern gedruckt werden. Ob und welchen Lieferanten zum Bilanzstichtag Saldenmitteilungen gesendet werden sollen, hängt von den Verhältnissen des Unternehmens ab. Es besteht die Möglichkeit, zu erhaltenen Saldenmitteilungen einen Kontrollausdruck zu erstellen. Rechnungsübersicht ermöglicht eine Einzelaufstellung zu der unten markierten Lieferantenadresse und den zu dieser Adresse gebuchten Rechnungen. Diese Aufstellung kann als Saldenmitteilung an den Lieferanten gedruckt werden.

65 65 7 Elster Abb. 49: Maske ELSTER, Authentifizierung mit ELSTER Basis Die ELSTER-Schnittstelle ermöglicht die Übersendung von monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer- Voranmeldungen an das Rechenzentrum der Finanzverwaltung. Auch der Antrag auf Dauerfristverlängerung kann auf elektronischem Wege übermittelt werden. Beim Aufruf dieser Programmfunktion wird die Maske Elektronische USt-Voranmeldung: Übermittlung angezeigt. Wenn ein Aufruf dieser Programmfunktion nicht möglich ist, sollte überprüft werden, ob über die notwendigen Programmrechte verfügt wird. Voraussetzung für die Nutzung elektronischer Steuererklärungen (ELSTER) aus RA-MICRO heraus ist, dass über einen Internet-Anschluss verfügt wird. Die Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung im Rahmen der elektronischen Steuererklärung erfolgt automatisch verschlüsselt. a) Allgemeine Angaben In der Maske Elektronische USt-Voranmeldung: Übermittlung muss zunächst der Zeitraum angegeben werden, wenn nicht der laufende Monat übernommen werden soll, oder der Antrag auf Dauerfristverlängerung wird gewählt. Die Quartale können im Anschluss an die Monate gewählt werden. Zunächst wird das Bundesland, dann das Finanzamt gewählt. Anschließend wird die Steuernummer eingegeben. Wenn die 13-stellige Steuernummer im ELSTER-Format bekannt ist, wird diese eingetragen, sonst die Steuernummer mit Schrägstrich(en) so wie sie auf Bescheiden oder Schreiben des Finanzamtes vermerkt ist. Fehlen Schrägstriche, werden bei der Eingabe Leerstellen durch Schrägstriche ersetzt. Routinen der Finanzverwaltung prüfen die eingegebene Steuernummer und wandeln richtig eingegebene Steuernummern automatisch ins ELSTER-Format.

66 66 Im Feld Betrag Sondervorauszahlung lfd. Jahr muss beim Antrag auf Dauerfristverlängerung ein Elftel der Sollstellungen für das Vorjahr eingetragen werden (die Berechnung muss selbst vorgenommen werden, das Programm kann die Sollstellungen des Vorjahres nicht zuverlässig ermitteln). Bei der Umsatzsteuer- Voranmeldung für Dezember wird der Betrag der Sondervorauszahlung eingetragen, um eine Verrechnung zu erreichen. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Nur Druckvorschau anzeigen für einen Probelauf ohne Übermittlung, Berichtigte Anmeldung, Verrechnung des Erstattungsantrages erwünscht, Einzugsermächtigung für diesen Zeitraum ausnahmsweise widerrufen, Belege werden gesondert eigereicht. Vorgegeben ist Nur Druckvorschau anzeigen. Wenn die Option abgewählt wird, erfolgt eine Warnung, dass jetzt eine Übermittlung vorgenommen wird. Die Übermittlung einer berichtigten Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nur mit Hilfe des RA-MICRO Supports per Chiffre möglich und setzt den erneuten Monatsabschluss des betroffenen Voranmeldungszeitraumes voraus. b) Authentifizierung Es wird gewählt, mit welcher Sicherheitsstufe die Daten an das Rechenzentrum übermittelt werden. ELSTER Basis setzt die Registrierung unter ELSTER Online voraus. Es handelt sich hierbei um die persönliche Registrierung bei ELSTER Online. Dazu wird einmalig ein Zertifikat erstellt, welches auf einem lokalen Datenträger gespeichert werden kann. Die Datenübertragung erfolgt somit mit einer höheren Sicherheitsstufe, die verhindert, dass unberechtigte Dritte die Übertragung von Informationen über das Internet zwischen dem Computer und ELSTER Online einsehen können. Weiterhin stehen ELSTER Spezial (Elster Stick) und ELSTER Plus (mit Signaturkarte) zur Verfügung. Weiterführende Informationen dazu können bei ELSTER nachgelesen werden. Eine Authentifizierung für das Senden der Umsatzsteuer-Voranmeldungen ist ab vorgeschrieben. c) Sendeprotokoll anzeigen/drucken Über Sendeprotokoll anzeigen/drucken besteht die Möglichkeit, alle bisher übermittelten Voranmeldungen anzuzeigen. Hierbei kann es sich auch um LSt-Anmeldungen handeln, welche über das Lohnmodul an Elster übermittelt worden sind.

67 67 8 Jahresabschluss Abb. 50: Maske Jahr abschließen Mit Jahresabschluss wird nicht - wie mit der Programmfunktion Monat abschließen - ein Datenbestand abgeschlossen, vielmehr kann grundsätzlich in beliebig viele vergangene Jahre gebucht werden. Die Programmfunktion Jahr abschließen hat nur den Sinn, die Arbeiten zum Jahresabschluss zu steuern und die Saldenübernahme vorzubereiten und vorzunehmen. Ein Jahr braucht nicht abgeschlossen werden, um im nächsten Buchungsjahr zu buchen. Nach dem Jahreswechsel wird automatisch ein neuer Jahresbestand angelegt und die Stammdaten (aber keine Salden) werden aus dem Vorjahr übernommen, das bisherige aktive Buchungsjahr bleibt aber auch danach das aktive Buchungsjahr. Danach kann aber jederzeit in den Einstellungen das neue Jahr als aktives Buchungsjahr gesetzt und im neuen Jahr gebucht werden und jederzeit auch wieder in ein früheres Jahr zurückgeschaltet werden. a) Kontrollieren Angaben für USt-Angaben Die Angaben für USt-Angaben ermitteln die Umsatzsteuerschuld bzw. den Erstattungsanspruch für das abzuschließende Jahr aufgrund der Gegenüberstellung der gebuchten Umsatz- und Vorsteuer mit den Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt. Nur wenn die Konten, auf welche die Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt gebucht worden sind, angegeben werden, ist eine Ermittlung der Umsatzsteuerschuld für das abzuschließende Jahr möglich. Voraussetzung für eine aussagekräftige Auswertung ist, dass die Konten für Vorsteuer, Umsatzsteuer und Vorauszahlungen des Vorjahres saldiert auf 1790/3841 Umsatzsteuer Vorjahr vorgetragen werden und die im neuen Jahr für das alte Jahr geleisteten Zahlungen auf dasselbe Konto gebucht werden. Die Umsatzsteuerkonten müssen auf jeden Fall manuell vorgetragen werden. Zum Jahresende sind noch nicht alle Vorauszahlungen für das laufende Jahr geleistet. Wenn die im Folgejahr noch zu leistenden Vorauszahlungen für das laufende Jahr im laufenden Jahr abgegrenzt werden (1780/3820 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen an 1701/3501 Sonst. Verb. RLZ < 1 J.), enthält die Auswertung die Werte für die Umsatzsteuerjahreserklärung, sonst eine Aufschlüsselung des im Folgejahr auf 1790/3841 Umsatzsteuer Vorjahr vorzutragenden Betrages.

68 68 Hauptabschlussübersicht anzeigen/drucken Die Hauptabschlussübersicht ist eine spezielle Sachkonten-Saldenliste, welche die Abstimmarbeiten zum Jahresende erleichtert. Die Hauptabschlussübersicht der Finanzbuchhaltung II hat eine Zeile für jedes Konto, für die Summen der Kontenklassen, für die Gesamtsummen. Die Hauptabschlussübersicht hat nach der Spalte für das Konto folgende Spalten, für die wir überlieferte Bezeichnungen verwenden: Eröffnungsbilanz Aktiva und Eröffnungsbilanz Passiva, Umsatz Soll und Umsatz Haben, Summen Soll und Summen Haben, Saldo I Soll und Saldo I Haben, Umbuchungen Soll und Umbuchungen Haben, Saldo II Soll und Saldo II Haben, Bilanz Aktiva und Bilanz Passiva, GuV Aufwand und GuV Ertrag. In den Spalten Eröffnungsbilanz kann nur in einer der beiden Spalten ein Wert stehen, für aktive Bestandskonten in der Spalte Aktiva, für passive Bestandskonten in der Spalte Passiva. In der Hauptabschlussübersicht werden hier sämtliche - auch die im 13. Monat vorgenommenen - Eröffnungsbuchungen berücksichtigt. In den Spalten Umsatz stehen die Verkehrszahlen für die abgeschlossenen zwölf Monate. Für jedes Konto kann in beiden Spalten Soll und Haben ein Wert stehen, Eröffnungsbuchungen sind nicht enthalten. Die Summen ergeben sich aus der Eröffnungsbilanz und der Umsatzbilanz. Für jedes Konto kann in beiden Spalten Soll und Haben ein Wert stehen. Der Saldo I ergibt sich aus den Summen. Die Spalten Soll und Haben der Summen werden saldiert, in Saldo I kann nur in einer der beiden Spalten Soll und Haben ein Wert stehen (in der Spalte, in der in Umsatz der höhere Betrag steht). Saldo I zeigt somit das Ergebnis der laufenden Buchhaltung des Buchungsjahres. In den Spalten Umbuchungen stehen die Verkehrszahlen für den 13. Monat mit Ausnahme der in diesem Monat vorgenommenen Eröffnungsbuchungen; für jedes Konto kann in beiden Spalten Soll und Haben ein Wert stehen. Die Spalten Umbuchungen zeigen somit die Abschlussbuchungen. Saldo II ergibt sich aus Saldo I und den Umbuchungen; in Saldo II kann nur in einer der beiden Spalten Soll und Haben ein Wert stehen. Die Bilanz enthält die Bestandskonten, die GuV die Erfolgskonten aus Saldo II; es kann jeweils nur in einer der beiden Spalten - Aktiva und Passiva bei der Bilanz, Aufwand und Ertrag bei der GuV - ein Wert stehen. Hinsichtlich der Eröffnungsbuchungen ergeben sich Abweichungen zu den entsprechenden Sachkonten- Saldenlisten. Mandantensalden anzeigen/drucken Mit dieser Programmfunktion können getrennt für die Bereiche Auslagen, Fremdgeld, Vorschüsse, Erlöse (statistischer Vortrag) und Abgerechnet der Aktenkonten folgende Verkehrszahlen einschließlich der Buchungen des 13. Monats angezeigt werden: EB Soll, EB Haben, Umsatz Soll, Umsatz Haben. Da die Unterkonten jahresübergreifende Daten sind, die in der Regel auch jahresübergreifend angezeigt werden, erfolgt an dieser Stelle eine jahresbezogene Anzeige zur Abstimmung mit den Sammelkonten, die jahresbezogene Daten sind. Die Auswertung entspricht den Daten, die bei den Saldenvorträgen gespeichert werden. Wenn Abweichungen zwischen Unterkonten und Sammelkonten bestehen, erfolgt ein Hinweis. Differenzen bei den Vorschüssen sind nicht unbedingt ein Hindernis, die Salden vorzutragen, da bei der Speicherung von Bruttobeträgen auf den Unterkonten und Nettobeträgen auf den Sammelkonten Verprobungsdifferenzen unbedenklich sein können.

69 69 Lieferantensalden anzeigen/drucken Lieferantensalden anzeigen/drucken zeigt eine Aufgliederung der noch nicht vollständig ausgeglichenen Verbindlichkeiten aus Eingangsrechnungen einschließlich der Buchungen des 13. Monats in folgenden Spalten an: Rechnungsnummer, Adressnummer, offener Betrag zum des aktiven Buchungsjahres. Da die Unterkonten jahresübergreifende Daten sind, die in der Regel auch jahresübergreifend angezeigt werden, erfolgt an dieser Stelle eine jahresbezogene Anzeige zur Abstimmung mit den Sammelkonten, die jahresbezogene Daten sind. Die Auswertung entspricht den Daten, die bei den Saldenvorträgen gespeichert werden. Wenn Abweichungen zwischen Unterkonten und Sammelkonten bestehen, erfolgt ein Hinweis. b) Dokumentieren Kontenblätter drucken Die Kontenblätter können im Ganzen oder in Kontenbereichen gedruckt werden. Kontenblätter werden nur für die Konten gedruckt, auf die nach dem Monatsabschluss für Dezember gebucht wurde. Bilanz/GuV drucken Mit dieser Programmfunktion kann eine Bilanz zum einschließlich des 13. Monats gedruckt werden: ein Ausdruck entsprechend der Darstellung Nur Bereiche; ein Ausdruck entsprechend der Darstellung Bereiche und Posten mit allen Bilanzposten und ein Ausdruck Bereiche, Posten und Konten als Kontonachweis, bei dem auch die einzelnen zugeordneten Sachkonten mit ihren Salden dargestellt werden. Eine GuV kann für das gesamte Buchungsjahr einschließlich des 13. Monats gedruckt werden: ein Ausdruck entsprechend der Darstellung Nur Bereiche; ein Ausdruck Bereiche und Posten für alle Posten der GuV und ein Ausdruck entsprechend der Darstellung Bereiche, Posten und Konten als Kontonachweis, bei dem auch die einzelnen zugeordneten Sachkonten mit ihren Salden dargestellt werden. Protokoll drucken Im Protokoll werden wichtige Vorgänge festgehalten, die nicht bereits aus dem Journal hervorgehen. Wir empfehlen, das Protokoll beim Jahresabschluss zu drucken. c) Abschließen/Stornieren Geldkontenstände übernehmen Mit der Programmfunktion Geldkontenstände übernehmen können im Rahmen der Jahresübernahme Salden von allen Sachkonten, die den Kontenfunktionen Bank und Kasse zugeordnet sind, unabhängig von anderen Sachkontensalden als Eröffnungsbestände ins Folgejahr übernommen werden. Alle Geldkonten werden gleichzeitig automatisch übernommen. Eine automatische Einzelübernahme ist nicht möglich. Zur Korrektur übernommener Eröffnungsbestände vergleiche die Ausführungen unter Übernahme der Geldkontenstände/Sachkontenstände stornieren. Die Programmfunktion Geldkontenstände übernehmen kann völlig unabhängig von anderen Programmfunktionen im Untermenü Jahr abschließen aufgerufen werden. Die Übernahme der Geldkontenstände ist zu einem beliebigen Zeitpunkt möglich, häufig aber werden die zu übernehmenden Kontenstände schon wenige Tage nach dem Jahreswechsel feststehen und man wird sie umgehend übernehmen, um die Finanzkonten- Übersicht frühestmöglich zur Buchungskontrolle nutzen zu können. Das Saldovortragskonto wird angegeben und das Kürzel desjenigen, der die Übernahme durchführt. Die Geldkontenstände werden übernommen. Wer und wann die Übernahme durchgeführt hat, wird mit den Protokollfunktionen festgehalten. Sachkontensalden übernehmen Mit dieser Programmfunktion können Salden als Eröffnungsbestände ins Folgejahr übernommen werden. Alle Sachkontensalden bzw. bei einem erneuten Aufruf die zwischenzeitlichen Änderungen werden gleichzeitig mit insgesamt einer Buchung übernommen.

70 70 Zur Korrektur übernommener Eröffnungsbestände vergleiche die Ausführungen unter Übernahme der Geldkontenstände stornieren. Die Stände der Geldkonten sind von der Übernahme ausgeschlossen. Sie werden mit der Programmfunktion Geldkontenstände übernehmen übernommen. Die Übernahme der Sachkontensalden ist zu einem beliebigen Zeitpunkt möglich, auch z. B. noch zwei Jahre später. Wir empfehlen, die Sachkontensalden spätestens nach der Feststellung des Jahresabschlusses zu übernehmen. Übernahme der Geldkontenstände/Sachkontensalden stornieren Die Übernahme aller Geldkontenstände/Sachkontensalden erfolgt mit einer einzigen Buchung, die nur insgesamt storniert werden kann. Nur weil Nachbuchungen hinzugekommen sind, braucht die Übernahme der Geldkontenstände/Sachkontensalden nicht storniert zu werden; Geldkontenstände übernehmen/sachkontensalden übernehmen wird erneut aufgerufen, nur Änderungen aufgrund der Nachbuchungen werden neu übernommen. Nur weil einzelne Eröffnungsbestände berichtigt werden oder umgebucht werden sollen, braucht die Übernahme der Geldkontenstände/Sachkontensalden nicht storniert zu werden. Berichtigungsbuchungen und Umbuchungen sind möglich, aber nur mit den Saldenvortragskonten als Buchungskreis-Konten und nur als Gegenbuchung auf der anderen Kontenseite (und nicht als Stornobuchung auf derselben Kontenseite). Entsprechend wird diese Programmfunktion nur dann aufgerufen, wenn die Saldenvorträge nach Storno und erneuter Übernahme übersichtlicher sind als nach einzelnen Korrekturen.

71 71 9 Journal/Storno-Assistent Abb. 51: Maske Journal Journal/Storno-Assistent dient der Anzeige und dem Druck der Buchungen im Journal sowie nur nach bewusstem Wechseln zum Storno-Assistenten dem Storno bestimmter Buchungen. Im Bereich Aktives Buchungsjahr: kann zwischen Journal und Storno-Assistenten gewählt werden; das Journal ist bei einem erneuten Aufruf immer vorgegeben. a) Journal Filter für Zeitraum, Konten, Akten, Rechnungen und Sonstiges sowie die Sortierung können gewählt werden. Sortierungen durch Markierung des Spaltenkopfes sind in dieser Programmfunktion nicht möglich. Im Journal wird jeder Soll- und Habenbetrag der Buchung in einer gesonderten Zeile sortiert nach Journalnummer und darunter nach Buchungsnummer angezeigt. Die Anzeige erfolgt in folgenden Spalten: Nr. für Buchungsnummer, J für Journalnummer, Haupttext für Buchungstext, Teiltext, Beleg für Belegnummer, BDatum für Belegdatum, UVA, Konto für Sachkonto, Akte für Aktenkonto,

72 72 Ref., SB für Sachbearbeiter, Soll für Sollbetrag bezogen auf das Sachkonto, Haben für Habenbetrag bezogen auf das Sachkonto, StS für Steuerschlüssel, Gesamt für Gesamtbetrag der Buchung, Rechnung für Rechnungsnummer, erf. für erfasst durch, EDatum für Erfassungsdatum, EB, der Wert 1, 2 oder 3 bedeutet, dass es sich um eine Eröffnungsbuchung handelt. 1 bedeutet, dass die Buchung aus der Datenübernahme der Fibu I stammt oder über Aktenkontensalden erfasst wurde. Buchungen werden mit einer 2 gekennzeichnet, wenn sie aufgrund der Programmfunktion Geldkonten übernehmen des Jahresabschlusses entstanden sind. Buchungen mit einer 3 entstehen bei Durchführung der Programmfunktion Sachkonten übernehmen. Das angezeigte Journal kann gedruckt werden. Ein vollständiger Druck ist nur möglich, wenn in der Eingabemaske Seite einrichten das Querformat gewählt ist. Auch ein Export in eine HTML-Datei, die mit Excel geöffnet werden kann, ist mit Export möglich. b) Storno-Assistent Abb. 52: Maske Storno-Assistent Buchungen - auch Stornobuchungen - können mit dem Storno-Assistenten storniert werden. Hierzu wird der Storno-Assistent im Bereich Aktives Buchungsjahr: siehe Abb. 51 gewählt und so gefiltert, dass die zu stornierende Rechnung angezeigt wird. Nach Aufruf der zu stornierenden Buchung wird eine Eingabemaske aufgerufen, bei der im oberen Bereich die zu stornierende Buchung und im unteren Bereich die zu erzeugende Stornobuchung angezeigt werden. Die Stornobuchung unterscheidet sich in den Feldern Erfassungsdatum und (möglicherweise) erfasst durch durch das umgekehrte Vorzeichen vor den Beträgen und den Hinweis Storno am Anfang des Buchungstextes von der zu stornierenden Buchung. Bei Buchungen, auf die sich andere Buchungen beziehen, ist ein Storno erst nach dem Storno der Folgebuchung möglich. Bei Buchungen, die aus anderen Programmbereichen stammen, ist ein Storno mit dem Storno- Assistenten nicht möglich; hier wird ein Hinweis aufgerufen, das Storno im betreffenden Programmbereich durchzuführen.

73 73 Mit dem Storno-Assistenten durchgeführte Stornobuchungen heben die Wirkung der stornierten Buchungen auf. Stornobuchung und stornierte Buchung sind weiter aus den Auswertungen ersichtlich. c) Tagesjournal drucken Mit dieser Programmfunktion, die aus der Toolbar der Programmfunktion Journal/Storno-Assistent aufgerufen wird, werden abgeschlossene Journale gedruckt. Das Tagesjournal enthält alle Buchungen eines Tages, die zu diesem Erfassungsdatum gebucht worden sind. Das abgeschlossene Journal wird nicht darauf geprüft, ob es Buchungen enthält, es kann also auch leer sein. Buchungen mit einem Belegdatum früherer Tage sind weiterhin möglich! Alle abgeschlossenen Journale werden zur Auswahl gestellt, die sich noch nicht mit dieser Programmfunktion haben anzeigen lassen. Die Journale, die standardmäßig gewählt sind, werden zunächst angezeigt und sollten dann, sofern sie nicht leer sind, gedruckt werden. Wir empfehlen dringend, ein Protokoll der erfassten Buchungen, zeitnah aufzurufen, zu drucken und die Tagesjournale sorgfältig aufzubewahren. Bei diesem Aufruf besteht die Option, kein Journal zu drucken. Dieses Journal verschwindet aber solange nicht aus der Auswahl, wie es nicht zumindest angezeigt wurde. Wenn alle Tagesjournale gewählt wurde, werden auch Tagesjournale nochmals angeboten, die bereits einmal aufgerufen wurden, wobei zum Ausdruck die gewünschten Journalnummer gewählt werden muss; ein nachträglicher Ausdruck von Tagesjournalen ist so jederzeit möglich.

74 74 10 Bank/Kassenbuch Kassenbuch Abb. 53: Maske Kassenbuch/Bankbuch - Kassenbuch Die angebotenen Zeiträume für diese Programmfunktion sind die Zeiträume, für die bereits eine Umsatzsteuer- Voranmeldung abgegeben wurde, oder das Belegdatum von-bis gewählt wurde. Berücksichtigt werden alle Sachkonten, die mit der Programmfunktion Verwaltung Fibu II, Kontenfunktionen zuordnen der Kasse zugeordnet wurden. Das Kassenbuch ist eine Grundaufzeichnung, dessen Darstellung sich mit den Kontenblättern für dieselben Konten ergänzt. Das Kassenbuch hat die folgenden Spalten: Beleg für Belegnummer, BDatum für Belegdatum, erf. für erfasst durch, Text, Einnahme, Ausgabe, Bestand. Die Finanzbuchhaltung II dokumentiert die Daten, an denen Eintragungen im Kassenbuch erfolgen und lässt nach Speicherung der Buchungen nicht dokumentierte Änderungen nicht zu. Weiterhin ist eine zeitnahe

75 75 Erfassung jederzeit möglich. Insofern sind die Voraussetzungen zur Führung eines elektronischen Kassenbuches gegeben. Bankbuch Abb. 54: Maske Kassenbuch/Bankbuch Bankbuch Als Bankbuch wird eine an manchen Kassenbuch-Darstellungen orientierte Auswertung der Einnahmen und Ausgaben für Sachkonten bezeichnet, die den Kontenfunktionen Kasse und Bank zugeordnet sind. Bei Ist-Versteuerung werden noch nicht vereinnahmte Erlöse bei Zahlung so ausgewiesen, als ob sie unmittelbar auf die Erlöskonten gebucht worden wären. Das Bankbuch ergänzt die Sachkontenblätter und ist keineswegs ein Ersatz.

76 76 11 Verwaltung a) Allgemeines Abb. 55: Maske Verwaltung In dieser Programmfunktion können Konten angelegt und Funktionen zugeordnet werden, Vorlagen für Buchungen und Buchungstexte erstellt, Bilanz- und GuV-Gliederung angepasst und schließlich Steuerschlüssel, Referate, Sachbearbeiter und Umsatzanteile der Sozien bearbeitet werden.

77 77 b) Konten und Posten Konten bearbeiten Abb. 56: Maske Verwaltung Konten bearbeiten Bevor mit der Finanzbuchhaltung II begonnen wird, sollte der angelegte Kontenplan den Kanzleibedürfnissen angepasst werden. Bei der Überarbeitung des Kontenplanes wird empfohlen, möglichst nicht von den vorgegebenen Kontenklassen abzuweichen. Die Neuanlage, Änderung und Löschung von Sachkonten sowie die Anzeige des Kontenplanes erfolgt mit der Programmfunktion Konten bearbeiten. Aus dem Kontenplan heraus können Sachkonten angelegt, geändert und gelöscht werden. Zum Ändern eines Kontos wird es im Kontenplan markiert und die Taste Ü betätigt oder Ändern gewählt oder die Kontenbeschriftung aufgerufen, worauf eine weitere Maske angezeigt wird, in der die gewünschten Änderungen vorgenommen werden können. Wenn bei Bilanzposten, GuV-Posten, Steuerschlüssel und Kontenzuordnung Änderungen vorgenommen werden sollen, muss der bisherige Eintrag zunächst gelöscht werden. Es kann nur in einem der beiden Eingabefelder Bilanzposten und GuV-Posten eine Eingabe vorgenommen werden. Jedes Sachkonto kann entweder einem Posten der Bilanz oder einem Posten der Gewinn- und Verlustrechnung und darüber hinaus sowohl einem zeitlichen als auch einem sachlichen Davon-Vermerk zugeordnet werden. Durch die Vergabe eines Steuerschlüssels kann man ein Sachkonto zu einem Automatikkonto machen und gegebenenfalls eine Steuerberechnung auslösen. Die vorgegebenen Steuerschlüssel können genutzt werden. Mit einem Steuerschlüssel versehen werden sollten die Sachkonten, deren Werte in die Spalte Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer-Voranmeldung einfließen. Das sind alle Ertragskonten, die Sachkonten für Ertragsminderungen (z. B. Gewährte Rabatte) und die passiven Bestandskonten, die mit der Programmfunktion Kontenfunktionen zuordnen den Gebührenvorschüssen zugeordnet sind. Die Sachkonten für Ertragsminderungen kann man auch als Aufwandskonten einordnen, bei denen nicht die Vorsteuer zu erhöhen, sondern die Mehrwertsteuer zu mindern ist. Wenn ein Bestandskonto mit einem Steuerschlüssel versehen werden soll, erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Wenn die Buchungen bei der DATEV weiterverarbeitet werden sollen, empfiehlt es sich, bei der Bearbeitung von Sachkonten die Kontenfunktionen der DATEV - insbesondere die Automatikkonten - zu beachten. Konten, die im Buchungsjahr bereits mit Buchungen angesprochen wurden, können entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gelöscht werden.

78 78 Kontenplan anzeigen Abb. 57: Maske Verwaltung Kontenplan anzeigen Diese Programmfunktion dient dem Druck der angelegten Sachkonten. Die einzelnen Kontenbestände werden hier nicht mit ausgegeben. Die Sachkonten können nach Kontenklassen oder nach Posten von Bilanz- und GuV gedruckt werden. Wir empfehlen einen Druck nach Bilanz- und GuV-Posten, da dieser aussagekräftiger ist. Zu jedem Jahresabschluss sollte der Stand des Kontenplanes dokumentiert werden.

79 79 Kontenfunktionen zuordnen Abb. 58: Maske Verwaltung Kontenfunktionen zuordnen Die Kontenfunktionen sind für die Steuerung der Finanzbuchhaltung II wesentlich. Vor der Datenübernahme und der Erfassung von Buchungen sollte man daher die Zuordnung der Sachkonten zu Kontenfunktionen überprüfen. Dazu dient Kontenfunktionen zuordnen. Die Zuordnung ist aber auch über die Programmfunktion Konten bearbeiten möglich. Die Festlegung der Umsatzsteuerkonten erfolgt bei den einzelnen Steuerschlüsseln. Die meisten Kontenfunktionen werden für Buchungen auf Aktenkonten benötigt. Nur für die Aktenkonten- Sammelkonten bewirkt die Zuordnung zu den Kontenfunktionen (Auslagen, Auslagen-Vorauszahlungen, Fremdgeld, Gebührenforderungen und Gebührenvorschüsse), dass sie nur über die Aktenkonten angesprochen werden können. Andere Kontenfunktionen, die sich auch auf die Aktenkonten beziehen, hindern nicht daran, auf die zugeordneten Konten auch direkt zu buchen. Mit der Kontenfunktion Aktive Bestandskonten mit Vorsteuerabzug können aktive Bestandskonten, die nicht der Kontenfunktion Anlagevermögen zugeordnet sind, in Splittingbuchungen einbezogen werden. Die Funktionen Bank und Kasse werden sowohl für Aktenkonten als auch für die Bezahlung von Eingangsrechnungen benötigt. Die Funktionen Differenzen im Haben und Differenzen im Soll werden benötigt, wenn geringfügige Differenzen zwischen Zahlungen und Forderungen oder Verbindlichkeiten ausgebucht werden sollen. Die Funktionen Euro-Differenzen im Haben und Euro-Differenzen im Soll werden benötigt, wenn Differenzen aus der Umrechnung zwischen DM und Euro ausgebucht werden sollen. Folgende Kontenfunktionen sind für die Ist-Versteuerung eingerichtet und werden nur bei dieser angezeigt: Noch nicht vereinnahmte Erlöse und Noch nicht fällige Mehrwertsteuer. Jeder Funktion können ein oder mehrere Sachkonten zugeordnet werden. Mindestens ein Sachkonto muss jeder Funktion zugeordnet sein. Wenn einer Funktion nur ein Sachkonto zugeordnet ist, wird es bei vorgegebenen Buchungen automatisch eingesetzt. Bei mehreren Sachkonten wird eine Auswahlliste angeboten. Die zugeordneten Konten können nach der Erstanlage ersehen werden. Die Online-Hilfe enthält eine Übersicht darüber, dass nach Änderungen später zu den Vorgaben zurückgekehrt werden soll. Änderungen sind nur zum Jahreswechsel sinnvoll und teilweise nur mit Hilfe des RA-MICRO Programmsupports möglich, der über mögliche Probleme aufklären wird.

80 80 Bilanzposten bearbeiten Abb. 59: Maske Verwaltung Bilanzposten bearbeiten Um neue Posten in die Bilanz einzufügen, wird der Bilanzposten gewählt, hinter dem ein gleichgeordneter oder zu dem ein untergeordneter Posten eingefügt werden soll. Zu Einfügungen auf höchster Ebene wird AKTIVA oder PASSIVA gewählt. Gleichgeordnete Posten dazu sind nicht möglich. Mit Neu wird zunächst abgefragt, ob ein Posten auf der gleichen Ebene oder eine Ebene darunter angelegt werden soll, dann ist die Bezeichnung des neuen Postens einzugeben. Bestehende Posten können umbenannt werden, wenn Bearbeiten gewählt oder die Bezeichnung zur Bearbeitung aufgerufen wird. Bestehende Posten können nur dann mit Löschen entfernt werden, wenn ihnen keine Konten zugeordnet sind. Konten, die einem Posten zugeordnet sind, kann man mit der Programmfunktion Konten bearbeiten ermitteln und einem anderen Posten zuordnen oder, soweit sie noch nicht mit einer Buchung angesprochen wurden, löschen.

81 81 GuV-Posten bearbeiten Abb. 60: Maske Verwaltung GuV-Posten bearbeiten Um neue Posten in die GuV einzufügen, wird der GuV-Posten gewählt, hinter dem ein gleichgeordneter oder zu dem ein untergeordneter Posten eingefügt werden soll. Zu Einfügungen auf höchster Ebene wird Betriebsergebnis, Finanzergebnis, außerordentliches Ergebnis oder Steuern gewählt. Gleichgeordnete Posten dazu sind nicht möglich. Mit Neu wird zunächst abgefragt, ob ein Posten auf der gleichen Ebene oder eine Ebene darunter angelegt werden soll. Dann ist die Bezeichnung des neuen Postens einzugeben. Anschließend wird abgefragt, ob ein Posten für Aufwand oder Ertrag angelegt werden soll. Die hier getroffene Entscheidung kann nicht rückgängig gemacht werden und hat Bedeutung für die dem GuV-Posten zugeordneten Sachkonten. Bestehende Posten können umbenannt werden, wenn Bearbeiten gewählt oder die Bezeichnung zur Bearbeitung aufgerufen wird. Bestehende Posten können nur dann mit Löschen entfernt werden, wenn ihnen keine Konten zugeordnet sind. Konten, die einem Posten zugeordnet sind, können mit der Programmfunktion Konten bearbeiten ermittelt und einem anderen Posten zugeordnet oder, soweit sie noch nicht mit einer Buchung angesprochen wurden, gelöscht werden.

82 82 Postenfunktionen zuordnen Abb. 61: Maske Verwaltung Postenfunktion zuordnen Die Steuerung der Finanzbuchhaltung II erfolgt im Wesentlichen durch Funktionen, die Konten (Kontenfunktionen) oder Posten von Bilanz und GuV (Postenfunktionen) zugeordnet sind. Bei vorgegebenen Abläufen vor allem bei Buchungen, aber auch bei Auswertungen erkennt das Modul an solchen Funktionen, welche Konten - Funktionskonten - oder Posten in Frage kommen. In der Finanzbuchhaltung II sind etliche Buchungskreise, Buchungsvarianten und Buchungsarten als Buchungsabläufe vorgegeben. Keine Funktion ist in der Finanzbuchhaltung II unveränderlich mit einem Posten verbunden, alle Postenfunktionen können beliebigen Posten zugeordnet werden. Mit der Programmfunktion Postenfunktionen zuordnen können Postenfunktionen zugeordnet werden. Jede Änderung wird protokolliert.

83 83 c) Referate und Sachbearbeiter Referate bearbeiten Abb. 62: Maske Verwaltung Referate bearbeiten Die Finanzbuchhaltung II ermöglicht vielfältige Auswertungen durch die Zuordnung von Umsätzen zu Referaten (Sachgebieten), zu Sachbearbeitern (Kostenstellen) mit der Möglichkeit der Aufteilung auf Aktenkonten (Fällen) sowie durch die Zuordnung von Kosten zu Sachbearbeitern mit der Möglichkeit der Aufteilung. Beim ersten Aufruf der Finanzbuchhaltung II werden die bestehenden Referate, die dem Kontenbereich der Finanzbuchhaltung entsprechen, übernommen. Mit der Programmfunktion Referate bearbeiten können bis zu 99 Referate angelegt oder bearbeitet werden, die nicht mehr einem Kontenbereich zugeordnet sind. Die Beschriftung eines Referats kann 32 Zeichen lang sein. Eine Löschung von Referaten ist nicht vorgesehen. Wenn bestehende Referate geändert werden sollen, wirkt sich das nicht nur auf die Finanzbuchhaltung II, sondern auch auf andere Programmmodule und dort wiederum auch für Vorjahre aus. Zu beachten ist, dass auch die Zuordnung von Akten von gleichbleibenden Referaten ausgeht. Referate werden nur geändert, wenn es unbedingt notwendig ist. Eher sollten neue Referate angelegt werden, wenn die Organisation der Referate geändert werden soll. Bei der Aktenanlage wird jede Akte einem Referat zugewiesen: Diese Zuweisung kann verändert werden, solange noch keine Buchungen für das Aktenkonto vorliegen. In der Finanzbuchhaltung II werden die Umsätze nach Referat nicht mehr auf gesonderten Konten festgehalten. Weiterhin ist aber eine Ermittlung über die Verknüpfung von Buchungen und Aktenkonten möglich.

84 84 Sachbearbeiter bearbeiten Abb. 63: Maske Verwaltung Sachbearbeiter bearbeiten Mit dieser Programmfunktion können in der Finanzbuchhaltung II Sachbearbeiter angelegt, geändert und gelöscht werden. Sachbearbeiter entsprechen Kostenstellen. Die Vorgaben von RA-MICRO sind nicht zwingend, die die Anlage als Sachbearbeiter unter Kanzlei, Benutzerverwaltung, Sachbearbeiterverwaltung vorsieht. Sachbearbeitern können Erträge und Aufwendungen zugeordnet werden und entsprechende Auswertungen erzeugt werden, wenn dem entsprechenden Sachbearbeiter ein Aktenkonto im Wesentlichen gleichbleibend zugeordnet ist. Neu kann gewählt oder ein bestehender Sachbearbeiter und Bearbeiten. Nun wird eine Eingabemaske angezeigt, in der in den Eingabefeldern Kurzbezeichnung, Vorname und Nachname ein Sachbearbeiter angelegt oder in den Eingabefeldern Vorname und Nachname ein bestehender Sachbearbeiter geändert werden kann. Jede Änderung wird protokolliert. Weitere Sachbearbeiter zuordnen Mit dieser Programmfunktion, die nur bei Wahl der Einstellung Zweitsachbearbeiter und Korrespondenzanwalt unter den Einstellungen Finanzbuchhaltung II, auf der Karteikarte Allgemein verfügbar ist, können unmittelbar Aktenkonten und mittelbar Erträge einem Zweitsachbearbeiter und/oder einem Korrespondenzanwalt zugeordnet werden. Zur Nutzung dieser Programmfunktion, ist es erforderlich sich mit dem RA-MICRO Programm- Support in Verbindung zu setzen. Für den Zweitsachbearbeiter sind zwei Großbuchstaben (ohne Umlaute und Sonderzeichen), für den Korrespondenzanwalt ist eine bestehende Adressnummer vorgesehen. Es erfolgt kein Hinweis auf fehlende oder fehlerhafte Eingaben. Jede Änderung wird mit den Protokollfunktionen festgehalten.

85 85 Umsatzanteile bearbeiten Abb. 64: Maske Verwaltung Umsatzanteile Sozien bearbeiten Diese Programmfunktion ist in der Finanzbuchhaltung II nur zugänglich, wenn unter Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen, Allgemein, Sozietätsabrechnung verwenden gewählt wurde. Die Programmfunktionen Umsatzanteile Sozien in der Finanzbuchhaltung II und in der Finanzbuchhaltung haben eine grundlegend unterschiedliche Funktion. In der Finanzbuchhaltung werden Beträge nur für Auswertungen verteilt, in der Finanzbuchhaltung II werden Teilbeträge gebucht. Der Begriff Sozien wird in RA-MICRO in einer speziellen Bedeutung verwendet. Er kennzeichnet die Aktensachbearbeiter, auf die Akten prozentual aufgeteilt werden. Unter Sozietätsabrechnung wird die entsprechende Abrechnung verstanden. Die Umsatzanteile der Sozien, die im Modul Akten oder mit der Programmfunktion Umsatzanteile Sozien bearbeiten festgelegt werden können und die sich nur bei aktivierter Sozietätsabrechnung auswirken, bezeichnen somit nichts anderes als Umsatzanteile verschiedener Sachbearbeiter an einer Akte. In den Auswertungen der Finanzbuchhaltung II kann nicht erkannt werden, ob die den Sachbearbeitern zugeordneten Umsätze auf die Zuordnung einer Akte zu einem Sachbearbeiter im Modul Akten oder die Aufteilung einer Akte auf verschiedene Sozien zurückgehen. Die hier erfolgte Aufteilung der Erlöse einer Akte auf Sozien gilt nur für darauf folgende Buchungen. Kostenanteile bearbeiten Abb. 65: Maske Verwaltung Kostenanteile bearbeiten Die Kostenanteile sind in etwa das funktionale Gegenstück zu den Umsatzanteilen Sozien. Jedoch werden Aufwendungen nicht aktenbezogen erfasst. So wie Aktenerlöse können Aufwendungen nicht nur einem Sachbearbeiter zugeordnet, sondern auch auf mehrere Sachbearbeiter aufgeteilt werden. Hier können Schlüssel für die Verteilung von Aufwendungen auf Sachbearbeiter angelegt, geändert und gelöscht werden. Bei der Buchung kann diese Aufteilung mit " im Eingabefeld für den Sachbearbeiter aufgerufen werden.

86 86 Weitere Sachbearbeiter zuordnen Wenn auf der Karteikarte Allgemein der Einstellungen der Finanzbuchhaltung II Zweitsachbearbeiter und Korrespondenzanwalt gewählt wurde, kann hier einem Aktenkonto das Kürzel eines Zweitsachbearbeiters und die Adressnummer eines Korrespondenzanwaltes zugeordnet werden. Es werden dann im Journal zusätzliche Spalten SB2 für das Kürzel des Zweitsachbearbeiters und KA für die Adressnummer des Korrespondenzanwaltes angezeigt. Zusätzlich können Auswertungen Umsätze nach Zweitsachbearbeitern und Umsätze nach Korrespondenzanwälten erzeugt werden. Wiederkehrende Buchungen bearbeiten Abb. 66: Maske Verwaltung Wiederkehrende Buchungen bearbeiten Regelmäßig wiederkehrende Buchungen können mit dieser Programmfunktion angelegt, geändert oder gelöscht werden. Wenn in den hinterlegten Buchungstexten mm/jj eingetragen wird, so wird dieser Platzhalter bei Auswahl des Buchungstextes durch Monat/Jahr des Buchungsdatums ersetzt. Dies ist für wiederkehrende monatliche Zahlungen sinnvoll: z. B. wird Miete mm/jj zu Miete 10/12. Entsprechend wird der Platzhalter mm-1/jj durch den Vormonat ersetzt. Wird bei wiederkehrenden Buchungen an dieser Stelle kein Betrag eingetragen, wird er bei der Eingabe der Buchung abgefragt. Eine Aufteilung auf unterschiedliche Steuerschlüssel und auf unterschiedliche Sachbearbeiter ist dann nicht möglich.

87 87 Buchungstexte bearbeiten Abb. 67: Maske Verwaltung Buchungstexte bearbeiten Hier eingegebene Buchungstexte können bei der Programmfunktion Buchen aus einem Listenfeld gewählt werden. Wenn in den hinterlegten Buchungstexten mm/jj eingetragen wird, wird dieser Platzhalter bei Wahl des Buchungstextes durch Monat/Jahr des Buchungsdatums ersetzt. Dies ist für wiederkehrende monatliche Zahlungen sinnvoll: z. B. Miete mm/jj wird zu Miete 10/12. Entsprechend wird der Platzhalter mm-1/jj durch den Vormonat ersetzt. Es handelt sich nur um isolierte Texte. Weitergehende Buchungsvorschläge können mit der Programmfunktion Wiederkehrende Buchungen bearbeiten gespeichert werden. Steuerschlüssel bearbeiten Abb. 68: Maske Verwaltung Steuerschlüssel bearbeiten

88 88 Der mit der Programmfunktion Steuerschlüssel bearbeiten eingerichtete oder geänderte Steuerschlüssel kann Sachkonten zugeordnet oder bei einzelnen Buchungen gesetzt werden. Vorgegebene Steuerschlüssel können genutzt werden. Bei den pauschalen Steuerschlüsseln bezieht sich der Steuersatz auf den Bruttobetrag und nicht wie sonst auf den Nettobetrag. Die wichtigsten Steuerschlüssel entsprechen den Steuerschlüsseln der DATEV. Die Steuerschlüssel mit einem Datum vor dem sind nur für Altbestände vorgesehen. Sachkonten können einem Steuerschlüssel zugeordnet werden und die Zuordnung kann geändert oder gelöscht werden. Zu Einzelheiten kann in den Ausführungen zur Programmfunktion Verwaltung Fibu II, Konten bearbeiten nachgesehen werden. Bedingt durch das Mehrwertsteuerpaket 2010 wurden die Masken Steuerschlüssel bearbeiten/eingeben um die Kennzahlen 46 und 21 der Umsatzsteuer-Voranmeldung erweitert. Sollten entsprechende Umsätze getätigt werden, müssen neue Steuerschlüssel angelegt werden, damit der Ausweis in der UStVA erfolgt. Es ist empfehlenswert, auf gesonderte Konten zu buchen. Kennzahl 46: Diese bezieht sich auf Umsätze, für die als Leistungsempfänger die Steuer nach 13 b Abs. 2 UStG geschuldet wird. Es geht hier insbesondere um im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen von im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmern. Kennzahl 21: Sie bezieht sich auf nicht steuerbare sonstige Leistungen gemäß 18 b S. 1 Nr. 2 UStG. Bei Vorhandensein der oben aufgeführten Umsätze ist zu empfehlen, Rücksprache mit dem steuerlichen Berater zu halten. Zu beachten ist auch, dass ggf. unabhängig von der Umsatzsteuervoranmeldung eine Zusammenfassende Meldung erstellt werden muss. Diese Meldung muss eigenständig an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden. Hierzu steht beispielsweise das Elster-Online-Portal ( zur Verfügung. Zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung wird zwingend eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt. Falls noch keine vorliegt und damit gerechnet wird, dass künftig diese Meldung abgegeben werden muss, sollte eine USt-Id.Nr. beantragt werden (über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern Bei einzelnen Buchungen bezieht sich der Steuerschlüssel immer auf das Gegenkonto. Der Steuerschlüssel ist vorgegeben, wenn das Gegenkonto ein Automatikkonto ist, und er kann beim Buchen nicht geändert werden. Wenn für Sachkonten, die keine Automatikkonten sind, Buchungen eingegeben werden, kann ein Steuerschlüssel gesetzt, geändert oder gelöscht werden. Steuerschlüssel für Mehrwertsteuer dürfen bei Einzelbuchungen nur verwendet werden, wenn sie nach Eingabe des Gegenkontos vorgegeben sind! Jedem Steuerschlüssel kann man ein Umsatzsteuerkonto zuordnen. RA-MICRO gibt vor, die Vorsteuer und die Mehrwertsteuer auf nur je einem Umsatzsteuerkonto zu sammeln, da auch dann eine Auswertung nach Steuerschlüsseln möglich ist. Für eigene Steuerschlüssel ist zu empfehlen, die Schlüssel absteigend (zunächst also den Steuerschlüssel 98) zu vergeben, da es dann unwahrscheinlich ist, dass ein zunächst vergebener Steuerschlüssel mit einem im Programm neu eingerichteten Steuerschlüssel kollidiert.

89 89 Protokoll anzeigen Abb. 69: Maske Verwaltung Protokoll anzeigen/drucken Mit dieser Programmfunktion können protokollierte Vorgänge angezeigt, gedruckt oder auf einen USB-Stick bzw. eine Diskette (z. B. wenn über ein externes USB-Diskettenlaufwerk verfügt wird) gespeichert werden. Protokolliert werden Änderungen in folgenden Bereichen: Aktenkonten übernehmen (Jahr abschließen), Bilanzposten bearbeiten, Daten übernehmen, Eingangsrechnungen übernehmen, GuV-Posten bearbeiten, Konten bearbeiten, Kontenfunktionen zuordnen, Monatsbestand auslagern, Referate bearbeiten, Sachbearbeiter bearbeiten, Sachkontensalden übernehmen, Steuerschlüssel bearbeiten, Umsatzanteile Sozien bearbeiten. Wir empfehlen, das Protokoll nach Möglichkeit monatlich, jedenfalls aber beim Jahresabschluss zu drucken.

90 90 12 Monatsabschluss Zum Nachvollzug der Umsatzsteuer-Voranmeldungen benötigt man Datenbestände zum Ende einzelner Monate, die nicht mehr verändert werden können. Dies wird durch die einmalige und endgültige Zuordnung von Datenbeständen zu Umsatzsteuer-Voranmeldungen in der Buchhaltungs-Datenbank erreicht. Dazu wurde die Programmfunktion Monatsabschluss geschaffen. Abb. 70: Maske Finanzbuchhaltung II, Monat abschließen Für abgeschlossene Monate bleiben die Zahlen somit gleich. Wenn Nachbuchungen vorliegen, die oft von relativ geringer Bedeutung sind, kann man darauf verzichten, die Werte für abgelaufene Zeiträume immer wieder neu zu ermitteln. Nach der Auslagerung des Monatsbestandes wirken sich spätere Buchungen erst in folgenden Voranmeldungen aus, selbst wenn sie mit einem früheren Belegdatum erfasst werden. Der Anwender oder der Steuerberater muss prüfen, ob berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen für Vormonate abgegeben werden müssen oder dies gewollt ist, weil in erheblichem Umfang Mehrwertsteuer oder Vorsteuer für Vormonate nachgebucht wurde. Auch die laufende Voranmeldung ist dann unter Umständen manuell zu ändern. Wenn der Dezember bereits abgeschlossen ist, kann die Programmfunktion Monat abschließen nicht mehr aufgerufen werden, sondern die Meldung Alle Monate bereits abgeschlossen wird aufgerufen. Es können nur Vormonate abgeschlossen werden. Wenn alle Vormonate abgeschlossen sind, wird beim Aufruf dieser Programmfunktion die Meldung Nur für Vormonate möglich angezeigt. Sonst zeigt das Programm zunächst an, welcher Monat als nächster abgeschlossen wird. Abgeschlossen wird der Monat erst, wenn die Programmfunktion Monatsbestand auslagern aufgerufen wird. Bevor der Monatsbestand ausgelagert wird, sollte zunächst die Buchhaltung kontrolliert werden. Welche Kontrollen dabei durchgeführt werden, bleibt der Kanzlei überlassen. Zumindest sollten aber die Umsatzsteuerangaben und die Sachkonten-Saldenliste angezeigt werden und daraufhin durchgesehen werden, ob unwahrscheinliche Werte angezeigt werden, also eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt werden. Wenn es möglich erscheint, dass Fehlbuchungen erfolgt sind, sollte man dies überprüfen und jede aufgedeckte Fehlbuchung durch Storno mit dem Storno-Assistenten und anschließende richtige Buchung korrigieren. Wenn die Kontrolle der Buchführung zu keinen Beanstandungen mehr führt, sind die Umsatzsteuerangaben, die Sachkonten-Saldenliste, das Rechnungseingangsbuch, das Kassenbuch und die Kontenblätter zu drucken. Sie

91 91 werden für den auszulagernden Monat, der in der Titelzeile der Programmfunktion Monat abschließen angezeigt wird, gedruckt. Wenn die Ausdrucke in Ordnung sind, kann die Programmfunktion Monatsbestand auslagern aufgerufen werden. Im Anschluss an die Auslagerung erfolgt die Abfrage, ob eine Umsatzsteuer-Voranmeldung aufgerufen werden soll. Im Eingangsmenü der Programmfunktion Monat abschließen kann wie folgt gewählt werden: a) Kontrollieren Umsatzsteuerangaben anzeigen/drucken Diese Programmfunktion dient zum einen dazu, anhand der Umsatzsteuer-Zahllast eine Plausibilitätsprüfung der Buchungen des laufenden Monats zu ermöglichen, und zum anderen dazu, die Ermittlung der Umsatzsteuer-Zahllast nachvollziehbar zu machen und zu dokumentieren. Unter Umsätze werden alle Buchungen mit einem Steuerschlüssel, der eine Steuerberechnung auslöst, auf Erfolgskonten ausgewiesen. Zu jedem Ertragskonto wird das Umsatzsteuerkonto für die Mehrwertsteuer aufgeführt und es werden die Verkehrszahlen des laufenden Monats und der Steuersatz sowie die daraus errechnete Steuer ausgewiesen. Für die errechnete Mehrwertsteuer wird eine Zwischensumme ausgewiesen. Unter Erhaltene Vorschüsse werden Buchungen mit einem Steuerschlüssel, der eine Steuerberechnung auslöst, auf Bestandskonten ausgewiesen. Zu jedem Bestandskonto wird das Umsatzsteuerkonto für die Mehrwertsteuer aufgeführt und es werden die Verkehrszahlen des laufenden Monats und der Steuersatz sowie die daraus errechnete Steuer ausgewiesen. Für die errechnete Mehrwertsteuer wird eine Zwischensumme ausgewiesen. Unter steuerpflichtige, innergemeinschaftliche Erwerbe wird die Steuer und der Nettobetrag aus Buchungen angezeigt, bei denen ein Steuerschlüssel für den innergemeinschaftlichen Erwerb verwendet wurde. Unter Umsätze 13 b Kennzahl 52, 73, 84, 46 werden Umsätze und die dazugehörige Steuer angezeigt, die zu den entsprechenden Kennzahlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf gesonderte Konten gebucht wurden. Kennzahl 46 bezieht sich z. B. auf im Inland steuerpflichtige, sonstige Leistungen von im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmen, für die gemäß 13 b UStG der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Unter Mehrwertsteuer auf Umsätze und Vorschüsse wird die Summe aus den Zwischensummen für die Umsätze und die Erhaltenen Vorschüsse ausgewiesen. Unter Mehrwertsteuer laut Sammelkonten wird der Saldo der Umsatzsteuerkonten für die Mehrwertsteuer ausgewiesen. Unter Vorsteuer laut Sammelkonten wird der Saldo der Umsatzsteuerkonten für die Vorsteuer ausgewiesen. Unter Differenz wird die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer auf Umsätze und Vorschüsse und der Mehrwertsteuer laut Sammelkonten ausgewiesen. Geringfügige Rundungsdifferenzen sind normal, größere Beträge sprechen für Fehlfunktionen. Unter Verbleibender Überschuss wird die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer laut Sammelkonten und der Vorsteuer laut Sammelkonten ausgewiesen. Ein positiver Betrag ist eine Umsatzsteuer-Zahllast, ein negativer Betrag eine Vorsteuererstattungs-Forderung. Für eventuelle Außenprüfungen und Rückfragen durch das Finanzamt empfehlen wir, die Umsatzsteuerangaben zu drucken und zu den Unterlagen zu nehmen. Wurde unter Einstellungen Finanzbuchhaltung II, Karteikarte Allgemein die Einstellung Umsatzsteuer- Voranmeldung quartalsweise gesetzt, wird diese Auswertung erst im letzten Monat des Quartals für ein Vierteljahr ausgegeben. Sachkonten-Saldenliste anzeigen/drucken Die Sachkonten-Saldenliste dient zum einen dazu, anhand der Verkehrszahlen und Salden der einzelnen Sachkonten eine Plausibilitätsprüfung der Buchungen des laufenden Monats und aller bisherigen Buchungen zu ermöglichen, und zum anderen dazu, die Sachkontenstände zum Ende jedes Monats zu dokumentieren. Wesentlich ist die Kontrolle des Standes der Geldkonten. Weiterführende Hinweise siehe im Kapitel zur Sachkonten Saldenliste. Außenstände anzeigen/drucken Hier werden die offenen Ausgangsrechnungen zum Ende des abzuschließenden Monats ermittelt.

92 92 Beim Aufruf dieser Programmfunktion kann zwischen der Sortierung nach Rechnungsnummer oder nach Aktenkonto gewählt werden sowie die aktuellen Stände zum Schluss des Vorjahrs als Vorträge übernommen werden. Die Übernahme der Vorträge kann einige Zeit dauern, Buchungen sind damit nicht verbunden. In der Spalte Vorträge sind Eröffnungsbestände zum Anfang des aktiven Buchungsjahrs zu sehen, in der Spalte Vorgänge der Saldo der Zugänge und der Abgänge, d. h. der Verkehrszahlen des aktiven Buchungsjahrs bis zum abzuschließenden Monat und in der Spalte Saldo der sich aus den beiden vorhergehenden Spalten ergebende Saldo zum Ende des abzuschließenden Monats. Aktenkonten mit Journal abstimmen Um im Rahmen des Monatsabschlusses sicherzustellen, dass das Journal nicht von den Aktenkonten oder von den offenen Posten abweicht, sollte diese Abstimmungsfunktion aufgerufen werden, die solche Abweichungen ermittelt. Wenn Abweichungen vorliegen, die nicht unbedenklich sind (unbedenklich sind Differenzen im Cent-Bereich bei den Vorschüssen und fehlende Journal- und Aktenkontenwerte für erfasste offene Posten der Finanzbuchhaltung I, die noch nicht übernommen wurden), sollte Kontakt mit dem RA-MICRO Programmsupport aufgenommen werden. Im Ergebnis der Abstimmung wird eine Tabelle mit Positionen angezeigt, bei denen Abstimmungsbedarf besteht. Diese Tabelle ist zwingend abzuspeichern und ggf. dem Programm-Support vorzulegen. Die Speicherung kann beispielsweise über den Excel-Export erfolgen. b) Dokumentieren Rechnungseingangsbuch drucken Mit dieser Programmfunktion kann bei jedem Monatsabschluss das Rechnungseingangsbuch für alle offenen sowie alle im abzuschließenden Monat bezahlten Eingangsrechnungen gedruckt werden. Weiterführende Hinweise siehe im Abschnitt Rechnungseingangsbuch. Kassen drucken Der Zeitraum für diese Programmfunktion im Untermenü Monat abschließen ist immer der abzuschließende Monat. Weiterführende Hinweise siehe im Abschnitt Kassenbuch. Kontenblätter drucken Der angebotene Zeitraum im Untermenü Monat abschließen ist immer der abzuschließende Monat. c) Abschließen Monatsbestand auslagern Der abzuschließende Monat bezieht sich auf das Belegdatum und nicht auf das Erfassungsdatum. Der Zeitraum für diese Programmfunktion im Eingangsmenü Monat abschließen ist immer der abzuschließende Monat, das ist der erste vollendete Monat nach dem letzten abgeschlossenen Monat, also nach dem Monat, für den zuletzt diese Programmfunktion aufgerufen wurde. Wenn noch kein Monat abgeschlossen wurde, ist der abzuschließende Monat der vollendete Januar. Mit dieser Programmfunktion werden die Verkehrszahlen Soll und Haben mit besonderer Behandlung der Eröffnungsbuchungen gespeichert und die Einzelbuchungen dieses Monats dem Voranmeldungszeitraum endgültig zugeordnet. Während der Auslagerung darf niemand mit Belegdatum des abzuschließenden Monats buchen. Wenn möglich, sollte während der Auslagerung niemand mit Buchhaltungsdaten arbeiten. Die Programmfunktion hat den alleinigen Zweck, den in Umsatzsteuer-Voranmeldungen einfließenden Buchungsstand festzuschreiben. Alle vom Programm erstellten Umsatzsteuer-Voranmeldungen für einen Monat sind identisch. Nur für abgeschlossene Monate lassen sich Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen. Alle Monate können offen gehalten werden, solange keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen benötigt werden. Für jede Buchung ist dennoch nachvollziehbar, wann sie erfasst worden ist, und auch das nachträgliche Rückstellen des Systemdatums ist aufgrund des Journals nicht ohne Nachvollzug möglich. Für noch nicht ausgelagerte Monate ist unter Umständen eine Gewinnermittlung über den Unterschied der Soll- und Habensummen sowohl der Kontenklassen für Bestandskonten als auch der Kontenklassen für Erfolgskonten möglich. Buchungen mit einem Belegdatum aus Monaten, deren Monatsbestände bereits ausgelagert wurden, werden im ersten noch nicht abgeschlossenen Monat für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen berücksichtigt.

93 93 Die Kanzlei oder der Steuerberater müssen prüfen, ob berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen für Vormonate abgegeben werden müssen oder dies gewollt ist, weil in erheblichem Umfang Mehrwertsteuer oder Vorsteuer für Vormonate nachgebucht wurde. Auch die laufende Voranmeldung ist dann unter Umständen manuell zu ändern. Zur Berücksichtigung von Buchungen nach der Auslagerung des Monatsbestandes für den Dezember kann unter ELSTER, mit Wahl des Zeitraumes Dezember mit Nachlauf eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Dezember erstellt werden. Die einbezogenen Buchungen nach der Auslagerung des Monatsbestandes für den Dezember gehören weiter zum Nachlauf.

94 94 13 Lohn/Gehalt Abb. 71: Untermenü Lohn/Gehalt Mit Lohn/Gehalt kann die Lohnbuchhaltung für die Kanzlei erstellt werden. Automatisch errechnet RA-MICRO aus einmal eingegebenen Grund- und Mitarbeiterdaten die Steuer-, Krankenkassen- und Sozialversicherungsbeiträge, führt die Lohnkonten und ein Lohnjournal. Ferner können die vorgeschriebenen Meldungen über die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen und Versorgungswerke und die Meldungen an das Finanzamt für die Lohnsteuer elektronisch übermittelt werden. Lohn/Gehalt berücksichtigt zahlreiche Sonderfälle wie Pauschalversteuerung, Bezüge unter der Geringverdienergrenze, Überstundenbezüge, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Lebensversicherung, freiwillige bzw. private Krankenversicherung, an ein Versorgungswerk abzuführende Rentenversicherung, die Umlagen, Zusatztabellen und vieles mehr. Mit Hilfe einer Urlaubsverwaltung steht jederzeit eine Übersicht zur Verfügung, wie viel und wann Mitarbeiter Urlaub nehmen und wie viel Resturlaub ihnen noch zusteht. Der Zugang zur Lohnbuchhaltung kann durch eine besondere Chiffre geschützt werden. Für eine normale Gehaltsberechnung ohne Änderungen sind nur wenige Arbeitsschritte nötig und die Formulare, Bescheinigungen bzw. Abrechnungen werden erstellt und können wie gesetzlich vorgeschrieben elektronisch übermittelt werden. Eine besondere Programmfunktion ermöglicht es, Gehälter direkt am Bildschirm zu berechnen; daher kann die Lohnbuchhaltung auch in Unterhaltssachen genutzt werden, um z. B. die Auswirkungen verschiedener Steuerklassen auf das Nettoeinkommen des Unterhaltspflichtigen zu ermitteln. Über Schnittstellen zu Zahlungen sowie zur Finanzbuchhaltung können die Daten ohne erneute Eingabe sofort weiterverarbeitet werden. Die Arbeit mit dem Modul Lohn/Gehalt setzt Grundkenntnisse der Lohnbuchhaltung sowie des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts voraus. Da sich die Gesetzgebung zum Steuer- und Sozialversicherungsrecht laufend ändert, müssen häufig Programmänderungen vorgenommen werden. So kann es geschehen, dass die hier vorliegende Dokumentation mit dem tatsächlichen Programmstand nicht mehr übereinstimmt. Es ist notwendig, sich deshalb fortlaufend über gesetzliche Neuerungen zu informieren.

95 95 a) Mit Lohn/Gehalt beginnen Bevor Lohn/Gehalt das erste Mal aufgerufen wird, sollten bereits folgende Adressen unter Adressen erfasst sein: des Arbeitgebers, falls noch nicht angelegt, aller Mitarbeiter, aller im Betrieb vertretenen Krankenkassen und Versorgungswerke, des zuständigen Finanzamtes, aller Versicherungsgesellschaften, an die Lebensversicherungsbeiträge vom Arbeitgeber abgeführt werden sollen und aller Institute - z. B. Bausparkassen - zur Überweisung vermögenswirksamer Leistungen. Bei den Adressdaten der Mitarbeiter ist auch die Steuer-Identifikationsnummer im Feld St.ID einzugeben. Beim Speichern erfolgt eine Prüfung auf die formale Richtigkeit. Zu Beginn der Arbeit mit der Lohnbuchhaltung müssen die erforderlichen Grund- und Mitarbeiterdaten eingegeben werden (Allgemeine Grunddaten ändern). Die monatliche Berechnung ist dann - bis auf Sonderfälle - nur noch Routine. Unter Welches Datum soll als Berechnungsgrundlage verwendet werden? wird beim ersten Aufruf durch einen Benutzer an einem Tag einer Programmfunktion von Lohn/Gehalt das Datum erfragt, das für die Erfassungen und Berechnungen an diesem Tag gilt, sofern es nicht unter 5. Berechnungsdatum, geändert wird. Dann wird die Maske Änderung in Lohn/Gehalt angezeigt und es erfolgt eine Information über aktuelle Änderungen. Die Grund- und Mitarbeiterdaten müssen in folgender Reihenfolge erfasst werden: Allgemeine Grunddaten Die allgemeinen Grunddaten enthalten z. B. Adressnummern, Steuernummern, Krankenkassen und die Bezeichnung von Zulagen und Abzügen. Diese Daten können mit Allgemeine Grunddaten ändern bearbeitet werden. Monatliche Grunddaten Die monatlichen Grunddaten enthalten alle Prozentsätze, Bemessungsgrenzen u. ä. Da sich diese Werte innerhalb eines Jahres ändern können, werden diese Angaben für jeden Monat mit den Berechnungsergebnissen gespeichert; dadurch sind rückwirkende Berechnungen möglich. Diese Daten können mit der Programmfunktion 21. Monatliche Grunddaten ändern, bearbeitet werden. Mitarbeiterdaten Mit den Programmfunktionen Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis und 20. Mitarbeiterdaten ändern, werden alle mitarbeiterbezogenen Daten erfasst. Die meisten Daten sind mit einer Zeilennummer versehen, die Verweise erleichtert.

96 96 b) Monatliche Arbeiten Die monatlichen Arbeitsschritte in Lohn/Gehalt sind im wesentlichen Routine und beschränken sich in der Regel auf folgende Schritte: Berechnung Berechnungsgrundlagen für 13. Gehalt berechnen sind die Grunddaten und die Mitarbeiterdaten. Wenn diese Daten verändert werden, muss für den entsprechenden Zeitraum immer das Gehalt neu berechnet werden. Bei Änderungen in einem Vormonat müssen nacheinander alle auf diesen Vormonat folgenden Monate neu berechnet werden, damit die geänderten Werte in die kumulierten Werte einfließen. Ausdruck und Übermittlung Der Druck aller Abrechnungen und Listen geschieht über die Programmfunktion Druck Abrechnung und Listen, wobei noch verschiedene Druckoptionen angegeben werden können. Druck (oder Anzeige) der Gehaltsbescheinigungen sind erforderlich, damit alle Daten für die Auswertungen zur Verfügung stehen. Die Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen muss über 11. Elektronische LSt-Anmeldung (Elster) erfolgen. Änderungen der Grunddaten und der Mitarbeiterdaten wirken sich auf die erstellten Auswertungen erst aus, wenn die Programmfunktion 13. Gehalt berechnen aufgerufen wird. Zur Kennzeichnung der einzelnen Positionen werden in der Gehaltsabrechnung folgende Abkürzungen verwendet (Legende): Bruttobezüge: L = laufender Bezug S = sonstiger Bezug Sozialversicherungspflicht S = sozialversicherungspflichtig E = Einmalzahlung A = pauschal Arbeitgeber F = Fünftelregelung Gesamtbrutto G = Gesamtbrutto - = kein Gesamtbrutto c) Jahreswechsel Nach der letzten Abrechnung für das alte Jahr sollte ein Jahresjournal gedruckt und zu den Unterlagen genommen werden. Mit den Updates werden jeweils notwendige Anpassungen vorgenommen. Bevor die ersten Gehälter für ein neues Jahr berechnet werden, ist zu prüfen, ob die notwendige Lohnsteuerberechnung zur Verfügung steht. Zu überprüfen sind auch die Beitragsbemessungsgrenzen, die Beitragssätze für Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie der Gleitzonen-Faktor. Die in der Kanzlei vertretenen Krankenkassen stellen in der Regel unaufgefordert entsprechende Informationen zur Verfügung. Bei den Beitragssätzen von Krankenkassen müssen selbst die erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden. Diese Beitragssätze werden von RA-MICRO nicht gepflegt. Bei den Mitarbeitern sind Steuerklassen und Steuerfreibeträge zu prüfen. Mit den Jahresmeldungen zur Sozialversicherung muss wegen der März-Klausel so lange gewartet werden, bis für das erste Quartal keine weiteren Berechnungen, auch keine Nachberechnungen mehr zu erwarten sind. Im Regelfall werden diese Meldungen im Mai abgegeben. Zur Dokumentation der Lohnbuchhaltung In der Kanzlei sollten in Lohn/Gehalt monatlich folgende Listen gedruckt und archiviert werden: die Gehaltsbescheinigungen für alle Mitarbeiter, der Sozialversicherungs-Beitragsnachweis und die Beitragsaufstellung für alle Krankenkassen, die Lohnsteueranmeldung und die Nachweis der Lohnsteuerbeträge und

97 97 das Lohnjournal. Für ausgeschiedene Mitarbeiter zusätzlich im Monat des Ausscheidens das Lohnkonto und das Protokoll der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung und im Monat Dezember für alle Mitarbeiter das Lohnkonto und das Protokoll der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung. 8. Elektronische Beitragserhebung Versorgungswerk Allgemeine Grunddaten ändern Abb. 72: Maske Allgemeine Grunddaten Die Grunddaten unterscheiden sich in Allgemeine Grunddaten und Monatliche Grunddaten, je nachdem, ob mit Änderungen im Laufe eines Jahres oder eines Monats zu rechnen ist. Die Allgemeinen Grunddaten sollten in jedem Fall zum Jahresanfang überprüft und erforderlichenfalls angepasst werden. Mit Allgemeine Grunddaten ändern können in Lohn/Gehalt die kanzleibezogenen oder allgemeingültigen Daten erfasst werden, die im Regelfall das gesamte Jahr betreffen. Hier werden Daten eingegeben, die für alle Mitarbeiter gleich sind. Die meisten Allgemeinen Grunddaten sind mit einer Zeilennummer versehen, die Verweise erleichtert. Die Erfassungsmaske für die Allgemeinen Grunddaten gliedert sich in die Karteikarten: Allgemeines, Steuern, Krankenkassen,

98 98 Abzüge, Zulagen, Sachkonten und Unfallversicherung. Änderungen der Allgemeinen Grunddaten wirken sich bei Druck Abrechnung und Listen erst aus, nachdem Gehalt berechnen neu aufgerufen wurde. a) Karteikarte Allgemeines 1. Adresse Arbeitgeber Die Adressnummer wird eingegeben. Wenn die Adressnummer nicht bekannt ist, kann - wie bei allen gelb unterlegten Feldern - durch Eingabe des Namens danach gesucht werden. Eine Neuanlage kann über Ga vorgenommen werden. Nebenstehend wird der hinterlegte Name angezeigt. 2. Bundesland Das Bundesland der Betriebsstätte wird ausgewählt. Diese Angabe wird zur Wahl der richtigen Lohnsteueranmeldung benötigt. Die von RA-MICRO erstellten Lohnsteueranmeldungen können direkt an das Finanzamt gesendet werden. Für die Kranken- und Pflegeversicherung gilt eine einheitliche Bemessungsgrenze. Da bei der Rentenund Arbeitslosenversicherung jedoch zwischen Bemessungsgrenze Ost und West gewählt werden muss, ist auch für Kanzleien in Berlin (Ost) die Auswahl Berlin (Ost) erforderlich. 99. Betriebsnummer des AG Hier ist die Betriebsnummer des Arbeitgebers einzugeben, die vom zuständigen Arbeitsamt vergeben wurde. Diese Eingabe wird für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigt. Beim Speichern der Daten erfolgt eine Prüfung der formalen Richtigkeit der Betriebsnummer. 10. lfd. Mitarbeiternummer Hier wird die höchste bisher vergebene Mitarbeiternummer angezeigt. Es besteht keine Eingabemöglichkeit. 11. Alle Mitarbeiter in Sachsen tätig, Pflegeversicherung wird überwiegend von AN getragen Diese Einstellung wird gewählt, wenn alle Mitarbeiter in Sachsen tätig sind; der Arbeitnehmer muss die Pflegeversicherung überwiegend oder in früheren Jahren allein zahlen, da zur Finanzierung der Pflegeversicherung kein Feiertag weggefallen ist. Der Pflegeversicherungs-Schlüssel 1 wird intern in 2 gewandelt. Soll dies nicht für alle Arbeitnehmer gelten (Arbeitnehmer in unterschiedlichen Bundesländern tätig), so darf diese Einstellung nicht gewählt werden und bei jedem Mitarbeiter, der die Pflegeversicherung allein tragen soll, muss in Mitarbeiterdaten ändern unter 50. Schlüssel Pflegeversicherung die 2 geschlüsselt werden. Wenn diese Einstellung nicht gewählt wird, werden die Beiträge je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. 93. mit Urlaubsnachweis Wenn diese Einstellung gewählt wird, kann der laufende Resturlaub der Mitarbeiter auf den Gehaltsbescheinigungen gedruckt werden. Weiterhin gibt es die Möglichkeit zum Ausdruck eines Urlaubsnachweises für die Mitarbeiter in Druck Abrechnung und Listen und es kann die Verknüpfung mit der Urlaubsplanung hergestellt werden. Der Urlaubsanspruch ist bei Mitarbeiterdaten ändern unter 95. Urlaubsanspruch einzutragen. Die Eingabe von Bruchteilen ist möglich. 94. Ausweis der Arbeitgeberanteile Wenn diese Einstellung gewählt wird, werden die vom Arbeitgeber getragenen Sozialversicherungsbeiträge sowie pauschale Lohn- und Kirchensteuer als Information mit auf der Gehaltsbescheinigung gedruckt Chiffre Lohnbuchhaltung Hier kann eine besondere Chiffre für Lohn/Gehalt vergeben werden. Für jedes Jahr ist eine andere Chiffre möglich. Wenn eine Chiffre vergeben wird, erfolgt beim nächsten Start einer der Programm-

99 99 funktionen von Lohn/Gehalt die Aufforderung, die Chiffre einzugeben. Die Eingabe muss in umgekehrter Reihenfolge vorgenommen werden. Ohne Eingabe der Chiffre kann das Modul Lohn/Gehalt anschließend nicht mehr gestartet werden. 9. Berechnungsvarianten für Teilmonate auf Basis Wird ein Mitarbeiter nicht über den gesamten Monat beschäftigt oder sind Lohnfortzahlungszeiträume zu berechnen, dann berechnet RA-MICRO den Gehaltsanteil automatisch. In diesem Bereich wird festgelegt, auf welcher Basis die Berechnung erfolgen soll. Es besteht die Wahl zwischen: Berechnung auf Basis von Kalendertagen, Berechnung auf Basis von 30 Tagen, Berechnung auf Basis von konkreten Arbeitstagen des Monats oder Berechnung auf Basis von konkreten Arbeitsstunden des Monats. Die Anzahl der Kalendertage bzw. die Zahl der Arbeitstage eines Kalendermonats ermittelt RA-MICRO automatisch. Die Arbeitsstunden eines Kalendermonats müssen bei Gehalt berechnen eingegeben und vorher bei Mitarbeiterdaten ändern die Einstellung gewählt werden, dass anstelle eines festen Gehaltes die Bezahlung nach Stundenlohn vereinbart ist. Wenn die Variante mit Arbeitstagen gewählt ist, müssen bei der Eingabe von bestimmten Ausfallzeiten unter 13. Gehalt berechnen, Zusatzangaben zur Gehaltsberechnung zusätzlich noch die SV-Tage eingegeben werden, weil diese aus Arbeitstagen nicht automatisch ermittelt werden können. Insofern ist bei dieser Variante unter Umständen der Erfassungsaufwand größer. b) Karteikarte Steuern 3. Adresse Finanzamt Die Adressnummer des für die Lohnsteueranmeldungen zuständigen Finanzamtes wird eingegeben. Der Adresse wird auch die Bankverbindung zur Überweisung der Lohnsteuerbeträge entnommen. Wenn die Adressnummer unbekannt ist, kann -wie bei allen gelb unterlegten Feldern - durch Eingabe des Namens danach gesucht werden. Eine Neuanlage ist über Ga möglich. Nebenstehend wird der hinterlegte Name angezeigt. 97. Finanzamtsnummer Die Nummer des Finanzamtes wird angegeben, an das die Lohnsteuerbeträge abgeführt werden. Für das Bundesland, das auf der Karteikarte Allgemeines gewählt wurde, steht eine Liste der Finanzamtsnummern zur Auswahl. 4. Steuernummer Die Steuernummer für die Lohnsteuer im 13-stelligen ELSTER-Format wird eingegeben, wenn diese bekannt ist. Sie wird zur Überweisung und zur Übermittlung der Lohnsteueranmeldung benötigt. Wenn die Steuernummer im ELSTER-Format nicht bekannt ist, und die Finanzamtsnummer im Feld darüber eingetragen ist, wird die bekannte Steuernummer in dieses Feld eingetragen. RA-MICRO versucht dann mit Routinen der bayerischen Finanzverwaltung die eingegebene Steuernummer in eine Steuernummer im ELSTER-Format zu wandeln. RA-MICRO benötigt zum einwandfreien Funktionieren eine korrekte Steuernummer im ELSTER-Format, daher wird die Speicherung der Allgemeinen Grunddaten ohne diese Angabe verweigert. 5. Pauschale Kirchensteuer für alle Wenn diese Einstellung gewählt wird, wird für alle pauschal zu versteuernden Mitarbeiter der pauschale Kirchensteuersatz erhoben, auch für konfessionslose Arbeitnehmer. Es gilt der ermäßigte Steuersatz, der in Monatliche Grunddaten ändern, auf der Karteikarte Lohn/Kirchensteuer unter 3. eingetragen ist. Wenn die Einstellung nicht gewählt ist, wird für den Mitarbeiter Kirchensteuer nur dann erhoben, wenn er einer Kirche angehört. Der dann anzuwendende normale Steuersatz ist in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Lohn/Kirchensteuer unter 2. einzutragen. Die jeweilige Religionszugehörigkeit des Mitarbeiters ist in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Lohnsteuer/Kirchensteuer unter 6 einzutragen.

100 Mindest-Kirchensteuer immer Wenn diese Einstellung gewählt ist, wird Mindestkirchensteuer auch dann abgeführt, wenn keine Lohnsteuer anfällt. Es handelt sich um eine Ausnahme, die in verschiedenen Bundesländern (z. B. Schleswig-Holstein) anwendbar sein kann. 8. Lohnsteueranmeldung Der Zeitraum für die Lohnsteueranmeldungen wird gewählt, der vom Finanzamt mitgeteilt wurde: monatlich: Lohnsteueranmeldung erfolgt monatlich, quartalsweise: Lohnsteueranmeldung wird nur alle drei Monate übermittelt oder jährlich: jährliche Lohnsteueranmeldung im Monat 12. c) Karteikarte Krankenkassen Diese Karteikarte enthält eine Aufstellung, in der eine Zeile zur Bearbeitung oder Neuanlage aufgerufen werden kann. In der Toolbar kann mit eine Maske zur Neuanlage einer Krankenkasse aktiviert oder mit die Maske zur Bearbeitung aufgerufen werden. Mit kann eine unten in der Aufstellung markierte Krankenkasse wieder gelöscht werden, wenn diese Krankenkasse bei keinem Mitarbeiter mehr eingetragen ist. Die Maske Krankenkasse lfd. Nummer öffnet sich zur Bearbeitung/Neuanlage. Hier können 25 Krankenkassen mit folgenden Angaben erfasst werden: Versorgungswerk Damit ist es möglich, ein Versorgungswerk zu wählen und ein entsprechendes Beitragskonto einzugeben. Für alle Angestellten, die bei dem jeweiligen Versorgungswerk versichert sind, wird in Mitarbeiterdaten, Registerkarte SV in Zeile 44 das Versorgungswerk gewählt. Auf der Karteikarte Krankenkassen werden Versorgungswerke durch ein V in der letzten rechten Spalte gekennzeichnet. Betriebsnummer der Krankenkasse Die Neuanlage einer Krankenkasse kann auch durch die Eingabe der Betriebsnummer der Krankenkasse erfolgen. Die Betriebsnummer der Krankenkasse wird in der Regel auf der Mitgliedsbescheinigung des Mitarbeiters angegeben. Ist die Betriebsnummer der Krankenkasse nicht bekannt, kann die Krankenkasse im folgenden Bereich Name als Krankenkasse gewählt werden. Name als Krankenkasse Die Krankenkasse wird gewählt, falls die Betriebsnummer nicht bekannt ist. Beitragskonto Das Beitragskonto des Arbeitgebers beim Versorgungswerk wird eingegeben. Bei der Krankenkasse ist die Eingabe des Beitragskontos nicht erforderlich, dort wird der Arbeitgeber unter der Betriebsnummer geführt. Diese wird in den Allgemeinen Grunddaten Karteikarte Allgemeines hinterlegt. Adresse Die Adressnummer der für die Kanzlei zuständigen Geschäftsstelle der Krankenkasse wird eingegeben. Krankenkasse ist Einzugsstelle für geringfügig Beschäftigte Die Einzugsstelle für geringfügig Beschäftigte derzeit die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft- Bahn-See wird als Krankenkasse erfasst und durch diese Einstellung als Einzugsstelle gekennzeichnet. In der Liste wird die Einzugsstelle durch ein G in der letzten Spalte gekennzeichnet. Ein G darf nur in einer Zeile stehen. Sofern sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt sind, die bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See krankenversichert sind, muss die Knappschaft als Krankenkasse ein zweites Mal angelegt werden, ohne diese dann als Einzugsstelle für die pauschalen Arbeitgeberbeträge für geringfügig Beschäftigte zu definieren. Für die Einzugsstelle für geringfügig Beschäftigte sind in den Monatlichen Grunddaten nur die Sätze für die Umlagen U1 und U2 zu erfassen. Die pauschalen Beitragssätze ergeben sich aus den besonderen Bestimmungen für geringfügig Beschäftigte. Es werden besondere Beitragsnachweise und Beitragsaufstellungen erstellt. Entsprechende Eingaben werden auf der Karteikarte Geringfügig Beschäftigte in Mitarbeiterdaten ändern gemacht.

101 SV Meldung über: Es kann gewählt werden, ob eine Datenübermittlung an die Krankenkassen mit sv.net classic oder sv.net Online (inklusive Beitragserhebung an Versorgungswerk) vorgenommen werden soll. Wenn die Datenübermittlung mit sv.net Online gewählt wird, werden die Beitragserhebungen für das Versorgungswerk über sv.net Online anstelle von übermittelt. Alle Daten an sv.net Online müssen manuell übertragen werden. d) Karteikarte Abzüge Auf der Karteikarte Abzüge können Minderungen der Vergütung Bezeichnungen zugeordnet werden. Alle Abzüge sind Nettoabzüge, sie mindern die steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Vergütung nicht. 65. Bezeichnung Abzug 1 Abzug 1 ist für Vergütungsminderungen nach einem vorzugebenden Prozentsatz vom Bruttogehalt vorgesehen. Die Vergabe des Prozentsatzes erfolgt auf der Karteikarte Abzüge, Zeile 59 in Monatliche Grunddaten ändern. Die Anwendung auf den einzelnen Mitarbeiter erfolgt bei Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 64 durch entsprechende Wahl. Abzug 1 kann im Saarland und in Bremen für den Kammerbeitrag der Arbeitskammern genutzt werden. 66. Bezeichnung Abzug 2 Abzug 2 ist wie Abzug 1 für Vergütungsminderungen nach einem vorzugebenden Prozentsatz vom Bruttogehalt vorgesehen. Die Vergabe des Prozentsatzes erfolgt ebenfalls auf der Karteikarte Abzüge, Zeile 60 in Monatliche Grunddaten ändern. Die Anwendung auf den einzelnen Mitarbeiter erfolgt bei Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 65 durch entsprechende Wahl. Abzug 2 kann ebenfalls in Bremen und im Saarland für den Kammerbeitrag der Arbeitskammern genutzt werden. 67. Bezeichnung Abzug 3 Abzug 3 ist wie Abzug 1 und Abzug 2 für Vergütungsminderungen nach einem vorzugebenden Prozentsatz vom Bruttogehalt vorgesehen. Die Vergabe des Prozentsatzes erfolgt auch auf der Karteikarte Abzüge, Zeile 61 in Monatliche Grunddaten ändern. Die Anwendung auf den einzelnen Mitarbeiter erfolgt bei Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 66 durch entsprechende Wahl. 68. Bezeichnung Abzug 4 Abzüge 4 und 5 sind als betragsmäßig festgelegte Vergütungsminderungen vorgesehen. Soll für alle Mitarbeiter ein einheitlicher Betrag gelten, erfolgt die Eingabe in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in den Zeile 62 (Betrag), nachdem hier eine Bezeichnung vergeben wurde. Sollen für einzelne Mitarbeiter individuelle Beträge abgezogen werden, erfolgt die Eingabe bei dem jeweiligen Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Abzüge, Zeile Bezeichnung Abzug 5 Abzug 5 ist wie Abzug 4 als betragsmäßig festgelegte Vergütungsminderung vorgesehen. Soll für alle Mitarbeiter ein einheitlicher Betrag gelten, erfolgt die Eingabe in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 63 (Betrag), nachdem hier eine Bezeichnung vergeben wurde. Sollen für einzelne Mitarbeiter individuelle Beträge abgezogen werden, erfolgt die Eingabe bei dem jeweiligen Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Abzüge, Zeile Bezeichnung Abzug 6 Abzüge 6 und 7 sind auch für betragsmäßig festgelegte Vergütungsminderungen vorgesehen. Der jeweilige Abzugsbetrag ist zwingend für jeden Mitarbeiter individuell der Höhe nach festzulegen. Nachdem der Abzug bezeichnet wurde, wird auf der Karteikarte Abzüge in Mitarbeiterdaten ändern, Zeile 69 für jeden Mitarbeiter gesondert der gewünschte Abzugsbetrag festgelegt.

102 Bezeichnung Abzug 7 Abzüge 6 und 7 sind auch für betragsmäßig festgelegte Vergütungsminderungen vorgesehen. Der jeweilige Abzugsbetrag ist zwingend für jeden Mitarbeiter individuell der Höhe nach festzulegen. Nachdem der Abzug hier bezeichnet wurde, wird auf der Karteikarte Abzüge in Mitarbeiterdaten ändern, Zeile 70 für jeden Mitarbeiter gesondert der gewünschte Abzugsbetrag festgelegt. e) Karteikarte Zulagen Auf der Karteikarte Zulagen werden die allgemein als Zulagen bezeichneten Bestandteile der Vergütung definiert. Weitere Hinzurechnungen zum Grundgehalt/Grundlohn werden auch auf den Karteikarten in Mitarbeiterdaten ändern festgelegt, etwa Zuschüsse des Arbeitgebers zu vermögenswirksamen Leistungen auf der Karteikarte VwL. 74. Bezeichnung Zulage 1 Zulage 1 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Die Zulage 1 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Der Prozentsatz wird in Monatliche Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 65. festgelegt. Anschließend wird die Zulage für jeden Mitarbeiter gesondert in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 73 bestätigt. Zulage 1 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage Bezeichnung Zulage 2 Zulage 2 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Zulage 2 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Der Prozentsatz wird in Monatliche Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen Zeile 66 festgelegt. Anschließend wird die Zulage für jeden Mitarbeiter gesondert in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 74 bestätigt. 76. Bezeichnung Zulage 3 Zulage 3 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Zulage 3 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Der Prozentsatz wird in Monatliche Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 67 festgelegt. Anschließend wird die Zulage für jeden Mitarbeiter gesondert in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 75 bestätigt. Zulage 3 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage Bezeichnung Zulage 4 Die Bezeichnung für eine lohnsteuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Bruttozulage wird vergeben, die als laufender Arbeitslohn zu behandeln ist. Diese für alle Mitarbeiter betragsmäßig festgelegte Zulage berechnet sich nach einem vorzugebenden Festbetrag, der individuell für jeden Mitarbeiter geändert werden kann. Der einheitliche Betrag wird nach der Bezeichnung in Monatliche Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 68 festgelegt. Vom Einheitsbetrag abweichende Beträge werden für jeden Mitarbeiter gesondert in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 76 eingetragen.

103 Bezeichnung Zulage 5 Zulage 5 ist eine Nettozulage, die lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei ist. Diese für alle Mitarbeiter betragsmäßig festgelegte Zulage berechnet sich nach einem vorzugebenden Festbetrag, der individuell für jeden Mitarbeiter geändert werden kann. Der einheitliche Betrag wird nach der Bezeichnung in Monatliche Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 69 festgelegt. Vom Einheitsbetrag abweichende Beträge werden für jeden Mitarbeiter gesondert in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 77 eingetragen. 79. Bezeichnung Zulage 6 Zulage 6 ist eine Nettozulage, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist. Diese für alle Mitarbeiter betragsmäßig festgelegte Zulage berechnet sich nach einem vorzugebenden Festbetrag je Kinderfreibetrag, der individuell für jeden Mitarbeiter geändert werden kann. Der einheitliche Betrag wird nach der Bezeichnung in Monatliche Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 70 festgelegt. Vom Einheitsbetrag abweichende Beträge werden für jeden Mitarbeiter gesondert in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 78 eingetragen. 80. Bezeichnung Zulage 7 Zulage 7 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Der Betrag der Zulage wird nach der Bezeichnung für jeden Mitarbeiter individuell in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 79 festgelegt. Zulage 7 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage Bezeichnung Zulage 8 Zulage 8 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Der Betrag der Zulage wird nach der Bezeichnung für jeden Mitarbeiter individuell in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 80 festgelegt. Zulage 8 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage Bezeichnung Zulage 9 Zulage 9 ist eine lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Bruttozulage, die als Einmalzahlung (Prämie, Tantieme) nach Jahrestabelle zu versteuern ist. Die Höhe der Zulage ist für jeden Mitarbeiter nach Vergabe der Bezeichnung individuell in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 81 festzulegen. 83. Bezeichnung Zulage 10 Zulage 10 ist eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Nettozulage. Die Höhe des Zulagebetrages ist individuell für jeden Mitarbeiter nach Vergabe der Bezeichnung in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 82 festzulegen. 84. Bezeichnung Zulage 11 Zulage 11 ist lohnsteuerpflichtig aber sozialversicherungsfrei. Die Zulage wird als laufender Arbeitslohn versteuert. Die Höhe des Zulagebetrages ist individuell für jeden Mitarbeiter nach Vergabe der Bezeichnung in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 84 festzulegen. 85. Bezeichnung Bezüge pauschal versteuert Eine Bezeichnung wird definiert, wenn von der Vorgabe Bezüge pauschal versteuert auf der Gehaltsabrechnung abgewichen werden soll. Die definierte Bezeichnung erscheint dann allein auf der Gehaltsabrechnung. Die Zulage in diesem Feld wird pauschal mit 20% versteuert und ist sozialversicherungsfrei.

104 104 Die Höhe des Zulagebetrages ist individuell für jeden Mitarbeiter nach Vergabe der Bezeichnung in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Gehalt/Zuschläge, Zeile 18 festzulegen. 86. Bezeichnung Zulage 12 Zulage 12 ist eine lohnsteuerfreie aber sozialversicherungspflichtige Zulage, die als laufender Arbeitslohn zu behandeln ist. Die Höhe des Zulagebetrages ist individuell für jeden Mitarbeiter nach Vergabe der Bezeichnung in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 85 festzulegen Bezeichnung Zulage 13 Hier kann die Bezeichnung für eine Zulage eingegeben werden, die mit 25 % pauschal versteuert werden soll. Der Bezug ist sozialversicherungsfrei. Die Höhe des Zulagebetrages ist individuell für jeden Mitarbeiter nach Vergabe der Bezeichnung in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 134 festzulegen. f) Karteikarte Sachkonten Auf der Karteikarte Sachkonten können die Sachkonten eingegeben werden, auf die jeweils Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Lohn- und Kirchensteuer, vermögenswirksame Leistungen und Lebensversicherungen gebucht werden sollen. Die Übergabe der Buchungen an die Finanzbuchhaltung erfolgt mit Druck Abrechnung und Listen. Dort in der Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau kann in Zeile 8 auch das Finanzkonto bzw. Finanz-Zwischenkonto eingegeben werden. Das Finanz-Zwischenkonto ist empfehlenswert, wenn tatsächlich bei der Buchung noch kein Abfluss vom Finanzkonto erfolgen sollte. Dabei ist zu beachten, dass es bei der Einnahmen-Überschuss- Rechnung auf den tatsächlichen Zahlungsabfluss bei Berücksichtigung als Betriebsausgabe ankommt. 87. Sachkonto Gehälter Der RA-MICRO Kontenrahmen sieht dafür 4120 Gehälter vor. 88. Sachkonto gesetzliche soziale Aufwendungen Der RA-MICRO Kontenrahmen sieht dafür 4130 Sozialversicherung vor. 89. Sachkonto Lohnsteuer/Kirchensteuer Der RA-MICRO Kontenrahmen sieht dafür 4121 Lohnsteuer vor; das Sachkonto 4120 Gehälter wäre ebenfalls möglich. 90. Sachkonto Vermögenswirksame Leistungen Der RA-MICRO Kontenrahmen sieht dafür 4170 Vermögensw. Leistungen vor. 91. Sachkonto freiwillige soziale Aufwendungen Der RA-MICRO Kontenrahmen sieht dafür 4140 Freiw.soz.Aufw. lstfr. vor. 92. Sachkonto Fahrgeld (pauschalversteuert) Der RA-MICRO Kontenrahmen sieht dafür 4175 Fahrkosten-Erstattung vor. Wenn hier nichts oder dasselbe Konto wie im Eingabefeld 87. Sachkonto Gehälter geschlüsselt wird, werden Fahrgelder und Gehälter in einem Betrag auf das im Eingabefeld 87. Sachkonto Gehälter angegebene Konto gebucht. Eine separate Buchung der Fahrgelder erfolgt nur, wenn an dieser Stelle ein von Eingabefeld 87 abweichendes Sachkonto angegeben wird Überweisung über Dispodatei Mit dieser Auswahl werden Zahlungen in eine Dispodatei übernommen. Dies stellt eine Alternative zur Übernahme in eine Zahlungsdatei dar. Die Zahlungen werden in einer Dispo- oder Zahlungsdatei gespeichert, wenn die entsprechende Option in Druck Abrechnung und Listen in der Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau, Zeile 6 gewählt wird. g) Karteikarte Unfallversicherung Die folgenden Angaben werden seit 2009 für die SV-Meldungen an die Krankenkassen benötigt. Die Arbeitszeitangaben werden für diese Meldungen ebenfalls benötigt. Für Stundenlöhne werden die bei den monatlichen Abrechnungen eingegebenen Stunden zugrunde gelegt und für alle anderen Mitarbeiter erfolgt die entsprechende Meldung aus den Werten in den Grunddaten. Fehlen bestimmte Angaben, dann wird der Vollarbeiterrichtwert gemeldet. Dieser gibt die durchschnittliche Jahresstundenzahl eines Vollzeitbeschäftigten an, die unter Zuhilfe-

105 105 nahme von Daten des Statistischen Bundesamtes und der Krankenkassen jährlich neu ermittelt und den Abrechnungsstellen bis zum 30. Oktober eines Jahres mitgeteilt wird. In RA-MICRO ist dieser Wert hinterlegt Betriebsnummer der Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft: Die zuständige Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft wird durch Eingabe der Betriebsnummer gewählt. Wenn eine solche nicht vorliegt, kann auch in der nächsten Zeile eine Auswahl in der Liste vorgenommen werden Name der Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft: Hier kann in der Auswahlliste der Namen der zuständigen Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft gewählt werden Gefahrtarifstelle: Die Gefahrtarifstelle wird aus der Auswahlliste gewählt Höchstjahresarbeitsverdienst: Der Höchstjahresarbeitsverdienst wird von RA-MICRO automatisch ermittelt und ist ggf. zu korrigieren Mindestjahresentgelt Ost: Das Mindestjahresentgelt Ost wird von RA-MICRO automatisch ermittelt und ist ggf. zu korrigieren Mindestjahresentgelt West: Das Mindestjahresentgelt West wird von RA-MICRO automatisch ermittelt und ist ggf. zu korrigieren Mitgliedsnummer in der Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft: Die Mitgliedsnummer in der Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft wird angegeben Vollarbeiterrichtwert: Standardmäßig wird der Vollarbeiterrichtwert von RA-MICRO vorgegeben Wöchentliche Soll-Arbeitszeit in Stunden Die wöchentliche Soll-Arbeitszeit der Kanzlei wird eingegeben. Die tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit von Teilzeitarbeitskräften wird in Mitarbeiter-Daten ändern eingegeben.

106 Berechnungsdatum Abb. 73: Maske Lohn/Gehalt Eingabefeld für das Berechnungsdatum Beim ersten Aufruf durch einen Benutzer an einem Tag von Lohn/Gehalt wird das für Erfassungen und Berechnungen dieses Benutzers maßgebliche Datum abgefragt (erheblich sind nur Monat und Jahr). Dieses Datum wird dann für weitere Erfassungen und Berechnungen gespeichert, die an diesem Tag durchgeführt werden. Wenn an diesem Tag noch Berechnungen durchgeführt werden sollen, für die ein anderes Datum maßgeblich sein soll, kann das neue Datum an dieser Stelle eingegeben werden. Es wird dann für weitere Erfassungen und Berechnungen gespeichert, die an diesem Tag durchgeführt werden sollen.

107 Druck Abrechnung und Listen Abb. 74: Maske Druckauswahl Diese Programmfunktion dient dem Druck der nicht elektronisch zu übermittelnden Bescheinigungen, Formulare und Daten der Lohnbuchhaltung; teilweise ist auch eine Anzeige möglich. Bevor Auswertungen für einen Monat gedruckt werden, muss erst mit der Programmfunktion Gehalt berechnen die Berechnung für den Monat durchgeführt werden. Auswertungen sollten in der Regel doppelt archiviert werden, ein Exemplar für den Empfänger und ein Exemplar für die Kanzlei, was aber nicht in demselben Durchgang erfolgen muss. Änderungen der Grunddaten und der Mitarbeiterdaten wirken sich beim Druck erst aus, wenn vorher die Programmfunktion Gehalt berechnen aufgerufen wurde. Anzeige/Druck In der Maske Druckauswahl wird gewählt, ob sich die unten ausgewählten Bescheinigungen, Listen etc. nur anzeigen oder diese ohne vorherige Anzeige gedruckt werden sollen. Anzeige Bei folgenden Auswertungen ist eine Anzeige möglich: Gehaltsbescheinigung, SV-Beitragsaufstellung, Nachweis der Lohnsteuer-Beträge, Lohnkonto, Lohnjournal, Mitarbeiterliste und Urlaubsnachweis. Bei anderen Auswertungen reicht gegebenenfalls ein Probedruck. Anzeige wird gewählt und bei den gewünschten Auswertungen eine 1 eingegeben.

108 108 Druck Nach Auswahl der Einstellung Druck sind folgende Ausdrucke möglich und es kann jeweils auf dem unter Drucker gewählten Drucker die gewünschte Anzahl abgerufen werden: Gehaltsbescheinigung, SV-Beitragsnachweis, SV-Beitragsaufstellung, Nachweis der Lohnsteuer-Beträge, Lohnkonto, Lohnjournal, Mitarbeiterliste und Urlaubsnachweis. 3. Anzahl Exemplare Gehaltsbescheinigung Es wird eingegeben, in wie vielen Ausfertigungen die Gehaltsbescheinigungen gedruckt werden sollen. Jede Gehaltsbescheinigung sollte doppelt gedruckt werden, ein Exemplar für den Arbeitnehmer und ein Exemplar für die Lohnakte, was aber nicht in demselben Durchgang erfolgen muss. Zur Kennzeichnung der einzelnen Positionen werden in der Gehaltsabrechnung folgende Abkürzungen verwendet (Legende): Bruttobezüge: L = laufender Bezug S = sonstiger Bezug Sozialversicherungspflicht S = sozialversicherungspflichtig E = Einmalzahlung A = pauschal Arbeitgeber F = Fünftelregelung Gesamtbrutto G = Gesamtbrutto - = kein Gesamtbrutto Wenn mit der Programmfunktion Lohnsteuerjahresausgleich ein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt wurde, enthalten die Gehaltsbescheinigungen einen entsprechenden Vermerk. Mit der Anzeige oder dem Druck der Gehaltsbescheinigungen werden bestimmte Auswertungen erst mit Daten gefüllt, sodass es sich nach jeder Berechnung empfiehlt, sich die neu berechneten Gehaltsbescheinigungen zumindest anzeigen zu lassen. 4. Anzahl Exemplare SV-Beitragsnachweis Die Anzahl der gedruckten Ausfertigungen des Sozialversicherungs-Beitragsnachweises wird eingegeben, der an die Krankenkasse zu übersenden ist. Eine elektronische Übermittlung an die Krankenkasse wird mit Elektronische Beitragsnachweise vorgenommen. Wenn der Druck der Beitragsnachweise gewählt ist, werden die Werte für die Beiträge an die Krankenkassen zur weiteren Verarbeitung an das Zahlungen übergeben, sofern in der folgenden Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau die entsprechende Einstellung Speichern in Zahlungsdatei gesetzt ist. 5. Anzahl Exemplare SV-Beitragsaufstellung Es wird eingegeben, wie oft die Sozialversicherungs-Beitragsaufstellung vervielfältigt werden soll. Diese Aufstellung ist nicht erforderlich, erleichtert aber die Übersicht über die Beträge, die dem SV-Beitragsnachweis zugrunde liegen. 6. Anzahl Exemplare Lohnsteueranmeldung Seit 2005 wird die Lohnsteueranmeldung mit ELSTER versendet, deshalb ist diese Zeile abgegraut. Der Arbeitgeber-Pauschbetrag für Lohnsteuer (2%) für geringfügig Beschäftigte ist nicht in der Lohnsteueranmeldung, sondern im SV-Beitragsnachweis enthalten, der an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Einzugsstelle) gesendet wird.

109 Anzahl Exemplare Nachweis der LSt-Beträge Die Anzahl der gedruckten Nachweise der Lohnsteuer-Beträge wird gewählt. Diese Aufstellung ist nicht erforderlich, erleichtert aber die Übersicht über die Beträge, die der Lohnsteueranmeldung zugrunde liegen. Sie enthält eine Übersicht der abgeführten Beträge für den gewählten Monat, gegliedert nach Lohnsteuer, pauschaler Lohnsteuer nach 40a Einkommensteuergesetz sowie nach 40, 40b EStG, Kirchensteuer, pauschaler Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und pauschaler Steuer gemäß 37b EStG. Wenn der Druck der Nachweise der Lohnsteuer-Beträge gewählt ist, werden die Werte für die Lohnsteueranmeldung zur weiteren Verarbeitung an das Modul Zahlungen übergeben, sofern in der folgenden Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau die entsprechende Einstellung Speichern in Zahlungsdatei gesetzt ist. 8. Anzahl Exemplare Lohnkonto An dieser Stelle wird bestimmt, wie viele Ausfertigungen des Lohnkontos gedruckt werden. Das Lohnkonto ist eine Übersicht aller wichtigen Gehaltsdaten für jeden einzelnen Mitarbeiter mit Jahressummen. Das Lohnkonto ist die zentrale mitarbeiterbezogene Auswertung der Lohnbuchhaltung. 9. Anzahl Exemplare Lohnjournal Die Anzahl gedruckter Ausfertigungen des Lohnjournals wird eingegeben. Das Lohnjournal ist eine Übersicht der zu zahlenden Beträge eines Monats für den Arbeitgeber und gegliedert nach Auszahlungsbeträgen, Steuer, vermögenswirksamen Leistungen (VWL), Sozialversicherungsanteilen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Unfallversicherung, Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung/Pflegeversicherung, Summe und Bruttolohn. Das Lohnjournal ist die zentrale monatliche Auswertung der Lohnbuchhaltung. 10. Anzahl Exemplare Steuerkarte Die Zeile ist abgegraut, da die Lohnsteuer-Mitarbeiterdaten seit Anfang 2005 elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden müssen (Elektronische Lohnsteuerbescheinigung). 12. Anzahl Exemplare Mitarbeiterliste Die Anzahl der gedruckten Ausfertigungen der Mitarbeiterliste wird gewählt. Sie enthält den Namen des Mitarbeiters, Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses sowie die Adressnummer. Mitarbeiterlisten sind bei kleineren Kanzleien nur zum Jahresende sinnvoll. 13. Anzahl Exemplare Urlaubsnachweis Die Anzahl der Übersichten über den Jahresurlaub wird gewählt, enthalten sind genommene Urlaubstage und der Resturlaub aller Mitarbeiter. Dieses Eingabefeld steht nur zur Verfügung, wenn in Allgemeine Grunddaten ändern, Registerkarte Allgemeines, die Einstellung 93. mit Urlaubsnachweis gewählt wurde. Wenn Urlaubsplanung genutzt wird, sind die Nachweise dort unter Statistik zu finden.

110 110 Buchungsauswahl und Listenaufbau Abb. 75: Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau Nach Bestätigung der Maske Druckauswahl wird die weitere Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau aufgerufen, in der je nach den gewählten Ausdrucken noch weitere Eingaben möglich sind. 1. Für Monat Hier kann innerhalb des aktuellen Jahres der anzuzeigende oder auszudruckende Monat gewählt werden. Die bis zum gewählten Monat aufgelaufenen Zahlenwerte werden dem Vormonat entnommen. Deshalb müssen die Monate lückenlos in Folge berechnet werden. Die Auswahl eines Monats ist nicht möglich, wenn nur eine Mitarbeiterliste gedruckt werden soll, da diese nicht monatsbezogen ist. 2. Für Mitarbeiter Dieses Eingabefeld steht nur zur Verfügung, wenn mitarbeiterbezogene Auswertungen - etwa Gehaltsbescheinigungen oder Lohnkonten gedruckt werden sollen. Die Mitarbeiter werden ausgewählt, für die z. B. die Gehaltsbescheinigungen gedruckt werden sollen. In Vormonaten ausgeschiedene Mitarbeiter werden automatisch übersprungen. 4. Speicherung in Zahlungsdatei/Dispodatei Wenn diese Einstellung gewählt wird, werden die Zahlungen, die sich aus den gewählten Auswertungen ergeben, in die unter Nr. 6 gewählte Zahlungsdatei von Zahlungen übernommen. Es handelt sich um die Nettobeträge, die vermögenswirksamen Leistungen, die Lebensversicherung, die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohn- und Kirchensteuer. Wenn alle sich aus Lohn/Gehalt ergebenden Zahlungen übernommen werden sollen, müssen alle Gehaltsbescheinigungen, die Lohnsteueranmeldung und der SV-Beitragsnachweis abgerufen werden. Andererseits kann durch eine entsprechende Auswahl nur ein Teil der Zahlungen in eine Zahlungsdatei übernommen werden. RA-MICRO prüft, ob die Daten bereits übernommen wurden. Ist dies der Fall, erfolgt eine Warnung. Der Anwender entscheidet bei jedem Mitarbeiter bzw. bei jeder Krankenkasse und dem Finanzamt, ob die Übernahme in Zahlungen noch einmal erfolgen soll.

111 111 Wenn auf der Karteikarte Sachkonten, Allgemeine Grunddaten ändern, die Einstellung 101. Überweisung über Dispodatei gesetzt wurde, kann alternativ in eine Dispodatei gespeichert werden. 6. Nr. der Zahlungsdatei/ Nr. der Dispodatei Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung 4. Speicherung in Zahlungsdatei gewählt wurde. Wenn mit mehreren Zahlungsdateien gearbeitet wird, kann die Zahlungsdatei gewählt werden, in der die Zahlungen übernommen werden sollen. Wenn keine Eingabe erfolgt, werden die Zahlungen in die aktive Zahlungsdatei der Zahlungen eingefügt. Wenn auf der Karteikarte Sachkonten, Allgemeine Grunddaten ändern, die Einstellung 101. Überweisung über Dispodatei gesetzt wurde, kann Dispodatei gewählt werden. 8. Finanzkonto für Buchungen Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung 7. Buchen in Buchhaltung gewählt wurde. Ein Finanzkonto für die Buchungen kann eingegeben werden. Es wird geprüft, ob eine gültige Finanzkonto - Kontonummer zwischen 1000 und eingegeben wurde. Da die Zahlungen bei der Übernahme der Buchungen in der Regel noch nicht erfolgt sind, kann ein Finanz-Zwischenkonto für die Buchungen eingegeben werden, von dem bei erfolgter Zahlung auf das tatsächliche Finanzkonto umgebucht werden kann. 9. Gehaltsbescheinigung mit Jahressummen Gehaltsbescheinigung mit Jahressummen kann nur gewählt werden, wenn in der Druckauswahl der Druck oder die Anzeige von Gehaltsbescheinigungen eingestellt wurde. Gehaltsbescheinigungen, die neben den Summen des berechneten Monats auch die aufgelaufenen Zahlen des laufenden Jahres anzeigen, werden ausgegeben. 10. Linker Rand (0-20): Abweichende linke Ränder im Bereich 0-20 cm werden für bestimmte Ausdrucke im Hochformat festgelegt. 11. Linker Rand (0-20 Querdruck): Abweichende linke Ränder für bestimmte Ausdrucke im Querformat werden festgelegt. 12. Schacht für Geh.-besch. und SV-Anmeldung: Ein Schacht des Druckers für den Druck der Gehaltsbescheinigungen und der SV-Anmeldung wird gewählt. 13. Schacht für alle anderen Listen Wenn andere Auswertungen als die der Gehaltsbescheinigungen und SV-Anmeldung gewünscht werden, wird der entsprechende Schacht des Druckers gewählt. Soll ein Schacht genutzt werden, der von der automatischen Auswahl abweicht, wird dies hier gewählt. 14. Zusätzliche Leerzeilen oben (Querdruck): Bei Druck im Querformat werden für bestimmte Auswertungen zusätzliche Leerzeilen oben eingegeben. 15. Zusätzliche Leerzeilen oben Das Gleiche gilt bei Druck im Hochformat. Für bestimmte Auswertungen werden zusätzliche Leerzeilen oben eingegeben. 16. Schriftart Die Schriftart für alle Ausdrucke wird festgelegt. 17. Schriftgröße Die Schriftgröße wird gewählt. Die Standard-Schriftgröße ist 10 Punkt. Aus Platzgründen sollte die Schriftgröße keinesfalls größer als 12 Punkt sein. Die Schriftgröße 8 Punkt ist empfehlenswert, um auch umfangreichere Listen wie das Lohnkonto auf einem DIN-A4-Blatt lesbar unterzubringen.

112 Zusatztext für Gehaltsbescheinigungen Für die gewählten Mitarbeiter können die Gehaltsbescheinigungen mit einem zusätzlichen Hinweis versehen werden. Der Dateiname ohne die Erweiterung z. B. txt (und maximal 8 Stellen) wird eingegeben, in der der zusätzliche Text hinterlegt ist. Beispiel: Bei Weihnachtswünschen ist die Datei weihnach.txt im Verzeichnis \ra\standard hinterlegt. Es wird nur weihnach eingetragen. 19. Für Krankenkasse: Wenn in der vorherigen Maske Druckauswahl der SV-Beitragsnachweis oder die SV-Beitragsaufstellung gedruckt werden sollte, wird hier gewählt, ob sie für alle oder für eine bestimmte Krankenkasse gedruckt werden sollen. Zusatzfunktionen In der Maske Druck Abrechnung und Listen lassen sich durch die Tastenkombination S? Zusatzfunktionen aufrufen. Es handelt sich hier um verschiedene Service- und Wartungsfunktionen. Der Aufruf der einzelnen Funktionen sollte in der Regel erst nach Rücksprache mit dem Anwendersupport erfolgen. Alle hier angebotenen Funktionen wirken nur für den Jahrgang der bei Lohn/Gehalt eingestellten Berechnungsgrundlage. Ggf. wird die Berechnungsgrundlage auf das Jahr umgestellt, für das eine der gleich genannten Funktionen ausgeführt werden soll. Protokoll anzeigen/drucken Über diese Programmfunktion wird ein Protokoll der im Lohnprogramm durchgeführten Änderungen und Berechnungen angezeigt. Das Protokoll kann gedruckt oder gespeichert werden auch auf externe Datenträger. Daten sichern Die Sicherung der Daten wird in der Regel durch das Lohnprogramm automatisch vorgenommen und zwar bei jeder Berechnung des Gehaltes. Die jeweils drei letzten Berechnungsergebnisse werden gespeichert. Hier kann eine manuelle Sicherung der Daten vorgenommen werden. Daten rücksichern Bei Auswahl dieser Programmfunktion werden die letzten drei Sicherungen des eingestellten Jahrgangs angeboten. Der Stand wird ausgewählt, der zurückgesichert werden soll. Datenbank komprimieren Über diese Programmfunktion kann die Datenbank für Lohn/Gehalt komprimiert werden, um Speicherplatz zu sparen. Senden LStB erneut ermöglichen Sollten Probleme bei der Verarbeitung der Lohnsteuerbescheinigungsdaten aufgetreten sein, die ein erneutes Senden der Daten erforderlich machen, kann über diese Programmfunktion der Übermittlungsstand zurückgesetzt werden. In Elektronische Lohnsteuerbescheinigung steht dann der Aufruf für das Senden der Daten wieder zur Verfügung.

113 113 Buchen in Finanzbuchhaltung II Abb. 76: Maske Buchen in Finanzbuchhaltung II Aus der Maske Buchungsauswahl und Listenaufbau kann mit der Schaltfläche Buchen in Finanzbuchhaltung II die gleichnamige Maske aufgerufen werden. Damit können Aufwands- und Verbindlichkeitskonten für die Buchung von Lohn und Gehalt in der Finanzbuchhaltung II festgelegt werden. Diese Programmfunktion steht nur zur Verfügung, wenn mit der Finanzbuchhaltung II gearbeitet wird; dafür können auf der Karteikarte Sachkonten der Allgemeinen Grunddaten keine Eintragungen vorgenommen werden. Zunächst ist in Buchen für Monat der Monat zu wählen, für den die Personalkosten gebucht werden sollen. Wenn Monate aufgerufen werden, bei denen noch nicht für alle Mitarbeiter die Programmfunktion Gehalt berechnen aufgerufen wurde, wird jeweils der nächste Mitarbeiter angezeigt, für den die Berechnung noch nicht vorgenommen wurde, und die Programmfunktion wird verlassen. Mit der Schaltfläche Start können die zu buchenden Werte in die Spalte Buchungsbetrag übernommen werden. Den Buchungsbereichen werden Personalkosten zugeordnet, siehe Buchungsbereiche der Personalkosten. Unter Sachkonten werden die Sachkonten eingegeben; diese werden gespeichert, wenn die Buchung in die Finanzbuchhaltung II übernommen wird, können dann aber jederzeit wieder geändert werden, wobei Änderungen wiederum nur bei der Übernahme der Buchung in die Finanzbuchhaltung II gespeichert werden. Mit der Schaltfläche Buchung in Finanzbuchhaltung II übernehmen können die Buchungen in die Finanzbuchhaltung II übernommen werden. Bevor eine erneute Buchung für denselben Zeitraum durchgeführt werden kann, müssten diese dort storniert werden.

114 114 Buchungsbereiche der Personalkosten für die Finanzbuchhaltung II Für die Übergabe aus Lohn/Gehalt in die Finanzbuchhaltung II werden den vorgegebenen Buchungsbereichen folgende Personalkosten zugeordnet: Gehälter Lohn/Gehalt + Sonderzahlung + Zulagen Nettoabzüge + Verpflegungszuschuss (pauschal) + Verpflegungszuschuss (steuerfrei) + Zuschuss für doppelte Haushaltsführung + pauschal versteuerte Vergütungen + Überstunden + Lohnfortzahlung + Mutterschaftsgeld + Versorgungsbezüge + Zuschuss Zeile 16 Steuerkarte Gesetzliche soziale Aufwendungen Arbeitgeberanteil Krankenversicherung + Arbeitgeberanteil Rentenversicherung + Arbeitgeberanteil Arbeitslosenversicherung + Arbeitgeberanteil Pflegeversicherung + Umlage 1 + Umlage 2 + Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung + Arbeitgeberzuschuss zur Pflegeversicherung Lohnsteuer/Kirchensteuer Pauschale Lohnsteuer + pauschale Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag für pauschale Lohnsteuer Vermögenswirksame Leistungen Arbeitgeberanteil vermögenswirksame Leistungen Freiwillige soziale Leistungen Lebensversicherung, falls nicht Gehaltsumwandlung Fahrgeld pauschalversteuert Fahrgeld pauschalversteuert Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt Lohn und Gehaltsverrechnung

115 115 Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer Verbindlichkeiten aus sozialen Leistungen Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer Summe Lohnsteuer/Kirchensteuer + Lohnsteuer Arbeitnehmer + Kirchensteuer Arbeitnehmer + Solidaritätszuschlag Arbeitnehmer Verbindlichkeiten aus sozialen Leistungen Summe Gesetzliche Soziale Aufwendungen + Summe Freiwillige Soziale Leistungen + Arbeitnehmeranteil Krankenversicherung + Arbeitnehmeranteil Rentenversicherung + Arbeitnehmeranteil Arbeitslosenversicherung + Arbeitnehmeranteil Pflegeversicherung Lohn- und Gehaltsverrechnung Summe Gehälter + Summe Gesetzliche soziale Aufwendungen + Summe Lohnsteuer/Kirchensteuer + vermögenswirksame Leistungen + freiwillige soziale Leistungen + Fahrgeld pauschal versteuert + Fahrgeld steuerfrei Selbst definierte Nettoabzüge müssen anschließend manuell verbucht werden, da eine automatische Zuordnung hier nicht möglich ist.

116 116 Standardkonten für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung II Für die Übernahme aus Lohn/Gehalt in die Finanzbuchhaltung II sind die Standardkonten in Lohn/Gehalt festzulegen. Folgender Kontenrahmen ist empfehlenswert: Kontenrahmen Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1741 Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer 1742 Verbindlichkeiten aus sozialer Sicherheit 1755 Lohn- und Gehaltsverrechnung 4120 Gehälter 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen 4120 Lohnsteuer/Kirchensteuer 4170 Vermögenswirksame Leistungen 4140 Freiwillige soziale Leistungen 4175 Fahrgeld pauschal versteuert 4175 Fahrgeld steuerfrei Kontenrahmen Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 3730 Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer 3740 Verbindlichkeiten aus sozialer Sicherheit 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnung 6020 Gehälter 6110 Gesetzliche soziale Aufwendungen 6020 Lohnsteuer/Kirchensteuer 6080 Vermögenswirksame Leistungen 6130 Freiwillige soziale Leistungen 6090 Fahrgeld pauschal versteuert 6090 Fahrgeld steuerfrei

117 Elektronische Beitragserhebung Versorgungswerk Abb. 77: Maske Beitragserhebung Versorgungswerk Die gesetzliche Pflicht besteht an Versorgungswerke SV-Meldungen und Beitragserhebungen elektronisch zu übermitteln. Dies kann mit Elektronische Beitragserhebung Versorgungswerk einfach erledigt werden. Die Beitragserhebung des Versorgungswerkes ist nicht an die Termine der Beitragsnachweise der Krankenkassen gebunden und kann daher nach der endgültigen Berechnung der Löhne/Gehälter durchgeführt werden. Einstellungen für die Anzeige/Druck und Übermittlung der Beiträge In der Maske Beitragserhebung Versorgungswerk wird zunächst der Monat gewählt, für den die Beitragserhebung bearbeitet werden soll. Mit Berechnen wird die Höhe der abzuführenden Beiträge ausgerechnet. Voraussetzung ist, dass vorher die Gehälter der Mitarbeiter berechnet wurden. 4. Speicherung in Zahlungsdatei/Dispodatei Es wird festgelegt, ob die Daten in eine Zahlungsdatei oder Dispodatei des Moduls Zahlungen übergeben werden. Eine Speicherung in eine Dispodatei ist nur wählbar, wenn auf der Karteikarte Sachkonten, Allgemeine Grunddaten ändern, die Einstellung 101. Überweisung über Dispodatei gesetzt wurde. 6. Nr. der Zahlungsdatei/Dispodatei Eine Wahl wird hier getroffen, wenn die Einstellung 4. Speicherung in Zahlungsdatei/Dispodatei aktiv ist. Wenn mit mehreren Zahlungsdateien/Dispodateien gearbeitet wird, wird die Zahlungsdatei/Dispodatei gewählt, in welche die Zahlungen übernommen werden sollen. Wenn nichts eingetragen wird, werden die Zahlungen in die aktive Zahlungsdatei/Dispodatei des Moduls Zahlungen übernommen. Wenn auf der Karteikarte Sachkonten, Allgemeine Grunddaten ändern, die Einstellung 101. Überweisung über Dispodatei gesetzt ist, kann eine Dispodatei gewählt werden.

118 118 Finanzkonto für Buchung: Diese Einstellung steht bei Aktivierung Buchen in Buchhaltung zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, ein Finanzkonto für die Buchungen einzugeben (Kontonummer zwischen 1000 und 1099). Beitragserhebung anzeigen/drucken/übermitteln Die Ergebnisse können eingesehen, gedruckt und elektronisch übermittelt werden. Elektronische Übermittlung der Beiträge In der aufgerufenen Maske, die ebenfalls Beitragserhebung Versorgungswerk heißt, wird zunächst der entsprechende Monat gewählt. Mit Start wird die Ergebnisliste aktiviert. Der Filterbereich kann aus- und wieder eingeblendet werden. Mit Onlineübermittlung in der Toolbar erfolgt das Senden je Mitarbeiter. Der Mitarbeiter wird in der Ergebnisliste aktiviert. Dazu wird im Internet die Seite gestartet. Die zu übermittelnden Angaben werden angezeigt und sind manuell in die Erfassungsmaske einzutragen. Mit Onlineübermittlung erfolgt wird die jeweilige Meldung als gesendet markiert und wird bei weiteren Aufrufen der Programmfunktion nicht mehr angezeigt. Für jede Übermittlung wird eine Antwort-Mail von gesendet. Die übermittelten Daten können gedruckt werden. Vor der ersten Übermittlung ist eine Registrierung mit der Betriebsnummer erforderlich. Die Freischaltung des Zugangs erfolgt zeitnah per Mail. Als Angaben ist das lfd. Arbeitsentgelt (nicht auf die Beitragsbemessungsgrenze gekürzt) und der Betrag von Sonderzahlungen (ebenfalls nicht auf die Beitragsbemessungsgrenze gekürzt) erforderlich. Weiterhin sind der rentenversicherungspflichtige Anteil der Sonderzahlung (EGA (einmalig gezahltes Arbeitsentgelt) Bemessungsgrundlage) sowie der Gesamtpflichtbeitrag anzugeben. Der Gesamtpflichtbeitrag ist auch bei Selbstzahlen inkl. des Eigenanteils anzugeben. Dieser entspricht entweder 92. Mitarbeiter-Beitrag Versorgungswerk auf der Karteikarte SV von Mitarbeiterdaten ändern oder wenn dieser gleich 0 ist, dem Arbeitgeber-Anteil zur RV. Der Betrag Höherversicherung kann informativ in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte SV 147. Höherversicherung eingegeben werden. Werden nach dem Berechnen der Beitragserhebung für zurückliegende Monate noch Änderungen notwendig, wird die Beitragserhebung für den Monat neu berechnet, dabei werden neue Beitragserhebungen erstellt. Diese werden erneut übermittelt. Die neuen Meldungen sind ebenfalls Grundmeldungen und diese ersetzen eine bereits übermittelte Meldung. Wurde die bisherige Meldung noch nicht als gesendet markiert, dann erfolgt dies beim Erstellen einer neuen Meldung automatisch. Für diese neue Beitragserhebung erfolgt keine Buchung und keine Überweisung, diese ist manuell (durch Bilden von Differenzen) durchzuführen. Zu beachten ist, dass alle SV-Meldungen für Mitarbeiter, die im Versorgungswerk rentenversichert sind, seit 2009 an die Krankenkasse und das Versorgungswerk erfolgen müssen. Die Meldungen werden daher doppelt gespeichert und müssen an die Krankenkasse und das Versorgungswerk übermittelt werden. Die Übermittlung an das Versorgungswerk ist nicht über sv.net Classic sondern nur über sv.net Online möglich. Es wird daher bei der Online-Übermittlung sv.net Online gestartet, wenn in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Krankenkasse, 113. SV-Meldungen über auch die Datenübermittlung an die Krankenkassen über sv.net Online eingeschaltet wurde. Es werden dann auch die Beitragserhebungen für das Versorgungswerk über sv.net Online anstelle übermittelt. Alle Daten an sv.net Online müssen manuell übertragen werden.

119 Elektronische Beitragsnachweise Abb. 78: Maske Elektronische Beitragsnachweise Nach erfolgter Berechnung der Gehälter werden die Beitragsnachweise berechnet, angezeigt, gedruckt und online an die Krankenkassen übermittelt. Die Daten können an die Buchhaltung übergeben werden. Einstellungen für die Anzeige/Druck und Übermittlung der Beiträge In der Maske Elektronische Beitragsnachweise wird zunächst der Monat ausgewählt, für den die Beiträge bearbeitet werden sollen. Mit Berechnen wird die Höhe der abzuführenden Beiträge berechnet. Speicherung in Zahlungsdatei/Dispodatei Es wird festgelegt, ob die Daten in eine Zahlungsdatei oder Dispodatei von Zahlungen übergeben werden sollen. Eine Speicherung in eine Dispodatei kann nur gewählt werden, wenn auf der Karteikarte Sachkonten, Allgemeine Grunddaten ändern, die Einstellung 101. Überweisung über Dispodatei gesetzt wurde. Nr. der Zahlungsdatei/Dispodatei Auch diese Einstellung ist nur bei der Wahl Speicherung in Zahlungsdatei/Dispodatei verfügbar. Wenn mit mehreren Zahlungsdateien/Dispodateien gearbeitet wird, kann die Zahlungsdatei/Dispodatei gewählt werden, in der die Zahlungen übernommen werden sollen. Erfolgt keine Eingabe, werden die Zahlungen in die aktive Zahlungsdatei/Dispodatei von Zahlungen übernommen.

120 120 Wenn auf der Karteikarte Sachkonten, Allgemeine Grunddaten ändern, die Einstellung 101. Überweisung über Dispodatei gewählt ist, kann eine Dispodatei gewählt werden. Finanzkonto für Buchung Ist die Einstellung Buchen in Buchhaltung markiert, kann die Einstellung Finanzkonto für Buchung genutzt werden. Ein Finanzkonto für die Buchungen wird eingegeben (Kontonummer zwischen 1000 und 1099). Beitragsnachweise anzeigen/drucken Die Maske Beitragsnachweise öffnet sich. Der Monat wird gewählt, für den die Beitragsnachweise angezeigt werden sollen. In der Tabelle wird eine Aufstellung der berechneten Beitragsnachweise angezeigt. Bei Aufruf einer Krankenkasse kann der Beitragsnachweis angezeigt und ggf. gedruckt werden. Über Onlineübermittlung erfolgt die Übermittlung der Beitragsnachweise an die gesetzlichen Krankenkassen mit sv.net, das hierfür auf dem Arbeitsplatz installiert sein muss. Gleichzeitig startet RA-MICRO sv.net der Krankenkassen. Eine Aufstellung der Beitragsnachweise für die gewählte Krankenkasse wird angezeigt. Die Beiträge der einzelnen Krankenkassen sind nach den verschiedenen Beitragsgruppen aufgeteilt, z. B Beitrag zur Krankenversicherung allgemeiner Beitrag- oder 0100 Beiträge zur Rentenversicherung voller Beitrag. In allen gelb markierten Feldern werden die darin eingegebenen Werte als Beitragsnachweis in sv.net übertragen. Die anschließend übertragenen Werte müssen geprüft werden. Beitragsaufstellung anzeigen/drucken Die Maske Beitragsaufstellung öffnet sich. Der Monat wird gewählt, für den die Beitragsaufstellung angezeigt werden soll. In der Beitragsaufstellung sind für jeden Mitarbeiter und jede Krankenkasse die pro Monat übermittelten Beiträge einzeln nachvollziehbar. Die angezeigte Beitragsaufstellung kann ggf. gedruckt werden. Berechnete Beitragsnachweise löschen Der zuletzt berechnete Beitragsnachweis wird gelöscht.

121 Elektronische Lohnsteuerkarte Abb. 79: Untermenü Elektronische Lohnsteuerkarte

122 122 a) Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Abb. 80: Maske Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Die Lohnsteuerbescheinigung muss bis spätestens des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung per ELSTER (elektronische Lohnsteuerbescheinigung via Internet) an die Finanzverwaltung übermittelt werden, wenn das Modul Lohn/Gehalt genutzt wird (maschinelle Lohnabrechnung). Dem Arbeitnehmer ist ein Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung (nach amtlichen Muster) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Mit der RA-MICRO Sicherheitsinspektion, die RA-MICRO Vor-Ort-Partner kostenpflichtig durchführen, ist die sichere Nutzung des Internets für jede Kanzlei möglich. Das Einzelrecht Elektronische Steuererklärung unter Kanzlei, Rechteverwaltung, Lohn/Gehalt ist für den Aufruf dieser Programmfunktion erforderlich. Zur Adressnummer des Arbeitgebers, die in Allgemeine Grunddaten ändern geschlüsselt ist, muss in den Adressdaten Name, Straße, Postleitzahl und Ort erfasst sein. In Allgemeine Grunddaten ändern muss die Steuernummer der Kanzlei geschlüsselt sein. Wenn nicht die 13-stellige Steuernummer im Elster-Format eingegeben wird, kann sie automatisch gewandelt werden, wenn die Finanzamtsnummer erfasst ist. Zur Adressnummer jedes gewählten Mitarbeiters, die in den Mitarbeiterdaten geschlüsselt ist, muss in den Adressdaten Nachname, Vorname, Straße, Postleitzahl und Ort erfasst sein. Außerdem muss entweder unter den Mitarbeiterdaten die Sozialversicherungsnummer geschlüsselt sein oder in den Adressdaten das Geburtsdatum. Der AGS (Amtlicher Gemeindeschlüssel) muss unter den Mitarbeiterdaten erfasst sein. Liegt keine Steuerkarte vor bzw. bei ausländischem Wohnsitz ist einzugeben. Die gemäß 139 b AO jedem Mitarbeiter zugeordnete Identifikationsnummer kann im Adressfenster als St.ID eingegeben werden und wird dann bei elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen mit übermittelt. Erfolgt eine Übermittlung der Identifikationsnummer, wird die Nummer mit dem beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Geburtsdatum abgeglichen. Gibt es hier Abweichungen, wird die Datenlieferung als fehlerhaft abgewiesen.

123 123 Jeder Arbeitsschritt in der Maske kann an einem anderen Arbeitsplatz im Netz aufgerufen werden. Daten werden jedoch teilweise lokal auf der Festplatte des Rechners gespeichert, von dem aus der Arbeitsschritt aufgerufen wurde, und sind nicht in jedem Fall verschlüsselt. Hier muss die Kanzlei eigene Schutzmaßnahmen ergreifen bzw. durch Systembetreuer durchführen lassen. Bis Monat: Der Monat wird ausgewählt, bis zu dem die Bescheinigung gehen soll. Die Bescheinigung fängt immer mit dem ersten Monat der Beschäftigung im gewählten Jahr an. Nachdem Daten gesendet wurden, ist derselbe Monat wie bei Senden bei Protokoll und Druck vorgegeben. Ein anderer Monat kann erst gewählt werden, nachdem für den gesendeten Monat das Protokoll abgeholt und die Bescheinigungen gedruckt wurde. Mitarbeiter: Alle oder einzelne Mitarbeiter werden gewählt, für die eine Meldung abgegeben werden soll. Nachdem Daten gesendet wurden, sind dieselben Mitarbeiter wie bei Senden für Protokoll und Druck vorgegeben. Es können erst wieder Mitarbeiter gewählt werden, nachdem für den gesendeten Monat das Protokoll abgeholt und die Bescheinigungen gedruckt wurden. Authentifizierung Es wird entschieden, mit welcher Sicherheitsstufe die Daten an das Rechenzentrum gesendet werden. Die Authentifizierung für die Datenübermittlung ist erforderlich, um den erhöhten Sicherheitsanforderungen und dem Stand der Technik Rechnung zu tragen. Die folgenden Sicherheitsverfahren müssen genutzt werden. Ein Registrierungsverfahren unter wird durchlaufen. ELSTERBasis (Software-Zertifikat) ELSTERBasis (Software-Zertifikat) ist eine individuell geschützte Datei, die auf dem Computer in einer speziellen Sicherheitsumgebung gespeichert wird und die persönlichen Schlüssel und Zertifikate enthält. Die Datei kann auf der Festplatte oder einem externen Speichermedium gespeichert werden. ELSTERBasis setzt eine Registrierung unter voraus. Die Daten werden signiert an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Sicherheit der persönlichen Zugangsmöglichkeit zum ElsterOnline-Portal ist sehr abhängig von der Sicherheit des verwendeten Computers. So kann z. B. ein auf dem Computer befindliches Software-Zertifikat beliebig oft kopiert werden und gegebenenfalls durch Unachtsamkeit in falsche Hände gelangen. ELSTERSpezial (ELSTER-Stick) Der ELSTER-Stick ist ein USB-Sicherheits-Chip, der einen Kartenleser und einen Chip beinhaltet. Das Format ist ähnlich einem USB-Memory Stick. Da beim ELSTER-Stick die Verschlüsselung innerhalb des Sticks durchgeführt wird und die geheimen Schlüssel nicht ausgelesen werden können, erfüllt der Sicherheitsstick hohe Sicherheitsanforderungen. ELSTERSpezial (G&D StarSign USB Token) Ein USB Token ist wie der ELSTER-Stick ein Sicherheits-Stick auf dem geheime Schlüssel gespeichert werden und entspricht deshalb hohen Sicherheitsstandards. ELSTERPlus (Signaturkarte) Bei einer von ELSTER unterstützten Signaturkarte, kann diese auch im Rahmen des ElsterOnline- Portals eingesetzt werden. Signaturkarten stellen den elektronischen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift dar und werden z. B. von Banken ausgegeben. Da eine mit einer Signaturkarte erstellte Signatur einmalig ist und nachträglich nicht geändert werden kann, entspricht sie hohen Sicherheitsanforderungen. Passwort Bei jeder signierten Übermittlung der Daten muss das Passwort für das Zertifikat eingegeben werden. Auswahl Software-Zertifikat Der Pfad wird gewählt, auf dem der Treiber gespeichert wird.

124 124 Prüfen der Daten Beim ersten Aufruf werden die Schlüssel erzeugt, was einige Minuten dauern kann. Die 13-stellige Steuernummer der Kanzlei im Elster-Format wird geprüft und erforderlichenfalls automatisch gewandelt. Nachname und Vorname des Mitarbeiters sowie entweder seine Sozialversicherungsnummer oder sein Geburtsdatum werden für die Bildung der etin (electronic Taxpayer Identification Number) benötigt. Die etin wird bei der ersten Übermittlung im Kalenderjahr gebildet und gespeichert und bleibt auch bei Namensänderung innerhalb des Kalenderjahres gleich, da nur so Korrekturmeldungen möglich sind. Bei der Neuanlage der Daten im Folgejahr wird die etin gelöscht, sodass Namensänderungen dann wirksam werden. Die Religionszugehörigkeit der einzelnen Mitarbeiter kann schon in den Mitarbeiterdaten genauer angegeben werden. Die Postleitzahl unter den Adressdaten des Mitarbeiters wird für die Ermittlung des Bundeslandes verwendet. Die Vollständigkeit der benötigten Daten für den Arbeitgeber und die ausgewählten Mitarbeiter wird geprüft. Bei bestimmten Daten erfolgen weitere Prüfungen. Alle festgestellten Fehler werden im Gehaltsverzeichnis des Datenpools unter lstprot.txt gespeichert. Dieses Protokoll wird nach Abschluss der Prüfung angezeigt. Nur wenn keine Fehler festgestellt wurden, können die Daten gesendet werden. Wenn alle Daten korrekt erfasst sind, wird nach dem Prüflauf eine Vorschau der Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. Diese Vorschau ist nicht für die Mitarbeiter bestimmt. Sie dient ausschließlich zur Information. Daten senden Daten für unterschiedliche Jahre können nicht gleichzeitig, sondern nur hintereinander verarbeitet werden. Die Übermittlung für ein Jahr wird erst gestartet, wenn für ein anderes Jahr gesendete Daten abgeholt und gedruckt wurden. Für diesen Vorgang ist eine Internet-Verbindung erforderlich, die RA-MICRO selbst aufbaut. Der Port 80 muss frei sein. Beim ersten Aufruf werden Schlüssel gebildet, mit denen die Übermittlung verschlüsselt wird. Das Erstellen der Schlüssel erfolgt nur, wenn keine vorhanden sind. Dieser Vorgang kann mehrere Minuten dauern und sollte nicht abgebrochen werden. Dann werden die Daten erstellt und an die Clearingstelle der Finanzverwaltung gesandt. Das Senden erfolgt an das Bundesland, das ausgehend von der Postleitzahl des aktuellen Wohnortes und des dazu gehörigen AGS ermittelt wird. Kann das Bundesland anhand dieser Daten nicht ermittelt werden, wird es abgefragt. Das Versenden erfolgt immer an alle Bundesländer in einer Sendung (nur intern getrennt). Dieser Vorgang kann mehrere Minuten dauern und sollte nicht abgebrochen werden. Nach einiger Zeit (bis zu mehreren Minuten) wird eine Eingangsbestätigung empfangen, erst dann darf die Programmfunktion beendet werden. Die gesendeten Daten werden am lokalen Rechner, von dem aus der Versand erfolgte, unverschlüsselt gespeichert. Protokoll anfordern Da die gesendeten Daten in der nächsten Nacht verarbeitet werden, ist die Abholung des Protokolls erst am nächsten Tag (bis fünf Tage nach dem Sendetag) möglich. Liegt noch kein Protokoll vor, liegt eine entsprechende Meldung vor. Dieser Vorgang kann mehrere Minuten dauern und sollte nicht abgebrochen werden. Das Protokoll enthält Informationen über die Prüfung der gesendeten Daten. Die Prüfung der Daten erfolgt bundeslandbezogen. Sobald bei nur einem Mitarbeiter in einem Bundesland Fehler festgestellt wurden, dann werden auch alle anderen fehlerfreien Mitarbeiter dieses Bundeslandes von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen.

125 125 Folgende Meldungen sind möglich: Datenlieferung ok: die Daten aller Bundesländer sind fehlerfrei. Es sind Fehler aufgetreten - die Nutzdatenblöcke konnten nur teilweise verarbeitet werden: die Daten einzelner Bundesländer sind fehlerfrei, die einzelner Bundesländer fehlerhaft. Datenlieferung konnte gar nicht verarbeitet werden - alle Nutzdatenblöcke fehlerhaft: die Daten aller Bundesländer sind fehlerhaft. Der Ausdruck der Bescheinigungen ist nur für Mitarbeiter möglich, deren Daten - auf ein Bundesland bezogen - fehlerfrei sind. Wenn für die in der Meldung genannten Mitarbeiter keine Verarbeitung erfolgte, ist somit ist auch kein Druck der Bescheinigung möglich. Die Meldung wird im Gehaltsverzeichnis des Datenpools unter fehlprot.dat gespeichert. Das empfangene Protokoll enthält Informationen, bei welchen Mitarbeitern Fehler festgestellt wurden und eine Beschreibung der aufgetretenen Fehler. Dieses Protokoll wird am Arbeitsplatz, an dem das Protokoll abgerufen wurde, unter ra\winexe\elster\proto\[ggf. Pool-Kürzel\]elsterda1.dat gespeichert. Bescheinigung drucken Eine Bescheinigung über die gesendeten Daten wird nach amtlich vorgeschriebenem Muster im Format A4 gedruckt. Angaben, für die das amtliche Formular nicht ausreicht, werden in einer Anlage gedruckt. Der Druck erfolgt sortiert nach Bundesländern und Mitarbeiternummer. Ein zweites Exemplar für die Unterlagen der Lohnbuchhaltung ist sinnvoll. Nach dem Aufruf des Drucks erfolgt eine Abfrage, ob der Druck korrekt erfolgt ist. Erst nach Prüfung der Abfrage sollte bejaht werden, da danach ein weiterer Ausdruck nicht mehr möglich ist. Die Abfrage wird verneint, wenn ein weiterer Ausdruck erfolgen muss. Die Bescheinigung ist dem jeweiligen Mitarbeiter zu übergeben. Bei einem Wechsel des Arbeitgebers erfolgen Berechnungen für Sonderzahlungen über die Hochrechnung des aktuellen Gehaltes auch für den Vorzeitraum, wie bisher schon bei nicht bekanntem Vorverdienst. Auf der Lohnsteuerbescheinigung wird ein S ausgewiesen. Ein betroffener Mitarbeiter ist zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Neue Schlüssel generieren Die erneute Erzeugung von Schlüsseln ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll, wenn Fehlermeldungen darauf hindeuten, dass es mit den bereits vorhandenen Schlüsseln Probleme gibt. Vor dem Aufruf des Sendens kann über die Schaltfläche Neue Schlüssel generieren in der Toolbar ein neues Schlüsselpaar erzeugt werden. Nach dem Senden ist dies nicht mehr möglich, da der Schlüssel für das Anfordern und Entschlüsseln des Protokolls benötigt wird.

126 126 b) ELStAM Abb. 81: Maske Elektronische Lohnsteuerkarte, ELStAM Mit dem ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) werden die hinterlegten Daten an die Finanzverwaltung gesendet, abgeglichen und dann zurückgesendet. Die Rückmeldung der Anmeldedaten vom ELSTER-Server kann nach Angaben der Finanzverwaltung bis zu fünf Werktage dauern. Zurückgemeldete Änderungen werden in Lohn/Gehalt berücksichtigt. Zur Information wird auf die Broschüre von ELSTER ELStAM Leitfaden für Lohnbüros ( Arbeitgeber, Elektronische Lohnsteuerkarte unter 8. Weitere Unterlagen) verwiesen. Die Mitarbeiter werden mit Onlinedaten senden/empfangen angemeldet. Wenn alle Daten korrekt sind, erhält der Arbeitgeber nach ca. 5 Werktagen eine , dass die Daten der Mitarbeiter in Ordnung sind und abgeholt werden können. Danach können die Daten unter Meldungen anzeigen/drucken angezeigt, gedruckt oder gelöscht werden. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass für jeden Mitarbeiter die richtige Steuerklasse eingegeben wurde, da der Mitarbeiter bei Nichtangabe einer Steuerklasse automatisch keine Steuerklasse erhält, also die 0 und somit nur als Geringfügig Beschäftigter erkannt wird und damit nicht im ELStAM-Verfahren angemeldet wird.

127 127 Abb. 82: Maske Daten Elektronische Lohnsteuerkarte senden Für das Versenden ist immer dasselbe Zertifikat, mindestens ELSTERBasis notwendig. Zu beachten ist, dass die Steuernummer in den Allgemeinen Grunddaten Lohn/Gehalt und bei der Lohnsteueranmeldung korrekt und identisch sein muss.

128 128 Abb. 83: Maske Anmeldungen anzeigen/drucken Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die an die Finanzverwaltung gesendet wurden, werden - je nach Filtereinstellung - angezeigt. Bei An- oder Abmeldung kann eine manuelle Löschung der Daten vorgenommen werden. Zunächst wird die Art der Meldung gewählt, der entsprechende Mitarbeiter aufgerufen und im Kontextmenü Anmeldung oder Abmeldung löschen gewählt. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird das Löschen vorgenommen. Das Löschen einer Anmeldung ist nicht möglich, wenn bereits Steuerdaten für den Mitarbeiter vorliegen. Das Löschen einer Abmeldung ist nur möglich, wenn die Abmeldung noch nicht gesendet wurde oder die Abmeldung mit einer Fehlermeldung abgewiesen wurde. Bei folgender Konstellation ist bspw. die Funktion Löschen erforderlich. Die Steuer-Identnummer oder das Geburtsdatum in den Adressdaten des Mitarbeiters waren nicht korrekt. Zunächst muss die Anmeldung hier gelöscht werden. Nach Neustart des Lohnprogramms wird eine neue Anmeldung mit Onlinedaten senden/erstellen erstellt, die dann mit dieser Funktion erneut gesendet werden kann.

129 129 Abb. 84: Maske Manuelle Meldung Es können manuelle An- oder Abmeldungen vorgenommen werden oder Wechsel von Haupt- zum Nebenarbeitgeber oder umgekehrt. Wenn die Option Wechsel HAG/NAG gewählt wird, wird vom Programm eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber (HAG) oder Nebenarbeitgeber (NAG) zum Wechseldatum vorgenommen und automatisch im Hintergrund eine Abmeldung zum Vortag des eingegebenen Wechseldatums. Bei Abmeldungen von Mitarbeitern kann es zu einer bestimmten Fehlermeldung von Elster kommen: Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum kleiner als refdatumag aus der An-/Ummeldung refdatumag= In diesem Fall kann die Abmeldung frühestens zum genannten refdatumag erfolgen. Dies ist der In der Funktion Meldungen anzeigen/drucken ist die Abmeldung des Mitarbeiters zu löschen. Danach ist hier in der Funktion Manuelle Meldung eine neue Abmeldung zu erstellen. Als Referenzdatum ist das refdatumag aus der Fehlermeldung einzutragen. Das Abrechnungsende muss dem Referenz-Datum oder später entsprechen, es ist für die Abmeldung bei ELStAM erforderlich. Ein geändertes Abrechnungsende hat keinen Einfluss auf das tatsächlich Austrittsdatum des Mitarbeiters in Lohn/Gehalt. Abb. 85: Maske Daten Elektronische Lohnsteuerkarte senden (Ummeldung) Die Ummeldung wird automatisch durchgeführt und muss nur noch gesendet werden. Nachfolgend ein Beispiel für eine Anwendungsmöglichkeit dieser Funktion: Das Zertifikat hat sich geändert (neue Arbeitgeber-Steuernummer, neues Organisationszertifikat, Defekt). In diesem Fall ist eine Ummeldung durchzuführen. Alle angemeldeten Mitarbeiter werden auf das neue Zertifikat umgemeldet.

130 130 Erkennbar ist das Problem daran, dass nach dem Senden der Anmeldung keine Steuerdaten verfügbar sind bzw. bei erneuter Anmeldung die Fehlermeldung kommt: MA bereits angemeldet. Es ist eine Ummeldung durchzuführen. Alle angemeldeten Mitarbeiter werden auf das neue Zertifikat umgemeldet Elektronische LSt-Anmeldung (Elster) Abb. 86: Maske Elektronische LSt-Anmeldung (Elster) Allgemeines Die elektronische Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen ist vorgeschrieben. Voraussetzung für die Nutzung elektronischer Steuerklärungen mit Elster ist, dass ein Internet-Anschluss vorliegt und das Registrierungsverfahren in durchlaufen ist, wenn eine Authentifizierung der Datenübermittlung vorgenommen werden soll. Elektronische Lohnsteueranmeldung: Übermittlung Zeitraum: In der Maske Elektronische Lohnsteueranmeldung: Übermittlung muss zunächst der Zeitraum für die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung angegeben werden, wenn nicht der blau markierte, laufende Zeitraum übernommen werden soll. Die Zeiträume, die in der Auswahlliste zur Verfügung stehen, sind von 8. Lohnsteueranmeldung, Karteikarte Steuern, Änderung der allgemeinen Grunddaten abhängig. Nur Druckvorschau anzeigen Ein Probelauf ohne Übermittlung wird gewählt. Bei Abwahl erfolgt ein Hinweis, dass bei Bestätigung die Übermittlung vorgenommen wird.

131 131 Berichtigte Anmeldung Die Einstellung wird gewählt, wenn ein bereits übermittelter Monat nochmals, aber korrigiert, übermittelt werden soll. Verrechnung des Erstattungsbetrages erwünscht Bei Bedarf wird die Verrechnung des Erstattungsbetrages bestätigt. Einzugsermächtigung ausnahmsweise für diesen Zeitraum widerrufen Bei Bedarf wird die Einzugsermächtigung widerrufen. Bundesland:/Finanzamt Zunächst wird das Bundesland aus der Liste gewählt und erst danach das Finanzamt. Steuernummer: Anschließend ist die Eingabe der Steuernummer im 13-stelligen ELSTER-Format erforderlich. Wenn diese unbekannt ist und die Finanzamtsnummer im Feld darüber eingetragen ist, kann die Steuernummer mit Schrägstrichen eingegeben werden, z. B aus einem Bescheid des Finanzamtes. RA-MICRO versucht, mit Routinen der bayerischen Finanzverwaltung die Steuernummer im herkömmlichen Format automatisch in eine 13-stellige Steuernummer im ELSTER-Format umzuwandeln. Die 13-stellige Steuernummer im ELSTER-Format setzt sich zusammen aus 4-stelliger Finanzamtsnummer, 4-stelliger Bezirksnummer (erforderlichenfalls mit führenden Nullen auf 4 Stellen erweitert), 4-stelliger Unterscheidungsnummer (erforderlichenfalls mit führenden Nullen auf 4 Stellen erweitert) und 1-stelliger Prüfziffer. RA-MICRO prüft, ob die eingegebene Steuernummer den formalen Anforderungen entspricht. Pauschale Steuer für Geschenke/Zuwendungen gemäß 37 b Einkommensteuergesetz Hier ist es möglich, die manuell ermittelte, pauschale Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer bei Sachzuwendungen nach 37 b EStG einzugeben. Die pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer und erscheint daher auch auf der Lohnsteueranmeldung. Die Eingabe des Wertes der Sachzuwendung kann auch in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Gehalt/Zuschläge, Zeile 146 erfolgen, um einen getrennten Ausweis der pauschalen Lohnsteuer nach 37 b EStG zu erreichen. Es handelt sich um eine Alternative zur manuellen Eingabe der Einkommensteuer an dieser Stelle, denn es erfolgt ggf. eine Addition der pauschalen Lohnsteuer bei einer doppelten Eingabe in Mitarbeiterdaten ändern und Elektronische Lohnsteueranmeldung (Elster) für den gleichen Sachbezug. Authentifizierung Es wird gewählt, mit welcher Sicherheitsstufe die Daten an das Rechenzentrum gesendet werden. ELSTERBasis (Software-Zertifikat) ELSTERBasis (Software-Zertifikat) ist eine individuell geschützte Datei, die auf dem Computer in einer speziellen Sicherheitsumgebung gespeichert wird und die persönlichen Schlüssel und Zertifikate enthält. Die Datei kann auf der Festplatte oder einem externen Speichermedium gespeichert werden. ELSTERBasis setzt eine Registrierung unter voraus. Die Daten werden signiert an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Sicherheit der persönlichen Zugangsmöglichkeit zum ELSTEROnline-Portal ist sehr abhängig von der Sicherheit des verwendeten Computers. So kann z. B. ein auf dem Computer befindliches Software-Zertifikat beliebig oft kopiert werden und gegebenenfalls durch Unachtsamkeit in falsche Hände gelangen. ELSTERSpezial (ELSTER-Stick) Der ELSTER-Stick ist ein USB-Sicherheits-Chip, der einen Kartenleser und einen Chip beinhaltet. Das Format ist ähnlich einem USB-Memory Stick. Da beim ELSTER-Stick die Verschlüsselung innerhalb des Sticks durchgeführt wird und die geheimen Schlüssel nicht ausgelesen werden können, erfüllt der Sicherheitsstick hohe Sicherheitsanforderungen.

132 132 ELSTERSpezial (G&D StarSign USB Token) Ein USB Token ist wie der ELSTER-Stick ein Sicherheits-Stick auf dem geheime Schlüssel gespeichert werden und entspricht deshalb hohen Sicherheitsstandards. ELSTERPlus (Signaturkarte) Eine von ELSTER unterstützte Signaturkarte kann auch im Rahmen des ELSTER-Online-Portals eingesetzt werden. Signaturkarten stellen den elektronischen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift dar und werden z. B. von Banken ausgegeben. Da eine mit einer Signaturkarte erstellte Signatur einmalig ist und nachträglich nicht verändert werden kann, entspricht sie hohen Sicherheitsanforderungen. Passwort: Bei jeder signierten Übermittlung der Daten muss das Passwort für das Zertifikat eingegeben werden. Auswahl Software-Zertifikat Der Pfad wird gewählt, auf dem der Treiber gespeichert wird. Sendeprotokolle anzeigen Entsprechenden Sendeprotokolle können angezeigt und gedruckt werden Gehalt berechnen Abb. 87: Maske Gehalt berechnen

133 133 Allgemeines Bevor die Gehälter der Mitarbeiter berechnet werden können, müssen bei Allgemeine Grunddaten ändern, bei Monatliche Grunddaten ändern und bei Mitarbeiterdaten ändern, die notwendigen Eintragungen erfolgt sein. Eine Berechnung der Vormonate muss bereits durchgeführt worden sein. Durch die Gehaltsberechnung werden grundsätzlich die Auswertungen bei Lohn/Gehalt erst mit Daten gefüllt. Zu beachten ist aber, dass das Lohnjournal erst mit Daten gefüllt wird, wenn die Gehaltsbescheinigungen gedruckt oder angezeigt wurden. Die Berechnung kann zu fehlerhaften Ergebnissen führen, wenn die Gehälter für die Vormonate noch nicht vollständig und der Reihenfolge nach berechnet wurden oder wenn für Mitarbeiter, die im Laufe des Jahres eingetreten sind, nicht der Vorverdienst eingegeben wurde. Im Dezember ist möglicherweise zusätzlich die Programmfunktion Lohnsteuerjahresausgleich aufzurufen, die erst nach der Berechnung der Gehälter aufgerufen werden kann. Wurde Gehalt berechnet, das vor dem letzten bereits abgerechneten Monat liegt, müssen alle Folgemonate neu berechnet werden. Die Neuberechnung wird nach der Reihenfolge der Monate vorgenommen. Die Neuberechnung ist erforderlich, um die bisher berechneten Jahreswerte zu aktualisieren. Für die Berechnung von Sonderzahlungen, wie z B. Tantiemen, wird Option 4 aktiviert - Mit Sonderzahlung - und anschließend die Bezeichnung der Sonderzahlung eingegeben. Bei der weiteren Berechnung kann für jeden Mitarbeiter ein individueller Betrag eingetragen werden. Zur Berechnung werden nachfolgende Daten eingegeben. Angaben zur Gehaltsberechnung 2. Mitarbeiter Die Mitarbeiter werden ausgewählt, für welche die Gehaltsberechnung erfolgen soll. 1. Für Monat Der Monat wird gewählt, für den das Gehalt berechnet werden soll. Es ist das Jahr maßgeblich, das als Berechnungsdatum gewählt wurde. 4. Mit Sonderzahlung Die Einstellung wird gewählt, wenn die zu berechnenden Mitarbeiter eine Sonderzahlung wie Urlaubsoder Weihnachtsgeld erhalten sollen, die nach der Jahrestabelle versteuert wird. 5. Bezeichnung der Sonderzahlung Nur wenn die Einstellung Mit Sonderzahlung gewählt wurde, kann in dieser Zeile die Bezeichnung der Sonderzahlung eingegeben werden. Die Bezeichnung wird anschließend in allen Auswertungen mit gedruckt. Im weiteren Verlauf der Gehaltsberechnung muss für jeden Mitarbeiter individuell die Höhe der Beträge eingegeben werden. 9. Sonderzahlung als Jubiläumszuwendung versteuern (Fünftel-Regelung) Nur wenn die Einstellung 4. Mit Sonderzahlung gewählt wurde, erfolgt diese zusätzliche Abfrage. Wird sie bejaht, erfolgt anschließend eine zusätzliche Sicherheitsabfrage, ob nach der Fünftel-Regelung ( 34 EStG) besteuert werden soll. Mit der Fünftel-Regelung wird für einmalige Zahlungen, die Leistungen des Mitarbeiters während mehrerer Jahre abgelten, die Wirkung der Steuerprogression gemindert. Anwendung findet diese Regelung daher z. B. bei Jubiläumszuwendungen sowie bei Entlassungsentschädigungen. In der Gehaltsbescheinigung und im Lohnkonto wird diese Sonderzahlung mit den entsprechenden Bezeichnungen dokumentiert. In der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt der Ausweis der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages separat in den Zeilen 10 bis Sonderzahlung als Abfindung versteuern (Fünftel-Regelung) und sv-frei Soll die Sonderzahlung nach der Fünftel-Regelung besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden, kann dies alternativ zu Zeile 9 eingetragen werden, wenn 4. Mit Sonderzahlung gewählt wurde.

134 Mit Ausfallzeitenberechnung Diese Einstellung wird gewählt, wenn für Mitarbeiter Ausfallzeiten wie Lohnfortzahlung, Krankengeld, Mutterschaft oder Urlaub berechnet werden soll. Im weiteren Verlauf der Berechnung müssen für jeden Mitarbeiter individuell die Ausfallzeiten angegeben werden. 7. Anzahl der Soll-Arbeitsstunden des Monats: Dieses Eingabefeld steht nur zur Verfügung, wenn in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Allgemeines unter 9. Berechnung für Teilmonate auf Basis der konkreten Arbeitsstunden des Monats gewählt wurde. Die Soll-Arbeitsstunden für die zu berechnenden Mitarbeiter werden eingegeben. 8. Mit Überstundenberechnung Diese Einstellung wird gewählt, wenn für Mitarbeiter Überstunden abgerechnet werden müssen. Zusatzangaben zur Gehaltsberechnung Unter bestimmten Voraussetzungen müssen in einer folgenden Maske weitere Eingaben getätigt werden. Sie wird für jeden Mitarbeiter gesondert angezeigt und ist mit dessen Mitarbeiternummer und Name im Kopfbereich der Maske überschrieben. Tabelle zum Ausfall des einzelnen Mitarbeiters Für die Berechnung von Ausfallzeiten muss das Anfangs- und Enddatum der Ausfallzeit erfasst und der Grund der Ausfallzeit aus der Auswahlliste gewählt werden. In der letzten Spalte der Tabelle werden die Ausfalltage/ Ausfallstunden angezeigt. Es können pro Mitarbeiter mehrere Ausfallzeiten innerhalb des Monats erfasst werden. Sofern die Ausfallzeit zu einer Kürzung der SV-Tage führt, wird dies von RA-MICRO automatisch berücksichtigt. Die Eingabe bestimmter individueller Ausfallzeiten für jeden Mitarbeiter ist entbehrlich, wenn die Ausfallzeiten aus der Urlaubsplanung in die Lohnbuchhaltung übernommen werden. Die Urlaubsplanung wird gestartet und unter Einstellungen auf der Karteikarte Lohnprogramm werden die nötigen Änderungen vorgenommen. Zusätzlich müssen die Urlaubsdaten jedes Mitarbeiters für jeden Monat gesondert festgelegt werden. In der Urlaubsplanung wird der geplante Urlaub zum Ist-Urlaub geändert. 3. Anzahl der Stunden Dieses Eingabefeld steht nur zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter kein Bruttogehalt bezieht, sondern ausschließlich auf Stundenbasis abgerechnet wird. Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden wird eingegeben. Die Höhe des Stundenlohns wird unter Mitarbeiterdaten ändern, Registerkarte Gehalt eingegeben. 7. Höhe des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld Der Gesamtbetrag des vom Arbeitgeber zu zahlenden Zuschusses für den gewählten Monat zum Mutterschaftsgeld wird eingegeben. Nach 14 Mutterschutzgesetz hat der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen 13 und dem durchschnittlichen Nettoarbeitsentgelt pro Kalendertag zu zahlen. Das durchschnittliche, kalendertägliche Arbeitsentgelt ist aus den letzten drei abgerechneten Kalendermonaten, bei wöchentlicher Abrechnung aus den letzten 13 abgerechneten Wochen vor Beginn der Schutzfrist zu berechnen. Dabei ist der Kalendermonat mit 30 Tagen zu berücksichtigen. Beispiel: Die Mutterschutzfrist beginnt am Für die Berechnung des Zuschusses im Monat April 2014 sind die Nettoarbeitsentgelte der Monate Januar, Februar und März maßgebend. Es wurden folgende Nettoentgelte erzielt: April 956,20 Mai 936,70 Juni 961,92 Summe: 2.854,82 Die Summe des Entgeltes ist durch 90 Tage zu teilen. Es ergibt sich ein kalendertägliches Nettoentgelt von 31,72. Von diesem Entgelt ist das von der Krankenkasse zu zahlende Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 je Kalendertag abzuziehen. Der verbleibende Betrag von 18,72 ist mit den Kalendertagen

135 135 zu multiplizieren, an denen sich die Mitarbeiterin im abzurechnenden Monat April 2014 im Mutterschutz befindet, in diesem Beispiel 25 Tage. Der vom Arbeitgeber zu zahlende Zuschuss beträgt somit insgesamt 468,00. Dieser Betrag wäre in Zeile 7 einzutragen. Zu beachten ist, dass diese Beispielrechnung nicht alle rechtlichen Besonderheiten berücksichtigt, die unter Umständen einschlägig sind. 11. Kürzung Arbeitgeberzuschuss zur KV/PV Für bestimmte Zeiten ohne Gehaltszahlung (z. B. Arbeitsunfähigkeit über die Dauer der Gehaltsfortzahlung hinaus) besteht seitens des Arbeitnehmers kein Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung, wenn er freiwillig oder privat versichert ist. Wenn die Einstellung gewählt wird, wird der Arbeitgeberzuschuss anteilig zu den eingegebenen Ausfallzeiten gekürzt, sonst wird der Zuschuss wie immer gezahlt. 17. Betrag In dieses Feld wird ein Betrag für eine Sonderzahlung eingegeben. Die Eingabe ist nur möglich, wenn zuvor in Gehalt berechnen 4. mit Sonderzahlung gewählt wurde. Die dort eingetragene Bezeichnung für die Sonderzahlung wird hier in Zeile 17 angezeigt. Die hier eingegebene Sonderzahlung wird als Einmalzahlung nach der Jahrestabelle versteuert. 21. SV-Tage Ein voller Monat ist grundsätzlich immer mit 30 SV-Tagen anzusetzen. 13. Überstunden mit 0 % Zuschlag (Fehlstunden mit - ): Durch Eingabe eines negativen Wertes werden Fehlstunden eingetragen. Zuvor muss in Gehalt berechnen in Zeile 8 Mit Überstundenberechnung gewählt werden. Außerdem muss in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Gehalt/Zuschläge in Zeile 13 ein Stundenlohn eingegeben werden. Der Stundenlohn wird im Infobereich der Eingabemaske unten links angezeigt. 14. Überstunden mit 25 % Zuschlag: Dieses Eingabefeld wird ebenfalls nur eingeblendet, wenn in Gehalt berechnen, Zeile 8. Mit Überstundenberechnung gewählt wurde und für den Mitarbeiter bei Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 13 ein Stundenlohn eingegeben wurde. Die geleisteten Überstunden werden mit einem Zuschlag von 25 % hier eingetragen. 15. Überstunden mit 50 % Zuschlag: Dieses Eingabefeld wird auch nur eingeblendet, wenn in Gehalt berechnen, Zeile 8. Mit Überstundenberechnung gewählt wurde und für den Mitarbeiter bei Mitarbeitern ändern in Zeile 13 ein Stundenlohn eingegeben wurde. Die geleisteten Überstunden werden mit einem Zuschlag von 50% eingetragen. 16. Überstunden mit 0 % Zuschlag Lst-/SV-frei: Dieses Eingabefeld wird ebenfalls nur eingeblendet, wenn in Gehalt berechnen, Zeile 8. Mit Überstundenberechnung gewählt wurde und für den Mitarbeiter bei Mitarbeitern ändern in Zeile 13 ein Stundenlohn eingegeben wurde. Geleistete Überstunden, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bezahlt werden können, werden hier eingetragen. 19. Überstunden mit 100 % Zuschlag: Dieses Eingabefeld wird nur eingeblendet, wenn in Gehalt berechnen, Zeile 8. Mit Überstundenberechnung gewählt wurde und für den Mitarbeiter bei Mitarbeitern ändern in Zeile 13 ein Stundenlohn eingegeben wurde. Die geleisteten Überstunden werden mit 100% Zuschlag hier eingetragen. 20 Anzahl der Urlaubstage: Die Anzahl der Urlaubstage in diesem Kalenderjahr wird eingetragen. 22. Bemessungsgrundlage lt. Rückmeldung Krankenkasse: Eine Eingabe ist nur bei Mitarbeitern in der Gleitzone möglich. Erfolgt eine Eingabe, ersetzt dieser Betrag die sonst berechnete Bemessungsgrundlage in der Gleitzone.

136 136 Hinweiszeile bei Ausscheiden eines Mitarbeiters Wenn in den Mitarbeiterdaten der Austritt des Mitarbeiters eingegeben wurde, wird hier das Austrittsdatum angezeigt. Für die Meldung an den Sozialversicherungsträger wird der entsprechende Schlüssel (30 oder 49) gewählt. Wie berechnet Lohn/Gehalt? Berechnung des Gehaltes Summe von Gehalt, VwL, Zulagen und Abzügen aus den Mitarbeiterdaten +prozentuale Zulagen 1-3 * (Summe von Gehalt, VwL, Lohnfortzahlung, Sonderzahlung und Überstunden) / Lohnfortzahlung, Sonderzahlung und Überstunden = Bruttogehalt Teilberechnung bei Beginn und Ende der Zahlung Beginnt oder endet ein Arbeitsverhältnis nicht zum ersten oder letzten Tag eines Monats, muss eine Teilberechnung durchgeführt werden. Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt in diesem Fall nach der Tageslohnsteuertabelle. Bei Arbeitsverhältnissen, die nicht für den vollen Kalendermonat bestehen, werden die Beiträge für die Sozialversicherung nur für die auf den Teillohnzahlungsmonat entfallenden Kalendertage berechnet. Es werden immer die Beitragsbemessungsgrenzen beachtet. Teilberechnung bei Ausfallzeiten Bei einem Arbeitsausfall, den der Arbeitgeber vergüten muss (bezahlter Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) bestehen keine Besonderheiten. Der Arbeitgeber zahlt den monatlichen Arbeitslohn in der vereinbarten Höhe. Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt aber auch bei Unterbrechungen im Kalendermonat, in denen der Arbeitgeber keinen Arbeitslohn zahlen muss, auf Grundlage auch der Arbeitstage, in denen der Arbeitnehmer keinen Lohn bezogen hat (z. B. unbezahlter Urlaub). In diesem Fall ist die Monatslohnsteuertabelle anwendbar. Wenn Beiträge für die Sozialversicherung nicht für den vollen Monat zu entrichten sind, werden die Beiträge nur für die auf den Teillohnzahlungsmonat entfallenden Kalendertage berechnet. Es werden immer die Beitragsbemessungsgrenzen beachtet. Einige Tage im Monat unbezahlten Urlaubs sind in der Sozialversicherung keine beitragsfreie Zeit. Überstundenberechnung Betrag = (Stundenlohn * Anzahl Stunden) + ggf. (Prozent für Zuschlag * Anzahl Stunden) Die Zuschläge können 25, 50 oder 100 % sein. Die Zahlung ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Bei 0 % Zuschlag gibt es außerdem die Möglichkeit der lohnsteuerfreien und sozialversicherungsfreien Zahlung. Lohnsteuerberechnung Sonderzahlungen Bei Sonderzahlungen erfolgt die Lohnsteuerberechnung auf Basis der Jahreslohnsteuertabelle. Lohnsteuerberechnung für Sonderzahlungen Summe des lohnsteuerpflichtigen Einkommens bis einschließlich Abrechnungsmonat + Summe Gehalt für restliche Monate - Steuerfreibetrag jährlich (falls vorhanden) = Steuerpflichtiges Einkommen + Sonderzahlung = Steuerpflichtiges Einkommen einschließlich Sonderzahlungen Lohnsteuer nach Jahreslohnsteuertabelle Jahreslohnsteuer auf steuerpflichtiges Einkommen einschließlich Sonderzahlungen - Lohnsteuer auf steuerpflichtiges Einkommen = Jahreslohnsteuer auf Sonderzahlung

137 137 Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge (Stand 2015) Der Beitragssatz beträgt 2,35 % (Stand 2015). Hiervon haben der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer jeweils 1,175 % zu tragen. Im Bundesland Sachsen trägt der Arbeitnehmer 1,675 % und der Arbeitgeber 0,675 %. Für Kinderlose (Versicherte), die das 23. Lebensjahr vollendet haben, wird ein Beitragszuschlag i. H. v. 0,25 % erhoben, den der Arbeitnehmer allein zu tragen hat. Somit beträgt der Beitragssatz 2,6 %, wobei vom Arbeitgeber unverändert 1,175 % und vom Arbeitnehmer 1,425 % getragen werden. In Sachsen trägt der Arbeitgeber 0,675 % und der Arbeitnehmer 1,925 %. Berechnungsbeispiel für alle Bundesländer außer Sachsen: Pflegeversicherung Arbeitgeber = Bemessungsentgelt * Hälfte des Beitragssatzes laut monatlichen Grunddaten Pflegeversicherung kinderlose Mitarbeiter = Bemessungsentgelt * Hälfte des Beitragssatzes laut monatlichen Grunddaten + Bemessungsentgelt * 0,25 % Pflegeversicherung andere Mitarbeiter = Bemessungsentgelt * Hälfte des Beitragssatzes laut monatlichen Grunddaten Für Kinderlose wird die Einstellung auf der Karteikarte SV, Zeile 137, in Mitarbeiterdaten ändern genutzt. Berechnung der Krankenversicherungsbeiträge (Stand 2015) Der allgemeine Beitragssatz beträgt 14,6 %. Der Arbeitgeber und die Arbeitnehmer müssen jeweils 7,3 % hiervon tragen. Für Arbeitnehmer kann je nach Krankenkasse ein einkommensabhängiger Zusatzbeitrag erhoben werden. Krankenversicherung Arbeitgeber = Beitragspflichtige Einnahmen * (7,3 % ) Krankenversicherung Mitarbeiter = Beitragspflichtige Einnahmen * (Beitragssatz laut monatlichen Grunddaten abzüglich 7.3 %) Für eine richtige Berechnung ist es wichtig die Beitragssätze der Krankenversicherung in den Monatlichen Grunddaten regelmäßig zu pflegen. Hier wird der Beitragssatz inklusive dem ggf. vorhandenen individuellen Beitragssatz für den Arbeitnehmer eingegeben. Berechnung der Krankenversicherung in der Gleitzone (Stand 2015) Krankenversicherung Gesamtbeitrag = Fiktive geminderte beitragspflichtige Einnahmen * 14,6 % + ggf. fiktive geminderte beitragspflichtige Einnahme *individueller Zusatzbeitrag je nach Krankenkasse Krankenversicherung Arbeitgeber = ungeminderte beitragspflichtige Einnahmen *(7,3 %) Krankenversicherung Mitarbeiter = Krankenversicherung Gesamtbeitrag - Krankenversicherung Arbeitgeber Die geminderte, fiktive Bemessungsgrundlage wird auf der Gehaltsabrechnung als Berechnungsbasis aufgeführt und mit dem Gleitzonenfaktor berechnet. Die ungeminderten beitragspflichtigen Einnahmen sind das tatsächlich gezahlte Gehalt. Für den Arbeitnehmeranteil ist nur eine indirekte Berechnung möglich. Zum Vergleich kann auch die Beispielsrechnung für die Gleitzone in Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis, Karteikarte Geringfügig Beschäftigte nachgelesen werden. Die Märzklausel in der Sozialversicherungsberechnung Wenn bei Sonderzahlungen in den Monaten Januar bis März die Bemessungsgrenzen der Krankenversicherung bzw. Rentenversicherung nicht für die Beitragsberechnung ausreichen, wird die Märzklausel angewendet und die Sonderzahlung dem Vorjahr zugeordnet. Dabei werden eventuell freie Bemessungsgrenzen des Vorjahres einschließlich der Beitragssätze des Vorjahres zur Berechnung herangezogen. Die Anwendung der Märzklausel wird in den Gehaltsbescheinigungen dokumentiert.

138 Jahresgehalt am Bildschirm berechnen Abb.88: Maske Jahresgehalt am Bildschirm berechnen Mit dieser Programmfunktion lassen sich - unabhängig von den gespeicherten Mitarbeiterdaten Lohnberechnungen für ein ganzes Jahr direkt und schnell am Bildschirm durchführen. Der Beitragssatz für die gewählte Krankenkasse muss bei Monatliche Grunddaten ändern vorher eingegeben sein, damit die Berechnung zum zutreffenden Ergebnis führen kann. Bestimmte Grunddaten wie z. B. Beitragssätze der Krankenkassen können sich im Laufe des Jahres ändern und werden in den Monatlichen Grunddaten erfasst. RA-MICRO kann aber nur mit jeweils einem Beitragssatz rechnen, daher muss angegeben werden, von welchen Monatlichen Grunddaten bei der Berechnung ausgegangen werden soll. In der Maske Welches Datum soll als Berechnungsgrundlage verwendet werden?, wird das Datum bestätigt, das bei Aufruf von Lohn/Gehalt gewählt wurde oder es wird ein Datum aus dem Monat eingeben, von dessen Grunddaten ausgegangen werden soll. Entsprechende Daten werden in die Eingabezeilen eingegeben. Für diese Angaben gelten die Erläuterungen zu den entsprechenden Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterdaten ändern. Berechnungen für einen Monat können mit Monatsgehalt am Bildschirm berechnen durchgeführt werden. Bei Änderungen von Beitragssätzen innerhalb des Jahres ist mit dieser Programmfunktion keine genaue Berechnung möglich; häufig sind jedoch auch angenäherte Werten für eine Berechnung ausreichend.

139 Lohnjournal Abb. 89: Maske Lohnjournal Dem Lohnjournal können die Berechnungsergebnisse für alle Mitarbeiter, aufgegliedert nach Monaten und Sachgebieten entnommen werden. Bei Aufruf dieser Programmfunktion muss zunächst der Zeitraum gewählt werden. Bei den Listenfeldern ist der Monat, der als Berechnungsdatum beim Start von Lohn/Gehalt eingegeben wurde, voreingestellt. Wird ein Zeitraum über mehrere Monate gewählt, werden in den Auswertungen die Werte getrennt für jeden einzelnen Monat als auch für den gesamten gewählten Zeitraum dargestellt. Der Übersichtlichkeit wegen und um einen Ausdruck im Format DIN A4 quer zu ermöglichen, wurde die Ausgabe in Bereiche geteilt. Folgende Bereiche können gewählt werden: Allgemeine Angaben, Ausfallzeiten/Überstunden, Steuerangaben, SV-Angaben, Geringfügig Beschäftigte/Altersteilzeit und Unfallversicherung. Voreingestellt sind Allgemeine Angaben. Der Arbeitgeber-Pauschbetrag für Lohnsteuer (2 %) ist nicht unter Steuerangaben sondern unter Geringfügig Beschäftigte/Altersteilzeit zu finden.

140 Lohnsteuerjahresausgleich Abb. 90: Maske Lohnsteuerjahresausgleich Mit dieser Programmfunktion kann ein betriebsinterner Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden. Wenn mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigt sind, besteht die Verpflichtung dazu ( 42 b EStG). Vor dem Aufruf dieser Programmfunktion muss eine Berechnung der Monatsgehälter für Dezember erfolgen. Diese Berechnung ist vorläufig, die endgültige Berechnung liegt erst nach der Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleiches vor. Erst dann sind die Auswertungen abzurufen. Für die gesamte Vergütung für das Jahr werden Lohnsteuer und gegebenenfalls Zuschlagsteuern Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag - errechnet. Von diesen Summen werden die monatlich errechneten Summen in Abzug gebracht. Aus dem Lohnsteuerjahresausgleich ergibt sich in der Regel eine Steuerminderung. Die Berechnungsergebnisse werden pro Mitarbeiter dargestellt. Eine Sicherheitsabfrage erfolgt, ob der Lohnsteuerjahresausgleich - wie dargestellt - durchgeführt werden soll. Mit Ja werden die Berechnungsergebnisse gespeichert, mit Nein wird die Programmfunktion abgebrochen und die Berechnung bleibt folgenlos. Anhand der gespeicherten Kanzleidaten prüft RA-MICRO automatisch, ob ein Lohnsteuerjahresausgleich zulässig ist. Es darf kein Lohnsteuerjahresausgleich gemäß 42 b EStG durchgeführt werden, wenn es der Arbeitnehmer beantragt, wenn der Arbeitnehmer für das Ausgleichsjahr bzw. für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III, IV, V oder VI zu besteuern war, wenn bei der Lohnsteuerberechnung ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag zu berücksichtigen war, wenn das Faktorverfahren angewandt wurde, wenn der Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den

141 141 Entbindungstag während einer Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz oder steuerfreie Aufstockungsbeträge oder Zuschläge bezogen hat, wenn Unterbrechungen U eingegeben wurden, wenn für den Arbeitnehmer zeitweise Beträge im Rahmen der Vorsorgepauschale oder ein Beitragszuschlag berücksichtigt wurde oder wenn der Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr ausländische Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bezogen hat, die nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung oder unter Progressionsvorbehalt von der Lohnsteuer freigestellt waren. Die Minderungsbeträge, evtl. auch Mehrbeträge der Steuern, werden in die endgültigen Abrechnungen des Monats Dezember übernommen und fließen auch in die Lohnsteueranmeldung für den Monat Dezember ein Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis Abb. 91: Maske Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis Allgemeines Mit Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis können die mitarbeiterbezogenen Angaben für einen neu eingetretenen Mitarbeiter erfasst werden. Es wird automatisch eine neue Mitarbeiternummer vergeben und im blauen Feld am Kopf dieser Maske angezeigt. Mitarbeiternummern ausgeschiedener Mitarbeiter werden erst im übernächsten Jahr nach dem Ausscheiden neu vergeben. Ist ein Mitarbeiter z. B zum ausgeschieden, wird seine Mitarbeiternummer erst im Jahr 2015 neu vergeben.

142 142 Ansonsten ist die Erfassungsmaske die gleiche wie bei Mitarbeiterdaten ändern. Die Mitarbeiterdaten werden monatsbezogen gespeichert, sodass sie bei späteren Nachberechnungen noch unverändert vorliegen. Dies gilt nicht für die fett markierten Eingabefelder, diese werden nicht monatsbezogen gespeichert. Die einzelnen Mitarbeiterdaten sind mit einer Zeilennummer versehen, die Verweise erleichtert. Änderungen an den Mitarbeiterdaten wirken sich bei Druck Abrechnung und Listen erst aus, nachdem Gehalt berechnen aufgerufen wurde. Wenn der Beginn eines Arbeitsverhältnisses gespeichert wurde, so lässt sich die Vergabe einer neuen Mitarbeiternummer nicht mehr rückgängig machen, selbst wenn der neue Mitarbeiter versehentlich doppelt erfasst wurde. Für die zu viel vergebene Mitarbeiternummer wird dann ein Austritt vor dem Eintritt geschlüsselt. Wenn Nach dem Speichern Überblick Mitarbeiterdaten anzeigen gewählt wird, wird eine Übersicht der Daten des gerade bearbeiteten Mitarbeiters angezeigt. Mit der Wahl von Stammdaten in sv.net erfassen, werden die Daten in sv.net übernommen. bezieht sich auf alle Karteikarten und nicht nur auf die aktuell angezeigte. Änderungen der Angaben in den Mitarbeiterdaten wirken sich beim Druck erst dann aus, nachdem Gehalt berechnen, neu ausgeführt wurde. a) Karteikarte Allgemein 1. Adresse Die Adressnummer des Mitarbeiters wird eingegeben. Diese Angaben werden zur Übernahme des Namens und der Bankverbindung benötigt. Wenn die Adressnummer unbekannt ist, kann bei gelb unterlegten Feldern durch Eingabe des Namens danach gesucht werden. Die Suche kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn der gesuchte Name in RA-MICRO bereits angelegt ist. Eine Neuanlage kann über das Adressfenster im Modul Adressen vorgenommen werden. 55. Abrechnungsbeginn/Eintritt Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters wird eingegeben. Das Datum ist nur für das Eintrittsjahr von Bedeutung. Wenn sich bei einem Mitarbeiter die sozialversicherungsrechtlichen Verhältnisse mitten im Monat grundlegend ändern, insbesondere ein Auszubildender als Angestellter übernommen wird, wird unter der alten Mitarbeiternummer unter 56. Abrechnungsende/Austritt das Ende der Abrechnung als Auszubildender geschlüsselt und unter der neuen Mitarbeiternummer der Beginn der Abrechnung als Angestellter. 56. Abrechnungsende/Austritt Falls das Austrittsdatum bereits bekannt ist, kann es hier eingetragen werden. Durch den Eintrag wird verhindert, dass für den Mitarbeiter nach Austritt noch Gehalt berechnet wird. Bei einem unbefristeten Arbeitsverhältnis bleibt dieses Feld unverändert Bezeichnung der Tätigkeit Die Bezeichnung der ausgeübten Tätigkeit wird eingegeben. 57. Unterbrechungen (U) Die Gesamtanzahl der Arbeitsunterbrechungen für das laufende Jahr wird eingegeben. Arbeitsunterbrechungen liegen vor, wenn der Anspruch auf Arbeitslohn während der Dauer des Dienstverhältnisses für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen wegfällt. Diese Angabe wird auf der Lohnsteuerbescheinigung als Anzahl U übernommen. Wurde nach Abschluss der Jahresabrechnung die Steuerbescheinigung für den Mitarbeiter erstellt, wird der Eintrag in dieser Zeile unbedingt wieder auf Null gesetzt, sonst wird der Wert in das Folgejahr übernommen. 90. Vorverdienst Der Vorverdienst wird nicht mehr erfasst, weil er immer aus dem aktuellen Gehalt hochgerechnet wird. Bis 2004 wird der Vorverdienst hier eingetragen, den der neue Mitarbeiter im laufenden Jahr bis zu seinem Eintritt erzielt hat. Die Angabe wird für den Lohnsteuerjahresausgleich benötigt, sowie für die steuerliche Berechnung von Sonderzahlungen. Wird hier trotz Einstellung des Mitarbeiters in der Kanzlei nach dem 1. Januar kein Vorverdienst eingetragen, erfolgt bei der Gehaltsberechnung des Mitarbeiters eine Nachfrage, wenn eine Sonderzahlung gewährt wird. Der dort dann ggf. eingegebene Betrag wird hier gespeichert und ist in dieser Zeile 90 korrigierbar. Hat der Mitarbeiter keinen tatsächlichen Vorverdienst erzielt, muss hier trotzdem einen Betrag von 1 Cent eingegeben werden.

143 143 Ansonsten wird das monatliche Gehalt auf das Gesamtjahr hochgerechnet, wenn die Jahreslohnsteuer zu ermitteln ist. 97. Wöchentliche Arbeitszeit Hier ist die wöchentliche Arbeitszeit einzugeben. Die Angabe wird für den Druck der Gehaltsbescheinigung und des Lohnkontos benötigt Kostenstelle Bei Bedarf wird der Sachbearbeiter gewählt, dem das Gehalt des Mitarbeiters zugeordnet werden soll. Eine Auswahl ist über F2 möglich. Im Lohnjournal ist die Kostenstelle für jeden Mitarbeiter ersichtlich, sobald die Gehaltsberechnung erfolgt ist. b) Karteikarte LSt/KiSt 3. Steuerklasse Die Steuerklasse wird eingetragen. Bei Pauschalversteuerung ist die programminterne Steuerklasse 0 einzugeben. Für Grenzgänger, die ihren Wohnsitz in Belgien, Frankreich oder Österreich haben und deren Arbeitslohn bei Vorliegen einer entsprechenden Freistellungsbescheinigung des Finanzamtes steuerfrei ausgezahlt werden soll, wird die programminterne Steuerklasse 7 eingegeben. gültig ab: Dieses Feld steht zur Verfügung, wenn ein Eintrittsdatum nach dem des laufenden Jahres geschlüsselt ist und muss dann vollständig ausgefüllt werden. Die Änderung von Werten ist auch innerhalb des Jahres zu melden; daher ist abzufragen, seit wann die beim Eintritt genannten Daten gelten. 4. Kinderfreibeträge laut Steuerkarte Die Kinderfreibeträge werden eingegeben. Die Kinderfreibeträge werden bei der Berechnung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages berücksichtigt. gültig ab: Dieses Feld steht zur Verfügung, wenn ein Eintrittsdatum nach dem des laufenden Jahres geschlüsselt ist und muss dann vollständig ausgefüllt werden. Die Änderung von Werten ist auch innerhalb des Jahres zu melden; daher ist abzufragen, seit wann die beim Eintritt genannten Daten gelten Faktor: In diesem Feld ist der vom Finanzamt ermittelte Faktor einzutragen. Für Ehegatten besteht ab VZ 2010 die Möglichkeit, anstelle der Steuerklassenkombination III/IV und IV/IV, die Kombination IV Faktor/IV Faktor zu verwenden. Der Faktor wird vom Finanzamt nach der Formel X:Y ermittelt. X ist hierbei die Summe der voraussichtlichen Lohnsteuer bei Anwendung der St-Kl. IV für jeden Ehegatten. Y ist die Lohnsteuer, die sich nach der Splittingtabelle ergeben würde. Der Faktor ist mit drei Nachkommastellen ohne Rundung zu berechnen. Er wird verwendet, sofern er kleiner als 1 ist Dem AG mitgeteilte Zahlungen des AN zur privaten KV/PV: Die vom Mitarbeiter nachgewiesenen und dem Arbeitgeber mitgeteilten Beiträge zur privaten Krankenund Pflegeversicherung werden eingegeben. Der Beitrag wird nicht automatisch aus den Sozialversicherungsbeiträgen gezogen. Dieser Betrag wird in Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung (Stand: 2012) angezeigt. 6. Religion lt. Steuerkarte Mitarbeiter/Ehepartner Die Religion für den Mitarbeiter und einen eventuellen Ehegatten ist gemäß den Kirchensteuermerkmalen einzugeben. Für den Ehegatten ist nur dann eine Religion einzugeben, wenn sie für den Kirchensteuerabzug vom Lohn von Bedeutung ist. Sonst wird für ihn 0 konfessionslos stehen. RA-MICRO weist bei der Speicherung Kombinationen zurück, die nicht plausibel sind und die bei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zur Zurückweisung der Daten führen. Es stehen unterschiedliche Angaben seit 2005 und bis 2004 zur Auswahl.

144 144 Seit 2005 kann für Mitarbeiter und Ehepartner unter den Religionsgemeinschaften gewählt werden, die im Bundesland der Kanzlei Kirchensteuer erheben können. Nur für die im Bundesland des Betriebsstättenfinanzamtes kirchensteuerberechtigte Religionsgemeinschaften kann Kirchensteuer gemeldet und abgeführt werden. Sollte ein Mitarbeiter aus einem anderen Bundesland kommen und einer Religionsgemeinschaft angehören, die im Bundesland der Kanzlei keine Kirchensteuer erheben kann, ist das Verfahren mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzuklären. Bis 2004 liegen folgende Auswahlmöglichkeiten vor: 0 konfessionslos 1 evangelisch 2 katholisch 3 andere Religion Als andere Religion gilt die Religionsgemeinschaft, die bei Allgemeine Grunddaten ändern unter Zeile 98 Kirchensteuer der anderen Religion wird zugeordnet der: gewählt wurde. gültig ab: Dieses Feld steht zur Verfügung, wenn ein Eintrittsdatum nach dem des laufenden Jahres geschlüsselt ist und muss dann vollständig ausgefüllt werden. Die Änderung von Werten ist auch innerhalb des Jahres zu melden; daher ist abzufragen, seit wann die beim Eintritt genannten Daten gelten. 7. Freibetrag laut Steuerkarte monatlich: Hier wird der monatliche Steuerfreibetrag eingegeben, falls ein solcher vorliegt. Mit einem negativen Betrag kann dieser Stelle ein Steuerhinzurechnungsbetrag erfasst werden. 8. Freibetrag laut Steuerkarte jährlich Der jährliche Steuerfreibetrag wird eingetragen, falls ein solcher vorliegt. Mit einem negativen Betrag kann an dieser Stelle ein Steuerhinzurechnungsbetrag erfasst werden. gültig ab: Dieses Feld steht zur Verfügung, wenn ein Eintrittsdatum nach dem des laufenden Jahres geschlüsselt ist und muss dann vollständig ausgefüllt werden. Die Änderung von Werten ist auch innerhalb des Jahres zu melden; daher ist abzufragen, seit wann die beim Eintritt genannten Daten gelten. 9. Abweichender %satz Pauschalversteuerung: Dieses Eingabefeld steht nur zur Verfügung, wenn unter 3. Steuerklasse eine 0 eingegeben wurde. Ein Prozentsatz wird eingegeben, falls für diesen Mitarbeiter ein anderer als der übliche Pauschalversteuerungssatz gelten soll. 10. Altersentlastungsbetrag Diese Einstellung wird gewählt, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf einen Altersentlastungsbetrag zur Lohnsteuer hat. Dieser gilt derzeit für alle Mitarbeiter, die im Vorjahr das 64. Lebensjahr vollendet haben. 86. Betrag geldwerter Vorteil: Der Betrag für einen Sachbezug wird eingegeben, der bei der Berechnung von Lohn- und Kirchensteuer sowie Sozialversicherungsbeiträgen berücksichtigt wird, z. B. die Nutzung eines Firmenwagens. 87. Betrag geldwerter Vorteil pauschal versteuert: Der Betrag für einen Sachbezug wird eingegeben, der pauschal versteuert wird und sozialversicherungsfrei ist AGS der Gemeinde lt. Steuerkarte: Der Amtliche Gemeindeschlüssel (AGS) wird eingegeben. Bei lohnsteuerfreien Grenzgängern wird (8 Nullen) eingegeben Finanzamt lt. Steuerkarte: Die Bezeichnung des Finanzamts wird eingegeben.

145 145 Nur bei lohnsteuerfreien Grenzgängern ist die Bezeichnung des Betriebsfinanzamtes der Kanzlei anzugeben Finanzamts-Nr. lt. Steuerkarte: Die Nummer des für den Mitarbeiter zuständigen Finanzamts ist einzugeben. Es ist nicht die Nummer des Betriebsfinanzamtes der Kanzlei gemeint. Nur bei lohnsteuerfreien Grenzgängern ist hier die Nummer des Betriebsfinanzamtes der Kanzlei anzugeben. c) Karteikarte Gehalt/Zuschläge 12. Gehalt: Das monatliche Bruttogehalt- ohne Zuschüsse - wird eingetragen. Bei Mitarbeitern, die nur pauschal zu versteuernde Bezüge erhalten, muss hier ebenfalls der Bruttobetrag eingegeben werden. Auch bei der Berechnung des Gehaltes für Teilmonate ist hier das Gehalt für den vollen Monat einzugeben, anhand des Eintrittsmonats wird von RA-MICRO das anteilige Gehalt automatisch ermittelt. Wenn Lohn/Gehalt die Vergütung für Überstunden berechnen soll, muss auch unter 13. Stundenlohn der auf eine Arbeitsstunde entfallende Betrag eingegeben werden. Falls ausschließlich auf Stundenbasis abgerechnet wird, erfolgt hier kein Eintrag. 13. Stundenlohn: Der Stundenlohn oder der auf eine Arbeitsstunde entfallende Betrag wird eingegeben, falls der Mitarbeiter nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt wird oder falls bezahlte Überstunden anfallen. Nur wenn ein Stundenlohn eingetragen wird, können Überstunden berechnet werden. 15. Versorgungsbezüge: Der monatliche Betrag ist einzugeben, falls ein Mitarbeiter Versorgungsbezüge erhält. 16. Fahrgeld (pauschal versteuert): Ein pauschal zu versteuernder Fahrgeldzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird eingegeben. Die pauschale Lohnsteuer wird mit einem Steuersatz von 15% berechnet. 17. Verpflegungszuschuss (pauschalversteuert): An dieser Stelle kann ein pauschalversteuerter monatlicher Verpflegungszuschuss des Arbeitgebers eingetragen werden. Die pauschale Lohnsteuer wird mit einem Steuersatz von 25% berechnet Sachbezug 37b (pauschalversteuert/sv-pfl.): Hier kann der Wert der Zuwendung eingegeben werden, der als Sachbezug gemäß 37b EStG mit 30% pauschal versteuert wird und sozialversicherungspflichtig ist. Die pauschale Lohnsteuer wird dann getrennt ausgewiesen. Alternativ kann in Elektronische Lohnsteueranmeldung (Elster) die pauschale Lohnsteuer für Geschenke etc. manuell eingegeben werden. Eine Doppeleingabe ist zu vermeiden, da die pauschale Lohnsteuer resultierend aus der Angabe in den Mitarbeiterdaten Zeile 146 für den Sachbezug ggf. mit der manuellen Eingabe der pauschalen Steuer in Elektronische Lohnsteueranmeldung (Elster) addiert wird. 18. Sonstiger Bezug pauschalversteuert: Falls als Zulage ein mit 20% pauschal zu versteuernder Bezug gezahlt wird, der sozialversicherungsfrei ist, wird dieser, bzw. die Summe der Bezüge hier eingegeben. Auf der Gehaltsabrechnung wird der hier eingegebene Betrag bei den Nettobezügen unter der Bezeichnung PV-Bezug ausgewiesen. Eine auf der Gehaltsabrechnung gewünschte abweichende Bezeichnung kann in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, in Zeile 85, Bezeichnung Bezüge pauschal versteuert eingegeben werden. 25. Steuerfreie Sachbezüge (Job-Ticket): Der Betrag für steuerfreie Sachbezüge/Job-Tickets wird erfasst. Deren Steuerfreiheit ist an enge Voraussetzungen geknüpft: die Monatskarten müssen von der Kanzlei eingekauft und an die Mitarbeiter ausgegeben werden und es dürfen bestimmte Höchstbeträge nicht überschritten werden, für die unter Umständen noch andere Sachbezüge zu berücksichtigen sind. Die Beträge werden - wie vor-

146 146 geschrieben - in der Lohnsteuerbescheinigung unter 17. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ausgewiesen. 26 Doppelte Haushaltsführung (steuerfrei): Der Betrag der steuerfreien, monatlichen Leistungen bei doppelter Haushaltsführung wird eingegeben. 27. Verpflegungszuschuss (steuerfrei): Der monatliche, steuerfreie Betrag für einen Verpflegungszuschuss wird eingegeben. 28. Zuschüsse gemäß Zi. 15 LStKarte: Zuschüsse gemäß Ziffer 15 der Lohnsteuerbescheinigung werden eingegeben, z. B. Kurzarbeitergeld oder Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Betrag: Sofern der Arbeitgeber Zahlungen gem. 3 Nr. 63 EStG; 1 Abs. 1 Nr. 9 SvEV (Sozialversicherungsentgeltverordnung) an eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder an eine Direktversicherung leistet, ist der für den einzelnen Arbeitnehmer gezahlte Betrag hier einzutragen. Die Zahlungen werden als steuer- und sozialversicherungsfrei behandelt. Eine Prüfung, ob die eingegebenen Beträge die in den entsprechenden Gesetzen genannten Grenzen überschreiten, wird von RA-MICRO nicht durchgeführt Beträge zu Ziffer 125 aus Gehaltsumwandlung Werden die Zahlungen aus 125. Steuerfreie Beiträge des Arbeitgebers für Zukunftssicherung in Form einer Gehaltsumwandlung geleistet, wird diese Option gewählt; der unter 125. erfasste Betrag wird dann vom Gehalt in Abzug gebracht. Übernehmen Arbeitnehmer (durch Gehaltsumwandlung) und Arbeitgeber (durch Zuschuss) jeweils einen Teil der Beiträge an eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder an eine Direktversicherung, sind bei der Eingabe der Daten einige Besonderheiten zu beachten. Anhand des folgenden Beispiels werden die notwendigen Eingaben erläutert. Der Gesamtbeitrag an die Pensionskasse, den Pensionsfonds oder die Direktversicherung beträgt 75,00 monatlich. Der Arbeitgeber übernimmt davon 55,00, der Arbeitnehmer 20,00. In Allgemeine Grunddaten ändern wird auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 80 oder 81 eine entsprechende Zulage definiert, beispielsweise mit der Bezeichnung AG-Anteil Pensionskasse. Diese Zulage ist zunächst sozialversicherungs- und steuerpflichtig, wird aber durch die folgende Gehaltsumwandlung sozialversicherungs- und steuerfrei. Bei Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte Zulagen unter AG-Anteil Pensionskasse wird der Betrag von 55,00 eingegeben, der vom Arbeitgeber zusätzlich zum laufenden Gehalt zum Beitrag zur Pensionskasse oder zum Pensionsfonds zugesteuert wird. Hier auf der Karteikarte Gehalt/Zuschläge wird unter 125. Steuerfreie Beiträge des Arbeitgebers für Zukunftssicherung der Gesamtbetrag eingegeben, der an die Pensionskasse, den Pensionsfonds oder die Direktversicherung abgeführt wird. Die Einstellung 133. Beiträge zur Ziffer 125 aus Gehaltsumwandlung wird gesetzt. Der vom Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gezahlte Anteil sowie der Anteil des Beitrages, für den der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehaltes verzichtet, bleiben in der Gehaltsabrechnung dann steuer- und sozialversicherungsfrei. Auf der Lohnsteuerbescheinigung wird der insgesamt an die Pensionskasse, den Pensionsfonds oder die Direktversicherung gezahlte Beitrag ausgewiesen Adresse: Die Adressnummer der Pensionskasse bzw. des Pensionsfonds wird für den Fall benötigt, dass unter Druck Abrechnung und Listen automatisch Zahlungsaufträge erstellt werden sollen Vertragsnummer: Diese Angabe wird für den Fall benötigt, dass unter Druck Abrechnung und Listen automatisch Zahlungsaufträge erstellt werden sollen.

147 147 d) Karteikarte Lebensversicherung Lebensversicherung Lebensversicherung Falls durch den Arbeitgeber für den Mitarbeiter eine Lebensversicherung abgeschlossen wurde, wird der abzuführende Beitrag eingetragen. davon pauschalversteuert: Der Beitrag wird eingegeben, der pauschalversteuert werden soll. Wird hier nichts eingegeben, wird der Beitrag als steuerfrei behandelt. Er ist dann im Regelfall auch sozialversicherungsfrei. Unter somit steuerfrei wird informationshalber der steuerfreie Beitrag angezeigt. Mit Steuerberater oder Finanzamt sollte geklärt werden, bei welchen Mitarbeitern die Voraussetzungen für eine pauschalversteuerte oder steuerfreie Beitragszahlung gegeben sind und ob Sozialversicherungsfreiheit oder Sozialversicherungspflicht besteht. Die pauschale Lohnsteuer kann auf den Mitarbeiter abgewälzt werden. In diesem Fall muss in den Mitarbeiterdaten, Karteikarte Abzüge in Zeile 59 bzw. 61 eine Abzugsbezeichnung festgelegt und in Zeile 60 bzw. 62 auf der Karteikarte Abzüge in den Mitarbeiterdaten die Summe von Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag eingegeben werden. 21. Vertragsnummer: Die Vertragsnummer der Lebensversicherung wird eingegeben. Diese Eingabe wird für die Überweisungsformulare benötigt. 22. Adresse der Versicherung Die Adressnummer der Lebensversicherung wird eingegeben. Diese Eingabe ist notwendig, um die zur Lebensversicherung gespeicherten Angaben für Überweisungen nutzen zu können. Wenn die Adressnummer unbekannt ist, kann - bei gelb unterlegten Feldern durch Eingabe des Namens danach gesucht werden. Die Suche kann nur erfolgreich sein, wenn der gesuchte Name in RA-MICRO bereits angelegt ist. Eine Neuanlage kann über das Adressfenster im Modul Adressen vorgenommen werden. 23. Lebensversicherung als Gehaltsumwandlung Verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehaltes, um diesen für den Beitrag zur Lebensversicherung zu verwenden, wird diese Option verwendet. Wenn der Prämienbetrag als zusätzliche Leistung des Arbeitgebers zum Gehalt gezahlt wird, darf hier keine Wahl getroffen werden. Die Einstellung darf ebenfalls nicht gewählt werden, wenn der für die Lebensversicherung abzuführende Beitrag pauschalversteuert wird und beim Arbeitnehmer aus Sonderzuwendungen (z. B. Weihnachts-, Urlaubsgeld etc.) beglichen wird. Dieser Beitrag ist bei pauschaler Versteuerung sozialversicherungsfrei. Wenn eine Gehaltsumwandlung vorliegt und der Beitrag zur Lebensversicherung pauschal versteuert wird, liegt Sozialversicherungspflicht vor. Für die Berechnung des steuerpflichtigen Monatsgehaltes wird dieser pauschal zu versteuernde Betrag vom Festgehalt, das auf der Karteikarte Gehalt/Zuschläge unter Punkt 12 angegeben ist, abgezogen. 24. Zahlung nur im Monat:/ und im Monat: Falls die Beitragszahlung zur Lebensversicherung nicht monatlich, sondern jährlich oder von Sonderzahlungen erfolgt, sind hier die Zahlungsmonate (ein oder zwei) einzugeben. Kein Eintrag oder der Eintrag 0 bedeutet, dass der Betrag monatlich gezahlt wird. Lebensversicherung 2 Dieser Bereich ist für eine zweite Lebensversicherung vorgesehen. Die Felder sind identisch mit den obigen der ersten Lebensversicherung.

148 148 e) Karteikarte VWL f) Karteikarte SV Vermögenswirksame Leistungen Vertrag 1: 30. Vermögensbildung Mitarbeiter: Der vom Mitarbeiter zu tragende Anteil für den Vertrag über vermögenswirksame Leistungen wird eingegeben. 31. Vermögensbildung Arbeitgeber: Der vom Arbeitgeber übernommene Anteil für den Vertrag über vermögenswirksame Leistungen wird eingetragen. 32. Vertragsnummer: Die Vertragsnummer der Lebensversicherung wird eingegeben. Diese Eingabe wird für die Überweisungsformulare benötigt. 33. Adresse des Instituts Die Adressnummer des Instituts wird angegeben, bei dem die vermögenswirksamen Leistungen des betreffenden Mitarbeiters angelegt werden. Die Adressnummer wird für die Überweisung benötigt. Wenn die Adressnummer unbekannt ist, kann - bei gelb unterlegten Feldern durch Eingabe des Namens danach gesucht werden. Die Suche kann nur erfolgreich sein, wenn der gesuchte Name in RA-MICRO bereits angelegt ist. Eine Neuanlage kann über Ga vorgenommen werden. Vermögenswirksame Leistungen Vertrag 2/ Vermögenswirksame Leistungen Vertrag 3 Die Felder für den zweiten und dritten Vertrag über vermögenswirksame Leistungen gleichen denen für Vertrag 1. Hier können die sozialversicherungsrechtlichen Verhältnisse des Mitarbeiters erfasst werden. Alle SV-Meldungen müssen bei Mitarbeitern, die im Versorgungswerk rentenversichert sind, seit 2009 an die Krankenkasse und das Versorgungswerk erfolgen. Die Meldungen werden daher doppelt gespeichert und müssen an die Krankenkasse und das Versorgungswerk per sv.net übermittelt werden. Die Übermittlung an das Versorgungwerk ist nicht über sv.net classic, sondern nur über sv.net Online möglich. Es wird daher bei der Online-Übermittlung sv.net Online gestartet. In den Allgemeinen Grunddaten auf der Karteikarte Krankenkassen unter 113. SV-Meldungen kann auch die Datenübermittlung an die Krankenkassen über sv.net Online eingeschaltet werden. Dann werden auch die Beitragserhebungen für das Versorgungswerk über sv.net Online anstatt über übermittelt. Alle Daten an sv.net Online müssen manuell übertragen werden. Der allgemeine Beitragssatz aller Krankenkassen wird auf 14,6% und der ermäßigte Beitragssatz auf 14,0% (Stand: 2015) gesetzt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen den Beitragssatz jeweils zur Hälfte. Die Krankenkassen können für Arbeitnehmer einkommensabhängige, zusätzliche Beiträge festlegen. Beispiel: Bruttogehalt: 3000,00 Arbeitgeberanteil: 7,3% von ,00 Arbeitnehmeranteil: 7,3% von ,00, hierzu kommt ggf. noch der zusätzliche Beitrag je nach Krankenkase für den Arbeitnehmer. Gesamtbeitrag Krankenversicherung: 14,6% von ,00 + Betrag x Wenn sich die sozialversicherungsrechtlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters mitten im Monat grundlegend ändern, ist auf der Karteikarte Allgemeines unter 56. Abrechnungsende/Austritt ein Ende der bisherigen Abrechnung und unter 55. Abrechnungsbeginn/Eintritt ein Beginn der neuen Abrechnung zu schlüsseln. 43. Krankenkasse: Aus den unter Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Krankenkassen eingegebenen Krankenkassen wird am Bildschirm eine Übersicht erstellt. An dieser Stelle muss dem Mitarbeiter eine Krankenkasse zugeordnet werden, sofern er versicherungspflichtig ist oder bei einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig versichert ist und die Beiträge vom Arbeitgeber überwiesen werden sollen. In diesem Fall wird automatisch davon ausgegangen, dass der Arbeitgeber den halben Beitrag erstattet. Renten- und Sozialversicherungsbeiträge werden an die hier gewählte Krankenkasse überwiesen.

149 149 Ist der Arbeitnehmer dagegen bei einer privaten Krankenkasse freiwillig versichert oder sollen die Beiträge über den Mitarbeiter privat abgewickelt werden, ist eine 0 einzugeben. Für diesen Fall müssen Einträge unter 45. SV-Beiträge an Krankenkasse vorgenommen werden. Nur wenn eine Krankenkasse eingetragen wird, sind unten die Zeilen 47, 48, 49 und 50 auswählbar. 44. Versorgungswerk: Aus den unter Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Krankenkassen eingegebenen Versorgungswerken wird am Bildschirm eine Übersicht erstellt. Ist der Mitarbeiter in einem Versorgungswerk für Rechtsanwälte rentenversichert, ist ihm an dieser Stelle ein Versorgungswerk zuzuordnen. Ist der Mitarbeiter nicht über ein Versorgungswerk rentenversichert, ist der Eintrag 0. Der voreingestellte Beitragssatz für das Versorgungswerk entspricht dem Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung. In der Zeile 48. Schlüssel Rentenversicherung wird deshalb in der Regel der Schlüssel 1 - voller Beitrag eingetragen. Wird vom Versorgungswerk ein abweichender Beitrag erhoben, so ist dieser unten rechts unter Zeile 92. Versorgungswerk MA-Beitrag und Zeile 93. Versorgungswerk AG-Beitrag einzutragen. 45. SV-Beiträge an Krankenkasse: Wenn der Mitarbeiter nicht krankenversicherungspflichtig ist und die privaten Krankenversicherungsbeiträge selbst überweist, muss hier die jeweilige Krankenkasse eingetragen werden, an die die Rentenversicherungs- und Arbeitslosenbeiträge zu überweisen sind. Entsprechend ist eine Eingabe in diesem Feld nicht möglich, wenn unter 43. Krankenkasse bereits eine Krankenkasse gewählt wurde. 46. AG-Zuschuss zur Krankenversicherung: Wenn der Mitarbeiter nicht krankenversicherungspflichtig ist, muss hier der Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung eingegeben werden. Wenn der Mitarbeiter im Monat Ausfallzeiten hat oder ausscheidet, wird in jedem Fall der volle Monatsbeitrag eingegeben; die anteilige Berechnung wird von RA-MICRO automatisch durchgeführt. Für Zeiten ohne Gehaltszahlung Ausfallzeiten - oder für den restlichen Monat nach dem Ausscheiden besteht seitens des Arbeitnehmers kein Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung, wenn er freiwillig oder privat versichert ist. Wenn unter Gehalt berechnen in den Zusatzangaben zur Gehaltsberechnung die Einstellung 11. Kürzung Arbeitgeberzuschuss zur KV/PV gewählt wurde, wird der Arbeitgeberzuschuss anteilig zu den eingegebenen Ausfallzeiten gekürzt. Sonst wird der Zuschuss wie immer gezahlt, der nicht gekürzte Anteil ist jedoch lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. 47. Schlüssel Krankenversicherung: Nur wenn in Zeile 43 eine Krankenkasse gewählt wurde, kann der zutreffende Krankenversicherungsschlüssel eingetragen werden. Verfügbar sind: 0 nicht krankenversicherungspflichtig, 1 normaler Beitragssatz, 3 ermäßigter Beitragssatz, 8 Zuschuss freiwilliger KV nach tatsächlichem Arbeitsentgelt (Firmenzahler) und 9 freiwillig gesetzlich versichert (Firmenzahler). Der Schlüssel 9 für freiwillig gesetzlich versicherte Angestellte wird von RA-MICRO automatisch in Zeile 47 hinterlegt, wenn in Zeile 43 eine Krankenkasse ausgewählt wird und in Zeile 46 der AG-Anteil am KV-Beitrag eingegeben wird. Dies ist z. B. bei schwankendem Bruttogehalt zu nutzen. Schlüssel 8 ist für freiwillig gesetzlich versicherte Angestellte vorgesehen, wenn der Beitrag, der an die Krankenkasse abgeführt wird, automatisch von RA-MICRO auf Grundlage des tatsächlichen Arbeitsentgeltes berechnet wird, ohne dass ein Betrag in Zeile 46 eingegeben wird. In den Meldungen zur Sozialversicherung und auf der Gehaltsbescheinigung erscheint der Schlüssel 9 für die Krankenversicherung, wenn in Zeile 47 der Schlüssel 8 oder 9 gewählt wird. 48. Schlüssel Rentenversicherung Der zutreffende Rentenversicherungsschlüssel ist für den entsprechenden Mitarbeiter einzutragen. Nur wenn in Zeile 43 oder 45 eine Krankenkasse gewählt wurde, kann der zutreffende Rentenversicherungsschlüssel eingegeben werden. Es stehen zur Auswahl: 0 nicht beitragspflichtig,

150 150 1 voller Beitrag, 3 halber Beitrag (nur AG-Anteil)Arbeitgeber und 5 Auszahlung des Arbeitgeberanteils Der Schlüssel 5 kann nur gewählt werden, wenn in Zeile 44 ein Versorgungswerk eingetragen ist. Für Mitglieder eines Versorgungswerkes, die unter Zeile 44 geschlüsselt sein müssen, sind die erfassten Schlüssel und die gemeldeten Schlüssel unterschiedlich. Die 1 oder, wenn der Arbeitnehmer die Beiträge selbst abführt, die 5, werden erfasst. Die Schlüssel sorgen für eine zutreffende Berechnung. In den Zeilen 92 und 93 werden nur in den seltenen Fällen Angaben gemacht, in denen der Beitrag zum Versorgungswerk nicht nach dem Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung berechnet wird. Gemeldet wird für solche Arbeitnehmer für die Rentenversicherung der Schlüssel 0, da sie auf Grund Ihrer Mitgliedschaft im Versorgungswerk von der Beitragspflicht zur gesetzlichen Rentenversicherung befreit sind. 49. Schlüssel AL-Versicherung: Nur wenn in Zeile 43 oder 45 eine Krankenkasse gewählt wurde, kann der zutreffende Arbeitslosenversicherungsschlüssel eingetragen werden. Verfügbar sind: 0 nicht beitragspflichtig, 1 beitragspflichtig, 2 nur Beitrag Arbeitgeberanteil. 41. AG-Zuschuss zur Pflegeversicherung: Für freiwillig bzw. privat pflegeversicherte Arbeitnehmer wird der Arbeitgeber-Zuschuss zur Pflegeversicherung eingetragen. Der normale Zuschuss (Stand 2015: 1,175 %) ist einzugeben. Wenn sich der Anteil des Mitarbeiters um 0,25 % erhöht, weil der Mitarbeiter den Beitragszuschlag für Kinderlose tragen muss, wird dies auf der Karteikarte SV in Zeile 137 Erhöhter Prozentsatz Pflegeversicherung für Kinderlose geschlüsselt. Ist für Arbeitnehmer, die freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse pflegeversichert sind, unter 43. Krankenkasse eine Krankenkasse ausgewählt, so erfolgt die Abführung des Zuschusses und des Beitragsanteils des Arbeitnehmers an diese Krankenkasse. Dies kann durch den Pflegeversicherungs- Schlüssel 4 unter 50. Schlüssel Pflegeversicherung verhindert werden. Wenn der Mitarbeiter im Monat Ausfallzeiten hat oder ausscheidet, wird in jedem Fall der volle Monatsbeitrag eingegeben. Die anteilige Berechnung wird von RA-MICRO automatisch durchgeführt. Für Zeiten ohne Gehaltszahlung bei bestimmten Ausfallzeiten - oder für den restlichen Monat nach dem Ausscheiden besteht seitens des Arbeitnehmers kein Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung, wenn er freiwillig oder privat versichert ist. Wenn unter Gehalt berechnen in den Zusatzangaben zur Gehaltsberechnung die Einstellung 11. Kürzung Arbeitgeberzuschuss zur KV/PV gewählt wurde, wird der Arbeitgeberzuschuss anteilig zu den eingegebenen Ausfallzeiten gekürzt. Andernfalls wird der Zuschuss - wie immer- gezahlt, der nicht gekürzte Anteil ist jedoch lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. 50. Schlüssel Pflegeversicherung: Der zutreffende Pflegeversicherungsschlüssel für den entsprechenden Mitarbeiter wird eingetragen: 0 nicht pflegeversicherungspflichtig, 1 pflegeversicherungspflichtig, 2 Beitrag überwiegend durch Arbeitnehmer (nur BL Sachsen), 3 freiwillig gesetzlich versichert (nur BL Sachen), 4 KV freiwillig gesetzlich und PV privat versichert und 5 beihilfeberechtigt und pflegeversicherungspflichtig. Wenn der Schlüssel 2 für die Pflegeversicherung gewählt ist, ist der Beitragssatz für den Arbeitnehmer 1,675 % (Stand 2015), da kein Feiertag wegfällt. Dieses Resultat kann auch erreicht werden, indem in Allgemeine Grunddaten ändern der Punkt 11 Alle Mitarbeiter in Sachsen tätig, Pflegeversicherung wird überwiegend von AN getragen bejaht wird. Pflegeversicherungs-Schlüssel 3: Unter 41. AG-Zuschuss zur Pflegeversicherung auf dieser Registerkarte ist der normale Arbeitgeber-Zuschuss (Stand 2015: 1,175 %) einzutragen, dieser wird jedoch intern auf den Arbeitnehmer im Bundesland Sachsen verlagert.

151 151 Bei Wahl der Einstellung 4-KV freiwillig gesetzlich und PV privat versichert, erfolgt keine Abführung der Pflegeversicherung an die Krankenkasse unter 43. Krankenkasse Erhöhter Prozentsatz Pflegeversicherung für Kinderlose Wenn für den Mitarbeiter ein erhöhter Prozentsatz in der Pflegeversicherung für Kinderlose abgeführt werden muss, wird diese Einstellung gesetzt. Mit dem Gesetz zur Berücksichtigung der Kindererziehung im Beitragsrecht der sozialen Pflegeversicherung (Kinder-Berücksichtigungsgesetz KiBG) wird der Beitragssatz in der sozialen Pflegeversicherung für kinderlose Mitglieder, die das 23. Lebensjahr vollendet haben um 0,25 Beitragssatzpunkte erhöht (Beitragszuschlag für Kinderlose). Den Beitragszuschlag trägt das Mitglied; eine Beteiligung des Arbeitgebers ist hierbei nicht vorgesehen, auch nicht bei Auszubildenden mit einem Gehalt unter der Geringverdiener-Grenze. Der Beitragszuschlag ist nicht zu erheben, wenn die Elterneigenschaft des Mitglieds gegenüber dem Arbeitgeber nachgewiesen wird oder dem Arbeitgeber bereits aus anderem Anlass bekannt ist. Mitarbeiter, die vor dem geboren sind, sind generell von der Beitragszuschlagspflicht ausgenommen. Das Kinder-Berücksichtigungsgesetz schreibt keine konkrete Form des Nachweises über die Elterneigenschaft vor. Wenn nachweisbar Kenntnis darüber besteht, dass ein Mitarbeiter ein Kind hat, ist der Beitragszuschlag nicht anzusetzen. Nur in Zweifelsfällen kann es notwendig werden, bei der Krankenkasse nachzufragen. SV-Meldeschlüssel (KV RV AV PV): Hier wird der Meldeschlüssel angezeigt, wie er später in der Meldung zur Sozialversicherung und der Gehaltsbescheinigung ausgegeben wird. 51. Umlage 1 Krankheit Diese Einstellung wird gewählt, wenn zur Ermittlung der Umlage Krankheit (U1) das Gehalt des Mitarbeiters berücksichtigt werden soll. In Zeile 108 wird die Krankenkasse angezeigt, an die für den ausgewählten Mitarbeiter die Umlagebeiträge abzuführen sind. 52. Umlage 2 Mutterschaft Es kann geschlüsselt werden, ob das Gehalt für den betreffenden Mitarbeiter für die Ermittlung der Umlage 2 berücksichtigt werden soll. In Zeile 108 wird die Krankenkasse angezeigt, an die Umlagebeiträge abgeführt werden Umlagen an Krankenkasse: Die Krankenkasse, an welche die Umlagen 1 und 2 abzuführen sind, wird hier angezeigt. Die Beitragssätze für die Umlagen 1 und 2 müssen auf der Karteikarte KV-Beitragssätze unter Monatliche Grunddaten ändern, erfasst werden. RA-MICRO prüft nicht, ob für die Umlagen 1 und 2 bei der jeweiligen Krankenkasse Beitragssätze erfasst wurden. Die Grunddaten müssen entsprechend kontrolliert werden. Die Krankenkasse bzw. Einzugsstelle für geringfügig Beschäftigte wird angezeigt, die in Zeile 43 gewählt wurde. 53. Höhe Lohnfortzahlung: In der Regel ist keine Eingabe notwendig, weil normalerweise während des Lohnfortzahlungszeitraumes das normale Gehalt weiter gezahlt wird, wie es auf der Karteikarte Gehalt/Zuschläge unter 12. Gehalt als Bruttogehalt eingegeben ist. In zwei Fällen ist es sinnvoll, eine Eingabe zu machen. Im ersten Fall handelt es sich um einen Mitarbeiter, der stundenweise bezahlt wird. Dann ist der selbst berechnete Betrag der Lohnfortzahlung einzugeben. Der zweite Fall betrifft einen Mitarbeiter, bei dem aufgrund von Provisionen u. ä. die regelmäßige Vergütung höher ist als ihre fest erfassten Bestandteile. Dann ist der selbst berechnete Betrag der Lohnfortzahlung einzugeben und die fest erfassten Bestandteile der Vergütung sind um den zeitlichen Anteil für die Tage mit Lohnfortzahlung zu kürzen. 54. Höhe Zuschuss zum Mutterschaftsgeld: Die Höhe des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld wird an dieser Stelle oder bei Aufruf der Programmfunktion Gehalt berechnen bei den Zusatzangaben zur Gehaltsberechnung unter 7. Höhe des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld: eingegeben. Wenn hier ein Betrag eingegeben wird, so wird

152 152 dieser von RA-MICRO unter Gehalt berechnen nur berücksichtigt, wenn dort in Zeile 6. mit Ausfallzeitenberechnung bejaht und die Anzahl der Mutterschaftstage eingegeben wird. Wird an beiden Stellen ein Betrag eingegeben, so werden die beiden Beträge bei der Berechnung summiert. Nach 14 Mutterschutzgesetz hat der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen 13 und dem durchschnittlichen Nettoarbeitsentgelt pro Kalendertag zu zahlen. Das durchschnittliche kalendertägliche Arbeitsentgelt ist aus den letzten drei abgerechneten Kalendermonaten, bei wöchentlicher Abrechnung aus den letzten 13 abgerechneten Wochen vor Beginn der Schutzfrist zu berechnen. Dabei ist der Kalendermonat mit 30 Tagen zu berücksichtigen. Beispiel: Die Mutterschutzfrist beginnt am Für die Berechnung des Zuschusses im Monat April 12 sind die Nettoarbeitsentgelte der Monate Januar, Februar und März maßgebend. Es wurden folgende Nettoentgelte erzielt: April 956,20 Mai 936,70 Juni 961,92 Summe: 2.854,82 Die Summe des Entgeltes ist durch 90 Tage zu teilen. Es ergibt sich ein kalendertägliches Nettoentgelt von 31,72. Von diesem Entgelt ist das von der Krankenkasse zu zahlende Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 je Kalendertag abzuziehen. Der verbleibende Betrag von 18,72 ist mit den Kalendertagen zu multiplizieren, an denen sich die Mitarbeiterin im abzurechnenden Monat April 12 im Mutterschutz befindet, in diesem Beispiel 25 Tage. Der vom Arbeitgeber zu zahlende Zuschuss beträgt somit insgesamt 468,00. Dieser Betrag wäre in Zeile 54 einzutragen. Diese Beispielrechnung berücksichtigt allerdings nicht alle rechtlichen Besonderheiten, die unter Umständen einschlägig sind. Der Krankenkassenzuschuss wird direkt an die Arbeitnehmerin gezahlt und in der Gehaltsberechnung nicht aufgeführt. Versorgungswerk 92. MA-Beitrag: Eine Eingabe ist nur möglich, wenn unter 44. Versorgungswerk ein Versorgungswerk eingetragen wurde, damit die Rentenversicherungsbeiträge des betreffenden Mitarbeiters an ein Versorgungswerk überwiesen werden. Voraussetzung dazu ist wiederum, dass in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Krankenkassen ein Versorgungswerk eingegeben wurde. Eine Eingabe ist nur dann erforderlich, wenn ein Beitrag überwiesen werden soll, der nicht nach dem Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung berechnet wird. In Zeile 92 ist dann der Anteil des Mitarbeiters, in der Zeile 93 der Anteil des Arbeitgebers einzugeben. Wird der Beitrag zum Versorgungswerk nach dem Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung berechnet, ist hier nichts einzugeben. 93. AG-Beitrag: Eine Eingabe ist nur möglich, wenn unter 44. Versorgungswerk die Nummer des Versorgungswerkes eingetragen wurde, damit die Rentenversicherungsbeiträge des betreffenden Mitarbeiters an ein Versorgungswerk überwiesen werden. Voraussetzung dazu ist wiederum, dass in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Krankenkassen ein Versorgungswerk eingegeben wurde. Eine Eingabe ist nur dann erforderlich, wenn ein Beitrag überwiesen werden soll, der nicht nach dem Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung berechnet wird. Hier ist dann der Anteil des Arbeitgebers, in Zeile 92 der Anteil des Mitarbeiters einzugeben.

153 153 Wird der Beitrag zum Versorgungswerk nach dem Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung berechnet, ist auch in Zeile 93 wie in Zeile 92 - nichts einzugeben Mitgliedsnummer: Die Mitgliedsnummer beim Versorgungswerk wird eingegeben. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn unter 44. Versorgungswerk ein Versorgungswerk eingetragen wurde. Voraussetzung dazu ist wiederum, dass in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Krankenkassen das Versorgungswerk angelegt wurde. Die Mitgliedsnummer wird in der Beitragsaufstellung ausgewiesen Höherversicherung: Falls eine höhere Rentenleistung vereinbart wurde, kann dies dokumentiert werden. g) Karteikarte DÜVO Alle für die Meldung zur Sozialversicherung erforderlichen Werte des Mitarbeiters werden eingetragen. Die Angaben im unteren Teil sind nur für die erstmalige Anmeldung vorzunehmen. Bei Änderungen eines bestehenden Arbeitsverhältnisses sind diese Felder abgegraut. 42. Versicherungsnummer: Die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters wird eingegeben. Sie ist vom Sozialversicherungsausweis zu übernehmen. Hat der Mitarbeiter noch keinen Sozialversicherungsausweis, erfolgt die Anmeldung zur Krankenkasse ohne Sozialversicherungsnummer. RA-MICRO weist Eingaben zurück, die nicht dem vorgegebenen Format entsprechen Tätigkeitsschlüssel 2010: Der 9-stellige Tätigkeitsschlüssel wird eingetragen. Die Stellen 1 bis 5 geben Auskunft über die ausgeübte Tätigkeit, Stelle 6 über die Schulbildung, Stelle 7 über die berufliche Ausbildung, Stelle 8 darüber, ob ein Zeitarbeitsverhältnis vorliegt, Stelle 9 über die Vertragsform. Weitere Informationen sind auf der Homepage der Bundesagentur für Arbeit zu finden. 99. Schlüssel der Staatsangehörigkeit: Die Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters wird gemäß dem vom Statistischen Bundesamt festgelegten Schlüssel eingetragen. Mit kann der zutreffende Schlüssel gewählt werden. Die Eingabe wird für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigt Personengruppe: Die Angaben zur Personengruppe nach Personengruppenschlüssel sind zu wählen. Die Eingabe wird für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigt Rechtskreis West/Rechtskreis Ost Der Rechtskreis für die Berechnung der SV-Beiträge wird eingegeben, falls dieser vom eingegebenen Bundesland in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Allgemeines, 2. Bundesland abweicht Mehrfachbeschäftigter Diese Einstellung wird gewählt, wenn der Arbeitnehmer Mehrfachbeschäftigter ist. Die Angabe wird für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigt. Bei Auswahl dieser Einstellung wird in Zeile 120 eine Eingabe möglich Entgelt aus 1. Arbeitsverhältnis (nicht anrechenbar): Übt der Arbeitnehmer neben der versicherungspflichtigen Beschäftigung noch eine erste geringfügige Beschäftigung bei einem weiteren Arbeitgeber aus und ist das Entgelt aus dieser Beschäftigung nicht mit dem erzielten Entgelt in der Kanzlei zusammenzurechnen wird das Entgelt aus der geringfügigen Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber hier eingetragen Entgelt aus weiteren Arbeitsverhältnissen (anrechenbar): Ist das Entgelt aus der Mehrfachbeschäftigung mit dem in der Kanzlei erzielten Entgelt zusammenzurechnen, wird das bei anderen Arbeitgebern gezahlte Entgelt hier eingetragen.

154 154 Folgende Angaben für SV-Meldung bei Beginn der Beschäftigung: Ehegatte oder Lebenspartner des Arbeitgebers Für die Anmeldung des Mitarbeiters ist die Angabe erforderlich, ob es sich um den Ehegatten oder Lebenspartner des Arbeitgebers handelt. Folgende Angaben für SV-Meldung ohne Versicherungsnummer: Geburtsort: Hat der Mitarbeiter bei der Anmeldung noch keine Versicherungsnummer, ist der Geburtsort einzutragen. Geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH Bei der Anmeldung muss der Krankenkasse mitgeteilt werden, ob es sich bei dem Arbeitnehmer um den geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH handelt. Folgende Angaben für nicht deutsche Bürger der EU h) Karteikarte Abzüge Versicherungsnummer: Die Versicherungsnummer von nicht deutschen Bürgern der EU wird für die Anmeldung eingetragen. Geburtsland (Schlüssel Staatsangehörigkeit): Für nicht deutsche Bürger der EU ist bei der Anmeldung die Angabe des Geburtslandes erforderlich. Der erforderliche Länderschlüssel und das Land werden gewählt. Abzüge von der Vergütung werden für den Mitarbeiter festgelegt. Die Bezeichnung der Abzüge muss in der Regel (außer bei Zeilen 59-62) erst in Allgemeine Grunddaten ändern, Registerkarte Abzüge, vergeben werden. Nach der Vergabe der Bezeichnung wird das entsprechende Eingabefeld freigeschaltet und die Zeilen mit den Nummern versehen. 59. Bezeichnung Abzug/Zulage 1: Für eine(n) mitarbeiterbezogene(n) Abzug/Zulage wird eine Bezeichnung eingegeben. Sinnvoll ist das nur, wenn ausschließlich dieser Mitarbeiter von diesem Abzug oder dieser Zulage betroffen ist. Der Abzug bzw. die Zulage beziehen sich auf das Nettogehalt. 60. Abzug (-)Zulage 1: Der Betrag der unter 59. Bezeichnung Abzug/Zulage 1 bezeichneten Zulage oder des Abzuges wird eingegeben. Abzügen ist ein Minus voranzustellen. Abzug: Wirkung als Nettoabzug, z. B. Gehaltspfändung. Zulage: Nettozulage, z. B. Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschuss. 61 Bezeichnung Abzug/Zulage 2: Für eine zweite mitarbeiterbezogene Zulage oder einen zweiten mitarbeiterbezogenen Abzug wird eine Bezeichnung vergeben. Sinnvoll ist das nur, wenn ausschließlich dieser Mitarbeiter von dieser Zulage oder diesem Abzug betroffen ist. Die Zulage und der Abzug beziehen sich auf das Nettogehalt. 62. Abzug (-)/Zulage 2: Der Betrag der unter 61. Bezeichnung Abzug/Zulage 2 bezeichneten Zulage oder des Abzuges wird eingegeben. Abzügen ist ein Minus voranzustellen. Abzug: Wirkung als Nettoabzug, z. B. Gehaltspfändung. Zulage: Nettozulage, z. B. Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschuss. 64. (Abzug 1 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 65) Die Bezeichnung für Abzug 1 wird in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 65 vergeben. Der Prozentsatz wird in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 59 unter Abzug 1 (%-Satz) vergeben.

155 155 Abzug 1 hat, abgesehen von den speziellen Nutzungen, dieselben Eigenschaften wie Abzug 2 und Abzug 3. Abzug 1 ist zu nutzen im Saarland für den Arbeitskammerbeitrag und in Bremen für den Arbeiterkammerbeitrag. Der vom Bruttogehalt berechnete Betrag in % wird vom Nettogehalt abgezogen. 65. (Abzug 2 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 66) Der Abzug wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Die Bezeichnung für Abzug 2 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge in Zeile 66 vergeben. Der Prozentsatz wird in Monatliche Grunddaten ändern in Zeile 60 auf der Karteikarte Abzüge vergeben. Abzug 2 hat, abgesehen von den speziellen Nutzungen, dieselben Eigenschaften wieabzug 1 und Abzug 3. Der Abzug 2 ist in Bremen für den Angestelltenkammerbeitrag zu nutzen. Der vom Bruttogehalt berechnete Betrag wird vom Nettogehalt abgezogen. 66. (Abzug 3 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 67) Der Abzug wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Die Bezeichnung für Abzug 3 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge in Zeile 67 vergeben. Der Prozentsatz wird in Monatliche Grunddaten ändern in Zeile 61 auf der Karteikarte Abzüge vergeben. Abzug 3 hat, abgesehen von den speziellen Nutzungen, dieselben Eigenschaften wie Abzug 1 und Abzug 2. Der vom Bruttogehalt berechnete Betrag wird vom Nettogehalt abgezogen. 67. (Abzug 4 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 68) Der individuelle Betrag wird eingegeben, der vom Nettogehalt des jeweiligen Mitarbeiters abgezogen werden soll. Abzug 4 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Die Bezeichnung für Abzug 4 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge in Zeile 68 vergeben. Ein einheitlicher Betrag für alle Mitarbeiter kann in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 62 (Betrag) eingegeben werden. Abzug 4 hat dieselben Eigenschaften wie Abzug (Abzug 5 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 69) Der individuelle Betrag wird eingegeben, der vom Nettogehalt des jeweiligen Mitarbeiters abgezogen werden soll. Abzug 5 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Die Bezeichnung für Abzug 5 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge in Zeile 69 vergeben. Ein einheitlicher Betrag für alle Mitarbeiter kann in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Abzüge in Zeile 63 (Betrag) eingegeben werden. Abzug 5 hat dieselben Eigenschaften wie der Abzug (Abzug 6 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 70) Der individuelle Betrag wird eingegeben, der vom Nettogehalt des jeweiligen Mitarbeiters abgezogen werden soll. Die Bezeichnung für Abzug 6 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge in Zeile 70 vergeben. Abzug 6 hat dieselben Eigenschaften wie Abzug 7.

156 (Abzug 7 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 71) Der individuelle Betrag wird eingegeben, der vom Nettogehalt des jeweiligen Mitarbeiters abgezogen werden soll. Die Bezeichnung für Abzug 7 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge in Zeile 71 vergeben. Abzug 7 hat dieselben Eigenschaften wie Abzug 6. i) Karteikarte Zulagen Zulagen für Mitarbeiter können festgelegt werden. Die Bezeichnung der Zulagen muss in der Regel in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen vergeben werden. Erst nach Vergabe der Bezeichnung wird das entsprechende Eingabefeld freigeschaltet. Weitere Zulagen sind auf den Karteikarten Gehalt/Zuschläge und Abzüge zu finden. 73. (Zulage 1 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 74) Gilt für den Fall, dass der jeweilige Mitarbeiter die Zulage erhalten soll. Zulage 1 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Zulage 1 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Zulage 1 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 74 unter Bezeichnung Zulage 1, der Prozentsatz in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 65 Zulage 1 hat dieselben Eigenschaften wie die Zulage (Zulage 2 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 75) Zulage 2 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Zulage 2 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Zulage 2 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 75, der Prozentsatz in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile (Zulage 3 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 76) Zulage 3 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Zulage 3 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungssteuerpflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Zulage 3 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 76, der Prozentsatz in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 67. Zulage 3 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage (Zulage 4 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 77) In Zeile 76 wird der individuelle Betrag für Zulage 4 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 4 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar.

157 157 Zulage 4 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Zulage 4 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 77, der für alle Mitarbeiter vorgegebene Betrag in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile (Zulage 5 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 78) In Zeile 77 wird der individuelle Betrag für Zulage 5 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 5 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Zulage 5 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Zulage 5 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 78, der für alle Mitarbeiter vorgegebene Betrag in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile (Zulage 6 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 79) In Zeile 78 wird der individuelle Betrag für Zulage 6 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 6 berechnet sich: als Betrag je Kinderfreibetrag, einheitlich für alle Mitarbeiter und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Zulage 6 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei.

158 158 Die Zulage 6 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 79, der für alle Mitarbeiter vorgegebene Betrag in Monatliche Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile (Zulage 7 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 80) In Zeile 79 wird der individuelle Betrag für Zulage 7 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 7 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen. Zulage 7 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Die Bezeichnung für Zulage 7 wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen in Zeile 80 festgelegt. Zulage 7 hat dieselben Eigenschaften wie die Zulage (Zulage 8 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 81) In Zeile 80 wird der individuelle Betrag für Zulage 8 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 8 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen. Zulage 8 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Die Bezeichnung für Zulage 8 wird in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 81 festgelegt. Zulage 8 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage (Zulage 9 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 82) In Zeile 81 wird der individuelle Betrag für Zulage 9 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 9 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen. Zulage 9 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als Einmalzahlung (Prämie, Tantieme) nach der Jahrestabelle zu versteuern. Die Bezeichnung wird in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 82 vergeben. 82. (Zulage 10 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 83) In Zeile 82 wird der individuelle Betrag für Zulage 10 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 10 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen.

159 159 Zulage 10 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Die Bezeichnung wird in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 83 festgelegt. 83. (Zulage 11 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 84) In Zeile 83 wird der individuelle Betrag für Zulage 11 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 11 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen. Zulage 11 ist lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungsfrei und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Die Bezeichnung wird in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 84 festgelegt. 85. (Zulage 12 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 86) In Zeile 85 wird der individuelle Betrag für Zulage 12 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 12 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen. Zulage 12 ist lohnsteuerfrei, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Die Bezeichnung wird in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 86 festgelegt 134. (Zulage 13 in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 104) In Zeile 134 wird der individuelle Betrag für Zulage 13 für den jeweiligen Mitarbeiter eingegeben. Zulage 13 ist ein Betrag und individuell für den Mitarbeiter festzulegen. Zulage 13 wird mit 25 % pauschal versteuert und ist sozialversicherungsfrei. Die Bezeichnung wird in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 104 vergeben. Geringfügig Beschäftigte Allgemeines Für geringfügig Beschäftigte (sogenannte Minijobs) und Beschäftigte in der Gleitzone (auch Midijobs genannt) werden die erforderlichen Angaben gemacht. Die bisher hier erforderliche Erfassung von Auszubildenden erfolgt auf der Registerkarte DÜVO mit dem Personengruppenschlüssel 102. Die Geringverdienergrenze für Auszubildende von zurzeit 325 ist auf der Karteikarte SV-Angaben in Monatlichen Grunddaten ändern einzutragen. Diese gilt seit 1999 nur für die Auszubildenden. Sie ist nicht mit der die Grenze für geringfügig Beschäftigte zu verwechseln. Bei der Geringverdienergrenze trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein. Der Auszubildende hat keine Sozialversicherungsabgaben zu entrichten

160 160 Eine Berechnung für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten ist mit dem Modul Lohn/Gehalt nicht möglich. Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 450 nicht übersteigt (vgl. 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV, gültig ab ). Bei Zusammentreffen mehrerer geringfügiger Beschäftigungen werden diese sozialversicherungspflichtig, wenn die Grenze von 450 insgesamt überschritten wird. Sozialversicherungsfrei bleibt eine geringfügige Beschäftigung (die zeitlich erste), wenn sie zusätzlich zu einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ausgeübt wird. Es fällt grundsätzlich eine Pauschalabgabe in Höhe von ca. 30 % an, die der Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abführt. Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und Krankenversicherung zahlen. Ab besteht grundsätzlich eine Rentenversicherungspflicht. Der geringfügig Beschäftigte kann hiervon Befreiung beantragen. Wenn der geringfügig Beschäftigte nicht von seinem Befreiungsrecht Gebrauch macht, muss der die Differenz zwischen dem pauschalen Arbeitgeberanteil in Höhe von 15 % bis zum gesetzlichen Satz der Rentenversicherung (ab ,7 %), also 3,7 %, selbst aufstocken. Damit kann er Ansprüche auf eine Rente erwerben. Für bereits in 2012 bestehende Arbeitsverhältnisse müssen bis Ende 2014 Übergangs- und Bestandsschutzregelungen berücksichtigt werden. Zum sind diese Mitarbeiter neu einzustufen. Alternativ zur pauschalen Lohnsteuererhebung kann die Lohnsteuer vom Arbeitsentgelt nach Maßgabe der individuellen Lohnsteuerklasse erhoben werden. Es gibt außerdem einen erweiterten Niedriglohnsektor bei einem Verdienst zwischen 450,01 und 850,00 (Gleitzone). Die Besteuerung erfolgt an Hand der individuellen Lohnsteuermerkmale. Der Arbeitnehmer ist nicht versicherungsfrei in der Sozialversicherung, hat aber nur einen reduzierten Sozialversicherungsbeitrag zu zahlen. Der Arbeitgeber muss den vollen Beitragsanteil tragen. Die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers ist zuständig für die Meldungen zur Sozialversicherung und den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge. Für die Berechnung des Beitrages zur Sozialversicherung ist folgende Formel anzuwenden: 1, x Arbeitsentgelt 229, Der Faktor F wird jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales bekanntgemacht. Er ergibt sich aus 30 % geteilt durch den Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz (vgl. 163 Abs. 10 SGB VI). Er beträgt für 2015 voraussichtlich 0,7605. Dieser Faktor ist bei der Formel weiter oben zugrunde gelegt. Beispiel: Bei einem Verdienst von 600,00 monatlich beträgt die fiktive beitragspflichtige Einnahme nach obiger Formel im Jahr 2013: 532,60 (fiktive beitragspflichtige Einnahme). In einem nächsten Schritt zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge wird zunächst der Gesamtbeitrag mit der Bemessungsgrundlage 532,60 berechnet. Dann wird der Arbeitgeberanteil aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt berechnet. Der Arbeitnehmeranteil ist dann die Differenz zwischen dem Gesamtbeitrag abzüglich des Arbeitgeberanteils. Die obigen Ausführungen stellen die Rechtslage nur grundsätzlich dar und berücksichtigen nicht alle rechtlichen Besonderheiten. Zweifelsfragen klären Steuerberater oder die jeweilige Krankenkasse Zahlung AG Pauschbetrag für Rentenversicherung Es wird festgelegt, ob für den Mitarbeiter der Pauschalbeitrag für die Rentenversicherung abgeführt werden soll. Auf der Registerkarte SV ist in Zeile 48 Schlüssel Rentenversicherung eine Null einzutragen. Auf der Gehaltsabrechnung und in den Meldungen zur Sozialversicherung wird automatisch der Schlüssel 5 für die Rentenversicherung ausgegeben.

161 Zahlung AG-Pauschbetrag für Krankenversicherung Es wird festgelegt, ob für den Mitarbeiter der Pauschalbeitrag für die Krankenversicherung abgeführt werden soll. Auf der Registerkarte SV ist in Zeile 47 Schlüssel Krankenversicherung eine Null einzutragen. Auf der Gehaltsabrechnung und in den Meldungen zur Sozialversicherung wird automatisch der Schlüssel 6 für die Krankenversicherung ausgegeben Zahlung AG-Pauschbetrag für Lohnsteuer Wenn diese Option gewählt wird, wird der Arbeitslohn aus der geringfügigen Beschäftigung mit 2% Steuer pauschal besteuert. Damit sind auch der Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer abgegolten. Auf der Registerkarte LSt/KiSt ist dann bei 3. Steuerklasse eine Null einzutragen. Ob für den Mitarbeiter Kirchensteuer aus der Pauschale abgeführt wird, richtet sich danach, ob eine Konfession in den Mitarbeiterdaten auf der Karteikarte LSt/KiSt eingetragen wird, oder ob in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Registerkarte Steuern die Option 5. Pauschale Kirchensteuer für alle gesetzt ist. Der Arbeitgeber-Pauschbetrag für Lohnsteuer (2%) für geringfügig Beschäftigte ist nicht in der Lohnsteueranmeldung, sondern im SV-Beitragsnachweis enthalten, der an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Einzugsstelle) gesendet wird. Wurde keine Eingabe vorgenommen und auf der Registerkarte LSt/KiSt keine Steuerklasse gewählt, wird von RA-MICRO eine pauschale Lohnsteuer von 20% berechnet (vgl. 40a Abs. 2a EStG) SV-Berechnung innerhalb der Gleitzone Handelt es sich um eine Beschäftigung innerhalb der Gleitzone, wird diese Option gewählt, damit die Berechnung der für den Arbeitnehmer niedrigeren Sozialversicherungsbeiträge wie zu dieser Registerkarte unter Allgemeines beschrieben von RA-MICRO vorgenommen wird. Für die Berechnung der Rente wird die geminderte Bemessungsgrundlage herangezogen. Daher kann der Arbeitnehmer hinsichtlich der Rentenversicherungsbeiträge auf die Gleitzonenberechnung verzichten. In diesem Fall ist zusätzlich die Option in Zeile 107. Verzicht auf RV-Versicherungsfreiheit oder RV-Gleitzonenberechnung zu schlüsseln. Einmalzahlungen sind bei der Berechnung des regelmäßigen beitragspflichtigen Entgeltes unter Umständen mit einzubeziehen. Zweifelsfragen klären Steuerberater oder die zuständige Krankenkasse. Die besonderen Berechnungsvorschriften für die Gleitzone gelten nicht für Auszubildende. SV-Beiträge innerhalb der Gleitzone sind an den Sozialversicherungsträger zu melden und abzuführen, an den sie auch zu melden und abzuführen wären, wenn das Gehalt oberhalb der Gleitzone läge. Zu jedem Jahreswechsel muss der Faktor F zur Gleitzonenberechnung auf der Karteikarte SV-Angaben in Monatliche Grunddaten ändern, 72. Faktor F für Berechnung in Gleitzone angepasst werden. Der Faktor wird jährlich neu festgelegt SV-Berechnung innerhalb der Gleitzone nur Arbeitslosenversicherung Diese Option wird gewählt, wenn das beitragspflichtige Entgelt nur hinsichtlich der Arbeitslosenversicherung in der Gleitzone liegt. Die Beiträge zur Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung werden dann anhand des auf der Karteikarte SV eingetragenen Beitragsgruppenschlüssels nach den allgemein gültigen Grundsätzen berechnet und abgeführt Verzicht auf RV-Versicherungsfreiheit oder auf RV-Gleitzonenberechnung Diese Option wird gewählt, wenn der Mitarbeiter entweder geringfügig Beschäftigter ist und auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet oder innerhalb der Gleitzone auf die Minderung des Entgeltes für die Rentenversicherung verzichtet. Wenn 131. SV-Berechnung innerhalb der Gleitzone geschlüsselt ist, wird hier ein Verzicht auf die Gleitzonenberechnung für die Rentenversicherung eingegeben. Die Gleitzonenberechnung gilt dann nur für die anderen Zweige der Sozialversicherung und die Rentenansprüche werden nicht geschmälert. Der Beitrag für die Rentenversicherung wird dann auf den gesetzlichen Beitrag aufgestockt. Diese Aufstockung des Beitrages wird vom Arbeitnehmer allein getragen. Der Ausweis in der Gehaltsbescheinigung, im Lohnkonto, dem Beitragsnachweis, der Beitragsaufstellung und der Meldung zur SV erfolgt mit dem intern gebildeten RV-Schlüssel 1. Es muss in den Mitarbeiterdaten, Zeile 48, Registerkarte SV 1 voller Beitrag geschlüsselt sein.

162 162 Wenn ein geringfügig beschäftigter Mitarbeiter auf die Versicherungsfreiheit in der gesetzlichen Rentenversicherung verzichtet, wird diese Option gewählt. Bei dieser Wahl wird bei dem geringfügig Beschäftigten der Eigenanteil einbehalten und abgeführt, der sich aus dem allgemeinen Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung (Stand Januar 2013: 18,9%) abzüglich 15% (Pauschalbeitrag) ergibt. Diese Einstellung ist nur möglich, wenn in Mitarbeiterdaten ändern, Registerkarte Geringfügig Beschäftige auch die Zeile 126 Zahlung AG-Pauschbetrag für Rentenversicherung gesetzt ist. Die Mindestbemessungsgrundlage von 175 (ab ) wird automatisch berücksichtigt und der Eigenanteil des Mitarbeiters entsprechend erhöht. SV-Meldeschlüssel (KV RV AV PV): Der Meldeschlüssel wird angezeigt, wie er später in der Meldung zur Sozialversicherung und der Gehaltsbescheinigung ausgegeben wird. Registerkarte Altersteilzeit Für Mitarbeiter, die nach den Regelungen des Altersteilzeitgesetzes die Arbeitszeit auf die Hälfte reduzieren, werden die erforderlichen Eingaben gemacht. Auf der Registerkarte Gehalt/Zuschläge wird in Zeile 12 ab Beginn der Altersteilzeit auch das reduzierte Gehalt eingegeben. Die Bundesagentur für Arbeit informiert wegen Einzelfragen zur Altersteilzeit, insbesondere auch zu den Erstattungsmöglichkeiten durch die Bundesagentur für Arbeit Beginn Altersteilzeit Der Beginn der Altersteilzeit wird eingegeben Ende Altersteilzeit: Der letzte Tag der Altersteilzeit wird eingegeben Bruttoaufstockung Der Bruttoaufstockungsbetrag wird eingegeben. Laut Gesetz wird eine Bruttoaufstockung von mindestens 20% des regelmäßig gezahlten Teilzeit- Entgelts (Regelarbeitsentgelt) verlangt. Sofern der Arbeitsplatz neu besetzt wird, kann der Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit einen Erstattungsantrag stellen. Die Bundesagentur für Arbeit informiert über die genauen Voraussetzungen für eine Erstattung. 141 Nettoaufstockung: Für Fälle von Altersteilzeit, die vor dem begonnen haben, ist zusätzlich eine Aufstockung des Nettoentgeltes auf mindestens 70% der bisherigen Bezüge vorgeschrieben. Der entsprechende Betrag wird eingegeben. Bei Beginn der Altersteilzeit nach dem ist diese Aufstockung nicht mehr vorzunehmen Rentenaufstockung: Der Arbeitgeber hat zusätzlich Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung mindestens in Höhe des Beitrages zu entrichten, der auf 80% des Regelarbeitsentgeltes entfällt. Die so errechnete Bemessungsgrundlage darf aber nicht höher sein als die Differenz zwischen 90% der Beitragsbemessungsgrenze und dem Regelarbeitsentgelt.

163 Mitarbeiterdaten ändern Abb. 92: Maske zur Änderung von Mitarbeiterdaten Mitarbeiterdaten ändern ermöglicht die Änderung von Angaben für bereits angelegte Mitarbeiter. Die Erfassungsmaske für die Mitarbeiterdaten gliedert sich in die Registerkarten: Allgemein, LSt/KiSt, Gehalt/Zuschläge, Lebensversicherung, VwL, SV, DÜVO, Abzüge, Zulagen, Geringfügig Beschäftigte und Altersteilzeit. Ansonsten ist die Erfassungsmaske die gleiche wie bei Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis. Die Einzelheiten zu den Registerkarten können deshalb in den Ausführungen zu Mitarbeiter Beginn Arbeitsverhältnis nachgelesen werden. Die Mitarbeiterdaten werden monatsbezogen gespeichert, sodass sie bei späteren Nachberechnungen noch unverändert vorliegen. Dies gilt nicht für die fett markierten Eingabefelder, diese werden nicht monatsbezogen gespeichert. Die einzelnen Mitarbeiterdaten sind mit einer Zeilennummer versehen, die Verweise erleichtert. Änderungen an den Mitarbeiterdaten wirken sich bei Druck Abrechnung und Listen erst aus, nachdem Gehalt berechnen aufgerufen wurde. bezieht sich auf alle Karteikarten und nicht nur auf die aktuell angezeigte. Änderungen der Angaben in den Mitarbeiterdaten wirken sich beim Druck erst dann aus, nachdem Gehalt berechnen, neu ausgeführt wurde.

164 Monatliche Grunddaten ändern Abb. 93: Maske zur Änderung der monatlichen Grunddaten Mit dieser Programmfunktion können in Lohn/Gehalt diejenigen kanzleibezogenen oder allgemeingültigen Daten erfasst werden, bei denen im Laufe des Jahres mit Änderungen zu rechnen ist. Die Monatlichen Grunddaten sollten jeden Monat überprüft werden. In jedem Fall sind sie zum Jahresanfang zu prüfen und dann, wenn von den in der Kanzlei vertretenen Krankenkassen über Änderungen informiert wird. Nach Aufruf der Programmfunktion wird zunächst die Maske Monatliche Grunddaten ändern angezeigt. In den Listen Von Monat und Bis Monat wird der Zeitraum gewählt, in dem Daten geändert werden sollen. Die Änderungen werden erst ab dem eingegebenen Anfangsmonat wirksam. Die Werte der Vormonate werden nicht geändert. Es sind allein die Monate desjenigen Jahres verfügbar, das beim Start von Lohn/Gehalt als Berechnungsdatum angegeben wurde. Bei Unstimmigkeiten werden nur die Daten für den Monat kontrolliert, in dem die Probleme auftreten, in dem in beiden Listen der gleiche Monat gewählt wird. Die einzelnen Monatlichen Grunddaten sind mit einer Zeilennummer versehen, die Verweise erleichtert. Wenn Nach dem Speichern Überblick Monatliche Grunddaten anzeigen gewählt wird, wird nach dem Speichern und vor dem Drucken eine Übersicht aller monatlichen Grunddaten angezeigt. Änderungen der monatlichen Grunddaten sind blau gekennzeichnet. Bei Bestätigung mit werden die Änderungen übernommen. Dies gilt für alle Karteikarten und nicht allein für die gerade angezeigte. Eine Speicherung der Monatlichen Grunddaten ist nur möglich, wenn auf der Karteikarte SV - Angaben der Faktor F für Berechnung in Gleitzone erfasst wurde.

165 165 Die Erfassungsmaske für die monatlichen Grunddaten gliedert sich in die Registerkarten: Lohnsteuer/Kirchensteuer, SV-Angaben, KV-Beitragssätze, Abzüge und Zulagen. Änderungen der monatlichen Grunddaten wirken sich bei der Programmfunktion Druck Abrechnung und Listen erst aus, nachdem die Programmfunktion Gehalt berechnen erneut aufgerufen wurde. a) Karteikarte Lohnsteuer/Kirchensteuer 1. Grenze Pauschalversteuerung: Der Monatsbetrag wird eingegeben, bis zu dem eine Pauschalversteuerung für geringfügig Beschäftigte höchstens möglich ist. Wird dieser Betrag überschritten, macht RA-MICRO während der Gehaltsberechnung darauf aufmerksam. Vorgeschlagen wird dann die Möglichkeit, nach Steuerklasse 6 zu versteuern. 2. Kirchensteuersatz in %: Der für die Kanzlei geltende Prozentsatz der Kirchensteuer wird eingegeben. 3. Kirchensteuer pauschal in %: Der Kirchensteuersatz bei pauschaler Versteuerung wird eingegeben. Dieser im Vergleich zum Kirchensteuersatz niedrigere Satz gilt nur, wenn für alle pauschal zu versteuernden Mitarbeitern Kirchensteuer erhoben wird. Sollen dagegen konfessionslose Mitarbeiter von der Kirchensteuer ausgenommen werden, gilt für eine Besteuerung nach 40/40b EStG der normale Kirchensteuersatz unter 2. Kirchensteuersatz. 4. Pauschale Kirchensteuer Anteil EV in %: Von pauschal erhobener Lohnsteuer berechnete Kirchensteuer ist anteilig unter der evangelischen und römisch-katholischen Kirche aufzuteilen. Diese Anteile sind je Bundesland verschieden. Der Anteil ist für die evangelische Kirche in Prozent anzugeben, der Anteil für die römisch-katholische Kirche entspricht dem Rest, wird errechnet und nur angezeigt. 5. Pauschale Kirchensteuer Anteil RK in %: Von pauschal erhobener Lohnsteuer berechnete Kirchensteuer ist anteilig unter der evangelischen und römisch-katholischen Kirche aufzuteilen. Diese Anteile sind je Bundesland verschieden. Der Anteil ist für die evangelische Kirche in Prozent anzugeben, der Anteil für die römisch-katholische Kirche entspricht dem Rest, wird errechnet und nur angezeigt. 6. Mindestkirchensteuer (monatlich): In einigen Bundesländern ist der Abzug einer Mindestkirchensteuer vorgesehen. Selbst dann, wenn das Monatseinkommen nur zu einigen Cent Kirchensteuer führt, muss dieser Mindestkirchensteuerbetrag abgeführt werden. Der Betrag wird eingegeben. b) Karteikarte SV-Angaben Grenzen, Faktoren und Beitragssätze für die Sozialversicherung werden erfasst. Die Werte werden mindestens zu jedem Jahreswechsel geprüft. 10. Jahresbeitragsbemessungsgrenze RV/AV: Rechtskreis West/Rechtskreis Ost Die auf das Jahr bezogenen Beitragsbemessungsgrenzen der Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung werden eingetragen. Es liegen unterschiedliche Werte für den Rechtskreis West und Ost vor. Eine Aufteilung auf die einzelnen Monate und ggf. Teillohnzahlungszeiträume wird automatisch vorgenommen. Die Jahresbeitragsbemesssungsgrenze RV/AV ist auch für die Berechnung der Umlagen 1 und 2 relevant. 11. Beitragssatz Rentenversicherung: Der volle Beitragssatz für die Rentenversicherung wird eingegeben. Die Aufteilung des Satzes auf Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil erfolgt intern. Der Schlüssel für die Rentenversicherung wird in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte SV, Zeile 48 eingegeben.

166 Beitragssatz Arbeitslosenversicherung: Der volle Beitragssatz für die Arbeitslosenversicherung wird eingetragen. Die Aufteilung auf Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil erfolgt intern. Der Schlüssel für die Arbeitslosenversicherung wird in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte SV, Zeile 49 eingegeben. 13. Grenze Geringverdiener: Die Geringverdienergrenze ist der Einkommensbetrag, bis zu dem der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein zu tragen hat. Diese Regelung gilt nur für Auszubildende. Es ist dann für die betroffenen Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern, Registerkarte DÜVO in Zeile 101. Personengruppe: 102 Auszubildende zu schlüsseln. 14. Beitragssatz Pflegeversicherung: Der volle Beitragssatz für die Pflegeversicherung wird eingegeben. Die Aufteilung in Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil erfolgt automatisch. Der Beitragsschlüssel für die Pflegeversicherung wird in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte SV, Zeile 50 Schlüssel Pflegeversicherung eingegeben. Die besondere Aufteilung der Beiträge für die Pflegeversicherung im Bundesland Sachsen erfolgt automatisch, wenn: in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikartei Allgemeines unter 2. Bundesland Sachsen gewählt ist, in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Allgemeines unter 11. Alle Mitarbeiter in Sachsen tätig, Pflegeversicherung wird überwiegend vom AN getragen geschlüsselt ist (für alle Mitarbeiter), in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte SV, in der Zeile 50 Schlüssel Pflegeversicherung Beitrag überwiegend durch Arbeitnehmer (nur BL Sachsen) eine 2 geschlüsselt ist (für den einzelnen Mitarbeiter). 71. Jahresbeitragsbemessungsgrenze KV/PV: Die Jahresbeitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung/Pflegeversicherung wird eingegeben. Der Beitragsschlüssel für die Krankenversicherung kann in Mitarbeiterdaten ändern, Karteikarte SV in Zeile 47 Schlüssel SV eingetragen werden. 72. Faktor F für Berechnung in Gleitzone: Der Faktor F für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge in der Gleitzone wird jedes Jahr amtlich neu festgelegt. Zum Jahreswechsel wird er aktualisiert, wenn Mitarbeiter in der Gleitzone beschäftigt werden. 73. Durchschnittlicher allgemeiner Beitragssatz der gesetzlichen Krankenversicherung: Der durchschnittliche, allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung für die Prüfung des Arbeitgeberzuschusses bei privat krankenversicherten Mitarbeitern ist hier einzutragen. Dieser Durchschnittssatz wird jährlich veröffentlicht. 74. Umlagesatz Insolvenzgeld Ab 2009 erfolgt die Zahlung der Umlage für die Insolvenzgeldversicherung nicht mehr rückwirkend für das Vorjahr an die Berufsgenossenschaft, sondern monatlich an die jeweilige Krankenkasse. (Die Zahlung für 2008 erfolgt in 2009 zusätzlich nach der Meldung an die Berufsgenossenschaft). Im Jahr 2011 wurde diese Umlage nicht erhoben. Im Jahr 2012 beträgt die Umlage 0,04 %. Besteht keine Beitragspflicht für die Umlage für die Insolvenzgeldversicherung, wird der Beitragssatz für den entsprechenden Zeitraum gelöscht. Die Umlage für die Insolvenzgeldversicherung wird automatisch in Höhe des Umlagesatzes vom rentenversicherungspflichtigen Einkommen ermittelt. Bei der Berechnung nach der Märzklausel erfolgt in 2009 keine Berechnung. In den Listen wird diese Umlage unter dem Schlüssel 0050 ausgewiesen. Im Betrag Gesamtzahlung des Arbeitgebers in der Gehaltsbescheinigung wird diese Umlage ebenfalls ausgewiesen.

167 167 c) Karteikarte KV-Beitragssätze Die Beitragssätze der Krankenversicherungen können eingesehen oder geändert werden. Die Bezeichnungen der Krankenkassen werden in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Krankenkassen eingegeben. Es können bis zu 100 Krankenkassen mit folgenden Angaben erfasst werden: Allgemeiner Beitragssatz, Ermäßigter Beitragssatz, Beitragssatz Umlage 1, Beitragssatz Umlage 2 und Erstattung Lfzg. Für Versorgungswerke wird kein Beitragssatz eingegeben. Für geringfügig Beschäftigte werden die Umlagesätze nur bei der Einzugsstelle eingetragen. In der zu bearbeitenden Zeile können die Beitragssätze eingegeben bzw. geändert werden. Alternativ können mit Änderungen vorgenommen werden. Die Beitragssätze werden vollständig eingegeben (z. B. 15,5% als allgemeiner Beitragssatz im Juni 2012). Die Aufteilung in Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil erfolgt automatisch. Die ermäßigten Beitragssätze sind nur erforderlich, wenn sie für die Abrechnung von Mitarbeitern benötigt werden. Die Beitragssätze der Krankenkassen werden von RA-MICRO nicht gepflegt. Entsprechende Aktualisierungen müssen regelmäßig vorgenommen werden. Seit Juni 2012 beträgt der allgemeine Beitragssatz aller Krankenkassen 15,50% und der ermäßigte Beitragssatz 14,90%. In diesem Beitragssatz ist schon der Eigenanteil des Arbeitnehmers in Höhe von 0,9% enthalten. Der Arbeitgeber trägt bei dem allgemeinen Beitragssatz von 15,50% also 7,3%. d) Karteikarte Abzüge Für Abzüge können Beträge oder Prozentsätze erfasst werden, die für alle Mitarbeiter gelten, soweit nicht für einzelne Mitarbeiter eine abweichende Regelung erfolgt. Die Bezeichnungen für die Abzüge müssen auf der Karteikarte Abzüge in Allgemeine Grunddaten ändern vergeben werden. Erst danach werden die Eingabefelder freigeschaltet. Alle Abzüge sind Nettoabzüge. Sie mindern die steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Vergütung nicht. 59. Abzug 1 (%-Satz): Hier wird der entsprechende Prozentsatz eingetragen, der für alle Mitarbeiter gelten soll. Abzug 1 wird mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes berechnet. Abzug 1 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge unter der Bezeichnung Abzug 1 in Zeile 65, die Anwendung auf den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 64 auf der Karteikarte Abzüge. Abzug 1 hat, abgesehen von den speziellen Nutzungen, dieselben Eigenschaften wie der Abzug 2 und der Abzug 3. Abzug 1 ist zu nutzen im Saarland für den Arbeitskammerbeitrag und in Bremen für den Arbeiterkammerbeitrag. 60. Abzug 2 (%-Satz): Der entsprechende Prozentsatz wird vergeben, der für alle Mitarbeiter gelten soll. Abzug 2 wird berechnet mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes. Abzug 2 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 66, unter Bezeichnung Abzug 2, die Anwendung auf den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 65 auf der Karteikarte Abzüge. Abzug 2 hat, abgesehen von den speziellen Nutzungen, dieselben Eigenschaften wie

168 168 Abzug 1 und Abzug 3. Abzug 2 ist in Bremen für den Angestelltenkammerbeitrag zu nutzen. 61. Abzug 3 (%-Satz): Der entsprechende Prozentsatz wird eingegeben, der für alle Mitarbeiter gelten soll. Abzug 3 wird berechnet mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes. Abzug 3 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 67, unter Bezeichnung Abzug 3, die Anwendung auf den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 66 auf der Karteikarte Abzüge. Abzug 3 hat, abgesehen von den speziellen Nutzungen, dieselben Eigenschaften wie Abzug 1 und Abzug Abzug 4 (Betrag): Ein fester Betrag wird eingegeben, der vom Nettogehalt aller Mitarbeiter abgezogen werden soll. Abzug 4 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Abzug 4 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Zeile 68 unter der Bezeichnung Abzug 4, ein abweichender Betrag für den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 67 auf der Karteikarte Abzüge. Abzug 4 hat dieselben Eigenschaften wie Abzug Abzug 5 (Betrag): Ein fester Betrag wird eingegeben, der vom Nettogehalt aller Mitarbeiter abgezogen werden soll. Abzug 5 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Abzug 5 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Abzüge, Zeile 69 unter der Bezeichnung Abzug 5, ein abweichender Betrag für den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 68 auf der Karteikarte Abzüge. Abzug 5 hat dieselben Eigenschaften wie der Abzug 4. e) Karteikarte Zulagen Zulagen werden festgelegt, die für mehrere Mitarbeiter gelten. Die Eingabefelder werden erst freigeschaltet, wenn in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen entsprechende Bezeichnungen vergeben wurden. 65. Zulage 1 (% lst-/sv-pflichtig): Der entsprechende Prozentsatz für die Zulage für alle Mitarbeiter wird eingegeben. Zulage 1 wird berechnet mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes. Zulage 1 ist eine Bruttozulage,

169 169 lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Zulage 1 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern auf der Karteikarte Zulagen, in Zeile 74 unter der Bezeichnung Zulage 1, die Anwendung auf den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern auf der Karteikarte Zulagen in Zeile 73. Zulage 1 hat dieselben Eigenschaften wie die Zulage Zulage 2 (% lst-/sv-frei): Der entsprechende Prozentsatz für die Zulage für alle Mitarbeiter wird eingegeben. Zulage 2 wird berechnet mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes. Zulage 2 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Zulage 2 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 75 unter der Bezeichnung Zulage 2, die Anwendung auf den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 74 auf der Karteikarte Zulagen. 67. Zulage 3 (% lst-/sv-pflichtig) Der entsprechende Prozentsatz für die Zulage für alle Mitarbeiter wird eingegeben. Zulage 3 wird berechnet mit einem einheitlichen Prozentsatz für alle Mitarbeiter in % des Bruttogehaltes. Zulage 3 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Zulage 3 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 76 unter der Bezeichnung Zulage 3, die Anwendung auf den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern, Zeile 75 auf der Karteikarte Zulagen. Zulage 3 hat dieselben Eigenschaften wie Zulage Zulage 4 (Betrag lst-/sv-pflichtig) Der entsprechende Betrag der Zulage für alle Mitarbeiter wird eingetragen. Zulage 4 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Zulage 4 ist eine Bruttozulage, lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig und als laufender Arbeitslohn zu behandeln. Zulage 4 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 77 unter der Bezeichnung Zulage 4,

170 170 ein abweichender Betrag für den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 76 auf der Karteikarte Zulagen. 69. Zulage 5 (Betrag lst-/sv-frei): Der entsprechende Betrag der Zulage für alle Mitarbeiter wird eingetragen. Zulage 5 ist als Betrag festgelegt, einheitlich für alle Mitarbeiter vorgegeben und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Zulage 5 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Zulage 5 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 78 unter der Bezeichnung Zulage 5, ein abweichender Betrag für den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 77 auf der Karteikarte Zulagen. 70. Zulage 6 (Betrag je Kind lst-/sv-frei): Der Betrag der Zulage für alle Mitarbeiter wird eingetragen. Zulage 6 berechnet sich als Betrag je Kinderfreibetrag, einheitlich für alle Mitarbeiter und individuell für jeden Mitarbeiter in der Höhe änderbar. Die Zulage 6 ist eine Nettozulage, lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei. Zulage 6 wird geschlüsselt: die Bezeichnung in Allgemeine Grunddaten ändern, Karteikarte Zulagen, Zeile 79, unter der Bezeichnung Zulage 6, ein abweichender Betrag für den Mitarbeiter in Mitarbeiterdaten ändern in Zeile 78 auf der Karteikarte Zulagen.

171 Monatsgehalt am Bildschirm berechnen Abb. 94: Maske Monatsgehalt am Bildschirm berechnen Mit dieser Programmfunktion lassen sich - unabhängig von gespeicherten Mitarbeiterdaten - Lohnberechnungen für einen Monat direkt und schnell am Bildschirm durchführen. Beitragssätze z. B. für die Rentenversicherung oder für die gewählte Krankenkasse müssen in Allgemeine Grunddaten ändern vorher eingegeben sein, damit die Berechnung korrekt ausgeführt wird. Bestimmte Grunddaten wie z. B. Beitragssätze der Krankenkassen können sich im Laufe des Jahres ändern und werden in Monatliche Grunddaten erfassen eingegeben. Daher muss angegeben werden, für welchen Monat die Berechnung durchgeführt werden soll. Das beim Start von Lohn/Gehalt gewählte Datum wird bestätigt. Alternativ wird ein Datum aus dem Monat eingegeben, für den die Berechnung durchgeführt werden soll. Die entsprechenden Daten werden in den Eingabezeilen eingegeben. Für diese Angaben gelten die Erläuterungen zu den entsprechenden Mitarbeiterdaten. Berechnungen für ein ganzes Jahr können mit der Programmfunktion Jahresgehalt am Bildschirm berechnen durchgeführt werden. Bei Sonderzahlungen oder in anderen Sonderfällen ist mit dieser Programmfunktion keine zutreffende Berechnung möglich.

172 SV-Meldungen Abb. 95: Maske SV-Meldungen In dieser Maske werden alle von RA-MICRO oder vom Anwender manuell erstellten SV-Meldungen (z. B. Jahresmeldung, Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel etc.) angezeigt. Es kann gewählt werden, welche Meldungen für welche Mitarbeiter angesehen werden sollen. In der entsprechenden Zeile kann die erstellte Meldung angezeigt und online übermittelt werden. Es können auch verschiedene SV-Meldungen manuell erstellt und online übermittelt werden. Meldungen an die Sozialversicherungsträger können nicht mehr in Papierform versendet werden. Sie sind zwingend elektronisch zu übermitteln. Für die Meldungen zur Sozialversicherung werden insbesondere folgende allgemeine Grunddaten benötigt: 99. Betriebsnummer des Arbeitgebers, Karteikarte Allgemeines, Allgemeine Grunddaten ändern. Für die Meldungen zur Sozialversicherung werden für die Arbeitnehmer, für die Meldungen abgegeben werden müssen, folgende Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterdaten ändern benötigt: 43. Krankenkasse, Karteikarte SV oder 45. SV-Beiträge an Krankenkasse, Karteikarte SV, 98. Angaben zur Tätigkeit, Karteikarte DÜVO, 99. Staatsangehörigkeit, Karteikarte DÜVO, 100. Mehrfachbeschäftigter, Karteikarte DÜVO und 101. Personengruppe Karteikarte DÜVO. Bei Sozialversicherungspflicht werden auch folgende Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterdaten ändern benötigt:

173 Schlüssel Krankenversicherung, Karteikarte SV, 48. Schlüssel Rentenversicherung, Karteikarte SV, 49. Schlüssel Arbeitslosenversicherung (Karteikarte SV) und 50. Schlüssel Pflegeversicherung (Karteikarte SV). Außer für die Anmeldung werden auch folgende Mitarbeiterdaten benötigt: 42. Versicherungsnummer, Karteikarte DÜVO, Mitarbeiterdaten ändern. Filter Zunächst wird der Mitarbeiter gewählt, für den die Meldung angezeigt werden soll. Es kann weiterhin gewählt werden, ob alle Meldungen angesehen werden sollen, nur noch nicht gesendete Meldungen oder alle gesendeten Meldungen. Der Jahrgang kann festgelegt werden, für den die Meldungen angezeigt werden sollen. Jahresmeldung für Vorjahr Eine Jahresmeldung für das Vorjahr wird erstellt. Manuelle Meldung Die Maske SV-Meldungen wird aufrufen. Es können spezielle SV-Meldungen für einzelne Mitarbeiter ausgewählt werden, die bearbeitet und gesendet werden sollen. Als Grund der Anmeldung kommt z. B. eine Änderung der Anschrift (61), eine Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel (11), eine Jahresmeldung (50) etc. in Betracht. Mit wird das Formular der entsprechenden Meldung zur Sozialversicherung in der Maske Manuelle SV-Meldung angezeigt. Das Formular wird in den gelb hinterlegten Feldern ausgefüllt bzw. ergänzt. Wenn Onlineübermittlung in der Toolbar gewählt wird, wird die Maske Auswahl Meldung zur Sozialversicherung aufgerufen. Meldeart und Meldegrund werden zunächst angezeigt. Die Onlineübermittlung wird über sv.net gestartet, das vorher installiert werden muss. Wählen einer SV-Meldung in der Liste In der entsprechenden Zeile der angezeigten Liste kann eine von RA-MICRO erstellte SV-Meldung in der Maske SV-Meldungen anzeigen/drucken eingesehen und/oder gedruckt werden. Wenn die Schaltfläche Onlineübermittlung in der Toolbar gewählt wird, wird auch hier die Maske Auswahl Meldung zur Sozialversicherung aufgerufen. Auch hier werden Meldeart und Meldegrund angezeigt die Onlineübermittlung durch sv.net gestartet, das vorher installiert sein muss.

174 Überblick Berechnungsergebnisse Abb. 96: Maske Berechnungsergebnisse für Mitarbeiter Mit dieser Programmfunktion können für einen Mitarbeiter die Berechnungsergebnisse der verschiedenen Monate des gewählten Jahres in einer Übersicht angezeigt werden. Der Mitarbeiter wird im linken Bereich der Maske gewählt. Das Jahr wird dem Datum entnommen, das unter Welches Datum soll als Berechnungsgrundlage verwendet werden? eingegeben wurde. Die Liste enthält die sich aus den gespeicherten Daten des Mitarbeiters ergebenden Berechnungsergebnisse spaltenweise nach Monaten des aktuellen Jahres gegliedert.

175 Überblick Mitarbeiterdaten Abb. 97: Maske Mitarbeiterdaten für Mitarbeiter Mit dieser Programmfunktion werden für einen Mitarbeiter die erfassten Mitarbeiterdaten der verschiedenen Monate des gewählten Jahres in einer Übersicht angezeigt. Die Übersicht erleichtert die Kontrolle der Daten. Werte, die sich während des Jahres geändert haben, werden in blauer Schrift gekennzeichnet. Der Mitarbeiter wird im linken Bereich der Maske gewählt. Das Jahr wird dem Datum entnommen, das unter Welches Datum soll als Berechnungsgrundlage verwendet werden? eingegeben wurde. Für Meldungen, Listen und Bescheinigungen sind die verarbeiteten Daten maßgeblich, die in Überblick Berechnungsergebnisse eingesehen werden können.

176 Überblick monatliche Grunddaten Abb. 98: Maske Überblick monatliche Grunddaten In dieser Programmfunktion werden die monatlichen Grunddaten der verschiedenen Monate des gewählten Jahres in einer Übersicht angeboten. Das Jahr wird dem Datum entnommen, das unter Welches Datum soll als Berechnungsgrundlage verwendet werden? eingegeben wurde. Angaben, die im Laufe des Jahres geändert wurden, werden in blauer Schrift angezeigt.

177 Sachkonten Abb. 99: Maske Sachkonten Saldenliste Die Sachkonten-Saldenliste dient dazu, anhand der Verkehrszahlen und Salden der einzelnen Sachkonten eine Kontrolle der vorgenommenen Buchungen zu ermöglichen. Wesentlich ist die Kontrolle des Standes der Geldkonten. Es werde die Zeiträume, für die bereits eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben wurde, und der darauf folgende Zeitraum zur Auswahl angeboten. Filter Das Jahr wird gewählt, für das die Sachkonten-Saldenliste angezeigt werden soll. Die Sachkonten-Saldenliste kann für einen Voranmeldungszeitraum oder nach einem bestimmten Datumsbereich angezeigt werden. Weiterhin kann nach Sachkonten ohne Bewegung gefiltert werden. Wird der Filter nicht gesetzt, werden nur Sachkonten angezeigt, die Bewegungen aufweisen. Die zuletzt gewählte Einstellung wird beim nächsten Aufruf der Sachkonten-Saldenliste vorgegeben. Einzelne Spalten Der Eröffnungsbestand eines Sachkontos ist ein Saldo, der entweder in der Spalte EB Soll oder in der Spalte EB Haben steht. Die hier verzeichneten Stände ergeben sich aus den Eröffnungsbuchungen bis einschließlich des gewählten Zeitraums. In den Spalten Aktuell Soll und Aktuell Haben findet man die Verkehrszahlen des gewählten Zeitraums einschließlich der in diesem Zeitraum vorgenommenen Eröffnungsbuchungen, das heißt die nicht saldierten Summen der Soll- und Habenbuchungen. Bei Übernahme des Vorgabe des Filters sind dies die Verkehrszahlen des laufenden Zeitraums, d. h. des Zeitraums nach dem letzten abgeschlossenen Monat. In den Spalten Kumuliert Soll und Kumuliert Haben findet man die Verkehrszahlen bis einschließlich des gewählten Zeitraums ohne die Eröffnungsbuchungen. Der Saldo eines Sachkontos zum Ende des gewählten Zeitraums steht entweder in der Spalte Saldo Soll oder in der Spalte Saldo Haben. Er ergibt sich aus dem Eröffnungsbestand und den kumulierten Verkehrszahlen.

178 Schnittstellen Abb. 100: Maske Schnittstellen a) DATEV Konvertierung Diese Programmfunktion ermöglicht die Konvertierung der Buchungen in das Schnittstellenformat der DATEV. Dadurch ist es möglich, die Buchhaltungsdaten auf einem Datenträger oder per an den Steuerberater zu übermitteln. Die Konvertierung kann für die Übergabe an die Steuerprogramme der DATEV sinnvoll sein. Die Finanzbuchhaltung II geht in vielen Punkten von den von der DATEV gesetzten Standards aus, weicht aber auch mit ihren Vorgaben in einigen Punkten davon ab. Einige Abweichungen können insbesondere bei der Ersteinrichtung rückgängig gemacht werden. Eine Konvertierung ist nur möglich, wenn vierstellige Kontonummern gewählt wurden, und nur sinnvoll, wenn unter RA-MICRO und DATEV von demselben Kontenrahmen ausgegangen wird. Wenn eine Konvertierung beabsichtigt ist, sollten die Sachkonten in der Finanzbuchhaltung II so angelegt sein, dass sie bei einer DATEV- Konvertierung beibehalten werden können. Bis auf das Sachkonto 9999 können alle Sachkonten genauso angelegt werden wie in den entsprechenden DATEV-Kontenrahmen. Sowohl in der Finanzbuchhaltung II als auch bei der DATEV bestehen Konten nicht nur aus einer Kontonummer und einer Kontenbeschriftung, sondern sind Funktionen und einem Posten der Bilanz oder der GuV zugeordnet. Aus dem DATEV-Formular ergibt sich die Zuordnung (Spalte Bilanz-Posten oder GuV-Posten) und die Kontenfunktion (Buchstaben unmittelbar vor der Kontonummer). Bei der Konvertierung müssen unbedingt die Kontenfunktionen beachtet werden, die Zuordnung kann bei der DATEV nachträglich geändert werden. Wenn eine Konvertierung beabsichtigt ist, ist zu empfehlen, den Steuerschlüsseln Sachkonten entsprechend den bei der DATEV vorgegebenen Umsatzsteuerkonten zuzuweisen. RA-MICRO verprobt die Umsatzsteuer mit der Programmfunktion Umsatzsteuerangaben anzeigen/drucken auf eine wesentlich flexiblere Weise. Die Sachkonten für Auslagen sind bei Übernahme in eine DATEV-Verarbeitung einem zutreffenden Bilanzposten zugeordnet, aber mit Funktionen belegt, die RA-MICRO nicht enthält. Bei den Sachkonten für Fremdgeld ist nach der Übernahme in DATEV die Kontenzuordnung zu ändern; im DATEV-Kontenrahmen stehen in diesem Bereich die Sachkonten für Schuldwechsel. Vor der Konvertierung sollten mit dem Steuerberater folgende Punkte geklärt werden: Falls im Vorjahr vom Kontenrahmen abweichende Konten angesprochen wurden, sind diese Konten zu dokumentieren.