EuroSDS Produktbeschreibung

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1 Die Lösung vom Marktführer Für die zentrale Sterilgutversorgung sind Aspekte der Rechtssicherheit wie der Wirtschaftlichkeit in der Vergangenheit immer bedeutsamer geworden. Heute ist eine effiziente Arbeitsweise im Sinne eines Qualitätsmanagementsystems ohne moderne Informationstechnik nicht mehr denkbar, und auch in der Zukunft werden die Anforderungen an das Sterilgutmanagement weiter steigen. In den übersichtlichen Bildschirmmasken finden sich auch mit Computern unerfahrene Mitarbeiter schnell zurecht. Sollten doch mal Fragen übrig bleiben, dann hilft das Online-Handbuch ohne langes Suchen sofort weiter. Die Hilfetexte können aus jedem Dialog heraus geöffnet werden und zeigen gleich die richtigen Informationen zur aktiven Funktion. Wie bei jeder Investition ist es somit auch für die zentrale Sterilgutversorgung entscheidend, ein zukunftssicheres Informationssystem einzusetzen. EuroSDS ist die führende Systemlösung für das Sterilgutmanagement. Profitieren Sie mit den Entwicklern der IBH Datentechnik GmbH von fast zwei Jahrzehnten Erfahrung im Medizinsektor und über 400 Installationen im Bereich der Sterilgutmanagement und Prozessdokumentation. Mehr als nur Software EuroSDS ist ein modulares Informationssystem, das den unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Entscheider und Anwender in Ihrem Haus gerecht wird. Es führt die Bereiche Dokumentation der Aufbereitung, Steuerung der Sterilgut-Logistik und Instrumenten-Management zu einer Lösung für das Qualitätsmanagement zusammen. Die flexible Anpassung an Ihre individuelle Arbeitsweise ist dabei genauso selbstverständlich wie eine Integration in die vorhandenen Systeme. Dabei wurde in der Entwicklung von Anfang an größtes Gewicht auf leichte Verständlichkeit und einfache Bedienung gelegt. Beides ist für die Akzeptanz beim Einsatz in der in der täglichen Praxis von extremer Wichtigkeit. Der Sterilgutkreislauf Die Logistik im Sterilgutkreislauf wird lückenlos abgebildet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Ihre eigenen Instrumente, Leihinstrumentarium oder Implantate handelt. Alle Abläufe werden transparent und nachvollziehbar abgebildet. Auch der Transport von Sterilgütern außerhalb der ZSVA (z. B. von Station zu Station) lässt sich einfach nachvollziehen. Sie können Ort und Status einzelner Instrumente oder ganzer Siebe jederzeit ermitteln und wissen damit immer wo sich Ihre Sterilgüter befinden, mit Hilfe der EuroSDS Web-Info sogar von jedem (autorisierten) C omputer im Intra- oder Extranet. Da Sie die Logistikkette in Ihrer Sterilgutversorgung automatisch auswerten können, identifizieren Sie auch Optimierungspotential in Abläufen oder Beständen sehr schnell. So ist z. B. jederzeit schnell ersichtlich, wenn Siebe nicht wirtschaftlich genutzt werden oder sich bestimmte Reparaturen häufen. IBH Datentechnik GmbH 1

2 Selbstverständlich kann auch das Nutzungsverhalten der Kostenstellen analysiert werden, wodurch eine Berechnung der Leistungen ermöglicht wird. Die Auslastung der Geräte ist zügig dargestellt und die Prozesskosten lassen sich ermitteln. Verfügung. Durch die Temperatur- und C hemiebeständigkeit sind sie für die Beladungserfassung am Reinigungs- und Desinfektionsgerät (RDG) genauso ideal einsetzbar wie für die Erfassung am Sterilisator. Mit EuroSDS haben Sie die volle Transparenz über die Prozessparameter aller Geräte und Maschinen, die bei der Aufbereitung zum Einsatz kommen - und das zu jedem Zeitpunkt. Auch wenn Sie unterschiedliche Geräte-Hersteller und Typen einsetzen, bleiben die EuroSDS- Bildschirme trotzdem die gleichen, damit sich jeder schnell zurecht findet. Natürlich verfügt EuroSDS über Schnittstellen zu allen gängigen Reinigungsund Desinfektionsgeräten, Heißsiegelgeräten und Sterilisatoren. C hargen von alten Geräten ohne Schnittstelle können zudem in einfachster Weise manuell im System erfasst werden. Entscheiden Sie sich für den Einsatz einer mobilen Erfassungseinheit, so können Sie auch ortsunabhängig arbeiten. Dies kann z.b. für Arbeitsbereiche wie die Sterilgutannahme, die Kommissionierung im ZSVA-Lager oder die Erfassung im OP eine effiziente Lösung darstellen. Die Kennzeichnung der Sterilgüter kann auf sehr unterschiedliche Weise erfolgen. EuroSDS bietet die Möglichkeit der Identifikation mittels Barcode, Dot- oder DataMatrix-C odierung oder auch Transponder (RFID-"Chips"). Die im EuroSDS eingesetzte Transponder-Technologie geht dabei deutlich über die "normale" Identifikation hinaus, denn die "Chips" lassen sich an jedem Ort programmieren und stellen damit immer die aktuellsten Informationen zur Ins trument mit RFI D-TAG Mit EuroSDS haben Sie von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf die Dokumente des Qualitätsmanagements, die für die Sterilgüter wichtig sind. So lassen sich z.b. auf der unreinen Seite Beladungshinweise für den RDG automatisch anzeigen. Für den Packplatz sind wiederum andere Dokumente von Bedeutung als z.b. für die spätere Handhabung auf der sterilen Seite. Alle bereits vorhandenen elektronischen Dokumente können problemlos in EuroSDS integriert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Texte, Fotos oder Videos handelt. Die Bedienung aller EuroSDS-Bildschirmmasken kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen. So ist z.b. die Benutzung der Maus auf der unreinen Seite sicher nicht optimal: hier bietet sich z.b. eine Bedienung mittels Barcode- oder RFID-Scanner oder auch mittels Touchscreen an. Während des Packvorganges ist z.b. eine Fuß-Maus besser geeignet, weil Sie dadurch die Hände frei haben. Oder Sie 2 IBH Datentechnik GmbH

3 benutzen auch hier einen Touchscreen. Durch die Sprachausgabe von EuroSDS wissen Sie ohne hinzuschauen was geschieht. Service- und Lebensdauerzähler genauso wie Kommentare aus dem letzten Umlauf. Die Sterilgut-Annahme EuroSDS ermöglicht eine lückenlose und transparente Dokumentation auch in der die Sterilgut-Annahme. Das gilt sowohl auf Sieb- als auch auf Instrumenten-Ebene, je nachdem wie weit Sie Ihr Kontrollsystem ausbauen wollen. Falls gewünscht, so können Sie bereits bei der Annahme auf einen Blick erkennen, ob Siebe oder Instrumente mit besonderer Priorität aufbereitet werden müssen. Die Prioritäten, die durch farbliche Kennzeichnung dargestellt werden, können dabei sowohl dauerhaft als auch für einen bestimmten Zyklus (anforderungsbezogen) vergeben werden. Die Möglichkeit einer (begründeten) Aussonderung, z.b. für die Reparatur, bringt Schnelligkeit und Transparenz in Ihre Abläufe. Reinigung und Desinfektion Das EuroSDS-Modul für die Reinigung- und Desinfektionsgeräte (RDG) ermöglicht die Verknüpfung der Prozessparameter der Maschinen mit den Beladungsdaten auf Korb-, Sieb oder auch Instrumenten-Ebene. Letzteres z.b. für die Dokumentation der Endoskop-Aufbereitung. Alle Daten werden in der EuroSDS-Datenbank gespeichert, wodurch sich jederzeit und für jede Beladung nachvollziehen lässt, ob die erforderlichen Parameter der Reinigung und Desinfektion erreicht wurden. EuroSDS-Rücknahme Zusätzlich stehen Ihnen in der Annahmezone, in übersichtlicher Darstellung alle wichtigen Informationen zur Verfügung, wie z.b.: automatisch erscheinende Aufbereitungshinweise, Online-Dokumentation für RDG Für die Erfassung der Sterilgüter am RDG ist der Einsatz der modernen RFID- Technologie eine einfache und zweck- IBH Datentechnik GmbH 3

4 mäßige Lösung. Die Kennzeichnung von Sieben ist genauso möglich, wie die teurer Einzel-Instrumente. Eine genaue Rückverfolgung ist sichergestellt, da die Transponder für den RD-Prozess (Temperatur und C hemie) ausgelegt sind. Abhängig von den Möglichkeiten der im Reinigungsautomaten eingesetzten Steuerung wird eine Vielzahl von Reinigungs- und Desinfektionsparametern dokumentiert. Der mögliche Online- Zugriff über das Web-Info Modul gibt Ihnen auch hier Auskunft über den aktuellen Status des gerade laufenden Programms von überall im Netz. das gewünschte Set durch Freitexteingabe finden. Sofort erscheint eine Schnellübersicht aller wichtigen Informationen zum Set, wie z.b. Kommentare und Infos der letzten Bearbeitung, Eigentümer, RKI-Klassifizierung, Fotos, Arbeitsanweisungen und Verknüpfungen auf zusätzliche Dokumente. Der Packplatz Sind die Sterilgüter desinfiziert und damit gefahrlos zu handhaben, werden sie neu verpackt. Auch am Packplatz können Sie mit EuroSDS die Reihenfolge der Abarbeitung durch Prioritäten festlegen. Sie haben immer den Überblick, wie viele und welche Sets für die Sterilisation vorbereitet sind, denn nur wenn Sie den aktuellen Status kennen, können Sie Ihre Ressourcen richtig einsetzen. Wie detailliert der Verpackungsvorgang unterstützt wird, hängt von Ihren Vorgaben ab. Sie können jedem Sterilgut und jedem Set eine Individual-Nr. (Serien-Nr.) zuweisen. Selbst bei vielen gleichen Sieben wissen Sie dann immer ganz genau, welches sich gerade wo befindet. Die Auswahl der Sets für den Packvorgang geschieht am schnellsten durch Einlesen einer Barcode- oder RFID- Kennzeichnung. Sie können aber auch nach einer Vielzahl anderer Kriterien auswählen oder EuroSDS-Packlis te Der Packvorgang wird durch eine übersichtliche, grafische Packliste unterstützt. Somit lassen sich auch Siebe mit einer großen Anzahl Instrumente schnell und sicher packen. Alternativ-Instrumente können leicht ausgewählt werden, wenn ein Instrument nicht verfügbar ist oder repariert werden muss. Zu jedem Instrument können zudem viele weitere Informationen und Hilfestellungen angegeben werden, wie z.b.: Alternativ-Bezeichnungen, weil diese im Haus besser bekannt sind, Fotos oder Videos (eigene oder von Herstellern), Arbeitsanweisungen, Kommentare und Hinweise zum letzten Status, Bestände und Lagerorte, Umlauf- und Servicezähler. Stationsware oder Massenartikel können Sie mit EuroSDS auch "pauschal" dokumentieren, wenn eine detaillierte Positionsliste nicht benötigt wird. Je nach An- 4 IBH Datentechnik GmbH

5 wendungsfall sind Produktionsmenge der Sterilgüter und Anzahl von Barcode- Etiketten oder Transponder von Ihnen vorgegeben oder am Packplatz einzugeben. Da Sie in EuroSDS jedem Set (oder Instrument) eine Berechtigungsstufe zu ordnen können, stellen Sie in einfacher Form sicher, dass die Qualifikationen der Mitarbeiter - entsprechend der Vorgaben Ihres QM-Systems - eingehalten werden. Falls gewünscht, legen Sie darüber hinaus z.b. auch fest, wer unvollständige Siebe trotzdem freigeben darf. Dies sind Funktionen, die Sie sinnvoll und einfach auch für die Ausbildung und weitere Qualifikation in Ihrem Team einsetzen können. Alle dokumentierten Vorgänge sind im EuroSDS-Packprotokoll dauerhaft ersichtlich und jederzeit nachzuvollziehen. So können z.b. auch die Mitarbeiter im OP den aktuellen Status genau verfolgen, wenn Sie dies wünschen. Die Vorgangsinformationen werden auf ein Barcode-Etikett, direkt auf die Verpackung gedruckt oder optional auch in einem Transponder abgespeichert. Darin enthalten ist ebenfalls das vorgegebene Programm für den Sterilisator so werden automatisch die richtigen Sterilisationsparameter gewählt. wird am Sterilisator nur einmal der Bestückungswagen gescannt. Abhängig von Ihren Festlegungen in den Stammdaten eines Sterilgutes kann der Sterilisator automatisch ein Vorschlagsprogramm aufrufen, welches nur noch bestätigt werden muss. So haben Sie eine weitere Sicherheit vor Fehlbeladungen des Sterilisators. Unter einer eindeutigen, fortlaufenden C hargen- Nr. werden die Beladungsdaten sowie die Prozessdaten des Sterilisators angelegt. Wie schon beim Reinigungsvorgang, können Sie auch hier bereits während des Prozesses von jedem (autorisierten) Computer im Netzwerk den Status der C harge einsehen. Nach erfolgreich durchgeführtem Sterilisationsprozess werden alle Sterilgüter freigegeben. Da natürlich auch für diesen sehr entscheidenden - Arbeitsschritt eine besondere Berechtigung notwendig ist, können Sie mit EuroSDS immer leicht nachvollziehen, wer, welche Sterilgüter, wann inspiziert und freigeben hat. Die dokumentierte Freigabe kann dabei sowohl für einzelne Sterilgüter bzw. Siebe als auch für die gesamte Beladung erfolgen. Auch an dieser Stelle passt sich EuroSDS nahtlos Ihren organisatorischen Vorgaben an. Die Sterilisation Die Erfassung der Beladung am Sterilisator kann ebenfalls mit einem Barcode-Etikett oder einem Transponder (RFID-"C hip") erfolgen. Zur Vereinfachung reicht es aus, für mehrere Sterilgüter eine Sammelnummer für die komplette C harge zu erfassen, wenn schon am Packplatz die Beladung zusammengefasst werden konnte. Dann Die Ausgabe der Sterilgüter an Kostenstellen oder Mandanten Mit EuroSDS können Sie einzelne Sterilgüter, Siebe oder ganze Transporteinheiten automatisch einer voreingestellten Verbrauchsoder Transportkostenstelle - oder einem bestimmten Lagerort zubuchen. IBH Datentechnik GmbH 5

6 Natürlich besteht auch die Möglichkeit bestellte Güter fallweise an andere anfordernde Verbraucher auszugeben. Die Dokumentation kann rein elektronisch oder mittels eines zusätzlich ausgedruckten Lieferscheins erfolgen. In beiden Fällen bietet Ihnen EuroSDS die Möglichkeit, sich zusätzlich die Annahme der Güter auf Verbraucherseite (Station, OP oder externer Kunde) bestätigen zu lassen, oder falls gewünscht auch den Transportweg zu kontrollieren. Damit können Sie nicht nur die Ablieferung und Annahme aller Güter nachweisen, sondern optional auch Transportwege fakturieren, z.b. für Eil- oder Sondertransporte zu Ihren Abnehmern. Schließlich soll nichts abhanden oder durcheinander kommen, gerade dann nicht, wenn Sie für externe Kunden oder mehrere Häuser aufbereiten. Die Rückverfolgung vom Patienten zur Aufbereitung Die Auswertungen: Protokolle und Statistiken Alle dokumentierten Aufbereitungsprozesse können Sie inhaltlich in den EuroSDS-Protokollen nachprüfen oder mengenmäßig mit Hilfe der verfügbaren Statistiken auswerten. Dabei steht Ihnen eine große Anzahl von Funktionen und Auswertungskriterien zur Verfügung. Ob Sie eine Lagerbestandsanalyse, die Aufbereitungskosten zu einer bestimmten Operation oder eine Auswertung zu den Durchlaufzeiten benötigen, EuroSDS kann Ihnen all dies schnell und einfach zur Verfügung stellen. Die möglichen Auswertungskriterien reichen von Zeiträumen, über Anzahl der Sterilguteinheiten, Kosten und Kostenstellen bis hin zu Transportarten. Durch die Kombination der Kriterien können Sie sich Ihre ganz individuellen Statistiken erstellen. Bei Auswertungen, die Sie immer wieder benötigen, speichert EuroSDS die Suchkriterien für Sie ab. Über die eindeutige Vorgangsnummer von EuroSDS haben Sie immer den Nachweis, dass die zur Anwendung gekommenen Sterilgüter den Vorschriften entsprechend aufbereitet wurden. Die Vorgangsnummer kann über eine elektronische Schnittstelle, als Barcode auf einem Klebe-Etikett, oder auch mittels Transponder, in die Patientendokumentation einfließen. Über die EuroSDS- Datenbank sind damit immer alle oben beschriebenen Arbeitsschritte aufzufinden und miteinander verknüpft. Auswertungen Selbstverständlich können Sie alle Auswertungen exportieren und damit in Ihren betriebswirtschaftlichen Anwendungen für die Materialwirtschaft oder das 6 IBH Datentechnik GmbH

7 Controlling weiterarbeiten. Die Informationen in EuroSDS stehen in offenen Formaten zur Verfügung, damit Sie Ihre Daten so nutzen können, wie Sie es möchten. Die Stammdatenverwaltung Die EuroSDS-Bildschirmdialoge zur Anlage der Stammdaten sind nahezu selbsterklärend und so gestaltet, dass Ihnen die Erfassung zügig von der Hand geht. Möchten Sie eine Reihe ähnlicher Daten eingeben, können Sie Vorlagen definieren, damit Sie nur die unterschiedlichen Datenfelder anpassen müssen. Außerdem kann EuroSDS für Sie Seriennummern in Ihrem Format automatisch weiterzählen, so ist gar keine Eingabe mehr notwendig. nützliche Funktionen, wie z.b. der Freitextsuche. Jedes neue Instrument oder Bild, das Sie einmal einer Packliste hinzugefügt haben, steht danach automatisch in Ihrem "hauseigenen Katalog" zur Verfügung. Wenn Sie es das nächste Mal in einer Packliste benötigen, geht es noch schneller. IBH Datentechnik GmbH Mendelssohn-Bartholdy-Str Kassel Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Web: Je nach persönlicher Vorliebe ist die Bedienung auf verschiedene Weise möglich. Zum Beispiel können Sie Ihre Daten erfassen, ändern oder duplizieren, indem Sie die Maus (Bildschirmsymbole) oder die Tastatur (Tastenkürzel) benutzen. Sie pflegen falls gewollt im ersten Schritt nur die notwendigsten Angaben und können mit EuroSDS bereits Ihre Aufbereitung dokumentieren. Zusätzliche Informationen lassen sich später nachpflegen. Alle bereits (strukturiert) elektronisch erfassten Packlisten können in EuroSDS importiert werden, damit Sie keine Arbeit doppelt erledigen. Darüber hinaus sind in EuroSDS bereits standardmäßig die wichtigsten Kataloge der Instrumentenhersteller integriert, weitere lassen sich einfach hinzufügen. Damit können Sie Ihre Packlisten in einfacher Form direkt aus den Katalogen erstellen. Bei der Suche der Instrumente unterstützt Sie EuroSDS durch viele IBH Datentechnik GmbH 7

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