Mail-Signierung und Verschlüsselung

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1 Mail-Signierung und Verschlüsselung ab Release-Version , ein kostenlos zur Verfügung gestelltes Feature! Elektronische Post ist aus unserem privaten und beruflichen Leben nicht mehr wegzudenken. Schneller und kostengünstiger als jeder Brief - aber auch sicherer? Wie bei einer Postkarte können s von jedem auf Ihrer Reise durchs Internet gelesen und sogar unbemerkt verändert werden. Nur sorgfältige und umfassende Sicherheitsvorkehrungen können dem einen Riegel vorschieben. Wir möchten das Bewusstsein dafür schaffen, dass jeder Informationsaustausch in einem Unternehmen wichtig und vertraulich ist! Deswegen ist uns die Sicherheit Ihres - Verkehrs ein großes Anliegen. Ihre Nachrichten zu verschlüsseln sollte so selbstverständlich werden bzw. sein, wie das Absperren Ihrer Eingangstür! Unsere Anliegen: Bewusstseinsbildung bei unseren Kunden Sicherheit im -Verkehr, auch wenn Sie unterwegs sind Einsatz einer hochwertigen Technologie Wir laden Sie ein, gemeinsam mit uns für mehr Sicherheit in der Unternehmenspost zu sorgen! Inhalt 1. Zertifikat erstellen (Authentifizierung) Zertifikate der SOL-IT GmbH Zertifikatsverwaltung Erklärung Bevorzugte Kommunikation Mögliche Einwände Verschlüsselte s auf dem IPhone lesen... 6 Stand, März 2014

2 1. Zertifikat erstellen (Authentifizierung) Damit Sie Ihre -Nachrichten mit Ihrer eigenen digitalen Signatur versehen können, benötigen Sie ein Zertifikat. Dieses Zertifikat erhalten Sie z. B. über die Firma A-Trust (um 15,00 pro Jahr) oder direkt über unser Unternehmen. Wir stellen Ihnen ein Zertifikat gratis aus! Über die Seite können Sie sich jederzeit anmelden. Bitte füllen Sie diese Felder aus. Nach einem Klick auf Erstellen erhalten Sie eine SMS auf die angegebene Handy-Nummer. Diesen SMS-TAN geben Sie bitte auf der angezeigten Seite ein! Durch Ihre Authentifizierung werden 2 Mail-Nachrichten automatisch versendet: Die Firma SOL-IT GmbH (Absender / Zertifikatsaussteller) erhält eine mit einem Zertifikat, das nur den öffentlichen Schlüssel beinhaltet (CER-Datei). - Dieser Schlüssel wird von SOL-IT GmbH in die Zertifikatsverwaltung aufgenommen. Sie, unser Kunde (Empfänger / Zertifikatsbesitzer), erhalten eine mit zwei anhängenden Dateien: - Der CER-Datei, die nur Ihren öffentlichen Schlüssel (Public-Key) enthält und die an alle verteilt werden kann, die Ihnen verschlüsselt Nachrichten schicken wollen - Und eine passwortgeschützte PFX-Datei, die neben den Public-Key auch den unbedingt geheim zu haltendem Private-Key enthält. Die PFX-Datei muss von Ihnen in Ihre Zertifikatsverwaltung aufgenommen werden. 2

3 1.1. Zertifikate der SOL-IT GmbH Die Zertifikate öffentliche Schlüssel von uns bzw. unseren Mitarbeitern finden Sie auf unserer Homepage Hier können unsere Zertifikate jederzeit runtergeladen werden. 3

4 2. Zertifikatsverwaltung Jedes Zertifikat hat ein Ablaufdatum! Wenn das Zertifikat und damit der Private-Key nicht mehr zur Verfügung stehen, ist die -Nachricht nicht mehr lesbar. Mit den SOL-IT Cubes wird die -Nachricht bereits beim Haus-Eingang entschlüsselt und auch entschlüsselt in der Datenbank abgelegt und archiviert. Die -Nachricht ist dadurch innerhalb der SOL-IT Cubes immer lesbar. Folgende 2 Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Jedes versendete wird automatisch signiert. Jedes versendete wird automatisch verschlüsselt. Absender benötigt ein Zertifikat, welches aus Public-Key und Private-Key besteht. -Signierung Empfänger besitzt ebenfalls ein Zertifikat, welches aus Public-Key und Private-Key besteht. -Nachricht wird mit Signatur geschützt. -Verschlüsselung -Nachricht wird unleserlich und dadurch geschützt Erklärung Der Absender besitzt ein Zertifikat, welches aus einem Public-Key und einem Private-Key besteht. Der Empfänger besitzt ebenfalls ein Zertifikat, welches auch aus einem Public-Key und einem Private-Key besteht. 4

5 Mail-Signierung Durch die Signierung einer wird versichert, dass der Inhalt einer Nachricht auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht geändert wurde. Für die Signatur wird eine kryptographisch sichere Prüfsumme über den Inhalt der erstellt. Diese wird mit dem Private-Key des Absenders verschlüsselt und an die angefügt. Besitzt der Empfänger den öffentlichen Schlüssel (Public-Key) des Absenders, kann er mit ihm die verschlüsselte Prüfsumme entschlüsseln und prüfen, ob die verändert wurde. Gleichzeitig wird der Absender über seinen Public-Key authentifiziert. Mail-Verschlüsselung Durch Verschlüsselung wird das Lesen einer Nachricht für Unbefugte praktisch unmöglich. Der Absender benutzt den Public-Key des Empfängers, um die -Nachricht zu verschlüsseln. - Die -Nachricht ist durch die Verschlüsselung nicht mehr lesbar! Nur der Empfänger kann die -Nachricht mit seinen Private-Key entschlüsseln und somit lesen Bevorzugte Kommunikation Mit welchen Kontakten Sie verschlüsselt kommunizieren, wird direkt beim Kontakt, beim Eintrag bevorzugte Kommunikation hinzugefügt. Beim Versenden einer wird geprüft, ob der Empfänger die jeweilige Einstellung besitzt. Anschließend wird das vor dem Versenden verschlüsselt bzw. signiert. 3. Mögliche Einwände Bei der Anzeige der verschlüsselten Nachricht kann es zu folgenden Schwierigkeiten kommen: Webmail kann das nicht entschlüsseln auf dem Handy ist eventuell nicht lesbar, weil Sie ihren Private-Key noch nicht auf dem Handy importiert haben. 5

6 4. Verschlüsselte s auf dem IPhone lesen Damit Sie auch auf Ihrem mobilen Gerät die verschlüsselten Nachrichten lesen können, müssen Sie folgende Einstellungen auf Ihrem Handy vornehmen: Senden Sie Ihr Zertifikat mit dem Private-Key an sich selbst, von Ihrer - Adresse, welche Sie bei der Zertifikatserstellung angegeben haben. So wird dieses mit dem IPhone als Anlage empfangen. Hinweis: Das Zertifikat mit Ihrem Private-Key immer mit einem Passwort sichern! mit dem Private-Key -Zertifikat wird als Anlage am IPhone empfangen. Durch ein Klick auf die Anlage wird die Option zur Installation des Zertifikats am IPhone aufgerufen Nach dem Klick auf Installieren erscheint die Aufforderung zur Eingabe des Sperrcodes (Code zum Entsperren des Bildschirms). Den 4-stelligen Code eingeben und auf Fertig klicken. Es folgt die Eingabe des Kennworts für das Zertifikat. Kennwort eingeben und auf Weiter klicken. 6

7 Das Zertifikat wurde erfolgreich installiert. Nun können mit Ihrem Public-Key verschlüsselte s auch am IPhone entschlüsselt und gelesen werden. Nachträglich können die installierten Zertifikate am IPhone über Einstellungen / Allgemein / Profile verwaltet werden. 7

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