Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung

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1 Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung Die Aufgabe der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB s, ist die korrekte und wahrheitsgemäße Erstellung der Buchführung. Die Bücher sind so zu führen, dass ein sachverständiger Dritter z.b. ein Betriebsprüfer sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens verschaffen kann. Ein jeder Kaufmann ist dazu verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Geschäftsvorfälle und seine finanzielle Lage darzulegen. 238(1) HGB Die Regeln der GoB s: Keine Buchung ohne Belege Das Verbot, Buchungen unkenntlich zu machen, oder von Bleistifteintragungen Das Verbot Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge miteinander zu verrechnen Sachgerechte Organisation Übersichtliche Gliederung der Jahresabschlusses Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet gebucht werden. Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit ( 238, 243 HGB): Die Buchführung und der Jahresabschluss müssen übersichtlich, klar und von einem Dritten, der mit der Materie vertraut ist, in angemessener Zeit nachvollziehbar sein. Die Gliederung der Bilanz und der GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) sind von besonderer Bedeutung. Diese sind im Handelsgesetzbuch (HGB) in den 266 und 275 HGB geregelt. Die Bewertungsgrundsätze sind handelsrechtlich in 252 HGB und steuerrechtlich im 6 EStG zu finden. Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit ( 239 HGB): Alle Geschäftsvorfälle müssen nachprüfbar aus den Belegen und Büchern hervorgehen und den Tatsachen entsprechen. Ist es unvermeidbar, sind vertretbare Schätzwerte nach eigenem Ermessen anzugeben, welche festgesetzt werden. Grundsatz der Vollständigkeit ( 239, 246 HGB): Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle sind im Jahresabschluss zu erfassen. Veränderungen wie z.b. Verderb müssen ebenfalls erfasst werden. Zusätzlich müssen sog. Rückstellungen (Aufwendungen die dem Unternehmen entstehen werden, wofür es noch keinen festgelegten Wert gibt) berücksichtigt werden. Aufgrund von unrichtig geführten Büchern können die Finanzbehörden die Besteuerungsgrunglage schätzen und Geld- oder sogar Freiheitsstrafen verhängen.

2 Ordnungsgemäße Kassenführung Wer zur Führung einer Kasse verpflichtet ist, sollte äußerst gewissenhaft handeln. Denn ganz besonders bei der Kasse legen Betriebsprüfer großen Wert auf Ordnungsmäßigkeit. Sollte die Kasse auch nur um einen Cent nicht passen hat dies große Auswirkungen, da Prüfer schnell bei der Annahme sind, dass Umsätze und somit Steuern unterschlagen wurden. Dies kann und muss vermieden werden. Auch hier gilt, dass die Geschäftsvorfälle laufend, vollständig, zeitnah, geordnet, wahrheitsgemäß und richtig eingetragen und verbucht werden. Die Kasseneinnahmen und ausgaben sind täglich aufzuzeichnen. Eine nachträgliche Erstellung ist grundsätzlich nicht gestattet. Die Kasse muss jederzeit sturzfähig sein und dann sollten Ist-Bestand und Soll- Bestand übereinstimmen. Es muss ersichtlich sein, das der Unternehmer bei Kassenschluss einen Soll/Ist-Vergleich getätigt hat. Überschreibungen oder Unkenntlichmachungen sind verboten. Sollten mehrere Kassen in einem Unternehmen eingesetzt sein, so ist jede Kasse einzeln zu führen. Kassenbuch: Ein Kassenbuch weist alle Einnahmen und Ausgaben einzeln, chronologisch und lückenlos untereinander aus. Der aktuelle Soll-Bestand ist neben jedem Vorfall anzugeben. Jeder Umsatz wird einzeln erfasst, alternativ kann der Tagesumsatz in einer Summe aus Handaufzeichnungen oder dem Z-Bonn einer elektronischen Registrierkasse übernommen werden. Dann müssen aber die Handaufzeichnungen oder Z-Bonns als sog. Uraufzeichnungen aufbewahrt werden. Wer ein handschriftliches Kassenbuch führt sollte zusätzlich noch über ein Kassen Zählerprotokoll nachdenken. Jeden Tag nach Geschäftsschluss wird die Kasse gezählt und die einzelnen Positionen werden auf dem Protokoll festgehalten. Mit einzelnen Positionen ist gemeint, wie viele Scheine und Münzen man von den jeweiligen hat, davon die Summe ist der Bargeldwert, der sich in der Kasse befindet. Dazu werden die Barausgaben und die Bankeinzahlungen des lfd. Tages hinzugerechnet und um dem Anfangsbestand gemindert. Dadurch erhält man die gezählte Tageseinnahme. Dieses Protokoll wird dann vom Unternehmer oder dem ausführenden Mitarbeiter unterzeichnet. Es scheint zwar etwas zeitaufwendig zu sein, jedoch ist es eine gute und vor allem sichere Variante den ungünstigen Schätzungen der Finanzbehörden aus dem Weg zu gehen. Was ist ein Z-Bonn? Der Z-Bonn wird automatisch beim täglichen Kassenabschluss ausgedruckt und der Kassenbestand auf 0 gesetzt. Diese werden fortlaufend nummeriert und aufbewahrt. Auf dem Z-Bonn sind außerdem Datum, Uhrzeit des Ausdrucks, Firma, Löschhinweis für Tagesspeicher, Bruttotageseinnahme und Stornierungen ersichtlich. Kassenjournal: Neben den Z-Bonns wird durch die elektronische Registrierkasse ein sog. Kassenjournal geführt. Dieses Journal macht deutlich, welche Ware zu welcher Uhrzeit an welchem Datum, von welchem Mitarbeiter verkauft und welches Geld eingenommen oder ausgegeben wurde. Das Journal muss jederzeit für einen Prüfer einzusehen sein, daher dürfen nötige Anleitungen oder das Gerät selbst nicht einfach entsorgt werden, sondern unterliegen auch der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

3 Kassenbericht: Beim Kassenbericht wird gezählt und gerechnet. Der Umsatz erscheint als letzte Position auf dem Berichtsballt und wird rechnerisch ermittelt. Es wird vom Kassen Ist-Bestand durch Rückrechnung der Umsatz ermittelt. Dies sieht wie folgt aus: + gezählter Tagesendbestand + betriebliche Barausgaben + Barentnahmen zur Einzahlung auf das betriebliche Bankkonto./. Bareinlagen vom betrieblichen Bankkonto + private Barentnahmen./. private Bareinlagen./. Kassenendbestand des Vortages = Barumsatz des Tages Jedoch ist diese Variante nicht besonders empfehlenswert, da in der Praxis oft der Tagesendbestand ermittelt wird oder man sich verrechnet. Elektronische Systeme: Elektronische Registrierkassen, PC-Kassensysteme oder andere computergestützte Systeme, machen die manuellen Aufzeichnungen zu den Geldbewegungen überflüssig. Diese Systeme müssen die gleichen Voraussetzungen wie manuell geführte Kassenbücher erfüllen. Einmal eingegebene Daten dürfen nicht ohne nachvollziehbaren Storno korrigiert werden und Bedienungs- oder Programmieranleitungen müssen aufbewahrt werden. Kassen-Minus-Bestand : Sollte man merken, dass zu einem Zeitpunkt ein nicht positiver Kassenbestand, also ein Kassenminusbestand vorhanden ist, kann etwas nicht stimmen. Da aus einer Kasse nur so viel entnommen werden kann, wie auch tatsächlich enthalten ist, ist es also unmöglich einen negativen Wert als Kassenbestand zu erhalten. Dies kommt aber in der Praxis durchaus vor, durch z.b. nicht oder falsch erfasste Umsätze oder Einlagen. Aus diesem Grund ist es auch so wichtig, dass der Kassenbestand am Tagesende nachgezählt und nicht einfach nur errechnet wird, oder gar dass man sich darauf verlässt das die Kasse passt. Unterschiede in den Anforderung: Da ein Unternehmer seinen Gewinn auf verschiede Arten ermitteln kann (Bilanz oder EÜR), stellt sich die Frage ob die Anforderungen an eine ordnungsgemäß geführte Kasse sich durch die Gewinnermittlung unterscheiden. Die Antwort ist nein. Wer dazu verpflichtet ist eine Kasse zu führen oder dies freiwillig tut, hat in allen Fällen der Gewinnermittlung die gleichen Anforderungen für die Aufzeichnungen seiner Kasse. Man darf also nicht davon ausgehen, dass die Wahl der der Gewinnermittlung, bei Unternehmern welche auch diese Wahl haben, die Ansprüche der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung senken könnte. Festschreiben der Finanzbuchführung: Das Festschreiben der Finanzbuchführung, kurz FiBu, sollte zeitnah erfolgen, da dies sonst einen formalen Mangel in der Buchführung zur Folge hätte.

4 Das klassische Beispiel dafür, die Buchungen nicht zeitnah festzuschreiben ist das Verbuchen von Wertpapieren. Werden Anfang des Jahres Aktien gekauft wird gegen Ende des Jahres geguckt, ob der Kurs steigt oder fällt. Steigt der Kurs, werden die Aktien privat verbucht, damit der Unternehmer mehr vom Gewinn hat. Fällt der Kurs, werden die Aktien betrieblich behandelt, wodurch der Unternehmer den Verlust als Betriebsausgabe ansetzen und Steuern sparen kann. Dies wollen die Finanzbehörden durch das zeitnahe festschreiben der FiBu verhindern. Außerdem soll dies die Unveränderlichkeit der der Buchungen und Aufzeichnungen gewährleisten. Gemeinschaftsarbeit der Auszubildenden Lehrjahr Lemgo, den

5 Kassen - Zählprotokoll Datum : Sorte Anzahl Betrag 500,00 Scheine 200,00 Scheine 100,00 Scheine 50,00 Scheine 20,00 Scheine 10,00 Scheine 5,00 Scheine 2,00 Münze 1,00 Münze 0,50 Münze 0,20 Münze 0,10 Münze Kleingeld Münze = Summe Bargeld + Scheck/Karte/EC + Barausgaben lfd. Tag + Bankeinzahlung lfd. Tag - Anfangsbestand = gezählte Tageseinnahme Einnahme lt. Kassennbon Differenz (Ergebnis muß 0,00 EUR ergeben)

6 Die Buchführung Grundlage für den Jahresabschluss Jahresabschluss in verschiedenen Varianten Eine ordnungsgemäße Buchführung ist sehr wichtig und erspart eine Menge Zeit und Ärger. Als erstes sollte unterschieden werden, dass nicht jeder dazu verpflichtet ist Bücher zu führen. Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach 4(3)EStG Steuerpflichtige, die nicht verpflichtet sind Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen (beispielsweise Freiberufler und Kleingewerbetreibende), können Ihren Gewinn nach 4(3) EStG ermitteln, also eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung kurz EÜR erstellen. Bei der EÜR gilt das Zufluss- Abfluss- Prinzip nach 11 EStG. Alles Geld was in einem Wirtschaftsjahr fließt, fällt auch gewinnmindernd oder gewinnerhöhend in dieses Wirtschaftsjahr. Bilanz nach 4(1)EStG Im Gegenteil zu der EÜR gibt es den Betriebsvermögensvergleich nach 4(1) EStG oder nach 4(1) EStG in Verbindung mit 5 EStG, die sogenannte Bilanz. Der Unterschied hier ist, dass Land- und Forstwirte oder Freiberufler, die freiwillig Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse erstellen, somit auch freiwillig eine Bilanz aufstellen, und ihren Gewinn nach 4(1) EStG ermitteln. Bilanz nach 4(1)EStG i.v.m. 5EStG Gewerbetreibende, die aber dazu verpflichtet sind Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen, müssen somit auch eine Bilanz aufstellen. Sie ermitteln ihren Gewinn also nach 4(1) EStG in Verbindung mit 5 EStG. Wenn Kleingewerbetreibende sich freiwillig eintragen, ermitteln sie ihren Gewinn ebenso. Verbindung zwischen Bilanz und Finanzbuchführung Bilanz lateinisch bilancia (Balken-)Waage ), stellt das Unternehmen dar, indem sie Vermögen und Finanzierung gegenüberstellt. Auf der Aktivseite der Bilanz steht das Vermögen des Unternehmens, und auf der Passivseite das Eigenkapital und die Schulden. Diese beiden Seiten werden gegenüber gestellt. Die Aufstellung einer Bilanz ist im 266(2+3) HGB geregelt. Die Konten in der Finanzbuchführung sind die Grundlage für die Bilanz. Hier werden alle Geschäftsvorfälle gebucht und am Ende des Geschäftsjahres werden sie übernommen. So entsteht eine Bilanz aus der Buchführung. Verbindung zwischen Gewinn- und Verlustrechnung und Finanzbuchführung Die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung ist im 275 HGB geregelt. Diese dient wie die Bilanz, einer genauen Aufstellung für das Unternehmen. Allerdings ist sie nicht so ausführlich und auch etwas anders aufgebaut. Da es auch in kleinen Unternehmen einige Geschäftsvorfälle gibt, und es nicht mehr überschaubar wäre, alle Aufwendungen und Erträge über das Konto Eigenkapital zu buchen, gibt es diese Gewinn- und Verlustrechnung. Somit wird auch hier am Ende eines Geschäftsjahres ein ordentlicher Überblick über das Unternehmen geleistet. Doch ohne eine gute Grundlage gibt es auch kein ordentliches Ergebnis. Aus diesem Grund wird immer wieder auf eine ordentliche und vollständige Buchführung hingewiesen. Kriterien um Kaufmann/-frau zu sein Kaufleute sind dazu verpflichtet Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen. Doch wer sind Kaufleute und welche Unterschiede gibt es? Ein Kaufmann ist jemand, der ein Handelsgewerbe betreibt und im Handelsregister eingetragen oder einzutragen ist. Nach 5 typischen Merkmalen wird bestimmt, was ein

7 Handelsgewerbe ausmacht. Es ist eine selbstständige, nachhaltige, planmäßig betriebene und nach außen in Erscheinung tretende legale Tätigkeit mit der Absicht Gewinn zu erzielen. Nach 1(2) HGB benötigt ein Handelsgewerbe einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Einige Kriterien sind: Umsatz > Gewinn > (Stand 2016) mind. 5 Mitarbeiter Vielseitiges Waren- oder Dienstleistungsangebot mind. 20 Geschäftskontakte Außerdem ist eine kaufmännische Buchführung und die Bilanzierung eine Verpflichtung. Sind diese Kriterien erfüllt, liegt ein Handelsgewerbe vor und der Unternehmer ist somit Kaufmann. Die Entscheidung trifft jedoch das Amtsgericht. Die Tätigkeit als Land- und Forstwirt oder die Tätigkeit der freien Berufe nach 18 EStG gilt nicht als Gewerbe. Unterscheidung der Kaufmannsarten Da nicht alle Unternehmen gleich sind und nicht alle diese Größen erfüllen, wird auch die Art des Kaufmanns unterschieden. Ist-Kaufmann/-frau Es gibt die Ist-Kaufleute, auch genannt den Kaufmann/-frau kraft Gewerbetrieb. Dieser Kaufmann ist der eben benannte, also selbstständige gewerbetreibende, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt. Kann-Kaufmann/-frau Dann sind da die Kann-Kaufleute, auch genannt Kaufmann/-frau kraft freiwilliger Eintragung im Handelsregister. Hier sind Kaufleute gemeint, die sich freiwillig im Handelsregister eintragen, diese könnten beispielsweise Kleingewerbetreibende sein. Form-Kaufmann/-frau Die dritte und letzte Kaufmannsart die unterschieden wird, sind die Form-Kaufleute, auch Kaufmann/-frau kraft Rechtsform genannt. Hiermit sind Unternehmen mit einem Firmenzusatz gemeint (z.b. GmbH, AG, ) Ziele der Finanzbuchführung Die Buchführung hat viele Ziele. Sie kann einen genauen Überblick über das Unternehmen verschaffen. Zum einen ist immer ein genauer Überblick über das Vermögen und die Schulden gegeben, da mindestens einmal im Jahr Vermögen und Schulden in der Bilanz und auch durch das Inventar ausgewiesen wird. Zum anderen sind sofort alle Aufzeichnungen ordentlich vorhanden, wodurch schnell und einfach Informationen von Interesse eingesehen werden können, wie z.b. den Erfolg des Unternehmens durch die Gegenüberstellung von Ertrag und Aufwand. Es kann schnell eingesehen werden, ob gewisse Kosten zu hoch für das Unternehmen sind, wie Beispielsweise zu hohe Lohnkosten durch Mitarbeiter oder zu hoher Wareneinsatz. Solche und ähnliche Fragen können dann geklärt werden, aufgrund der Auswertungen der Buchführung. Da oftmals auch Banken, Gerichte oder Behörden diese Zahlen einsehen möchten, sind diese Aufzeichnungen dafür notwendig, um es ihnen ordnungsgemäß mitzuteilen. Es sollte sein, dass eine ordnungsgemäße Buchführung das A und O in einem Unternehmen ist. Deshalb sind ordnungsgemäße Rechnungen, Kassenaufzeichnungen und Verzeichnisse von großer Bedeutung. Gemeinschaftsarbeit der Auszubildenden Lehrjahr Lemgo, den

8 Aufbewahrung von Unterlagen Ab wann gilt die neue Fassung für 257(4) HGB? 257 (4) des HGB in der Fassung des Artikels 4 des Gesetzes vom 19. Dezember 1998 gilt erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach 257 (4) HGB in der bis zum Dezember 1998 geltenden Fassungen noch nicht abgelaufen sind. Aufbewahrungsfristen 257 HGB Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, wenn die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach 325 Abs. 2a HGB oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. 257 (5) HGB Folgende Unterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren nach 257 (4) und 257 (1) NR.1 und 4 HGB 257 (1) Nr. 1 Handelsbücher 239 HGB Inventare 240 HGB Eröffnungsbilanzen 242 HGB Jahresabschlüsse 150 ff. AktG Einzelabschlüsse 42a GmbHG Lageberichte 42a GmbHG Konzernabschlüsse 290 HGB Konzernlageberichte 290 HGB sowie die zu Ihren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationen 257 (1) Nr. 4 Belege zur Buchführung Fremdbelege: werden von außen in das Unternehmen getragen z.b. Eingangsrechnungen. Eigenbelege: werden vom Unternehmen selbst erstellt z.b. Ausgangsrechnungen. Notbelege: Dürfen nur erstellt werden, wenn aus besonderen Grund keine Fremd- oder Eigenbelege vorliegen. Wichtig: Keine Buchung ohne Beleg Folgende Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren 257 (4) und 257 Nr. 2 und 3 Empfangen Handelsbriefe (Handelsbriefe sind nur Schriftstücke die ein Handelsgeschäft betreffen Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe 147 a AO Aufzeichnungen und Unterlagen bei Überschusseinkünften ( 2 (2) Nr. 2 EStG), wenn die Summe der positiven Einkünfte mehr als Euro im Kalenderjahr beträgt, bei Zusammenveranlagung sind für die Feststellung des Überschreitenden Betrages von Euro der Summe der positiven Einkünfte von jedem Ehegatten oder Lebenspartner maßgebend. Die Aufbewahrungspflicht fängt zum Beginn des

9 Kalenderjahres statt, welches nach dem Kalenderjahr folgt in dem die Euro Grenze überschritten wurde. Sie kann nach dem fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahr enden, wenn die Grenze nicht überschritten wird. Es gilt nur wenn die Finanzbehörde den Steuerpflichtigen dazu verpflichtet für die Zukunft Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren, weil er seiner Mitwirkungspflicht nicht nachgekommen ist. Folgende Unterlagen sind 5 Jahre aufzubewahren 8 GWG Erhobenen Angaben und eingeholte Informationen von Vertragspartnern, wirtschaftlich Berechtigte, Geschäftsbeziehungen und Transaktionen. Das Dokument welches zur Überprüfung der Identität dient, wo die Art, die Nummer und die ausstellende Behörde draufsteht ist aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet. Art der Aufbewahrung 257 (3) HGB Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn diese den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und sichergestellt werden. Voraussetzungen sind: 1. sie müssen mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden 257 (3) Nr. 1 HGB 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können 257 (3) Nr.2 HGB Aufbewahrungspflicht bei Thermobelege Es gibt keine gesetzliche Reglung, dass ein bestimmtes Papier oder eine bestimmte Drucktechnik für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen verwendet werden müssen. Gemäß 14 (1) Satz 7 UStG muss eine Rechnung auf Papier oder vorbehaltlich dem Empfänger elektronisch zu übermitteln. Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder auf einem Datenträger gespeichert werden. Der ursprüngliche Beleg braucht dann nicht mehr aufbewahrt werden. Gemeinschaftsarbeit der Auszubildenden Lehrjahr Lemgo, den