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1 Digitale Archivierung aus Sicht der Logistik Heidelberger Archivtage Treffen der GMDS Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen M. Bermann Abteilungsleitung Zentrale Logistik SC 4

2 Archivmanagement in der Zentralen Logistik I. Organigramm Einkauf und Logistik II. III. IV. Grundsätzliches Intention Potentialanalyse V. Projektziel VI. VII. VIII. Projektierung Umsetzung Probleme & Lösungen 2

3 I. Organigramm 3

4 II. Grundsätzliches Integration aller Bereiche in eine horizontale Versorgung Qualitätssicherung der Versorgung vor Ort Etablierung von Verantwortlichen in festen Handlungsfeldern Intelligentes Schnittstellenmanagement Einsparung von Personalkosten Zentrales Monitoring der Warenströme Vermeidung von Leerfahrten 4

5 III. Intention Früher: Dezentrale Archivstrukturen mit jeweils eigenen personellen Ressourcen Archivierung auf Papier/stellenweise Mikrofilm Unzureichende Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben wie z.b.: Zugangskontrolle, bauliche Bedingungen, Arbeitsplatzverordnung Hoher Platzbedarf (mehr als 17km hängende Akten) Mangelhafte Verfügbarkeit, hoher Transportaufwand 5

6 III. Intention Zukünftig: Transparenter, protokollierter Prozess Zurechenbarkeit zu den Kostenstellen Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben Einhaltung von Datenintegrität, Datensicherheit und Datenschutz Verfügbarkeit der Informationen an allen SAP Installationen (soweit notwendig) 6

7 IV. Potentialanalyse 7

8 V. Projektziele 8

9 V. Projektziele Identifizierung der Archivflächen Durchführung einer Befragung aller Einrichtungen Aufmaß aller Archivflächen Digitalisierungskonzeptes und Durchführung des Vergabeverfahrens Recherche und Festlegung der Pilotkliniken (I. Med. Klinik, Unfallchirurgie, Dermatologie) Abfrage der Diskussionslage bzgl. der Rechtssicherheit Festlegung /Differenzierung zwischen Scan, physischen Auslagerung und Scan on Demand Möglichkeit einer vor Ort Besichtigung (Scanstelle in Hanau) Prüfung der technischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen Entwicklung alternativer Beschäftigungsmöglichkeiten für das in den momentanen Strukturen und Prozessen beschäftigte Personal Integration der ehemaligen Mikrofilmstelle in das Umzugsmanagement in der ersten Hälfte 2013 Integration der beteiligten Kliniken in den Abgabeprozess der Altakten Einbuchung in das Archiv-Verwaltungs-Programm AVP Vorbereitung der Altakten zum Scannen 9

10 VI. Projektierung Vergabe: Vorbereitung der Verdingungsunterlagen Durchführung des Vergabeverfahrens Neues Vergabeverfahren eröffnen Zuschlagerteilung an Cerner / Deutsches Mikrofilm Institut (DMI) Zielausweitung: Umsetzung einer durchgehenden Belegindexierung und eines einheitlichen Registers für die Universitätsmedizin Ausbauplanung: AVP, SHA, Konzeptionierung der Prozesskette / Festlegung der Abläufe Analyse Vereinbarkeit mit der bestehenden SAP / Sorian Health Archive ( SHA ) Installation Revisionssichere Langzeitarchivierung 10

11 VII. Umsetzung Entsorgung von Altakten > 30 Jahre Abfrage bzgl. Rechtssicherheit/Datenschutz Besuch einer bestehenden Inhouse-Scanstelle in Hanau Prüfung der technischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen Kompatibilität zum klinischen Arbeitsplatzsystem 11

12 VII. Umsetzung Identifizierung zuständiger und aktiver Promotoren in den klinischen Einrichtungen Objektivierung der angegebenen Mengen und Flächen Abfrage der Befindlichkeiten Identifizierung der Notwendigkeiten: Raumprobleme Personelle Engpässe 12

13 VII. Umsetzung 13

14 VII. Umsetzung 14

15 VII. Umsetzung 15

16 VII. Umsetzung Ausbau von SHA als Backup-System für SAP Zusammenführung der Formularsammlungen aller Pilotkliniken Erarbeitung einer einheitlichen Papierakte Räumung des ehemaligen Hautklinikarchivs zur Einrichtung einer Inhouse-Scanstelle Einrichtung der AVP-Installation in den Pilotkliniken Schulung der Mitarbeiter vor Ort 16

17 VII. Umsetzung Einvernehmliche Projektierung der geplanten Installation Vorstandsvorlage zur Anpassung der IT-Infrastruktur Personellen Betreuungsaufwand der IT-Infrastruktur anpassen Migration auf die aktuelle SHA Version 9.0 zzgl. der erforderlichen Hardware Umsetzung einer Aktennachverfolgung von den Einrichtungen bis hin zur Scanstelle (Anschaffung von Scannern und Barcodedruckern) Einrichtung einer automatischen Belegindexierung Einrichtung HL7-Kommunikation zwischen SHA und KIS. Ein Zugriff auf das Archiv soll im Notfall auch autark möglich sein 17

18 VIII. Probleme & Lösungen Identifizierung der zuständigen Personen und aktiven Promotoren Beantwortung aller Fragen innerhalb kürzester Zeit Aktive Werbung in eigener Sache Projektgruppe stellt Projekt konsequent vor Befindlichkeiten Objektivierung der angegebenen Mengen und Flächen Raumprobleme Personelle Engpässe vor Ort Altakten > 30 Jahre Lösung für Studien- und AMG Akten geschaffen 18

19 VIII. Probleme & Lösungen Kompatibilität zur elektronischen Patientenakte Nachrüstung der SAP Installation Zielerweiterung durch Vorstandsbeschluss Massive Zeitverzögerung Scanstelle in Betrieb genommen Interimslösung geschaffen Auftauchen von U- Booten Zwei komplette Vorstandswechsel seit 2011 Kritik ernst nehmen, Interesse wecken Verbesserungsvorschläge beachten/umsetzbarkeit prüfen Immer wieder Berichten, Reden und Verständnis erzeugen 19

20 VIII. Probleme & Lösungen Komplexität der Aufgabe Einzelne Schritte konsequent ausarbeiten Zwischen den Experten vermitteln Komplexe Fragen übersetzen Horizonte und Zwischenlösungen propagieren Zusammenarbeit mit den Dienstleistern Absprachen und Zuständigkeiten im Haus einhalten Auf die Einhaltung von Absprachen hinarbeiten Offene Gesprächskultur Kritik annehmen und Fehlleistungen besprechen Zuständigkeiten klären Kontakte herstellen und pflegen 20

21 Ende Servicecenter Einkauf und Logistik

22 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

I. II. I. II. III. IV. I. II. III. I. II. III. IV. I. II. III. IV. V. I. II. III. IV. V. VI. I. II. I. II. III. I. II. I. II. I. II. I. II. III. I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

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