Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten

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1 Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten Vortrag für Montag, den 21 November im Rahmen des Seminars: Document Engineering Erstellt: Alexander Aßhauer

2 Gliederung Um was geht es? Domänen, in denen diese Pflichten vorkommen National International IT Lösungen Technische Anforderungen Architektur Ausblick Fragen Literatur

3 Um was geht es? (1) Wesentlicher Bestandteil einer Kultur ist die Vergangenheit Vergangenes lässt sich in Form von Texten, Steintafeln, Erzählungen, etc. konservieren und weitergeben -> Somit ist Archivierung ein wichtiges Instrument, um Wissen, Erfahrungen und letztendlich Kultur weiterzugeben (Bsp: Bibel, Die Epen Homers)

4 Um was geht es (2) Wie sieht nun Archivierung im digitalen Zeitalter aus? Neue Probleme, da elektronische Dokumente völlig andere Eigenschaften haben als bisherige Medien (Bücher, Mikrofilm) Informationsflut steigt stetig, es werden immer mehr Informationen produziert (nicht immer sinnvolle) Wirtschaftliche Aspekte wie digitale Buchführung, Krankenkarteien, etc.

5 Nationale Domänen (1) Im deutschen Recht gibt es zahlreiche Gesetze zur Archivierung Gelten für alle Formen von Dokumenten Spezielle Gesetzte/Anforderungen für digitale Dokumente Gesetzte sind technologieneutral formuliert Keine Festlegung der Speichermedien Offen für neue Entwicklungen

6 Nationale Domänen (2) Konkret: die Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (insbes. 238, 239,257 HGB, AO) die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

7 Nationale Domänen (3) Beispiel (GDPdU) III. Archivierung digitaler Unterlagen 1. Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger. Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Somit reicht die Aufzeichnung im COM-Verfahren (Computer-Output-Microfilm) nicht mehr aus. Diese Einschränkung gilt nicht, wenn die vor der Übertragung auf Mikrofilm vorhandenen Daten vorgehalten werden, die eine maschinelle Auswertbarkeit durch das Datenverarbeitungssystem gewährleisten. Nicht ausreichend ist auch die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.b. pdf-datei). Eine Pflicht zur Archivierung einer Unterlage i.s. des 147 Abs. 1 AO in maschinell auswertbarer Form ( 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) besteht nicht, wenn diese Unterlage zwar DV gestützt erstellt wurde, sie aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DVgestützten Buchführungssystem geeignet ist (z.b. Textdokumente). 2.

8 Internationale Domänen (1) 2001 wurde von der ISO der Standard ISO veröffentlicht: Information and documentation Records management Besteht aus zwei Dokumenten: ISO Part 1: General ISO Part 2: Guidelines Die ISO hat 148 Mitgliedsländer

9 Internationale Domänen (2) Die meisten Länder versuchen die ISO-Standards in die eigene Gesetzgebung zu übernehmen Deutschland war maßgeblich an der Entwicklung dieses Standards beteiligt Deutsche Gesetzte entsprechen den Anforderungen der ISO bzw. sind kompatibel

10 Internationale Domänen (3) ISO General Anleitung, um ein Archivierungssystem in einer Organisation einzurichten und zu unterhalten (Verantwortlichkeiten, Design) Unterstützt alle Arten von Dokumenten Hilft bestehende Gesetze und Normen einzuhalten Diskutiert wichtige Prozesse, wie Authentizitätsüberprüfung, Speicherung, Nachvollziehbarkeit

11 Internationale Domänen (4) ISO Guidelines Methoden zur Umsetzung von , um effizient mit dem Archivierungssystem zu arbeiten Liefert konkrete Implementierungsvorschläge für die Anforderungen aus Wichtigkeit von Metadaten -> Berücksichtigung in Archivierungssystem!

12 IT Lösungen (1) Es gelten für elektronische Dokumente dieselben Gesetze und Vorschriften wie für konventionelle Dokumente Die Abgabeordnung (AO) gibt Grundlagen für die Speicherung von Dokumenten vor (allgemein):

13 IT Lösungen (2) Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

14 Technische Anforderungen (1) Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat dazu zehn Merksätze herausgegeben, die diese Anforderungen auf elektronische Dokumente anwenden Wurde von Firmen der Branche für Informationsund Dokumenten-Management-Systeme gegründet Zweck der VOI ist die Wahrnehmung und Förderung der fachlichen und wirtschaftlichen Interessen seiner Mitglieder

15 Technische Anforderungen (2) Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können

16 Technische Anforderungen (3) Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

17 Architektur (1) Ein Archivsystem besteht typischerweise aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen Über eine so genannte Referenzdatenbank wird mit Hilfe von Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher verwiesen, wo die Dokumente abgelegt sind Die Archivsoftware beinhaltet u. a. geeignete Darstellungsprogramme, für alle Dokumente

18 Architektur (2) Zu Beginn der Archivierungssysteme waren diese meist sehr abgeschlossen und eigenständig -> Insellösungen Mittlerweile sind die meisten Systeme in eine IT-Infrastruktur integriert, beispielsweise in Dokumenten Management Software Diese beinhaltet beispielsweise weitere Komponenten, wie: Versionierungssoftware Zugangskontrolle..

19 Ausblick Seit 2003 geht der Trend zum Information Lifecycle Management (ILM) Dieses beinhaltet elektronische Archivierung und verspricht eine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen in einer Organisation zu sein

20 Fragen?

21 Literatur AIIME E-DOC MAGAZINE: ISO Setting the Standard. Artikel. URL: Borghoff, M., Rödig, P., Scheffczyk, J., Schmitz, L. (2003):Langzeitarchivierung. 1. Aufl., Heidelberg Güdelhöfer, B. (2002): Die Datensicherung im Praxiscomputer ist eine tägliche Pflicht. Artikel. URL: Nestor: Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung. URL: Nimz, B. (2000): Elektronische Archivierung. URL: Pinfield, S. James, H. (2003): The Digital Preservation of e-prints. Artikel. URL: Reese. T. (2003): Aggregate Record Management in Three Clicks. Artikel. URL: Staatliche Archivverwaltung Baden-Württemberg: Internationale Norm und Internationaler Fachbericht zur Schriftgutverwaltung. Artikel. URL: Trifels Verlag, Newsletter. URL: Wikepedia (2004): Elektronische Archivierung. URL: Langzeitarchivierung. URL: Worldox, Anbieter von document management software. URL:

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