CM Studio.ECM-SERVER Arbeitsprozesse optimieren und rechtskonform archivieren

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1 CM Studio.ECM-SERVER Arbeitsprozesse optimieren und rechtskonform archivieren Der Enterprise Content Management Server (kurz: ECM-SERVER) von MASCH Software Solutions hat die Aufgabe Ihre unternehmensrelevanten Prozesse elektronisch abzubilden und auf Ihren Prozessen basierend die Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen rechtskonform und sicher zu realisieren. Mit CM Studio.ECM-SERVER verfügen Sie über alle Funktionen und Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von geschäftlichen Informationen, über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Aufbewahrungspflichten hinweg.

2 CM Studio.ECM-SERVER Arbeitsprozesse optimieren und rechtskonform archivieren Enterprise-Content-Management (ECM) hat die Abbildung von unternehmensrelevanten Prozessen und die elektronische Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen zum Ziel. CM Studio.ECM-SERVER ist die Basisplattform Ihres Unternehmens, in der alle Informationen (papiergebundene sowie digitale) zusammenlaufen und Ihren Mitarbeitern blitzschnell bei Bedarf zur Verfügung stehen. Dabei basiert der CM Studio.ECM-SERVER auf den erfolgreichen MASCH Anwendungen CM Studio.DMS-SERVER und CM Studio.E-ARCHIVE, die um eine Vielzahl von leistungsstarken Funktionen im CM Studio.ECM-SERVER erweitert wurden: 3 Projektorientiert lassen sich unterschiedlichste Dokumente (Verträge, s, Rechnungen etc.) innerhalb von CM Studio.ECM- SERVER zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind damit rasch nachvollziehbar und übersichtlich strukturiert abgelegt. 3 Die integrierte -Archivierung ermöglicht Ihnen, dass Sie Ihre s inklusive Anhänge mit den bestehenden Aktenvorgängen verknüpfen und diese, in der Gesamtheit, den gesetzlichen Regularien entsprechend aufbewahrt werden. 3 Elektronische Workflows steuern abteilungsübergreifend Ihre Unternehmensprozesse und sorgen für die zeitnahe und sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. 3 Die Änderungshistorie der einzelnen Dokumente wird innerhalb des CM Studio.ECM-SERVER protokolliert. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Arbeit ist dadurch vor allem für Ihre Mitarbeiter gegeben. 3 CM Studio.ECM-SERVER lässt sich flexibel mit einer Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, CAD- und - Systemen, bzw. mit Microsoft Office-Produkten verknüpfen. Sie erhalten dadurch eine zentrale Informationsplattform für Ihr gesamtes Unternehmen. 3 CM Studio.ECM-SERVER verfügt über ein umfassendes -Management. s werden in Übereinstimmung mit den Arbeitsprozessen und den staatlichen Vorgaben verarbeitet, archiviert und verwaltet. Sie senken Ihre Unternehmenskosten und sparen IT- und Personal-Ressourcen. 3 Content-Management ist bereits im Standardumfang enthalten. CM Studio.ECM-SERVER basiert auf der leistungsstarken CMS-Software CM Studio 2013 /CE-SERVER von MASCH und bietet Ihnen alle Funktionalitäten zum komfortablen Erstellen, Verwalten und Bereitstellen von browserbasiertem Online-Content und Web-Seiten.

3 CM Studio.E-ARCHIVE -Archivierung für jedes Unternehmen von Anwendern CM Studio.E-ARCHIVE ist neben dem DMS-Server die zentrale Komponente des CM Studio.ECM-SERVER. CM Studio.E-ARCHIVE bietet Ihnen grundsätzlich alle technischen und wirtschaftlichen Vorteile einer flexiblen - Archivierung für alle führenden -Lösungen wie Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise etc. Warum ist -Archivierung im CM Studio.ECM-SERVER so wichtig? Zum einen schreibt Ihnen der Gesetzgeber die -Archivierung seit 2002 bereits vor. Jegliche - Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden ( 147 AO, 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge. Was nutzt es Ihnen aber, wenn Sie die s zwar archivieren, aber nicht mit Ihren kaufmännischen Abläufen und Dokumenten wie einer Rechnung bzw. Auftragsbestätigung verknüpfen können. Genau diese Verknüpfung und somit die Ganzheitlichkeit Ihrer Unternehmenskommunikation stellt CM Studio.ECM-SERVER sicher. Dabei bietet CM Studio.E-ARCHIVE bereits als Einzelanwendung eine Vielzahl von Vorteilen für jedes mittelständische Unternehmen: 3 Sie erfüllen automatisch alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen zuverlässig Durch den Einsatz von CM Studio.E-ARCHIVE kann Ihr Unternehmen die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung von s und den damit verbundenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zuverlässig erfüllen. 3 Vermeiden Sie ärgerliche und unnötige Datenverluste CM Studio.E-ARCHIVE ermöglicht die zentrale, sichere und vollständige Aufbewahrung aller s über beliebige Zeiträume hinweg und bietet so einen zuverlässigen Schutz vor Datenverlusten. 3 Entlasten Sie Ihren -Server CM Studio.E-ARCHIVE entlastet Ihren Kommunikations-Server durch die Auslagerung historischer s in die CM Studio basierte SQL-Datenbank. CM Studio.E-ARCHIVE ermöglicht ein flexibles Content-Management und reduziert den Speicherbedarf drastisch gegenüber den Storage-Anforderungen Ihres Servers. 3 Vereinfachen Sie Ihre Backup und Recovery Strategie CM Studio.E-ARCHIVE hat zwar keine klassische Backup- und Restore-Funktionalität für Ihren - Server, wie Sie dies mit einer traditionellen Backuplösung realisieren können. Durch die konstante Synchronisierung zwischen den -Archivboxen und den korrespondierenden Mail-Accounts, ist die Notwendigkeit einer umfangreichen Sicherung Ihres -Servers grundsätzlich von geringerer Priorität.

4 Dokumenten-Management ganz einfach Wie aus der Flut von Informationen ein effizientes Aktenmanagement entsteht: CM Studio.ECM-SERVER bietet in erster Line die strukturierte Ablage einer Vielzahl von unterschiedlichsten Dokumenten und s sowie deren Anhänge. Aber CM Studio.ECM-SERVER bietet neben der klassischen Aktenablage dem Anwender eine Vielzahl von Mo glichkeiten, wie digitales Dokumenten-Management einfach und effizient in den ta glichen Arbeitsprozess eingebunden werden kann. Sie finden im folgenden Beispiel Funktionen von CM Studio.ECM-SERVER mit denen Sie ein ganzheitliches Akten- und Vorgangs-Management für Ihr Unternehmen etablieren können: Rechnungseingang & Auftragsfreigabe Eine Rechnung durchla uft in mittleren und großen Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Aber selbst bei kleinen Betrieben muss eine Rechnung nach dem Posteingang gepru ft, verbucht und bezahlt werden. In der Regel erfolgen diese Arbeitsschritte an mehreren Arbeitspla tzen durch unterschiedliche Personen. In beiden Fa llen beno tigt der mit dem Rechnungseingang verbundene Arbeitsprozess Aufwand und Zeit. Mit der automatisierten Rechnungseingangsprüfung in CM Studio.ECMSERVER lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verku rzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Der Sachbearbeiter prüft die eingegangen Dokumente auf korrekten Inhalt bzw. vergleicht Rechnugen mit Wareneingängen. Hierbei können Sie bereits über die integrierten Kreuzverlinkungen von CM Studio.ECM-SERVER Eingangsrechnung, Warenlieferschein und Bestellung mit dem eigentlichen Kundenauftrag verknüpfen und einen zusammenhängenden Aktenvorgang erstellen. Dieser ist im Rechnungsordner sichtbar, in dem die Eingangsrechnung das primäre Dokument ist. Im Aktenordner für Eingangslieferscheine finden Sie ebenfalls die verknüpften Dokumente mit dem zugehörigen Wareneingangslieferschein als primäres Dokument. Bei Kundenbestellungen übernimmt die -Bestellung des Kunden die primäre Darstellungsfunktion. Alle verknüpften Dokumente, aber auch die zugehörige -Kommunikation, sind wie in einem Aktenreiter als untergeordnete Anhänge ausgewiesen und von jeder Stelle aus einsehbar, ohne dass Sie den originalen Ursprungsordner ermitteln und öffnen müssen. Abschließend muß in unserem Beispiel nur noch die Freigabe des Rechnungseingangs gegeben werden. Automatisch erhält die Buchhaltung eine Benachrichtigung über den Eingang eines neuen Rechnungsbelegs, um die entsprechende Verbuchung und die zugehörige Zahlungsplanung vorzunehmen. Die Logisitkabteilung erhält die

5 Freigabe für den Versand der Ware und die Auftragsabwicklung wird über den Warenausgang und die damit fällige Rechnungsstellung an den Endkunden informiert um diese parallel zur Warenauslieferung abzuwickeln. Optimale Steuerung dank automatisierter Arbeitsprozesse Vor allem bietet CM Studio.ECM-SERVER die Sicherheit, dass kein Dokument auf dem Weg vom Eingang bis zur finalen Aktenablage verloren geht, verlegt oder vergessen wird, denn die automatische Wiedervorlage von Dokumenten sichert den Arbeitsablauf und sorgt fu r eine 'Just-in-Time' Bearbeitung und dies nach Ihrer individuellen Vorgangsdefinition, die Sie lediglich einmal bei Installation des Systems definieren müssen. Frei definierbare Arbeitsabläufe erleichtern Ihnen die Archivierung und die betriebliche Vorgangsbearbeitung: Definieren Sie selbst den Ablauf Ihrer Dokumentenbearbeitung vom Posteingang bis zur Aktenablage und nutzen Sie die integrierten Workflowschnittstellen von CM Studio.ECM-SERVER um wiederkehrende Arbeitsabläufe zu automatisieren aber trotzdem flexibel auf Ausnahmen von der Regel reagieren zu können. Definieren Sie hierbei als Administrator oder Abteilungsleiter selbst, welcher Mitarbeiter im Falle eines neu eingetroffenen Dokuments eingebunden wird. Ihre Mitarbeiter in den Fachabteilungen können nachgeordnet und eigenständig (sofern ihnen die Berechtigung dazu erteilt wurde) entscheiden, ob sie den festen und vordefinierten Ablauf ausführen oder gegebenenfalls die weitere Bearbeitung abweichend umsetzen wollen. CM Studio.ECM-SERVER besticht hierbei durch seine klaren Strukturen und ist somit die ideale DokumentenManagementlösung sowohl für kleine als auch mittelständische und große Unternehmen.

6 Ablegen & Wiederfinden von Dokumenten Schnelles Finden statt langem Suchen ist einer der wichtigsten Aspekte in der elektronischen Archivierung. Mit CM Studio.ECM-SERVER stehen Ihnen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Das Kernstück dazu basiert auf der leistungsfähigen Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht. Innerhalb eines Dokumenten-Archivs kann der Anwender eigenständige Kriterien für die Klassifizierung bzw. Verschlagwortung von Dokumenten definieren. Die so definierten Suchfelder bilden die Grundlage für die Suchmaske des Anwenders. Der Nutzer kann in der Ablagemaske für z.b. eine Rechnung, die Rechnungsnummer oder Projektnummer vergeben und später exakt mit diesen Informationen die Rechnung wiederfinden. Eine hilfreiche Funktionalität innerhalb des CM Studio.ECM-SERVER ist die Möglichkeit zur Volltextsuche innerhalb eines Dokuments. Für diese automatische Verschlagwortung von Ablageinformationen benötigen Sie zusätzlich den OCR-CONNECTOR für CM Studio.ECM-SERVER: Der VIRTUAL OCR-CONNECTOR ist ein netzbasierter Service von MASCH Software Solutions, den Sie mit dem Erwerb einer CM Studio.DMS-SERVER Lizenz kostenlos für 1 Jahr nutzen können. Darüber hinaus ist der VIRTUAL OCR-CONNECTOR im jährlichen Update- und Maintenance-Service für CM Studio.ECM-SERVER enthalten. Der VIRTUAL OCR-CONNECTOR besteht aus Ihrem persönlichen FTP- Account im MASCH Rechenzentrum, auf den Sie bis zu 5 GByte PDF- Dokumente per Scan2FTP oder per FTP-Dateitransfer ablegen können. Ihre Dokumente werden innerhalb kürzester Zeit über einen leistungsfähigen OCR-Server durch eine Volltextverschlagwortung ergänzt. Nach der Volltextindizierung werden die Dokumente automatisch in Ihren CM Studio.ECM-SERVER importiert und es ist eine leichte Aufgabe für jeden Anwender die Dokumente nach Textinhalt wieder zu finden. Mit CM Studio.ISEARCH werden Textinhalte aus digitalen Doku - menten wie Microsoft Word-Dateien, Excel-Tabellen etc. extrahiert, um den Volltextindex dieses Dokuments bei der Archivierung durch den CM Studio.ECM-SERVER automatisch zu erstellen. CM Studio.ISEARCH basiert auf der IFilter-Technologie von Microsoft, die der Microsoft Index Search verwendet, um auf der Festplatte abgelegte Dokumente zu indexieren und später über Suchbegriffe wiederfinden zu können. CM Studio.ISEARCH arbeitet analog zu der beschriebenen IFilter-Technologie, um den Volltextindex für die CM Studio.ECM-SERVER Datenbank zu generieren. CM Studio.ISEARCH ist eine Windows-basierte Software, die sowohl auf einem Windows Server (2003, 2008 & 2012) als auch unter Windows 7, 8 sowie Vista oder Win XP installiert werden kann. CM Studio.ISEARCH ist im Lieferumfang von CM Studio.ECM-SERVER enthalten.

7 CM Studio.ECM-SERVER - Dokumenten-Management & archivierung für alle führenden Betriebssysteme CM Studio.ECM-SERVER erhalten Sie als Windows-, Linux- oder Apple Macintosh-Edition. Hierbei werden die folgenden Server-Betriebssystemversionen unterstützt: q q Windows 2003 Server und Windows 2003 R2 Server Windows 2008 Server und Windows 2008 R2 Server sowohl als 32-Bit- oder als 64-Bit-Installation Linux ist genau wie Microsoft Windows ein Betriebssystem für Desktop- und Server-PCs. Der große Vorteil eines Linux-Servers liegt in den geringen Betriebssystemkosten und dem Fakt, dass die wichtigsten Anwendungen für den Betrieb eines Web- oder Intranet-Servers bereits im Lieferumfang enthalten sind. Grundsätzlich ist CM Studio.ECM-SERVER unter den meisten Linux Betriebssystem varianten lauffähig. Die hier aufgelisteten Linux-Derivate sind von MASCH Software Solutions getestet und freigegeben: q Suse Linux 10 & 11 q RedHat 5 oder höher q Ubuntu Linux Version 9 und höher Mit Produkteinführung des Apple Snow-Leopard Servers (Apple OS/X 10.6.x) hat Apple Inc. im Jahr 2009 einen vollständigen Support von PHP Anwendungen wie CM Studio.ECM-SERVER von MASCH Software Solutions bereitgestellt. Damit können Sie nun die Apple Macintosh Server-Systeme uneingeschränkt für die Anwendung von CM Studio.ECM-SERVER einsetzen. MASCH Software Solutions unterstützt dabei folgende Betriebssystem - varianten: q Apple OS/X Server 10.6.x (Snow-Leopard) q Apple OS/X Server 10.7.x (LION) & OS/X 10.8.x (Mountain-Lion) Sie erhalten abhängig von Ihrer Betriebssystem-Plattform für die oben genannten Microsoft Windows-, Linux- oder Apple OS/X-Server eine betriebsystemspezifische Installationsdatei inklusive einem vollständigen und ebenfalls betriebssystemspezifischen Installations-Handbuch. Die CM Studio Datenbank-Unterstützung ist abhängig vom gewählten Betriebssystem. Die Windows-Edition enthält eine Microsoft SQL Express 2008 Server-Installation. Bei den Versionen für Linux- und Apple OS/X-Server unterstützt CM Studio.ECM-SERVER den MySQL-Server als Datenbank. CM Studio.ECM-SERVER setzt unter Linux und Apple OS/X auf den kostenlosen Web-Application Server ZEND Community Edition Server auf, der die notwendige MySQL Datenbank-Anwendung bereits vorinstalliert. Hierzu erfahren Sie mehr auf der Website von ZEND Technologies Inc. unter

8 CM Studio.ECM-SERVER Funktionalität und Leistungsmerkmale im Überblick: Welche Server Betriebssysteme werden unterstützt? Windows Server 2003 (R2), Windows Server 2008 (R2), Windows Server 2012 Linux Server u.a. Suse Linux, RedHat o. Ubuntu Apple OS/X Server ab V10.6.x Import / Export von Archiven, Verzeichnissen und Dokumenten 4 Dokumente an anderen Anwender senden Versand per Link oder Gesamtdokument aus dem jeweiligen Browser möglich Drucken / Fax / direkt aus der Software über die integrierte Funktionalität des jeweiligen Internet-Browsers Automatisierte Workflows für Dokumentenverteilung 4 Scan-Client JA, über CM Studio.CAPTURE PRO Scan2Folder oder Scan2FTP am Scanner notwendig OCR-Volltextindexierung CM Studio.VIRTUAL OCR-CONNECTOR als netzbasierter Service von MASCH im Lieferumfang für 1 Jahr kostenlos inklusive, danach in Upgrade-Maintenance enthalten CM Studio.OCR-CONNECTOR optional als Zusatz erwerbbar Automatische Verschlagwortung 4 über integrierte XML-Schnittstelle u. CM Studio Capture Pro möglich Dokumentenstatus wählbar 4 Freie Indexmaskenerstellung 4 Referenzen und Links erstellen 4 Anlegen von Wiedervorlageterminen für Dokumente 4 Haftnotizen / Stempel / Sprachnotizen anbringen Nur über die Schlagwortdaten zum Dokument, nicht im Dokument da Browser kein Schreiben in Dokumente zulässt Mobiler Datenaustausch 4 Gelöschte Einträge wiederherstellen 4 Anzeigefilter / Dokumentenvorschau / Verschlagwortungsanzeige 4 / 4 / 4 Archivansicht in Baumstruktur 4 Automatische Ablage und Indexaufbau 4 Vorgangsakten bestehend aus archivierten Dokumenten und s 4 Frei definierbare Ablaufprozesse mit Definition der Dokumenten-Route 4 Direktsuche über alles / Suchmasken- o. / Volltext & Index-Recherche 4 / 4 / 4 isearch (Enterprise Search-Technologie) Verschlagwortung von digitalen Dokumenten in Microsoft Office Format o. weiteren Dateiformaten 4 Alle in dieser Broschüre verwendeten Marken und eingetragenen Warenzeichen sind das Eigentum der jeweiigen Hersteller bzw. ihrer Rechteinhaber. Das MASCH Logo sowie die Produktnamen von CM Studio und den CM Studio ADD-On Modulen sind Eigentum von MASCH Software Solutions. MASCH Software Solutions in Europa: Customer Service Line: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet:

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