Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen

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1 Dieses Infoblatt beschreibt die von uns empfohlenen kaufmännischen Standardvorgänge für Softwarehersteller und Dienstleister im Bereich IT. Bestandteil sind unsere Module ERP, PROJEKT sowie als Erweiterung Stücklisten, Abo-/Wartungsrechnungen und ggf. Tickets. Die beschriebenen Abläufe werden bei uns selbst so durchgeführt. Natürlich sind Abwandlungen und Erweiterungen dieser Abläufe denkbar. Ein grobes Beispiel für den Ablauf ist folgender: Kunde kauf Software X. plus 3 Schulungstage und 1 Tag Anpassung im Bereich Formulare. Ausgangslage Artikel Hier der Artikelstamm, um den es geht. Es gibt Lizenzartikel, Dienstleistungen, Schulungen usw. Leistungen Der Detailgrad der Leistungen ist variabel. Einige unserer Kunden im Softwarebereich definieren Ihre Arbeitspakete aus bis zu 100 Einzelleistungen. Im oben abgebildeten Beispiel-Artikelstamm wurden im Gruppenbaum unterhalb der Gruppe LEISTUNGEN mehrere Untergruppen hierfür definiert. Zum Beispiel der Bereich KONFIGURATION: Hier sind drei Leistungen definiert, es können wie gesagt wesentlich mehr sein. Ob Sie diese dann als Artikel oder als Checkliste abbilden, bleibt Ihnen überlassen. Der richtigste (weil kaufmännische) Weg ist der Artikel, aber wenn dies bei Ihnen zu Überorganisation führen würde, machen Sie das Ganze über Checklisten (Kurz-Erklärung im übernächsten Abschnitt). 1

2 Arbeitspakete/Stücklisten Aus den operationalisierten Arbeitsschritten (also den Leistungen im Detail) lassen sich über Stücklisten sogenannte Arbeitspakete zusammenfassen. Diese sind die Basis Ihrer Kalkulation und eventuell auch Ihrer organisatorischen Abläufe. Hier als Beispiel wiederum unser Gruppenbaum mit vier Paketen: Das Paket KONFIGURATION KOMPLETT besteht dabei aus folgenden Komponenten: Die Mengenangabe stellt somit eine Vorkalkulation dar, kann aber im Angebot abgeändert werden (es müssen zum Beispiel doppelt soviele User angelegt werden). Daraus ergibt sich dann ein anderer Preis. Sind diese unterschiedlichen Konstellationen wiederum Standard, dann legen Sie sich mehrere Arbeitspakete mit unterschiedlichen Mengenangaben an ( KONFIGURATION für 5 User, für 10 User ). Checklisten work4all bietet Ihnen ein sehr schönes Modul zum komfortablen und einfachen Verwalten von Arbeitsgängen an: die Checkliste. Diese hat allerdings keine dauerhafte Verbindung zu den kaufmännischen Vorgängen. Im oben beschriebenen Fall ( Softwareverkauf oder Konfiguration ) sieht der Ablauf folgendermaßen aus: Wechseln Sie zum Kunden, bei dem dieser Auftrag liegt. Erstellen Sie eine neue Checkliste und wählen Sie in der Kopfleiste den kaufmännischen Auftrag aus: Fertig. work4all fügt alle Positionen incl. der Arbeitspakete und Komponenten in die Checkliste ein: 2

3 Bitte lesen Sie auch das separate Infoblatt zu diesem Thema. Sie können eine Checkliste auch als Mustervorlage definieren, wenn dieser Ablauf öfter vorkommt. Kalkulation und Angebot Die kaufmännische Abwicklung beginnt bei der Kalkulation (separates Fenster möglich) oder beim Angebot (auch dort lässt sich kalkulieren). In diesem Infoblatt beginnen wir direkt beim Angebot. Wir fügen die Artikel und Arbeitspakete wie folgt ein: Die Kalkulation der Hauptpositionen ist einfach (Menge mal Einzelpreis). Bei den Stücklisten wurde die Variante 5 gewählt, also versteckte Komponenten im Hintergrund. Für Position 2.2 sieht das dann so aus: Der Kunde sieht den Text KONFIGURATION komplett, dahinter stecken 3 Komponenten mit ihren einzelnen Preisen und Stundenanzahl. Der Stundenwert lässt sich natürlich nun individuell anpassen (dies tun Sie in der Spalte Menge SL). Im Moment des Änderns der Menge oder des Einzelpreises ändert sich auch der Preis des Kopfs der Stückliste. Der Auftrag: Was ist zu tun? Was sind meine Sollwerte? Der kaufmännische Auftrag ist eines der wichtigsten Objekte im Ablauf dieses Vorgangs. Er stellt die Sollwerte dar. Bei einem Dienstleister sagt er also aus Was ist (wann) zu tun?. Bei der späteren Soll- Ist-Betrachtung ( Wie lange hat es tatsächlich gedauert? ) ist diese Menge die Sollmenge. Dies gilt sowohl für die normalen Positionen, als auch für die Komponenten der Stücklisten/Arbeitspakete. Wichtig: Das (bekannteste) Standardformular des Auftrags ist zwar die Auftragsbestätigung. Das soll aber nicht heißen, dass man keinen Auftrag anlegt, wenn der Kunde keine AB benötigt. Betrachten Sie den Auftrag zunächst als internes Objekt. Sozusagen den Startschuss für Ihre Arbeit. Deshalb sollten Sie in Ihre Vorgangsbeschreibung eventuell auch das Formular Interner Arbeitsauftrag mit einbeziehen. Besonders dann, wenn Nicht-work4all-Mitarbeiter diese Informationen benötigen. Hier ein Beispiel für dieses Formular: 3

4 Bitte beachten Sie, dass sich durch Zusatzfelder weitere (interne) Informationen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen lassen. Am einfachsten wird dies durch das Positionsfeld interner Text klar. Ist bei diesem Artikel/dieser Dienstleistung eine Ressource (also ein Mitarbeiter) hinterlegt, kann man auch diesen hier mit ausdrucken lassen. Das ist jedoch noch nicht die Ressourcenplanung, wie Sie über unseren Terminkalender möglich und üblich ist. Die Lieferung der Leistung Der Titel dieses Abschnitts ist bewusst etwas ungewöhnlich ausgesucht. Sie werden vielleicht denken Leistungen werden doch nicht geliefert.. Aber so ist es: der Lieferschein als Nachweisdokument für die Lieferung der Schulung oder der Anpassung ist gar keine so schlechte Idee. Das hat dann auch nichts mit Lagerbuchung zu tun der Lieferschein muss nicht gebucht werden. Es hat auch nichts mit der Unterschrift des Kunden unter dem Lieferschein zu tun es handelt sich auch hier um Ihr internes Nachweisobjekt. Dieses beantwortet im Nachhinein unzweifelhaft zum Beispiel die Frage: Wann haben wir die Schulung geleistet? Das Ganze hat den (kleinen) Nachteil, dass eine Soll-Ist-Betrachtung nun nicht mehr möglich ist. Soll und Ist werden maximal identisch sein. Nicht gelieferte Leistungen jedoch sind so gut zu erkennen ( Wie viele Tage hat der Kunde noch offen? ). Das Projekt Der zweite Weg des Abarbeitens von Dienstleistungsaufträgen geht über Projekte und die damit verbundene Zeiterfassung. So gehen Sie vor: 1. Wandeln Sie zunächst den kaufmännischen Auftrag in ein Projekt um (rechte Maustaste im Desktop) 2. Dabei können Sie nun (in klassischer Art und Weise) auch die Vorgänge (so detailliert wie Sie möchten) hinterlegen. Aber dieser Weg ist etwas komplizierter, als der kaufmännische. In diesem Infoblatt spielt er keine Rolle. Die Vorgänge sind Ihre Auftragspositionen. 3. Fertig. Das Projekt steht nun zur Ist-Zeiterfassung zur Verfügung. 4

5 Zeiterfassung Nun beginnt also der Auftrag und die Kollegen tun Ihre Arbeit. Die Infoweitergabe (was hat wer zu tun, ist ein Sonderthema. Vorschlag: Sie generieren sich eine Excel-Liste mit allen offenen Auftragspositionen Grafik etc. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn wir dabei helfen können. Der Kollege, der nun eine Leistung erledigt/erfasst, weist dies in unserer Zeiterfassung nach. Hier die Maske: Wie Sie sehen, ist die Leistung der Position des Auftrags zugeordnet. In diesem Fall eine Komponente einer Stückliste/Arbeitspaket. Im Kommentar hat der Mitarbeiter zusätzlich manuell eine Notiz hinterlassen, warum es länger gedauert hat. Fertigmeldungen Fertigmeldungen kennt man standardmäßig aus Produktionsaufträgen. Dort werden dann einzelne Teilmengen beim Einbuchen ins Lager fertiggemeldet. Hier bezieht sich diese Meldung auf die erfolgte Dienstleistung. Sie melden intern, dass die gesamte Menge (egal ob Stunden oder Tage) geliefert wurden. Die Konsequenz daraus ist in der Regel die Abrechnung. Fertigmeldungen beziehen sich immer auf eine Auftragsposition und können an zwei Stellen des Programms erfolgen: 1. Direkt in der Position des Auftrags 2. Aus der Zeiterfassung heraus Fertigmeldung aus einer Position heraus Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie zu der Übersicht der Positionen. Markieren Sie die Position und wählen Sie Fertigmeldung. 5

6 Nach der Fertigmeldung wird diese Position durchgestrichen dargestellt. Beinhaltet Ihr Auftrag viele Dienstleistungspositionen, ist dies eine schöne Möglichkeit, hier den Überblick zu behalten: was wurde bereits geleistet, was nicht? Fertigmeldung aus der Zeiterfassung heraus Neben der Position klicken Sie auf die Schaltfläche, dann auf den Menübefehl Fertigmeldung erstellen. Anschließend können Sie einen Kommentar zur Fertigmeldung eintragen. Dieser kann ggf. eine wichtige Rolle bei der Abrechnung spielen. Nach der Fertigmeldung wird diese Position durchgestrichen dargestellt. Anzeige der Fertigmeldungen und Abrechnung Die erfolgte Fertigmeldung führt natürlich nicht automatisch zur Abrechnung. Es ist vielmehr eine Eigenschaft der Position, die bei den Positionen (durchgestrichen), im Reporting sowie bei der Vorgangs-Nachverfolgung gezeigt wird. Anzeige innerhalb der Positionen Hier ein Ausschnitt aus der Ansicht der Positionen. Die durchgestrichenen Positionen wurden fertiggemeldet zusätzlich lässt sich dabei auch der Kommentar der Fertigmeldung einblenden: Anzeige innerhalb der Vorgangs-Nachverfolgung Markieren Sie im Desktop den ausgewählten Auftrag mit rechter Maustaste an und wählen Sie dann Vorgangs-Nachverfolgung. Innerhalb der nun erscheinenden Auflistung wird ab Version 10.6 ebenfalls der Nachweis der Fertigmeldung geführt: 6

7 Zusätzlich bietet Ihnen die Vorgangs-Nachverfolgung eine Übersicht über alle erfolgten Fertigmeldungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zum Beispiel des abgelaufenen Monats: Mit einem Klick wissen Sie, was in diesem Monat an Leistungen innerhalb Ihrer Abteilungen erfolgt ist und was somit ggf. abrechnungsfähig ist! Anzeige der Fertigmeldungen als Report Mit Version 10.6 steht ein neuer Standard-Report als Liste zur Verfügung: Die Liste der fertiggemeldeten Auftragspositionen. Es handelt sich (als Dateiname) um den Crystal-Report w4a_s027f.rpt. Falls dieses Formular in Ihrer Installation nicht eingebunden ist, lassen Sie ihn sich bitte durch unseren Support geben. So sieht das Ergebnis aus: Individuelles Reporting Oft ist individuelles Reporting im Vorfeld der Abrechnung gewünscht. So lassen sich beliebige Felder mit in den Abrechnungsvorgang einbeziehen. Hier ein Beispiel für eine Excel-Pivot-Ansicht: Zunächst die Tabelle mit den Rohdaten: 7

8 Und dann eine daraus resultierende Pivot-Ansicht: So haben Sie die Möglichkeit, entweder nach Kunde oder nach Mitarbeiter zu gruppieren und dann die Rechnungen zu erstellen. Sie finden das Beispiel des Zugriffs aus Excel im Programm unter Extras > Administration > Verwaltung von Reports und dort dann unter Excel-Konnektor: 8

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