Organisationsprojekte erfolgreich managen. [1] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co.

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1 Organisationsprojekte erfolgreich managen [1] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

2 Agenda Ein Rundflug durch die Projektmanagementumgebung bei KOMET Vorstellung KOMET Vorstellung Bereich Organisations- und Projektmanagement (OPM) Projektmanagement 360 gedacht der aktuelle Stand Im Tiefflug durch die Projektphasen Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Zurück mit Zwischenlandungen auf wichtigen Wegepunkten Ausblick Projektmanagement KOMET Weiterflug hinter den Horizont Blick auf das Projektportfolio und in das Ressourcencenter Im Schwebeflug über dem Portfolio Einblick in die Umgebung und Werkzeuge anhand eines fiktiven Projektes in der Echtumgebung Live am Steuerhebel durchs System [2] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

3 Vorstellung KOMET [3] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

4 Vorstellung Bereich OPM Organisations- & Projektmanagement (H. Zock) Projektmanagement (H. Rosowski) (H. Klein) Prozessmanagement (H. Zock i.p.u.) (H. Glietz) [4] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

5 Im Tiefflug durch die Projektphasen [5] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

6 Projektmanagement 360 Project Server [6] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

7 Projektmanagement 360 Phasenübergreifend Project Server Erfassung und Koordination aller Projektaktivitäten unternehmensweit Ausrichtung aller Projekte an der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen Abstimmung von Projekten und Projektideen mit dem Ziel der Verhinderung von Parallel- /Doppelaktivitäten Gezieltes einsteuern von Projekten hinsichtlich vorhandener Ressourcen und terminlichen Anforderungen (möglichst) bereits in der Budgetierungsphase Effiziente Projektabwicklung anhand von definierten Standards Zentrales Ressourcenmanagement unternehmensweit Plattform für Projektcontrolling, BI und Business Development [7] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

8 Projektmanagement 360 Phase 0: Vorprojektierung Projekterfassung, -beschreibung im [PROJEKTANTRAG] Abstimmung der Inhalte und der weiteren Vorgehensweise in der Managementrunde Optionale Durchführung von Stakeholderanalyse und Risikomanagement Project Server Definition der Rahmenbedingungen und Übergabe der Projektverantwortung an Projektleiter und Auftraggeber (Klärung der Ressourcenverfügbarkeit) Projektkonkretisierung/ Benennung des Projektteams nach Abstimmung mit Fachbereichen, auf Basis der Ressourcenverfügbarkeit Definition und Freigabe [PROJEKTAUFTRAG] durch alle Beteiligten der Managementrunde => Meilenstein 0 [8] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

9 Projektmanagement 360 Phase 1: Projektplanung Projektplanung: Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten, Kosten im Projektteam Project Server Ressourcenplanung/ -abstimmung unter Berücksichtigung von geplanten Abwesenheiten und verfügbaren Kapazitäten Konkretisierung/ Ausarbeitung [PROJEKT- PFLICHTENHEFTES] inkl. Freigabe durch AG, PL und OPM (bei Abweichungen >10% auch durch MR) => Meilenstein 1 [9] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

10 Projektmanagement 360 Phase 2: Projektdurchführung Koordiniertes abgestimmtes Abarbeiten der Aufgabenpakete Erfassung der Ist-Aufwände (Kosten, Arbeit) Project Server Jederzeit Transparenz und Sicherheit bzgl. Ressourcenverfügbarkeit für Vorgesetzten, Projektleiter und Teammitglied für z.b. notwendige Anpassungen Transparenz für MR, OPM, Auftraggeber über Ampelfunktionen und Reporting (z.b. monatliche Statusberichte) Projektcontrolling/ Eckdatenhistorie (z.b. Kostenentwicklung) Eskalation von Abweichungen über OPM oder ggf. MR (ggf. Change Request) [10] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

11 Projektmanagement 360 Phase 3: Projektabschluss KickOut/ Projektnachbetrachtung (Lerneffekte) Ggf. Definition von Folgeaktivitäten (Termin und Zuständigkeit) Project Server Projektnachnachhaltigkeitskontrolle (Termin und Zuständigkeit) Definiertes und abgestimmtes Projektende (Entlastung des Projektteams) Freigabe Projektende durch AG, PL und OPM [PROJEKTABSCHLUSSBERICHT] => Meilenstein 3 [11] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

12 Aktueller Status Projektmanagement KOMET Projektmanagement-Kultur ist akzeptiert und wird gelebt Projekt Server-Instrumente werden gelebt Projectcenter mit Ampelfunktionen Ressourcenmanagement Zeiten- und Ist-Kostenerfassung Budgetierung/ Projektcontrolling Berichtswesen/ Reporting/ Reportingcenter für MR Folgeaktivitäten, Nachhaltigkeitskontolle Team OPM-Projektmanagement + PL-Netzwerk greift [12] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

13 Aktueller Status Projektmanagement KOMET KOMET-Projektmanagement in Zahlen: 85 abgeschlossene Projekte 5 abgebrochene Projekte Z.Zt. 17 aktive Projekte Weitere 13 Projekte für Start in 2015 geplant Durchschnittlich ca. 20 Projekte parallel Durchschnittliche Projektlaufzeit beträgt ca. 1 Jahr [13] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

14 Zurück mit Zwischenlandung an wichtigen Wegepunkten [14] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

15 Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Ressourcen- Management Kosten- Management Reporting & Nachhaltigkeits- Management Project Server OPM [15] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

16 Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Ressourcen- Management Kosten- Management Reporting & Nachhaltigkeits- Management Project Server OPM [16] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

17 Ausgangssituation Gesellschafterinnen Geschäftsführung Vertrieb F+E PW COR Logistik IT Technik [17] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

18 Einführung OPM Gesellschafterinnen Geschäftsführung OPM P r o z e s s s t r a n g Vertrieb F+E PW COR Logistik IT Technik [18] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

19 Kernpunkte & Lessons Learned Ziele Vermeidung von Doppelaktivitäten Kanalisierung der durchgeführten Aktivitäten Ausrichtung an Unternehmenszielen mit gesamtheitlichem Blick Kernpunkte Einführung eines SharePoint-Arbeitsbereichs für jedes Projekt Organisation eines Projektteams (inkl. PL aus allen Bereichen) Planung mit Project Professional Definierter, workflowgestützter Prozess auf Basis von InfoPath-Formularen und Nintex-Workflow Lessons Learned Isolierter Teamarbeitsbereich sehr wichtig Planungsdenke muss erst in die Köpfe [19] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

20 Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Ressourcen- Management Kosten- Management Reporting & Nachhaltigkeits- Management Project Server OPM [20] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

21 Kernpunkte & Lessons Learned Ziele Konsolidierung der Projekte auf Portfolioebene Gesamtbild für GL, MR & OPM Ressourcen- und Kostenmanagement vorbereiten Kernpunkte Einführung der Project Server Umgebung Project Center mit Blick auf alle laufenden Projekte Automatische Ampelfunktionen für wichtigen Dimensionen Erweiterung des Workflows um Change Request Aufbau neues Projektleiter-Netzwerk Lessons Learned Mächtiges aber auch komplexes Werkzeug nicht unterschätzen Nicht alle Anforderungen sind mit Bordmitteln machbar gelegentliche PL-Tätigkeit ist schwer umsetzbar [21] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

22 Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Kosten- Management Reporting & Nachhaltigkeits- Management Project Server Ressourcen- Management OPM [22] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

23 Kernpunkte & Lessons Learned Ziele Jederzeit Überblick auf Ressourcen aus Perspektive Projektmanagement Realistische Planung von Projekten Kernpunkte Einführung der systemgestützten Reservierung von Ressourcen Ressourcencenter mit Blick auf ausgewählte Ressourcen (z.b. Bereich) Automatische Warnfunktionen im Falle der Überlastung Definierter Umgang bei Engpassressourcen inkl. Regeln Eskalation Einführung Zeitenrückmeldung Berücksichtigung Zeitwirtschaft-Abwesenheiten Lessons Learned Bordmittel Rückmeldung nicht optimal Einführung Add On Track Timesheet Rückmeldekultur muss erst ankommen [23] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

24 Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Ressourcen- Management Kosten- Management Reporting & Nachhaltigkeits- Management Project Server OPM [24] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

25 Kernpunkte & Lessons Learned Ziele Jederzeit Transparenz über Kostensituation Forecast für die Finanzplanung Kernpunkte Fokus auf externe Kosten Anlage von Projekten im ERP-System Zentrale Kostenstelle für Projekte Definierter Freigabeworkflow über PL und OPML Anlage von Kostenressourcen Lessons Learned Es müssen eine Vielzahl unterschiedlicher Fälle berücksichtigt werden Es konnte auf vorhandene Strukturen aufgesetzt werden [25] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

26 Entwicklung Projektmanagement bei KOMET Ressourcen- Management Kosten- Management Reporting & Nachhaltigkeits- Management Project Server OPM [26] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

27 Kernpunkte & Lessons Learned Ziele Nutzung der gesammelten Daten Nachhaltigkeit der erarbeiteten Ergebnisse sicherstellen Kernpunkte Zielgruppen für das Reporting sind MR, OPM, PL und TM Reporting auf Projekt- und Portfolioeben Nachhaltigkeitskontrollen zentral verwaltet Systemgestützte Lösung eingeführt Lessons Learned Daten müssen überprüft werden Bordmittel teilweise vorhanden komplexe Abfragen brauchen Know-How [27] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

28 Weiterflug hinter den Horizont [28] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

29 Ausblick Projektmanagement KOMET Zukünftige Optimierungsfelder: Steigerung der Kostentransparenz Optimierung der Kosten- und Termineinhaltung Effizienzsteigerung Ausbau des Ressourcenmanagements Ausbau Nutzung weiterer Bordmittel zu Risiken, Problemen, [29] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

30 Im Schwebeflug über dem Portfolio [30] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

31 Das Projektportfolio auf einen Blick [31] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

32 Das Projektportfolio auf einen Blick [32] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

33 Verfügbare Kapazität auf einen Blick [33] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

34 Einblick Reporting [34] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

35 Live am Steuerhebel durchs System [35] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

36 Projektdetailseiten Alle Informationen auf einen Blick Frei konfigurierbar [36] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

37 Projektwebseite Je Projekt eine Teamseite (Sharepoint) Frei konfigurierbar Dokumentenverzeichnis Weitere Elemente möglich Kalender Aufgaben Risiken, etc. [37] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

38 Projektplan Teilung in: Termine Ressourcen Kosten Rückmeldung per Zusatztool [38] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

39 Statusbericht Infopathdokument Zieleinhaltungsampeln MTA Gesamteindruck Fazit/Verbesserungsvorschläge Abweichungen/Blockaden [39] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

40 Abschlussbericht MTA Übersicht Kosten und Termine Gesamteindruck Fazit & Verbesserung Nachfolgeaktivitäten Nachhaltigkeitskontrolle(n) n) [40] Organisationsprojekte erfolgreich managen 8. Dezember 2014 GEBR. BRASSELER GmbH & Co. KG

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