Kleine Hinweise Outlook

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1 Wie heißt die oberste Zeile von Outlook und welche Elemente findest du darin? Die oberste Zeile heißt <Titelleiste> und enthält unter anderem die Symbolleiste für den Schnellstart, den Namen des aktuellen Outlook- Bereichs, den Postfachnamen und den Programmnamen. Am rechten Rand findest du die drei Fensterschaltflächen. Mit welchem Befehl blendest du die Schaltflächen im Menüband aus? Doppelklicke auf einen Registernamen oder drücke die Tastenkombination <Strg>+ <F1>. Mit welcher Taste blendest du die Tastenkürzel für die Arbeit im Menüband ein? Über die <Alt>-Taste werden zu jedem Befehl im Menü band die Zeichen bzw. die Zeichenfolge angezeigt. Wie heißt die graue Leiste am linken Bildschirmrand? Der graue Bereich, der standardmäßig angezeigt wird, heißt Navigationsbereich. 1. Mai 2014 Seite 1 17

2 Welche Outlook-Elemente kennst du? Es gibt die Bereiche , Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. Kontakte Kalender 1. Mai 2014 Seite 2 17

3 Aufgaben Notizen Journal Zu welchen Zwecken nutzt du den Arbeitsbereich Kalender? Im Bereich Kalender kannst du deine 1. Mai 2014 Seite 3 17

4 Termine eintragen. Wenn du die Option Erinnerung nutzt, wirst du vor dem Termin informiert. Wie heißt die Leiste am unteren Bildschirmrand? Die Leiste wird Statusleiste genannt und enthält unter anderem die Anzahl der im Arbeitsbereich angezeigten Elemente. Woran erkennst du eine ungelesene ? Du erkennst eine ungelesene Nachricht am gelben noch verschlossenen Briefumschlag- Symbol. Wozu ist der Betreff und wie sollte er aussehen? Der Betreff soll den Empfänger der Nachricht über den Inhalt der informieren und kurz und aussagekräftig sein. Welche Möglichkeiten kennst du, um einen Empfänger ins Feld An einzutragen? Zum einen kannst du die - Adresse direkt in das Feld eingeben oder klicke auf die Schaltfläche <An> und wählen einen Empfänger aus der Liste aus. 1. Mai 2014 Seite 4 17

5 Was bedeutet Cc und was sind Cc-Empfänger? <Cc> bedeutet <Carbon Copy> und Cc-Empfänger sind Kopieempfänger der Nachricht. Was bedeutet Bcc und was sind Bcc-Empfänger? <Bcc> bedeutet <Blind Carbon Copy> und Bcc-Empfänger sind ebenfalls Kopieempfänger der Nachricht, die aber von allen Empfängern namentlich nicht gesehen werden. Welche kennst du? Nachrichtenformate Outlook 2010 unterstützt die Nachrichtenformate <HTML>, <Nur Text> und <Rich-Text>. 1. Mai 2014 Seite 5 17

6 Mit welchem Befehl weist du deiner Nachricht eine Dringlichkeit zu? Beim Schreiben der Nachricht kannst du auf die Schaltfläche <Wichtigkeit: hoch> klicken. Beim Empfänger wird dann im Posteingang neben der Nachricht ein rotes Ausrufezeichen angezeigt. Mit welchem Befehl forderst du eine Lesebestätigung vom Empfänger an? Beim Schreiben einer kannst du über das Register <Optionen> den Haken bei Lesebestätigung. anfordern setzen. Dann erhältst du eine , dass und wann der Empfänger die geöffnet hat. Welche Schritte führst du aus, um eine Excel-Mappe an die Nachricht anzuhängen? Im Nachrichtenfenster findest du die Schaltfläche Datei anfügen. Wähle dann die gewünschte Excel-Datei aus und sende die ab Was ist der Unterschied zwischen Antworten und Allen antworten? Mit dem Befehl <Antworten> schreibst du nur dem Absender der E- Mail, mit <Allen antworten> erhalten der Absender und alle anderen Kopieempfänger die Antwort. An Blindkopieempfänger können keine Antworten verfasst werden. Wozu benötigst du den Befehl 1. Mai 2014 Seite 6 17

7 Weiterleiten? Wenn du eine an eine dritte Person senden möchtest, die nicht in der angesprochen wurde, kannst du auf Weiterleiten klicken und dem Empfänger die zusenden. Beim <Weiterleiten> werden eventuell vorhanden Anhänge mit geschickt. Mit welchem Befehl löschst du mehrere s zu einem bestimmten Betreff? Der Befehl lautet Unterhaltung aufräumen. Du findest ihn über die Befehlsfolge <Start> <Aufräumen>. Angenommen du möchtest weitere s zu diesem Thema, die deinen Posteingang erreichen, automatisch löschen. Wie lautet die Befehlsfolge? Der Befehl lautet <Ignorieren> auf dem Register <Start>. Dann werden alle s zu dem Thema in den Ordner <Gelöschte Elemente> verschoben. Was sind QuickSteps? <QuickSteps> sind Befehle zur schnellen Organisation von Outlook- Elementen. Wie stellst du die Sortierung für die Spalte <Von> ein? Zum Sortieren klicke auf den Spaltentitel <Von>. Beim ersten Klick wird alphabetisch aufsteigend, beim nächsten Klick alphabetisch absteigend sortiert. In welchem Ordner speichert Outlook Nachrichten zwischen, wenn du diese noch nicht senden 1. Mai 2014 Seite 7 17

8 möchtest? Im Ordner <Entwurf> werden alle noch nicht gesendeten Nachrichten abgespeichert. Mit welcher Befehlsfolge kannst du eine erneut absenden? Öffne die im Ordner <Gesendete Objekte> und wähle die Befehlsfolge <Start> <Weitere Verschiebeaktionen> <Nachricht erneut senden>. Im neuen - Fenster musst du nur noch auf die Schaltfläche Senden klicken. Mit welcher Outlook-Funktion kannst du den -Verkehr automatisieren? Mit dem Befehl Regeln kannst du bestimmte s automatisch bearbeiten und verarbeiten. Du findest die Regeln auf dem Register <Start> über die Schaltfläche <Regeln>. Was sind Junk- s? Junk- s sind Werb s und generell unerwünschte Mails. Wie blockierst du eine Junk-E- Mail? Wenn der Absender dir das erste Mal eine Mail geschickt hat, klicke mit der rechten Maustaste auf die . Starte den Befehl <Junk- > <Absender sperren>. 1. Mai 2014 Seite 8 17

9 Über welche Befehlsfolge kannst du Briefpapier mit buntem Hintergrund auswählen? Die Befehlsfolge lautet <Neue Elemente> < -Nachricht mit> <Weitere Briefpapiere>. Wie viele Telefonnummern kannst du zu einem Kontakt speichern? Du kannst bis zu 16 Telefonnummern in einem Outlook-Kontakt abspeichern. Wie viele -Adressen kannst du je Kontakt speichern? In einem Outlook-Kontakt kannst du bis zu drei -Adressen hinterlegen. Wozu brauchst du bei den Kontakten das Feld Speichern unter? Im Feld <Speichern unter> legst du fest, wie der Kontakt gespeichert wird. Dadurch bestimmst du später die Sortierreihenfolge, ob nach Voroder Nachname. Angenommen du hast einen Kontakt zu einer Firma erstellt. Wie erstellst du einen weiteren Kontakt in dieser Firma? Öffne den gewünschten Kontakt und wähle über das Register <Kontakt> die Befehlsfolge <Speichern> und <neuer Kontakt> <Kontakt in dieser Firma>. Aus welchen Dateiformaten 1. Mai 2014 Seite 9 17

10 kannst du Outlook-Kontakte importieren? Folgende Dateiformate werden unterstützt: <Microsoft Access>, <Microsoft Excel>, <Lotus Organizer>, <Outlook Express>, <Outlook-Datendatei> und diverse <Textformate>. Mit welchem Befehl startest du den Import von externen Adressen? Die Befehlsfolge lautet <Datei> <Öffnen> <Importieren>. Welche Formate zum Drucken deiner Kontakte kennst du? Es gibt zwei Druckformate: Kartenformat, Heftformat (A7), Heftformat (A6), Memoformat, Telefonbuchformat. Was sind Kontaktgruppen? Unter Kontaktgruppen werden bestimmte Kontakte in einer Liste zusammengefasst. Diesen kannst du schnell eine senden. Es handelt sich dabei um die Verteilerlisten. Wie lautet die Funktion, um mehreren Empfängern eine individuelle zu schreiben? Mit dem Befehl Serien- s kannst du in den Nachrichten jeden 1. Mai 2014 Seite 10 17

11 Empfänger persönlich ansprechen. Wie startest du das Erstellen einer Serien- ? Lasse dir die Outlook-Kontakte anzeigen. Aktiviere das Register <Start> und klicke auf die Schaltfläche <Seriendruck>. Wähle im Feld <Zusammenführung an> die Option < > aus. Wie heißt die Regel, mit der du eine individuelle Anrede erzeugen kannst? Die Regel heißt Wenn...Dann Sonst. Was kennzeichnet der gelbe Strich in der Tagesansicht bzw. in der Wochenansicht? Er kennzeichnet die aktuelle Uhrzeit. Woran erkennst du im Datumsnavigator das aktuelle Datum? 1. Mai 2014 Seite 11 17

12 Du erkennst das aktuelle Datum am roten Kasten. Wie lässt du dir im Tageskalender den nächsten Tag anzeigen? Klicke entweder im Datumsnavigator auf den entsprechenden Tag oder klicke auf das kleine Dreieck-Symbol neben dem gezeigten Datum. Die Schaltfläche heißt Weiterleiten. Was erhältst du, wenn du im Kalender die Tastenkombination <Strg>+<g> drückst? Es öffnet sich das Fenster Gehe zu Datum. Dort kannst du jedes Datum zwischen 1. April 1601 und 31. Dezember 4499 eintippen. Welche Besonderheit hat das Feld Datum im Fenster Gehe zu Datum? Du kannst dort auch Texte eintippen, wie beispielsweise <Nächster Montag> oder <Anfang 2011>. Angenommen du möchtest die Zeiteinteilung auf 5 Minuten stellen. Wie lautet die Befehlsfolge? Klicke mit der rechten Maustaste in die Zeiteinteilung und wähle den Eintrag 5 Minuten. Wo kennzeichnest du einen Termin als privaten Termin? Klicke im Terminfenster auf die Schaltfläche Privat. Die Schaltfläche zeigt als Symbol ein kleines Schloss. 1. Mai 2014 Seite 12 17

13 Was sind Ereignisse? Ereignisse sind Termine, die über einen ganzen Tag gehen, beispielsweise Geburtstage, Jahrestage oder Urlaubstage. Diese Termine sind durch das aktivierete Kontrollkästchen»Ganztägiges Ereignis«gekennzeichnet. Wie erstellst du regelmäßige Termine? Über die Schaltfläche Serientyp wird das Fenster Terminserie angezeigt, indem du die Serie beschreiben kannst. Über welche Befehlsfolge lässt du dir die Ansicht Einfache Liste anzeigen? Die Befehlsfolge ist <Start> <Ansicht ändern> <Einfache Liste>. Wie erstellst du in dieser Ansicht eine Aufgabe, ohne das Aufgabenfenster zu öffnen? Klicke in der Aufgabenliste in das Feld 1. Mai 2014 Seite 13 17

14 <Hier klicken>, um eine Aufgabe zu erstellen. Tippe die Aufgabe ein und drücke die <Eingabe> Taste. Welche Ansichten gibt es standardmäßig im Arbeitsbereich Aufgaben? Es gibt die Ansichten <Einfache Liste>, <Detailliert>, <Vorgangsliste>, <Nach Priorität>, <Aktiv>, <Erledigt>, <Heute>, <Nächste sieben Tage>, <Überfällig>, <Zugewiesen> und <Serveraufgaben>. Wo kann man sich anzeigen lassen, was die Farben bei der Kennzeichnung bedeuten? Auf dem Register <Start> findest du den Bereich <Nachverfolgung>. Dort werden die Farben der Flaggen aufgeschlüsselt. Über welche Schaltfläche machst du aus einer einfachen Aufgabe eine wiederkehrende Aufgabe? Nachdem du die Aufgabe mit einem Doppelklick geöffnet hast, musst du auf die Schaltfläche <Serientyp> klicken. Wie erledigst du eine Aufgabe und wie stellt Outlook diese in der Ansicht <Einfache Liste> dar? Du klickst in das Feld <Erledigt>. Sofort erscheint in dem Feld ein Haken und die Aufgabenzeile wird durchgestrichen. Welche Druckformate bietet dir Outlook an, um die Aufgaben in 1. Mai 2014 Seite 14 17

15 der Einstellung Einfache Liste auszudrucken? Die Formate lauten Tabellenformat und Memoformat. Um das Tabellenformat in der Liste zu sehen, muss mindestens eine Aufgabe markiert sein. Was sind Datendateien und wozu kannst du sie einsetzen? In Datendateien werden Outlook- Elemente gespeichert. Du kannst eine oder mehrere Datendateien erstellen. Sie dienen unter anderem zur Archivierung. Welche Endung haben Datendateien? Outlook-Datendateien haben die Endung.pst. Wie viele Datendateien hast du nach der Standardinstallation von Outlook 2010? Du arbeitest zunächst mit einer Datendatei, in der alle Outlook- Elemente gespeichert sind. Wie fügst du einen neuen Ordner in eine Datendatei ein? Ein Rechtsklick auf die gewünschte Datendatei zeigt dir im Kontextmenü den Befehl Neuer Ordner. Welche beiden Möglichkeiten zum Archivieren von Outlook- Elementen kennst du? Bei der automatischen Archivierung legst du zu Beginn fest, in welchem Rhythmus Outlook deine»alten«elemente archiviert. Bei der manuellen Archivierung startest du die Archivierung mittels des Befehls <Datei> <Information> <Tools zum Aufräumen> <Archivieren>. Wozu kannst du den Bereich Notizen in Outlook 2010 nutzen? 1. Mai 2014 Seite 15 17

16 Du kannst ähnlich wie kleine bunte Haftnotizen Memos hinterlegen. Welche Ansichten gibt es für Notizen? Es gibt die Ansichten <Symbol>, <Notizenliste> und <Letzte 7 Tage>. Mit welchem Befehl änderst du die Farbe einer Notiz? Führe einen Rechtsklick auf der Notiz aus, starte den Befehl <Kategorisieren> und wähle eine der gezeigten Farben. Wozu musst du ein Konto in Outlook einrichten? Mit einem -Konto rufst du deine s, die im Internet gespeichert sind, ab. Dann sind sie in Outlook gespeichert. Du kannst dann alle Outlook-Funktionen zur Bearbeitung der s nutzen. Mit welchem Befehl startest du das Einrichten eines Kontos? Du startest das Einrichten eines Kontos über das Menü <Datei> mit dem Befehl <Informationen>. Ein Klick auf die Schaltfläche <Konto> hinzufügen öffnet das gleichnamige Fenster. Was ist ein POP3-Konto? Beim POP3-Konto werden die Nachrichten vom -Server in die Datendatei auf deinem Computer heruntergeladen. Die Nachricht befindet sich dann sowohl auf dem E- Mail-Server als auch auf deinem Computer. Das bedeutet, dass du 1. Mai 2014 Seite 16 17

17 deine Nachrichten auch lesen und bearbeiten kannst, wenn du nicht mehr online bist. Was ist ein IMAP-Konto? Bei einem IMAP-Konto erhältst du über Outlook 2010 Einblick in das Postfach am -Server. Die E- Mails liegen nicht als Kopie auf deinen Computer. Wenn keine Internetverbindung mehr verfügbar ist, kannst du deine Nachrichten nicht mehr lesen und bearbeiten. 1. Mai 2014 Seite 17 17

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