Handbuch Rechnungswesen. 6. Auflage 2011

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1 Handbuch Rechnungswesen 6. Auflage 2011

2 Printed in Germany. Copyright 2010 SelectLine Software GmbH

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Willkommen Allgemeine Programmbeschreibung Handbuch Erste Schritte Die Menüs des Rechnungswesens 7 3 Mandanten Vorüberlegungen Mandant anlegen Wirtschaftsjahr Versteuerungsart Mandantenoptionen Mandant wählen Mandanteneinstellungen Adresse Finanzamt Optionen Zahlungsläufe Mahnungen Buchungsmaske Organschaft Freie Felder Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Zugriffsrechte und Listeneinstellungen Verwaltung Masken- und Toolbox-Editor Regionaleinstellungen Finanzbuchhaltung Stammdaten Konten Konto Salden / Budget Kontenblatt Vorjahreswerte Einstellungen Automatikkonten Kontenplan iii

4 Inhaltsverzeichnis Struktur Gruppen Konten Zähler Kennzahlen Steuerschlüssel Währungen Banken Bankbezüge Buchungstexte Geschäftsvorfälle Nummernkreise Buchungskreise Finanzämter PLZ-Verzeichnis Ländercodes Sprachen Textbausteine Formate, Etiketten und Schriften Stammdatenanpassung Datenaktualisierung Bilanz - E/Ü-Wechsel Kontoänderungsassistent Sichtbarkeitsebenen Buchen Konfiguration der Buchungsmaske Nutzer- und Mandanteneinstellungen Eingabereihenfolge Dialogbuchen Einfachbeleg Sammelbeleg Belegart Funktionen der Buchungsmaske Buchungen bearbeiten Abstimmsumme Prüfroutine Stapelbuchen Buchen mit Offenen Posten OP wählen OP anlegen OP-Ausgleich manuelle Zuordnung OP-Ausgleich automatische Zuordnung Vortragswerte Valuta-Ausgleich Ansichten Abschlüsse Periodenabschluss iv

5 Inhaltsverzeichnis Jahreswechsel Datenprüfung Salden prüfen Budget prüfen Kontierungsassistent Kontoauszug einlesen Einstellungen Allgemein Suchtexte Kennzeichen Positionen bearbeiten Positionen verbuchen Auswertungen Druckjobs Monatsauswertungen Journal & Primanota Summen- und Saldenliste Kontenblatt Tagessalden Monatssummen BWA & Mehrperioden BWA Kontoauszug Kontenliste Jahresauswertungen Bilanz Bilanzentwicklung Kontokorrentliste Gewinn- und Verlustrechnung Jahresübersicht Kennzahlen Deckblatt Umsatzsteuer-Voranmeldung Umsatzsteuer-Formularzuordnung Parameter Ausdruck als Vordruck Liste als Protokoll Versand per Elster Sondervorauszahlung Elster- bzw. FinanzOnline-Sendehistorie Umsatzsteuer-Zahlungen Zusammenfassende Meldung Abstimmung Parameter Stempel Datum Fehlerprotokolle v

6 Inhaltsverzeichnis 5 Offene Posten Stammdaten Debitoren & Kreditoren Adresse Ansprechpartner Zahlungskonditionen Verbandsregulierung Kontoauszug Mahnhistorie Text, Freie Felder, Notizen und Extrafelder Zahlungsbedingungen Mitarbeiter Postenliste Offene Posten bearbeiten Ausgleich und Zahlung Zahlung aus der Postenliste Zahlung aus dem Ausgleichsdialog OP-Ausgleich Ausgleichsinformationen und -rücknahme Nachlass ausbuchen Offene Posten zusammenfassen Ratenzahlung Währung anpassen OP-Informationen OP-Vortrag Kleindifferenzen ausbuchen OP-Reorganisation Automatischer Zahlungsverkehr Zahlungsvorschlag Parameter Vorschlagsliste Zahlungslauf Allgemeines Zahlungspositionen selektieren Zahlung bearbeiten Zahlungslauf verbuchen Zahlungstransfer weitere Funktionen Mahnwesen Mahnvorschlag Mahnbeleg Beitreibungsliste Auswertungen Offene Posten Offene Posten Konten Umsatzliste Kontoauszug Fälligkeitsliste vi

7 Inhaltsverzeichnis Zahlungsmoral Forderungsalter Liquiditätsvorschau Fallbeispiele Forderungen buchen Zahlung über Sammelbeleg Unterzahlung Teilzahlung Verbandsregulierung Rücklastschrift buchen Buchen mit Fremdwährung Kostenrechnung Voreinstellungen Mandanteneinstellungen Konten Kostenstruktur Kostenarten Kostenstellen & Kostenträger Strukturplan Verteilungsschemata Verteilungstypen Buchschema Kostendatensätze Kosten anlegen Buchungsmaske Kosten separat erfassen Kosten bearbeiten Kosten verteilen Auswertungen Kostenarten Journal Kostenartenblatt Summen und Salden Kostenstellen Journal Kostenstellenblatt Summen und Salden Budgetabrechnung BWA Betriebsabrechnungsbogen Kostenträger Deckungsbeitragsrechnung Anlagenbuchhaltung Voreinstellungen vii

8 Inhaltsverzeichnis Mandanteneinstellungen Import Vortragsdaten Stammdaten Anlagespiegel Abschreibungsarten Afa-Tabellen Sonderabschreibungsarten Zugehörigkeiten Preisindizes Abschreibungskreise Nummernkreise Übernahme Vorjahr Anlagen Anlagen aufnehmen Zugang Vortrag Angaben zur Anlage Statusanzeige Erweiterte Angaben Bewegungen erfassen Buchungen Notizen Kopplung Finanzbuchhaltung Buchungen erstellen Export löschen Anlagestapelpositionen übernehmen Auswertungen Anlagespiegel Abschreibungsvorschau Inventarliste Zugangs- und Abgangsliste Buchungsliste Wiederbeschaffungs- und Versicherungsliste Liste (Sonder-) Abschreibungsarten Bewegungslisten Schnittstellen Assistenten Datev Import Export CSV-Import Anlagen XML Diamant Buchungskreise IDEA XBRL Export viii

9 Inhaltsverzeichnis 9.9 ebilanz ERV-JAb BMD SQL Warenwirtschaft Lizenz und Gewährleistung 299 ix

10 Inhaltsverzeichnis x

11 1 Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zum SelectLine Rechnungswesen, dem leicht zu bedienenden, professionellen Softwarepaket, bestehend aus den Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung, unter Windows. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. Die SelectLine-Anwendungen stehen als SQL- (Structured Query Language) Version zur Verfügung. SelectLine SelectLine Software GmbH Otto-von-Guericke Straße 67 D Magdeburg Die Internetadresse erreichen Sie bequem mit dem Schalter Internet oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der Software informieren. 1.2 Allgemeine Programmbeschreibung Das SelectLine Rechnungswesen erfüllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Buchhaltungsprogramm mit anwenderspezifischen Bilanzierungsmöglichkeiten, synchroner Anlagenbuchhaltung und integrierter Kostenund Ergebnisrechnung. Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in großen Unternehmen ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch dem Steuerberater gerecht, der viele Firmen betreut. Besonders effizient wird die Arbeit, wenn das Rechnungswesen im Komplex mit weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, bspw.: Warenwirtschaft Kassenbuch (Einnahmen/Überschuss) Datanorm Allgemeine Programmbeschreibung 1

12 1.2. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG Vertriebsmodul Lohnbuchhaltung In diesem Fall können die Programme teils mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf diesen zugreifen. Das SelectLine Rechnungswesen bietet Ihnen: Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung Konten mit frei gestaltbaren Kontenplänen (SKR03, SKR04 und RLG) Buchungen in Dialogform oder im Stapelbetrieb Fremdwährungen OP-Verwaltung mit Zahlungsmodul und Mahnwesen Verbandsregulierung Kostenstellen- und Kostenträgerverwaltung als Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung Verwaltung von Anlagen Datev-Schnittstelle Import- und Export von Daten (Text, dbase, Paradox, XML, DATEV, Stapel) Auswertungen zahlreiche vordefinierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare von den Finanzbehörden anerkannte Umsatzsteuerausdrucke für die USt- Voranmeldung Geschäftsgrafiken Jede Menge Extras Passwortverwaltung Aufgaben- und Terminverwaltung Kontierungsassistent SQL-Assistent Netzkommunikation Toolboxeditor Interne und externe Archivierung Bei der Entwicklung des SelectLine Rechnungswesens wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: komfortable Bedienungsmechanismen hohe Flexibilität sichere Handhabung Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen 2

13 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG unbegrenzte Mandantenfähigkeit komplette Ausstattung kompakter Programmcode Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit Das Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Einmal erfasste Daten können über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen über unterschiedliches Handling steuern per Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen eine kontextbezogene Hilfe. Stammdaten, die für spezielle Zeiträume gelten, z.b. Währungskurse und Steuern, werden zeitabhängig verwaltet und können vom Nutzer selbst aktualisiert werden. Mit den Freien Feldern oder Extrafeldern stehen Ihnen zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, die Sie nach Ihren Gegebenheiten verwenden können. Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen angepasst werden. Zusätzliche, eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro- Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. Für Softwareentwickler steht mit der COM- Schnittstelle eine Programmierschnittstelle zur Verfügung. SelectLine Rechnungswesen kann zusammen mit anderen Programmen aus der SelectLine-Reihe einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrifft sowohl Daten, wie z.b. Debitoren, Kreditoren, Offene Posten, Postleitzahlen und Passwörter als auch Druckvorlagen für diese Daten. Auch die Nutzerkommunikation erfolgt programmübergreifend. Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine veränderte betriebliche Situation notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne großen Aufwand für den Anwender zu realisieren. Komfortable Bedienmechanismen Flexibilität Gemeinsamer Datenbestand Zukunftsorientiert 1.3 Handbuch Das Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse des betrieblichen Rechnungswesens voraus. Hierin werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell die Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung betreffen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SelectLine-Reihe betreffen, wird im System-Handbuch ausführlich beschrieben. 3

14 1.4. ERSTE SCHRITTE Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firma auftretenden und für das Rechnungswesen maßgeblichen Geschäftsvorfällen erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, finden Sie im Buch die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um ihn mit diesem Programm zu realisieren. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Buchen / Offene Posten [Alt] Daten Buchen Menüs werden kursiv dargestellt Hauptmenü/Untermenü Tastaturtasten Verzeichnis- und Tabellennamen Schalter in Eingabemasken 1.4 Erste Schritte Hilfeindex Tipp des Tages Vorüberlegungen Verbindung Konten & Debitoren / Kreditoren Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie über die Menüleiste Hilfe erreichen. Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten, wobei über die Volltextsuche die höchste Trefferquote erzielt werden kann. So erhalten Sie Erläuterungen im Kontext zum Suchbegriff. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Der Einsatz des Rechnungswesens kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen mit Beginn der Firmengründung, mit einem neuen Wirtschaftsjahr oder unterjährig. Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt und der Zeitraum des ersten Buchungsjahres bestimmt. Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten in Deutschland bestimmte Stammdaten aus einem der mitgelieferten Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04, für einen neuen Mandanten in Österreich die Daten des Vorlagemandanten RLG und für die Schweiz aus dem Vorlagemandanten VKMU. Jedem Mandanten wird mit der Zuordnung des Kontenrahmes auch das Steuerschlüsselsystem zugeordnet. Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. Kontenpläne, Steuerschlüsseldetails, wie Automatik- und Skontokonten getrennt nach Gültigkeitszeiträumen, werden zeitraumübergreifend je Mandant verwaltet. Salden aus einer vorigen Buchhaltung können Sie über manuelle Eröffnungsbuchungen oder als Vortragswerte erfassen. Neben den Personenkonten, unterschieden nach Typ Kreditor und Debitor, werden Kreditoren- und Debitorenstammdaten (Lieferanten- und Kundenstammdaten) separat verwaltet. Es besteht die Möglichkeit, die Kunden- und Lieferantennummern 4

15 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG (kurz Adressnummern) mit den Kontonummern zu synchronisieren oder mit unterschiedlichen Nummern zu arbeiten. Sollen die Nummern einheitlich sein, werden die Personenkonten mit der Nummer der Adressnummer automatisch beim Anlegen eines neuen Kreditors oder Debitors erzeugt. Sind Kontonummer und Adressnummer nicht identisch, also nicht synchron, können Sie in den Personenstammdaten das entsprechende Personenkonto, das vorher manuell angelegt wurde, hinterlegen. In diesem Fall wird beim Bebuchen eines Personenkontos in einem zusätzlichen Feld der jeweilige Debitor oder Kreditor erfasst. Dies ist für die Offene Posten- Verwaltung von Bedeutung. Die Art und Weise der Verbindung zwischen den Personenstammdaten und Personenkonten wird mandantenabhängig festgelegt. Ziel des Rechnungswesens ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu unterstützen. Aber damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: Mandant anlegen Mandant bearbeiten Konten, Kontenpläne Zahlungsbedingungen Bankbezüge Debitoren / Kreditoren bei Nutzung der Kostenrechnung: Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Verteilungs-und Buchungsschematas bei Nutzung der Anlagenbuchhaltung: Strukturierung Anlagespiegel Abschreibungsarten Strukturplan für die Zugehörigkeit der Anlagegüter erstellen ggf. Vortragswerte erfassen Checkliste 5

16 1.4. ERSTE SCHRITTE 6

17 2 Die Menüs des Rechnungswesens Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur des Rechnungswesens, indem Sie die einzelnen Menüs einmal öffnen. Eine ausführlichere Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, finden Sie im System- Handbuch der SelectLine-Programme. Über das Applikationsmenü können Sie neue Mandanten anlegen, zwischen angelegten Mandanten wechseln sowie nutzerbezogene Programm- und Druckereinstellungen vornehmen. Applikationsmenü Abbildung 2.1: Applikationsmenü Von hier aus werden auch die Routinen zur Erstellung bzw. zum Einlesen einer Datensicherung, zur Reorganisation der Datenbanken, zur Stammdatenaktualisierung und zum Update der Daten für die Zusammenfassenden Meldung und zur Programmaktualisierung über das Webupdate gestartet. 7

18 Mandant Außerdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software GmbH. Weiterhin können Sie über Einstellungen Konfigurationen zum Programm, wie z.b. farbliche Darstellung, Fensterverwaltung, Programmmeldungen, Prüfintervalle und Archivierung, treffen. Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung (siehe Kapitel 3.4 auf Seite 17) und können spezielle Tabellenvorgaben definieren. Abbildung 2.2: Menü Mandant Stammdaten Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen Information über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände. Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung, sowie die windowsüblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier außerdem zur Verfügung. Über das Menü Stammdaten (siehe Kapitel 4.1 auf Seite 31) werden spezielle und allgemeine finanzbuchhalterische Stammdaten zu Konten, Steuerschlüsseln, Banken, Währungen usw. verwaltet. Abbildung 2.3: Menü Stammdaten Buchen Den Wechsel der Gewinnermittlung, die Übernahme von Daten aus Ihrem Vorlagemandanten und Erweiterungen der Kontonummern hinsichtlich ihrer Stelligkeit können Sie hierüber tätigen. Über das Menü Buchen (siehe Kapitel auf Seite 69) erreichen Sie alle Buchungsverfahren Stapelbuchen, Einfachbelege, Sammelbelege und nach Belegart. Über die verschiedenen Ansichten können Sie sich zusätzlich zur Buchungsmaske bestimmte Informationen, z.b. eine Liste aller Buchungssätze und / oder der Offenen Posten, anzeigen lassen. Ein Abgleich der Salden bzw. Budgets erreichen Sie über die Prüfroutinen Salden prüfen bzw. Budgets prüfen. 8

19 KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS Abbildung 2.4: Menü Buchen Das Menü Auswertungen (siehe Kapitel 4.5 auf Seite 110) liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Buchungskontrolle und zur Gewinn- und Bilanzermittlung. Über das Untermenü Umsatzsteuer erstellen Sie die Umsatzsteuervoranmeldungen und übermitteln Sie per Elster an das Finanzamt. Auch die entsprechende Zuordnung der Konten zu den Umsatzsteuerkennzahlen finden Sie hierüber. Zudem ist es möglich, mehrere vorkonfigurierte Auswertungen in einem Druckjob zusammenzufassen. Dieser steht Ihnen dann jeweils als weiteres Untermenü zur Verfügung. Auswertungen Abbildung 2.5: Menü Auswertungen Die Verwaltung (siehe Kapitel 5 auf Seite 139) der Forderungen und Verbindlichkeiten (Offene Posten), den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen erreichen Sie über das Menü Offene Posten. Offene Posten Abbildung 2.6: Menü Offene Posten Das Menü umfasst sowohl die Stamm- und Bewegungsdaten als auch deren vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten. Das Menü Anlagen (siehe Kapitel 8 auf Seite 245) erhalten Sie nur bei lizenzierter SelectLine Anlagenbuchhaltung. Hierüber finden Sie sämtliche Eingabe- und Auswertungsmöglichkeiten, um Ihr Anlagevermögen zu verwalten. Über den Anlagenstapel können Sie die anlagenbuchhalterischen Daten aus dem Modul Finanzbuchhaltung automatisch in das Anlag-Modul übernehmen. Anlagenbuchhaltung 9

20 Abbildung 2.7: Menü Anlagen Kostenrechnung Bei lizenziertem Kostenrechnungsmodul (siehe Kapitel 7 auf Seite 217) steht Ihnen der Menüpunkt Kostenrechnung zur Verfügung. Das SelectLine Rechnungswesen realisiert die Zuweisung von Aufwendungen und Erlösen auf Kostenstellen und Kostenträger bzw. Hilfskostenstellen/-trägern, sowie verschiedene Möglichkeiten der Kostenumverteilung. Sie finden entsprechende Stammdaten, Verteilungsschematas und Bewegungsdaten, sowie umfangreiche Auswertungen bzgl. der Kostenkontrolle unter diesem Menüpunkt. Abbildung 2.8: Menü Kostenrechnung Eigene Daten Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Toolbox. Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen Dialogen erweitert werden. Abbildung 2.9: Menü Eigene Daten Schnittstellen Über das Menü Schnittstellen (siehe Kapitel 9 auf Seite 281) erreichen Sie verschiedene Verfahren des Datenaustauschs. Unter anderem steht Ihnen hier eine Gdpdu-Schnittstelle in Form von IDEA und der DATEV-Import bzw. Export zur Verfügung. 10

21 KAPITEL 2. DIE MENÜS DES RECHNUNGSWESENS Abbildung 2.10: Menü Schnittstellen Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöffneten Fenster und die Anzeige der Fensterleiste organisieren. Fenster Abbildung 2.11: Menü Fenster Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen und Tipps für das Arbeiten mit dem SelectLine Rechnungswesen zu erhalten. Unter Hilfeindex finden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thematisch gegliedert ist bzw. in der Sie gezielt über Suchbegriffe Informationen abrufen können. Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen finden Sie im Tipp des Tages. Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit. Hilfe Abbildung 2.12: Menü Hilfe Über Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter als auch das Öffnen der SelectLine-Homepage regeln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste 11

22 protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine- Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch zwischen den aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden. Um bei Problemen ggf. schnell und effektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizieren haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungen zu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch), welches Sie hier starten können. Standardmäßig wird der FastViewer mitgeliefert. 12

23 3 Mandanten 3.1 Vorüberlegungen Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen (Mandanten) verwalten. Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Finanzämter, Formeln, Schriften und Etiketten werden zentral in der Datenbank SL Daten verwaltet. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten, werden vom Programm geliefert und ggf. per Update aktualisiert (Bankarchiv, PLZ) oder sie werden erst mit der Nutzung erstellt (Passwörter). Für die mandantenspezifischen Daten, wie Bankbezüge, Kunden, Lieferanten, Geschäftsvorfälle etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. Je Mandant wird dazu eine neue Datenbank unter dem Namen M, ergänzt um die Mandantennummer, angelegt. Bspw. werden die Daten des Mandanten mit Kennzeichen Test im Verzeichnis SL Mtest verwaltet. Für jahresabhängige Daten, wie Konten, Anlagespiegel, Kostenstellen und -träger, werden unter der Mandantendatenbank weitere Ordner für die jeweiligen Jahre angelegt. Dabei wird der Name der Datenbank aus dem Buchungsjahr und dem Startmonat gebildet. Zum Beispiel beginnt das Buchungsjahr im Januar 2010, so wird die Datenbank Sl mtest angelegt. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheint, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren. mandantenunabhängig mandantenabhängig jahresabhängig Hinweis 3.2 Mandant anlegen Über das Menü Mandant erreichen Sie den Dialog zur Anlage eines neuen Mandanten. Mit Hilfe eines Assistenten werden Sie in aufeinander folgenden Dialogen zur Eingabe der spezifischen Mandantendaten aufgefordert. Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Da diese Nummer zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeichnisses genutzt wird, darf sie neben Ziffern und Buchstaben nur Zeichen enthalten, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Das Programm prüft Ihre Eingabe und weist Sie ggf. auf Unzulänglichkeiten hin. Ein neuer Rewe-Mandant kann auch zu einem vorhandenen Nicht-Rewe-Mandanten (z.b. ein bisher reiner Warenwirtschaftsmandant) angelegt werden. Der bestehende Mandant wird um die Rewe-Daten erweitert. Über den Schalter wählen Sie den entsprechende Mandant aus einer Liste aus. Um Mandanten aus Mandant neu Mandantennummer 13