Service-Center Anonymverfügungen bei der Bezirkshauptmannschaft Hermagor

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1 Service-Center Anonymverfügungen bei der Bezirkshauptmannschaft Hermagor

2 Verwaltungsreform dort wo es Sinn macht, Kompetenzen bündeln dezentrale Standorte stärken! Als Teil der Verwaltungsreformbemühungen des Landes Kärnten wurde das Projekt zentrale Anonymverfügungen gestartet. In der Bezirkshauptmannschaft Hermagor werden Anonymverfügungen aus digital übermittelten Anzeigen sämtlicher Bezirkshauptmannschaften Kärntens zentral abgearbeitet. Mit dieser Maßnahme ist die Bündelung von Kompetenzen zur Optimierung von Verwaltungsabläufen - ohne Mehraufwand für die Parteien - dezentral!

3 Agenda Ziel/Ausgangslage Projektmeilensteine/Umsetzung Kennzahlen Koordinative Tätigkeiten für Kärnten Diskussion

4 Zielsetzung Die Verarbeitung aller anonymverfügungsfähigen Anzeigen von der elektronischen Übermittlung der Anzeigen bis zur Zustellung des Schreibens an den Bürger ohne manuellen Eingriff. Die Vorschreibungen und Einzahlungen werden zentral über die Kasse der BH Hermagor abgewickelt. Bei der Bearbeitung der Einzahlungen wird ein hoher Automatisierungsgrad erreicht. Bei Nicht-Einzahlung des Strafbetrages erfolgt die automatische Weiterleitung an die Tatortbehörde. Das Service-Center soll durch kompetente Beauskunftung erreichen, dass möglichst wenige Anzeigen an die Tatortbehörde weitergeleitet werden. Druck und Versand der Anonymverfügungen durch das Druckzentrum des Landes in Klagenfurt.

5 Projektphasen Vorbereitungsphase Pilotprojekt/Testphase ab mit BH Villach-Land Ausweitung des Projekts ab die Bezirkshauptmannschaften Sankt Veit und Klagenfurt- Land ab die Bezirkshauptmannschaften Spittal und Wolfsberg Start des Druckzentrums mit Vollbetrieb ab mit allen Bezirkshauptmannschaften

6 Übersicht Anonymverfügung

7 Übersicht der Systeme

8 System 1 Zielsetzung war es die technische Lösung unter Verwendung bestehender IT-Systeme zu implementieren. DOMEA - Workflowsystem Das DOMEA Workflowsystem ist das zentrale Programm zu Verwaltung von digitalen Akten. Die Abarbeitung der Akten erfolgt nach im DOMEA definierten Prozessen. Im Bereich der Anonymverfügungen ist der Akt vollelektronisch. Strafenprogramm Das Strafenprogramm ist die zentrale Komponente mit der die Verwaltungsstrafen abgewickelt werden. Es ist eine Fachapplikation, die auf DOMEA aufsetzt. Zentralkomponenten Im Hintergrund gibt es einige zeitlich gesteuerte Programme am Server, die dafür sorgen, dass der Betrieb möglichst ohne manuelle Eingriffe laufen kann. Strafencockpit Das Strafencockpit dient zu Überwachung der automatisierten Prozesse. SAP System Im SAP System werden alle Forderungen über Schnittstellen in Echtzeit verbucht. Alle Schritte des Rechnungswesens erfolgen im SAP.

9 System 2 UDCS Universal Document Creation Service Das UDCS ist ein Service, welches u. a. zur Generierung aller Dokumente im Verwaltungsstrafenbereich (aber auch aller anderen Fachbereiche) verwendet wird. Oracle-Datenbank Alle beteiligten System verwenden im Hintergrund eine zentrale Oracle Datenbank. DOM - Dokumenten Output Management Service Das Dokumenten Output ManagementService übernimmt von unterschiedlichen Vorsystemen Dokumente zur Zustellung und übergibt diese einem externen dualen Zustellservice. Die Zustellinformationen können vom Vorsystem abgefragt werden. Duale Zustellung Die duale Zustellung übermittelt Dokumente für Empfänger, welche für die elektronische Zustellung registriert sind, elektronisch an den jeweiligen Zustelldienst. Alle anderen Schriftstücke werden als Druckfile für das Druckzentrum aufbereitet. Druckzentrum Im zentralen Druckzentrum des Landes werden alle Schriftstücke gedruckt, kuvertiert und frankiert und an die Post zum Versand übergeben.

10 Service Center Die Bezirkshauptmannschaft Hermagor hat ein Service Center eingerichtet und folgende Aufgaben übernommen: Durchführen von Fehlerkorrekturen Telefonische Beauskunftung, Beantwortung schriftlicher Anfragen An Spitzentagen werden bis zu Anzeigen /Anonymverfügungen erstellt. Anzahl der Kundenkontakte: Ca. 100 Anrufe/Tag, dazu kommen zahlreiche Anfragen per , Post und Fax Häufige Fragen betreffen: Details zur Tat, wo ist es genau passiert Anfragen Rechtsmittel, Foto Einspruch/Strafreduzierung Parkstrafen, bereits bezahlte Organmandate (nicht fristgerecht bzw. kein oder falscher Verwendungszweck)

11 Eckdaten Die meisten Einzahlungen erfolgen innerhalb der ersten Woche nach Versenden der Anonymverfügungen. Spitzentage: über 2300 Bankbelege/Tag; Regelbetrieb: durchschnittlich 1000 Bankbelege/Tag

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15 Verbundene Tätigkeiten für Kärnten Koordination IT-Abt

16 Koordinative Tätigkeiten für Kärnten Abstimmung mit Parkraumbewirtschaftern Zahlungsreferenz entweder nicht eingetragen oder nicht am Bankbeleg den die Firma bekommt Landesverkehrsabteilung falsche Fahrtrichtung, falscher Übertretungscode, Ablesefehler Banken Fehler beim automatischen Buchen jedes Land eigenen EU Zahlschein BVB Ö-weit Bei Meldevergehen (KFG/ZMR) Nachforschung bei nicht zuordenbaren Zahlungen ASFINAG (Mautspuren, Tunnel) BMEIA (Diplomaten) IT-Abteilung des Landes/Druckzentrum

17 Koordinative Tätigkeiten für Kärnten Arbeitsintensive Nachforschungstätigkeit aufgrund mangelnder Zustellqualität durch die Post Nachforschungstätigkeit aufgrund fehlender Zahlungsinformationen oder falscher Bankbuchungen Mehr als Überzahlungen, Doppelzahlungen, irrtümliche Einzahlungen und nicht zuordenbare Überweisungen, Rückzahlungen, jährlich Aufklärungsrate: 99,5%

18 Wirkungen Lösungsorientierung steht im Vordergrund Höhere Lösungsquote im Anonymverfahren wurde angestrebt und erreicht Spezialisierung schafft Synergie, steigert die Professionalität und verbessert den Service durch die hohe Servicequalität erfolgt ein Ausgleich des Negativen oft Prellbock -Funktion, Anschüttungen stehen an der Tagesordnung

19 Conclusio Verwaltungsreform: Dort wo es Sinn macht, Kompetenzen bündeln Eine sinnvolle Bündelung von Kompetenzen macht nur dort Sinn, wo es Massenerledigungen gibt und ein direkter Bürgerkontakt nicht zwingend erforderlich ist. Dadurch, dass kein direkter Bürgerkontakt erforderlich ist, können derartige Kompetenzzentren auch in dezentralen Regionen angesiedelt werden. Dies führt zu einer Stärkung des ländlichen Raumes.

20 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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