TECHNISCHE DOKUMENTATION FÜR BOSCH, SIEMENS, NEFF & CO.

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1 TECHNISCHE DOKUMENTATION FÜR BOSCH, SIEMENS, NEFF & CO. Die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH optimiert mit dem CLS die Produktion von Bedienungsanleitungen Erfahren Sie, wie die BSH mithilfe des Content Lifecycle Systems ihre enorme Menge unterschiedlicher Handbücher effizient erstellt und wie das modulare Empolis-System externe Dienstleister nahtlos und sicher in den Produktionsprozess integriert.

2 Die Herausforderung Die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH produziert eine Vielzahl moderner Hausgeräte der starken Marken Bosch, Siemens, Gaggenau, Constructa, Neff uvm. Jedes dieser Geräte, die zum täglichen Leben gehören, wie zum Beispiel Kühl- Gefrierkombinationen oder Geschirrspüler, wird mit einer Gebrauchsanleitung ausgeliefert, so schreibt es das Gesetz vor. Doch Technische Dokumentation ist mehr als ein zwingender Produktbestandteil, bleibt sie doch während der gesamten Lebensdauer des Produktes beim Kunden und sollte als effektive Chance der Kundenkommunikation und Kundenbindung genutzt werden. Anleitungen müssen leicht verständlich sein und dürfen den Leser beispielsweise durch mangelhafte Übersetzungen nicht verwirren. Der Textaufbau und die Informationsfolge müssen schlüssig sein. Gestaltungsmittel und Abbildungen sollten gezielt eingesetzt werden, um die Verständlichkeit der Information zu verbessern. Jede Marke hat eine andere Zielgruppe. Daher ist es wichtig, dass der Stil und das Layout jeder Bedienungsanleitung genau auf die jeweilige Leserschaft zugeschnitten sind. Aufgrund der weltweiten Geschäfte der BSH muss jede Gebrauchsanleitung zudem in durchschnittlich 20 verschiedene Sprachen, darunter auch osteuropäische und asiatische, übersetzt werden. Dies verdeutlicht die immense Komplexität dieser Aufgabe. Auf der anderen Seite teilen sich viele Geräte Plattformen, Geräte-Komponenten oder zumindest Funktionsprinzipien. Das Potenzial, Inhalte wiederzuverwenden, ist also groß auch wenn bestimmte Merkmale und technische Daten bei jedem Produkt variieren. Bei rund Dokumenten, die jedes Jahr produziert werden, sah die BSH vor dem geschilderten Hintergrund die Notwendigkeit, die Erstellung der Bedienungsanleitungen auf eine effizientere, zukunftsfähige Plattform zu stellen. Die Prozesse Layout, Redaktion, Übersetzung und Kontrolle sollten künftig so automatisiert wie möglich ablaufen und Redundanzen vermieden werden. Neben dem gewünschten Rationalisierungseffekt wollte die BSH auch die Qualität der Anleitungen optimieren.

3 Die Lösung Die BSH entschloss sich, ein intelligentes, XML-basiertes Redaktions- und Content Management System einzuführen. Hierdurch sollte unter anderem das interne Übersetzungsmanagement verbessert und Übersetzungsbüros effizienter eingebunden werden. Das Unternehmen versprach sich von einer solchen komponentenbasierten Technischen Dokumentation mit strikter Trennung zwischen Inhalt und Layout kürzere Entwicklungszyklen und geringere Layout-Kosten. Wiederverwendbare Textbausteine müssen auf diese Weise nur einmal übersetzt werden und stehen für jedes neu zu erstellende Dokument zur Verfügung. Nach einer Evaluation möglicher Software- Lösungen entschied sich die BSH, ihr Redaktionssystem für die Bedienungsanleitungen aller Marken durch ein System, das auf dem Content Lifecycle System (CLS) basiert, zu ersetzen. Für das CLS sprach eine Reihe von Gründen: Es deckt die Basis-Anforderungen der BSH bereits standardmäßig ab und ist flexibel an spezielle Anforderungen anpassbar. Die Integration von Frame- Maker und das erweiterbare User-Interface, das auf der eclipse Rich Client Platform basiert, waren für die Entscheidung genauso ausschlaggebend wie das Potenzial des CLS, als Plattform für weitere Applikationen zu dienen. Kurz gesagt: Das CLS unterstützt alle Aspekte des Content Lifecycle Management, einschließlich Verwaltung von Versionen und Varianten, die Integration von Übersetzungswerkzeugen sowie die Abbildung von Geschäftsprozessen. Zudem lässt es sich optimal in die bestehende IT- Landschaft integrieren, beispielsweise durch automatische Übernahme von Produktdaten aus einem SAP-Stammdaten-System. Quelle: BSH

4 Die Implementierung Im Juni 2006 startete das Projekt in Zusammenarbeit mit dem IT-Beratungsunternehmen sd&m AG (jetzt Capgemini sd&m), das gegenüber der BSH als Generalunternehmer verantwortlich zeichnet. Nach einer zweimonatigen Konzeptionsphase, in der auch eine DTD (Document Type Definition) für die BSH entworfen wurde (angelehnt an die DocBook DTD), wurde die Lösung als eine Kombination aus Projekt- und Produkterweiterungen des CLS implementiert und integriert. Im Dezember 2006 erfolgte die Erstinstallation des Systems mit dem Namen Mantra, der im Februar 2007 dann die Komplettinstallation mit dem vollen Funktionsumfang folgte. Der Erfolg Mittlerweile hat Mantra alle externen und internen Abnahmen bei der BSH durchlaufen und befindet sich im Produktivbetrieb. Die Gebrauchsanleitungen der Produktbereiche Herde, Wäschepflege, Geschirrspülen und Kälte werden nun schrittweise auf die neue Lösung umgestellt. Weitere Verbesserungen und Erweiterungen sind teilweise schon realisiert oder befinden sich in Planung. Das Empolis-System hat der BSH eine Fülle von Vorteilen beschert. Durch die Modularität können Inhalte nun für verschiedene Gebrauchsanleitungen immer wieder verwendet werden. Der zusätzliche Einsatz von Variablen maximiert den Wiederverwendungsgrad der Informationsmodule zusätzlich. Der Übersetzungsprozess wurde durch das neue System deutlich effizienter. Bei den einzelnen Text-Modulen wird nun stets der aktuelle Übersetzungsstatus verfolgt. Automatisch werden Arbeitspakete für die Übersetzungsbüros bereitgestellt, die wiederum über ein Web-Interface darauf zugreifen und die fertigen Texte hochladen können. Quelle: BSH Das Empolis-System hat der BSH eine Fülle von Vorteilen beschert. Durch die Modularität können Inhalte nun für verschiedene Gebrauchsanleitungen immer wieder verwendet werden.

5 Das Layout wird automatisch erstellt und basiert auf FrameMaker-Templates. Dabei kann jeder Bedienungsanleitung eine eigene Layout-Vorlage zugeordnet werden. Die fertigen Handbücher werden als PDF publiziert und an weiterverarbeitende Systeme übergeben. So können die fertigen Dokumente sowohl dem Druckprozess zugeführt, als auch über elektronische Kanäle verbreitet werden. Eine Konsistenz-Überprüfung während des Publizierungs-Prozesses gewährleistet eine kontinuierlich hohe Qualität des Ergebnisses, was beispielsweise Aktualität oder Vollständigkeit betrifft. Die BSH-Redakteure profitieren sowohl von der benutzerfreundlichen Oberfläche als auch von der umfassenden Funktionalität des Mantra-Systems und können sich nun ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Quelle: BSH Über die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH Die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH ist der größte Hausgerätehersteller in Europa und gehört zu den weltweit führenden Unternehmen der Branche. Das Unternehmen erzielte 2011 einen Umsatz von rund 9,7 Milliarden Euro. Heute hat die BSH 42 Fabriken in 13 Ländern in Europa, USA, Lateinamerika und Asien. Zusammen mit einem Netz von Vertriebs- und Kundendienstgesellschaften sind rund 70 Gesellschaften in 49 Ländern mit über Mitarbeitern für die BSH tätig. NACH EINER EVALUATION MÖGLICHER SOFTWARE- LÖSUNGEN ENTSCHIED SICH DIE BSH, IHR REDAKTIONSSYSTEM FÜR DIE BEDIENUNGSANLEITUNGEN ALLER MARKEN DURCH EIN SYSTEM, DAS AUF DEM CONTENT LIFECYCLE SYSTEM (CLS) BASIERT, ZU ERSETZEN.

6 Die wichtigsten Funktionen Konsequente Trennung von Inhalt und Layout Übersetzungsmanagement mit Web- Schnittstelle für Übersetzungsbüros Übersetzungen sowohl als getrennte Dokumente möglich als auch mehrere Übersetzungen in einem Dokument Automatische Verwendung von Vorschaugrafiken beim Editieren und hochaufgelösten Grafiken beim Druck Unstrukturierte Dokumente (Leporellos) können im System behandelt werden Umfangreiche automatische Checks vor Produktfreigaben Einbettung variabler Texte aus Kundendatenbanken, die auch sprachabhängig sind Flexible Generierung von Inhaltsverzeichnissen Automatische Indexgenerierung Quelle: BSH

7 Abbildung: Rechtemanagement innerhalb des BSH-Redaktionssystems Die BSH-Redakteure profitieren sowohl von der benutzerfreundlichen Oberfläche als auch von der umfassenden Funktionalität des Mantra-Systems und können sich nun ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

8 Empolis Information Management GmbH Europaallee Kaiserslautern Germany Empolis-Lösungen befähigen Unternehmen und Organisationen, die exponentiell wachsende Menge strukturierter und unstrukturierter Daten zu analysieren, zu interpretieren und automatisiert zu verarbeiten. Sie nutzen damit ihr Wissenskapital, um unternehmenskritische Geschäftsprozesse zu optimieren. Entscheider, Mitarbeiter und Kunden erhalten so stets situations- und aufgabengerecht genau die Information, die für sie relevant ist und können so schneller bessere Entscheidungen treffen. Phone Fax Empolis Information Management GmbH

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