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4 SchnelleinstiegFinanzbuchhaltung

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6 SchnelleinstiegFinanzbuchhaltung Alles Wichtige zu Buchführung, Umsatzsteuer,Betriebswirtschaftlicher Auswertung Danuta Ratasiewicz 3. überarbeitete Auflage Haufe Gruppe Freiburg München

7 Bibliographische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über abrufbar. Print: ISBN: Bestell-Nr.: EPUB: ISBN: Bestell-Nr.: EPDF: ISBN: Bestell-Nr.: Danuta Ratasiewicz Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung 3. überarbeitete Auflage , Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg/München Telefon: (089) Telefax: (089) Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro Satz: Reemers Publishing Services GmbH, Krefeld Umschlag: RED GmbH, Krailling Druck: Bosch-Druck, Ergolding Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks,der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

8 Inhaltsverzeichnis Vorwort 11 1 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten Arten von Belegen Die wichtigsten Belegarten im Detail Rechnungen Kleinbetragsrechnungen, Quittungen Fahrausweise Elektronisch übermittelte Rechnungen Kontoauszüge der Bank Eigenbelege Ersatzbelege Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen Papierhafte Belege Elektronische Belege So lange müssen Bücher und Belege aufbewahrt werden Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen Arten von Geschäftsvorfällen Das Kassenbuch als Aufzeichnungsmuster Zusammenfassung 34 2 Das Elementarwissen der Buchführung Die Aufgaben der Buchführung Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Fehler,die Sie vermeiden sollen Alles dreht sich umden Gewinn Einnahmen-Überschuss-Rechnung Betriebsvermögensvergleich Was ist ein Geschäfts- bzw. Wirtschaftsjahr? Inventur Vermögenswerte und Schulden ermitteln Methoden der Inventurdurchführung Wann muss die Inventur durchgeführt werden? Inventurvereinfachungsverfahren Inventar Verzeichnis von Vermögensgegenständen und Schulden 48 7

9 Inhaltsverzeichnis 2.8 Vermögen und Schulden richtig bewerten Anschaffungskosten Herstellungskosten Bewertungsprinzipien und -methoden Die Bilanz Aktiva und Passiva imüberblick Grundsätze der Bilanzaufstellung Zeitpunkte der Bilanzerstellung Arten der Bilanz Aussagewert der Bilanz Was ist eine E-Bilanz? Bestandsveränderungen in der Bilanz Zusammenfassung 69 3 Das Kontenprinzip Warum werden Konten geführt? Die Bilanz in Konten auflösen Bestandskonten Aktivkonten anlegen und buchen Aktivkonten abschließen Bankkontoauszug als Aktivkonto Passivkonten anlegen und buchen Passivkonten abschließen Bestandskonten Zusammenfassung Abschluss der Bestandskonten am PC Der Buchungssatz Soll und Haben Der einfache Buchungssatz Der zusammengesetzte Buchungssatz Der Buchungssatz und T-Konten Erfolgskonten Erträge, Aufwendungen und das GuV-Konto Das Eigenkapitalkonto Wie werden Aufwendungen gebucht? Wie werden Erträge gebucht? Abschluss der Erfolgskonten das GuV-Konto Das GuV-Konto abschließen Wie ist das GuV-Konto aufgebaut? Abschluss der Erfolgskonten am PC Saldierungsverbot der Aufwendungen und Erträge Personenkonten offene Posten überwachen Debitorenkonten Kreditorenkonten Die Personenkonten abschließen Zusammenfassung 126 8

10 Inhaltsverzeichnis 4 Kontenrahmen und Kontenplan So ist ein Kontenrahmen aufgebaut Einen individuellen Kontenplan erstellen Zusammenfassung Die Umsatzsteuer Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze Steuerfreie Umsätze Steuerpflichtige Umsätze und Steuersätze Die Umsatzsteuer buchen Wie wird die Umsatzsteuerzahllast ermittelt? Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuerpositionen Voranmeldungszeiträume Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung Was bedeutet Soll- und Ist-Versteuerung? Soll-Versteuerung Ist-Versteuerung Vorsteuerabzug bei Soll- und Ist-Versteuerung Die Umsatzsteuer in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Umsatzsteuerbefreiung der Kleinunternehmer Zusammenfassung Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen Verwaltungskosten Die betrieblichen Fahrzeuge Die betrieblichen Räume Versicherungen, Beiträge und Abgaben Geldtransfer zwischen Finanzkonten Kredite, Darlehen und Zinsen Warenverkehr mit Nebenkosten Bezugsnebenkosten Warenvertriebskosten Weiterberechnete Nebenkosten Auswirkung der Nebenkosten auf steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen Preisminderungen im Warenverkehr Preisminderungen beim Wareneinkauf Preisminderungen beim Warenverkauf Auswirkung der Preisminderungen auf steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen 201 9

11 Inhaltsverzeichnis 6.9 Kauf von Anlagegütern Abschreibungen auf Sachanlagen Außerplanmäßige Abschreibung Sonderabschreibung Planmäßige Abschreibung LineareAbschreibung DegressiveAbschreibung Besonderheit: geringwertige Wirtschaftsgüter GWG bis 410 (Variante I) GWG mit AK/HK bis 150 und Sammelposten bis (Variante II) Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter Löhne und Gehälter VomBrutto zum Netto Buchungsmethoden Privatentnahmen und Privateinlagen Privatentnahmen Privateinlagen Abschluss der Privatkonten Nicht abzugsfähige bzw.beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben Bewirtung von Geschäftspartnern GeschenkeanGeschäftspartner Rechnungsabgrenzung AktiveRechnungsabgrenzung PassiveRechnungsabgrenzung Sonstige Forderungen Sonstige Verbindlichkeiten Bestandsveränderungen Waren Bestandsmehrung Bestandsminderung Zusammenfassung Berichteund betriebswirtschaftliche Auswertungen Soentsteht das Journal Die Summen- und Saldenliste Die BWA und ihre Aufgaben Zusammenfassung 275 Schlusswort 277 Stichwortverzeichnis

12 Vorwort Die Finanzbuchführung basiert auf einer seit Jahrhunderten unveränderten und genialen Logik. Wer diese Logik einmal verstanden und sie um den komplexen steuerlichen Hintergrund erweitert hat, ist in der Lage, Bücher eigenverantwortlich und fehlerfrei zu führen. Seit vielen Jahren vermittle ich die Grundlagen der Buchführung in der Erwachsenenbildung und stelle dabei immer wieder fest, dass die Einstiegsinhalte, die ersten Stunden der Buchführung, oft unterschätzt werden. Das fehlende Verständnis der Grundregeln frustriert die Teilnehmer im weiteren Unterrichtsverlauf und verursacht schnell eine Abneigung gegen dieses Thema. Der Schüler verschließt sich innerlich und löst später alle Aufgaben mehr mit Glück als mit Wissen. Er versucht die Antworten zu erraten und seine Ergebnisse sind dadurch immer mit Fehlern behaftet oder er gibt sogar ganz auf. Mein Ziel in diesem Buch ist es, diesem negativen Effekt und dem Motivationsverlust vorzubeugen. Ich habe den überwiegenden Teil des Buchs den Grundlagen gewidmet und dabei versucht, sie mit vielen Beispielen, Übungsaufgaben und auf Erfahrung basierenden Tipps möglichst lebendig und interessant zu machen. In meiner Praxis als Buchhalterin und Unternehmensberaterin werde ich sehr oft mit der Klage über den fehlenden Überblick bei den Buchungsunterlagen den Belegen konfrontiert. Deshalb beginnt mein Buch mit der praktischen, organisatorischen Seite der Finanzbuchführung, und zwar mit der buchhalterischen Ablage (Kapitel 1, Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten, S. 15). Hier wird dem Leser lediglich ein Maß an Ordnungssinn abverlangt und ein leichter Einstieg in die Materie verschafft. Man sieht sich zunächst die Patienten an, bevor man lernt, sie zu behandeln. Ab Kapitel 2, Das Elementarwissen der Buchführung, S. 37 werden die in die Tiefe gehenden Grundlagen der Buchführung Schritt für Schritt vermittelt. Bei der Auswahl des Kontenrahmens habe ich mich praxisorientiert für die zwei am häufigsten verwendeten Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 von DATEV entschieden und gebe beim Kontieren grundsätzlich zwei Nummern an. Dabei steht die Kontonummer aus SKR 03 an der ersten, die Kontonummer aus SKR 04 immer an der zweiten Stelle. 11

13 Vorwort Um das theoretische Wissen möglichst realistisch darzustellen, habe ich zwei Unternehmen erfunden: eine Kapitalgesellschaft CUBE GmbH (Spielwarenherstellung) und eine Einzelunternehmerin, Frau Maria Stumpe, die ein kleines Spielwarengeschäft betreibt. Im gesamten Buch befinden sich 110 Beispiele. Beim Lernen können Sie diese Beispiele als Kontrollfragen verwenden, in der Praxis erfüllen sie zum Teil die Aufgabe eines Kontierungshelfers. Das erworbene Wissen kann bei der Lösung von 36 weiter untergliederten Aufgaben kontinuierlich geprüft werden. Die beste Lernunterlage, das am interessantesten geschriebene Buch ist nur dann nützlich, wenn man seinen Inhalt genau kennt und bei Bedarf schnell die richtige Lösung darin findet. Machen Sie aus diesem Buch ein Nachschlagewerk, indem Sie die für Sie interessanten und relevanten Passagen kennzeichnen bzw. bunt markieren. Verwenden Sie den Seitenrand, um eigene Anmerkungen und Verweise anzumerken. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Spaß beim Lernen und beim Umsetzen der gelernten Inhalte in der Praxis. Danuta Ratasiewicz 12

14 Ein kurzer Wegweiser Die folgenden Hinweise werden Ihnen dabei helfen, den größtmöglichen Nutzen aus dem Buch zu ziehen. So nutzen Sie das Buchoptimal Sie finden im Buch zahlreiche Aufgaben. Benutzen Sie die Aufgaben zum Üben und als Wissenstest, der Ihnen hilft, einzuschätzen, ob Sie die erläuterten Sachverhalte gründlich verstanden haben. Unter Arbeitshilfen online finden Sie zu jeder Aufgabe eine Vorlage, in die Sie Ihre Lösungen eintragen können. Um zu überprüfen, ob Ihre Ergebnisse stimmen, benutzen Sie bitte die fertigen Lösungen, die Ihnen unter Arbeitshilfen online selbstverständlich auch angeboten werden. Praxisbezogene Beispiele veranschaulichen die Erläuterungen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen, die im Buch beschrieben werden. Darüber hinaus können Sie die Beispiele auch als kleine Übungen verwenden. Das wird Ihnen zusätzliche Sicherheit im Anwenden der neu erworbenen Kenntnisse geben. Im Kapitel 4 Kontenrahmen und Kontenplan (S. 129) werden die auf Datev basierten Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eingeführt und von nun an bei allen Buchungen verwendet. Sie finden die beiden Kontenrahmen unter Arbeitshilfen online. Es ist hilfreich, wenn Sie sich für einen von beiden entscheiden, ihn ausdrucken und für die weiteren Beispiele und Aufgaben immer griffbereit haben. 13

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16 1 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten Die wichtigste Regel in der Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Die Belege bilden die Grundlage der buchhalterischen Tätigkeit, die im Aufzeichnen (Buchen) von Geschäftsvorfällen besteht. Unter Geschäftsvorfällen werden alle Geldgeschäfte bzw. der Geldfluss in einem Unternehmen verstanden. Bevor Sie sich detaillierter mit dem Thema Geschäftsvorfälle beschäftigen, werden zunächst die einzelnen Belege sowie deren Verwaltung betrachtet. Die Belege müssen konsequent und systematisch gesammelt, geordnet und aufbewahrt werden. Diese Tätigkeit erfordert außer Ordnungssinn und Disziplin kein besonderes Fachwissen. Somit ist es theoretisch jeder Person (auch ohne Kenntnis der komplexen Hintergründe) möglich, vorbereitende Arbeiten im Rahmen der Buchführung durchzuführen. 1.1 Arten vonbelegen ARbeitshiLfe online Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich die Geschäftsvorfälle nachvollziehen lassen. Folgende Arten von Belegen können im Einzelnen unterschieden werden: Checkliste: Welche Belege sind für die Buchhaltung wichtig? Rechnungen Eingangsrechnungen Rechnungen über die an Sie gelieferten Waren und die für Sie erbrachten Leistungen. Ausgangsrechnungen Rechnungen über Waren, die Sie verkauft oder über Leistungen, die Sie erbracht haben. Quittungen (Kleinbetragsrechnungen) Meistens handelt es sich dabei um Belege, die maschinell über eine Registrierkasse oder aber per Hand ausgestellt werden, z. B. Tankquittungen, Taxi- oder Portobelege. 15

17 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten Checkliste: Welche Belege sind für die Buchhaltung wichtig? Fahrausweise Zu den Fahrausweisen gehören Beförderungsausweise in Form von Bus-, Bahn- oder Flugtickets. Kontoauszüge Je nach Bank sehen die Kontoauszüge graphisch unterschiedlich aus. Sie enthalten aber immer die gleichen Informationen: Stammdaten: Angaben über die Bank (Bankname, Bankleitzahl, IBAN, BIC) Angaben über den Kontoinhaber (Firmenbezeichnung oder Name/Vorname, Kontonummer) Bewegungsdaten: chronologische Liste alle Umsätze (Gutschriften und Lastschriften) den aktuellen Kontostand den Saldo Verträge Miet-, Pacht bzw. Leasingverträge für geschäftliche Räume (Produktionshallen, Büros, Lager, Garagen) oder bewegliche Anlagegüter (Fahrzeuge, Maschinen etc.) Darlehensverträge Versicherungsverträge Eigenbelege Ersatzbelege In bestimmten Situationen gibt es sog. Eigenbelege z. B. für Privatentnahmen oder wenn eine Kassenquittung verloren ging. Jetzt muss die Liste der Belege nur noch ergänzt werden um: Angebote (die zu einem Auftrag geführt haben), Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Grenzpapiere, Ausfuhrnachweise (bei Auslandsgeschäften) und sonstige geschäftliche Korrespondenz, die mit der Auftragsabwicklung bzw. mit dem Geldein- oder -ausgang zusammenhängt. 1.2 Die wichtigsten Belegarten im Detail Nun kennen Sie die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Was aber müssen Sie hinsichtlich der unterschiedlichen Belegarten wissen? Welche Angaben müssen auf einer Rechnung gemacht werden? Welche Varianten von Kontoauszügen gibt es beispielsweise? Sehen Sie dazu den folgenden Abschnitt. 16

18 Die wichtigsten Belegarten im Detail Rechnungen ARbeitshiLfe online Über die grafische Form einer Rechnung entscheidet jedes Unternehmen selbst, die wesentlichen Inhalte sind jedoch durch steuerliche Vorschriften geregelt. Damit eine Rechnung als ordnungsmäßig anerkannt wird, muss sie gem. 14 Abs. 4 UStG bestimmte Angaben enthalten. Sehen Sie folgende Abbildung einer Musterrechnung: CUBE GmbH, Spielwaren Kupferweg Freiburg Toys &Toys GmbH Regensburger Str Nürnberg Rechnung Nr KdNr Steuernr Lieferdatum XX Rechnungsdatum XX Nr. Menge Text EZ Gesamt 1 25Stück Puppenwagen Chrissi 25,90 647, Stück Holzdreirad Timmy 5 37, ,85 Gesamt Netto ,35 zzgl. 19%USt ,91 Gesamtbetrag 2.780,26 Zahlbar innerhalb von 7Tagen mit 3%Skonto oder 30 Tage ohne Abzug 7 KÜRBISBANK AG BLZ Kto Nr Abb.1:Rechnungsmuster gem. 14 Abs.4 UStG 17

19 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten ARbeitshiLfe online Folgende Checkliste fasst zusammen, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen. Die Nummerierung korrespondiert mit den Zahlen auf der Abbildung Abb. 1: Checkliste: Das gehört in eine Rechnung 1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. 2. Die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. 3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung. 4. Die fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. 5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung. 6. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Im Falle von Anzahlungen, die in der Endrechnung abgezogen werden, der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. 7. Das nach den Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. 8. Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf. 9. Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht beim Leistungsempfänger. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen Kleinbetragsrechnungen, Quittungen Nicht bei allen Rechnungen gelten die strengen Vorschriften. Bei Rechnungen bzw. Quittungen, in denen der Gesamtbetrag (inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer) 150 nicht übersteigt, reichen folgende Angaben ( 33 UStDV): der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 18

20 Die wichtigsten Belegarten im Detail 1 das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. Auf dem unten abgebildeten Tankbeleg sind alle notwendigen Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung gut erkennbar: Abb.2:Tankbeleg Fahrausweise Für Fahrausweise gelten ebenfalls separate Vorschriften ( 34 UStDV). Fahrausweise sind dann ordnungsmäßige Rechnungen, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das die Beförderungsleistung ausführt, das Ausstellungsdatum, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, den anzuwenden Steuersatz, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7%unterliegt, bei der grenzüberschreitenden Beförderung einen Hinweis darauf. 19

21 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten Abb.3:Fahrausweis Onlineticket Ein Fahrausweis kann ebenfalls die Form der elektronischen Rechnung haben, wenn er online, z. B. über die Homepage der Deutschen Bahn AG bestellt und danach gedruckt wird Elektronischübermittelte Rechnungen Im Zeitalter der elektronischen Post ist es üblich, dass Rechnungen nicht in Papierform, sondern als -Anhang in Form von PDF-Dateien übermittelt werden. Bis zum mussten solche Rechnungen vom Rechnungsaussteller mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Die elektronische Signatur funktioniert wie ein Siegel und gewährleistet die Echtheit der Absenderangaben sowie die Unveränderbarkeit des Inhalts der Rechnung. Die in der Praxis oftmals schwer durchzuführende Vorschrift ist im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes im Juli 2011 entfallen. Seitdem kann jeder Unternehmer selbst entscheiden, ob seine Rechnungen vor der elektronischen Versendung mit der Signatur versehen werden oder nicht. 20

22 Die wichtigsten Belegarten im Detail 1 Doch gleich, ob mit oder ohne Signatur: jede elektronisch übermittelte Rechnung muss folgende Auflagen erfüllen: Echtheit der Rechnungsherkunft Unversehrtheit des Rechnungsinhalts Lesbarkeit der Rechnung Aufbewahrung im Originalzustand, also als Datei (der Papierausdruck alleine reicht nicht aus!) Der Rechnungsempfänger muss nach wie vor der elektronischen Übermittlung zustimmen. Die Zustimmung erfolgt z. B. durch das Dulden dieser Übermittlungsart. Als elektronisch übermittelt gelten auch Rechnungen, die per Standard-Telefax versendet wurden. Diese müssen unbedingt als Ausdruck aufbewahrt werden Kontoauszügeder Bank Auf dem unten abgebildeten Kontoauszug der Kürbisbank AG finden Sie alle wichtigen Stamm- und Bewegungsdaten, die in der Checkliste (s. Kapitel 1.1 Arten von Belegen, S. 16, Zeile Kontoauszüge ) genannt wurden: Abb.4:Zweispaltiger Kontoauszug 21

23 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten In diesem Fall handelt es sich um eine kundenfreundliche, zweispaltige Darstellung der Geldbewegungen auf dem Kontoauszug. In der Spalte Lastschrift werden alle Geldabgänge (Minderungen) und in der Spalte Gutschrift alle Geldzugänge (Mehrungen) des Kontos aufgezeichnet. Der hier positive Endbestand Saldo befindet sich in der Spalte Gutschrift. Würde der Bankbestand aufgrund der getätigten Zahlungen in den Minusbereich rutschen (negativer Bankbestand), wäre der Saldo in der Spalte Lastschriften dargestellt. Die zweite Variante des gleichen Kontoauszugs ist einspaltig. Die Geldabgänge sind hier mit Minus - und die Geldzugänge mit Plus + gekennzeichnet: Abb.5:Einspaltiger Kontoauszug Es gibt noch eine weitere Form der einspaltigen Darstellung, in der anstatt des Minuszeichens der Buchstabe S und anstatt des Pluszeichens der Buchstabe H zu finden sind. Um diese Darstellung zu verstehen, müssen Sie das Grundwissen über die Konten der Buchhaltung erwerben, das Ihnen mein Buch Schritt für Schritt vermitteln wird. Wollen Sie sofort die Erklärung der beiden Buchstaben erhalten, schlagen Sie das Buch im Kapitel Bankkontoauszug als Aktivkonto (S. 78 ff.)auf. 22

24 Die wichtigsten Belegarten im Detail 1 Abb.6:Kontoauszug mit Soll und Haben Die von der Bank direkt erstellten papierhaften Kontoauszüge gelten als Belege. Nimmt der Unternehmer am Onlinebanking-Verfahren teil, muss er die ihm im Onlineverfahren zur Verfügung gestellten Kontoauszüge zusätzlich als Datei archivieren Eigenbelege Ersatzbelege In bestimmten Situationen werden in der Buchführung Eigenbelege verwendet. Das ist meistens der Fall, wenn der Vorgang betriebsintern ist, so dass es für den Geldfluss keinen Fremdbeleg (Rechnung, Quittung, Kontoauszug) gibt (z. B. ein Einzelunternehmer entnimmt Geld aus der betrieblichen Kasse für private Zwecke). Der zweite Grund für die Verwendung von Eigenbelegen Ersatzbelegen ist das Verlorengehen eines Originalbelegs. Sie dürfen einen Eigenbeleg aber nur dann erstellen und verwenden, wenn die Beschaffung einer Kopie des verloren gegangenen Belegs nicht möglich ist. Eigenbelege werden in der Regel auf Blankopapier erstellt und enthalten folgende Angaben: Datum des Geschäftsvorfalls, kurze Beschreibung (z. B. Autowäsche) und Gesamtbetrag ohne Angaben zur Umsatzsteuer (die Umsatzsteuer aus Eigenbelegen darf in der Buchhaltung nicht berücksichtigt werden, hierzu weiter im Kapitel Vorsteuerabzug bei Soll- und Ist-Versteuerung, S. 161). 23

25 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten 1.3 SchaffenSie Ordnungbei Büchern und Belegen In jedem Unternehmen sammeln sich im Laufe eines Jahres große Mengen an Belegen. Die Belege dürfen nicht verloren gehen und ihre Ablage muss so strukturiert sein, dass einzelne Belege jederzeit schnell und einfach auffindbar sind. Nachfolgend erhalten Sie einfache Tipps zur Ablagestruktur sowohl von den typischen, papierhaften Belegen als auch von Belegen, die auf elektronischem Weg (als Dateien) erstellt und übermittelt wurden Papierhafte Belege Schnellablage eine erste Zwischenstation für Belege Das Ablagesystem sollte so aufgebaut sein, dass auch in einem hektischen unternehmerischen Alltag eine sofortige Trennung verschiedenartiger Belege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und sonstige Unterlagen möglich ist. Am besten eignen sich hierzu Ablagefächer (Kästchen, Schubladen), in die die Belege nach Themen getrennt zunächst einfach hineingeworfen werden. Für die Buchhaltung sollten Sie mindestens folgende getrennte Ablagefächer verwenden: für Eingangsrechnungen für Ausgangsrechnungen für Kassenbelege für Kontoauszüge Abb.7:Schnellablage von Belegen 24

26 Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen 1 So abgelegte Belege werden später je nach Umfang täglich oder einmal pro Woche bzw. einmal pro Monat in die endgültige Ablage eingeordnet. Die endgültige Ablage Um das System der endgültigen Ablage zu veranschaulichen, kann man sie mit einer Buchhandlung vergleichen. Jede ordentliche Buchhandlung hat ein für die Kunden leicht überschaubares System, nach dem Sie das umfangreiche Sortiment ordnet, z. B. Romane (alphabetisch nach Autorennamen), Reiseführer (nach Ländern), Kinderbücher (nach Alter) etc. Die Bücherregale sind beschriftet, die Bücher selbst ordentlich und mit den Titel tragenden Rücken in Richtung Kunden aufgestellt. Eine ähnliche Systematik gilt in der Buchhaltung. Die Belege werden nach Themen und nach dem Zeitpunkt ihrer Entstehung, d. h. chronologisch geordnet. Da in der Buchhaltung kaum gebundene Ausgaben der Schriftstücke, sondern eher Loseblattsammlungen zu finden sind, werden hier nicht nur Regale, sondern vor allem Ordner, Mappen, Schnellhefter und anderes Registermaterial verwendet. Die Belege werden gelocht, in den Ordnern abgeheftet, die Ordnerrücken ordentlich beschriftet und das ganze in die Regale gestellt. Abb.8:Ordner und Aktenschrank 25

27 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten Das Ablagesystem organisieren ARbeitshiLfe online Es gibt mehrere Systeme, um Belege in den Ordnern abzulegen. In jedem Fall ist es wichtig, die Regeln des Systems konsequent einzuhalten. Nur so wird die Buchhaltung bei einer Kontrolle als ordnungsmäßig anerkannt. Hier eine von mehreren Möglichkeiten, die Belege mit System abzulegen: Checkliste: Belege mit System ablegen Kontoauszüge der Bank chronologisch pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach Umfang Eingangsrechnungen alphabetisch nach Lieferantennamen oder numerisch nach Lieferantennummern hinsichtlich jedes einzelnen Lieferanten chronologisch nach Datum der Eingangsrechnung oder der Zahlung pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach Umfang Ausgangsrechnungen alphabetisch nach Kundennamen oder numerisch nach Kundennummern hinsichtlich jedes einzelnen Kunden chronologisch nach Datum der Rechnung oder der Zahlung pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach Umfang Kassenbelege chronologisch nach Datum des Geldflusses einzelne Monate (oder Quartale) mit Trennblättern voneinander trennen pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach Umfang Verträge nach Vertragsart z. B. Versicherungsverträge, Mietverträge, Leasingverträge Verträge nicht nach Jahren ordnen jeder Vertrag sollte komplett von der Police über die Vertragsänderungen bis zur Kündigung sofort nachvollziehbar sein gekündigte oder abgelaufene Verträge sollen in einem separaten Ordner abgelegt werden 26

28 Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen 1 Checkliste: Belege mit System ablegen Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen wie Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen nach Alphabet und dann chronologisch pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordnern, je nach Umfang Geschäftskorrespondenz nach Adressat und dann chronologisch hier können auch mehrere Jahre in einem Ordner abgelegt werden TIpp für alle Ablagesysteme gilt folgende Regel: Der älteste beleg ist immer ganz unten, der neuste ganz oben. soll ein weiterer beleg hinzugefügt werden, muss der bisherige belegstapel nicht jedes Mal umgeschlagen werden. Systematisch abgelegte Belege sind die Grundlage für die eigentliche buchhalterische Tätigkeit für das Erfassen der Geschäftsvorfälle Elektronische Belege Mit elektronischen Belegen haben Sie entweder von Anfang an zu tun, z. B. indem Sie eine Rechnung per im PDF-Format erhalten, oder Sie haben einen ursprünglich papierhaften Beleg für Zwecke der Archivierung digitalisiert (eingescannt). Egal, auf welchem Wege die Belege zu Dateien wurden, Ihre Aufgabe besteht darin, die Dateien so zu verwalten, dass die digitalisierten Belege im elektronischen Ablagesystem ohne größeren Aufwand jederzeit wiedergefunden, angezeigt bzw. auch wieder gedruckt werden können. Seit einigen Jahren steigt die Tendenz zum platzsparenden, papierlosen Büro. Auf dem Softwaremarkt finden Sie mittlerweile mehrere Anbieter von EDV-Lösungen für die Verwaltung der digitalisierten Belege. Suchen Sie im Internet nach dem Begriff Archivierungssoftware. 27

29 Der Ausgangspunkt Belege effektiv verwalten 1.4 So lange müssen Bücher und Belege aufbewahrt werden Während die Bücher in einer Buchhandlung nur kurzfristig verbleiben sollen, müssen die Belege in der Buchhaltung zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Eine Ausnahme gibt es nur für geschäftliche Korrespondenz, die in einem Zeitraum von sechs Jahren verfügbar sein muss. Wie Sie bereits wissen, ist es zulässig, die Belege der Buchhaltung im digitalisiertem Zustand aufzubewahren. Auch für die digitalisierten Belege gelten Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren. Die Ergebnisse der Buchhaltung in Form von Jahresabschlüssen (Bilanz, Inventar) müssen allerdings im Original aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg bzw. die Aufzeichnung entstand. BEISpIEL 1: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für Belege? Kassenbeleg vom Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre beginn der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf ende der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf BEISpIEL 2: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für geschäftliche Korrespondenz? Auftragsbestätigung vom Aufbewahrungsdauer: 6Jahre beginn der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf ende der Aufbewahrungspflicht: mit Ablauf

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