Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU)

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1 Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) Zentrale Universitätsverwaltung Gesamtpersonalrat Dienstvereinbarung über die Einrichtung und Betrieb des ISDN-Telefoncomputer- Systems ERICSSON MD 110 an der FAU Erlangen-Nürnberg Zwischen der FAU Erlangen-Nürnberg, vertreten durch den Kanzler, und dem Gesamtpersonalrat (GPR) der FAU, vertreten durch den Vorsitzenden des GPR, wird folgende Dienstvereinbarung (DV-TC) abgeschlossen. 1. Gegenstand Die DV-TC regelt den Einsatz des Verfahrens zur universitätsinternen Abrechnung von Fernsprechgebühren. Die dabei eingesetzten Rechner (Vermittlungsrechner ERICSSON MD 110 und Verwaltungsrechner) sowie die zugehörige Software werden im Folgenden als ISDN- Telefoncomputer-System bezeichnet. 2. Ziele Das ISDN-Telefoncomputer-System dient den Telekommunikationsbedürfnissen der FAU, in erster Linie der Arbeitserleichterung durch eine moderne Telefonvermittlung mit den in Anlage 1 angegebenen Leistungsmerkmalen. Eine Auswertung der im Telefoncomputer-System gespeicherten Daten zum Zwecke der Verhaltens- und Leistungskontrolle darf nicht erfolgen. Dasselbe gilt für eine Verknüpfung der erfassten und ausgedruckten Daten mit anderen Daten. 3. Geltungsbereich Die DV-TC gilt für alle Dienststellen der FAU außerhalb des Klinikums, soweit sie an die Nebenstellenanlagen der Universität in Erlangen und Nürnberg angeschlossen sind. 4.1 Begriffsbestimmungen 4. Systembeschreibung Im Hinblick auf nebenstellenbezogene Daten wird in dieser Dienstvereinbarung zwischen Verbindungs-, Betriebs-, Gebühren- und Inhaltsdaten unterschieden. Für diese Daten gelten die in den Absätzen enthaltenen Begriffsbestimmungen Verbindungsdaten Verbindungsdaten sind - nebenstellenbezogene Daten, die der Bereitstellung der Verbindung dienen, Rufnummer des anrufenden Teilnehmers, Ende und Dauer der jeweiligen Verbindung - in Anspruch genommene Telekommunikationsdienstleistungen (Leistungsmerkmale) Betriebsdaten Betriebsdaten sind nebenstellenbezogene Daten, die zum Zwecke der Störungseingrenzung und beseitigung sowie zur Verkehrsmessung erhoben werden Gebührendaten Gebührendaten sind nebenstellenbezogene Daten, die zur Gebührenermittlung und -abrechnung erforderlich sind.

2 4.1.4 Inhaltsdaten Digitale Inhaltsdaten sind die Daten, die zur Zeit über die B-Kanäle übertragen werden (Sprache, Texte, Zeichen, Bilder). Analoge Inhaltsdaten sind während der Verbindung auf analogen Kanälen zwischen den Teilnehmern übertragene Informationen. 4.2 Hardware Der Telefoncomputer der FAU besteht zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des ISDN- Telefoncomputer-System aus folgenden Elementen 1 Vermittlungscomputer ERICSSON in Nürnberg, Lange Gasse 20, mit bedienungslosen Unteranlagen in der Findelgasse und der Regensburger Straße. 1 Vermittlungscomputer ERICSSON in Erlangen, in der Innenstadt (Krankenhausstraße 12). 1 Vermittlungscomputer ERICSSON in Erlangen, in der Tech. Fak. (Egerlandstraße 5). 1 Gebührendatenaufzeichnungsrechner SUN Solaris in Erlangen Innenstadt, Krankenhausstraße Verwaltungscomputer bestehend aus: 1 Datenbankserver SUN Solaris im RRZE (Martensstraße 1) 2 Telefonabrechnungs-PCs unter Windows XP in Erlangen, Schloss Die Vermittlungscomputer umfassen neben dem eigentlichen Vermittlungssystem, bestehend aus Line Interface Module (LIM) und Gruppenschaltermodul (GSM), noch folgende Server: Kommunikations-Server Telematic-Server Voic -Server Vor einer Erweiterung des ISDN-Telefoncomputer-Systems erfolgt eine entsprechende Ergänzung dieser Dienstvereinbarung, vgl. 9.2/ Software Die Software gliedert sich in Vermittlungssoftware von ERICSSON (verantwortlich: Gebäudemanagement Ref. G3) und Gebührenauswertesoftware (verantwortlich: IZH, RRZE) Vermittlungssoftware Die Vermittlungssoftware ist auf dem Vermittlungscomputer installiert und verarbeitet Verbindungs-, Betriebs- und Gebührendaten. Sie verfügt über eine Schnittstelle zur Gebührenauswertesoftware. Die Vermittlungssoftware ist so angelegt, dass Verbindungs- und Betriebsdaten unmittelbar nach Verbindungsabbau bzw. Störungsbehebung gelöscht werden. Die Gebührendaten werden sofort nach Übertragung gelöscht Gebührenauswertesoftware Die Gebührenauswertesoftware ist auf dem Verwaltungscomputer installiert. Sie erstellt gemäß 5. die zur Gebührenabrechnung nötigen Aufstellungen und Rechnungen. Sie erhält dazu von der Vermittlungssoftware die Gebührendaten. Sie übernimmt die Gebührendaten vom Vermittlungsrechner und filtert sie erforderlichenfalls gem , und und speichert die gefilterten Daten für die 2- monatliche Abrechnung. 5. Gebührenerfassung und Auswertung 5.1. Umfang der erfassten, gespeicherten und verarbeiteten Daten Bei einem Telefonat erfasst der Vermittlungsrechner folgende Daten: a) Datum des Gesprächsendes b) Uhrzeit des Gesprächsendes

3 c) Dauer des Gesprächs d) Quellnummer (Nebenstellen-Nr.) e) Zielnummer f) Zahl der Gebühreneinheiten g) Angabe, ob Dienst- oder Privatgespräch Weitere Daten werden nicht erfasst Verrechnungspflicht der Orts-, Nahbereichs- und Fernverbindungsgebühren Die aus dienstlicher Veranlassung aufgelaufenen Orts-, Nahbereichs- und Fernverbindungsgebühren werden den Einrichtungen in Rechnung gestellt. Für privat veranlasste Orts-, Nahbereichs- und Fernverbindungsgebühren gilt grundsätzliche Verrechnungspflicht gegenüber den Verursachern. Hierzu werden nur die Daten gem herangezogen Telefon- und FAX-Verbindungen Bei allen Telefon- und FAX-Verbindungen werden vier Kategorien unterschieden: Normale (5.3.1) und sensible Dienstgespräche (5.3.2), Personalratsgespräche (5.3.3) sowie Privatgespräche (5.3.4) Normale Dienstgespräche Bei normalen dienstlichen Ferngesprächen (also Dienstgesprächen, die nicht unter und fallen) werden die unter 5.1. genannten Daten zu Abrechnungszwecken erfasst, gespeichert und verarbeitet Sensible Dienstgespräche Bei sensiblen dienstlichen Ferngesprächen vertraulichen Inhalts im Sinne des BAG-Urteils vom Nr. 1-AZR-267/85 unterbleibt die Aufzeichnung und Speicherung der Zielnummern. Anmerkung: gedacht ist insbesondere an Ferngespräche, die im Zusammenhang mit sensiblen Dienstaufgaben, wie sie z.b. bei der psychosozialen Beratungsstelle und der betriebsärztlichen Dienststelle geführt werden und telefonische Beratung erfordern. Dienststellen mit entsprechender Aufgabenstellung können für einzelne Nebenstellen ihres Bereiches bei der Zentralen Universitätsverwaltung beantragen, dass die Zielnummer nicht aufgezeichnet und gespeichert wird. Für Telefongespräche, die aus privatem Anlass von diesen Nebenstellen geführt werden, gelten die in dieser Dienstvereinbarung unter getroffenen Regelungen über die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Daten und für die Gebührenabrechnung uneingeschränkt Personalratsgespräche Ferngespräche in Personalratsangelegenheiten werden wie sensible Dienstgespräche behandelt. Die unter genannten Regelungen gelten entsprechend. Zur Erfassung der Kosten werden folgende Daten aufgezeichnet und ausgedruckt: Datum, Uhrzeit, Quellnummer und Gebühreneinheiten Privatgespräche Für die summarische Darstellung der privaten Gespräche und Faxe wird für die Abrechnungsstelle der ZUV (Ref. F4) pro Einrichtung eine Liste Gesamtübersicht erstellt. Diese Liste enthält keine Daten gemäß Ziffer 5.1, sondern nur die Gesamtsumme der privaten Gesprächsgebühren für jede Einrichtung. Für die 2-monatige Abrechnung wird zudem ein gesonderter Ausdruck erstellt, der den Einrichtungen der Universität als Rechnungsunterlage zugeleitet wird und der neben den Daten gem. 5.1., Buchstaben a), b), c) d) und f) die Zielnummer e) aus datenschutzrechtlichen Gründen nur als Nummernrumpf enthält, bei dem die letzten beiden Ziffern der Zielnummer fehlen. Mit dem Führen eines privaten Gesprächs oder dem Senden eines privaten Fax willigt die/der Beschäftigte in die Erfassung dieser Gesprächsdaten ein. Darauf sind die Beschäftigten in

4 geeigneter Weise hinzuweisen. Verweigert ein(e) Beschäftigte(r) sein (ihr) Einverständnis, ist es ihm (ihr) untersagt, private Gespräche über die ISDN-Telefonanlage der Universität Erlangen-Nürnberg zu führen bzw. private Faxe zu versenden. 6. Gebührenabrechnung Die für private Telefongespräche und Faxe angefallenen Gebühren sind grundsätzlich zu erstatten. Die Abrechnung erfolgt alle 2 Monate. Grundlage für die Abrechnung bildet der Computerausdruck, der den Universitätseinrichtungen gem zur Verfügung gestellt wird. Zur Verringerung des Verwaltungsaufwands und zur Geltendmachung, Vereinnahmung, Verwaltung und Ablieferung der privat veranlassten Telefongebühren wird eine monatliche Bagatellgrenze pro Nebenstelle vorgesehen. Wird der von der Universitätsverwaltung festgelegte Bagatellbetrag unterschritten, wird auf die Vereinnahmung der privaten Telefongebühren verzichtet. Liegt der Betrag darüber, ist der volle Betrag geltend zu machen. (Anlage 1 der Dienstvereinbarung) Die Nachweispflicht für evtl. Unrichtigkeiten der Computergebührenabrechnung obliegt dem Zahlungspflichtigen. Reklamationen können nur binnen 4 Wochen nach Rechnungsstellung erfolgen. Bestreitet ein(e) Beschäftigte(r) die Richtigkeit der Abrechnung, so kann er (sie) über seine (ihre) Dienststelle eine Liste der privaten Telefongespräche und Faxe mit der vollständigen Zielnummer für die jeweilige(n) Nebenstelle(n) beantragen und einsehen. Nutzen mehrere Beschäftigte regelmäßig und berechtigt die gleiche Nebenstelle/n, müssen diese im Rahmen der Antragstellung ihr Einverständnis zur Einsichtnahme schriftlich mit darlegen. Der Antrag muss dem Referat F4 der ZUV binnen 4 Wochen nach Rechnungsstellung vorgelegt werden. Jede Einrichtung wird im 2-Monatsrhythmus mit allen tatsächlich angefallenen Gebühren belastet. Sie erhält zur entsprechenden Orientierung eine Gesamtübersicht der dienstlichen und privaten Gespräche und Faxe Löschung 7. Besondere organisatorische Maßnahmen Alle in dem ISDN-Telefoncomputer-System gespeicherten Daten werden zwei Monate nach Rechnungsstellung, spätestens zu Beginn des dritten Monats nach Aufzeichnung gelöscht. Die Gesamtlisten gem werden von der Abrechnungsstelle der ZUV (Ref. F 4) bis zum Abschluss der Rechnungsprüfung durch den Bayerischen Obersten Rechnungshof für das laufende Rechnungsjahr aufbewahrt. Die Gesamtlisten für die Abrechnung privater Telefongespräche und Faxe sind bis zum Abschluss der Abrechnung aufzubewahren Datenschutz Mitarbeiter, die mit der Abrechnung privater Gespräche und Faxe befasst sind, sind von der jeweiligen Beschäftigungsdienststelle auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Ihnen wird eine datenschutzrechtliche Information angeboten Filterung erfasster Gesprächsdaten Die Unterdrückung der Daten von Telefonaten, Faxverbindungen und der Zielnummer gemäß und erfolgt unmittelbar nach der Aufzeichnung im Vermittlungsrechner durch die Vermittlungssoftware. Die Vermittlungssoftware besorgt auch die Unterdrückung der Zielnummernziffern gemäß An die Gebührenauswertesoftware im Verwaltungsrechner werden somit nur die Daten übermittelt, die später auch in den Abrechnungslisten erscheinen Voic -Server Zugang zum Voic -Server erhalten im Rahmen der verfügbaren Speicherkapazität alle Einrichtungen sowie Beschäftigte, für deren Arbeitsfeld der Einsatz eines Anrufbeantworters sinnvoll ist. Jeder Zugangsberechtigte kann selbst festlegen, ob mit dem Voic -Server nur Ansagen gemacht oder auch Nachrichten empfangen werden können.

5 8. Sicherung korrekter Kostenerstattung Kommt es zu Schwierigkeiten bei der Kostenerstattung für private Gespräche und Faxe (vgl ), kann für die betreffende Nebenstelle das Führen privater Gespräche ganz untersagt werden Inkrafttreten 9. Schlussbestimmungen Die Dienstvereinbarung tritt zum in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstvereinbarung vom außer Kraft Kündigung Die Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Quartalsende gekündigt werden. 9.3 Fortwirkung Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung wirkt diese Dienstvereinbarung fort Fristlose Änderungen Sofern über Änderungen der Dienstvereinbarung zwischen Kanzler und dem Gesamtpersonalrat Einvernehmen besteht, können diese ohne Einhaltung der Kündigungsfristen vereinbart werden. Erlangen, den Erlangen, den Für die Universität Der Kanzler Für den Gesamtpersonalrat Der Vorsitzende gez. gez. Thomas A.H. Schöck Manfred Walter