Betriebswirtschaftliche Standardsoftware-Made for the WEB. ESS Enterprise Solution Server. Finanzbuchhaltung. Release 6/1.

Transkript

1 ESS Enterprise Solution Server 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Beschreibungen Datenstrukturen Mandanteneinstellungen Einstellungen Buchhaltung Kontenrahmen Einrichten eigener Konten Konto mit Kostenart anlegen Summenkonto anlegen Konto mit Summenkonto anlegen Konten löschen Steuersätze Einrichten von Buchungsgruppen Einrichten von Kontenzuordnungen Buchungsgruppe für Konto anlegen Beispiel für Verwendung einer Kontenzuordnung Buchungsgruppen und Kontenzuordnungen Kontenposten Buchungserfassung Anlegen eines Ordners Standardbuchung Stapelbuchung Splittbuchung Voraussetzung Erfassen der Splittbuchung Maske Splittbuchungen Buchen der Splittbuchung Rechnung ausgleichen Erzeugen offener Posten Voraussetzungen Erzeugen eines offenen Postens Nach Vorlage buchen Stornieren einer Buchung Schnellerfassung Sachkontobuchungen Debitorbuchungen Rechnung ausgleichen offenen Posten erzeugen Vorauskasse buchen Auswertungen Debitoren-/ Kreditorenauswertungen Kontenauswertungen Eröffnungsbuchungen Eröffnungsbilanz Erläuterungen der Eröffnungsbilanz Übernahme der Daten in den ESS Erfassen der Stammdaten Übernahme der Artikelbestände durch Inventur Inventur vorbereiten Inventur erfassen

3 Inventur buchen Erzeugen offener Posten Übernahme der Forderungen aus L.und L Übernahme der Verbindlichkeiten aus L.und L Bereinigen der Steuerkonten Erfassen der Anlagegüter Übernahme der sonstigen Kontensalden Abstimmen des Jahresabschlusses Laufende Buchungen/ Geschäftsvorfälle Buchungen im Beschaffungsbereich Inlandserwerb Steuerfreier EG-Erwerb Buchen von Anschaffungsnebenkosten Buchen von Einfuhrumsatzsteuer Ausgleich der Einkaufsrechnungen ohne Abzug von Skonto Ausgleich der Einkaufsrechnungen mit Abzug von 2% Skonto Buchungen im Absatzbereich Ausgleich der Verkaufsrechnung ohne Abzug von Skonto Buchungen im Zahlungs- und Finanzbereich Anzahlungen Buchungen im Sachanlagenbereich Buchung der Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichem Erwerb Buchen erhaltener Bauleistungen Voraussetzungen Erfassen einer Bestellung für erhaltene Bauleistungen Erstellen der EK-Rechnung Ausweisung der Bauleistung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung Buchungen betrieblicher Kosten und Aufwendungen Zahlungsläufe Rechnungen für den Zahllauf freigeben Debitorenzahlungen Debitorenzahlung vorbereiten Selektieren einzelner Rechnungen für den Zahllauf Gesperrte Rechnungen in den Zahllauf holen Debitorenzahlungen bearbeiten Debitorenzahlungen Kreditorenzahlungen Freigabe von Rechnungen Kreditorenzahlungen vorbereiten Selektieren einzelner Rechnungen für einen Zahllauf Ausschließen einzelner Rechnungen für den Zahllauf Kreditorenzahlungen bearbeiten Kreditorenzahlungen Buchungserfassung des Zahllaufs Korrektur offener VK-Posten Mahnlauf Mahnlauf vorbereiten Mahnlauf bearbeiten Mahnlauf

4 7. DTAUS Dtaus-Zahlungsläufe vorbereiten DTAUS-Zahlungsbelege erzeugen DTAUS vorbereiten DTAUS bearbeiten DTAUS Zusammenfassende Meldungen Voraussetzungen ZM vorbereiten ZM bearbeiten ZM Intrastat-Meldungen Voraussetzungen Intrastat vorbereiten Intrastat bearbeiten Intrastat drucken Anlagegüter Erfassen der Anlagegüter Buchen eines Anfangsbestands Übernahme eines Anlageguts mit historischen Werten Einbuchen eines neuen Anlageguts AfA-Lauf AfA vorbereiten AfA erfassen AfA Anlagespiegel Abschlussbuchungen Umsatzsteuer-Voranmeldung Interne Vorgehensweise des Systems für die UST-Voranmeldung Umsatzsteuer vorbereiten Umsatzsteuer erfassen Umsatzsteuer: Monatsabschluss Monatsabschluss vorbereiten: Monatsabschluss erfassen Monatsabschluss: GuV-Auswertung gestalten Buchungen beim Jahresabschluss Jahresabschluss mit dem ESS Abschreibungen und Bewertung des Anlagevermögens Verwalten von Anlagegütern AfA-Lauf manuelle Abschreibungsbuchung Zeitliche Abgrenzung in der Jahreserfolgsrechnung Sonstige Forderungen, sonstige Verbindlichkeiten Aktive und Passive Rechnungsabgrenzungsposten Bewertung des Vorratsvermögens

5 12.5. Bewertung und Abschreibung der Forderungen Einzelwertberichtigung Pauschalwertberichtigung auf Forderungen (PWB) Bewertung der Schulden in der Jahresbilanz Verbindlichkeiten Rückstellungen Abschluss der Umsatzsteuerkonten

6 1. Allgemeine Beschreibungen 1.1.Datenstrukturen Alle im ESS gespeicherten Daten sind in einer Datenbank hinterlegt. Diese stellt sicher, dass einmal vorgenommene Buchungen immer korrekt abgeschlossen sind und die Konsistenz der Datenbank gewährleistet bleibt. Jede Maske des ESS bzw. der arbeitet auf zugehörigen Datenmengen, die anwendungsspezifisch sind und sich von Anwendung zu Anwendung ändern können. In jeder Maske befinden sich Verknüpfungen, mit deren Hilfe der Anwender über die jeweiligen Felder die entsprechend hinterlegten Daten schnell und unkompliziert einsehen kann. Diese Feldverknüpfungen bieten den Komfort zwischen verknüpften Masken zu wechseln, um dort eventuelle Änderungen vorzunehmen oder Informationen zu holen. Insofern bietet ESS sowohl die hierarchische Suche über die Anwendungsbereiche Adressen, etc. als auch über verknüpfte Adressen innerhalb einzelner Masken. Diese Methodik erscheint am Anfang gewöhnungsbedürftig, erlaubt nach kurzer Gewöhnung jedoch äußerst schnelles manövrieren im Gesamtsystem. Beispiel: die Maske KONTENPOSTEN kann man als die zentrale Buchhaltungsstelle bezeichnen. Auf ihr werden sämtliche Buchungsvorgänge gespeichert. Natürlich können an den getätigten Buchungen keine Änderungen mehr vorgenommen werden, aber man kann über die Verknüpfungen Informationen zu jedem Feld erlangen, um die Buchung genau nachzuvollziehen. Auf diese Maske gelangt man über das Menü Buchhaltung oder aus aus jeder Maske, in der Buchungen vorgenommen werden, über die Maskenauswahl. 6

7 Alle Felder, die rechts mit einem Kästchen enden, das drei Pünktchen anzeigt, sind sogenannte Feldverknüpfungen. Durch Klicken auf die Pünktchen erfolgt ein Wechsel auf den im Feld angegebenen Datensatz auf der jeweiligen Maske. So bringt z.b. ein Klick auf das Feld hinter VK-Rechnungen den Anwender auf den angegebenen Rechnungsdatensatz im Detail. Ist das Feld leer, so werden alle Datensätze der hinterlegten Maske als Tabelle angezeigt Mandanteneinstellungen In der Systemmaske MANDANT werden vom Administrator Dokumenteneinstellungen und systemweite Einstellungen vorgenommen. Die Angaben von Handelsregister, Geschäftsführer und Gerichstsstand werden auf den Geschäftsdokumenten mit ausgedruckt, sofern Angaben gemacht wurden. Ein hier hinterlegter Textbaustein kann auf sämtlichen Druckdokumenten gedruckt werden. Die Adressangabe ist obligatorisch. Amtsholung: Fernamt: Auslandsamt: Hier werden entsprechende Einstellungen bzgl. dem Telefonwahlverfahren für den Faxversand vorgenommen. Die Kennungen sind standardmäßig für Deutschland eingestellt. Faktor: Hier ist der aktuelle Währungsfaktor zur Umrechnung von interner Währung in Landeswährung eingetragen. Nachkommastellen: Einstellung für die Nachkommastellen bei Float-Werten. Aufschlag: Der Aufschlag in Prozent für den Fixkostenanteil auf den Deckungsbeitrag einer Auftragsposition kann hier hinterlegt werden. Die Angaben betreffen die Felder Deckungsbeitrag in den Masken Auftrag und Angebot. 7

8 Register 'Mandantenbanken': In der Submaske MANDANTENBANKEN sind alle Bankverbindungen des Mandanten aufgelistet. Ohne Angabe einer Mandantenbank kann kein DTAUS-Lauf erfolgen. Um eine Mandantenbank anzulegen, muss mit Doppelklick in die Submaske gewechselt werden. Hier können beliebig viele Bankverbindungen gespeichert und gegebenenfalls Bankkonten aus dem Kontenrahmen zugeordnet werden Einstellungen Buchhaltung Im Menü Stammdaten / Stammdaten Buchhaltung gibt es die Konfigurationsmaske EINSTELLUNGEN BUCHHALTUNG. In dieser Maske werden systemweite Buchhaltungsvorgaben festgelegt. Bevor kontenmäßige Buchungen erstellt werden, sollten diese Einstellungen überprüft und ggf. aktualisiert werden. 8

9 Feldbeschreibungen: Wirtschaftsjahr: Datumsangabe über den Beginn des Wirtschaftsjahres. Nach einem erfolgten Jahresabschluß wird automatisch das Jahresabschlußdatum als Sperrdatum für Buchungen, die vor diesem Zeitpunkt liegen, vergeben. Ein Jahresabschluß ist nur innerhalb des hier bestimmten Wirtschaftsjahres möglich Buchungszeitraum: Datumsangabe über den erlaubten Buchungszeitraum zum Wirtschaftsjahr. Buchungen sind grundsätzlich nur im angegebenen Wirtschaftsjahr erlaubt, außer der Buchungszeitraum wird in diesen Feldern erweitert. Im Bereich Datev-Informationen können die entsprechenden Nummern und Einträge für einen Datev-Export hinterlegt werden. Anzahlung: Hier können Zwischenkonten hinterlegt werden, die für offene Anzahlungen verwendet werden, wenn im Anzahlungsbeleg die Option Steuerausweis bei Zahlung hinterlegt ist und der Erlös der Anzahlung erst bei Begleichung der Anzahlung ausgewiesen wird. Sind hier keine Konten hinterlegt, so werden im genannten Fall die Standardrechnungskonten verwendet. 9

10 Das unterste Feld Anzahlungen Steuer wird momentan noch gar nicht verwendet. Steuerinformation: Kred.Finanzamt: Das Finanzamt muss als Kreditor angelegt sein, damit Offene Posten verwaltet werden können. StID: Steuernummer des Mandanten Ust-ID.Nr.: Umsatzsteuernummer des Mandanten. Die Angaben werden für Steuerdokumente Geschäftsdokumenten verwendet werden. benötigt und können als Vorgabe für Rechnungseinstellungen: Rechnungen: Bei der Einstellung Lieferschein kann eine Verkaufsrechnung erst nach Erstellung eines Lieferscheinen erzeugt werden. Bei der Einstellung Auftrag kann eine Rechnung über einen bestehenden Lieferschein oder über einen Auftrag erstellt werden. Rechnungserstellung: Auswahl, ob eine Rechnung mit oder ohne Null-Mengen in den Positionen generierbar sein soll. Standardmäßig werden keine Positionen mit Null-Mengen erzeugt. Skt.runden: Über die Einstellung wird der skontierte Zahlbetrag abgerundet. Die Einstellung gilt nur für Zahlungsausgänge. Karrenztage: Einstellung der maximalen Überschreitung der Skontofähigkeit einer Rechnung in Tagen. Storno ausbuchen: bei aktiviertem Kennzeichen werden stornierte Rechnungen automatisch gegen die Stornorechnung ausgebucht. Überbuchen -Kennzeichen: bei aktiviertem Kennzeichen wird eine Rechnungserstellung erlaubt, auch wenn die angegebene zu berechnende Menge die bestellte Anzahl übersteigt. Kasseneinstellungen: Preisliste: Angabe einer Preislistennummer für den Kassenverkauf zur Preisfindung von Artikeln und Ressourcen über Preislisten. Sonderpreis: Angabe einer Sonderpreislistennummer für den Kassenverkauf zur Preisfindung von Artikeln und Ressourcen über Sonderpreislisten. Norm.Rabatt/ Sond.Rabatt: Kenzeichen, ob zusätzlicher Rabatt auf die Preise aus der jeweiligenpreisliste erlaubt ist. Rabattgrp: Angabe einer Rabattgruppennummer zur Gewährung von Mengenrabatt für den Kassenverkauf. DTAUS-Einstellungen: min. DTAUS-Betrag: minimaler DTAUS-Betrag pro Kunde, der eine Erfassung in einem DTAUS-Lauf erlaubt. 10

11 Register Mandanteneinstellungen: Konten: Bankkonto: Für Zahlungsein- und ausgänge wird das hier eingetragene Konto für den Zahlungsbeleg vorgeschlagen. Es kann vom Anwender aber gegebenenfalls geändert werden. Rabattkonto: Angabe eines Kontos, auf das gewährte Rabatte gebucht werden sollen. Kassenerl.: Angabe einer Kontonummer für Erlöse aus Kassenverkäufen, wenn kein Debitorkonto bebucht werden soll. Anzahl.Kto.: Angabe einer Kontonummer für Anzahlungen bei Kassenverkäufen. Anzahl.Skt.: Angabe einer Steuerkontonummer für Anzahlungen bei Kassenverkäufen. Anzahl.Stnr.: Angabe des Steuersatzes für Anzahlungen bei Kassenverkäufen. Steuersatz St.Frei.: Angabe eines Steuersatzes für steuerfreie Inlandsgeschäfte (benötigen z.b. Ärzte und Rechtsanwälte...). Die hier gemachte Angabe überschreibt den normalen Steuersatz aus der Artikel-Buchungsgruppe, sofern das Steuer-Kennzeichen in Auftrag oder Bestellung deaktiviert wurde und der Kunde durch seine Adresse als Inlandskunde gekennzeichnet ist. Ohne diese Angaben erfolgen falsche Buchungen! Splittkonto: Gegenkonto für Splittbuchungen; Konto OP: Kontenzuordnung, die eine Erfassung offener Posten in der Maske BUCHUNGSERFASSUNG ermöglicht. Sie wird in der zu erzeugenden Rechnungsposition als Einkaufs- bzw. Verkaufstyp verwendet. G.u.V.Konto:Angabe einer Kontonummer auf die der Saldo aus der Gewinn- und Verlust-Rechnung gebucht wird (z.b. 9999). G.u.V.Kto VJ: Angabe einer Kontonummer auf die der Saldo aus der Gewinn- und Verlust-Rechnung des Vorjahres gebucht wird (z.b. 9998). 11

12 Währungskto.: Währungsdifferenzkonto. Wird für Buchungen in Fremdwährung verlangt. Anfallende Währungsdifferenzen werden automatisch auf dieses Konto gebucht. Bruttopreise für: Artikel: diese Kennzeichen-Felder legen fest wie Preise in den jeweiligen Tätigkeiten: Belegen interpretiert werden. Einkauf: Standardmäßig werden Preise als Nettopreise verstanden. Verkauf: Durch aktivieren der Felder werden sie in den angegebenen Kasse: Bereichen als Bruttopreise interpretiert. Abschlüsse: Jahres KZ: das Kennzeichen gibt Auskunft darüber, ob der zugehörige UST.KZ: Abschluß noch bearbeitet wird. Links daneben steht das Datum Monats.KZ: des letzten jeweiligen Abschlusses. Buchungszeitraum: die Einstellung definiert, ob nach einem abgeschlossenen Monatsabschluss noch Buchungen vor dessen Abschlussdatum erlaubt sind. 12

13 1.4. Kontenrahmen Wenn der ESS als neues System eingeführt wird, müssen unter anderem die BuchhaltungsStammdaten angelegt werden. Bei der Installation des ESS wird festgelegt, welcher Kontenrahmen (SKR-03 oder SKR-04) verwendet werden soll. Die Konten aus dem Kontenrahmen können in der Maske KONTENRAHMEN bearbeitet oder ergänzt werden. Feldbeschreibungen: Kontonummer/ Bezeichnung: Kontonummer bzw. Bezeichnung aus dem hinterlegten Kontenrahmen; Kontoart: gruppiert die Konten nach den DATEV- Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04.Die passende Kontoart kann aus der Auflistung ausgewählt werden. Bei Konten aus dem Kontenrahmen wird die Kontoart automatisch übernommen. Verrechnung: dieses Feld ist nur beschreibbar für Konten der Kontoart Finanzkonto! Hier kann die Nummer eines Verrechnungskontos eingetragen werden. Konten, die ein Verrechnungskonto besitzen können ihre Buchungsbeträge als komplette Beträge (nicht aufgesplittet in Skonto, Vorsteuer, Nettobetrag etc.) ausgeben. Das bewirkt eine bessere Übersicht auf dem Kontenblatt ( Auswertungen Buchhaltung, Kontenauswertungen 1). Kontogr.: selbst definierte Gruppe. Kann zu Auswertungszwecken verwendet werden. 13

14 Summenkonto: hier kann die Nummer eines Summenkontos angegeben werden. Dies kann ein bestehendes Konto, oder eine neu angelegtes sein. Alle Konten, die dieses Summenkonto angegeben haben können darin ihre Salden als zusätzliche Auswertung aufsummieren. Es dient also als eine Art Sammelkonto! Summenkonto-Kennzeichen: nur auf dem Summenkonto selbst muss das SummenkontenKennzeichen aktiviert sein! Dadurch ist es als Summenkonto definiert und kann nicht mehr direkt bebucht werden. Kontogruppe: hier besteht die Möglichkeit Kontengruppen anzulegen. Hinter diesem Feld steht eine Datenbank, die für kundenspezifische Auswertungen angepasst werden kann. Kostenart: die Kostenart stellt eine Gruppierung zur Verwendung in der Kosten/Leistungsrechnung dar. Eine Zuordnung der Konten steht zur freien Verfügung. Des weiteren kann hier ein Budget vergeben werden, das durch die Aktivierung des "OK"-Feldes überprüft wird. Ist das Budget überschritten, so erhält man bei einer Bestellung eine Fehlermeldung! Datev-Konto: Datevkonformes Buchungskonto, das für den Datev-Export verwendet wird. Bilanzgruppen: diese Felder sind nur für Konten bestimmt, die für die Bilanz relevant sind. Eine richtige Zuordnung der Konten ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Bilanz! Positiv/Negativ: die Felder beziehen sich auf den Saldo des Kontos und weisen ihm einen Platz in der Bilanz zu. Hier findet eine Gruppierung nach Aktiva- und Passiva-Konten statt. Aus einer Auflistung kann der Datensatz übernommen werden, dem das Konto zugeordnet werden soll GuV Gruppen.: hier findet eine Zuordnung der Konten zu bestimmten Gruppen für die Gewinn und Verlustrechnung statt. Auch hier kann der Datensatz aus einer Liste übernommen werden, dem das Konto zugeordnet werden soll. Kontokorrent: die Aktivierung des Kontokorrent-Feldes bewirkt eine Änderung in der Buchungserfassung. Der dort angezeigte Saldo bezieht sich dann auf das aktuelle Kreditoren-/Debitoren-Konto. Ist dieses Feld nicht gesetzt, wird bei der Buchungserfassung nur der auf das Buchungsdatum bezogene Saldo angezeigt. Steuer KZ: das Umsatzsteuer-Kennzeichen bewirkt eine Änderung in der Maske BUCHUNGSERFASSUNG. Dieses Kennzeichen muss gesetzt sein, wenn für manuelle Buchungen auf dem Konto ein Steuersatz eingegeben werden soll. Steuersatz: Wird nur für manuelle Buchungen verwendet. Bei einem Eintrag in diesem Feld wird immer der angegebene Steuersatz beim manuellen Bebuchen des Kontos verwendet. Bleibt das Feld leer, so kann beim Buchen der Steuersatz beliebig angegeben werden. Das Nachfolgende Auswahlfeld bestimmt, ob die Steuer als Umsatz- oder Vorsteuer verstanden wird. Währungskonto: Kennzeichen für ein Währungskonto. Ein so gekennzeichnetes Konto darf nur in der nachfolgend angegebenen Währung bebeucht werden. Währung: Währung, in der das Konto ausschließlich bebucht werden darf. Saldo: Kontensaldo in Währung Datum: das Datumfeld dient zum Abfragen des Saldos bezogen auf das eingegebene Datum. Ohne Eingabe eines Datums wird der aktuellen Saldo angezeigt. KST-Pflicht: Kennzeichen für ein Konto, für das beim Bebuchen zwingend eine Kostenstelle angegeben werden muss. KST: Kostenstelle, die automatisch für manuelle Buchungen auf dem Konto vorgeschlagen wird. 14

15 Einrichten eigener Konten Manchmal ist es sinnvoll und nötig ein neues Konto nach persönlichen Anforderungen einzurichten. Um zum Beispiel eine betriebsspezifische Unterscheidung zu machen zwischen verschiedenen Erlöskonten, soll ein Konto nur für Erlöse aus Eigenproduktion angelegt werden. Dazu geht man über den Übersichts-Button in die KONTENRAHMEN-ÜBERSICHT, und wählt ein möglichst ähnliches Konto, also ein Erlöskonto, mit derselben Zurodnung zur Bilanz oder GuV. Kontonr mit der Bezeichnung Erlöse 16% ist so ein Konto. Ein Blick auf die nachfolgenden Kontonummern zeigt, dass die Nummern 8411 bis 8499 noch nicht mit einer Kontobezeichnung belegt sind. Sie sind also frei zu vergeben und können für ein neues, benutzerspezifisches Konto verwendet werden. Über den Button Detailansicht kommt man zurück in die KONTENRAHMEN-Maske. Zuerst muss die Maske mit dem Maske-leeren-Button geleert werden. Jetzt kann man das neue Konto folgendermaßen anlegen: In das Feld Kontonr. wird die Nummer "8411" geschrieben. Als Bezeichnung wählt man beispielsweise "Erlöse Eigenproduktion, als Kontoart "Erlöskonto". In dem Feld Kontogruppe besteht die Möglichkeit, das Konto einer selbst definierten Kontogruppe zuzuordnen. Dies ist aber in unserem speziellen Fall nicht nötig, und es bleibt daher leer. Ebenso wenig wird in diesem Fall das Feld Kostenart ausgefüllt. An späterer Stelle soll hierfür jedoch noch ein Beispiel mit Budgetierung erläutert werden. Die Bilanzgruppen positiv/negativ sind für ein Erlöskonto nicht relevant, da Erlöse nicht in die Bilanz, sondern in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen. Diese Felder bleiben also ebenfalls leer. Über den kleinen schwarzen Pfeil im Feld GuVGruppe gelangt man in die hinterlegte Übersicht. Hier muss in diesem Fall der Datensatz "GGRP Umsatzerlöse" gewählt werden, und kann gleich mit dem mit dem Button in die Maske KONTENRAHMEN übernommen werden. Nach dem Einfügen des Datensatzes über den Einfüge-Button ist das neue Konto angelegt, und erscheint jetzt auch in der KONTEN-ÜBERSICHT. 15

16 1.4.2 Konto mit Kostenart anlegen Für manche Konten ist es vorteilhaft sie einer Gruppierung zuzuordnen, die in die Kosten/Leistungsrechnung einfließt, um noch zusätzliche betriebswirtschaftliche Auswertungen haben zu können. Dafür geht man folgendermaßen vor: Als Beispiel soll hier das Konto "Fortbildungskosten" genommen werden, das aus der Übersicht in die Maske KONTENRAHMEN geholt wird (in Kontenrahmen-Übersicht Konto markieren und Detail-Button drücken). Durch Anklicken des kleinen, schwarzen Pfeils in dem Feld Kostenart gelangt man in die Maske KOSTENARTEN. Das erste Feld Kostenart kann nach Belieben ausgefüllt werden. Wird es leer gelassen, so vergibt das System selbständig eine Nummer, mit der die Kostenart referenziert wird. Als Bezeichnung könnte man in diesem Fall "Fortbildungskosten" wählen. In das Feld Budget wird der Betrag geschrieben, der als Gesamtbudget vergeben werden soll. Durch Aktivieren des nachfolgenden OK-Feldes, sorgt man für eine Überprüfung dieses Budgets. Das heißt, ist OK aktiviert, so erhält man bei Überschreitung des Budgets, z.b. in einer Bestellung, eine Fehlermeldung. Nach Abspeichern des Datensatzes mit dem Einfüge-Button geht man mit einem Doppelklick in die Submaske KOSTENARTENBUDGET. Hier kann das Budget aufgeteilt werden auf verschiedene Kostenstellen oder Kostenträger. Als Kostenart wählt man wieder "Fortbildungskosten" und als Kostenstelle z.b. "Entwicklung"; jetzt kann ein Budget für diese Kostenstelle vergeben werden, das aber natürlich innerhalb des Gesamtbudgets liegen muss, sonst meldet das System "Budget überschritten!" Nach Drücken des Einfüge-Buttons geht man durch Drücken des Zurück-Buttons in die Maske KOSTENARTEN und kann jetzt die eben angelegten Daten in der Tabelle sehen. Mit dem Einfüge-Button wird der Datensatz gespeichert, und mit dem Datensatz-übernehmen-Button wird er in die KONTENRAHMEN-Maske übernommen, und der geänderte Konten-Datensatz muss jetzt noch mit dem Ändern-Button gespeichert werden. Unter Formularauswahl in der Maske KOSTENARTEN kann der Saldo jederzeit zurückgesetzt und dann geändert werden. Einem Konto kann immer nur eine Kostenart zugewiesen werden, aber mehrere Kostenarten können in Gruppen zusammengefasst werden Summenkonto anlegen Ein Summenkonto dient als Sammelkonto für mehrere Konten über die eine zusätzliche Auswertung gewünscht wird. Will man z.b. ein Summenkonto für "Werbekosten gesamt" einrichten, das für die Konten "Geschenke bis EUR 40", "Geschenke über EUR 40" und "Werbekosten" gelten soll, so geht man folgendermaßen vor: 16

17 Man legt ein Konto "Werbekosten gesamt" an, wie unter 1.2.,Einrichten eigener Konten' beschrieben. Jetzt muss das Feld Summenkonto-Kennzeichen durch Anklicken aktiviert werden. Dadurch wird das Konto als Summenkonto definiert. Achtung: das neue Konto muss mit F1 eingefügt werden! Es können keine Buchungen auf dem Summenkonto vorgenommen werden, sondern die Salden der Konten, die dieses Summenkonto angegeben haben, summieren sich auf ihm Konto mit Summenkonto anlegen Das Summenkonto kann nun anderen Konten zugeordnet werden. In diesem Fall sollen sich oben genannte Konten auf dieses Summenkonto beziehen. Die Vorgehensweise mit dem ESS ist folgendermaßen: In der Maske KONTENRAHMEN müssen nacheinander alle Konten, deren Salden auf dem Summenkonto aufsummiert werden sollen, einen Eintrag im Feld Summenkonto erhalten. Hier muss das Konto, das als Summenkonto gekennzeichnet ist (im Beispiel 4611), zugeordnet werden. 17

18 Nach dem Speichern mit dem Ändern-Button (F2!) ist das jeweilige Konto mit dem Summenkonto verknüpft und die Gesamtsalden aller zugeordneten Konten sind darin zu ersehen Konten löschen Der ESS erlaubt es Änderungen an Konten vorzunehmen oder auch überflüssige Konten zu löschen, um eine kleinere und folglich bessere Übersicht über die von einem Unternehmen verwendeten Konten zu haben. Dabei muss allerdings beachtet werden, dass sich ein Konto natürlich nur dann löschen lässt,, wenn es noch in keinem Datensatz referenziert wird! Um ein Konto aus dem Kontenrahmen zu löschen, drückt man in der Maske KONTENRAHMEN den Übersichts-Button und markiert in der Kontenrahmen-Übersicht das Konto, das gelöscht werden soll. Mit der rechten Maus-Taste kann der Editier-Button aktiviert werden, um den Datensatz direkt in der Übersicht zu löschen. Als andere Möglichkeit kann über den Detail-Button in den ausgewählten Datensatz in die Maske KONTENRAHMEN zurück wechseln und Drücken des Löschen-Buttons durch dort das Konto aus dem Kontenrahmen löschen. Dieser Vorgang kann so oft wiederholt werden, bis der Kontenrahmen den Ansprüchen des Unternehmens entspricht Steuersätze Der ESS hält die Steuersätze isoliert vom Kontenrahmen. Diese Unabhängigkeit macht eine EG-weite Nutzung der Software möglich, denn sie ermöglicht eine separate Zuordnung von Steuersätzen zu Konten. Die Verknüpfung findet in den Buchungsgruppen im Feld Steuernummer statt. Standardmäßig sind mehrere Steuersätze vorgegeben, die beliebig erweitert werden können. Ebenso wie in den Buchungsgruppen werden hier Unterscheidungen gemacht zwischen steuerpflichtigen Inlandsgeschäften, steuerpflichtigen und steuerfreien innergemein-schaftlichen Lieferungen und Erwerben und Ausfuhrlieferungen, und es werden die jeweils zu bebuchenden Konten für Vor-/Umsatzsteuer, Skonto und Rabatt angelegt. 18

19 Feldbeschreibungen: Nur Steuer: Auswahl zwischen einer normalen Steuerbuchung oder einer reinen NurSteuer-Buchung, wie z.b. im Fall einer Einfuhr-Umsatzsteuer, bei der der gesamte Betrag als Steuer ausgewiesen werden muss. VoSt.Konto: Vorsteuerkonto des jeweiligen Geschäftsfalles UmSt.Konto: Umsatzsteuerkonto des jeweiligen Geschäftsfalles UstB.Kennz.: Umsatzsteuer-Bemessungs-Kennzeichen bestimmen den Platz auf dem Umsatzsteuer-Formular, auf dem die Daten des jeweiligen Kontos stehen sollen. Skontokto.: Konten für Skontobuchungen im Einkauf oder Verkauf des jeweiligen Geschäftsfalles Ust.G-Kto: Umsatzsteuer-Gegenkonto für Buchungen nach $13b (steuerfreie Inlandsbuchung, Steuer trägt Leistungsempfänger). Der Steuerbetrag wird im Falle einer steuerfreien Inlandsbuchung im Verkauf als Buchung Vorsteuerkonto gegen Umsatzsteuer-Gegenkonto gebucht, und in der Umsatzsteuer-Vor:anmeldung als Ausweisung gegenüber dem Finanzamt aufgeführt. VoSt.G-Kto: Vorsteuer-Gegenkonto für steuerfreie innergemeinschaftliche Buchungen. Im vorliegenden Fall wird der Steuerbetrag als Buchung Vorsteuerkonto gegen Umsatzsteuer-Gegenkonto gebucht, und in der UmsatzsteuerVoranmeldung als Ausweisung gegenüber dem Finanzamt aufgeführt. Für Aussergemeinschaftliche Geschäfte werden nur Nettobuchungen durchgeführt. Deshalb kann diesen nur Umsatzsteuerkennzahlen und Skontokonten zugeordnet werden. Die genauen Einstellungen der Umsatzsteuerkennzahlen finden Sie in der Maske UMSATZSTEUERGRUPPEN. 19

20 Hier finden Sie auch die genaue Bezeichnung der Umsatzsteuerkennzahlen und deren Position auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Des weiteren sind Rabatt-Konten und -Gegenkonten im zweiten Register angelegt, um eventuelle Rabatte zu buchen Einrichten von Buchungsgruppen Als Schnittstelle zwischen der und der Auftragsabwicklung dienen so genannte Buchungsgruppen. Ihr Mechanismus ist vergleichbar mit den Datev-Automatikkonten. Grundsätzlich finden im ESS, außer in der Maske BUCHUNGSERFASSUNG bei Standardbuchungen, nie direkte Kontenbuchungen statt, sondern alle Buchungen laufen über Buchungsgruppen. Es gibt z.b. eine Standard-Buchungsgruppe für Kreditoren und Debitoren. In ihr ist das Konto jeweilige Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto hinterlegt. Es ist auch möglich verschiedene Debitoren-/ Kreditorenbuchungsgruppen zu definieren, und damit weitere Gruppierungen und Auswertungen für sein Unternehmen zu schaffen. Das Gegenkonto für die automatische Buchung bei einer Rechnungserstellung sucht dass System in der Buchungsgruppe des Einkaufs- bzw. Verkaufstyps (Artikel, Konto oder Tätikgeit). In ihr sind je für Einkauf und Verkauf ein Konto hinterlegt und zwar für jeden möglichen Geschäftsfall. Außerdem können hier Bestandskonten angegeben werden, die bei Lieferungen angesprochen werden (z.b. 'Bestand' an 'Bestandsveränderung'). 20

21 Auch der Steuersatz, der bei Rechnungserstellungen gegebenenfalls verwendet werden soll, ist hier festgelegt. Standardmäßig sind bereits die Umsatzsteuersätze 0%, 7%, 19% und Umbuchung angelegt. Weitere Steuersätze können jederzeit definiert werden. Aus der Länderzuordnung im Adress-Stammsatz des Rechnungsempfängers ist die Steuerberechnung bekannt (Inland, Ausland oder Europa). Steuerpflicht ist aus dem Kennzeichen Steuer im Beleg, aus dem die Rechnung erzeugt wird, erkenntlich. Je nach Rechnungsempfänger werden die Konten aus Inlandsgeschäfte, steuerpflichtige innergemeinschaftliche Geschäfte, steuerfreie innergemeinschaftliche Geschäfte und außergemeinschaftliche Geschäfte bebucht. Außerdem erfolgt zusätzlich eine Steuerbuchung, wenn das Kennzeichen Steuer im Auftrag bzw. der Bestellung gesetzt ist. Bei den einzelnen Vorgängen wird also nicht ein Konto angesprochen, sondern immer die Buchungsgruppe. Beispiele: 1. Einkauf: Es wird eine Rechnung von einem inländischen Lieferanten über den Einkauf eines Artikels erzeugt. Dabei werden automatisch folgende Buchungen vorgenommen: Wareneingang an Verbindlichkeiten Abziehbare Vorsteuer an Verbindlichkeiten Das Konto Verbindlichkeiten wird aus der Kreditorenbuchungsgruppe verwendet. Das Konto Wareneingang ist in der Artikelbuchungsgruppe hinterlegt. 21