Digitales Archiv Österreich

Transkript

1 Digitales Archiv Österreich Showcase Mag. Susanne Fröhlich (Österreichisches Staatsarchiv)

2 Digitales Archiv Österreich Ein Showcase Allgemeine Fakten zum Digitalen Archiv Österreich (digla) Showcase am digla-testsystem Ingest (Übernahme, Tektonik) Archivische Bewertung Pakete löschen (nur Content, Gesamt) Content ergänzen (Digitalisate) Erschließung (Metadaten bearbeiten) Suche Reports Access (DIP-Erzeugung) Susanne Fröhlich Administration (Schemaverwaltung, Rechte/Rollen, Adapter) Preservation (Migration, Aktivsetzen, Reduktion von Repräsentationen) Metadatenaustausch (digla-ais) Hannes Kulovits 2

3 Digitales Archiv Österreich - Allgemeines Vertragspartner Bundeskanzleramt (BKA) Österreichisches Staatsarchiv/Archiv der Republik (ÖStA/AdR) Atos IT Solutions and Services (vormals Siemens IT Solutions and Services) Subunternehmer bzw. Softwarelieferant Tessella => Preservica 5 Enterprise Edition (vormals Safety-Deposit-Box = SDB) Betrieb Hauptstandort: Atos-Rechenzentrum in Wien-Floridsdorf Backup-Standort: Zentrales Ausweichrechenzentrum des Bundes (ZAS) in St. Johann im Pongau/Salzburg operative Betriebsführung: Atos (vormals Bundesrechenzentrum/BRZ) Sonstige Partner Portalverbund: Bundeskanzleramt Elak im Bund: Fabasoft (egov Suite), BRZ (operativ) + Bundesdienststellen (inhaltlich/rechtlich/organisatorisch) Archivinformationssystem: scope solutions ag Webshop: Payment Provider, Bundeshaushaltsagentur (BHAG) 3

4 Digitales Archiv Österreich - Partner Tessella Webshop Scope BRZ Fabasoft Dienststellen Atos BKA ÖStA 4

5 Digitales Archiv Österreich - Zeitschiene 5

6 Digitales Archiv Österreich - Anforderungen I Umsetzung des OAIS-Modells Primär Archivierung des ELAK im Bund (Datenbanken und Digitalisate in Planung/Arbeit) Verwendung des EDIAKT II - Schemas als Ingestformat Konvertierung des Contents in PDF/A Abbildung aller archivischen Fachprozesse Metadatenschnittstelle zum Archivinformationssystem Mandantenfähigkeit Barrierefreiheit 6

7 Digitales Archiv Österreich - Anforderungen II Technischer Aufbau an 2 Standorten inkl. Datensicherheitsszenarien Test- und Produktivsystem Preservation / Migration Anbindung an den Portalverbund des Bundes (PVP) Modularität, Web- und Workflowbasiert Webshop und Billingsystem Einhaltung bzw. Erreichung internationaler Standards (u.a. EAD, Premis, Mets...) Zertifizierung 7

8 Digitales Archiv Österreich - EDIAKT EDIAKT = Eletronic Data Interchange Format (für Akten) Aktuell EDIAKT II -Schema, Nachfolger seit 2013: EDIDOC XML-Schema zum Austausch von gültigen elektronischen Akten quer über alle in Österreich installierten ELAK- und KIS-Systeme Abgestimmt in BLSG-Arbeitsgruppe (Kooperation Bund-Länder-Städte- Gemeinden) Werkzeuge: EDIAKT/EDIDOC - Creator und -Viewer digla-ingest: EDIAKT-II-Pakete 8

9 Digitales Archiv Österreich - Elak=>EDIAKT ELAK-Produktivsystem Amtsformate Umwandlung des Contents in PDF/A Erzeugung des EDIAKT-Pakets Digitales Archiv 9

10 Digitales Archiv Österreich - Elak=>EDIAKT ELAK im Bund = EDIAKT-Paket Hülle = Geschäftszahl EDIAKT (Sammel-) Akt Layer 3 = Startelement Geschäftsfall Layer 2 Geschäftsstück Layer 1 Dokument Layer 0 10

11 Digitales Archiv Österreich - Elak=>EDIAKT EDIAKT Paket- Hülle = Layer 3 = Startelement = Bezeichnung des Pakets => 1 Geschäftszahl = 1 AIP Layer 2 = Geschäftsfall => 1 Geschäftszahl = 1 Akt Layer 1 = Geschäftsstück(e) = Dokumentgruppen im ELAK = Eingangsstück(e), Beiliegende Dokumente, Rückscheine => können beliebig oft vorkommen Layer 0 = Dokument(e) = Beilagen im ELAK = Content => können beliebig oft in jedem Format vorkommen in jedem Layer => deskriptive und technische Metadaten => werden extra in Datenbank gehalten => Metadateneditor 11

12 Digitales Archiv Österreich - Archivprozesse (Archivierungszyklus analog/digital) 12

13 Digitales Archiv Österreich - Prozesse I Übernahme von elektronischem Schriftgut (Ingest) Daten aus dem Elak aussondern, auf FTP-Server vorbereiten => BRZ/Ministerien Aufbereitung auf FTP-Server Bewertung Ordnerstruktur erzeugen Workflows und Tektonikstufe zuordnen Ingest starten digla: Einzel-/Batchverarbeitung automatisch/manuell signierte/unsignierte Pakete Ingestschnittstellen: EDIAKT II und SIP (z.b. für Digitalisate) Zuordnung: 1 ELAK = 1 Geschäftszahl = 1 EDIAKT-Paket = 1 AIP = 1 DIP 7. Juli

14 Digitales Archiv Österreich - Prozesse II Erschließung (Data Management) Metadaten bearbeiten (Inhalte, Schutzfristen, Archivvermerke...) Tektonik erstellen / bearbeiten Bewertung / Skartierung / Weitergabe Content ergänzen oder löschen Volltextsuche digla: Bewertung mittels eigener Workflows gem. BArchVO (Stati: A, S, D, V, SnA AnA) Skartierung = Content oder komplett löschen (z.b. bei Bewertung auf S, gerichtlicher Anordnung, Weitergabe von Daten) Tektonik bearbeiten Metadaten bearbeiten mittels Workflow oder Editor (Mapping EDIAKT auf EAD) Content ergänzen (Hinzufügen von Digitalisaten, digitalisierten Hybridteilen etc.) Volltextsuche und Reports 4-Augen-Prinzip 7. Juli

15 Digitales Archiv Österreich - Prozesse III Administration Schemaverwaltung (Standards) Übernahmeprotokolle, Policies Reporting Rechte- und Rollenverwaltung Workflows technische Daten digla: EDIAKT II auf EAD/XIP XIP auf METS Übernahmevereinbarung (individuell anpassbar) Reports (systemeigene und individuelle) Workflowdefinitionen Rollen (systemeigene und individuelle) 7. Juli

16 Digitales Archiv Österreich - Prozesse IV Preservation Planning Formatpreservation Migration Reduktion von Repräsentationen digla: Test- oder Produktivmigration vollständige interne active preservation möglich externe Migration durch Dritte Reduktion von Repräsentationen Aktiv setzen von Repräsentationen Reports 7. Juli

17 Digitales Archiv Österreich - Prozesse V Schriftgutnutzung (Access) Suche Erzeugung / Download von DIPs Onlinerecherche / Bestellung über Webshop Recherche im AIS digla: Volltextsuche (intern für Zugriffsberechtigte) Rechte- und Rollenkonzept DIP Varianten mit unterschiedlichen Inhalten für verschiedene Benutzergruppen erzeugen, herunterladen, versenden (z.b. nur Original, mit allen Repräsentationen, nur aktuelle Repräsentationen, mit oder ohne technischen Metadaten...) Download in ZIP-Container Webshop- oder AIS-Recherche (extern nach Ablauf der Schutzfristen) Billingsystem 7. Juli

18 Digitales Archiv Österreich - Mandanten I Wenn Sie mitmachen möchten BKA/ÖStA ist Inhaber einer Generallizenz => d.h. für öffentliche Körperschaften ist keine eigene Ausschreibung notwendig Akzeptanz der zwischen dem Bundeskanzleramt/ÖStA und Atos/Tessella abgeschlossenen Grundlagenvereinbarung zum Beitritt Dritter zum Digitalen Archiv Österreich Abschluss des Beitrittsvertrags zwischen BKA/ÖStA, Atos und Mandant Wenn nötig: Abschluss über mandantenspezifische Erweiterungen zwischen Atos und Mandant => eigens zu finanzieren 18

19 durch Basisfinanzierung abgedeckt Digitales Archiv Österreich - Mandanten II Was Sie bekommen Beitrittsvertrag inkludiert Optional das digla in der aktuellen Release und (fachlichen) Entwicklungsstufe und die Standorte RZ Atos und ZAS St. Johann Hotline, Wartung und Support Webshop in aktueller Release AIS-Schnittstelle seitens des digla Portalzugang über GovIX Teilnahme an digla Gremien Fachliche Hilfestellung bei der Erarbeitung der mandantenspezifischen Anforderungen (z.b. Metadatenschema, Mapping, Rechteverwaltung, Workflows...) (Noch) nicht enthalten Dienstleistungen des ÖStA für Mandanten (z.b. Preservation) Datenhoheit und Verantwortung für Weiterentwicklung obliegt Mandanten 19

20 Digitales Archiv Österreich - Mandanten III 20

21 Digitales Archiv Österreich - Gremien 21

22 Digitales Archiv Österreich - Kostenbeispiel Mandant (Beispiel für 3 TB und 5 User) Erstinvestition einmalig: ,-- Basiskosten plus Mandanteneinrichtung Laufende Kosten / Monat: 391,-- Speichermedium je übergebenes Terabyte á 120,-- (2xRZ Wien, 2xRZ St. Johann, 1xBandsicherung) 3.764,-- Server- und Infrastrukturkosten je Terabyte á 1.265,-- (2XRZ + Investition für österreichspezifische Softwareanpassungen wie PVP, MOA-Signatur, etc.) 5.702,-- Softwarewartung und Weiterentwicklung (Standardsoftware SDB von Fa. Tessella, + Open Source Tools) 1.825,-- Betriebsführung inkl. Hotline 1.500,-- + pro User 65,-- (Basiswert für 5 User; ab 6. User plus 385,-- für BF + Support/User) ,-- / Monat 22

23 Digitales Archiv Österreich - vom Elak zum digla Elak im Bund Ediakt Digitales Archiv 23

24 Digitales Archiv Österreich 24

25 Digitales Archiv Österreich - Startseite (SDB bis 2014) 25

26 Digitales Archiv Österreich - Startseite (Preservica 5) 26

27 Digitales Archiv Österreich - Administration (Schemaverwaltung) 27

28 Digitales Archiv Österreich - Administration (Übernahmevereinbarung) 28

29 Digitales Archiv Österreich - Administration (Workflowschritte) 29

30 Digitales Archiv Österreich - Administration (Rechteverwaltung) 30

31 Digitales Archiv Österreich - Administration (Reports) 31

32 Digitales Archiv Österreich - Ingest (Workflowdefinitionen) 32

33 Digitales Archiv Österreich - Ingest (Workflowdefinition Detail) 33

34 Digitales Archiv Österreich - Ingest (Workflowablauf) 34

35 Digitales Archiv Österreich - Ingest (Workflowablauf Detail) Schemaprüfungen Virusprüfung Formatprüfungen Metadatenextraktion Signierung Indizierung 35

36 Digitales Archiv Österreich - Ingest (Report Aktenübernahme) 36

37 Digitales Archiv Österreich - Ingest (Report Archivierungsbestätigung) Die vordefinierten Reports werden im Zuge von Workflowtätigkeiten automatisch erstellt. Sie werden entweder per Mail direkt übermittelt oder können explizit nach Parameterauswahl abgerufen werden. Varianten in PDF, CSV und XML möglich. 37

38 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Tektonik bearbeiten) Tektonikebenen können erstellt, bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden. 38

39 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Tektonik, ausführbare Workflows) Sämtliche Arbeitsschritte und Workflows können im Explorer durchgeführt bzw. gestartet werden. 39

40 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Tektonik, Einzelpakete) 40

41 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Einzelpaket, Content) 41

42 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Metadateneditor I) 42

43 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Metadateneditor II) Metadatenfelder werden soweit möglich im Zuge des Ingest aus dem AIP/EDIAKT-Paket automatisch befüllt. 43

44 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Metadateneditor III) Einige Metadatenfelder werden erst nach der Durchführung spezieller Workflows (z.b. Neuklassifizierung = Bewertung) angezeigt. 44

45 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Metadatenbearbeitung per Workflow) 45

46 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Einzelpaket, Content gelöscht) 46

47 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Pakete komplett gelöscht, Report) Alle Löschworkflows (=Skartierungen) sind nur mittels 4-Augen-Prinzip durchführbar. 47

48 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Einzelpaket, Content ergänzt) Originalpaket Mehrfach ergänzter Content innerhalb und außerhalb der vorhandenen Tektonik im AIP (Digitalisate) 48

49 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Volltextsuche) Volltextsuche auf allen Ebenen von AIP bis Einzeldokument. 49

50 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Volltextsuche, nur AIP) Einschränkung auf nur AIP- Ebene (entspricht einer Geschäftszahl bzw. einem Einzelakt). 50

51 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Volltextsuche, Filterauswahl) 51

52 Digitales Archiv Österreich - Explorer (Volltextsuche, Filter) Eingeschänkte Suche durch Filter (Vorauswahl nach Metadatenschema und deskriptivem Metadatenfeld). 52

53 Digitales Archiv Österreich - Access (DIP Erzeugung) 53

54 Digitales Archiv Österreich - Access (DIP Erzeugung) Alle DIP-Varianten werden als Download im ZIP Format ausgeführt Struktur des ZIPs: pro DIP-Download entsteht ein Ordner mit dem/den ausgewählten Aktenpaket(en) unterteilt in: Original EDIAKT-Paket etwaige(n) Repräsentation(en) METS-File(s) (Metadaten) variable Ausführung je nach DIP- Variante Zugriff auf DIPs: Intern => direkt aus dem digla Extern => über Webshop oder über AIS und Webshop 54

55 Digitales Archiv Österreich - Access (DIP-Varianten, Beispiele) DIP-Variante Original => ursprünglich eingelagertes EDIAKT-Paket ohne Repräsentationen DIP-Variante Alle Repräsentationen => ursprünglich eingelagertes EDIAKT-Paket mit allen (3) Repräsentationen 55

56 Digitales Archiv Österreich - Preservation (Ansicht PRONOM-Registry, Auswahl Formate) 56

57 Digitales Archiv Österreich - Preservation (Preservation Plan, Paket- und Formatsuche) Auswahl der zu migrierenden Pakete und Formate: Preservica erlaubt interne und externe Migration; Testund Produktivmigrationen sind ebenso möglich wie die Auswahl zwischen Extraction, Presentation und Preservation. 57

58 Digitales Archiv Österreich - Preservation (Workflow Produktivmigration) 58

59 Digitales Archiv Österreich - Preservation (Preservation Varianten) Für Migrationen können explizit Repräsentationen ausgewählt werden, von denen aus migriert werden soll (= aktiv setzen der Repräs.). Ebenso können redundante Repräsentationen gelöscht werden (=Repräsentationen reduzieren). 59

60 Digitales Archiv Österreich - Preservation (Ergebnis nach 3 Migrationen, Ansicht Content) 60

61 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Startseite) 61

62 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Registrierung) 62

63 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Registrierung, Pflichtfeldwarnung) 63

64 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Registrierung, Mail an Benutzer) 64

65 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Einfache Suche) 65

66 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Erweiterte Suche) 66

67 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Suchergebnis, Detailansicht) Deskriptive Metadaten des ausgewählten Produktes (=Akt). Metadaten sind ident mit denen im digla- Metadateneditor. 67

68 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Auswahl Zusatzprodukte, Auszug) Mögliche erwerbbare Sevices gemäß der aktuellen Preisgestaltung des Archivs (Mehrfachnennungen möglich). 68

69 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Bestellvorgang, Ansicht Warenkorb) 69

70 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Bestellung, Mail an Benutzer) 70

71 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Bestellung, Rechnung an Benutzer) 71

72 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Bestellung, Kostenaufstellung) 72

73 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Bestellung, Information an Archivar) Information über archivarische Tätigkeit an Archivmitarbeiter. Dient der manuellen Bearbeitung von Bestellungen (z.b. wenn bei Hybridakten noch Content ergänzt werden soll). 73

74 Digitales Archiv Österreich - Access (Webshop, Ansicht Kundenkonto, DIP-Download) DIPs sind vier Wochen lang zum Download bereit gestellt. Maximale Downloadanzahl: 3 74

75 Kontakte und Information Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2, A-1030 Wien Archivfachliche Funktionen/Bewertung Mag. Susanne Fröhlich Technische Funktionen/Preservation Mag. Hannes Kulovits Tel: ++43/(0)1/ Tel: ++43/(0)1/ Marketing Digitales Archiv Dr. Berthold Konrath Tel: ++43/(0)1/

76 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!! 76