Leitfaden zur Online-Antragstellung

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1 Leitfaden zur Online-Antragstellung Die Antragstellung für das Programm STIBET II Modellprojekte zur Verbesserung der Willkommenskultur erfolgt ausschließlich online über das DAAD Portal: 1. Allgemeine Informationen Um Ihnen das Ausfüllen der Online-Formulare zu erleichtern, haben wir für Sie den nachfolgenden Leitfaden erstellt. Bitte beachten Sie neben den Hinweisen in diesem Leitfaden auch die auf der Startseite der Projektförderung im Portal hinterlegten Hinweise zum Ausfüllen von Formularen im Portal. Dazu vorab der Hinweis, dass die grau-unterlegten Felder bereits vorbelegte Formularfelder sind und sich nicht ausfüllen lassen. Bei Fragen zu den technischen Voraussetzungen oder Problemen können Sie sich an die speziell hierfür eingerichtete Hotline wenden: 0228/ , werktags von 9:00 bis 12:00 Uhr und 14:00 bis 16:00 Uhr oder per Mail an 2. Anmeldung und Registrierung Sofern Sie noch nicht im Portal registriert sind, bitten wir Sie unter dem Punkt Registrieren ein Benutzerkonto einzurichten. Hier müssen Sie für die weitere Bearbeitung im Portal Ihre persönlichen Daten aufgeben und sich ein Passwort vergeben. Danach melden Sie sich bitte mit Ihrer -Adresse und dem Passwort im DAAD-Portal an. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite im DAAD-Portal. Hier finden Sie weitere Hinweise und Anleitungen mit jeweiligen Links zu: Mitteilungen zum Projekt, Projektassistenten, Technische Voraussetzungen und Ausfüllen von Formularen. 1

2 3. Projektantrag stellen Nach erfolgreicher Anmeldung im Portal klicken Sie nun in der blauen Menüleiste erst auf Projektförderung und dann auf Projektantrag. Programmauswahl In der Programmauswahl können Sie nun als a) Projektverantwortlicher oder als b) Projektassistenz für einen Projektverantwortlichen einen Antrag stellen. a) Projektverantwortlicher b) Projektassistenz für einen Projektverantwortlichen STIBET II Modellprojekte Im Drop-Down-Menü wählen Sie das entsprechende Förderprogramm und Zielland aus. 2

3 Förderantrag Nun klicken Sie weiter in den Förderantrag. Seite 1: Allgemeine Angaben zum Förderantrag Förderprogramm: Zielland: Bewerbungsfrist: Erstantrag: Maßnahmen-Beginn: Maßnahmen-Ende: Fächergruppe: Studienfach: Kurzbezeichnung: Beschreibung: Hier erfolgt keine manuelle Eingabe. Diese Zeile ist schon vorbelegt. Hier erfolgt keine manuelle Eingabe. Diese Zeile ist schon vorbelegt. Hier erfolgt keine manuelle Eingabe. Diese Zeile ist schon vorbelegt. Da es sich um ein neues Programm handelt, wählen Sie bitte Erstantrag aus. Bitte tragen Sie hier den Zeitpunkt ein, ab dem voraussichtlich mit der Fördermaßnahme begonnen werden soll. Frühestens jedoch der Bitte tragen Sie hier den Zeitpunkt ein, bis zu dem voraussichtlich die Fördermaßnahme beendet sein soll. Spätestens jedoch der Hier im Drop-Down-Menü bitte Studienfach übergreifend wählen. Hier im Drop-Down-Menü bitte Studienfach übergreifend wählen. Bitte geben Sie hier den Namen des Projektes an. Alternativ können Sie hier auch STIBET II Modellprojekt zur Verbesserung der Willkommenskultur eintragen. Da Sie noch eine ausführliche Projektbeschreibung (siehe Anlage zur Ausschreibung) mit einreichen müssen, fügen Sie an dieser Stelle bitte nur folgenden Text ein: Die Verbesserung der Willkommenskultur für ausländische Studierende ist ein wesentliches Element für die Attraktivität des Studienstandorts Deutschland. Gute Integration am Hochschulort sowie Studienbedingungen, die für den Studienerfolg förderlich sind, sind Voraussetzung dafür, dass Studierende ein positives Deutschlandbild entwickeln, später mit Deutschland in Verbindung bleiben oder als Fachkräfte für den Arbeitsmarkt gewonnen werden können. Um die Willkommenskultur für die ausländischen Studierenden und die Betreuungsangebote zu verbessern, sollen durch die neue aus Mitteln des Auswärtigen Amtes finanzierte Programmkomponente STIBET II Modellprojekte zur Verbesserung der Willkommenskultur gefördert werden. 3

4 Seite 2-3: Angaben zum Antragsteller Bundesland: Ort: Institution: Andere Institution: Leiter/in der Institution: Bankverbindung: Hier im Drop-Down-Menü bitte Ihr entsprechendes Bundesland auswählen. Hier im Drop-Down-Menü bitte Ihren entsprechenden Hochschulort auswählen. Hier im Drop-Down-Menü bitte Ihre Hochschule auswählen. Falls Ihre Hochschule in dem Drop-Down-Menü noch nicht angeboten sein sollte, haben Sie hier die Möglichkeit, diese manuell einzugeben, in dem Sie zuerst das weiße Kästchen ankreuzen und dann die Institution in dem Feld rechts neben dem Kästchen eintragen. Alle hier vorgesehenen Felder werden automatisch über die DAAD- Datenbank abgemischt und ausgefüllt. Eine manuelle Eingabe ist hier nicht möglich. Hier bitte die Bankverbindung (ohne Leerzeichen) Ihrer Hochschule angeben. Auf dieses Konto werden nach Bewilligung die Zuwendungssumme bzw. die jeweiligen Teilanforderungen überwiesen. Projektverantwortliche/r: Alle hier vorgesehenen Felder werden automatisch aus den von Ihnen bei der Anmeldung eingegebenen Daten übernommen. Ausnahme: Im Feld Fakultät, Institut, etc. ist eine manuelle Angabe zwingend erforderlich. Weitere Kontaktperson: Ggf. Ansprechpartner/in der Verwaltung: Hier können Daten zum Beispiel zu einer/einem zweiten Projektverantwortlichen oder zu einer für die Koordinierung des Studiengangs zuständigen Person eingegeben werden (keine Muss- Felder). Diese Daten sollen dann ausgefüllt werden, wenn für die finanzielle Abwicklung nicht die oder der Projektverantwortliche oder eine weitere für dieses Programm zuständige Person verantwortlich sind, sondern zum Beispiel ein/e Mitarbeiter/in des Auslandsamtes (keine Muss-Felder). 4

5 Finanzierungsplan Bei STIBET II - Modellprojekte handelt es sich um eine Vollfinanzierung, d.h die Zuwendung deckt die gesamten zuwendungsfähigen Ausgaben. Eigenmittel des Zuwendungsempfängers oder fremde Mittel werden nicht eingesetzt. Seite 1: Allgemeine Angaben, Gesamt-Einnahmen Alle unter A Allgemeine Daten werden automatisch aus dem Antragsformular übernommen und bei B Gesamt-Einnahmen die DAAD-Zuwendung automatisch aus den nachfolgenden Seiten eingefügt. 5

6 Seite 2: Gesamt-Ausgaben Die C Gesamt-Ausgaben umfasst die Zusammenstellung aller Ausgabearten, deren Summen aus den nachfolgenden Seiten generiert werden. Seite 3: 1.1 Personal im Inland Bitte tragen Sie hier die beantragten Mittel für die Projektkoordination ein bzw. Mitarbeiter, der antragstellenden Institution, die dort hauptberuflich Arbeiten und für das Projekt tätig sind. Funktion/Aufgaben/Status Entgeltgruppe Stufe Projektbezogener Stellenanteil (%) Projektbezogene Brutto-Bezüge (einschl. AG-Anteil) Zeitraum Anzahl der Personen Wissenschaftliches Personal, Nicht wissenschaftliches Personal, Wissenschaftliche Mitarbeiter Angabe der tarif- bzw. besoldungsrechtlichen Einordnung der/ des Beschäftigten Angabe der tarifrechtlichen Entwicklungsstufe bzw. der besoldungsrechtliche Stufenzuordnung Anteil an einer Stelle, der zur Durchführung des Projekts erforderlich ist oder eingesetzt wird. Angabe des Betrages, der vom DAAD (ganz oder teilweise) von dem Brutto-Entgelt (einschließlich der Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung) übernommen werden soll Angabe des voraussichtlichen Zeitraums mit Anfangs- und Enddatum (TTMMJJJJ) der Beschäftigung für das Projekt. 6

7 Seite 4: 1.2 Hilfskräfte im Inland Bitte tragen Sie hier die beantragten Mittel für wissenschaftliche Hilfskräfte und/oder studentische Hilfskräfte ein, die das hauptberufliche wissenschaftliche und nicht wissenschaftliche Personal bei der Durchführung des Projekts unterstützen sollen. Funktion/Aufgaben/Status Gesamtstunden im Förderzeitraum Stundensatz Zeitraum Anzahl der Personen studentische und/oder wissenschaftliche Hilfskräfte Anzahl der voraussichtlich zu leistenden Arbeitsstunden der Beschäftigten während des beantragten Projektzeitraums. Angabe des Betrages der pro Stunde als Entgelt gezahlt wird Angabe des voraussichtlichen Zeitraums mit Anfangs- und Enddatum (TTMMJJJJ) der Beschäftigung für das Projekt. Seite 5: 2.1 Honorare Bitte tragen Sie hier die beantragten Mittel für Honoraraufträge ein. Funktion/Aufgaben/Berechnungsgrundlage Zeitraum Anzahl der Personen Inhalt und Gegenstand des Vertrages (Werk-, Dienstleistungs-, und Werklieferungsvertrag). Zusammensetzung/Errechnung des vertraglich vereinbarten Betrages (dies kann auch ein Gesamt-/Festbetrag sein). Angabe des voraussichtlichen Zeitraums mit Anfangs- und Enddatum (TTMMJJJJ) der Beschäftigung für das Projekt. 7

8 Seite 6: 2.2 Mobilität Projektpersonal Bitte tragen Sie hier die beantragten Mittel für Fahrtkosten im Rahmen der Projektdurchführung für Beschäftigte (s. Ausgabeart 1 - Personal) der antragstellenden Institution ein. Das Bundesreisekostengesetz (BKRG) gilt hier als Grundlage. Qualifikation/Funktion/Status Zielort/-land Grund des Aufenthaltes Berechnungsgrundlage siehe Ausschreibung/Förderrichtlinie Zeitraum Anzahl der Personen Projektpersonal (z.b. Projektverantwortliche/r, Projektassistenz, etc.) Zielort der Reise Hinweis: Im Rahmen von STIBET II nur innerhalb Deutschlands Begründung für den Aufenthalt geplanter Betrag. Sofern noch nicht genau bekannt Schätzwert. Angabe des voraussichtlichen Zeitraums mit Anfangs- und Enddatum (TTMMJJJJ) der Beschäftigung für das Projekt. Seite 7: 2.3 Aufenthalt Projektpersonal Bitte tragen Sie hier die beantragten Mittel für Unterbringungs- und Verpflegungskosten (z. B. Tage- und Übernachtungsgeld) für Beschäftigte der antragstellenden Institution (s. Ausgabeart 1 Personal) ein. Das Bundesreisekostengesetz (BKRG) gilt hier als Grundlage. Qualifikation/Funktion/Status Zielort/-land Grund des Aufenthaltes Berechnungsgrundlage siehe Ausschreibung/Förderrichtlinie Anzahl (Tage / Monate) Anzahl der Personen Projektpersonal (z.b. Projektverantwortliche/r, Projektassistenz, etc.) Zielort der Reise Hinweis: Im Rahmen von STIBET II nur innerhalb Deutschlands! Begründung für den Aufenthalt geplanter Betrag. Sofern noch nicht genau bekannt Schätzwert. Dauer des Aufenthaltes in Tagen/Monaten. Sofern noch nicht genau bekannt Schätzwert. 8

9 Seite 8: 2.4 Sachmittel Inland/Ausland Bitte tragen Sie hier die Sachmittel ein, die für die Durchführung der beantragten Maßnahmen (z.b. Veranstaltungen, Exkursionen, Schulungen etc.) benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass für STIBET II ausschließlich Inlandsausgaben gelten. Bei Bewirtungskosten ist die Bewirtungsobergrenze von 30,68 EUR pro Person zu beachten. Art der Ausgabe Berechnungsgrundlage siehe Ausschreibung/Förderrichtlinie Anzahl der in Art der Ausgabe beschriebenen Gegenstände oder Leistungen Bezeichnung des Gegenstands oder der Leistung (Anschaffungen, Druckerzeugnisse etc.) oder ggf. Bezeichnung der geplanten Maßnahme (z.b. Veranstaltung, Exkursion, Sprachkurse etc.) Tatsächlicher/geplanter Betrag. Sofern noch nicht genau bekannt Schätzwert. Hinweis zum Finanzierungsplan Nachdem Sie die Seiten 3-8 ausgefüllt haben, überprüfen Sie bitte noch einmal die Seite 2 C Gesamt-Ausgaben. 9

10 Anlagen Laden Sie bitte nun die 3 vorgegebenen Anlagen hoch. Bitte beachten Sie, dass es sich um pdf- Dateien handeln muss! Folgende Anlagen sind dem Antrag und Finanzierungsplan an dieser Stelle beizufügen: 1. Projektbeschreibung (Anlage 1 Formular auf DAAD-Homepage) 2. Meilensteinplanung (Anlage 2 Formular auf DAAD-Homepage) 3. Befürwortung des Projektantrags durch die Hochschulleitung (Anlage 3 Formular auf DAAD-Homepage) ** Bei Anlage 1 wählen Sie als Anlageart Projektbeschreibung aus und nehmen als Vorlage unbedingt das Formular auf der DAAD-Homepage. ** Bei Anlage 2 und 3 wählen Sie als Anlageart bitte Sonstige Anlagen aus. Hier können Sie die beiden Formulare auf der DAAD-Homepage als Vorlage nutzen. Übersicht Wenn alle Angaben im Antragsformular und im Finanzierungsplan vollständig sind, erscheint bei allen 5 Punkten ein grünes Quadrat. Der Antrag ist nun vollständig und kann abgesendet werden. STIBET II Modellprojekte 10

11 4. Checkliste Die Checkliste bezieht sich auf die notwendigen Unterlagen/Dokumente, die dem DAAD fristgerecht für einen vollständigen Antrag vorliegen müssen (Deadline: ). Dokumente/Unterlagen Formular Zuwendungsantrag Formular Finanzierungsplan Vorlagen unter: DAAD-Onlineportal DAAD-Onlineportal Formular Projektbeschreibung DAAD-Homepage, Anlage 1 Meilensteinplanung DAAD-Homepage, Anlage 2 Befürwortung des Projektantrags durch die Hochschulleitung DAAD-Homepage, Anlage 3 Stand: März