EDV und Internet verändern die Büchereiarbeit

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1 EDV und Internet verändern die Büchereiarbeit - auch im Bistum Speyer 2008 hat das Bischöfliche Ordinariat für alle Katholischen öffentlichen Büchereien der Diözese Speyer eine Bistumslizenz für die Bibliothekssoftware BVS abgeschlossen, d.h. allen Büchereien steht diese Software kostenlos zu Verfügung. Unsere Büchereien verbessern damit ihre Angebote und sind für ihre Leser attraktiver! Mit dem Bibliotheksprogramm BVS ( werden - Medien schnell erfasst, verwaltet, ausgeliehen und recherchiert, - Leser übersichtlich verwaltet, auch Familienmitglieder, - Ausleihen schnell getätigt (mit und ohne Ausweis), - Gebühren und Fristen flexibel bestimmt, - Mahnungen problemlos erstellt, - Neuerwerbungen programmgesteuert abgewickelt, - Zugangs- und Abgangsbuch geführt, - Medien aus der Ergänzungsbücherei verliehen, - Rückenschilder gedruckt, - Statistiken erstellt. Internet in der Bücherei ermöglicht zudem - aktuelle Medien- und Informationsrecherchen beim Borromäusverein, - direkte Übernahme von Katalogdaten, - Ausleihquittungen und Mahnungen per , - Titelrecherche online bei Leserwünschen - direkte Programmupdates und Softwarepflege ohne private PCs, - bei Anwenderproblemen direkte Serviceleistung am Arbeitsplatz, - Kooperationsmöglichkeiten mit der Grundschule über das Leseförderprogramm ANTOLIN. 1

2 Erste Schritte zur Einführung von BVS: 1. Gespräche im Team Das ganze Büchereiteam muss EDV wollen und sollte eingebunden werden. In allen Bistümern, die in ihren Büchereien EDV einführen, geht auch ein Wandel der Teams mit einher. Die Teams verändern sich. Jüngere Ehrenamtliche bringen ihre EDV- Kenntnisse ein. Ältere Mitarbeiterinnen werden vielleicht zum ersten Mal mit EDV konfrontiert, sind zurückhaltend oder sogar ablehnend. Hier gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten. Die EDV-Einführung ist eine gute Gelegenheit, neue, ev. auch jüngere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu gewinnen. Sie bietet den älteren aber auch die Chance, neue Erfahrungen zu machen und sich weiterzubilden. BVS ist nämlich sehr anwenderfreundlich und die reine Ausleihtätigkeit ist so einfach wie der Kassiervorgang im Supermarkt Außerdem gibt es in jeder Bücherei nach wie vor Tätigkeiten, die auch ohne EDV zu bewältigen sind! Wichtig ist, dass im Team oder im Umfeld jemand gefunden wird, der sich um die Hardware kümmert. Sie brauchen unbedingt einen EDV-Betreuer, der auch die Installation der Bibliothekssoftware übernimmt und bei Problemen mit der Hardware zur Verfügung steht. 2. Kontakt zur Fachstelle Voraussetzung für die Einführung von BVS ist eine Beratung und Bestandsdurchsicht von Seiten der Fachstelle! Nur in Verbindung mit einer Durchsicht unterstützt die Fachstelle die Umstellung. - Sie druckt kostenlos die Barcodes. - Sie stellt eine CD mit Mediendaten zur Erfassung des Bestands zur Verfügung. - Sie übernimmt die Schulung für die Medienerfassung - Sie beantwortet Fragen, die sich aus der praktischen Anwendung ergeben - Sie führt Anwendertreffen durch - Sie stellt die Software (incl. jährlicher Updates) kostenlos zur Verfügung, wobei nicht nur Einplatz-, sondern auch Mehrplatzsysteme eingerichtet werden können. (Der Listenpreis für eine Lizenz von BVS Professional liegt bei 599,76, jeder weitere zusätzliche Arbeitsplatz kostet 349,-. Der Pflegevertrag für die Updates beginnt bei 4,50 pro Monat.) 2

3 3. Gespräche vor Ort Die Pfarrei ist Träger der Bücherei, d.h. die Gremien der Pfarrei sollten unbedingt über die Pläne, EDV einzuführen, informiert werden. Erste Argumentationshilfen finden Sie auf der ersten Seite. Wichtig ist: EDV und Internet gehören heute zusammen. Da inzwischen mehr als 70 % der Privathaushalte einen Internetanschluss haben, geht es hier nur um die Internetnutzung der Mitarbeitenden in der Bücherei und nicht die der Benutzer. Alle Pfarrbüros haben mittlerweile einen Internetanschluss, meist mit Flatrate, und es dürfte kein Problem sein, sich hier kostengünstig oder sogar kostenlos anzuschließen, zumal die Bücherei ja nur stundenweise geöffnet hat. Wenn die Einführung von EDV und ein Internetanschluss erstmals befürwortet sind, ist die Finanzierung, bzw. die Bereitstellung der Hardware oft kein Problem. Für das was man will, ist immer Geld vorhanden! Finanzierung der Software ist geklärt und für die Finanzierung der Hardware gibt es folgende Wege: - Stellen Sie einen offiziellen Antrag im Verwaltungsrat. - Mit eigenen Mitteln (z.b. zweckgebundener Flohmarkt u.ä.) kann sich die Bücherei an der Finanzierung beteiligen und so die Kosten für die Pfarrei etwas reduzieren. - Suchen Sie Sponsoren: Sparkasse, Volksbank, Firmen vor Ort oft wird hier noch neue Hardware ausgemustert und kann zur Verfügung gestellt werden. 4. Zeitplan Gespräche im Team: Bereitschaft klären Beratungsgespräch mit der Fachstelle Gespräche in den Gremien: Finanzierung und Beschaffung der Hardware Kontaktaufnahme mit der Fachstelle: Termin für Durchsicht vereinbaren Hier muss parallel gearbeitet werden, denn die Durchsicht von Seiten der Fachstelle erfolgt erst, wenn die Hardware in der Bücherei steht und das Programm installiert ist. So können an einem Tag die Bestände gesichtet und anschließend das Team in der Medienerfassung geschult werden! So erhält jedes Büchereiteam eine individuelle Schulung! 3

4 Hardware Ausstattung für BVS Professional Unter Windows (allgemein): Prozessor (CPU) Pentium II bzw. leistungsfähigerer Prozessor mind. 128 MB Arbeitsspeicher (empfohlen: 256 oder mehr) mind. 250 MB freier Festplattenplatz (empfohlen: 2 GB oder mehr) Bildauflösung mind. 800x600 (VGA, empfohlen 1024x768 oder höher; >256 Farben) Microsoft-Maus oder ein kompatibles Zeigegerät DVD-Laufwerk USB 2.0-Anschluss, z.b. für Datensicherung auf USB-Stick Unter Windows Vista / Windows 7: Prozessor mit mind. 1 GHz / mind. 1 GB Arbeitsspeicher (empfohlen: 2 GB oder mehr) BVS kann u.u. auch auf "schwächeren" Computern eingesetzt werden, jedoch ist hier die Performance in der Regel stark beeinträchtigt. Diese Angaben beziehen sich daher auf den reinen Einsatz von BVS auf einem Arbeitsplatzrechner. Werden andere Programme/Produkte wie z.b. Antivirensoftware installiert, die ständig im Hintergrund aktiv sind oder werden parallel andere Programme verwendet, so reicht die angegebene Hardwareausstattung u.u. nicht aus. Es wird in diesem Falle vor allem ein größerer Arbeitsspeicher (RAM) benötigt. Wird ein Computer gleichzeitig als Server und als Arbeitsplatz eingesetzt, so ist eine deutliche bessere Hardwareausstattung notwendig, wie z.b. mindestens doppelt soviel Arbeitsspeicher. Von Windows Vista als Server wird abgeraten. Beim Einsatz in einer Terminalserverumgebung informieren Sie sich in Bezug auf Hardwarevoraussetzung in der Fachliteratur bzw. bei Ihrem Server-/Netzwerk- Experten. Bei der Resourcenkalkulation betrachten Sie BVS als eine Anwendung mit hohen Anforderungen. Der USB-Stick sollte einen High-Speed USB 2.0 Anschluss besitzen. Bei besonderem Sicherheitsbedürfnis können auch verschlüsselte Sticks eingesetzt werden. Ansonsten soll der USB-Stick mit FAT32 formatiert werden, damit es beim (versehentlichen) Abziehen ohne Abmeldung in der Regel zu keinen Problemen kommt. Quelle: BVS-Handbuch (online-version 2009) 4

5 Bildschirm: mindestens 17 Diagonale Drucker: Für den Druck von Medienlisten, Benachrichtigungen, usw. wird ein handelsüblicher Drucker(Nadel-, Tintenstrahl- oder Laserdrucker) benötigt. Für den Barcodedruck wird ein Laserdrucker mit einer Auflösung von mind. 600 x 600 dpi benötigt. Für den Ausleihquittungsdruck kann ein spezieller Quittungsdrucker, wie z.b. der Quittungsdrucker Epson TM-T88 bzw. einen dazu kompatiblen Quittungsdrucker, an jedem Ausleihplatz verwendet werden. (Preis rd. 232,-, zuzügl. der Papierrollen) Bestellbar über bibservice.de auf der Homepage von IBTC. Barcodescanner: Möglich sind alle CCD Barcodescanner, die Code 39 lesen können, z.b. von der Internet-Firma - Laser Barcode-Scanner METROLOGIC Voyager MS USB Handlaserscanner, incl Halterung und USB-Kabel Artikel- Nr. A / Herstellernr. MK A38) - METROLOGIC Voyager MS KBW Handlaserscanner, incl Halterung und Tastaturweiche PS/2. Artikel-Nr.: A / Herstellernr.: MK A47 Zurzeit jeweils zum Preis von 134,90 (incl. 19 % MwSt und Versandkosten) 5