Qualifizierung der Senior Project Manager

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1 WOLFRAM OTT & PARTNER Projektbericht Deutsche Telekom AG Qualifizierung der Senior Project Manager Vorbereitung zur Zertifizierung als Project Manager Level B (CPM / ICPM) Die Ausgangssituation Der drittgrößte Netzanbieter weltweit - nach dem japanischen NTT und der amerikanischen AT&T - auf dem Weg in die strategische Zukunft des Projektmanagement. Die Liberalisierung der Telekommunikation schüttelt seit den achtziger Jahren die Telefonmärkte durcheinander. Während in den USA (1984) und Schweden (1991) die Monopole sukzessiv liberalisiert wurden, mussten sich sowohl der chilenische Exmonopolist Entel (1995) als auch der deutsche Exmonopolist Deutsche Telekom AG (1998) mit brutaler Heftigkeit den Mitbewerbern stellen. Strategie der Newcomer war das aggressive Marketing, die DTAG hingegen konzentrierte sich trotz der anspruchsvollen Herausforderung auf die Stärken eines Marktführers, die Verknüpfung von internen Stärken mit externem Dialog. Projektmanagement als strategische Ausrichtung Zur aktiven Bewältigung der neuen Anforderungen des liberalisierten Marktes, der von Dynamik, schnellem Wandel und extremer Informationsfluktuation geprägt war, konzentrierte sich die DTAG auf Basis der konzernweiten TQM-Strategie auf ihre operative Stärke der Kundennähe. Im Dialog mit dem Kunden waren Aspekte wie Kosten, Zeit und Qualität prägnantere Merkmale als eine bunte Marketingkampagne. Um mit dem Kunden in diesem Spannungsfeld als qualifizierter Ansprechpartner begegnen zu können, initiierte die Akademie für Führungskräfte der DTAG in Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung Wolfram Ott & Partner ein Konzept zur Qualifizierung von ausgesuchten Projektmanagern.

2 Projektziele Der Regulierungsansatz der Marktöffnung und wechselwirkende Markt-tendenzen übten starke Anpassungszwänge auf die Anbieter aus, um diesem Anspruch als Marktimpuls anstatt als Re-Akteur zu begegnen, wurden folgende Ziele zur internen Strukturanpassung definiert: Aufbaustruktur des ganzheitlichen Projektmanagements: 1. Projektzielsetzung mit klarem Fokus auf Zeit, Qualität und Kosten unter Beachtung der Stakeholder-Interessen - Erkennen, Analysieren und Nutzen der - Projektchancen - Projektrisiken 2. Generieren der Projektreserven und im Sinne des WIN WIN nutzen 3. Aufbau einer standardisierten Projektaufbau- und Ablaufstruktur gemäss der Modelle - Entwicklungsprojekte - Organisationsprojekte - Investitionsprojekte 4. Harmonisierung der Terminologie 5. Einheitliches Verständnis der Verantwortungen, Rollen und Aufgaben sowie Sensibilisierung für die Schnittstellenkommunikation 6. Vermittlung der Methoden und Werkzeuge auf der Basis der vier Kernkompetenzen des Projektmanagement - Methodenkompetenz - Grundlagenkompetenz - Organisationskompetenz - Soziale Kompetenz 6. Projektmarketing als operatives Instrument in der internen und externen Kommunikation 7. Konzeptionelle Abstimmung zur Umsetzung des Multiplikatoreffekts nach der Qualifizierung und Zertifizierung innerhalb des Unternehmens Projektablauf der Qualifizierung und Zertifizierung Beschreibung des Projektablaufs Die Teilnehmer wurden in zwei sehr intensiven Workshops auf die Zertifizierung vorbereitet. Im Rahmen dieser Workshops war das definierte Ziel, den aktuellen Status der Projektpraxis des Einzelnen festzustellen sowie das theoretische Wissen in Bezug zur Erfahrungen als Basis für das weitere Vorgehen zu eruieren. Als Vorbereitung war es Aufgabe der Teilnehmer, eine Präsentation eines realen Projektes anhand einer vordefinierten Kriterienliste vorzubereiten, aus dieser Präsentation wurde dann im Dialog mit dem Präsentierenden und in Abstimmung der Gruppe die Zielerreichung der Kriterien bewertet, woraus sich das Delta der Stärken und der Verbesserungspotenziale ablesen ließ. Aufbauend auf diese Grundlage wurden die Themen des PM-Kanons im einzelnen besprochen, wobei der Fokus auf das zuvor gemeinsam definierte Delta der Verbesserungs-potenziale gelegt wurde. Dieses Assessment absolvierten die Teilnehmer in 2 Workshops mit insgesamt 5 Tagen. Zum Abschluss des 2. Workshops wurde ein weiterer Tag zur Absprache des weiteren Vorgehens ergänzt. An dieser Stelle wurde ein Aktivitätenplan zur realen Umsetzung des Erlernten definiert. Anschließend an diesen offiziellen Abschluss des Workshops begann die Zertifizierungsphase durch die GPM (Dt. Gesellschaft für Projektmanagement). In Anwesenheit eines Assessors der GPM mussten die Teilnehmer eine schriftliche Prüfung absolvieren, die den ersten Schritt der Zertifizierung darstellt. Ergänzend zu den Präsenzphasen waren die Teilnehmer aufgefordert, eine Projektstudienarbeit zu erstellen und bei der GPM einzureichen. Diese Studienarbeit wurde zur Basis des Zertifizierungsgespräches. Nach der bestandenen Prüfung, alle Teilnehmer waren erfolgreich, wurde von der GPM ein weiterer Workshop initiiert. Inhalt dieses Workshops war die Analyse der realen Projekte durch die Assessoren. In Anwesenheit von zwei Assessoren der GPM war es Aufgabe der Teilnehmer, ein selbst geleitetes Projekt zu präsentieren (für den internationalen Level in Englisch oder Französisch) und sich anschließend den Fragen der Assessoren zu stellen. Nachdem auch diese Hürde von allen erfolgreich gemeistert wurde, und die Projektstudienarbeit von den Assessoren freigegeben wurde, folgte 6 Wochen später das Zertifizierungsgespräch. In diesem persönlichen Gespräch musste sich der Teilnehmer theoretischen Fragen in Bezug zur Projektmanagement- Praxis stellen, wobei sich die Assessoren an den Inhalten der Projektstudienarbeit orientieren konnten. Grundlage aller Zertifizierungsmaßnahmen waren die 39 Elemente der vier Kernkompetenzen.

3 Die Qualifizierung 1. Workshop im Telekom Bildungszentrum Darmstadt - 3 Tage Abfrage der Erwartungen Präsentation der Projekte Was soll bei der Präsentation der Projekte beobachtet werden? Präsentation der Projektstudien / Berichte und Selbstbewertung der Präsentation Besprechung der Präsentationen und Bewertung hinsichtlich Vollständigkeit Ermittlung Delta der Dokumentation Priorisierung der fehlenden Dokumentationsbereiche Argumentation Pro + Kontra der Dokumente Projektmanagement-Kanon Besprechung Inhalt/Struktur Projektmanagement-Kanon Selbstbewertung des Projektmanagement-Kanon Kumulierte Auswertung (von - bis - Durchschnitt) Priorisierung der möglichen Delta-Punkte Argumentation Pro + Kontra der Elemente (nur Delta) Persönliches Verhalten im Projekt Selbstbewertung und gemeinsame Verdichtung der Selbstbewertung Argumentation Pro + Kontra der Verhaltensfelder / Merkmale Telekom-spezifischer Projektmanagement-Kanon Umsetzung / Wissenstransfer der Deltas nach Prioritäten Delta Projektmanagement-Kanon Delta Projektpräsentationen Sonderwünsche bzw. noch nicht Besprochenes aus der Erwartungsabfrage Wissenstest (ca. 2 Stunden) Ausprägung der Handlungsmuster im Projektmanagement Projektmanagement-Werkzeuge Menschen im Projekt Einführung in die Zertifizierung von Projektmanagern durch die GPM 2. Workshop im Telekom Bildungszentrum Hamburg - 2 Tage Einstimmung Come together / Wahl des Präsidenten Was hat sich seit unserem Workshop in Darmstadt verändert? Offenes vom Workshop in Darmstadt Protokoll Check der Aktivitätenliste Offene Punkte / Fragen Zeitplan Meine / Unsere gemeinsamen Erwartungen Besprechen der Projekttypen und Phasenmodelle Beispiel: Telekom Prozess 03 Diskussion und Festlegung der Beispiel-Projekte für die Wissensvermittlung und Wissenssicherung Darstellung der Lernsequenzen in der Gruppenarbeit Beispiel für Gruppenarbeit : 1.3 Projektumfeld und Stakeholder Gruppenarbeit Bewertung des Workshops / Blitzlicht der Teilnehmer

4 Die Zertifizierung 1. Beschreibung der Institution GPM Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v., Nürnberg - (Mitglied der internationalen Gesellschaft für Projektmanagement IPMA) - ist der führende deutsche Fachverband für Projektmanagement. Die GPM ist eine gemeinnützige Vereinigung mit mehr als Mitgliedern, darunter viele bedeutende Industrie- und Wirtschaftsunternehmen, sowie Hochschulen und Organisationen der öffentlichen Hand. Die GPM hat zum Ziel, den Gedanken und die Anwendung des Projektmanagement zu fördern und zu verbreiten. Projektmanager-Zertifikate IPMA Certificated International Project Manager (GPM) CIPM IPMA Zertifizierter Projektmanager (GPM) bzw. IPMA Certificated Project Manager (GPM) CPM Geprüfter Projektmanager (GPM) PM - 5 Jahre Projekterfahrung - davon 3 Jahre in verantwortlichen Projektleitungsfunktionen in internationalen Projekten - 5 Jahre Projekterfahrung - davon 3 Jahre in verantwortlichen Projektleitungsfunktionen - 3 Jahre Projekterfahrung - Mindestalter 30 Jahre PM-Wissen/Kenntnisse z.b. PM-Fachmann/-frau Teilnahme an Seminaren, Lehrgängen etc. PM-Erfahrung in Projekten Schulische u. berufliche Ausbildung (13 Jahre) 2. Beschreibung des Level B Certificated Project Manager / IPMA Zertifizierter Projektmanager (GPM) is experienced enough to manage different kinds of complex projects him/herself kann mindestens 5 Jahre Projektmanagement-Erfahrung, davon 3 Jahre in verantwortlichen Projektleitungsfunktionen, nachweisen ist verantwortlich für ein komplexes Projekt mit vielen abhängigen Subsystemen und Elementen vielfältigen Beziehungen zum Projektumfeld mehreren beteiligten Organisationen bzw. Organisationseinheiten unterschiedlichen Fachdisziplinen verschiedenen Projektphasen von nicht zu kurzer Dauer vielfältigem Einsatz gebräuchlicher PM-Methoden, -Techniken und -Werkzeuge ist verantwortlich für und führt ein größeres Team von Projektmanagement-Personal ist gesamtverantwortlich für alle Projektparameter und alle PM-Bereiche

5 3. Beschreibung der Zertifizierung 1. Wissenstest: - Der Wissenstest ist Grundlage zur Teilnahme am Zertifizierungs-Workshop - Bearbeitungszeit 2 Std. - Wenn möglich hier die Vorlage des Themas zur Projektstudienarbeit mit kurzer Beschreibung (ca. 2 Seiten) 2. Zertifizierungs-Workshop - Es wird 1 Projekt zur Bearbeitung in der Gruppe (ca. 3 Personen) herangezogen - Die Lösung wird zweimal präsentiert, mittags als Zwischenlösung und abends das Endergebnis - Zusammensetzung des Gremiums: zwei Assessoren von der PM-Zert sowie die Teilnehmer - Anschließend folgt ein Kritikgespräch zwischen den einzelnen Teilnehmern und den Assessoren (hier Abstimmung des Themas zur Projektstudienarbeit) - Dauer des Workshops ca. 1,5 Tage 3. Projektstudienarbeit - Nach Freigabe durch die Assessoren Fertigstellen der Projektstudienarbeit und Abgabe an die PM-Zert - Die Projektstudienarbeit (PSA) muss mindestens 20 von den 39 Kanon-Elementen enthalten - Bearbeitungszeitraum für die PSA mindestens 4 Wochen - Die PSA kann auch in kleinen Gruppen (2-3 Personen) erarbeitet werden, es müssen jedoch die persönlichen Anteile klar ersichtlich sein - Die Studienarbeit muss ca Wörter (20-25 Seiten) umfassen 4. Mündliche Prüfung - Die Teilnehmer werden von den Assessoren zu ihrer Projektstudienarbeit befragt - Das Prüfungsgespräch dauert je Teilnehmer ca. 1 Std. Motto und Ausblick für die flächendeckende Implementierung des Projektmanagement: Der Senior Project Manager als Tutor für die Junior Project Manager. WOLFRAM OTT & PARTNER GmbH, Brennereistraße 1, Hemmingen