Erfolgs-Wissen. Die Moderations- Methode

Transkript

1 Erfolgs-Wissen Die Moderations- Methode von Prof. Dr. Walter Simon Leiter der Business Training University in Bad Nauheim Autor zahlreicher Fach-Artikel und Bücher, aus seinem Buch: GABALs großer Methodenkoffer Grundlagen der Kommunikation

2 Die Moderations-Methode Die Moderations-Methode unterstützt die Meinungsbildung und Entscheidungs-Findung in Gruppen. Das wird durch eine intensive Visualisierung des Diskussions- Verlaufs und der diskutierten Inhalte erreicht. Sie optimiert Gruppen-, Klein-Gruppen- und Einzel-Arbeit im Wechsel mit dem Plenum. Für die Moderation lassen sich viele Anwendungs- Möglichkeiten nennen, zumal die einzelnen Methoden je nach Bedürfnis entsprechend angepasst oder abgewandelt werden können. Wo es um die Strukturierung komplexer Probleme, Entscheidungsfindungen oder um den kommunikativen Austausch von Menschen-Gruppen geht, eignet sich die Moderations-Methode, Abläufe auf effiziente Weise zu organisieren. Außerdem eignet sich die Methode gut für die Durchführung von Planungs- und Bildungs-Veranstaltungen, da sie den Transfer von Wissen erleichtert und Informations- Transparenz herstellt. Sie kann Kongresse begleiten und den Austausch vieler Menschen zum Beispiel in Form von Informations- und Diskussions-Märkten organisieren. Bis in die 1970er Jahre hinein wurden Gesprächs-Runden durch einen Hierarchen geleitet. Dieser war angeblich kompetenter als die anderen und übernahm deshalb die Rolle des Entscheiders. Doch im Laufe der Zeit wollten Studenten, Mitarbeiter, Vereinsmitglieder etc. mitbestimmen und mitentscheiden. Hierarchische Verhältnisse wurden nicht mehr hingenommen, wie sie waren. In diesem Umfeld entstand die Moderations-Methode. Parallel dazu nahm in einer komplexer werdenden Gesellschaft das Bedürfnis nach Planung zu. Die Zahl der Unternehmens-Beratungen und Planungs-Stäbe stieg an, während ihre aufwendigen Untersuchungen und Gutachten jedoch nur selten erfolgreich umgesetzt wurden. Dies lag unter anderem am Fehlen einer geeignete Methode, mit der Wünsche und Bedürfnisse im Vorfeld und während der Planung adäquat erfasst werden konnten. Oft wurde an den Betroffenen vorbei geplant. Seite 1

3 Vor diesem Hintergrund entwickelten Eberhard Schnelle und seine Kollegen vom Quickborner Team die Metaplan- Methode. Sie war die Vorstufe der Moderations-Methode, die dann von ihm und anderen weiterentwickelt wurde. Diese Methode verbreitete sich zunächst unter Führungskräften und in der betrieblichen Weiterbildung. Später griff sie auf andere gesellschaftliche Bereiche über, so auf Sportvereine, gewerkschaftliche Fortbildungs- Veranstaltungen und vereinzelt auch auf Hochschulen. Der Moderator Die Rolle des Moderators wird oft mit der einer Hebamme verglichen, die das Kind nicht zur Welt bringt, sondern die Geburt unterstützt. Ähnlich helfen Moderatoren einer Gruppe, eigenverantwortlich zu arbeiten, die Lösungen für ihre Fragen oder Probleme selbst zu finden und sie umzusetzen. In dieser Rolle halten sie sich aus inhaltlichen Diskussionen weitestgehend heraus. Ein Moderator ist kein Dozent. Die Gruppe ist selber für das Ergebnis verantwortlich. Der Einsatz eines Moderators fördert den kommunikativen Austausch in der Gruppe. Er strukturiert und optimiert den Arbeitsverlauf möglichst ohne Intervention in den Inhalt. Der Moderator hat folgende Aufgaben wahrzunehmen: 1. Klärung der Ausgangssituation - Kurzer Problem-Aufriss mit Visualisierung - Anschieben der Einstiegs-Diskussion - Situationsbezogener Wissens-Input, Beantworten von Fragen 2. Steuerung der Gruppen-Arbeit - Aufgaben stellen und Rollen verteilen - Zeit-Budget und -verlauf beachten - Initiieren und Vorantreiben der Gruppen-Arbeit - Strukturieren und Ordnen der inhaltlichen Arbeit - Motivieren, Lenken von Aufmerksamkeit und Interesse - Normen setzen, Spielregeln einführen und kontrollieren Seite 2

4 3. Umgang mit gruppen-dynamischen Prozessen - Umgang mit Unterbrechungen, Ablenkungen und Störungen - Umgang mit Widerständen, Protesten und Zweifeln - Umgang mit Konflikten innerhalb der Gruppe 4. Lenken und Bewerten von Gruppen-Prozessen - Beobachten und Einschätzen des Gruppen-Klimas - Positive Beeinflussung des Gruppen-Klimas - Aufarbeiten von Verstimmungen Um diese Aufgaben zu erfüllen, sollte der Moderator sich mit eigenen Meinungen und Wertungen zurückhalten, Meinungen sichtbar und besprechbar machen, Informationen und Ideen von den Gruppen-Mitgliedern erfragen, Schwierigkeiten der Teilnehmer erkennen und durch gezielte Wissens-Vermittlung beheben, die Teilnehmer zu konstruktivem Feedback anleiten, durch vorsichtige Vermittlung Außenseiter integrieren. Jeder Teilnehmer bringt Bedürfnisse, Motive, Kenntnisse, Erfahrungen, Vorurteile, Sympathien und Antipathien in die Gruppe ein, die sein Verhalten bestimmen. Als Moderator müssen Sie auf die unterschiedlichen Persönlichkeiten eingehen und in der Lage sein, mit Verhaltensweisen und Situationen, die eine wirkungsvolle Teamarbeit behindern, souverän umzugehen. Sie sollten scheinbare Störungen, lebhafte Diskussionen, zeitweises Durcheinander und Konfrontationen zwischen Teilnehmern aushalten und tolerieren können, aber auch nicht zögern einzugreifen, wenn es notwendig ist. Seite 3

5 Visualisierung Die Visualisierung ist neben der sprachbasierten Moderation eines der beiden Standbeine der Moderations- Methode. Das ständige Sichtbarmachen und Bebildern des diskutierten Stoffes ist wesentlich für das Gelingen der Moderation. Die optische Darstellung soll die Sprache ergänzen, nicht ersetzen. Dadurch verringern sich die Anforderungen an das Gedächtnis, und der rote Faden wird erkennbar. Die stichwortartigen oder bildlichen Informationen an der Pinnwand bleiben ständig präsent. So entsteht ein gemeinsames Aufmerksamkeits-Zentrum. Das fördert die Aufnahme- Bereitschaft der Gruppe. Beiträge bleiben erhalten. Ein schreibender Teilnehmer hat außerdem die Gewissheit, dass sein Beitrag angekommen ist zumindest an der Tafel. Durch optische Unterstützung und Konzentration auf das Wesentliche können Sie auch schwierige Sachverhalte verständlich machen. Das verringert die Gefahr von Fehlinterpretationen und Konflikten. Auch ist der Stand der Diskussion jederzeit erkennbar. Wenn man die Struktur (zum Beispiel durch Linien) und die stichpunktartigen Inhalte der Diskussion vor Augen hat, werden Querverbindungen sichtbar. Die Probleme lassen sich so leichter analysieren und strukturieren. Die Teilnehmer können so in die Diskussion und die Lösungssuche aktiv einbezogen werden. Das steigert deren Identifikation mit den Lösungen. Seite 4

6 Materialien für die Visualisierung Zur Visualisierung können Sie eine Reihe von Hilfs-Mitteln einsetzen. Es handelt sich um: Pinn-Wände Die mit Packpapier bespannten Pinn-Wände dienen als Arbeitsfläche für die visuelle Kommunikation. Auf ihnen erarbeiten Sie Tableaus oder Collagen. Bilder oder beschriftete Kärtchen können Sie hier anheften bzw. später aufkleben. Auf das Pack-Papier können Sie direkt schreiben, und zwar Worte, Zahlen, Verbindungs-Pfeile, Skalen, Trenn-Linien und anderes mehr. Papp-Karten Für die Aussagen der Teilnehmer und zur Plakat-Gestaltung nutzen Sie Papp-Karten in verschiedenen Farben und Formen (Rechtecke, Kreise, Ovale). Auf rechteckige Karten (10 x 21 cm) schreiben die Teilnehmer ihre Beiträge. Runde und ovale Karten und längere Überschrifts-Streifen dienen der Strukturierung (Unterteilung, Hervorhebung, Haupt- und Zwischen-Überschriften). Klebe-Punkte Bei Abstimmungen, Meinungs-Abfragen etc. können Sie Klebepunkte in verschiedenen Farben und Größen einsetzen. Flip-Chart-Ständer und Flip-Chart-Papier Vorbereitete Flip-Charts dienen der optischen Unterstützung Ihrer Vorträge. Sie können auch Anweisungen für die Gruppen-Arbeiten enthalten. Bei Diskussionen im Plenum oder in der Gruppen-Arbeit nutzen Sie das Flip-Chart wie eine Tafel zum Festhalten von Beiträgen oder zur Vorbereitung einer Ergebnis-Präsentation. Filz-Stifte Die Karten werden mit verschiedenfarbigen Filz-Stiften beschriftet. Für Diskussions-Beiträge sind mittelstarke Filz- Stifte in den Farben Schwarz und Blau am besten geeignet. Andere Farben wie beispielsweise Grün und Rot sowie breitere Stifte eignen sich für Überschriften und Hervorhebungen. Hilfs-Materialien Zu den weiteren Hilfs-Materialien gehören Markierungs- Nadeln, Klebe-Stifte, Klebeband-Rollen und Scheren. Regeln für die Visualisierung Seite 5

7 Beachten Sie bei der Visualisierung folgende Regeln: Ihre Teilnehmer müssen freien Zugang zu Plakaten und Materialien haben, sodass sich auch jeder jederzeit schriftlich äußern kann. Bei der Gestaltung eines Plakates bedenken Sie bitte, dass die Visualisierung ein Lernziel hat. Die Plakate sind knapp und übersichtlich zu gestalten: Nicht zu viele Stichpunkte, Formen, Farben. Freiflächen sind wichtig für Ergänzungen. Sie ermöglichen die Mitarbeit der Gruppe. Die Strukturierung der Plakate erfolgt nach ihrer inneren Ordnung, zum Beispiel durch die Betonung der Oberpunkte. Farben und Formen sind Bedeutungsträger und sind dementsprechend gezielt einzusetzen. Lese-Gewohnheiten sind zu beachten, das heißt, Sie schreiben von links nach rechts, dann von oben nach unten. Die Größe der Schrift muss der Entfernung der Diskussions-Teilnehmer angemessen sein. Darstellungs-Arten Die im Folgenden genannten Darstellungs-Arten bieten sich insbesondere für die Arbeit in Klein-Gruppen an, während die Diskussion und Präsentation eher dem Plenum vorbehalten sind. Reihung Unter einer Reihung versteht man eine Addition von Visualisierungselementen. Sie bildet die Grundstruktur von Listen und Tabellen. Listen Listen sind das am häufigsten verwendete Visualisierungselement. Mit ihnen werden Erwartungen, Ideen, Probleme, Lösungsvorschläge und Tagesordnungspunkte aufgelistet. Die einzelnen Punkte einer Liste können später umgeordnet und bewertet werden. Seite 6

8 Tabellen Tabellen sind Listen, die Spalten und Zeilen gleichzeitig darstellen. Sie eignen sich, um einen schnellen Überblick über Beziehungen zwischen Elementen aus verschiedenen Kategorien zu geben. Dabei sollten die wichtigsten Schnittfelder der Übersichtlichkeit wegen gekennzeichnet werden, um auf sie dann näher eingehen zu können. Vier-Felder-Tafel Die Vier-Felder-Tafel gibt vor allem in der Klein-Gruppen- Arbeit der Diskussion eine klare Struktur. Auf der Pinnwand wird ein Vier-Felder-Koordinaten-System gezeichnet. Anschließend wird für jedes Feld eine Überschrift formuliert und eingetragen. Sie eignet sich besonders, um verschiedene Aspekte eines Themas aufzuzeigen, zum Beispiel Konflikte und eventuelle Lösungs-Möglichkeiten etc. Netz Ein Netz stellt eine gegliederte Gesamt-Übersicht her. Auf der Pinn-Wand wird das Thema in der Mitte schriftlich fixiert. Von hier ausgehend werden die Teilthemen durch Verästelungen platziert, dann weiter die Unter-Themen etc., sodass von innen nach außen gelesen wird. Durch diese netzförmige Übersicht werden die verschiedenen Aspekte eines Themas und auch deren Widersprüche deutlich. Die Übersichtlichkeit ermöglicht die Kategorisierung und das Herstellen von Beziehungen zwischen Unterpunkten. Betonung Mit der Betonung wird etwas hervorgehoben, also ein Blickfang geschaffen. Die Betonung gibt dem Auge einen festen Halt. Das geschieht durch eine Farbe, eine besondere Karten-Größe oder eine Umrandung. Seite 7

9 Frage- und Antwort-Techniken Frage- und Antwort-Techniken sollen in Verbindung mit der Visualisierung den kommunikativen Austausch der Gruppe erleichtern. Sie helfen, ein Problem klar und konkret zu formulieren. Die folgenden Methoden eignen sich für diese Phase. Karten-Abfrage An die Pinnwand wird eine Frage geschrieben wie zum Beispiel Wie reduzieren wir Abfälle? Die Teilnehmer schreiben nun auf Kärtchen ihre Antworten, und zwar pro Karte eine Antwort. Im Idealfall gibt jeder Teilnehmer eine Antwort. Diese werden dann geclustert, das heißt, sortiert und mit Überschriften versehen, die den Inhalt der entstandenen Rubriken grob kennzeichnen. Gruppen-dynamisch betrachtet werden so Ihre Teilnehmer aktiviert und Meinungs- Transparenz hergestellt. Zuruf-Frage Die Zuruf-Frage ähnelt der Karten-Abfrage. Im Unterschied zu dieser werden die Antworten nicht auf Kärtchen notiert, sondern dem Moderator zugerufen, der sie für alle sichtbar aufschreibt. Zuruf-Fragen eignen sich, wenn es auf kreative Vielfalt ankommt (Brainstorming-Effekt), kein Bedarf an Anonymität besteht, gegenseitige Anregungen erwünscht sind. Einpunkt-Fragen Bei dieser Technik schreiben Sie auf ein Plakat eine klar formulierte Frage wie zum Beispiel Wie stark bin ich an unserem Thema interessiert? Eine Skala oder ein Koordinaten-Feld ist in sehr interessiert, interessiert sowie wenig interessiert unterteilt. Hier kann der Teilnehmer nun mit einem Klebepunkt seine Antwort platzieren. Einpunktfragen eignen sich dazu, bei geringem Zeitaufwand Meinungen, Stimmungen oder Erwartungen sichtbar zu machen. Mehrpunkt-Fragen Bei dieser Technik schreiben Sie als Moderator wie bei Einpunkt-Fragen auf die Pinnwand eine klar formulierte Frage wie beispielsweise Wie wichtig sind Ihnen die einzelnen Kriterien? In einer Tabelle werden mehrere Kriterien zur Auswahl gestellt. Seite 8

10 Jedes Gruppen-Mitglied erhält eine bestimmte Menge von Punkten, die es frei auf der Tabelle verkleben kann. Die Anzahl der Selbstklebepunkte ist dabei abhängig von der Gruppen-Größe und von der Zahl der Alternativen. Durch Addition der jeweils in eine Zeile oder ein Clusterfeld geklebten Punkte können Rangfolgen gebildet werden, die zur Festlegung von Prioritäten dienen. Diese Methode schafft ein Meinungsbild der Gruppe sowie gegebenenfalls eine Gegenüberstellung unterschiedlicher Interessen. Die Moderation Eine Moderation ist selten vollständig planbar. Dazu sind sowohl die Teilnehmer als auch die Themen zu unterschiedlich. Als Moderator müssen Sie in der Lage sein, spontan und flexibel auf die Anforderungen der Situation zu reagieren. Ein starres Festhalten an einem Schema könnten Ihre Teilnehmer als Manipulation empfinden. Dennoch ist die sorgfältige Vorbereitung einer Moderation wichtig und möglich. Sie umfasst: 1. Klärung des Moderations-Auftrages: Vorgeschichte (die Entstehung der Situation, um die es geht), Problemlage, Teilnehmer der Veranstaltung; 2. Ziel-Setzung: vorläufige Bestimmung der Ziele und der angestrebten Ereignisse. Je klarer Ziele, Zwischen-Ziele und mögliche Schritte definiert sind, desto leichter fällt es Ihnen, in der Situation flexibel zu reagieren und das Konzept zu ändern, ohne dabei den roten Faden zu verlieren. 3. Programm-Planung: die zu durchlaufenden Phasen und das methodische Vorgehen; 4. Vorbereitung: entsprechend dem Programm planen Sie Zeit und Ort sowie Materialien, Geräte, Räume etc. Seite 9

11 Phasen einer Moderation Zur Orientierung der verschiedenen Phasen einer Moderation kann das nachfolgend beschriebene Ablauf- Schema nützlich sein. Für jeden der Schritte müssen Sie das geeignete methodische Vorgehen bestimmen. Welche Schritte jeweils die richtigen sind, hängt vom Inhalt, vom Ziel, von der Zusammensetzung und von den Erwartungen der Teilnehmer ab. 1. Einstieg Die Einstiegsphase dient der Orientierung über Sinn und Zweck sowie dem Ablauf der Veranstaltung, dem Klären von organisatorischen Fragen und der Hinführung zum Thema. Außerdem geht es um das gegenseitige Kennenlernen und Herstellen von persönlichen Beziehungen. Mit diesem Warm-up (Anwärmen) stimmen Sie Ihre Teilnehmer ein. 2. Themen sammeln Hier sammeln Sie zunächst alles, was eventuell besprochen werden könnte oder sollte. Sind die Themen von vornherein relativ klar, genügt eine Zuruffrage wie zum Beispiel Was müsste heute besprochen werden? Die Themen können Sie dann in einer Reihenfolge nummerieren, sodass eine Tagesordnung entsteht. 3. Themen auswählen Die entstandenen Oberbegriffe werden zu Fragen oder vollständigen Aussagen umformuliert und in eine Liste übertragen. So entsteht ein Themenspeicher. Dieser verschafft einen Überblick über die behandelten und noch zu behandelnden Themen sowie über deren Stellenwert im Gesamt-Zusammenhang. 4. Thema bearbeiten Die entstandenen Fragestellungen lassen Sie entweder parallel oder nacheinander in Klein-Gruppen bearbeiten, um sie dann in konkrete Maßnahmen umzusetzen. Eine Klein-Gruppe besteht meist aus drei bis fünf Personen. Sie ist nach Zufall, Themen-Interesse, Sympathie oder den Funktionen der Teilnehmer zusammengesetzt. In größeren Gruppen dominieren meist so genannte Wortführer, sodass sich viele Teilnehmer zurücknehmen und die Gesamtbeteiligung der Gruppe leidet. In kleineren Gruppen hingegen trauen sich auch schüchterne und unerfahrene Teilnehmer, aus sich herauszugehen und aktiv mitzuarbeiten. Seite 10

12 5. Maßnahmen planen Aufgrund der Ergebnisse bestimmen Sie anschließend die konkreten Maßnahmen und besprechen deren Umsetzung, das heißt, es wird beantwortet, wer was wann macht. 6. Abschluss Der Abschluss dient der Reflexion der Veranstaltung sowohl auf inhaltlicher als auch auf personeller Ebene. Mit diesem Stimmungsbarometer wird geklärt, ob die Arbeit effizient war, die persönlichen Erwartungen erfüllt wurden, wie sich die Teilnehmer in der Gruppe fühlten und ob das Ziel erreicht wurde. Angaben zum Autor Prof. Dr. Walter Simon studierte Wirtschafts- und Sozialwissenschaften und ist seit 20 Jahren als Trainer, Berater und Professor für Human Resources Management tätig. Er ist Leiter der Business Training University in Bad Nauheim und Autor zahlreicher Fach-Artikel und Bücher. Im GABAL-Verlag erschienen Weitere Informationen erhalten Sie bei BTU Business Training University Prof. Dr. Walter Simon Mittelstr. 19a Bad Nauheim Telefon: ( ) Fax: ( ) Internet: Seite 11

13 Ergänzende Literatur-Hinweise zum Thema Moderations-Methode: Klebert, Karin: Moderations-Methode. Das Standardwerk. Hamburg: Windmühle Verlag und Vertrieb von Medien Malorny, Christian: Moderationstechniken. Werkzeuge für die Teamarbeit. 2. Aufl. München: Hanser Schnelle-Cölln, Telse: Visualisieren in der Moderation. Eine praktische Anleitung für Gruppen-Arbeit und Präsentation. Hamburg: Windmühle Verlag und Vertrieb von Medien Schwiers, Jürgen: Seminar-Moderation. Aktivieren und Beteiligen im Seminar. Hamburg: Windmühle Verlag und Vertrieb von Medien Seifert, Josef W.: 30 Minuten für professionelles Moderieren. Offenbach: GABAL Seifert, Josef W.: Besprechungen erfolgreich moderieren. 8., völlig überarb. und erw. Neuausgabe. Offenbach: GABAL Seifert, Josef W.: Visualisieren Präsentieren Moderieren. 20. Aufl. Offenbach: GABAL Seite 12

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