7 Schritte zu einem erfolgreichen Intranet

Transkript

1 contenido 7 Schritte zu einem erfolgreichen Intranet Ein Leitfaden der four for business AG Bad Soden, April 2004 four for business AG Königsteinerstrasse Bad Soden Tel: Fax: URL:

2 four for business AG Die Fakten Gründung 1998 durch 4 Gesellschafter Gründer vorher tätig in Unternehmensberatung einer deutschen Großbank seit 2000 Aktiengesellschaft Sitz in Bad Soden am Taunus 10 Mitarbeiter in den Bereichen Consulting, Design, Web-Entwicklung

3 four for business AG four for business verfolgt in seiner Arbeit einen ganzheitlichen e-business Ansatz Beratung e-business Strategien Organisations - und Prozessberatung Konzeption Kompetenz Design Screen- und Navigationsdesign Multimedia- Anwendungen Implementierung Kommunikationskonzept IT-Konzept Webentwicklung Schnittstellendesign

4 four for business AG Dieser Ansatz zeigt sich in den angebotenen Lösungen Content Solutions e-business & Services Consulting Open Source CMS Closed Source CMS Content Syndication Shopsysteme Marktplätze e-procurement CRM Konfiguratoren e-business Strategien Analysen Technische Konzeption Projektbegleitung

5 Content Management Systeme Welchen Nutzen bringen CMS? Vorteile Content Management Systeme Dezentrale Pflege der Inhalte durch Mitarbeiter Einfaches Arbeiten über Internet Browser Keine Programmierkenntnisse erforderlich Keine Abstimmung mit Dienstleistern Stets aktuelle Inhalte Einhaltung des Corporate Designs Schnelles Ändern von Navigations- und Inhaltsstrukturen Fehlerfreie Linkstrukturen

6 four for business AG Kunden

7 Die 7 Schritte zu einem erfolgreichen Intranet Die Agenda Konzeption Realisierung Design Technik Bedarfsanalyse Zieldefinition Anreiz systeme Umsetzung Erfolgskontrolle START INTRANET

8 Schritt 1: Zieldefinition Was will ich mit meinem Intranet erreichen? Informationsversorgung Verbesserung Zusammenarbeit Mitarbeiterportal Workflow Kostenreduktion ZIELE Knowledge Management Projektarbeit Dokumentenmanagement Prozeßoptimierung

9 Schritt 1: Zieldefinition Wie können Ziele strukturiert werden? ZIELE Vielfalt Information Interaktion Mitarbeiterportal Verbesserung Zusammenarbeit Workflow Kostenreduktion Informationsversorgung Dokumentenmanagement Prozeßoptimierung Kollaboration Knowledge Management Projektarbeit Grad der Zusammenarbeit

10 Exkurs: Bausteine eines Intranets Beispiele Information Interaktion Kollaboration Telefonverzeichnis Zuständigkeits-, Soft-Skill Suche Prozessdarstellungen Handlungsanweisungen Einkaufskatalog Jobbörse News & Pressespiegel Betriebsdokumentationen und Handbücher Bereitschaftspläne und Arbeitszeitregelungen Informationen der Personalabteilung, des Betriebsrats, der Betriebskrankenkasse Speisepläne Statistiken Online-Formulare... Bestellfunktionen Voting-Tool (Umfragen) Feedback-Möglichkeiten Arbeitszeiterfassung Konten- und Kostenstellenplan Reiseplanung und - kostenabrechnung Reklamationsmanagement Schwarzes Brett Dokumentenverwaltung Veranstaltungsplanung Aufgaben- und Terminmanagement Einführung neue MA... Wissensdatenbank Themenpools Management Cockpit (Unternehmensstatus) Markt-/Wettbewerbsbeobachtung Schaffung von (geschlossenen) Projekträumen (Protokolle, ToDos, Foren) Know-how Bäume Expertenauskunft Tracking & Reporting Tools...

11 Schritt 2: Bedarfsanalyse Was ist mein Informationsbedarf? Wer? Was? Wie / Wo? Informationsbereitsteller Informationsempfänger Informationsmenge Informationsstruktur Informationsaufbereitung Informationsteilung Individuuen Teams Abteilungen Kunden Lieferanten Partner interne / externe Informationen Fileserver Datenbanken und systeme Applikationen Medienbrüche Redundanz Zugriffsrechte Profile Personalisierung Push / Pull Prozesse Schnittstellen Fehlerquellen Verlustquellen

12 Schritt 3: Die Technik Was sind die technischen Rahmenbedingungen? Technische Anforderungen an das System Hard- und Software Skalierbarkeit, Zukunftsfähigkeit Einbindung bestehender Systeme und Applikationen CMS DMS Fileserver Groupware Community Medien-DB Software Intranet

13 TIP 1: Konzeption Was gilt es zu beachten? Klare Definition der Ziele Konkrete Anforderungen Schlüssige Konzeption Prioritäten setzen

14 Schritt 4: Den Nutzer im Visier Das Intranet lebt nicht von der Technik allein Integration von Bottom-Up Initiativen, Ideen, Lösungen Einbindung von Bedenkenträgern in Projektteam, Integrationsfunktion des Projektteams Abstimmung mit allen relevanten Abteilungen Transparenz & Kommunikation Konzeptions- und Implementierungsphase Onlinestart Schulung der Mitarbeiter Mehrwert schaffen Gimmicks integrieren Feedback sammeln Information & Transparenz Aufrechterhaltung Qualität Livephase und Weiterentwicklung

15 Schritt 5: Das Design Das Intranet lebt nicht von der Technik allein Klare Darstellung Anspruch aus Internet auch im Intranet Webdesign Screendesign Navigationsdesign Einfache und intuitive Navigation Informations- vs. Transaktionsorientierung

16 Schritt 6: Umsetzung Was gilt es bei der Umsetzung zu beachten? Umsetzung Stufenweise Einführung Attraktive Inhalte und Mehrwert Vorbildfunktion der Führung Internes Marketing Vertrauen schaffen durch Transparenz

17 Schritt 7: Erfolgskontrolle Ständiges Controlling des Intranets macht Sinn Erolfgskontrolle Auswertung Statistiken Befragungen Mitarbeiter zu Akzeptanz Inhalt, Struktur, Navigation und Gestaltung regelmäßiges Prozeßcontrolling Ermittlung Nutzen Soll-/Ist Vergleiche, Benefits & Concerns

18 Tip 2: Erfolgsfaktoren des Intranets Was sind die Faktoren eines erfolgreichen Intranets? Nutzen Infrastruktur Inhalte Design Technologien Aktualität Attraktivität Zeitgewinn Qualitätsgewinn Erweiterung know-how Screen- und Navigationsdesign Verbesserung der Zusammenarbeit Wissenssicherung und -verteilung Leistungsfähigkeit Verfügbarkeit Sicherheit Optimierung Prozesse Verbesserung der Kommunikation Individuell Kollektiv Unternehmen

19 Philosophie von Contenido Was zeichnet das CMS Contenido aus? 1 Einfach 2 Erweiterbar 3 Zielorientiert Der Nutzer und der Umgang mit dem System stehen im Vordergrund Contenido ist in seiner Funktionalität nahezu beliebig erweiterbar Budgetschonend und investitionssicher erreicht durch kurze Einarbeitungszeiten durch einfache Handhabung keine Vorkenntnisse notwendig Stringenter und intuitiver Bearbeitungsprozess Konzentration auf das Wesentliche Browserorientiert modularer Aufbau schlankes Kernsystem mit Grundfunktionalitäten offener Source Code, dadurch individuelle Anpassung des Systems möglich Plugin-Technologie für eine einfache Erweiterung der Funktionalitäten schnelle und einfache Implementierung Verzicht auf Lizenzkosten (Kostenlos) Open Source Philosophie Große Entwicklungscommunity

20 Die Contenido Implementierung von four for business Meilensteine in einem Onlineprojekt Kundeneinstieg Konzeptionsprüfung Umsetzungsprüfung Konzeption Pflichtenheft Designentwicklung Implementierung Customizing Integration Support Analyse Ziele Kommunikation Organisation Konzeption Struktur Web-Tools Aufbau Ablauf Eingesetzte Lösung Definition des Customizing Bedarfs Projektplan Entwurfsdesign Erstellung des Screenlayouts und Entwicklung der Templates (HTML) Installation Integration und Anpassung der Plugins Konfiguration Templates Konfiguration Rechte Aufbau der Strukturen Integration des Content Updatesupport Schulung Layoutintegration Modulanpassung Modulentwicklung 1-Level- Support 2-Level- Support CMS Konzept Technische Beschreibung Screendesign lauffähiges CMS individuelles CMS startklar hilfreich

21 four for business AG Kontaktdaten Für weitere Fragen und Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: four for business AG Königsteinerstrasse Bad Soden Tel: Fax: Mail: info@4fb.de Internet: Das Contenido Portal:

22 four for business AG Das Ende Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!