Marktvergleich IT-Stückkosten - IT-Prozesskosten

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1 BA-Informationstechnik Konrad Kirschner, 13. Deutscher Verwaltungskongress, 28. April 2010 Marktvergleich IT-Stückkosten - IT-Prozesskosten

2 Aufbau der Bundesagentur für Arbeit (BA) rechtsfähige bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung (nach 367 SGB III Sozialversicherungsträger) Zentrale mit 10 Regionaldirektionen, 176 Arbeitsagenturen, 660 Geschäftsstellen und 7 besonderen Dienststellen mit gut Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 2

3 BA-Informationstechnik Kurzprofil IT-Steuerung IT-Strategie Anforderungsmanagement IT-Sicherheit IT-Systemhaus RITS IT-Dienstleister für BA und ARGEn Systementwicklung Betrieb / Infrastruktur Betreuungsservice für IT-Anwender/innen und PCs Fachlich dem IT-Systemhaus unterstellt Organisatorisch in dezentrale Serviceeinheiten integriert (zusammen mit Personal, Finanzen und Infrastruktur) IT-Steuerung - Zentrale der BA IT-Systemhaus Regionaler IT-Service Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 3

4 Kurzprofil BA-Informationstechnik Hauptsitz: Nürnberg IT-Mitarbeiter/innen: Vernetzte PC: Server: Volumen: Überweisungen: Druckseiten: Postsendungen: Telefonie: 32 Mio. s monatlich (2.500 GB) 14 Mio. monatlich 38 Mio. Seiten monatlich Briefe täglich 1.9 Mio. kommende Telefonate in den ServiceCentern monatlich Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 4

5 IT-Landschaft und Verfahren Architekturstandards und durchgängige Strukturierung Fachliche Architektur IT-Gesamtarchitektur Fachliche Sicht auf die Geschäftsprozesse IT-Ziellandschaft: Sicht auf die IT-Verfahren und ihre Integration Sicht auf Design und Entwicklung Softwarearchitektur - Festlegung von Referenzarchitekturen für die IT-Verfahren - Standards für die Softwareentwicklung Systemarchitektur Sicht auf Hardware und System-SW - Architekturvorgaben für Komponenten / Infrastruktur / Systemsicherheit - Standards für HW und System-SW Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 5

6 Handlungsfelder der IT-Strategie 2015 IT-Landschaft und Verfahren RobasO und SOA zur Verbesserung der IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse Übergreifender egovernment-ansatz Realisierung Ziellandschaft 2015 Zertifizierung der Informationssicherheit der BA Infrastruktur und Technologie Hohe Verfügbarkeit und Performanz Marktübliches Leistungs- und Kostenniveau Standardisierung und Modularisierung Aktives Lifecycle-Management Bedarfsgerechter Ausbau der Kernkompetenzen im Sinne der Wertschöpfungsstrategie Ganzheitliche Personalentwicklung und Qualifizierung Effektive und effiziente Zusammenarbeit mit klaren Verantwortlichkeiten Organisation und Personal Kennzahlenbasierte Steuerung und Verlässlichkeit der IT Transparente und messbare Prozessabläufe Höhere Kosten- und Leistungstransparenz Proaktive Beratung der Anwender zur effektiven IT- Nutzung Steuerung und Prozesse Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 6

7 Marktvergleich (Benchmarking) - Begriffsdefinition Benchmarking = Durchführung einer vergleichenden Analyse mit den Wettbewerbern Benchmark ist eine gemessene Bestleistung Referenzwert, an dem man die eigene Leistung misst Benchmarking kann Prozesse, Produkte, (Dienst-)Leistungen und Preise im Fokus haben Auswahl der Vergleichspartner erfolgt aufgrund von Ähnlichkeiten in relevanten Kriterien Unterschiede werden durch Normalisierungen ausgeglichen Benchmarking: keine einmalige Analyse, sondern kontinuierlicher Verbesserungsprozess Hauptziel des Benchmarking: Aufdecken von Lücken sowie Schließen dieser Lücken Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 7

8 Benchmarking im IT-Systemhaus Betrieb/Infrastruktur Erster Marktvergleich mit Ziel: Erste Standortbestimmung der Stückkosten Beginn des kontinuierlichen Benchmarking der Stückkosten für die IT- Produkte des Bereichs Betrieb/Infrastruktur Besseres Kostenverständnis bei den Produktverantwortlichen (Klärung der Zusammenhänge KLR-BA, KLR-IT, Investitionen, Abschreibungen, etc.) Benchmarking im IT-Bereich Betrieb/Infrastruktur dient dem Ziel, der wirtschaftlichste IT-Dienstleister im öffentlichen Bereich zu sein: Steigerung der Kostentransparenz Schärfung des Kostenbewusstseins Aufdecken der Kostentreiber Steigerung der Effizienz Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 8

9 Ausgangssituation Produktkatalog des IT-Systemhauses ist marktkonform Bei einigen IT-Produkte ist der Leistungsstandard noch nicht marktkonform qualifizierte Schätzung IT-Stückkostenkalkulation ist marktkonform Mengengerüste und die Bezugsgrößen entsprechen zu 80% der Realität; Datenqualität muss verbessert werden Qualität der Finanzdaten entspricht zu 80% der Realität Informationsquellen sind insbesondere: Kosteninformationen KLR-Zahlen Verteilungsschlüssel RITS, ITSM, Monitoring, Virenschutz Zuordnungen Projektkosten Abschreibungen derzeit in Gemeinkosten geschlüsselt Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 9

10 Produkte des IT-Produktkatalogs (1/2) STRUKTUR DES PRODUKTKATALOGS 057 PC-Arbeitsplatz 080 Maildienste 074 Festnetz-Endgeräte 046 Aktives LAN 058 Monitor 083 Identity 047 Netzzugang Daten (WAN) Bürokommunikation 059 Drucker 061 Standard-SW 062 BA-Standard-SW 068 Mobiler Arbeitsplatz 085 PKI (ddk) 086 Virenschutz 120 Vorlagentechnik 176 Softwareverteilung Telefonie 075 Mobiltelefone 076 Sprachnetze Basisdienste 089 zuhd 098 Druckservice Netzwerk 054 RZ-LAN 077 Datennetze Basisdienste 078 Datenübertragungsverfahren 069 CANS-Arbeitsplatz 177 Sonstige Peripherie 087 Firewall und Internetzugang 072 Mobile Business-Lösg. 178 File- und Printdienste 079 Kundenportaldienste 119 IT-Forensik 093 IT Service Management benchmarkfähig nicht / eingeschränkt benchmarkfähig Quelle: LEXTA Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 10

11 Produkte des IT-Produktkatalogs (2/2) STRUKTUR DES PRODUKTKATALOGS Webdienste 073 SIE / IC Arbeitsplatz 081 Content- Management-System 082 Intranet-Webhosting 179 Internet- Webhosting 180 Webcontent- Manipulation Housing 044 IT-Räume 051 Rechenzentren IT-Systeme 049 Industrie-Standard-Server 088 Notfallvorsorge 090 Enterprise-Server 091 Zentraler Storage 095 Datenbanken 097 Monitoring 123 Batch-Verfahren 181 Mainframe 182 earchiv-service 183 Backup / Restore Applikationsservices NEU Premium-Verfahren (A2LL, ATV, BEO, BI, COLIBRI, ERP, FINAS HB/ZK/ST, FINAS-FA, FINAS-KF (inkl. KaFE- Archiv), FINAS-KW, FINAS- RL, InfoSysBuB, KIWI, SINA-Internet, VAM / VerBIS (inkl. Jobbörse), zbtr, zpdv, SPU- Umgebung) Standard-Verfahren Best-Effort-Verfahren 093 IT Service Management benchmarkfähig nicht / eingeschränkt benchmarkfähig Quelle: LEXTA Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 11

12 Vorgehensweise: Sechs Schritte des IT-Benchmarking Phasen: 1. Vorbereitung 2. Aufnahme Ist-Situation 3. Normalisierung 4. Auswahl Vergleichsgr. 5. Durchführung Benchmarking 6. Durchführung Gap-Analyse Inhalte: Definition Ansprechpartner Terminplanungen Prämissen festlegen: Verteilungsschlüssel, Zuordnungen, etc. Sichtung aktuelle Version Produktkatalog Analyse Mengengerüste Lieferung der Daten u. Infos zur Berechnung der Stückkosten durch IT-SYS Ggf. Abstimmungen Gewährleistung der Vergleichbarkeit von IT-Leistungen Berücksichtigung Spezifika Skalierung der Ist-Situation der BA auf die Parameter des Referenzsystems Festlegung Auswahlkriterien Schaffung Transparenz zu Vergleichbarkeit und Einschränkungen Vergleich der Kosten je IT- Leistung Position im Vergleich zum Markt Identifikation der Ursachen von Differenzen zum Markt Ableitung Handlungsempfehlungen Ergebnisse: Startfähigkeit Aufgenommene Ist- Situation Korrekturfaktoren Definierte Vergleichsgruppe Benchmarking-Ergebnisse Stellhebel und Handlungsempfehlungen Quelle: LEXTA (externer Partner des ersten Marktvergleiches) Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 12

13 Normalisierung - Vergleichsgruppen Vergleichsgruppenauswahl Vergleichspartner 1 Referenzmodell Normalisierung Vergleichspartner 2 Normalisierung Normalisierung BA Vergleichspartner n Normalisierung auf Basis der gelieferten Mengengerüste mit entsprechender Gewichtung wichtiger Kriterien Normalisierung Vergleichsgruppen Auf-/Abschläge entsprechend Referenzmodell Normalisierung BA Berücksichtigte Kosten (z.b. Herstellkosten, Bereitstellungskosten, ) Auf-/Abschläge (Pauschalen und relative Werte) entsprechend Referenzmodell Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 13

14 Ausblick - weiteres Vorgehen - nächster Benchmark Benchmarking als KVP Benchmarking ist keine einmalige Analyse, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess Jährlicher Benchmark Im Rahmen einer öffentl. Vergabe wird ein Partner für weitere Benchmarkstudien gesucht Verankerung des Benchmarking- Bewusstseins Bedeutung des Benchmarkings bei den Produktverantwortlichen verankern Kostenbewusstsein wird durch übergreifende Schulungen im Rahmen der Einführung des Financial-Management-Prozesses weiter geschärft Unschärfen in der Kostenbasis bereinigen - Datenqualität Umsetzung der Maßnahmen Ziel: aus dem jährlichen Benchmarking Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten und die Umsetzung nachhalten Aufdecken von Lücken Schließen dieser Lücken Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 14

15 Fazit Erster Dienstleister am Arbeitsmarkt Das Ziel der BA ist die Grundlage für die IT-Vision Leistungsfähigster und wirtschaftlichster IT-Dienstleister im öffentlichen Bereich Das Programm der BA ist die Leitlinie für die IT-Strategie Die geschäftlichen Anforderungen und die technologischen Entwicklungen stehen bei der Weiterentwicklung der IT-Landschaft im Vordergrund Die Bereitstellung hochverfügbarer und performanter IT-Verfahren ist die Voraussetzung für die Zielerreichung der operativen Bereiche Die Wettbewerbsfähigkeit der IT wird durch regelmäßige Benchmarks gesichert Die durchgängige IT-Unterstützung wird durch eine effektive und effiziente Zusammenarbeit zwischen IT-Zentrale, IT-Systemhaus und Regionalem IT-Service gewährleistet Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 15

16 Wir werden der wirtschaftlichste IT-Dienstleister durch die qualifizierte Kundenberatung bei der Weiterentwicklung der bestehenden IT-Dienstleistungen und beim Einsatz von neuen IT- Technologien zur effizienteren Abwicklung des operativen Geschäftes die Steigerung der Produktivität in der Systementwicklung zur Reduzierung des Aufwandes bei der Umsetzung der Kundenanforderungen die Bereitstellung von IT-Dienstleistungen und -Produkten zu marktkonformen Preisen in einem industrialisierten IT-Betrieb die energiesparende und effektive Nutzung der IT-Komponenten die Konzentration auf die Kernaufgaben beim Einsatz des internen Personals Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 16

17 Die BA will künftig Leistungsvergleiche stärker nutzen Nachfolgend detailliert Ausgangssituation BA Umfassende Transformation von einer Behörde hin zu einem Dienstleister Vorreiterrolle der IT bez. Aufstellung als interner Dienstleister Leistungsverrechnung Einzelkostenverantwortung Übergang zu SOA Leistungsvergleiche als ein zentrales Instrument für weitere Veränderungen Ziel Format Grad der Formalisierung Horizont 1 (heute) Identifikation von zentralen Handlungsfeldern zur Optimierung der IT Ausgewählte Partner Punktuelle Leistungsvergleiche der technischen Produkte Horizont 2 (kurzfristig) Austausch von guten Praktiken und neuen Entwicklungen Thematische Workshops mit offener Teilnahme Offener Austausch mit unterschiedlichen Partnern des öffentlichen Sektors Horizont 3 (mittelfristig) Kontinuierliche Verbesserung der Leistungsfähigkeit Strukturierter, fortlaufender Leistungsvergleich (Vergleichszirkel) DLZ-ITs des Bundes Ggf. externe Vergleichspartner Quelle: Arbeitsstand IT2010 Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Seite 17

18 Die DLZ-IT des Bundes bieten sich für einen strukturierten, fortlaufenden Leistungsvergleich an Ausgangssituation 3 DLZ-IT des Bundes ernannt +2 Kanditaten Hoher Druck zur kontinuierlichen Verbesserung der Leistung der DLZ-IT (z.b. Haushaltskonsolidierung, Green IT) Gute Vergleichbarkeit auf Grund Ähnlicher Kontextbedingungen (z.b. Kameralilstik) Ähnliches Aufgabenspektrum Quelle: Arbeitsstand IT2010 Mögliche Ausgestaltung Festlegung der Teilnehmer (Partner) Bestimmung der Vorgehensweise (Prozess) Ggf. Begleitung durch externe Partner Auswertung der KPIs ggü. Best Practice und Durchschnitt Austausch über Ergebnisse und Verbesserungsansätze mittels Best-Practice- Workshop Initiierung (Weiter-)Entwicklung Metriken und Berichte Auswertung/ Verbesserungsansätze Erhebung der Messwerte Qualitätssicherung Durchführung Vergleich Konrad Kirschner, Marktvergleich IT-Stückkosten/IT-Prozesskosten, IT der Bundesagentur für Arbeit Festlegung der Gegenstände/ Schwerpunkte des Leistungsvergleichs (Objekte) Einigung über Methodik (Voraussetzungen, Metriken, KPIs, Berichte) Erfolgsvoraussetzung Hohes Engagement der Führungsebene Fokussierung auf ausgewählte Themen Klare Ausrichtung auf Verbesserungsansätze (Handlungsorientierung statt Zahlenoptimierung) Seite 18

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