Intelligente Einkaufslösungen für den Mittelstand

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1 Intelligente Einkaufslösungen für den Mittelstand Auswahl von SRM-Software Prof. Dr. Wieland Appelfeller 6. Praxisforum Organisation und Wirtschaftsinformatik Münster, 25. April Überblick 1. Einordnung und Leistungsumfang von SRM- Systemen 2. Vergleichskriterien für SRM-Systeme 3. Beispielsysteme 4. Auswahlprozess 5. Besonderheiten im Mittelstand 2

2 Einordnung von SRM-Systemen e-lieferantenverzeichnisse e-kataloge DPS Ordering Contract Management SRM-System e-rfx e-auktion e-collaboration Supplier Portal -Self Service Supplier Management XML/EDI Webbrowser Webbrowser Internet Webbrowser ERP ERP Fachbereich Kleine Wirtschaft Prof. Dr. Lieferanten W. Appelfeller Große Lieferanten ERP-System Vertrieb Produktion Plan Driven Purchasing Produktionsdaten Rechnungswesen Materialwirtschaft Data-Warehouse-System Rechnungswesen Vertriebsdaten Material wirtschaftsdaten 3 Überblick der SRM-Tools primär zur Unterstützung der strategischen Aktivitäten Desktop Purchasing System (DPS) und e-kataloge für kataloggestützte operative Beschaffung e-rfx, electronic-request for Information (e-rfi), e-request for Quotation (e-rfq), zur Abwicklung von Informationsanfragen und Ausschreibungen ggf. unter Zugriff auf e-lieferantenverzeichnisse e-auktion zur Durchführung einer Preisverhandlung Contract Management zur Verwaltung von konzernweiten Rahmenverträgen e-collaboration zum gemeinschaftlichen Erstellen von Ausschreibungen, Bündeln von Bedarfen, Durchgriff auf Bestände oder als gemeinsame Projekt-/Entwicklungsdatenbank Supplier Self Service zum Austausch von Bestell- und Rechnungsdaten sowie für Auftragsbestätigungen und Lieferavise Supplier Portal zum Durchgriff auf Tools für e-rfx etc. Supplier Management zur ganzheitlichen Sicht auf Lieferanten, Beschaffungsvolumina, Bewertungen, Ergebnisse von Audits, Entwicklungsmaßnahmen 4

3 Überblick 1. Einordnung und Leistungsumfang von SRM- Systemen 2. Vergleichskriterien für SRM-Systeme 3. Beispielsysteme 4. Auswahlprozess 5. Besonderheiten im Mittelstand 5 Grundlegendes Kriterium Homogenes SRM/ERP Alle SRM-Tools und ERP-System von einem Anbieter Best of Breed Ansatz SRM-Tools und ERP-System von mehreren Anbietern SRM-System SRM-System Anbieter D DPS Ordering Contract Management e-rfx e-auktion e-collaboration Supplier Portal -Self Service Supplier Management e-rfx e-auktion e-collaboration Supplier Portal -Self Service SRM-System SRM-System Supplier Management Anbieter A Anbieter A Anbieter C DPS Ordering Anbieter B ERP-System Plan Driven Purchasing ERP-System Vertrieb Produktion Plan Driven Purchasing Rechnungswesen Materialwirtschaft Vertrieb Produktion Rechnungswesen Materialwirtschaft Anbieter A 6

4 Grundlegendes Kriterium Homogenes SRM/ERP Alle SRM-Tools und ERP-System von einem Anbieter Best of Breed Ansatz SRM-Tools und ERP-System von mehreren Anbietern Eine Datenbank für alle SRM- Tools Bestes System für den jeweiligen Prozess 7 Grundlegendes Kriterium Homogenes SRM Alle SRM-Tools von einem Anbieter <> ERP-Anbieter Homogenes SRM Alle SRM-Tools von einem Anbieter <> ERP-Anbieter DPS Ordering Contract Management SRM-System Anbieter A e-rfx e-auktion e-collaboration Supplier Portal -Self Service Supplier Management Anbieter B Eine Datenbank für alle SRM- Tools Keine Schnittstellen zwischen den SRM-Tools ERP-System Vertrieb Produktion Plan Driven Purchasing Keine Schnittstellen zwischen den SRM-Tools Leichte Anbindung an das ERP- System Rechnungswesen Materialwirtschaft 8

5 Vergleichskriterien für SRM Software Kriterium ja nein sonstige Angaben Funktionalitäten Unterstützung der strategischen Beschaffung Ausschreibungen e-rfx e-rfi e-rfq e-rfp Zugriff auf Lieferantenverzeichnisse intern extern Kollaboration Gemeinsames Erstellen von Ausschreibungsunterlagen Zusammenführen von Bedarfen 9 Vergleichskriterien für SRM Software Kriterium ja nein sonstige Angaben Funktionalitäten Unterstützung der strategischen Beschaffung e-auktionen Englisch Holländisch Reverse Contract Management Lokale Verträge Globale Verträge (mit Replikation in mehrere Backends) Supplier Management Lieferantendatenbank Lieferantenbewertung Lieferantenaudit Lieferantenentwicklung Angebote Bestellungen Beschaffungsvolumina 10

6 Vergleichskriterien für SRM Software Kriterium Funktionalitäten Unterstützung der operativen Beschaffung Katalogeinkauf DPS Workflow/Freigabestufen Freitextbestellungen Kataloge intern extern Standard Individuell Vendor Managed Inventory Bestände Forecasts Supplier Self Service Bestellungen Auftragsbestätigungen Lieferavisen Rechnungen Wareneingänge Stammdatenpflege 11 ja nein sonstige Angaben Vergleichskriterien für SRM Software Kriterium Implementierungsvarianten Eigenes Hosting Application Service Providing e-marktplatz Varianten der Lieferantenanbindung ja nein sonstige Angaben EDI Web EDI XML Supplier Portal Standards Transaktionstandards Katalogstandards Klassifikationsstandards Anbieter Umsatz Mitarbeiter am Markt seit Anzahl Installationen Referenzen 12

7 Vergleichskriterien für SRM Software Kriterium ja nein sonstige Angaben Kosten Einmalige Kosten Softwarelizenzen (Kauf) Hardware Einführung Intern für Mitarbeiter Extern für Berater Schulungen Laufende Kosten Softwarelizenzen (Miete) Transaktionskosten Maintenance und Support ERP-Integration Stammdaten Materialstämme Lieferantenstämme Infosätze Stücklisten 13 Vergleichskriterien für SRM Software Kriterium ja nein sonstige Angaben Bewegungsdaten Bestallanforderungen Anfragen Angebote Bestellungen Rahmenverträge Wareneingänge Rechnung Integration MS-Office Export/Import Funktion zu Office Tools (z. B. Excel) Data-Warehouse Integration Export/Import von Daten ins Data-Warehouse System GAEB-Kompatibiltät Schnittstelle zu Programmen für Leistungsverzeichnisverwaltung 14

8 Überblick 15 Trade Core SRM von der Onventis GmbH Trade Core SRM Internet Catalog Engine Coordinated Ordering Monitoring und Strategy RFx Auction Coordinated Sourcing (Ausschreibungsprojektmanagement) 1. Einordnung und Leistungsumfang von SRM- Systemen 2. Vergleichskriterien für SRM-Systeme 3. Beispielsysteme 4. Auswahlprozess 5. Besonderheiten im Mittelstand Lieferanten-Self- Service, Lieferantenmanagement 16 16

9 mysap SRM von der SAP AG mysap SRM Internet Enterprise Buyer Professional (EBP) Bidding Engine Supplier Self- Service, Enterprise Portal SAP CCM Contract Management mysap SCM ICH, mysap PLM cfolder Portum von der IBX Gruppe Portum RFX Management Engine Auction Management Engine Supplier Management Engine 18 18

10 CaDirect von der CaDirect GmbH & Co. KG CaDirect Internet E-Kataloge DPS/Ordering clevercure von der curecomp Software Services GmbH clevercure Internet cleverreport Cleverorder cleverinvoice clervermarket cleversource Catalog Engine cleverdispo 20 20

11 Pool4Tool von der Selected Services GmbH Internet Catalog Engine Pool4Tool Sourcing-Portal (e-rfx, e-auction, e-catalog) Project/SCM-Portal Market Place Finance Portal SRM-Portal Weitere Systeme unter: BMEnet ebusiness Guide 2006/ Überblick 1. Einordnung und Leistungsumfang von SRM- Systemen 2. Vergleichskriterien für SRM-Systeme 3. Beispielsysteme 4. Auswahlprozess 5. Besonderheiten im Mittelstand 22

12 Auswahlprozess für SRM-Software Vorbereitung Grobbewertung Feinbewertung und Endauswahl 1. SRM-Check durchführen 2. Einsatzfelder festlegen und priorisieren 3. Anforderungen und Bewertungskriterien zusammenstellen 4. Evtl. schon Homogenitätsgrad festlegen 5. In Frage kommende Anbieter selektieren 6. Ausschreibungsunterlagen erstellen und verschicken Controlling Prozesse Vision und Strategie Human Resources Systeme Strukturen 23 Auswahlprozess für SRM-Software Vorbereitung Grobbewertung Feinbewertung und Endauswahl 1. Unvollständige Angebote ausschließen 2. K.O.-Kriterien aufstellen Preis, Referenzen ASP Betriebssystem.. 3. Selektion an Hand der K.O.-Kriterien vornehmen 4. Evtl. schon Homogenitätsgrad festlegen 24

13 Auswahlprozess für SRM-Software Vorbereitung Grobbewertung Feinbewertung und Endauswahl 1. Nutzwertanalyse durchführen a. Kriterien aus Vorbereitungsphase ggf. ergänzen b. Kriterien gewichten c. Angebote hinsichtlich der Kriterien bewerten und gegenüberstellen d. Ermittlung des Nutzwertes e. Ranking der Angebote durchführen 2. Sensitivitätsanalyse durchführen und Angebot auswählen 25 Überblick 1. Einordnung und Leistungsumfang von SRM- Systemen 2. Vergleichskriterien für SRM-Systeme 3. Beispielsysteme 4. Auswahlprozess 5. Besonderheiten im Mittelstand 26

14 Besonderheiten im Mittelstand Eigenes Hosting auf Grund der vorhandenen Ressourcen häufig nicht möglich Interessant ist: Marktplätze bieten SRM-Funktionalitäten zum Teil für beschaffende Unternehmen kostenfrei an Application Service Provider haben häufig ebenfalls günstige Standardlösung Einführungsaufwand für einzelne Tools akzeptabel FH Münster kann kostengünstig Hilfestellung leisten 27 Wie kann die FH Münster dem Mittelstand helfen? Im Rahmen von Bachelor Thesis, Masterarbeit sowie Projektstudium und Praxissemester sind folgende Themen möglich: Strategische Beschaffungsanalyse Optimierung von Beschaffungsprozessen SRM Check SRM Auswahl Unterstützung bei der Einführung von SRM-Tools.. Dauer: 3-5 Monate Kosten:.. unsere Studierenden sollten in der Zeit des Projekts von Ihrer finanziellen Unterstützung leben können 28

15 Interessante Studien/Arbeiten Bachelor Thesis der FH Münster zum Thema Vergleichskriterien für SRM Tools (07/2008) BME-Studie: Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2008 => aktuelle und geplante Nutzung elektronischer Beschaffungssysteme, z.b. e-catalogs, e-sourcing und e-collaboration (erscheint in 05/2008) BME-Studie: Supplier Relationship Management 2006 BMEnet ebusiness Guide 2006/ Literatur Appelfeller, W./Buchholz, W. (2005): Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, Wiesbaden 2005 Hildebrand, K. [Hrsg.] (2002): Supplier Relationship Management, Heidelberg 2002 Stefan Koch, Susanne Strahringer (2008): Handbuch der modernen Datenverarbeitung, Customer & Supplier Relationship Management, Heft 259, Februar

16 Kontaktdaten Prof. Dr. Wieland Appelfeller FH Münster 0251/

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