Checklisten aus. Die elektronische Steuerbilanz Der Praxisleitfaden für das erfolgreiche E-Bilanz-Projekt

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1 Checklisten aus Die elektronische Steuerbilanz Der Praxisleitfaden für das erfolgreiche E-Bilanz-Projekt ISBN: Inhalt Checkliste theoretisches Wissen... 2 Checkliste Taxonomie und Mapping... 3 Checkliste interne Lösung vs. Outsourcing... 4 Checkliste Steuerbilanz im Hauptbuch... 5 Checkliste Projektplanung... 6 Checkliste Bedienung Stammdatenpflege... 8 Checkliste Mappingpflege... 9 Checkliste Buchungsunterstützung Checkliste Fehlerbehebung Checkliste Nachvollziehbarkeit und Verwaltung von Daten Checkliste Technische Anforderungen Checkliste System- und Prozess-Compliance Checkliste Erstmalige Abgabe Checkliste E-Bilanz im Regelbetrieb

2 Checkliste theoretisches Wissen Kennen Sie 5b EStG? Wissen Sie, aus welchen Gründen man sich für die Einführung der elektronischen Steuerbilanz entschieden hat? Haben Sie sich schon eingehend mit den Inhalten der Taxonomie und dem Mapping beschäftigt? Wissen Sie, welche Unterschiede sich für bestimmte Rechtsformen beim Erstellen der E- Bilanz ergeben? Kennen Sie die Ergänzungs- und Sondertaxonomien für bestimmte Branchen und deren Unterschiede zur Kerntaxonomie? Kennen Sie das XBRL-Format, seine Hintergründe und seine internationale Verwendung? Wissen Sie, wie die Validierung und Übermittlung der E-Bilanz via ERiC-Verfahren funktioniert? 2

3 Checkliste Taxonomie und Mapping In welchen Branchen ist Ihr Unternehmen tätig? Sind anstatt der / zusätzlich zur Kerntaxonomie weitere Taxonomien für Sie relevant? Haben Sie die relevante(n) Taxonomie(n) bereits mit Ihrem Kontenplan abgeglichen? Können alle relevanten Mussfelder befüllt werden? Können Auswertungen (z.b. Steuerschlüssel) zu Hilfe genommen werden, um bestimmte Mussfelder zu füllen? Sind Anpassungen des Kontenplans erforderlich? Wenn ja: Bis wann sollen diese umgesetzt werden? Welche Anpassungen sind ggf. in weiteren Systemen erforderlich? Wo soll das Mapping stattfinden: z.b. in einem E-Bilanz-Tool, in Excel? Soll das Mapping möglichst umfänglich oder möglichst minimalistisch erfolgen? Wer führt das Mapping durch, wer kontrolliert es? 3

4 Checkliste interne Lösung vs. Outsourcing Sind die benötigten internen Kapazitäten vorhanden (fachlich / IT)? Ist internes Wissen vorhanden (fachlich / IT)? Besteht ein internes Interesse an Zusammenarbeit mit einem bestimmten Steuerberater? Wo liegen die Kosten beider Lösungen? Soll ein Teil des Risikos ausgelagert werden? Bei wem soll die Datenhoheit liegen? Liegt die Buchführung komplett beim Steuerberater? Soll die Datenhoheit komplett beim Unternehmen liegen? 4

5 Checkliste Steuerbilanz im Hauptbuch Wie sind die historisch gewachsenen Strukturen des Unternehmens? Wie wird die Steuerbilanz bislang abgebildet? Welche Personen sind bei Anpassungen betroffen und wie gut können sich diese auf die neue Buchungslogik einstellen (Wissen, Zeit etc.)? Wie zahlreich sind die steuerlichen Deltas? Wie sind die Prozesse rund um den Jahresabschluss aufgebaut? Wie viel zusätzlicher Aufwand kann den Mitarbeitern zugemutet werden? Welcher Reportingumfang ist betriebsintern gewünscht? Sind Details zu den steuerlichen Werten einzelner Sachverhalte auch außerhalb der E-Bilanz relevant (ggf. für Investoren, Management)? 5

6 Checkliste Projektplanung Ist ein geeigneter Projektleiter vorhanden und mit dem Projekt betraut worden? Sind alle relevanten Stakeholder identifiziert und in das Projekt eingebunden? Sind die Verantwortlichkeiten zwischen Buchhaltung und Steuerabteilung / Steuerberater geklärt? Wird die Steuerbilanz derzeit im Hauptbuch abgebildet? Wenn nein: Soll dies für die E-Bilanz geändert werden? Wurde eine geeignete Projektorganisation aufgesetzt? Ist die Zeitplanung realistisch? Sind die technischen Voraussetzungen im Unternehmen analysiert? Wurden Rahmenbedingungen für die Toolauswahl definiert? Wurden Vergleichsangebote verschiedener Anbieter (inklusive Vorführterminen) eingeholt? Wo soll das Mapping stattfinden (E-Bilanz- Software, MS Excel, andere Alternative)? Kann das Mapping der Konzernmutter auf die Tochtergesellschaften übertragen werden (z.b. identischer Konzernkontenplan)? 6

7 Ist das Mapping für alle zu übermittelnden Konzerngesellschaften durchgeführt? Haben die Benutzer der E-Bilanz-Software ausreichende Kenntnisse im Steuerrecht? Stehen zum Zeitpunkt der Implementierung die erforderlichen technischen Ressourcen und Ansprechpartner zur Verfügung? Wurde das E-Bilanz-Tool nach der Implementierung ausreichend getestet? Sind alle betroffenen Mitarbeiter ausreichend in der Anwendung der E-Bilanz- Software geschult? Hat mit genügend zeitlichem Abstand zur Produktivübermittlung eine Testübermittlung der E-Bilanz an das Finanzamt stattgefunden? Sind alle ERiC-Fehlermeldungen beseitigt? Wurde vor der Produktivübermittlung das Mapping noch einmal überprüft und ggf. angepasst? Wurde die finale E-Bilanz vor der Produktivübermittlung durch den fachlich Verantwortlichen bzw. den Steuerberater auf Korrektheit überprüft? Ist ein Prozess für die Erstellung der E- Bilanz im Regelbetrieb aufgesetzt und eine eventuell erforderliche Wissensübergabe erfolgt? 7

8 Checkliste: Bedienung Stammdatenpflege Wie hoch ist die Komplexität der Gesellschafts- und Gesellschafterstruktur? Sollen nur die Mindestangaben bearbeitet werden? Können Stammdateneingaben in Folgejahre kopiert werden? Können Stammdaten zwischen Gesellschaften kopiert werden? Verfügt das Tool über Hierarchiefunktionen innerhalb der Stammdateneingabe? Können Mussfelder separat gefiltert werden? Wie werden NIL-Werte im Tool gepflegt? Findet eine Konsistenzprüfung der Stammdateneingabe mit anderen Prozessschritten statt? Können Stammdaten aus dem buchführenden System übernommen werden? 8

9 Checkliste Mappingpflege Wird ein zentraler Kontenrahmen verwendet? Werden Saldowechselpositionen verwendet? Soll das Mapping von Summenposten möglich sein? Soll die Möglichkeit bestehen, Saldovortragspositionen zu kennzeichnen? Bietet das Tool eine Kopierfunktion für das Kontenmapping? Bietet das Tool die Möglichkeit, Summenkonten zu mappen? Gibt es eine Konsistenzprüfung von GCDund GAAP-Daten? Können Kontennachweise angehängt werden? 9

10 Checkliste Buchungsunterstützung Welche Davon-Positionen sollen angegeben werden und wie sollen sie technisch erfasst werden? Sollen Eingriffe in das Buchungsverhalten vorgenommen oder steuerliche Anpassungen in einem Tool gebucht werden? Wie erfolgt die Dokumentation der erfassten Anpassungsbuchungen? Können den Belegen Anhänge angeheftet werden? 10

11 Checkliste Fehlerbehebung Findet im Tool eine interne Fehlervalidierung statt? Gibt es Konsistenzprüfungen bei der Dateneingabe? Gibt es eine Hilfe- / Kommentarfunktion? Ist die ERiC-Validierung in die Toolbedienung integriert? Gibt es eine Tool-interne Konsistenz- bzw. Fehlerprüfung? 11

12 Checkliste Nachvollziehbarkeit und Verwaltung von Daten Wird die XBRL-Datei innerhalb der Systemumgebung des Softwaretools archiviert? Wie werden getätigte Deltabuchungen dokumentiert? Wie kann ein Wirtschaftsprüfer in die Steuerbilanzdaten Einsicht nehmen? Wie werden Änderungen in zurückliegenden Jahren in das Tool eingepflegt? Können die versendeten Steuerbilanzen nachträglich editiert werden oder sind sie zur Bearbeitung geschlossen? Wo werden diese sicher gelagert? Wie wird das Übermittlungsprotokoll archiviert? 12

13 Checkliste Technische Anforderungen Welchen Releasestand hat das ERP- System? Ist der Releasestand kompatibel mit dem E-Bilanz-Tool? Existiert eine Import-Schnittstelle an das Buchungssystem? Wie und wo erfolgt die Installation des ERiC? Ermöglicht das Tool einen Import von Daten aus Fremdsystemen? Wie erfolgen Taxonomie-, ERiC- und Releaseupdates? Sind technische Kapazitätsanpassungen erforderlich? Wie hoch sind Implementierungsaufwand, Betrieb, Wartung, Lizenzgebühren und TCO einzuschätzen? Ist das Produkt lizenzkostenpflichtig? Sind die Produktkosten abhängig von der Anzahl der Nutzer, Bilanzen oder Installationen? Sind die Lizenzkosten abhängig von der Anzahl der Nutzer, der Bilanzstrukturen oder von der Anzahl der Implementierungen? 13

14 Checkliste System- und Prozess-Compliance Wie viele Schnittstellen sind im Einsatz? Wo werden Daten lokal gespeichert? Welche Nutzer sollen Zugriff auf das Tool erhalten? Gibt es ein Berechtigungskonzept? Wer hat Zugriff auf die gespeicherten Daten? Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip? Wie viele Schnittstellen sind im Einsatz? 14

15 Checkliste Erstmalige Abgabe Ist die E-Bilanz-Software inklusive ERiC installiert und getestet? Ist die technische Funktionsfähigkeit der E- Bilanz-Software gewährleistet, d.h. wurde eine erfolgreiche Testübermittlung durchgeführt? Ist die Archivierung der E-Bilanz-Daten sichergestellt? Haben Sie das Mapping und die Stammdaten überprüft und ggf. angepasst? Sind die steuerlichen Deltas berechnet und in der Buchhaltung / im E-Bilanz-Tool gebucht? Ist die Abnahme durch den E-Bilanz- Verantwortlichen erfolgt? Ist das zur Übermittlung erforderliche ELSTER-Zertifikat vorhanden? Tauchen bei der Validierung (unbekannte) Fehler auf? Wer kann diese beheben? Wo soll das Empfangsprotokoll des Finanzamts abgelegt werden? Muss / kann die E-Bilanz-Instanz nach dem Versand manuell gesperrt werden, um sie gegen weitere Änderungen zu sichern, oder erfolgt dies automatisch? 15

16 Checkliste E-Bilanz im Regelbetrieb Haben Sie einen Regelprozess zur jährlichen E-Bilanz-Erstellung im Unternehmen aufgesetzt und kommuniziert? Sind die eingeplanten Mitarbeiter zur Zeit der E-Bilanz-Erstellung verfügbar oder regelmäßig in andere Aufgaben eingebunden? Haben die Mitarbeiter das erforderliche Wissen oder sind Schulungsmaßnahmen erforderlich? Hat Ihr E-Bilanz-Tool eine Vortragsfunktion? Wenn nein: Ist ein Prozess aufgesetzt, mit dem der Vortrag der steuerlichen Werte sichergestellt wird? Ist geklärt, welche Aktivitäten in der Konzernzentrale und welche in den lokalen Gesellschaften durchgeführt werden? Wer steuert die konzernweite E-Bilanz- Erstellung und sorgt für die notwendige Kommunikation und Informationsweitergabe? 16