Wie kann ich meine Daten importieren? Wie kann ich meine Profile verwalten?

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1 Administration: Wie kann ich meine Daten importieren? Wie kann ich meine Profile verwalten? Wie kann ich von «Einzelgesellschaft» zu «Mehrere Gesellschaften» wechseln? Gebrauch Wie kann ich einen Arbeitnehmer registrieren? Wie kann ich eine Meldung erstellen?

2 Inhaltsverzeichnis Sich anmelden... 3 Menüleiste... 4 Passwort ändern... 5 Daten importieren... 6 Profile verwalten... 9 Wechsel von «Einzelgesellschaft» zu «Mehrere Gesellschaften» Daten der Firma ändern Erstellen eines Arbeitnehmers Erfassung und Suchen einer Unfall- oder Krankmeldung Erfassung einer Unfallmeldung Suche einer Unfallmeldung Erfassung einer Krankmeldung Suche einer Krankmeldung Hinzufügen eines Arztes Einen Auslandsort hinzufügen Verwaltung der Arbeitnehmer Ansicht der Liste der Agenturen der Vaudoise Versicherungen Konfiguration Installation auf mehreren Arbeitsplätzen Kontakt bei Problemen... 21

3 Sich anmelden Das Programm stellt zwei Benutzerprofile zur Verfügung: Ein Profil mit eingeschränkten Benutzerrechten: Lassen Sie beide Felder (Benutzer und Passwort) leer. Klicken Sie auf Ok. Ein Profil mit allen Benutzerrechten für alle Funktionalitäten des Programms: Benutzer: ADMIN; Passwort: admin

4 Menüleiste Die Funktionsweise der Menüleiste ist in allen Bildschirmansichten dieselbe. Mit den verschiedenen Schaltflächen können Sie hinzufügen, löschen, ändern, validieren, abbrechen oder ausdrucken, je nach den Benutzerrechten und Möglichkeiten des Programms. Die Menüleiste funktioniert in jedem Fenster gleich: Um eine Unfall-/Krankmeldung, einen Arbeitnehmer, einen Arzt usw. anzulegen/hinzuzufügen. Um eine Unfall-/Krankmeldung, einen Arbeitnehmer, einen Arzt usw. zu löschen. Um eine Unfall-/Krankmeldung, einen Arbeitnehmer, einen Arzt usw. zu ändern. Um die Änderung/Anlage einer Unfall-/Krankmeldung, eines Arbeitnehmers, eines Arztes usw. zu speichern/zu validieren. Um die laufende Eingabe abzubrechen/zu verlassen. Soll eine Änderung nicht hinzugefügt/validiert werden, ist die Bearbeitung mit dieser Schaltfläche abzubrechen.

5 Passwort ändern Beim ersten Starten des Programms nach der Installation oder nach der Anmeldung ohne Benutzernamen und Passwort kommen Sie automatisch auf folgende Seite: Die Schaltfläche «USER» zeigt den aktuellen Benutzer an und sie ermöglicht das Sperren der Anwendung oder das Ändern des Passworts. Um das Passwort zu ändern: Klicken Sie auf «USER» und wählen Sie «Passwort ändern», damit sich das folgende Fenster öffnet: Geben Sie die benötigten Daten in folgendes Fenster ein: Anschliessend können Sie über die Schaltfläche Hauptbildschirm die Hilfe aufrufen. oben rechts auf dem

6 Daten importieren Um Ihre älteren Meldungen zu importieren, müssen Sie als Administrator angemeldet sein (siehe unter «Sich anmelden») Klicken Sie auf «Datenimport» im Menü «Verschiedene»

7 Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuer Import». Wählen Sie das Verzeichnis, in dem sich Ihre älteren Meldungen befinden. Wenn sie nun bestätigen, werden die vom Programm im Verzeichnis gefundenen Daten automatisch importiert und die Statusanzeigelämpchen zu den verschiedenen Etappen wechseln nacheinander ihre Farbe auf grün. Das entsprechende Verzeichnis erscheint in der Liste der bereits durchgeführten Importe, wodurch ein erneuter Import derselben Daten vermieden wird.

8 Einige weitere Erklärungen: 1. «Neuer Import» ermöglicht den Import Ihrer älteren Meldungen. Beim Anklicken der Schaltfläche werden Sie gebeten, den Ordner auszuwählen, der Ihre älteren Datendateien enthält. Achtung: Es ist sehr wichtig, dass im Installationsverzeichnis der Anwendung die Analysedatei(en) (.wdd) enthalten sind, die der Version Ihrer vorhergehenden Meldungsanwendung entsprechen. Diese Dateien sind im Installationspaket enthalten. 2. «Import fortsetzen»: Bei einer Unterbrechung des Datenimports oder bei Auftreten eines Fehlers können Sie zurückkehren und den Import wiederholen. Dazu müssen Sie die Importdatei aus der Liste auswählen (siehe 3) «Lokalisierung der Datendateien» enthält die durchgeführten Datenimporte. Zeigt die Prozessetappe des laufenden Imports an. «Schliessen» schliesst das Importfenster. Sie können künftig Ihre älteren Meldungen in die neue Software importieren. Es kann sein, dass Sie in anderen Softwareversionen bei der Erstellung einer Meldung um bestimmte Informationen gebeten wurden, um die Sie nun nicht mehr gebeten werden. Der umgekehrte Fall ist ebenfalls möglich: Sie werden nun um eine Information gebeten, die zuvor nicht von Ihnen verlangt wurde. Daraus können sich Differenzen beim Datenimport ergeben. Es steht Ihnen frei, die importierten Daten zu bearbeiten und die fehlenden Informationen zu ergänzen. Sie müssen nur noch das Fenster schliessen und haben dann die Meldungen mit den jeweiligen Arbeitnehmern zur Verfügung. Überprüfen können Sie dies, indem Sie im Menü auf «Verwaltung der Arbeitnehmer» oder «Eine Meldung suchen» am linken Bildschirmrand gehen.

9 Profile verwalten Anschliessend muss die Person, die das Programm installiert, die verschiedenen Benutzer und Profile mit den jeweiligen Rechten konfigurieren. Um diese Konfiguration durchzuführen, müssen Sie entweder als Administrator oder als Benutzer mit den entsprechenden Rechten angemeldet sein. Wenn das Fenster nicht wie untenstehend angezeigt wird, müssen Sie sich als Administrator anmelden. Den Benutzerprofilen die gewünschten Rechte hinzufügen: Klicken Sie auf «Rechteverwaltung» unter dem Menü «Verschiedene». Klicken Sie auf die Registerkarte «Benutzer» und teilen Sie jedem Benutzer das gewünschte Profil zu. Ein Profil erfassen - Auf das Symbol klicken und «neues Profil» wählen. - Den Namen des Profils eingeben und auf klicken. - Dieses neue Profil im Drop-down Menü auswählen. - Auf das Symbol klicken und «Verwaltung der Unternehmen im Profil». - Wenn nötig die betroffene Firma im unteren Feld auswählen. - Auf den Pfeil klicken, um die Einheit / Firma zum ausgewählten Profil zuzuteilen. - Im Feld oben rechts für jedes Programm die gewünschten Benutzerrechte auswählen und auf klicken, um zu validieren.

10 Einen Benutzer erstellen Auf die Registerkarte «Benutzer» klicken: - Auf das Symbol klicken. - Die Daten des Benutzers vervollständigen. - Auf klicken, um zu validieren.

11 Modus «Einzelgesellschaft» oder «Mehrere Gesellschaften» Es wird automatisch das Programm für eine Einzelgesellschaft installiert. Im Modus «Einzelgesellschaft»: Sie arbeiten in einem Kontext von «Einheiten». Dies ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Einheiten: Dienststellen, Departemente Sie entscheiden selbst darüber, welche Bedeutung Sie dem Begriff «Einheit» geben wollen. Jedoch sind alle diese Einheiten einer einzigen Gesellschaft zugeordnet, so wie Sie dies beim erstmaligen Starten der Anwendung (siehe Verwaltungsorganisation) angegeben haben. Deshalb ist die Registerkarte «Diverse Angaben» nicht sichtbar. Im Modus «Mehrere Gesellschaften»: Sie werden für jede Gesellschaft nach folgenden Angaben gefragt: Policen-Nummer, UVG-Branche sowie weitere Informationen. Achtung: Werden Einheiten oder Gesellschaften hinzugefügt, so sind diese für die bestehenden Profile noch nicht zugänglich. Dazu müssen die Einheiten (Gesellschaften) zunächst vom «Supervisor»-Konto den Profilen zugewiesen werden, die das entsprechende Zugriffsrecht besitzen.

12 Wechsel von «Einzelgesellschaft» zu «Mehrere Gesellschaften» Sie müssen als Administrator angemeldet sein (wenn dies nicht der Fall ist, starten Sie das Programm noch einmal auf und melden Sie sich als Administrator an). Klicken Sie auf «Gesellschaftsinformationen» im Menü «Verschiedene»: Klicken Sie auf das Kästchen «Mehrere Gesellschaften» und klicken Sie auf Ok:

13 Daten der Firma ändern Unter der Option «Gesellschaftsinformationen» im Menü «Verschiedene» können Sie nicht nur von der Einzelgesellschaft auf «Mehrere Gesellschaften» umstellen, sondern auch die Angaben zu Ihrer Firma korrigieren, die beim Installieren des Programms angegeben wurden. Erstellen eines Arbeitnehmers - Klicken Sie auf die Option «Verwaltung der Arbeitnehmer» im Menü «Arbeitnehmer» links im Assistenten. - Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste, um einen Arbeitnehmer zuzufügen. - Geben Sie alle Daten in allen drei Registerkarten ein. - Klicken Sie auf, um zu validieren.

14 Erfassung und Suchen einer Unfall- oder Krankmeldung Erfassung einer Unfallmeldung (UVG-Unfall, Nicht-UVG-Unfall und UVG-Bagatellunfall) Klicken Sie auf «Eine Meldung erstellen» im Menü «Unfall». In der Symbolleiste auf klicken, um eine Meldung zu erstellen: - Wenn noch kein Arbeitnehmer erstellt wurde, müssen Sie dies jetzt tun. Bitte sehen Sie unter Erstellen eines Arbeitnehmers. - Wenn Sie die Arbeitnehmer schon erstellt haben, können Sie direkt eine neue Unfallmeldung registrieren. Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche «Hinzufügen» ( ) und wählen Sie anschliessend die gewünschte Meldungsart aus. Danach werden Sie aufgefordert, den Arbeitnehmer aus der Laufleiste auszuwählen. - Geben Sie anschliessend die verschiedenen Daten unter allen Registerkarten ein.

15 Suche einer Unfallmeldung - Klicken Sie auf «Eine Meldung suchen» im Menü «Unfall» und alle Meldungen werden angezeigt. - Sie können die Suche nach einer Meldung über einen Arbeitnehmer, ein Unternehmen oder einen Arbeitgeber ausführen. - Folgende Informationen werden angezeigt: 1. Liste der Arbeitnehmer, zu denen eine Unfallmeldung existiert. 2. Liste der Meldungen des ausgewählten Arbeitnehmers. 3. Informationen zur ausgewählten Meldung. Im Suchmodus können Informationen zur ausgewählten Meldung hinzugefügt oder geändert werden.

16 Erfassung einer Krankmeldung - Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche links im Assistenten «Eine Meldung erstellen» unter dem Menü «Krankheit». - -Wenn noch kein Arbeitnehmer erstellt wurde, müssen Sie dies jetzt tun. Bitte sehen Sie unter Erstellen eines Arbeitnehmers. - Wenn Sie die Arbeitnehmer schon erstellt haben, können Sie direkt eine neue Unfallmeldung registrieren. Wählen Sie bitte zunächst den Arbeitnehmer aus der Laufleiste aus und klicken anschliessend auf die Schaltfläche «Hinzufügen» ( ). - Erfassen Sie alle Daten in den verschiedenen Registerkarten. Suche einer Krankmeldung - Klicken Sie auf «Eine Meldung suchen» unter dem Menü «Krankheit» und alle Meldungen werden angezeigt. - Sie können die Suche nach einer Meldung über einen Arbeitnehmer, ein Unternehmen oder einen Arbeitgeber ausführen. - Folgende Informationen werden angezeigt: 1. Liste der Arbeitnehmer, zu denen eine Krankmeldung existiert. 2. Liste der Meldungen des ausgewählten Arbeitnehmers. Im Suchmodus können Informationen zur ausgewählten Meldung hinzugefügt oder geändert werden.

17 Hinzufügen eines Arztes beim Ausfüllen einer Unfall-/Krankmeldung Wenn bei der Erstellung einer Unfall-/Krankmeldung der Arzt nicht in der Liste enthalten ist, können Sie ihn über die Menüleiste hinzufügen. Mit dieser Schaltfläche Einen Auslandsort hinzufügen Das Programm kennt sämtliche Schweizer Orte. Weitere Orte können hinzugefügt werden. Wenn Sie eine unbekannte Postleitzahl eingeben, aktiviert sich das grüne Kreuz. Sie können dieses Kreuz dann anklicken, um den unbekannten Ort einzugeben und zu speichern.

18 Verwaltung der Arbeitnehmer Die Option «Verwaltung der Arbeitnehmer» unter dem Menü «Arbeitnehmer» gibt eine Übersicht über die registrierten Arbeitnehmer. Es werden angezeigt: 1. Liste der Einheiten und Gesellschaften. Erscheint nur, wenn es mehrere gibt. 2. Liste der der ausgewählten Einheit oder Gesellschaft zugeordneten Arbeitnehmer. 3. Informationen zum ausgewählten Arbeitnehmer.

19 Ansicht der Liste der Agenturen der Vaudoise Versicherungen Die Option «Verwaltung der Agenturen» im Menü «Versicherer» gibt eine Übersicht über alle Agenturen der Vaudoise Versicherungen. Es werden angezeigt: 1. Liste der Agenturen der Vaudoise Versicherungen nach Regionen. 2. Informationen über die ausgewählte Agentur. Sie können zu jeder Agentur einen Kontakt und eine -Adresse hinzufügen. Dies sind die einzigen Daten, die Sie ändern können.

20 -Konfiguration Um die zu konfigurieren, müssen Sie als Administrator oder mit einem Benutzerprofil, welches über die entsprechenden Rechte verfügt, angemeldet sein. Klicken Sie auf « -Konfiguration» im Menü «Verschiedene». Folgendes Fenster wird angezeigt: Liste der Einheiten und Gesellschaften. Nur sichtbar bei mehreren Einträgen. Konfigurationsangaben zum gewählten Eintrag. Klicken Sie auf, um die Daten zu ändern.

21 Installation auf mehreren Arbeitsplätzen Um von mehreren Arbeitsplätzen auf das Programm zugreifen zu können, können Sie eine entsprechende Installation vornehmen. Nachdem Sie die erste Installation auf einem Arbeitsplatz vorgenommen haben, installieren Sie das Programm auf allen anderen gewünschten Arbeitsplätzen. Während der Installation wählen Sie dasselbe Laufwerk, das Sie bei der ersten Installation gewählt haben. Kontakt bei Problemen Wenn Sie während der Installation oder während des Gebrauchs auf Probleme stossen, kontaktieren Sie bitte unseren Helpdesk: Per Oder per Telefon:

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