Infor & Lösungspartner Kendox Integrierte Rechnungsprüfung in Infor ERP Xpert / XPPS

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1 Infor & Lösungspartner Kendox Integrierte Rechnungsprüfung in Infor ERP Xpert / XPPS Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

2 Das Wissen zum geschäftlichen Erfolg Elektronische Archivierung entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungspflichten Wissensmanagement und intelligente Informationsauswertung und -nutzung Verteilte Dokumentenbearbeitung, Medien- und Inhaltsverwaltung Internet-Zusammenarbeit, Informationsaustausch und Teamworking 2 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

3 Was wäre die Idealvorstellung? Anwender findet anwendungsübergreifend im für ihm führenden System ERP CRM Server point Informationsmanagement Intranet Outlook/ Notes File- Share- 3 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

4 Was bietet Kendox InfoShare? Anwendungsintegration in revisionssicheres Archiv Dokumenten-Lifecycle-Management -Archivierung Vorgangs- und Prozessmanagement Automatische, digitale und intelligente Rechnungserfassung digitale Signatur Intelligente, selbstlernende Suchtechnologie Offenheit + Flexibilität Internet im Basiskonzept, mehrsprachige Datenarchitektur Firmen- und serverübergreifender Datenschutz 4 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

5 Lösungsportfolio 5 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

6 Referenzen DACH 6 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

7 Referenz 7 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

8 Referenz (D) (aktuell 15 User) HAWE Hydraulik (D-München) Unternehmensweites Informationsmanagement, Umfassende Integration IBM Server i Anwendungen Scannen direkt in Server i Anwendungen 15 gleichzeitige User, 6 Arbeitsplatzscanner a, 30 Seiten pro Minute Übernahme von 2 Millionen Dokumenten aus IBM Altarchiv Nächste Ausbaustufe: 2007/2008 Anbindung SoftM Rechnungswesen Anbindung weiterer Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Produktion usw. (gesamt 150 User) Integration Microsoft SPS, Kreditoren-WorkFlow Automatische Rechnungserfassung Im Finale gegen d.velop durchgesetzt 8 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

9 Referenz (D) aktuell 1000 User Thiel Service GmbH (D-Aschaffenburg) Gruppenweites Informationsmanagement, 8000 Mitarbeiter, 48 Länder Umfassende Integration in IBM Server i Anwendungen / Citrix / Web Automatische Rechnungserfassung (TCG) Kreditoren-WorkFlow (SORECO) Autom.Rechnungserfassung (TCG) GDPDU-konforme Archivierung d. steuerrelevanten Daten (audicon) Digitale-Belegsignatur Anbindung einer Net.APP Storage-Farm im Rechenzentrum 1000 gleichzeitige User, 6 Hochleistungsscanner a 80 Seiten/Minute 120 Arbeitsplatzscanner 20 Seiten/Minute Übernahme von 30 Millionen Dokumenten aus dem ersten Altarchiv Ablöse von insgesamt 6 Altarchiven der Thiel-Gruppe D/A/CH Rechnungsprüfung mit Citrix-Scan und autom. Datenextraktion 9 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

10 Prozessmanagement / elektr. Rechnungsprüfung 10 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

11 Automatisierter Kreditorenverarbeitungsprozess Scanning Informationsaufbereitung Bild- Vorverarbeitung Referenzdaten Finanzanwendung / Warenwirtschaft Daten Rechnungseingang Daten- Erkennung Daten- Abgleich Validierung Nachbearbeitung Datenexport 1. Visum Digitale Signatur 2. Visum Kendox.InfoShare Elektr. Archivierung Kontierung Datenexport Workflow 11 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

12 FreeFormStar für Kreditoren v3.0 Validierungsmaske mit Abgleich auf Wareneingänge 12 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

13 Kontrolle / Kontierung Kontrolle / Kontierung / Freigabe Plausibilisierte Auswahllisten mit Volltextsuche zur maximalen Unterstützung der Endbenutzer Visum / Freigabe entsprechend dem hinterlegten Berechtigungskonzept 13 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

14 Business Process Management Kundenbetreuer Call Center Kunde Manager Risk Controller Kreditabteilung Organisation ohne aktivem Prozess Management Groupware Admin Kernbanksystem Bonitätsprüfung CRM Archiv 14 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

15 Business Process Management Kernbanksystem Bonitätsprüfung Groupware CRM Archiv Kreditabteilung Kundenbetreuer Call Center Manager Risk Controller Kunde end to end process Organisation mit aktivem Prozess Management Kunde 15 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

16 Vom Prozess zum Design zur Execution Prozess-Monitoring/Controlling Historien Vorgangsdaten Real-Time- Kennzahlen Kendox.Workflow Kunde Kunde XML DB-Element Programm- Interface-Element (PI) Web Service- Element HR DB ERP DMS Design = Dokumentation = Execution 16 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

17 Elektr. Rechnungsprüfung mit Infor ERP XPPS/Xpert 17 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

18 Demo-Ablauf Scannen Rechnung erfassen - Rechnungsprüfung gegen Bestellungen - Rechnungskontierung / Freigabe für Rechnungen ohne Bestellung Klärungs-Workflow / Endkontrolle 18 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

19 Aufruf To-Do-Liste aus Infor ERP XPPS 19 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

20 Bearbeiten Rechnung im Workflow 20 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

21 Erfassen / Bearbeiten in Infor ERP XPPS 21 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

22 Steuerung des Prozesses aus den in Infor ERP XPPS erfassten Rechnungsdaten 22 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

23 Benachrichtigung per Mail über neue Aufgaben 23 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

24 Bearbeitung im Web-Interface des Prozesses 24 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

25 Tiefe Integration in Infor ERP XPPS auf Bildschirm- und Datenebene 25 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

26 Rechnungsverfolgung 26 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

27 Verfolgen der Rechnungen im Prozess Wo ist welche Rechnung? freie Suchmöglichkeiten nach Rechnungsinformationen 27 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

28 Prüfen der Rechnungen oder Adhoc-Auswertung per Excel 28 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

29 Komplette Historie des Rechnungsprüfungs-Ablaufs 29 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

30 Workflow-Designer GRACE 30 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

31 Varianten des Prozesses Scannen an verschiedenen Standorten Automatische Datenextraktion - mit / ohne Positionsdaten Rechnungsprüfung - mit Dunkelverarbeitung Rechnungserfassung in Fibu für - Rechnungen ohne Bestellung Splittbuchungen Genehmigungshierarchien Überwachung bis zur Zahlung 31 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

32 Duale Bildschirmtechnik 32 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

33 -archivierung Client Outlook Notes Server Exchange Domino InfoShare Scannen an verschiedenen Standorten Techn. Ansatz für Performance Mögl. Compliance-Anforderung (z. B. SOX) Keine Vorteile im Tagesgeschäft Mail-Client-Archivierung : GoBS setzt SV und Mails gleich GoBS verlangt kontext-bezogene Ablage nur durch Mitarbeiter abbildbar!!! Berechtigung!!! 33 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

34 Ansprechpartner 34 Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jörg Schönfisch Kendox GmbH, Leiter Projekte & Services Martha-Stölting-Str. 56 D Bad Zwischenahn Tel: +49 (0) Mobil: +49 (0) Georg Amberg Infor, Business Development Manager Partner Solutions Am Moosfeld 3 D München Tel: +49 (0) Mobil: +49 (0) Copyright 2008 Infor. All rights reserved.

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