Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation)

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1 Belegaufbewahrung nach 257 HGB Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation) KEINE BUCHUNG OHNE BELEG! 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). Einer der wichtigsten Sätze des Rechnungswesens lautet: "Keine Buchung ohne Beleg". Diese Aussage ist durchaus berechtigt, denn die Buchungen für Geschäftsvorfälle müssen stets nachvollziehbar sein. Die Korrektur von Fehlbuchungen kann nur anhand der Quittungen erfolgen. Allgemeine Belege müssen lt. 257 (4) HGB sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dienen sie jedoch Buchungszwecken verlängert sich die Aufbewahrungsdauer auf zehn Jahre. 257 (5) HGB deutet darauf hin, dass diese mit dem Abschluss des Kalenderjahres beginnen, in dem der Buchungsbeleg entstand. Quelle: (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. 2 Belegarten Externe Belege kommen von außen Belegarten Interne Belege selbsterstellte Belege Eingangsrechnungen Quittungen (Einkauf) Gutschriftsanzeigen für Rücksendungen von Lieferern Begleitschreiben zu Schecks oder Wechseln Sonstige buchungsrelevante Geschäftsbriefe Post-/ Bankbelege (Kontoauszüge) Postbelege (Paketkarten, Belege über den Kauf von Briefmarken ) Ausgangsrechnungen Quittungsdurchschriften (Verkauf) Durchschrift von Gutschriftsanzeigen an Kunden für Rücksendungen von Erzeugnissen Durchschriften von Begleitschreiben zu Schecks oder Wechseln Durchschriften von sonstigen relevanten Geschäftsbriefen Lohn- und Gehaltslisten Belege über Privatentnahmen Belege über Stornobuchungen, Umbuchungen und Abschlussbuchungen 3 4

2 Die Belegorganisation Reihenfolge der Belegbearbeitung: Reihenfolge bei der Buchung 1. Überprüfung der Belege 2. Ordnen der Belege nach Belegarten 3. Fortlaufende Nummerierung 4. Vorkontierung der Belege (BUCHUNGSSTEMPEL) ER 4711 Belege Grundbuch Vorkontierung Zeitliche Ordnung der Buchungen Hauptbuch Sachliche Ordnung der Buchungen Die Belegorganisation ist die Grundlage ordnungsgemäßer Buchhaltung! 5 6 Die Bücher der Finanzbuchhaltung I Die Bücher der Finanzbuchhaltung II Das Grundbuch (Journal) Erfassung von Eröffnungsbuchungen, laufenden Buchungen, Umbuchungen und Abschlussbuchungen in chronologischer Reihenfolge Die Nebenbücher: Kontokorrentbuch (Personenkonten für Kunden und Lieferer) Der Buchungssatz an! Lagerkartei (Lagerverwaltung für Bestände an RST, HST, BST ) Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Das Hauptbuch (Sachkonten) Erfassung aller Buchungen sachlich geordnet in Konten Anlagenkartei (Erfassung und Verwaltung von Gegenständen des Anlagevermögens) 7 8

3 Die Bücher der Finanzbuchhaltung III Kontokorrentbuch* (Personenkonten für Kunden und Lieferer): Kunden (Debitor) Lieferer (Kreditor) eigenes 5-stelliges Konto geführt Die Bücher der Finanzbuchhaltung IV Rechnungsausgang an Kunde UVW, brutto ,- Debitoren Kreditoren Das Umbuchen der Personenkonten auf die Konten 2400/ 4400 am Jahresende wird bei pc-gestützten Anwendungen automatisch vollzogen! 2400 (AR 4711) ,- an ,- an ,- Summe der Salden der Debitorenkonten Summe der Salden der Kreditorenkonten Saldo Konto 2400 (FLL) Saldo Konto 4400 (VLL) *conto corrente, ital. = laufende Rechnung 9 10 Die Bücher der Finanzbuchhaltung IV Die Bücher der Finanzbuchhaltung V Für den Kunden wird ein eigenes Konto geführt, auf dem alle Verkäufe an diesen erfasst werden! Rechnungsausgang an Kunde UVW (Debitorenkonto 10001), brutto , (AR 4711) ,- an ,- an ,- UVW (Debitorenkonto 10001) überweist den Rechnungsbetrag - AR in Höhe von , ,- an ,- Hinweis: Solange die AR 4711 von unserem Kunden nicht oder nur teilweise gezahlt worden ist, wird sie als Offener Posten (weiter-)geführt! 11 12

4 Die Bücher der Finanzbuchhaltung VI Die Bücher der Finanzbuchhaltung VI Für den Lieferanten wird ein eigenes Konto geführt, auf dem alle Einkäufe von diesem erfasst werden! Rechnungseingang für Rohstoffe von Lieferer XYZ, brutto , ,- an 4400 (ER 0815) ,- Rechnungseingang für Rohstoffe von Lieferer XYZ (Kreditorenkonto 60001), brutto , ,- an (ER 0815) , Die Bücher der Finanzbuchhaltung VII Die Bücher der Finanzbuchhaltung VIII Bei Finanzbuchhaltungsprogrammen (z.b. LEXWARE ) ist im laufenden Geschäftsgang eine Buchung auf den Konten 2400 und 4400 prinzipiell nicht möglich. Wir überweisen an Lieferer XYZ (Kreditorenkonto 60001) den Rechnungsbetrag - ER in Höhe von , ,- an ,- Buchung immer: 1000X an 5000 an an 6000X Verkauf Einkauf Hinweis: Solange die ER 0815 von uns nicht oder nur teilweise gezahlt worden ist, wird sie als Offener Posten (weiter-) geführt! Der Abgleich mit 2400 und 4400 geschieht automatisch am Ende des Geschäftsjahres. Die Debitoren- und Kreditorenkonten werden mit Ihren Offenen Posten zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres wieder angelegt! 15 16

5 Abkürzungen für Belege Kürzel Bezeichnung EB Eröffnungsbuchung SV Saldovortrag SVD Saldovortrag Debitor SVK Saldovortrag Kreditor SB Schlussbilanz GuV Gewinn und Verlust LO Lohnabrechnung GH Gehaltsabrechnung Kürzel Bezeichnung AR Ausgangsrechnung ER Eingangsrechnung ME Materialentnahmeschein PE Privatentnahme KB Kassenbeleg BA Bankauszug PA Postbankauszug.... Die Bücher der Finanzbuchhaltung Formulieren Sie nur die Buchungssätze Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 98, Seite 94! Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 99, Seite 95! Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 101, Seite 95ff! Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 104, Seite 105 ff! FS ler nach 2 ReWe-Stunden 17 18

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