EXCEL 2007 KURSUNTERLAGE ZUM VHS-GRUNDKURS

Größe: px
Ab Seite anzeigen:

Download "EXCEL 2007 KURSUNTERLAGE ZUM VHS-GRUNDKURS"

Transkript

1 EXCEL 2007 KURSUNTERLAGE ZUM VHS-GRUNDKURS Einführung in die Tabellenkalkulation mit MS Excel by Babette Weißkopf Dozentin: Babette Weißkopf Spezialistin für computergestützte Bürokommunikation Kontakt: Übungen und Kursinfos: Babette Weißkopf 1

2 INHALTSVERZEICHNIS EXCEL TEIL 1 - GRUNDLAGEN... 7 Umgang mit Excel-Arbeitsmappen und Tabellen... 7 Was ist Excel?... 7 Benutzeroberfläche Excel Schaltfläche OFFICE... 8 Aufgabenorientierte Registerkarten mit der Multifunktionsleiste... 8 Gruppen und Startprogramme... 8 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff... 9 Die Bearbeitungsleiste Die Arbeitsmappe:Tabellenerstellung und -bearbeitung Dateneingabe und Korrektur Zellenmarkierung Zeilenumbruch Manueller Zeilenumbruch Besonderheiten bei der Eingabe Zwischen den Tabellenblättern wechseln Tabellenblätter identisch beschriften (Gruppenmodus) Tabellenblätter anordnen, einfügen, löschen Tabellenblätter Kopieren/Verschieben Tabellenblätter umbenennen Navigieren Tabellenüberschriften fixieren Gitternetzlinien aktivieren Tabellen sortieren Tabellen filtern Zellbereiche kopieren, ausschneiden, verschieben Zellbereich markieren Zellbereich kopieren Kopie erstellen mit Drag & Drop Einfügen von Zellen und Spalten Zellen, Zeilen, Spalten, Blätter löschen Daten löschen Alles löschen Formate Löschen Inhalte löschen Ein-und Ausblenden Zellschutz Tastenkombinationen Zellen formatieren Einrücken Text Diagonal oder vertikal ausrichten Rahmen und Linien Rahmenlinienart und Rahmenlinienfarbe Rahmenlinien entfernen Zellenschattierungen/Hintergrundfarben Zeichenformatierung Schriftschnitt, Schriftgrad, Schrifttyp, Schriftgröße, Schriftfarbe zuweisen Schriftart Schnelle Formatübertragung Schriftgröße schnell verändern Zahlenformatierung Löschen von Formaten Automatisches Ausfüllen Automatische Ausfüllfunktion Seitenlayout Normal- und Seitenansicht Umbruchvorschau Manuellen Seitenumbruch einfügen Die wichtigsten Funktionen von SEITE EINRICHTEN : Gitternetzlinien Kopf- und Fußzeilen Umgang mit großen Tabellen Große Tabellen mit Hilfe AN FORMAT ANPASSEN auf eine Seite bringen Breite reduzieren Babette Weißkopf 2

3 Höhe reduzieren Tabellenausdruck Einstellung Ausdruck lange Tabellen: Drucktitel Suchen, ersetzen, gehe zu Drucken Ausgewählte Blätter drucken: Druckbereich angeben EXCEL TEIL 2 - EINSATZ VON FORMELN Grundrechenarten Konstante Werte Addieren Funktion Summe Autosumme erzeugen Subtrahieren AUFGABE: Subtrahieren Multiplizieren AUFGABE: Multiplizieren Dividieren Absolute Bezüge Prozentrechnung Rechnen mit Datum Rechnen mit Uhrzeiten Formeln kopieren Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Bedingte Formatierung Übung Abend Ziel: Umgang mit Excel Grundlagenwissen Text und Zahleneingabe Navigieren Ausfüllfunktion nutzen (1) Tabelle formatieren Überschrift zentrieren: Zellen verbinden Schrift formatieren Markierung deaktivieren Zeilenhöhe verändern Hintergrund einfärben Rahmenlinien erzeugen Smarttags Zellen kopieren Datenreihe ausfüllen Nur Format ausfüllen Ohne Formatierung ausfüllen Zahlen formatieren Autosumme Spaltenbreite anpassen Zeilen und Spalten einfügen Schnelle Formatübertragung Tabellenzeilen sortieren Mehrfachmarkierung aufheben Tabellenblätter einfügen Namen und Farbe für Tabellenblätter Tabellenblätter einfärben Tabellenblätter löschen Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Kopf- oder Fußzeilen Erzeugen der Seitenanzahl Register Tabelle Gitternetzlinien aktivieren Hoch- oder Querformat Druckansicht Druckvorschau schließen Tabellenbereiche kopieren und einfügen Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage Wiederholungszeilen einrichten Dokument schützen Babette Weißkopf 3

4 Übungsteil Grundrechnen Bedingte Formatierung EXCEL TEIL 3 EINSATZ VON FUNKTIONEN Der Funktionsname steht fest, er muss genauso eingegeben werden, wie er hinterlegt ist, voran das Gleichheitszeichen! Der Funktionsassistent Register FORMELN Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick Die Funktion SUMME Funktion GANZZAHL Funktion GERADE Funktion PRODUKT Funktion RUNDEN (ABRUNDEN, AUFRUNDEN) Funktion - SVERWEIS Funktion DATEDIF Funktion VERGLEICH Funktion MEDIAN Funktion HEUTE() und JETZT() Funktion DATUM Funktion WOCHENTAG Funktion Anzahl Funktion ANZAHL Funktion Zählenwenn Funktion Summewenn Funktion MODALWERT Funktion TEXT Wenn-Dann-Sonst-Bedingung Funktion RANG Funktion TEILERGEBNIS Funktion INDIREKT INDEX in Kombination mit VERGLEICH FUNKTION UNTERGRENZE Funktion ABS Funktion ZEILE Funktion VORZEICHEN Funktion ANZAHLLEEREZELLEN Funktion RMZ(regelmäßige Zahlung) Funktion TAGE ADD-INS Währungsumrechnung Teilsummenassistent Teilergebnis Register DATEN Fehlermeldungen Fehlerart zu geringe Spaltenbreite Fehlerart Zirkelbezug Fehlerart Syntaxfehler Fehlerart Division durch Null Fehlerart Formelname Fehlerart kein Zellbezug/Falsche Zellbezug Fehlerart leere Zellen Fehlerart Zahlenbereich Übung Abend Ziel: Erste Funktionen (Lagerverwaltung) Tipps & Tricks Bei der Eingabe(Ergänzung: ) Eingabe von Brüchen: Vorangehende Nullen Rechnen ohne Formeln Gleichheitszeichen vor der Formel Zeiten summieren Negative Uhrzeiten rot darstellen: Transponieren Tabellen schnell formatieren Schnelles Einfügen von Zeilen und Spalten Babette Weißkopf 4

5 Die Suchfunktion Formeln anzeigen lassen Negative Zeitwerte anzeigen lassen Datum und Uhrzeit schnell anzeigen: EXCEL TEIL 4 - DIAGRAMME Diagramme EXCEL TEIL 5 AUSTAUSCH MIT WORD EXCEL TEIL 6 NÜTZLICHE EINSTELLUNGEN IN DEN OPTIONEN Babette Weißkopf 5

6 COMPUTERPROBLEME? DIE LÖSE ICH AUF EINEN SCHLAG! Ärgern auch Sie sich immer wieder über komplizierte Erläuterungen in Fachbüchern? In diesem Skript zum Kurs wird alles ganz einfach erklärt. Dieser Kurs gibt Ihnen die Möglichkeit, die grundlegenden Funktionen von Excel kennen und anwenden zu lernen. Sie lernen Arbeitsmappen anzulegen und Tabellen mit automatischer Summenfunktion zu erstellen, aber auch mit Hilfe einfacher Formeln subtrahieren, multiplizieren und dividieren. Nach Abschluss des Kurses können Sie ein Haushaltsbudget führen, Zahlen graphisch mit Hilfe von Diagrammen aufbereiten u.v.a.m. Der Kurs gliedert sich in kleine Unterrichtseinheiten, denen jeweils praktische themenbezogenen Übungen angeschlossen sind. Das Skript wird absichtlich kurz und bündig und damit übersichtlich gehalten. Kein stundenlanges Lesen und Suchen nach der gewünschten Information. Stattdessen erhalten Sie kurze, unkomplizierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Auszug aus https://www.vhs-bonn.de/programm-anmeldung/excel-2007-ausfuehrlicher-einfuehrungskurs-tabellengestaltungformeln-funktionen-bedingungen-f5451?skategorie= Babette Weißkopf 6

7 EXCEL TEIL 1 - GRUNDLAGEN U mg a n g mi t E x c el - A r b e i tsma p p e n u n d T a b ellen Was ist Excel? Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Mit Excel kann man bequem Tabellen erstellen. Diese Tabellen lassen sich dann elektronisch auswerten. Wenn wir Excel aufrufen, wird uns ein Tabellenblatt angezeigt, welches aus einzelnen Zellen besteht. Die Tabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Die Zeilen sind durchnummeriert, die Spalten tragen Buchstaben. Beides zusammen, also der Buchstabe der Spalte und die Zeilennummer ergeben den so genannten Zellbezug, der auch manchmal Zelladresse genannt wird. Eine Zelladresse dient der exakten Lokalisierung eines Eintrags, was Voraussetzung ist für die Rechenfunktionen. Eine solche Tabelle nennt man in Excel Arbeitsmappe. Eine Arbeitsmappe besteht zunächst standardmäßig aus 3 Tabellenblättern. Tabellenblätter können hinzugefügt, gelöscht, umbenannt oder eingefärbt werden. Viele automatische Funktionen, wie z. B. die automatische Ausfüllfunktion, automatisierte Listen, die bedingte Formatierung und Formatvorlagen, erleichtern dem Anwender die Arbeit. Excel kann also Berechnungen erstellen. Egal, ob es sich um einfache Berechnungen wie addieren, subtrahieren, multiplizieren, dividieren oder rechnen mit Prozenten handelt oder kompliziertere Finanzmathematik. Excel kann einfach alles. Natürlich weiß Excel nicht, was es mit welchen Daten machen soll, dafür benötigt das Programm natürlich die entsprechenden Befehle des Anwenders in Form von Formeln. Wie man diese eingibt und wo man schon vorgefertigte Formeln findet, das lernen wir ganz schnell. Hört sich das etwa kompliziert an? Mit dem ersten Rechnen geht es erst mal ganz einfach los. Wir erteilen Excel einen Befehl, der z.b. Lautet = Wenn wir das eintippen, dann addiert Excel diese beiden Zahlen und zeigt das Ergebnis an. Das ist genauso einfach wie es sich anhört. Danach geht es weiter mit sogenannten Funktionen. Das sind kleine bereits vorgefertigte Formeln. Diese Formeln unterliegen einem ganz bestimmten Aufbau, der sogenannten Syntax. Es gibt etwa 350 Funktionen. Sie alle tragen einen Namen. Z.B. kann eine Funktion Summenfunktion heißen. Die Namen sprechen meist für sich, bei dieser Funktion wissen wir auch ohne Excel- Kenntnisse, dass Excel eine Summe bildet, wenn wir diese Funktion eintippen. Der Rest erledigt sich fast von alleine, denn wir werden nicht alleine gelassen. Das Programm bietet einen Funktionsassistenten, der uns bei der Eingabe von Funktionen hilft. Schwieriger wird es erst, wenn wir in die tiefere Finanzmathematik einsteigen möchten, das ist wirklich ein ganz anderes Thema Excel-Kurs für Anfänger B e n u t zeroberfläche E xcel 2007 Die Benutzeroberfläche von Excel umfasst folgende Elemente: Babette Weißkopf 7

8 Schaltfläche OFFICE Hier finden Sie die zuletzt verwendeten Dokumente, Vorlagen, die Optionen,aber auch Befehle wie speichern, öffnen, drucken, schließen usw. Aufgabenorientierte Registerkarten mit der Multifunktionsleiste Wir sehen zunächst 7 Standardregister. Das Register Start ist standardmäßig aktiv und zeigt die zu diesem Register zugehörige Multifunktionsleiste. Wenn auf ein anderes Registerkarten klicken, erhalten wir die entsprechende Multifunktionsleiste dieses Registers. Die Multifunktionsleiste enthält eine Zusammenstellung von Befehlen, geordnet in Gruppen. Wir können auch mit dem Mausrad scrollen um von Register zu Register zu wechseln. Die Registerkarten werden auch manchmal als sogenannte RIBBONS, also Bänder bezeichnet. Gruppen und Startprogramme Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst Gruppenbezeichnung! Jede Gruppe enthält miteinander verwandte Befehle in Form von kleinen Grafiksymbolen. Die Bedeutung der Symbole wird uns angezeigt wenn wir den Mauszeiger kurz darauf ruhen lassen. Neben manchen Symbolen steht eine Bezeichnung. Wenn wir die ALT-Taste unten links auf der Tastatur antippen, erscheinen Zahlen und Großbuchstaben auf der Multifunktionsleiste. Tippen wir z. B. auf das F, öffnet sich das Register ANSICHT. Wir können also ohne Maus von Register zu Register navigieren und Befehle aufrufen.. sind. Wo ein kleiner Pfeil zu sehen ist, bedeutet dies, dass hier noch weitere Befehle vorhanden Die kleinen Pfeile neben der Gruppenbezeichnung öffnen die Fenster, die uns aus EXCEL 2003 bekannt sind. Babette Weißkopf 8

9 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Schauen wir einfach einmal ganz nach oben links. Dort sehen wir eine kleine Symbolleiste. Diese ist für den Schnellzugriff gedacht, damit wir nicht immer wieder die entsprechenden Startmenüs aktivieren müssen, was auf Dauer lästig sein kann. Diese Symbolleiste kann angepasst werden. Alle Befehle, die wir oft verwenden, können hier integriert werden. Das kann dann aussehen: So geht s:. Klicken wir auf den nach unten weisenden kleinen Pfeil Wir erhalten diese Liste Nun klicken wir einfach auf einen Befehl, den wir zusätzlich in die Symbolleiste für den Schnellzugriff mit aufnehmen möchten. Weiteres Anpassen: Wir wählen aus dem Befehlsmenü den gewünschten Befehl aus, klicken auf HINZUFÜGEN mit OK. und bestätigen Übung zum Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff Wir wählen WEITERE BEFEHLE und klicken im Fenster Excel-Optionen, das sich nun geöffnet hat auf ALLE BEFEHLE Wir suchen nun nach dem Befehl AUTOFORMAT (Die Einträge sind alphabetisch sortiert) und klicken auf Hinzufügen Mit OK bestätigen Babette Weißkopf 9

10 Nun ist auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff folgendes Symbol sichtbar:. Über dieses Symbol lassen sich nun Ihre Tabellen ganz einfach über Autoformat gestalten. Wir weisen unserer Tabelle die Autoformatierung zu indem wir: Tabelle markieren Auf das Symbol Autoform klicken Auf das gewünschte Format klicken Mit OK bestätigen Die Bearbeitungsleiste In der Bearbeitungsleiste finden wir gleich unterhalb der Multifunktionsleiste In der Bearbeitungsleiste wird der Eintrag der aktiven Zelle angezeigt, ohne Formatierung. Liegt der Zelle eine Formel zugrunde, zeigt die Bearbeitungsleiste nicht den Wert, sondern die Formel an. Über das Zeichen links von der Bearbeitungsleiste rufen wir später auch den FORMELASSIS- TENTEN auf. Den Formelassistenten erhält man aber auch über das Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK später.. Doch dazu D i e A r b e i ts mappe : Tabellenerstellung und - b e a r b eitung Ruft man Excel auf, so öffnet sich eine Arbeitsmappe mit 3 Tabellenblättern. Oberhalb des Tabellenblattes lesen wir die Spaltenbezeichnung der aktiven Tabelle im Tabellenkopf ab. Links des Tabellenblattes lesen wir die Zeilenbezeichnung der aktiven Zeile im Zeilenkopf ab. Babette Weißkopf 10

11 Das Tabellenblatt ist also Teil einer Arbeitsmappe und ist aufgeteilt in Zellen. Jede Zelle trägt eine Spaltenbezeichnung (A-Z usw.) und eine Zeilennummer. Die Spaltenbezeichnung ist der SPAL- TENKOPF und die Zeilennummer bezeichnet man als ZEILENKOPF. Aus Spaltenkopf und Zeilennummer ergibt sich die Zelladresse der aktiven Zelle. In unserem Beispiel trägt die markierte Zelle die Adresse B5. Wir können unsere Arbeitsmappe um beliebig viele Tabellenblätter erweitern. Insgesamt um Tabellenblätter. Wir können auf einem Tabellenblatt Zeilen ausfüllen (siehe Abschnitt Arbeiten mit Tabellen). Dateneingabe und Korrektur Wenn wir Daten eingeben möchten, aktivieren wir das Register START Auf die Zelle, in der wir Zahlen oder Text eingeben möchten und Zahlen oder Buchstaben eintippen Eingaben mit der ENTER-Taste oder Tabulatortaste abschließen, um in die nächste darunter liegende Zelle zu gelangen Eingabe mit der TAB-Taste ab, um in der angrenzenden Zelle rechts weiterzuschreiben Excel setzt Zahlen standardmäßig rechtsbündig, Text wird linksbündig gesetzt. Bei nicht ausreichender Spaltenbreite werden die Nachbarzellen überdeckt. Sind die Nachbarzellen bereits beschrieben, erscheinen die Daten abgeschnitten, die Werte oder Text bleiben jedoch erhalten und können in der Bearbeitungsleiste gesehen werden. Sind die Nachbarzellen also nicht mehr frei, erscheint die Eingabe am Spaltenrand abgeschnitten, der Inhalt bleibt jedoch erhalten. Zellenmarkierung Wenn wir Zellbereiche formatieren, kopieren oder verschieben möchten, müssen zunächst die gewünschten Bereiche markiert werden. So geht s: Mit gedrückter Maustaste über den gewünschten Zellbereich fahren Ganze Spalte markieren: Ganze Zeile markieren: Ganze Tabelle markieren: Auf den Spaltenkopf klicken Auf den Zeilenkopf klicken Auf das Quadrat zwischen Spalten und Zellen klicken oder Strg+A Mehrere Zellbereiche markieren: Zelle markieren, STRG gedrückt halten, weitere Zellen markieren. Aktuelle Zeile markieren: Umschalten + Leertaste: Aktuelle Spalte markieren: Strg + Leertaste: Babette Weißkopf 11

12 Ab aktiver Zelle in die gewünschte Richtung: Umschalttaste + Pfeiltaste : Ab aktiver Zelle bis unterste Zelle mit Inhalt: Umschalten + Strg + ENDE: Mehrfachmarkierung: mit gedrückter Strg-Taste oder Umschalttaste +F8 Datenkorrektur Doppelt die Zelle klicken, in der eine Korrektur vorgenommen werden soll, an, damit man direkt in der Zelle korrigieren kann. Korrektur wie in Word-Anwendungen. Alternativ können wir auch in der Bearbeitungsleiste Korrekturen vornehmen. Der Abbruch einer Eingabe erfolgt über die ESC-Taste. Sollten die Zelle zur Bearbeitung nicht aktiviert werden können, drücken Sie auf der Tastatur in der Funktionsleiste die Funktionstaste F2 Smarttags Im obigen Beispiel rechts im sehen wir einen Smarttag Wenn wir auf das +-Zeichen oder auf den nach unten weisenden Pfeil klicken öffnet sich ein Menü. Wir werden gefragt und können antworten. In diesem Beispiel ist die Option Wochentage aktiviert, das bedeutet, der PC füllt die Kästchen mit den Wochentagen aus, ohne Samstag und Sonntag. Smarttags müssen übrigens nicht beantwortet werden. Lässt man sie außer Acht, verschwinden sie von selbst bei der nächsten Aktion. Zeilenumbruch Manchmal reicht die Zellgröße für die Einträge nicht aus. Wenn die angrenzende Zelle bereits belegt ist, wird der Text nicht komplett angezeigt. Wir klicken auf dieses Zeichen, um einen Zeilenumbruch entsprechend der Zellgröße zu erzeugen Register START, Multifunktionsleiste Gruppe Ausrichtung Reicht die Spaltenbreite für die eingegebenen Daten nicht aus, erscheint folgende Anzeige: ##### In diesem Fall müssen Sie die Spaltenbreite vergrößern (Gruppe Zellen). Beispiel: Der Text in Zelle A1 ist abgeschnitten, da die angrenzende Zelle belegt ist.wir klicken auf Nun sieht das ganze so aus. Manueller Zeilenumbruch Wir halten die ALT-Taste gedrückt und drücken gleichzeitig auf die ENTER-Taste. An der gewünschten Stelle wird der Text umgebrochen, das heißt, die Daten werden in die gleiche Zelle geschrieben. Babette Weißkopf 12

13 Besonderheiten bei der Eingabe Unser Zelleintrag ist sehr umfangreich und wird daher nicht vollständig in der Bearbeitungsleiste angezeigt: Wir klicken ganz rechts auf dieses Zeichen um die Bearbeitungsleiste zu erweitern. Eine oder mehrere führende Nullen werden nicht angezeigt: Bevor die Zahl, z. B. eine Telefonnummer, die mit einer Null beginnt (Vorwahl), muss der Zelle das Textformat zugewiesen werden. (Register START, Gruppe ZHAL, Zahlenformat, TEXT) Ich weise einer eingegebenen Zahl das Prozentformat zu in dem ich auf das Prozentzeichen in der Gruppe Zahl klicke Tastenkombi: STRG+UMSCHALT+%. Jetzt wird aus 19 plötzlich 1900! Excel multipliziert die Zahl mit 100. Daher v o r der Eingabe der Zelle das Prozentformat zuweisen. Eine Zelle ist in der linken oberen Ecke mit einem kleinen grünen Dreieck gekennzeichnet, welches uns auf einen vermeintlichen Fehler hinweist. Möglicherweise haben wir eine Zahl in eine als Text formatierte Zelle eingegeben. Klicken wir jetzt auf die Zelle, erhalten wir einen Warnhinweis.Klicken wir auf den Warnhinweis, erhalten wir ein Menü. Wir können den Warnhinweis ignorieren und auf Fehler ignorieren klicken. Die grüne Kennzeichnung wird übrigens nicht mit ausgedruckt. Die Eingabe meiner Zelle wird in ein Datum umgewandelt: z.b. tippe ich ein: er erhalten aber:. Excel hat die Eingabe als Datum interpretiert. Um dies zu verhindern, können wir vor der Eingabe das Hochkomma eingeben, dieses verhindert, dass Excel die Eingabe umwandelt. Alternativ kann der Zelle zuvor die Formatierung TEXT zugewiesen werden. Excel gleicht alle Eingaben mit den bisherigen Eingaben ab und vervollständigt automatisch den Text:. Wenn dies unerwünscht ist, einfach ignorieren und weiterschreiben, wenn der Vorschlag so übernommen werden soll, einfach ENTER drücken, damit ist Arbeit gespart. Tabellenbearbeitung Am unteren Bildschirmrand sehen Sie die standardmäßig angelegten 3 Tabellenblätter, die den Namen Tabelle 1, Tabelle 2 und Tabelle 3 tragen. Babette Weißkopf 13

14 Zwischen den Tabellenblättern wechseln Klicken Sie einfach das gewünschte Tabellenblatt an. Über die Pfeile können Sie sich nach links bzw. nach rechts bewegen. nach links oder rechts zum ersten Tabellenblatt zum letzten Tabellenblatt Tabellenblätter identisch beschriften (Gruppenmodus) Nehmen wir an, wir führen eine Inventurliste, getrennt für jeden Monat. Also für jeden Monat, Januar bis Dezember legen wir ein eigenes Tabellenblatt an. Oder wir führen eine Gehaltsliste und erstellen für jeden Mitarbeiter ein eigenes Tabellenblatt. Angenommen, jedes Tabellenblatt soll das gleiche Aussehen haben, mit den gleichen Überschriften usw. Natürlich wäre es viel zu viel Arbeit, jetzt jedes einzelne Tabellenblatt zu formatieren. So geht s: Kick auf das erste Tabellenblatt. Jetzt drücken wir die Taste STRG und halten Sie diese gedrückt! Klick auf alle weiteren Tabellenblätter, die in den Modus mit einbezogen werden sollen. Alle Tabellenblätter befinden sich im Gruppenmodus, das wird auch in der Titelleiste angezeigt. Wir geben die Überschriften und Formatierungen, die jedes Tabellenblatt enthalten soll ein. Alle Tabellenblätter werden im Gruppenmodus gleichzeitig identisch angelegt, solange sie markiert sind. Wir entfernen den Gruppenmodus, indem wir einfach auf ein beliebiges Tabellenblatt 2 x klicken. Wir achten darauf, dass die Markierung verschwindet und in der Titelleiste nicht mehr [Gruppe] eingetragen ist. Tabellenblätter anordnen, einfügen, löschen Wir klicken rechts (rechte Maustaste) auf das Tabellenblattregister, um einen der Befehle aus dem sich jetzt öffnenden Befehlsmenü auszuwählen. Wir klicken auf dieses Symbol am unteren Bildschirmrand (neben den Tabellenregistern) um ein neues Tabellenblatt einzufügen Wir klicken mit der rechten Maustaste auf ein Tabellenblattregister um das Kontextmenü zu erhalten: Babette Weißkopf 14

15 Tabellenblätter Kopieren/Verschieben Wir öffnen die Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben werden soll. Wir markieren das Tabellenblatt, das verschoben werden soll indem wir auf das Register klicken, so dass das Register markiert ist. Nun klicken wir in der Gruppe ZELLEN auf FORMAT/BLATT VERSCHIEBEN Wir erhalten dieses Fenster: Im Bereich Zur Mappe sind alle geöffneten Arbeitsmappen aufgelistet. Wir klicken auf die Arbeitsmappe, in die das Tabellenblatt verschoben oder kopiert werden soll. Wir wählen im Bereich EINFÜGEN VOR: das Tabellenblatt aus, vor dem das zu verschiebende oder zu kopierende Tabellenblatt eingefügt werden soll. Wir machen das Häkchen bei KOPIE ERSTELLEN wenn wir eine Kopie haben wollen. Wenn wir hier kein Häkchen machen, dann wird das Tabellenblatt verschoben. Bestätigen mit OK Tabellenblätter einfärben Das gewünschte Tabellenblatt anklicken In der Gruppe ZELLE auf FORMAT klicken und die gewünschte Option wählen Aus der Farbpalette eine gewünschte Farbe auswählen, Mit OK bestätigen Tabellenblätter umbenennen Wie oben. Das Tabellenblattregister wird sofort markiert und wir überschreiben einfach den Namen. Navigieren Wir können jede beliebige Zelle mit der Maus anklicken, aber auch mit der Tabulatortaste nach rechts ansteuern. Mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock Ihrer Tastatur bewegen wir uns außerdem in alle Richtungen. Einfach auf die gewünschte Zelle klicken um Zahlen oder Text einzugeben. Mit der Tabulatortaste bewegen wir uns schnell von Zelle zu Zelle. Mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock Ihrer Tastatur bewegen wir uns in Pfeilrichtung Babette Weißkopf 15

16 Mit der Taste Bild bewegen wir uns nach unten oder nach oben, je nach Pfeilrichtung Pos 1 wechselt in die erste Zelle der aktuellen Zeile Strg + Pos 1 wechselt zur ersten Zelle des Tabellenblattes Strg + Ende wechselt zur letzten Zeile des Tabellenblatts mit Inhalt Tabellenüberschriften fixieren Bei großen Tabellen empfiehlt es sich, die Überschriften zu fixieren, damit sie im Bild bleiben auch wenn wir uns weiter nach unten bewegen. Einfach die Zelle markieren direkt unter bzw. rechts neben der Überschrift und das Menü Fenster/Fenster fixieren..auswählen Fertig! Jetzt können wir beliebig in der Tabelle nach unten navigieren, die Überschriften bleiben immer im Bild. Über den gleichen Weg zurück (Menü Fenster/Fixierung aufheben) heben wir die Fixierung auf. Gitternetzlinien aktivieren Einfach das Häkchen im Bereich Drucken/Gitternetzlinien aktivieren Möglichkeit 2 über die Grafik Drucktitel Aktion wie oben beschrieben Möglichkeit 3 über das Register SEITENLAYOUT Startmenü TABELLENBLATTOPTIONEN Tabellen sortieren Register START. Gruppe BEARBEITEN Um eine erstellte Tabelle zu sortieren, Klick auf eine beliebige Zelle. Tabelle muss nicht markiert werden! Klick auf dieses Symbol und auswählen ob von A-Z oder von ZA sortiert werden soll Babette Weißkopf 16

17 Klick auf das Gewünschte. Wir können auch mehrere Spalten sortieren lassen. Klick auf BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN. Spalten nach denen nacheinander sortiert werden soll, auswählen. Tabellen filtern Register START, Gruppe BEARBEITEN Es können ganz bestimmte Kriterien einer Datenmenge herausgefiltert werden z. B. für eine Inventur oder wenn Sie den Lagerbestand überprüfen möchten. Der gefilterte Bereich weist nur die Daten auf, die den Kriterien entsprechen. Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird der Bereich beim Filtern nicht neu angeordnet. Durch das Filtern werden vorübergehend Zeilen ausgeblendet, die nicht angezeigt werden sollen. Klick auf Filter Wir erhalten jetzt eine Liste mit Ihren Einträgen Auswählen, wonach gefiltert werden soll Mit OK bestätigen. Jetzt werden ausschließlich die Zeilen angezeigt, auf denen der Filter zutrifft. Filter löschen über diese Schaltfläche: Zellbereiche kopieren, ausschneiden, verschieben Register Gruppe Zwischenablage Über die Zwischenablage haben wir die Möglichkeit, Zellbereiche auszuschneiden, zu kopieren und an anderer Stelle einzufügen. Um Zellbereiche zu bearbeiten, müssen wir immer wieder Zellen markieren. Markieren bedeutet auswählen. Wenn eine Zelle markiert ist, erhält sie einen dicken Rahmen. Ein markierter Zellbereich ist farbig hinterlegt. Die erste Zelle jedoch ist nicht farbig hinterlegt, sondern trägt lediglich den dicken Rahmen, dies führt oft zu Verwirrung. Mit den Befehlen Ausschneiden Tastenkombination STRG+X Kopieren Tastenkombination STRG+C Einfügen Tastenkombination STRG+V können wir Inhalte kopieren und verschieben. Zellbereich Verschieben mit Drag & Drop Babette Weißkopf 17

18 Zellbereich markieren. Wenn der Mauszeiger sich in Form eines Doppelkreuzes zeigt, linke Maustaste gedrückt halten und Zelle auf die gewünschte Position ziehen. Zellbereich kopieren Kopieren und Verschieben von Zellen funktioniert am besten mit Hilfe der Zwischenablage. Den gewünschten Zellbereich markieren und klicken Sie in der Symbolleiste auf kopieren oder Ausschneiden, anschießend auf Das Symbol für einfügen. Kopie erstellen mit Drag & Drop Tabelle markieren Mauszeiger so bewegen dass ein Doppelkreuz sichtbar wird Jetzt linke Maustaste drücken und halten Tabelle auf die Zielposition mit gedrückter Maustaste ziehen STRG drücken, gedrückt halten Maustaste los lassen, fertig Kopieren von Formeln oder Formaten wie oben beschrieben Klicke auf im Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE Werte einfügen wählen, um nur Werte zu kopieren Formeln wählen, um nur Formeln zu kopieren. Wählen Inhalte einfügen und aktivieren FORMATE Tipp: Um eine Auswahl von Zellen aufzuheben, klicken wir auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt. Leere Bereiche beim Verschieben von Zellen automatisch ausfüllen Werden Zellbereiche verschoben, entsteht im Ausgangsbereich eine Lücke. Sind im Zielbereich bereits Daten eingetragen, werden diese überschrieben. Dies kann man verhindern, indem man beim Verschieben die UMSCHALTTASTE gedrückt hält. Lücken an der Ausgansposition werden jetzt automatisch geschlossen. Um leere Zellen im Zielbereich muss man sich auch nicht mehr kümmern, denn diese werden nicht mehr überschrieben, sondern einfach in die Nachbarzellen verschoben. Einfügen von Zellen und Spalten Register START Gruppe ZELLEN Babette Weißkopf 18

19 Wenn wir eine Zelle einfügen möchten, dann klicken Sie auf EINFÜGEN in der Gruppe Zellen und wählen Zellen einfügen Wenn wir eine Zeile einfügen möchten, dann klicken Sie auf EINFÜGEN in der Gruppe Zellen und wählen BLATTZEILEN EINFÜGEN Wenn wir eine Spalte einfügen möchten, klicken Sie auf BLATTSPALTEN EINFÜGEN# Spalten werden rechts der markierten Spalte eingefügt. Klick auf die Zeile, über der eine zusätzliche Zeile eingefügt werden soll. Klick auf Zellen einfügen. Wenn wir mehrere Zeilen einfügen möchten, dann können wir die Taste zur Befehlswiederholung drücken, das ist die Taste F4 in der Funktionstastenzeile der Tastatur. Alternativ können Sie aber auch auf die Zelle, über der eine Zeile eingefügt werden soll klicken und dann mit gedrückter Maustaste die Anzahl der Zeilen, die wir einfügen möchten, markieren. Jetzt wählen wir einfach ZELLEN EINFÜGEN aus und die gewünschte Anzahl von Zeilen wird eingefügt. Zellen, Zeilen, Spalten, Blätter löschen Register START, Gruppe ZELLEN Das zu löschende Objekt markieren und Klick auf die entsprechende Schaltfläche Um ein Tabellenblatt zu löschen, rechtsklicken auf das zu löschende Tabellenblatt am unteren Bildschirmrand und aus dem Kontextmenü den entsprechenden Befehl auswählen. Daten löschen Register START, Gruppe BEARBEITEN Babette Weißkopf 19

20 Alles löschen Wir können mit diesem Symbol löschen. Einfach den entsprechenden Zellbereich markieren und Klick Formate Löschen Wenn die Daten im Zellbereich erhalten belieben sollen und lediglich das zugewiesene Format gelöscht werden soll, dann klicken wir auf das Radiergummi und dann auf Inhalte löschen Wenn die Formatierung erhalten bleiben soll, aber die eingegebenen Daten gelöscht werden sollen, dann klicken wir auf den Radierer und dann auf Zeilenhöhe / Spaltenbreite bestimmen Register START, Gruppe ZELLEN. Klick auf FORMAT/ZEILENHÖHE und den gewünschten Wert eingeben. Mit OK bestätigen. Klick auf ZEILENHÖHE AUTOMATISCH anpassen, wenn die Zeilenhöhe automatisch dem Schriftgrad angepasst werden soll. Für die Einstellung der SPALTENBREITE gilt das Gleiche Ein-und Ausblenden Manchmal möchten Sie Tabellenblätter, Zeilen oder Spalten ausblenden. Markieren Spalten oder Zeilen, oder auch das Tabellenblatt und Klick einfach im Register START in der Gruppe ZELLEN/FORMAT, Kategorie SICHTBARKEIT auf und die gewünschte Schaltfläche auswählen Über den gleichen Weg können wir die ausgeblendeten Bereiche wieder einblenden lassen. Zellschutz Register START, Gruppe ZELLEN, Schaltfläche FORMAT, Kategorie SCHUTZ Auf die Schaltfläche klicken und ein geeignetes Kennwort eingeben. Babette Weißkopf 20

21 Wir können noch bestimmen, was wir anderen Anwendern erlauben bzw. nicht erlauben und bestätigen zum Schluss einfach mit OK. Der rechte Mausklick. Mit dem rechten Mausklick auf das Tabellenblatt erhalten wir eine Liste der Befehle, die an dieser Stelle möglich sind. Einfach den gewünschten Befehl aus dem Kontextmenü auswählen. Tastenkombinationen Kopieren Einfügen Ausschneiden STRG+1 STRG+2 Strg+9 STRG+0 STRG+A STRG+UMSCHALT+( STRG+UMSCHALT+) STRG+C STRG+V STRC+X Zellen formatieren Fett Ausblenden markierter Zeilen Ausblenden markierter Spalten Markiert gesamte Tabelle Blendet ausgeblendete Zeilen im markierten Bereich ein. Blendet ausgeblendete Spalten im markierten Bereich ein. Große Bereiche: mit Erweiterungsmodus F8: Spaltenbreite anpassen Die Spalte ist für den Eintrag zu schmal? Dann sehen wir ein Gitternetz. Mit der Maus auf die Linie zwischen dem betreffenden Spaltenkopf (Zeilenbegrenzung) fahren. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Doppelkreuz. Jetzt die Maus-Taste gedrückt halten und die Spalte (Zeile) in die gewünschte Richtung ziehen. Spalten können mit einem Klick dem Umfang der Eingabe angepasst werden indem Sie die Spalten markieren und dann doppelt auf die Trennlinie klicken. Zellen formatieren Im Register START, Gruppe ZELLEN über die Schaltfläche FORMAT können wir Zellen eine bestimmte Formatierung zuweisen. Zellen verbinden Babette Weißkopf 21

22 Um Überschriften einzugeben markieren wir am besten die Anzahl der Spalten, über die sich die fertige Tabelle erstreckt jetzt auf das Symbol Zellen verbinden klicken. Jetzt leuchtet das Symbol orange. Manchmal kommt es zu Komplikationen wenn man bereits verbundene Zellen bearbeiten, möchte. Für diesen Fall machen Sie die Verbindung einfach wieder rückgängig indem Sie erneut den verbundenen Zellbereich markieren und auf das gleiche Zeichen klicken(markieren vorher nicht vergessen!). Das Zeichen leuchtet jetzt nicht mehr. Einrücken Über diese Symbol rücken wir Text ein, genau genommen vergrößern bzw. verkleinern wir den Einzug. Die Bedeutung er Symbole wird eingeblendet. Meistens erhalten wir auch Angaben zu Tastenkombinationen Ausrichtung I Tabellenbereich markieren, auf die gewünschte Ausrichtung klicken. Immer daran denken, dass zuvor der Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll, markiert ist. Ausrichtung II Register Start, Gruppe AUSRICHTUNG: Wir können über das Startmenü das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen Wenn wir nach unten weisende kleine Pfeile sehen, klicken wir diese mit der linken Maustaste an. Weitere Befehle werden eingeblendet. Text Diagonal oder vertikal ausrichten Wir machen einen Aushang mit Spalten für die Telefonnr. oder wir möchten die Tel.-Nr. vertikal ausrichten. Kein Problem mit diesem Symbol. Zelle einfach markieren und auf dieses Symbol klicken. Ein Befehlsmenü wird eingeblendet, gewünschte Ausrichtung auswählen. Rahmen und Linien Wir markieren den Zellbereich (Zeile oder Zelle, evtl. Spaltenbereich), der eine Rahmenlinie erhalten soll. Babette Weißkopf 22

23 Wir klicken auf den kleinen Pfeil nehmen dem Symbol für Rahmenlinien im Register START, Gruppe SCHRIFTART Klick auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen Sie die passende Rahmenlinie aus. Dieses Symbol umrandet den markierten Bereich ein.. Mit diesem Symbol fügen wir eine dicke untere Rahmenlinie Wenn wir dieses Symbol anklicken, dann erhält die markierte Zelle oben eine dünne Linie und unten eine doppelte Linie Über diese Einträge bestimmen wir Rahmenlinienart und farbe. Um die gewünschte Linienart oder Farbe zuzuweisen, müssen wir die entsprechende Linie anklicken, also auswählen. Jetzt verwandelt sich der Mauszeiger in eine Art Stift mit dem wie zeichnen können. Jetzt auch in der Excel-Tabelle die Linie, die formatiert werden soll, nochmals anklicken, bzw. die Maus über die Linie ziehen. Rahmenlinienart und Rahmenlinienfarbe Wir können auch mit dem Fenster ZELLE FORMATIEREN; Register RAHMEN unsere Rahmenlinien bearbeiten bzw. zuweisen. Register START, Gruppe Schriftart, Symbol Rahmenlinien, den kleinen rechten Pfeil anklicken, in der Liste den letzten Eintrag auswählen. Über diese Schaltfläche gelangen wir zu dem Fenster ZELLEN FORMATIEREN. Hier haben wir die Möglichkeit, über die 6 weitere Einstellungen, wie Zah- Register lenformate, Zellenausrichtung, Schriftattribute etc. zuzuweisen. So geht s: Babette Weißkopf 23

24 Tabelle im Tabellenblatt markieren. Wenn wir lediglich einer Zelle oder einem Zellbereich die Rahmenlinien zuweisen möchten dann natürlich nur den Bereich markieren, für den die nachfolgenden Befehle zutreffen sollen. Im Fenster sehe ich jetzt eine Vorschau Im obigen Beispiel sind k e i n e Rahmenlinien vorhanden. Ich klicke also die Rahmenlinien in der Vorschau an, die gesetzt werden sollen, jetzt sieht die Vorschau wie folgt aus: Ich habe im obigen Beispiel die obere, die untere und die mittlere Rahmenlinie angeklickt. Jetzt wechsle ich zu dem Feld LINIEN Hier klicke ich auf die Linienart, die ich zuweisen möchte. Ich klicke genau auf die Babette Weißkopf 24

25 Linie in der Vorschau, die diese Linienart erhalten soll. Die Vorschau könnte jetzt so aussehen: Wenn eine Linie nicht zusagt, einfach erneut auf die Linie klicken, dann wird sie entfernt Nun wähle ich noch die passende Farbe über den kleinen Pfeil in der Kategorie FARBPALETTE Ich bestätige zuletzt mit OK Der markierte Zellenbereich wird genauso aussehen, wie in der Vorschau RAHMEN angezeigt. Zum Schluss mit OK bestätigen. Rahmenlinien entfernen Am leichtesten geht das mit diesem Symbol (Radierer) Radiergummi einfach über die zu entfernenden Linien ziehen Radierer anschließend mit der ESC Taste auf der Tastatur deaktivieren. oder einfach über den Pfeil für Aktion rückgängig machen Zellenschattierungen/Hintergrundfarben Register START Gruppe SCHRIFTART Klick auf den nach unten weisenden kleinen Pfeil rechts um die Farbpalette zu öffnen Mit Klick auf dieses Symbol den zuvor markierten Zellbereich schattieren. Aus der Palette eine beliebige Farbe auswählen. Wenn die Zellenschattierung wieder entfernt werden soll, KEINE wählen Zeichenformatierung Schriftschnitt, Schriftgrad, Schrifttyp, Schriftgröße, Schriftfarbe zuweisen Über die Multifunktionsleiste der Gruppe Schriftart im Register START Zelle, deren Inhalt formatiert werden soll, markieren auf die entsprechenden Symbole klicken. Schriftart Schriftattribute weisen wir über dieses Grafiksymbol (Register START, Gruppe SCHRIFT- ART)zu: Tipp: Gruppe Schriftart Wir können über das Startmenü das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen Babette Weißkopf 25

26 Schriftgröße schnell verändern Über die Multifunktionsleiste der Gruppe Schriftart im Register START Mit Klick auf diese Zeichen vergrößern bzw. verkleinern wir die Schriftgröße in Schritten, die Sie mit verfolgen können. Zahlenformatierung Register START Gruppe ZAHL Das richtige Format weisen wir einfach nach dem Tippen zu. Natürlich können wir auch vorab z. B. einen Bereich markieren: und dem Bereich im Voraus die richtige Formatierung zuweisen. Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie die gleiche Zahl unterschiedlich dargestellt werden kann: Kleine Übung: 1000 eintippen Anschließend auf dieses Symbol in der Gruppe Zahl klicken, um die Zahl als Währung darzustellen Mit diesem Symbol aktivieren wir das 1.000er-Trennzeichen. abschließen. Nicht vergessen, immer zuvor Zellbereich markieren und Eingabe mit ENTER Schnelle Formatübertragung Eine Zelle oder einen Zellbereich mit dem Format, das wir kopieren möchten, markieren. Um das Format in eine Zelle oder einen Bereich zu kopieren, klicken wir auf der Standardsymbolleiste auf Format übertragen Den Pinsel mit gedrückter Maustaste über den Bereich, der die Formatierung annehmen soll ziehen. Mit Klick auf diese Symbole bestimmen Sie die Nachkommastellen Startmenü ZAHL Wir können über das Startmenü Zahl (wir sind noch immer im Register START) das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen) Dieses Fenster ist zu empfehlen, da sehr komfortabel! Babette Weißkopf 26

27 Klick auf den kleinen nach unten weisenden Pfeil Wir erhalten ein Fenster mit 8 Registern Klick auf das Register ZAHLEN Klick im Bereich KATEGORIE auf das gewünschte Format Unter BEISPIEL sehen wir die Vorschau auf das eingestellte Format Anzahl der gewünschten Dezimalstellen eingeben, entweder über die Pfeile oder die gewünschte Anzahl direkt in das vorgesehene Feld schreiben Im Feld SYMBOL können wir das gewünschte Währungssymbol anklicken Wir können grundsätzlich negative Zahlen in roter Farbe anzeigen lassen. Wenn wir dies möchten, klicken wir einfach auf die rot dargestellten negativen Zahlen. Löschen von Formaten Register START Gruppe BEARBEITEN Daten markieren, Klick auf Klick auf Automatisches Ausfüllen Wenn die ersten Zeichen, die wir in eine Zelle eintippen, einem in dieser Spalte bereits vorhandenen Eintrag entsprechen, werden die übrigen Zeichen automatisch von Excel eingegeben. Enter-Taste drücken, um den Vorschlag anzunehmen oder Eintrag einfach überschreiben. Verwenden des Ausfüllkästchens zum Ausfüllen von Zellen mit Daten Wenn wir Daten oder Formeln in angrenzende Zellen kopieren möchten, verwenden wir einfach das Ausfüllkästchen Nach dem Ziehen des Ausfüllkästchens wird die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen angezeigt. Klick auf das Pluszeichen, dann werden die auswählbaren Optionen angezeigt. Klick auf die gewünschte Option. Babette Weißkopf 27

28 Automatische Ausfüllfunktion Excel denkt mit und füllt logische Reihen selbständig aus. Excel berechnet die Differenz zwischen zwei eingegebenen und markierten Werten und vervollständigt die Reihe. Kleine Übung: Wir geben in Zelle A1 eine 1 ein, in Zelle A2 eine 2 Zelle anklicken und mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten fahren. Wenn wir das Pluszeichen sehen, gedrückter Maustaste die Zellen so weit wie gewünscht nach unten bzw. seitwärts. ziehen. Maustaste loslassen, wenn die Reihe beendet werden soll. Wenn Text eine Ziffer enthält, wie z. B. Quartal 1, dann können wir die Aufzählung ebenfalls automatisieren. Wie oben beschrieben mit gedrückter Maustaste auf das Ausfüllkästchen fahren und dann nach unten ziehen, bis die Aufzählung beendet werden soll. Excel erkennt auch Tages- und Monatseinträge wie Montag, Mo oder Jan und Januar In die erste Zelle Mo (oder Montag) eingeben. Mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten fahren und bei gedrückter Maustaste die Reihe beliebig seitwärts oder nach unten ziehen. Excel erkennt auch Tages- und Monatseinträge wie Montag, Mo oder Jan und Januar Seitenlayout Normal- und Seitenansicht Klick auf das Register ANSICHT und gewünschte Ansicht über die Symbole auswählen in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT Umbruchvorschau Umbruchvorschau wie oben beschrieben aktivieren (Register ANSICHT, Gruppe ARBEITS- MAPPENANSICHT, Umbruchvorschau. Wir sehen jetzt, wo das Blatt umgebrochen wird. in unserem Beispiel wird die Tabelle nach Zeile 44 umgebrochen. Babette Weißkopf 28

29 In dieser Ansicht haben wir z. B. die Möglichkeit, mit gedrückter Maustaste die blaue Linie weiter nach oben zu ziehen, so dass der Umbruch schon vor Beginn der neuen Tabelle vorgenommen wird. Somit wird die Tabelle nicht mehr auseinandergerissen Einfach mit der Maustaste auf die Umbruchlinie, die wir verändern möchten, fahren. Jetzt die Maustaste gedrückt halten und den Umbruch auf die gewünschte Stelle ziehen. Natürlich können wir eine A4 Seite nicht länger machen als sie ist! Manchmal hat man aber noch eine oder zwei Zeilen Spielraum. In diesem Beispiel empfiehlt sich er Umbruch oberhalb. Manuellen Seitenumbruch einfügen Auf den Zeilenkopf klicken, über der der Seitenumbruch eingefügt werden soll Register SEITENLAYOUT, Gruppe Seite einrichten Die wichtigsten Funktionen von SEITE EINRICHTEN : Im Register Seitenlayout, Gruppe Orientierung bestimmten wir Hoch- oder Querformat. Hoch- oder Querformat Register SEITENLAOUT Klick auf Klick auf Im Register Seitenränder legen wir die Seitenränder fest und bestimmen, wie die Tabelle auf der Seite ausgerichtet wird: Im Register KOPF/Fußzeile werden Kopf/Fußzeilen (benutzerdefiniert) erstellt. Im Register Tabelle werden Drucktitel, Gitternetzlinien, Tabellenausrichtung bestimmt Gitternetzlinien Register SEITENLAYOUT Gruppe Seite einrichten STARTPROGRAMM Bereich DRUCKEN Gitternetzlinien aktivieren Kopf- und Fußzeilen Möglichkeit 1: Register SEITENLAYOUT, Gruppe Seite einrichten Babette Weißkopf 29

30 Auf das Startprogramm klicken Jetzt wird das Fenster Seite einrichten geöffnet. Jetzt das Register Kopf- und Fußzeile anklicken und dann auf Benutzerdefinierte Kopfzeile. Jetzt erhalten wir das folgende Fenster für die Eingaben. Entsprechende Bereiche ausfüllen. Über das oben stehende Symbol können wir die Eingaben formatieren Möglichkeit 2: Register EINFÜGEN Gruppe Text Excel wechselt nun zur Seitenlayoutansicht. In den vorgesehenen Bereich Kopfdaten eingeben. Sollte der Platz nicht ausreichen, schauen wir links: im vertikalen Lineal mit der Maus auf die Nahtstelle blauer/weißer Bereich fahren. Der blaue Bereich stellt die Höhe der Kopfzeile dar Die Kopfzeilenhöhe auf das gewünschte Maß ziehen. Wenn wir zurück zur NORMALANSICHT möchten, dann klicken wir einfach das Register AN- SICHT an und wählen Sie in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT die Grafik NORMAL aus Umgang mit großen Tabellen Eine Tabelle, die mehrere Seiten umfasst, jedoch auf eine Seite passen soll, kann mit Hilfe der Funktion SKALIEREN formatiert werden. Natürlich lässt sich eine 10-seitige Tabelle nicht auf eine Seite skalieren, wenn die Tabelle noch lesbar sein soll. Zeilen oder Spalten fixieren, damit die Überschriften immer sichtbar bleiben: So geht s: Unterhalb bzw. rechts der Zellen, die fixiert werden sollen klicken Register ANSICHT, Gruppe Fenster Große Tabellen mit Hilfe der Skalierung auf eine Seite bringen Babette Weißkopf 30

31 So geht s: Register SEITENLAYOUT, Gruppe FORMAT ANPASSEN, Skalierung z. B. auf 80% setzen Alternativ: OFFICE SCHALTFLÄCHE Auf DRUCKEN zeigen, nicht klicken Dann schräg rechts auf Seitenansicht klicken Wenn ein Tabellenblatt auf einen Prozentsatz skaliert werden soll, dann muss im Register SEITENLAYOUT Gruppe An Format Anpassen, die Höhe und Breite auf AUTOMATISCH festgelegt sein. Große Tabellen mit Hilfe AN FORMAT ANPASSEN auf eine Seite bringen So geht s: Register SEITENLAYOUT, Gruppe AN FORMAT ANPASSEN Breite reduzieren In der Liste BREITE die gewünschte Anzahl der Seiten auswählen. Jetzt wird die Breite des Arbeitsblattes so verkleinert, so dass die maximale Anzahl Spalten darauf Platz hat Höhe reduzieren In der Liste Höhe wählen Sie die gewünschte Anzahl von Seiten aus. Jetzt wird die Höhe des Arbeitsblattes so verringert, dass eine maximale Anzahl von Zeilen auf die Seite passt. Seitenränder in der Vorschau korrigieren So geht s: Häkchen rein bei Seitenränder anzeigen Dies sind die Anfasser um Spaltenbreite zu korrigieren Linker bzw. rechter Seitenrand Kopfzeile oberer Seitenrand Tabellenausdruck Bei der Randeinstellung ist zu beachten, dass Drucker individuelle nicht druckbare Bereiche haben. Register SEITENLAYOUT, Startprogramm Seite einrichten, Fenster SEITE EINRICHTEN Babette Weißkopf 31

32 Einstellung Ausdruck lange Tabellen: Register SEITENLAYOUT, Seite einrichten, Tabelle Einstellung Ausdruck breite Tabellen: Drucktitel Wenn auf jeder Seite die gleiche Überschrift erscheinen soll (Drucktitel), dann können wir dies wie folgt eingeben: Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, Startmenü Seite einrichten: Möglichkeit 1 über das Startmenü Klick auf das Startmenü Seite einrichten Klick auf das Register TABELLE Bereich DRUCKTITEL Klick auf dieses Zeichen: Jetzt den gewünschten Drucktitel markieren Klick auf. Bestätigen mit OK, fertig! Suchen, ersetzen, gehe zu Register START, Gruppe BEARBEITEN Beispiel: Wir haben eine große Tabelle und suchen einen bestimmten Eintrag. Oder wenn wir Rechnungseingänge überwachen, dann suchen wir vielleicht einen Rechnungsbetrag. Genauso gut können Sie aber auch nach Namen oder nach anderem Text suchen. Wir können bestimmten, ob nur das aktuelle Tabellenblatt durchsucht werden soll, oder die ganze Arbeitsmappe. Vielleicht suchen wir auch eine Personalnummer oder den Umsatz eines bestimmten Kunden. Alles ist möglich. Klick auf dieses Symbol Klick auf SUCHEN bzw. auf die gewünschte Aktion. Wir geben den Suchbegriff ein. Babette Weißkopf 32

33 Klicken Sie auf Optionen Wir füllen nun die entsprechenden Schaltflächen mit unseren Angaben aus. Wenn wir z.b. nach einem Rechnungsbetrag oder nach einem Namen suchen, dann klicken wir auf WERTE Wir geben auch an, evtl. die gesamte Arbeitsmappe zu durchsuchen Bestätigen mit Anschließend erhalten wir eine Auflistung mit den gesuchten Werten Drucken Klick auf die OFFICE SCHALTFLÄCHE und DRUCKEN wählen(strg+p). Selbstverständlich können wir auch ausgewählte Blätter drucken. Ausgewählte Blätter drucken: Ein bestimmtes oder bestimmte Tabellenblätter Tabellenblatt auf dem Register anklicken, so dass es markiert ist: hier ist Tabellenblatt 2 markiert mehrere Tabellenblätter werden mit gedrückter STRG-Taste markiert die ganze Arbeitsmappe drucken (GESAMTE ARBEITSMAPPE) einen markierten Bereich drucken(markierung) gewünschte Option im Fenster DRUCKEN aktivieren, Kategorie Drucken Vor dem Druck Seitenansicht aktivieren Klick auf die Office Schaltfläche Klick auf Klick auf Druckbereich angeben Möglichkeit 1 Um nur bestimmte Bereiche auszudrucken einfach den gewünschten Bereich markieren und über die Schaltfläche OFFICE die Option Drucken auswählen. Wir erhalten das gewohnte Fenster Drucken und Klick im Bereich Drucken auf die gewünschte Option, z. B. Markierung. Natürlich können wir auch bestimmte Tabellenblätter auswählen. Tabellenblätter nacheinander mit gedrückter STRG-Taste anklicken. Babette Weißkopf 33

34 Möglichkeit 2 Gewünschten Druckbereich markieren Klick auf das Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN, Grafik Druckbereich Hier können wir den ausgewählten Druckbereich festlegen oder aufheben. Im Nachhineinkönnen wir über DRUCKBEREICH HINZUFÜGEN einen weiteren Bereich markieren und dem Druckbereich hinzufügen. Über die Schaltfläche OFFICE, Drucken leiten wir den Druck ein. Schnelldruck Über die Office Schaltfläche Drucken gelangen wir zu Schnelldruck werden bei dieser Funktion nur Tabellenbereiche, die Daten enthalten, gedruckt. Es Excel Teil 2 - Einsatz von Formeln Grundrechenarten Um Berechnungen mit Werten, die wir auf dem Arbeitsblatt eingetragen haben, durchzuführen, erstellen wir Formeln. Formeln sind Gleichungen und beginnen somit stets mit einem ISTGLEICH: =. Das Gleichheitszeichen informiert Excel Darüber, dass jetzt eine Formel folgt. Welche mathematische Operation wir ausführen möchten, also ob wir addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren möchten, geben wir mit Hilfe von Operatoren ein. Nachfolgender Tabelle entnehmen Sie bitte die wichtigsten mathematischen Operatoren: Addition (plus) + Pluszeichen Subtraktion (minus) - Minuszeichen Multiplikation Sternchen (mal) Division (teilen) / Schrägstrich Prozent % Prozentzeichen Excel rechnet in einer bestimmten Reihenfolge. Excel rechnet von links nach rechts. Dabei geht Punktrechnung vor Strichrechnung! Um die Reihenfolge der Berechnung zu verändern, können Klammern gesetzt werden. Setzen Sie den Teil, der zuerst berechnet werden soll, in eine Klammer. Konstante Werte Um eine Formel einzugeben, können Sie direkt, nachdem Sie das Gleichheitszeichen eingetippt haben, den Wert, den Operator und den nächsten Wert bzw. die nächsten Werte eingeben und dann mit ENTER bestätigen. Mit dieser Methode haben Sie sogenannte konstante Werte eingeben. Nachteil: Tippfehler sind vorprogrammiert und Korrekturen können später nur in der Bearbeitungsleiste vorgenommen werden. Diese Methode ist also möglich, aber weniger empfehlenswert. Babette Weißkopf 34

35 Konstante Werte sind also Zahlen, die Sie direkt in die Formel eingeben. Die Nachteile wurden bereits weiter oben beschrieben. Addieren Geben Sie in eine Zelle =10+5 ein, Drücken Sie auf ENTER Sie erhalten den Wert 15 Addieren Sie: Geben Sie in die Zelle, in der später das Ergebnis stehen soll, ein Gleichheitszeichen ein. Geben Sie den Wert (100) ein Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Geben Sie den zweiten Wert ein (200) Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Geben Sie den nächsten Wert ein (300) Die Eingabe der Formel können Sie in der Bearbeitungsleiste mit verfolgen Drücken Sie ENTER Jetzt wird anstelle der Formel die Summe angezeigt. Rechnen mit Zellbezügen manuell Spalten tragen Buchstaben und Zeilen Ziffern. Aus den Buchstaben und Ziffern ergibt sich die Zelladresse In unserem Beispiel befindet sich die Zahl 600 in der ersten Spalte A und in der Zeile 3. Die Zelladresse lautet also A3 Die Zahl 400 befindet sich in Spalte a und Zeile 5, daher die Zelladresse A5 Addieren mit der Zeigemethode: Besser ist es, auf die Zahlen(Werte), die Excel in die Berechnung mit einbeziehen soll, einfach mit der Maus zu klicken. Dann sind in der Formel nicht die Werte sichtbar, sondern die Zellbezüge. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich erstens nicht vertippen können und außerdem können Sie jederzeit den Wert in jeder beliebigen Zelle ändern. Excel ermittelt anhand der Zellbezüge die Zahlenwerte, mit denen Excel rechnen soll, somit wird jeder geänderte Wert einer Zelle automatisch bei der Berechnung neu berücksichtigt und das Ergebnis entsprechend korrekt aktualisiert. So geht s: Um eine Formel zu erstellen klicken Sie zunächst auf die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll Geben Sie das Gleichheitszeichen ein = Klicken Sie auf die Zelle, in der der erste Wert steht Geben Sie den Operator ein, also plus+, minus-, geteilt/, mal* Tippen Sie auf den nächsten Wert Babette Weißkopf 35

36 Bestätigen Sie mit ENTER Addieren Sie die Ausgaben mit der Zeigemethode: Geben Sie in die Zelle, in der später das Ergebnis stehen soll, ein Gleichheitszeichen ein. Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B2 Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B3 Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B4 Anstelle der Werte werden jetzt Zellbezüge angegeben Drücken Sie ENTER Jetzt wird anstelle der Formel die Summe angezeigt. Vorteil der Zeigemethode: Kein Vertippen Änderungen in der Zelle jederzeit möglich Microsoft Excel aktualisiert Formeln, auch beim Verschieben von Zellen Die Bezüge werden entsprechend angepasst. Eine Formel, die sich auf eine gelöschte Zelle bezieht, zeigt jedoch den Fehlerwert #BEZUG! an. Funktion Summe Das Symbol für die Autosumme befindet sich ebenfalls in der Gruppe Bearbeiten des Registers Start. Man kann hier mit der Funktion rechnen aber auch im Register FORMELN, FUNKTI- ONSBIBLIOTHEK Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK Multifunktionsleiste: Sie haben bereits gelernt, wie einfache Formeln erstellt werden. Sie beherrschen die Formeleingabe zu den Grundrechenarten Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren, aber auch Prozentrechnen. Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen, nämlich die Funktion AUTOSUMME. Es gibt über 350 Funktionen, die Sie aber nicht kennen müssen, sofern Sie nicht in die tiefere Finanzmathematik, Mathematik oder Statistik usw. eindringen möchten. Die Funktion AUTO- Babette Weißkopf 36

37 SUMME ist eine dieser vielen Funktionen und für diese Funktion gibt es sogar ein eigenes Symbol: Autosumme erzeugen Mit der Funktion Autosumme erhalten Sie auch Ergebnisse in Sekundenschnelle. Markieren Sie einfach den Bereich, der aufaddiert werden soll und wählen Sie im Register START Gruppe bearbeiten oder geben Sie folgende Tastenkombination ein: ALT += Drücken Sie anschließend ENTER So geht s: Markieren Sie einfach den kompletten Zellbereich, den Sie addieren möchten einschließlich der Ergebniszelle. Der Zellbereich sieht jetzt so aus! Klicken Sie jetzt auf das Symbol Autosumme Im gleichen Moment erscheint das Ergebnis In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass Excel die Formel selbständig gesetzt hat. Excel hat dabei den Funktionsnamen SUMME verwendet und en zu addierenden Bereich in Klammern gesetzt. Der Doppelpunkt weist auf den Bereich (von..bis). Beispiel 2: Auch im folgenden Beispiel markieren Sie die komplette Tabelle einschließlich aller Zellen, die berechnet werden sollen. Klicken jetzt auf und alle leeren Zellen und Spalten sind berechnet. Denken Sie daran, dass möglicherweise die Zellenbreite nicht ausreicht, um die hohen Zahlen anzuzeigen. Sie erhalten Zäune. Ziehen Sie entweder manuell mit gedrückter Maustaste die Spaltentrennlinie (im Spaltenkopf!)zwischen den Spalten auf die richtige Größe oder klicken Sie ganz einfach doppelt auf diese Spaltenlinie. Babette Weißkopf 37

38 Lösen Sie folgende Addition Schreiben Sie die Tabelle bis auf das Ergebnis ab (ohne Tausender Trennzeichen und ohne Eurosymbol. Diese Formatierung wird anschließend durch Klick auf das Euro-Symbolzeichen erzeugt) Geben Sie die Formel in Zelle B6 ein, so dass Sie dieses Ergebnis erhalten. Es gibt drei mögliche Formeln!! Verwenden Sie zuerst konstante Werte, die Sie direkt in die Zelle eingeben LÖSUNG: Löschen Sie das Ergebnis und benutzen Sie jetzt die Zeigemethode LÖSUNG: Löschen Sie das Ergebnis und benutzen Sie jetzt die Funktion AUTOSUMME LÖSUNG: Formeln kopieren Selbstverständlich müssen Sie nicht in jede Zelle immer wieder die gleiche Formel eingeben. Formeln werden einfach kopiert, Voraussetzung ist natürlich, dass die Zellbezüge sich für die Berechnung nicht ändern. So geht s: Geben Sie die Formel ein Bewegen Sie den Mauszeiger so, dass der Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen zeigt (Ausfüllkästchen im Kapitel DATEINEINGABE beschrieben) Das Ausfüllkästchen sehen Sie an de rechten unteren Ecke der Zelle. Wenn der Mauszeiger sich in ein Pluszeichen verwandelt, dann ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Formel nach unten. Jetzt werden alle Zellen automatisch angepasst und berechnet. Subtrahieren Geben Sie in einer Zelle =10-5 ein, um das Ergebnis 5 anzuzeigen. Oder rechnen Sie mit Zellbezügen Beispiel: Sie kaufen ein Auto und möchten vom Verkaufspreis den Preisnachlass abziehen. LÖSUNG: Klicken Sie die Zelle an, in der später das Ergebnis ausgewiesen werden soll, Geben Sie das Zeichen ISTGLEICH (=) ein Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle, deren Wert Sie in die Formel übernehmen möchten, in unserem Beispiel unten ist das der Preis. Geben Sie den Operator ein, also das MINUSZEICHEN (-) Klicken Sie jetzt auf die 2. Zelle, deren Wert Sie in die Formel übernehmen möchten. In unserem Beispiel ist das der Wert des Preisnachlasses, weil Sie ausrechnen möchten, wie hoch die Rechnung nach Abzug des Preisnachlasses ist. Drücken Sie jetzt ENTER. Das Ergebnis wird angezeigt Babette Weißkopf 38

39 AUFGABE: Subtrahieren. Rechnen Sie aus, wie viel Ihnen nach Abzug der bisherigen Ausgaben im Budget übrig bleibt LÖSUNG: Multiplizieren Geben Sie in einer Zelle =5*10 ein, um das Ergebnis 50 anzuzeigen. Oder Zeigen Sie einfach auf die Zahlen, die Sie miteinander multiplizieren möchten. Das Sternchen dient als Operator:* Formel-Beispiel: =A1*A2*A3 Das Ergebnis mehrerer miteinander multiplizierter Zahlen ist in der Mathematik ein Produkt. Geben Sie einfach = PRODUKT in die Formel ein und setzen Sie den Bereich, dem Excel die Zahlen entnehmen soll, in Klammern. Formel-Beispiel: Ergebnis mit obiger Formel: 500 AUFGABE: Multiplizieren Aufgabe: Thema Multiplizieren 1. Schreiben Sie die Tabelle bis auf die Ergebnisse in Spalte E ab 2. Berechnen Sie die Spalte E. Erstellen Sie die notwendige Formel in Zeile E3 3. Kopieren sie die Formel nach unten 4. Bilden Sie die Summe in Zeile E9 5. Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten LÖSUNG AUFGABE: Multiplikation/Prozent Schreiben Sie die Tabelle ab ohne die Ergebnisse in Spalte D Erstellen Sie alle notwenigen Formeln und kopieren Sie die Formeln soweit erforderlich nach unten 1. Berechnen Sie die Zwischensumme netto Babette Weißkopf 39

40 2. Berechnen Sie die Mehrwertsteuer (Lebensmittel 7%) 3. Berechnen Sie die Bruttosumme (Rechnungsbetrag netto + MWSt) 4. Berechnen Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbruttobetrag 5. Berechnen Sie die Endsumme (Rechnungsbruttobetrag minus Skontobetrag) LÖSUNG: Dividieren Geben Sie =10/5 in einer Zelle ein, um das Ergebnis 2 anzuzeigen. Sie haben Einkäufe in Höhe von 658,00 getätigt. Dafür kochen Sie ein Gericht für 12 Personen. Wie viel kostet das Gericht pro Person? Orientieren Sie sich am Beispiel SUBTRAKTION. Gehen Sie genauso vor, allerdings denken Sie daran, das der Operator für die Division der Schrägstrich ist. Alternativ können Sie auch das Geteilt-Zeichen im Nummernblock anwenden. Die Formel in unserem Beispiel lautet also =B1/B2 Formelbeispiel: AUFGABE: Dividieren Sie kaufen für 6 Personen ein. Wie hoch ist der Betrag pro Person? Schrieben Sie die Einkaufsliste ab ohne das Ergebnis in Zeile B12 und ohne das Ergebnis in Zeile B13. Erstellen Sie die Einkaufssumme mit der entsprechenden Formel Dividieren Sie den Einkaufsbetrag durch die Anzahl der Personen um den Betrag pro Person zu ermitteln. LÖSUNG Babette Weißkopf 40

41 Aufgabe: Dividieren Schreiben Sie Tabelle ohne die Werte in Spalte C ab : Ermitteln Sie aus den Bruttopreisen den Nettopreis. Die Formel lautet: Bruttopreis geteilt durch 119% (wenn die MWST 19% ist) Oder Bruttopreis geteilt durch 1,19 Erstellen Sie die Formel in C2 und kopieren Sie sie anschließend nach unten LÖSUNG: Absolute Bezüge Werden Zellbezüge absolut gesetzt, so werden Sie beim Kopieren von Formeln nicht dem aktuellen Zellbereich angepasst. Das kann wünschenswert sein, wenn Excel innerhalb einer Berechnung jeweils auf eine bestimmte Zelle zurückgreifen soll, die nicht verändert werden darf. Denken Sie daran, den Gesamtverbrauch (Zelle D20) absolut zu setzen (in der Bearbeitungsleiste markieren und F4 drücken, ENTER) Prozentrechnung Babette Weißkopf 41

42 So geht s: Klick auf die Zelle, in der das Ergebnis später ausgewiesen werden soll ISTGLEICH eingeben = Klick auf den Betrag, von dem der Prozentsatz, wie z. B. die MWST berechnet werden soll Sternchen eingeben (für die Multiplikation) 19% eingeben (oder auf die Zelle klicken, in der der Prozentwert steht) Enter drücken Schauen Sie auf die obige Abbildung und sehen Sie sich die Formel an Rechnen mit Datum Auch hier lassen sich alle bereits beschriebenen Regeln anwenden. Datumsangaben werden in Excel als fortlaufende Zahlen angesehen. Uhrzeitangaben als Dezimalbrüche (Bruchteile eines Tages, ein Tag hat den Wert 1, ein Stunde den Wert 1 geteilt durch 24 = 0, ). Jeder Datumswert stellt für Excel also eine fortlaufende Zahl dar. Man kann z. B. zu einem Datumswert einfach eine Zahl dazu addieren, um z. B. das Zahlungsziel einer Rechnung zu berechnen ( = ). Zeitdifferenzen lassen sich übrigens nur in Tagen berechnen. in Formeln wird ein Datum in Anführungszeichen gesetzt! Die ältere Zeit ist übrigens die Kleinere Zahl und die jüngere Zeit ist die größere Zahl. Also immer ältere Zeit minus jüngere Zeit. Beispiel zum THEMA Rechnen mit Datum Im folgenden Beispiel wird das ältere Datum vom jüngeren Datum abgezogen. Das Ergebnis weist die Anzahl der Nächte einer Hotelrechnung aus. Hotelrechnung ÜBUNG zum THEMA Rechnen mit Datum Aufgabe :Die folgenden Rechnungen werden 14 Tage später fällig Schreiben Sie die Tabelle ohne Ergebnis ab. Decken Sie die Lösung ab! Erstellen Sie die Formel zur Berechnung der Fälligkeit Tipp: Verwenden Sie eine einfache Addition Babette Weißkopf 42

43 Beispiel: Wir fahren in die Jugendherberge und wollen uns ausrechnen, wieviele Nächte wir zu bezahlen haben: Mit der Formel =B3-B2 erhalten wir das richtige Ergebnis Rechnen mit Uhrzeiten Auch Uhrzeitangaben können in Berechnungen verwendet werden. Das Rechnen mit Datum und Zeit ist in Excel ziemlich einfach. Die Werte von zwei Uhrzeitangaben können z. B. voneinander subtrahiert werden, um den Abstand zwischen den beiden Angaben zu ermitteln. Als Zahlenformat sollte "[h]:mm" verwendet werden (dies ist wichtig, damit Ergebnisse auch über 24 Stunden hinaus korrekt angezeigt werden können. Bei Uhrzeiten ist zu beachten, dass das richtige Formt [h]:mm zugewiesen wird, damit das Ergebnis korrekt dargestellt werden kann. Die jüngere Uhrzeit wird von der älteren Uhrzeit subtrahiert. Darauf ist auf das richtige Zellenformat zu achten!! Excel kann keine negativen Zeiten darstellen. In dem Fall werden Zäune ausgegeben:#########. Beispiel und Aufgabe: Sie beschäftigen die Aushilfe Tim Braun zu einem Stundenlohn von 10,00 Euro. Herrn Braun hat vom bis zum für Sie gearbeitet. Entnehmen Sie die Zeiten der untenstehenden Tabelle und berechnen Sie den Lohn mit Hilfe der entsprechenden Formeln Beachten Sie folgende Formate: Zu Berechnung des Lohns ist zu beachten, dass die Anzahl der gearbeiteten Stunden mit 24 multipliziert werden muss (Dezimalzahl, mit Forma ZAHL formatieren) und anschließend mit dem Stundensatz. Lösung: Babette Weißkopf 43

44 Babette Weißkopf 44

45 Beispiel: Im nachfolgenden Beispiel kommt der Mitarbeiter um 08:00 Uhr zur Arbeit- Von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr, also 30 Minuten macht der Mitarbeiter Pause.. Um 17:00 Uhr geht er nach Hause. Zunächst wird die Anwesenheit berechnet D3 A3. Dann muss von der Anwesenheit noch die Pause abgezogen werden, also das Ergebnis von B3- C3. Damit Excel weiß, in welcher Reihenfolge gerechnet werden soll, werden Klammernpaare gesetzt. Da der Mitarbeiter jeden Tag zu einer anderen Zeit kommt und geht, gibt es auch unterschiedliche Ergebniswerte. Aber keine Angst, die Formel muss nur ein einziges Mal eingegeben werden und kann dann mit Hilfe des Ausfüllkästchens wie im Kapitel FORMELN KOPIEREN beschrieben nach unten kopiert werden. Formeln kopieren Selbstverständlich müssen wir nicht in jede Zelle immer wieder die gleiche Formel eingeben. Formeln werden einfach kopiert, Voraussetzung ist natürlich, dass die Zellbezüge sich für die Berechnung nicht ändern. So geht s: Geben Sie die Formel ein Bewegen Sie den Mauszeiger so, dass der Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen zeigt Das Ausfüllkästchen sehen Sie an de rechten unteren Ecke der Zelle Wenn der Mauszeiger sich in ein Pluszeichen verwandelt, dann ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Formel nach unten. Jetzt werden alle Zellen automatisch angepasst und berechnet. Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Angenommen Sie erstellen ein Budget. Sie benutzen für jeden Monat ein Tabellenblatt. Sie möchten jeweils den Saldo des Vormonats übernehmen. So geht s: Klicken Sie in die Ergebniszelle (Zelle in die der Zellbezug übernommen werden soll) Tippen Sie ein Gleichheitszeichen = ein, denn schließlich handelt es sich hier um eine Formel Wechseln Sie jetzt auf das Tabellenblatt, das den zu übernehmenden Zellbezug enthält Klicken Sie auf die Zelle, dessen Eintrag Sie übernehmen möchten Drücken Sie jetzt auf ENTER Bedingte Formatierung Register START Gruppe FORMATVORLAGEN Babette Weißkopf 45

46 Angenommen Sie verwalten eine Urlaubsliste. Für jeden Urlaubstag tragen Sie ein X ein. Zur besseren Übersichtlichkeit aber möchten Sie, dass Excel alle X farbig hinterlegt. Dies geben Sie mit Hilfe einer sogenannten BEDINGTEN FORMATIERUNG ein. Das bedeutet, Sie geben den Befehl, dass wenn eine bestimmte von Ihnen erstellte Bedingung zutrifft, Excel eine bestimmte Anweisung ausführt. Also: Wenn eine Zelle mit einem x belegt ist, soll die Zelle farbig hinterlegt werden. So geht s: Beispiel 1 (Urlaubsliste) Markieren Sie den Zellbereich, auf den die bedingten Formatierung angewendet werden soll Klicken Sie auf BEDINGTE FORMATIERUNG Klicken Sie auf NEUE REGEL Sie erhalten dieses Fenster Klicken Sie auf In der Kategorie REGELBESCHREIBUNG BEARBEITEN geben Sie die Angaben ein, ins unserem Beispiel: Also: Ist der Zellwert der markierten Zelle gleich x (Bedeutet: wenn in der Zelle ein x steht und nichts als ein x).. dann Jetzt klicken Sie auf FORMATIEREN Babette Weißkopf 46

47 Sie erhalten das Fenster ZELLEN FORMATIEREN Suchen Sie sich das passende Register, in unserem Beispiel ist es das Register AUSFÜLLEN. Wenn Sie einen Hintergrund einstellen möchten, klicken Sie hier die gewünschte Hintergrundfarbe an und bestätigen mit OK. Grundsätzlich gilt: Überlegen Sie sich, welche Bedingung Sie eingeben möchten. Beispiel 2: Sie möchten alle Werte, die über liegen, rot schattieren. Markieren Sie den Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll. Klicken Sie auf BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihre Bedingung ein: Bestätigen Sie mit OK. Alle Zellen mit Werten über sollten jetzt hellrot hinterlegt sein. Anwendung findet die bedingte Formatierung natürlich nicht nur in Urlaubslisten. Sie können sich auch im Budget anzeigen lassen, wann eine bestimmte Restgeld-Untergrenze erreicht ist. Auch bei der Inventur findet die bedingte Formatierung Anwendung. Wenn der Vorrat eines bestimmtes Produkts zur Neige geht, kann Excel rechtzeitig den Bestand entsprechend markieren. Oder stellen Sie sich vor, Sie führen eine Kundenliste mit Umsätzen. Alle Umsätze, die über einen bestimmten Betrag hinaus gehen, können Sie sich markieren lassen. Regel wieder löschen Über diese Schaltfläche kein Problem! AUFGABE: Bedingte Formatierung Erstellen Sie eine Liste,, wie z. B. in Spalte J und lassen Sie alle Noten, die größer oder gleich 4,5 sind, rot hinterlegen Babette Weißkopf 47

48 Ü b u n g Ab e n d 1 Ziel: Umgang mit Excel Grundlagenwissen - Aufgabenteil 1: Umgang mit Arbeitsmappen und Tabellen, Summenfunktion Arbeitsmappen anlegen, Arbeiten mit Tabellenblättern, Eingabe- und Korrektur, Zeichenformatierung Aufgabe: Es soll eine Arbeitsmappe angelegt werden, mit den Kosten der Abteilungen einer Firma in den Quartalen 1 bis 4 Auf einem zweiten Tabellenblatt sollen die Gesamtkosten ersichtlich sein Auf der zweiten Tabelle sollen die Überträge der Tabellen Quartal 1,2,3 und 4 von Excel übernommen werden Babette Weißkopf 48

49 Arbeitshinweis: Wir benötigen also 4 Tabellenblätter für die Quartale 1 bis 4 Mehrfachmarkierung - Gruppenmodus Um nicht jedes Tabellenblatt einzeln anlegen zu müssen, markieren Sie 4 Tabellenblätter mit Hilfe der Mehrfachmarkierung. So geht s: Erstes Tabellenblatt anklicken Taste STRG drücken und gedrückt halten Weitere Tabellenblätter anklicken Tipp: So geht s noch einfacher: Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt und im aufklappenden Kontextmenü den Befehl "Alle Blätter auswählen" anklicken. Arbeitshinweis: Nun werden die Einträge, die auf jedem Tabellenblatt identisch sind, vorgenommen: Text und Zahleneingabe Füllen Sie wie in der oben stehenden Abbildung die Zellen aus, indem Sie einfach die Zelle, die einen Eintrag erhalten soll anklicken. Dass die Breite der Spalte A für den Eintrag Kostenaufstellung nicht ausreicht, stört Excel nicht, solange die angrenzende Zelle leer ist! Der Eintrag wird in voller Länge angezeigt, auch wenn die angrenzende Zelle dabei überdeckt wird. Drücken Sie sich anschließend die Enter-Taste, jetzt ist die nächste Zelle unten zur Eingabe markiert. Navigieren Mit der TAB-Taste bewegen Sie sich nach rechts. Auch mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock können Sie im Tabellenblatt in die angezeigten Richtungen navigieren. Die Taste Pos 1 bringt Sie immer wieder zum Anfang Ihrer Tabelle. Arbeitshinweis: Nun werden die Monate Februar und März eingetragen. Excel verfügt über eine automatische Ausfüllfunktion, so können wir uns viel überflüssige Schreibarbeit ersparen. In diesem Fall kann Excel selbständig die noch fehlenden Monate Februar und März eintragen: Babette Weißkopf 49

50 Ausfüllfunktion nutzen (1) Klicken Sie auf den Eintrag Januar Die Zelle ist jetzt aktiv und daher schwarz umrahmt, also aktiv. Rechts unten im Rahmen sehen Sie ein kleines Kästchen, das sogenannte Ausfüllkästchen. Fahren Sie mit dem Mauszeiger so auf das Ausfüllkästchen, sodass ein Plus-Zeichen (+) erscheint. Jetzt drücken Sie die linke Maustaste, halten diese gedrückt und ziehen die Maus nach rechts Beim Ziehen zeigt Excel die Ausfülleinträge an. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie den letzten Ausfülleintrag lesen. Excel hat jetzt automatisch die noch fehlenden Monate Februar und März eingesetzt. Arbeitshinweise: Tabelle formatieren die Überschrift soll über der Tabelle zentriert erscheinen die Höhe der Überschriftenzeile soll verändert werden die Spalten und Zeilenüberschriften sollen fett formatiert werden und das Ergebnis eine doppelte Rahmenlinie erhalten! Wir erinnern uns, noch sind alle Tabellenblätter markiert, so dass alle Eingaben und Formatierungen sich auf alle Tabellenblätter auswirken. Abb. Markierung Überschrift zentrieren: Zellen verbinden Um die Überschrift zu zentrieren, müssen wir zunächst die Zellen A1 bis E1 verbinden. Klicken Sie in die Zelle A1 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste bis hin zur Zelle E1. Dieser Bereich erhält jetzt einen Rahmen, das heißt, dieser Bereich ist aktiv. Alle Zellen bis auf die erste Zelle A1 sind außerdem farblich markiert. Nun weiß Excel, dass der nachfolgende Befehl sich genau auf diesen Bereich auswirken soll. Sie müssen jetzt nur noch den entsprechenden Befehl, also den Befehl zum Verbinden der Zellen eingeben. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste: Babette Weißkopf 50

51 Schrift formatieren Jetzt markieren wir die Überschrift und den Bereich A2 bis E2 und A 1 bis A 11, also den Bereich, wo die Monate sowie die Überschrift Gesamtkosten eingetragen ist und den Bereich der Abteilungen und Quartalskosten. Dies können wir wieder mit der Mehrfachmarkierung durchführen. Also zunächst die Maus über die Überschrift ziehen, dann die Taste STRG drücken und gedrückt halten und die Maus über die Spaltenüberschriften Januar bis Gesamtkosten ziehen und anschließend über die Zeilenüberschriften (Personal bis Quartalskosten) ziehen. Wer hier noch Schwierigkeiten hat, führt die nachfolgenden Schritte einfach nacheinander und einzeln durch. Vorausgesetzt die entsprechenden Bereiche sind nun markiert, klicken Sie einfach in der Symbolleiste auf das Symbol für die fette Formatierung im Register START, Gruppe Schriftart. Jetzt sollte die fette Formatierung zu sehen sein. Markierung deaktivieren Klicken Sie einfach auf eine freie Zelle, um die Markierung zu deaktivieren Zeilenhöhe verändern Um die Zeilenhöhe der Überschrift zu verändern, markieren wir die Zeile oder klicken einfach in die Zeile hinein. Im Register START (das sowieso standardmäßige aktive Register) in der Gruppe ZELLEN finden wir das Symbol FORMAT Wir klicken auf das Symbol und dann auf Zeilenhöhe. In dem eingeblendeten Assistenten können wir die Zeilenhöhe manuell überschreiben. In diesem Beispiel wird die Zeilenhöhe auf den Wert 28,5 gesetzt. Hintergrund einfärben Um die Tabelle ansprechender und übersichtlicher zu gestalten, werden wir jetzt den mit farbigen Hintergründen arbeiten. Die Überschriftenzeile erhält ein helles blau, die Spalten und Zeilenüberschriften erhalten ein helles Grau. Markieren Sie die Überschrift Klicken Sie jetzt auf den winzigen nach unten weisenden Pfeil neben dem Symbol für Hintergrundfarbe im Register START, Gruppe Schriftart und wählen Sie aus den Designfarben ein beliebige Farbe, z. B. ein helles Blau durch Anklicken mit der linken Maustaste aus Markieren Sie jetzt mit Hilfe der Mehrfachmarkierung die übrigen Bereiche, die einen Hintergrund erhalten sollen und gehen Sie vor wie unter Punkt 2 beschrieben. Wählen Sie eine andere beliebige Farbe aus, z. B. ein helles Grau. Orientieren Sie sich bei der Markierung an oder obenstehenden Abbildung Abb. Markierung. Babette Weißkopf 51

52 Rahmenlinien erzeugen Um die Rahmenlinie zu setzen markieren Sie die letzte Zeile A 11 bis E 11. Klicken Sie im Register START, Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben dem Symbol für Rahmenlinien Wählen Sie aus dem Menü Rahmenlinie oben und doppelte unten indem Sie darauf klicken. Fertig! Arbeitshinweis: Nun ist das Grundgerüst unserer Tabelle erstellt. Es fehlen aber noch Einträge der Kosten und die Formeln zur Berechnung der Kosten. Die Formeln können wir bereits ohne Zahlenmaterial eingeben. Damit unser Beispiel aber besser nachvollziehbar ist, geben wir die Kosten zuerst ein. Tippen Sie die Beträge wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen, ein, aber ohne Komma und Nachkommastellen, auch ohne Eurosymbol! Wir geben lediglich 3 Beträge ein, um uns Zeit und Arbeit zu ersparen, den Rest lassen wir Excel mit Hilfe der Ausfüllfunktion erledigen. Es ist uns doch im Beispiel egal, welche Zahlen hier stehen. Warum geben wir nur die vier Beträge ein? Damit wir die Ausfüllfunktion nutzen von Excel kennen lernen: - So geht s: Excel berechnet die Differenz von zwei Werten, wenn wir diese markieren und kopieren wie bereits weiter oben unter Ausfüllfunktion nutzen (1) beschrieben. Geben Sie wie in der Abbildung gezeigt die entsprechenden Werte ein Markieren Sie nun diese 4 Zellen also B3 bis C2. Babette Weißkopf 52

53 Fahren Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen von Zelle C2 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste nach rechts auf die Zelle D3. Jetzt sieht der Bereich wie folgt aus: jetzt noch in N eintippen und mit Hilfe des Ausfüllkästchens nach rechts bis D 3 ziehen Smarttags Beim Ausfüllen wird rechts wird ein sogenannter Smart-Tag eingeblendet. Sie können Smart-Tags unbeachtet lassen, sie verschwinden bei der nächsten Aktion von selbst. Sie können aber auch den Smart-Tag öffnen: Wird ein Smarttag eingeblendet, klicken Sie den kleinen, nach unten weisenden Pfeil an. Excel möchte mit Ihnen kommunizieren und bietet Ihnen deshalb verschiedene Optionen an. Im Fall unseres Beispiels sieht das so aus: Klicken Sie die gewünschte Option an. Zellen kopieren Wenn Sie Zellen kopieren anklicken, dann werden die markierten Zellen nach rechts kopiert. Datenreihe ausfüllen Diese Option bedeutet, dass Excel die Differenz zwischen den markierten Zellen berechnet und diese addiert. In unserem Fall ist bereits Datenreihe ausfüllen aktiviert, das bedeutet, Excel hat bereits die Differenz der markierten Zellen berechnet und diese Differenz aufaddiert, so dass in unseren Zellen die entsprechend größere Zahl eingetragen ist. Nur Format ausfüllen Diese Option ist nützlich, wenn nur die Formatierung von Zellen, nicht aber deren Inhalt übertragen werden soll Ohne Formatierung ausfüllen Der Zelleninhalt wird mit der Standardformatierung übertragen, die eventuell den Zellen zuvor zugewiesene Formatierung wird nicht mit übertragen. Babette Weißkopf 53

54 In unserm Fall lassen wir den Smart-Tag unbeachtet und füllen auch die nächsten leeren Zellen mit Hilfe der Ausfülloption nach unten aus. B3 bis D4 markieren und auf das Ausfüllkästchen unten rechts fahren Mit gedrückter linker Maustaste nach unten ziehen, Jetzt sind alle Zellen mit Zahlen gefüllt: Arbeitshinweis Nun sollten die Zahlen formatiert werden. Zahlen formatieren Markieren Sie den Bereich, dem Sie eine Formatierung zuweisen möchten, in unserem Fall ist es der Bereich, in den wir unsere Werte eingetragen haben, einschließlich der Bereich, der zwar jetzt noch leer ist, der aber später auch Werte erhalten soll, also B3 bis E11. Schauen Sie jetzt auf die Symbolleiste START, Gruppe Zahl und klicken Sie auf das Euro-Symbol. Sofort erhalten alle Werte die gewünschte Formatierung. Werden später in die noch leeren Zellen Zahlen eingetragen, werden diese sofort mit der gerade zugewiesenen Formatierung dargestellt. Arbeitshinweis Noch immer ist unsere Tabelle nicht fertig. Es fehlen noch die Ergebnisse. Excel bietet natürlich auch hier komfortable Lösung an. Mit einem Mausklick können wir die gewünschte Summe berechnen lassen: Mit Hilfe der Funktion Autosumme! Autosumme Markieren Sie alle Zellen, die aufaddiert werden sollen, einschließlich der leeren Zellen, in denen später das Ergebnis ausgewiesen werden soll In unserem Beispiel ist das der Bereich B3 bis E11. Babette Weißkopf 54

55 Klicken Sie jetzt im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Autosummenzeichen So sollte jetzt das Ergebnis aussehen: Arbeitshinweis: Jetzt stören noch die komischen Zäune, die zu sehen sind, wenn eine Spalte für den Eintrag in der Breite nicht ausreicht. Das bedeutet, wir müssen die Spaltenbreite der Spalten B, C und D verändern. Spaltenbreite anpassen Fahren Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen Spalte B und Spalte C im Spaltenkopf, weil Sie die Spalte B verbreitern möchten. Klicken Sie, sobald sich der Mauszeiger verwandelt in ein Kreuz mit Pfeilenden rechts und links. Die Spaltentrennlinie wird eingeblendet und die aktuelle Spaltenbreite wird angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste die Maus nach rechts. Jetzt wird die Spaltenbreite vergrößert. Tipp: So geht s einfacher: Klicken Sie einfach doppelt auf die Spaltentrennlinie im Spaltenkopf und die Spalte passt sich automatisch dem längsten Eintrag an. Sie können auch die komplette Tabelle mit einem Mausklick anpassen: Dazu klicken Sie in das freie Feld wo sich Spalte A und Zeile 1 kreuzen: Jetzt ist die komplette Tabelle markiert. Alle Spalten werden gleichzeitig angepasst, wenn Sie auf eine beliebige Trennlinie zwischen zwei Spalten im Spaltenkopf doppelt klicken. Babette Weißkopf 55

56 Zeilen und Spalten einfügen Im Register START, Gruppe ZELLEN werden Zeilen und Spalten mit Hilfe des rechten Mausklicks eingefügt. In die Zelle bzw. Spalte, über der bzw. neben der eine Zeile bzw. Spalte eingefügt werden soll, rechtsklicken und aus dem Kontextmenü gewünschte Option auswählen. FERTIG! Arbeitshinweis: Wir stellen fest, dass wir eine Abteilung vergessen haben, die Abteilung Service Die Kosten dieser Abteilung müssen auch noch erfasst werden. Das bedeutet, wir müssen eine zusätzliche Zeile einfügen. Zeilen und Spalten nachträglich einfügen Wir klicken Sie in die Zeile Betriebstechnik A3 (Anmerkung Grundsätzlich klickt man auf die Zeile, über der man eine zusätzliche Zeile einfügen möchte, in unserm Beispiel klicke wir aber auf A3). Im Register START, in der Gruppe ZELLEN klicken Sie auf die Option EINFÜGEN und dann auf Blattzeilen einfügen oder wir fügen die Zeile über den rechten Mausklick ein: Wir haben jetzt die Zeile Service eingefügt und tippen einfach noch die Kosten ein wie oben in der Abbildung ersichtlich. Jetzt müssen wir aber die Zeile noch entsprechend formatieren, denn die Zeile Service soll natürlich nicht grau hinterlegt sein, das sind die anderen Zeilen der Kostenabteilungen ja auch nicht. Schnelle Formatübertragung Wir nehmen einfach das Format einer Zelle, die die richtige Formatierung trägt, in unserem Beispiel auf die Zelle B4 Nun klicken wir im Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf den Pinsel Unser Mauszeiger enthält nun einen Pinsel, das sehen wir, wenn wir mit dem Mauszeiger über unsere Tabelle fahren Nun fahren wir mit dem Mauszeiger genau auf die Zelle B3, weil diese Zelle die gleiche Formatierung erhalten soll, wie die Zelle B4, die wir angeklickt haben bevor wir auf den Pinsel geklickt haben. Babette Weißkopf 56

57 Wir klicken auf die Zelle B3 und halten die Maustaste gedrückt. Wenn wir versehentlich die Maustaste losgelassen haben, müssen wir den Vorgang wiederholen. Jetzt ziehen wir mit gedrückter Maustaste den Pinsel über den Bereich B3 bis D3 und unsere Zahlen sollten nun das gleiche Format wie alle anderen Zellen auch haben. Sollte dies nicht geklappt haben formatieren wir einfach auf herkömmliche Art, das haben wir ja bereits gelernt, also Bereich markieren, Schattierung entfernen über den Farbeimer (keine Füllung) und auf das Euro-Symbol klicken. Jetzt weist die eingefügte Zelle aber noch keine Summe auf. Die möchten wir automatisch von Excel ermitteln lassen. Das können wir, indem wir einfach wieder in die leere Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll, hinein klicken und auf das uns bereits bekannte Summensymbol klicken. Etwas Fortgeschrittenere können versuchen, die Formel der darunter liegenden Zelle E4 auf die Zelle E3 zu kopieren, einfach mit Hilfe des Ausfüllkästchens, wie wir es schon gelernt haben. Klicken Sie einfach in die Zelle, die die Formel, die Sie kopieren möchten, beinhaltet, in unserem Beispiel auf die Zelle E4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie die Maus mit gedrückter Taste nach oben. So geht s noch einfacher: Man hätte auch den gesamten Zahlenbereich noch einmal markieren können, um dann auf das Symbol AUTOSUMME zu klicken. Die Ergebnisse werden sofort neu berechnet. Tabellenzeilen sortieren Dadurch dass wir eine Zeile eingefügt haben, stimmt jetzt die Sortierung nicht mehr. Markieren Sie den Bereich A3 bis E 11 und wählen Sie im Register START, Gruppe BEARBEI- TEN den Filter aus Jetzt gewünschte Richtung auswählen. Fertig. Tipp: So geht s einfacher: Wenn unsere Tabelle keine Ergebniszeile erhielte, hätte es auch gereicht, wenn Sie in eine beliebige Tabellenzelle geklickt hätten. Unsere fertige Tabelle Babette Weißkopf 57

58 Arbeitshinweis Alle notwendigen Eingaben und Formeln sind nun erledigt. Das bedeutet, wir können die Mehrfachmarkierung für die Tabellenblätter aufheben. Allerdings müssen wir jetzt auf den Tabellenblättern für die 3 anderen Quartale Korrekturen vornehmen, denn aus Gründen der Übersichtlichkeit haben wir auf dem ersten Tabellenblatt Zahlen eingetragen, doch diese Zahlen sollen nicht für alle Quartale gelten. Außerdem benötigen wir noch zwei weitere Tabellenblätter, eines für das vierte Quartal und eines für die Übersichtstabelle der Gesamtumsätze der Quartale 1 bis 4. Und natürlich müssen auch die Monatsnamen mit Hilfe der Ausfüllfunktion aktualisiert werden, denn noch steht überall Januar, Februar und März! Mehrfachmarkierung aufheben Klicken Sie einfach auf ein beliebiges Tabellenblatt. in der Titelleiste sollte der Eintrag [Gruppe] verschwunden sein) Alternativ rechtsklicken Sie auf eine Tabellenblatt und wählen Sie anschließend im aufgeklappten Kontextmenü die Option Gruppierung aufheben Tabellenblätter einfügen Klicken Sie auf dieses Symbol Sofort erhält Ihre Tabelle ein weiteres Tabellenblatt Fügen Sie insgesamt zwei Tabellenblätter ein. Namen und Farbe für Tabellenblätter Und aus Gründen der Übersichtlichkeit geben wir unseren Tabellenblättern jetzt Namen Wenn wir mit der Mausspitze auf eines der Tabellenregister zeigen und rechtsklicken, dann erhalten wir ein Kontextmenü mit Befehlen. Wenn wir dem Tabellenblatt einen Namen geben möchten, wählen wir Umbenennen und überschreiben einfach den vorgegebenen Namen. Rechtsklicken Sie auf das erste Tabellenblatt und klicken Sie im Kontextmenü auf umbenennen. Tippen Sie ein: 1. Quartal Verfahren Sie genauso mit den zwei weiteren Tabellenblättern und vergeben Sie die Namen 2. Quartal, 3. Quartal und 4. Quartal. Das 5. Tabellenblatt benennen Sie: Kosten für Quartal 1 bis 4 Babette Weißkopf 58

59 Tabellenblätter einfärben Rechtsklicken Sie auf das Tabellenblatt und wählen Sie im Kontextmenü Registerfarbe. Klicken Sie auf eine beliebige Farbe in der Palette. In unserem Beispiel soll jedes Quartal eine eigene Farbe erhalten. Tabellenblätter löschen Rechtsklick auf das Tabellenblatt, aus dem Kontextmenü Löschen auswählen. So sieht unsere Tabelle 1. Quartal bisher aus: Quartalsnamen ändern (Korrektur) der fertigen Tabellen Klicken Sie auf das Tabellenblatt, in dem Sie Korrekturen vornehmen möchten, in unserem Fall zunächst auf das Tabellenblatt 2. Quartal. Klicken Sie einfach im auf den Monat Januar und überschreiben diesen mit dem Monat April. Mit Hilfe der Ausfüllfunktion füllen Sie die Namen der beiden weiteren Monate, also Mai und Juni für das zweite Quartal aus. Führen Sie diese Korrekturen auch für die Tabellenblätter 3. und 4. Quartal durch Nun geben Sie folgende Werte für die Quartale 2 bis 4 ein und nutzen Sie die Ausfüllfunktion: Quartal 2: Wir überschreiben die korrekten Monate für die entsprechenden Quartale Arbeitshinweis Wir sind nun fertig mit den Tabellen für die 4 Quartale. Jetzt möchten wir die Kosten des ganzen Jahres auf einem Tabellenblatt übersichtlich zusammenfassen, das bedeutet, wir müssen die Beträge der Tabellenblätter 1. bis 4. Quartal auf das letzte Tabellenblatt übertragen. Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Wir erstellen zunächst folgende kleine Tabelle auf dem Tabellenblatt Kosten Quartale 1 bis 4: Denken Sie daran, für die Zeilen A4 bis A6 die Ausfüllfunktion zu nutzen. Babette Weißkopf 59

60 Nun übertragen wir die noch fehlenden Werte. Klicken Sie auf das Tabellenblatt, auf welches Sie Werte anderer Tabellenblätter übertragen möchten, in unserem Beispiel Kosten für Quartale 1 bis 4 Klicken Sie in die Zelle, in der der gesuchte Wert ausgewiesen werden soll, in unserem Beispiel ist das B3 Wir müssen an dieser Stelle eine Formel erstellen, die Excel den Befehl gibt, auf den Wert einer anderen Tabelle zuzugreifen. Aber keine Angst, Excel schreibt die Formel ganz alleine. Sie müssen lediglich den Befehl zum Schreiben einer Formel eintippen und das ist das Gleichheitszeichen. Das Gleichheitszeichen leitet eine Formel ein. Anders ausgedrückt, vor jede Formel gehört ein Gleichheitszeichen. Los geht s: Tippen Sie ein Gleichheitszeichen ein (ISTGLEICH =). Wechseln Sie zum Quell-Tabellenblatt, in unserem Beispiel ist es das Tabellenblatt 1. Quartal, da dieses Tabellenblatt ja den ersten Wert, nämlich die Kosten für das erste Quartal, enthält Klicken Sie jetzt einfach auf die Zelle, in der die Kosten ausgewiesen sind, in unserem Beispiel ist es die Zelle E12. In dieser Zelle sind ja die Gesamtkosten des 1. Quartals aufaddiert worden. Die Zelle erhält jetzt einen Laufrahmen. Bestätigen Sie mit der ENTER-Taste. Sofort wird das aktuelle Tabellenblatt angezeigt, der Wert wurde bereits in die zuvor markierte Zelle übertragen. Verfahren Sie mit den übrigen Quartalen genauso. Arbeitshinweis Fast ist die Aufgabe geschafft. Was fehlt ist die Summe Gesamtkosten in Zelle B7. Das können Sie bereits. Klicken Sie einfach in die Zelle B7 und Klicken Sie anschließend auf das Symbol für Autosumme im Register START Gruppe BEAR- BEITEN. Arbeitshinweis: Nun fehlt noch die abschließende Gestaltung unserer Tabelle. Oft ist es sinnvoll, Kopf- oder Fußzeilen einzugeben, aus denen z. B. ersichtlich ist, welcher Bearbeiter diese Tabelle erstellt hat, aus welcher Abteilung sie stammt, wann sie erstellt wurde. Oder ganz einfach kann auch die Tabellenüberschrift in der Kopfzeile stehen oder ein Logo Babette Weißkopf 60

61 Außerdem möchten wir manchmal die Randeinstellung oder das Format ändern. Die meisten Tabellen werden im Querformat erstellt. Häufig sollen Tabellen auf der Seite vertikal oder horizontal zentriert werden, auch dafür hat Excel eine Lösung parat. Auch ganz häufig sind sogenannte Gitternetzlinien gewünscht, die dem Druck eine bessere Übersichtlichkeit geben. Natürlich erstrecken sich viele Tabellen über mehrere Seiten, dann ist es sinnvoll, das sich bestimmte Zeilen auf jeder Seite wiederholen, das nennt man Drucktitel Häufig bearbeiten mehrere BearbeiterInnen eine Tabelle. Dafür gibt es die Möglichkeit, Kommentare einzufügen. Kommentare sind auch sehr nützlich, um bestimmte Dinge festzuhalten, damit man sie nicht vergisst, z. B. dass in einer ganz bestimmte Zelle noch ein Wert fehlt, der zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht vorlag. Kopf- oder Fußzeilen Markieren Sie alle Tabellenblätter gleichzeitig Wechseln Sie jetzt auf das Register EINFÜGEN und klicken Sie in der Gruppe TEXT auf das Symbol Kopf- und Fußzeile Excel wechselt zur Seitenlayout-Ansicht und sofort werden sogenannte Kopf- und Fußzeilentools eingeblendet Geben Sie in das für die Kopfzeile vorgesehene Feld gewünschten Text ein, in unserem Beispiel: den Wechseln Sie über dieses Zeichen zur Fußzeile Geben Sie hier in der Gruppe KOPF- UND FUßZEILENELEMENTE den Befehl zum Erzeugen der Seitenanzahl Klicken Sie auf eine freie Stelle und kontrollieren Sie Ihre Eingaben. Tipp: An dieser Stelle gehen wir wieder zur Normalansicht zurück. Babette Weißkopf 61

62 Klicken Sie einfach auf das Register ANSICHT und dann in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT auf NORMAL. Entscheiden Sie selbst, welche Ansichtsform Ihnen eher gefällt. Tipp: Schauen Sie mal im Register SEITENLAYOUT auf die Gruppe Seite einrichten. Schauen Sie nach rechts unten auf den kleinen Pfeil, klicken Sie diesen an. Hier finden Sie das Register, das Sie aus früheren Excel Versionen kennen und können auch ganz leicht Seitenrandeinstellungen und Hoch- oder Querformat einstellen. Sogar die Gitternetzlinien und Wiederholungszeilen finden Sie hier im Register Tabelle Kopf- und Fußzeilen lassen sich auch ganz leicht auf herkömmliche Art und Weise, also ähnlich wie in früheren Versionen einfügen: Einfach auf das Register SEITENLAYOUT klicken und dann in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Startprogramm SEITE EINRICHTEN, so nennt man den winzigen kleinen Pfeil rechts unten Jetzt wird das bereits aus vorherigen Versionen bekannte Fenster SEITE EINRICHTEN eingeblendet mit 4 Registern. Im Register Kopfzeile/Fußzeile klicken Sie nun auf den entsprechenden Button geben hier den gewünschten Text ein Mit OK bestätigen, fertig und Tabelle auf dem Blatt zentrieren Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie das Register Seitenränder. Unten links gibt es die Option Auf Seite zentrieren. In unserem Beispiel klicken wir auf HORIZONTAL und bestätigen mit OK Babette Weißkopf 62

63 Gitternetzlinien aktivieren Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie auch das Register Tabelle. Setzen Sie das entsprechende Häkchen Hoch- oder Querformat Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie auch das Register Papierformat. Setzen Sie das entsprechende Häkchen, in unserem Beispiel klicken Sie bitte auf Querformat Druckansicht Natürlich interessiert uns, wie unsere Tabelle nun im Druck aussehen würde. Wir klicken einfach auf das Office-Symbol und fahren mit dem Mauszeiger auf Drucken NICHT klicken! Jetzt klappt ein Menü auf mit der Option Seitenansicht. Auf Seitenansicht klicken So sollte unsere Tabelle 1. Quartal in der Seitenansicht angezeigt werden. Druckvorschau schließen Über dieses Symbol verlassen wir die Druckvorschau Kommentare Babette Weißkopf 63

64 Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe Kommentare auf das Symbol NEUER KOMMENTAR klicken Im Feld einfach den Kommentar eintippen - Fertig! In unserm Beispiel schreiben wir : Wir möchten nun ein weiteres Tabellenblatt erzeugen, welches alle Kostenaufstellungen beinhaltet. Dazu müssen wir die Tabellen der Quartale 1 bis 4 kopieren und auf einem neuen Tabellenblatt dem wir den Namen Gesamtkostenaufstellung geben, einfügen. Da uns die Zahlen der Energiekosten bei der Erstellung unserer Kostentabellen noch nicht vorlagen, möchten wir, dass auf jeder Seite, der Vermerk Die Aufstellung beinhaltet keine Energiekosten angezeigt wird, damit keine Missverständnisse entstehen. Das bedeutet, wir werden eine Wiederholungszeile einrichten. Tabellenbereiche kopieren und einfügen In unserem Beispiel klicken wir das Tabellenblatt 1. Quartal an und kopieren den Tabellenbereich indem wir die Maus bei gedrückter Maustaste über den Bereich ziehen. Klicken Sie jetzt auf das Symbol für kopieren im Register START Gruppe ZWISCHENABLAGE und wechseln Sie auf ein leeres Tabellenblatt. Lassen Sie die erste Zeile frei und klicken Sie auf die Zielzelle A2. Wählen Sie jetzt das Symbol Lassen Sie nun 3 Zeilen frei Wiederholen Sie diesen Schritt so lange, bis alle Tabellen auf dem neuen Tabellenblatt, welchem Sie den Namen Gesamtkostenaufstellung geben, eingefügt wurden. Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage Tipp: Viel einfacher geht das Kopieren und Einfügen mit Hilfe der Zwischenablage. Klicken Sie auf das Tabellenblatt 1. Quartal Markieren Sie den Tabellenbereich Wählen Sie in der Gruppe ZWISCHENABLAGE das Symbol kopieren Babette Weißkopf 64

65 Öffnen Sie die Zwischenablage über das Startprogramm Die erste kopierte Tabelle befindet sich bereits in der Zwischenablage Klicken Sie jetzt nacheinander auf die Tabellenblätter 2 bis 4. Markieren Sie jeweils den Tabellenbereich Wählen Sie kopieren Verfolgen Sie in der der Zwischenablage, wie die kopierten Tabellen dort aufgeführt werden Klicken Sie zum Schluss die leere Tabelle, in die die kopierten Elemente eingefügt werden sollen an. In unserem Beispiel soll die erste Zelle frei bleiben, klicken Sie also auf A2 Klicken Sie in der Zwischenablage auf die erste Tabelle, die eingefügt werden soll. Lassen Sie jetzt 3 Zeilen frei Klicken Sie in der Zwischenablage auf die zweite Tabelle, die eingefügt werden soll und so weiter, bis alle Tabellen eingefügt sind. So sieht es in der Zwischenablage aus wenn alle Tabellen kopiert wurden. Schließen Sie die Zwischenablage Wiederholungszeilen einrichten Tragen Sie in der ersten Zeile folgendes ein: Die Aufstellung beinhaltet keine Energiekosten Klicken Sie jetzt im Register START, Gruppe SEITE EINRICHTEN auf DRUCKTITEL Klicken Sie jetzt im angezeigten Fenster im Bereich Drucktitel ganz rechts auf das Kästchen Einund Ausblenden Sofort zeigt Excel Ihnen Ihre Tabelle an gleichzeitig den nachfolgenden Assistenten Klicken Sie in das weise Feld, so dass der Cursor dort blinkt und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste über den Bereich in Ihrer Tabelle, der den Text für die Wiederholungszeile beinhaltet, in unserem Beispiel ist das der Text in Zelle A1: Die Aufstellung beinhaltet keine Energiekosten Klicken Sie erneut auf dieses Zeichen und bestätigen Sie mit OK Wenn sich Ihre Tabelle jetzt auf mehrere Seiten erstreckt, wird die Wiederholungszeile auf jeder Seite erscheinen. Arbeitshinweis Babette Weißkopf 65

66 Zum Schluss möchten wir unser Dokument schützen Dokument schützen Klicken Sie auf das Register ÜBERPRÜFEN Wählen Sie Blatt schützen Geben Sie ein Kennwort ein Wählen Sie aus, welche Bearbeitungen Sie zulassen möchten Entfernen Sie alle überflüssigen Häkchen Bestätigen Sie mit OK Übungsteil Grundrechnen Bürokasse. Lerninhalt: einfache Formel erstellen, bedingte Formatierung Wir haben eine Bürokasse und verwalten diese mit Excel. Wir möchten die Tabelle so führen, dass wir jeweils mit einem Blick sehen, wie hoch der Kassenistrest ist. Zunächst erstellen wir das Grundgerüst mit folgenden Angaben: Wieviel befindet sich aktuell in der Kasse (Anfangsbestand)? Spalten für Vorgangsnr., Datum, Art der Einnahme bzw. Ausgabe, Spalte für Einnahmen und Ausgaben, Spalte für den Kassenistrest Die Formatierung beherrschen wir ja bereits Nun klicken wir auf die 1 (für den ersten Vorgang) in Zeile A6 und kopieren den Eintrag mit Hilfe des Ausfüllkästchens bei gedrückter Maustaste. Den Smarttag klicken wir an und wählen Datenreihe ausfüllen! Nun tragen alle Ausgaben und Einnahmen ein, einschließlich in Spalte B das entsprechende Datum. Babette Weißkopf 66

67 Die Tabelle sieht nun so aus! Was noch fehlt sind die Formeln, damit Excel uns den Kassenistrest anzeigt. Das erste Ergebnis soll natürlich in der Zelle E 6 stehen. Wir wollen Excel folgendes mitteilen: Nimm den Anfangsbestand (3000,99 Euro) und ziehe davon unsere Ausgaben ab. Da wir erst einmal n u r für die erste Zelle, also die Zelle E6 eine Formel erstellen möchten, interessiert uns auch nur der erste Eintrag in D6. Wenn die Formel nämlich einmal steht, können wir sie für die weiteren Zeilen einfach kopieren. Die Formel muss also heißen 3000,00-100,00. Aber wir haben ja bereits gelernt, dass Excel mit Zellbezügen rechnet, wir erinnern uns, wir geben die Zahlen nicht als Konstanten ein, sondern wir klicken einfach die Zellen, die Excel für uns berechnen soll, an. Das heißt, zunächst geben wir das = ein, denn wir wissen, jeden Formel beginnt mit = dann klicken wir auf die Zelle E4, geben das Minuszeichen ein und klicken auf die Zelle D6. Wir bestätigen mit ENTER Nun soll Excel von dem aktuelle Restwert, nämlich 2.900,00 alle weitere Ausgaben bzw. Einnahmen berechnen. Wir müssen nochmal eine Formel erstellen, vor wir die Formel endgültig nach unten ziehen können. Wir müssen in die Zelle E7 klicken und = eingeben. Jetzt klicken wir in E6, weil dort unser aktueller Restbestand steht. Jetzt geben wir das Minuszeichen ein und klicken auf die nächste Ausgabe D7. Wir bestätigen mit Enter. Jetzt ziehen wir die Formel nach unten bis zur Zelle E11. ACHTUNG: Uns fällt auf, dass Excel den Zahlungseingang in D11 vom Anfangsbestand subtrahiert hat, dabei erhöht ein Zahlungseingang doch den Kassenbestand! Aber n i c h t Excel hat den Fehler gemacht! Woher soll Excel wissen, dass wir die 1000,00 Euro addiert haben möchten, Excel kann den Eintrag in Zelle C11 doch nicht lesen. Wir müssen also einen Befehl eingeben, der Excel veranlasst, den Rechnungseingang, also den Zahlungseingang auch als einen solchen zu addieren. Wenn wir nur eine Spalte für Einnahmen/Ausgaben haben, dann müssen wir Zahlungseingänge als negative Zahl eintragen, also mit einem Minuszeichen versehen. Dann lautet die Formel nämlich : 3000,00 minus minus 1000,000 und da zweimal minus in der Mathematik plus ergeben, ist das Ergebnis wieder richtig. Bedingte Formatierung Wir stellen über die Zahlenformatierung ein, dass alle negativen Beträge rot ausgewiesen werden (Register START, Gruppe ZAHL, Register Zahlen, Kategorie Währung). Die gleiche Aufgaben, das Budget aber etwas anders angeordnet erfordert allerdings auch eine andere Formel (siehe Bearbeitungsleiste): Babette Weißkopf 67

68 Aufgabe: Addieren, Subtrahieren, Dividieren, Multiplizieren, Prozentrechnung Lösung: Formeln kann man sich anstelle von Werten anzeigen lassen, indem man die Taste Strg gedrückt hält und dann die Raute auf der Tastatur gedrückt hält. Möchte man wieder zurück zu der normalen Anzeige, die gleiche Tastenkombination STRG+Raute wiederholen. ÜBUNGSAUFGABEN Werte Absolut setzen AUFGABE: Thema Absolute Werte Sie erhalten die Aufstellung für den Stromverbrauch. Sie möchten gerne wissen, wie hoch der Verbrauchsanteil in Prozent der verschiedenen Räumlichkeiten ist. Schreiben Sie die Tabelle ab, aber ohne die Ergebniswerte Geben Sie zuerst die Formel in Zeile D20 ein, um den Gesamtverbrauch in Einheiten zu ermitteln Geben Sie jetzt die Formel ein um den Raumanteil des Schulungsraumes zu ermitteln Formel: Verbrauch in D3 geteilt durch Gesamtverbrauch in D20 nicht vergessen, die Gesamtsumme, also absolut zu setzen! Denken Sie daran, dass Sie vorher immer in die Zelle klicken müssen, in der das Ergebnis stehen soll Jetzt das Ergebnis mit dem %-Zeichen formatieren und dann die Formel einfach nach unten kopieren. Babette Weißkopf 68

69 Wie hoch ist der prozentuale Anteil eines jeden Mitarbeiters an den Gesamteinheiten? EXCEL TEIL 3 EINSATZ VON FUNKTIONEN Verwenden Sie Funktionen für anstehende Rechenoperationen zur Erleichterung Ihrer Arbeit. Funktionen sind vorgefertigte Formeln. Es gibt über 350 Funktionen, die Sie aber nicht kennen müssen, sofern Sie nicht in die tiefere Finanzmathematik, Mathematik oder Statistik usw. eindringen möchten. Jede Funktion hat einen Namen und eine festgelegte Syntax. Also einen festgelegten Formelaufbau, der sich aus Schreibweise und den festgelegten Bestandteilen, wie z.b. den Argumenten zusammensetzt. Argumente sind übrigens nichts anderes als Informationen, die in die Formel eingegeben werden müssen, damit Excel rechnen kann. Der Funktionsname ist häufig selbsterklärend, so kann man sich denken, dass die Funktion SUMME Werte aufaddiert. Es gibt zum Beispiel auch die Funktion MAX, die einen maximalen Wert aus einem Zellenbereich ermittelt, oder die Funktion MITTELWERT, die eben den Durchschnittswert aus einem Bereich ermitteln kann. Funktionen kann man direkt eingeben, man kann aber auch den Funktionsassistenten zu Hilfe nehmen. Den finden wir links von der Bearbeitungsleiste: Sobald wir auf dieses Symbol klicken, erhalten wir einen Assistenten zum Eingaben einer Funktion. Babette Weißkopf 69

70 Der Funktionsname steht fest, er muss genauso eingegeben werden, wie er hinterlegt ist, voran das Gleichheitszeichen! Der Funktionsassistent Sie können die Funktion direkt in die Bearbeitungsleiste eingeben, Sie können aber auch den Funktionsassistenten aufrufen. Markieren Sie die Zelle, in die Sie eine Funktion eingeben möchten (das ist die ausgewählte Ergebniszelle) und klicken Sie in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIO- THEK im REGISTER FORMELN an Wählen Sie die Funktion aus, in unsrem Fall ist es SUMME Geben Sie nun die Argumente, das sind die Zellen/Informationen, mit denen Excel Rechnen soll, mit der Zeigemethode ein oder indem Sie mit gedrückter Maustaste einen Rahmen ziehen) und bestätigen Sie mit OK. Register FORMELN Werfen wir einen Blick auf das Register Formeln. Ganz links in der Gruppe FUNKTIONSBIB- LIOTHEK sehen wir das Symbol Funktion einfügen, das wir auch mit der Tastenkombination SHIFT+F3 erhalten. Dieses Symbol führt uns wieder zum Funktionsassistenten. Wir finden hier weitere Kategorien, die selbsterklärend sind. Die Kategorien beinhalten Funktionen einer zusammengehörenden Gruppe: Wir haben also die Wahl, wie wir Funktionen eingeben: 1. Manuell in die Bearbeitungsleiste eintippen. Nachteil: Ich muss den Funktionsnamen kennen und die Syntax beherrschen 2. Ich klicke auf das Symbol neben der Bearbeitungsleiste, um den Funktionsassistenten aufzurufen, Vorteil, ich erhalte eine Liste mit Funktionsnamen, im Funktionsassistenten gebe ich die Argumente in die dafür vorgesehenen Felder ein, außerdem wird mir die Syntax und die Bedeutung eingeblendet. 3. Ich rufe den Funktionsassistenten im Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIO- THEK auf 4. Ich wähle in der der FUNKTIONSBIBLIOTHEK direkt die gewünschte Kategorie an und klicke auf die benötigte Funktion. Babette Weißkopf 70

71 Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick Die Funktion SUMME Am einfachsten kann man die Funktion SUMME mit dem Summensymbol. Aufrufen. Wir finden es im Register START, Gruppe Bearbeiten oder im Register FORMELN, Gruppe Funktionsbibliothek. Die Funktion wird auch als AUTOSUMME bezeichnet. Um die Autosumme anzuwenden, klicken wir einfach in die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll und klicken anschließend auf das Autosummensymbol. Ein Laufrahmen zeigt uns an, welche Zahlen in die Summe mit einbezogen werden. Ist der Laufrahmen nicht korrekt, fahren wir einfach mit gedrückter Maustaste über den Zellbereich, aus dem Die Funktion die Summe generieren soll. Fertig! Natürlich kann man die Funktion SUMME auch manuell eingeben: Das sieht dann etwa so aus: Wir haben diese Funktion bereits in unserer Übung 1 kennengelernt. Der Zellbereich, der addiert werden soll, kann markiert oder manuell eingegeben werden. Beispiel: Folgende Werte sollen addiert werden: Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll Tippen Sie das Gleichheitszeichen ein Weisen Sie Excel an, eine Summe zu errechnen, indem Sie einfach Summe eintippen. Geben Sie ein Klammernpaar ein (oder linke Klammer auf) Markieren Sie jetzt den kompletten zu addierenden Bereich Geben Sie die rechte Klammer ein Schließen Sie mit ENTER. Tipp: Um sich die Formeln anzuzeigen, klicken Sie auf das Ergebnis und schauen auf die Bearbeitungsleiste Einige Funktionen können Sie bereits zu Beginn Ihrer Arbeit mit Excel nutzen. Wie z. B. die Funktion SUMME, die wir bereits kennengelernt haben, sowie die Funktionen MIN, MAX, Babette Weißkopf 71

72 MITTELWERT, ANZAH, diese Funktionen finden wir am leichtesten, wenn wir den kleinen Pfeil rechts neben dem Summensymbol anklicken: Excel zeigt mit Hilfe dieser Funktion aus einem Tabellenbereich den jeweils kleinsten oder höchsten Wert an oder z. B. den Mittelwert. Wir klicken einfach in die Ergebniszelle, markieren den Bereich, den Excel auswerten soll und klicken auf die gewünschte Funktion MIN,MAX.. Und schon liefert Excel das Ergebnis: Aufgabe 1 Aufgabe 2: Funktionen Mittelwert, Kleinster Wert (MIN), Höchstwert(MAX), Anzahl Ganz einfach ermitteln Sie schnell den höchsten, kleinsten oder mittleren Wert aus einer Liste. So geht s: Ziehen Sie eventuell den Laufrahmen über den gewünschten Bereich, falls dieser nicht korrekt angezeigt wird Drücken Sie die ENTER Taste. FERTIG Babette Weißkopf 72

73 Wir sehen hier, am höchsten wurde mit 4,35 m gesprungen, der niedrigste Wert ist 2,75 und im Mittel wurde 3,73 gesprungen Funktion GANZZAHL Die Funktion GANZZAHL rundet immer auf die nächste ganze Zahl ab. Formel: =GANZAHL (Zelle anklicken oder Zahl direkt eingeben). Syntax:GANZAHL(Zahl) Beispiel: Die Zahl in Zelle A1 soll auf die nächste ganze Zahl abgerundet werden (ohne Nachkommastellen). Funktion GERADE Die Funktion GERADE rundet eine Zahl auf die nächste ganze Zahl auf. Formel: =Gerade(auf den Zellbezug zeigen oder direkt eine Zahl eingeben) Syntax: GERADE(Zahl) Beispiel: In der Zelle A1 steht die Zahl 299.Die Zahl soll auf die nächste ganze gerade zahl aufgerundet werden. So geht s: So lautet die Formel Babette Weißkopf 73

74 Funktion PRODUKT Verwenden Sie die Funktion PRODUKT um mehrere Zahlen miteinander zu multiplizieren Schreiben Sie die nachstehende Tabelle ohne das Ergebnis ab ab. Berechnen Sie das Produkt aller Zahlen mit Hilfe der Funktion Produkt Funktion RUNDEN (ABRUNDEN, AUFRUNDEN) Die Funktion RUNDEN rundet eine Zahl kaufmännisch auf Formel: =RUNDEN (auf den Zellbezug zeigen; die Anzahl der gewünschten Stellen eingeben) Syntax: RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Praxisbeispiel: In der Zelle A1 steht die Zahl 234,3456 Die Zahl soll jedoch nur mit zwei Nachkommastellen angezeigt werden So geht s: So lauten die Formeln für die jeweilige Darstellungsweise: Ist Anzahl der gewünschten Stellen 0, so wird auf die nächste ganze Zahl gerundet Ist die Anzahl der gewünschten Stellen 1, wird auf eine Dezimalstelle gerundet Ist die Anzahl der gewünschten Stellen 2, wird auf 2 Dezimalstellen gerundet rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen Zahl: bezieht sich auf die zu rundende Zahl Anzahl-der-Stellen: legt die Anzahl an Dezimalstellen fest Gibt man 0 Dezimalstellen an, wird die Zahl auf die nächste ganze Zahl gerundet. Beispiel: Diese Formeln führen zu folgendem Ergebnis: Ergebnis: Babette Weißkopf 74

75 Funktion - SVERWEIS Syntax(Formelaufbau): Die Funktion SVERWEIS sucht zu einem Wert in einer bestimmten Tabelle einen dazugehörigen Wert. Diese Funktion kann man am besten an folgendem Beispiel erklären. Stellen Sie sich vor, Sie sind Verkäufer. Sie können sich nicht die Preise von allen Waren merken. Also schauen Sie die Preise in einer Preisliste nach. Genau das kann die Funktion SVERWEIS. Sverweis sucht für Sie einen benötigten Preis. Sie geben lediglich ein für welches Produkt der Preis gesucht werden soll und in welcher Spalte sich der Preis befindet. Das Suchkriterium kann sowohl ein Wert (in unserem Fall der Preis) als auch Text sein; für das wir den Preis suchen, die Matrix ist die Tabelle, in der die Daten gesucht werden sollen, und der Spaltenindex ist die Nummer der Spalte in der Tabelle, in der sich der gesuchte Wert befindet, hier wird eine Zahl eingetragen, z. B. 2 für die zweite Spalte. Als Bereich_Verweis wird Wahr eingetragen (hier muss der Bereich in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein) Wahr wird dann eingetragen, wenn nach einer größtmöglichen Entsprechung gesucht wird. oder Falsch (hier muss der Bereich nicht sortiert sein) eingetragen. Falsch wird dann eingetragen, wenn eine genaue Übereinstimmung gesucht wird. Der Suchwert muss rechts des Suchkriteriums stehen, den SVERWEIS sucht ausschließlich nach rechts! Falsch: Suchkriterium muss rechts der Spalte sein nicht sortiert genaue Übereinstimmung Wahr: aufsteigend sortiert keine genaue Übereinstimmung(annähernder Wert) Sie arbeiten in der Buchhaltung und erhalten von den Abteilungen Ihrer Firma Kostenbelege. Die Belege müssen Sie den einzelnen Kostenstellen zuordnen. Aufgabe Sie müssen regelmäßig Ausgaben von verschiedenen Abteilungen Ihrer Firma den entsprechenden Kostenstellennummern zuweisen. Lösung Sie fertigen sich eine Excel-Grundtabelle mit den Abteilungen und den dazugehörigen Kostenstellennummern an. Diese Grundtabelle kann auf einem anderen Tabellenblatt sein, sogar in einer anderen Arbeitsmappe. Sie fertigen außerdem eine kleine Tabelle an mit 4 Zellen. Die beiden ersten Zellen erhalten die Überschriften, in unserem Fall Abteilung (weil Sie ja die Kostenstelle einer bestimmte Ab- Babette Weißkopf 75

76 teilung ermitteln möchten) und die zweite Zelle erhält die Überschrift Kostenstellennr., weil diese ja von Excel ermittelt werden soll. Die beiden unteren Zellen bleiben frei. Die Formatierung bleibt Ihnen überlassen Sie erhalten nun Ihren ersten Beleg von der Abteilung Sekretariat. Sie tippen den Abteilungsnamen in das entsprechende Kästchen, in unserem Beispiel ist das A16. Nun klicken Sie in die ZelleB16 und erstellen hier eine Formel. Die Formel soll so erstellt werden, dass jedes Mal, wenn Sie eine Abteilung in die Zelle A16 eintippen, die entsprechende Kostenstellennummer sofort ausgewiesen wird. Wir verwenden zur Lösung die Funktion SVERWEIS Klick auf den Funktionsassistenten: oder Öffnen Sie den Funktionsassistenten in der Gruppe Funktionsbibliothek Beispiel Grundtabelle Kostenstellen: Suchkriterium A16 (EDV) ist das Suchkriterium, also der Wert/Begriff, nachdem gesucht wird Matrix ist die gesamte Grundtabelle, die durchsucht werden soll. Der Spaltenindex ist hier 2, weil die Tabelle nur zwei Spalten hat und der Wert, den wir suchen (die Kostenstellennummer) in der zweiten Spalte steht Bereich_Verweis: Hier tragen wir FALSCH ein. Grund: Wenn FALSCH eingetragen wird, dann muss die Liste nicht alphabetisch sortiert sein. Außerdem sucht Excel dann nach dem genauen Wert. AUFGABE Wir suchen nach der Kostenstelle Wir suchen nach dem Zimmerpreis AUFGABE Wir möchten auf Anhieb wissen, wer der Jahrgangsbeste 2002 war: Babette Weißkopf 76

77 Merke: Trägt man im Feld BEREICH_Verweis nichts ein, geht Excel automatisch vom Wert WAHR aus, in dem Fall muss die Tabelle alphabetisch sortiert sein. Grundtabelle immer absolut setzen (mit F4). Excel sucht dann einen annähernden Wert. Dies ist zum Beispiel bei einer Preistabelle der Fall, wenn für den Suchwert nur Preis von bis vorhanden sind: Siehe nachfolgendes Beispiel. Die Vergleichswerte müssen sich rechts der Werte befinden, nach denen man sucht Falsch: Suchkriterium muss rechts der Spalte sein nicht sortiert genaue Übereinstimmung Wahr: keine genaue Übereinstimmung aufsteigend sortiert Aufgabe: Wie viel kosten 111 g gebrannte Mandeln? Lösung: Hier gibt es keinen genauen Wert, Excel muss den annähernden Wert aus der Tabelle herauslesen, 111 gibt es nicht, Excel nimmt den nächst kleineren, also 100. Demnach kosten 111 Gramm soviel wie 100 bis 149. Dies ist nur möglich, wenn das Feld Bereich_Verweis den Eintrag WAHR aufweist. Aufgabe SVERWEIS : Wie viele Flaschen einer bestimmten Weinsorte sind noch vorhanden? Erstellen Sie die entsprechende Tabelle und die Formel für den SVERWEIS Babette Weißkopf 77

78 AUFGABE: SVERWEIS und MIN Wir haben eine Liste mit Weinen, Wir möchten wissen, wie teuer der preiswerteste Wein ist, wir möchten anschließend wissen, welcher Wein das ist. Wir bedienen uns zunächst der Funktion MIN, damit wir wissen, welches der preiswerteste Wein aus der Liste ist Wir bedienen uns anschließend der Funktion SVERWEIS um zu erfahren, welcher Wein das ist LÖSUNG: billigster Wein Weinsorte Funktion DATEDIF Die Funktion DATEDIF berechnet die Differenz zwischen zwei Datumswerten, also z. Beispiel zwischen dem Datum der Geburt und dem heutigen Datum, so kann man das Alter in Jahren berechnen. Als Zeiteinheit kann y für Jahre, m für Monate und d für Tage angegeben werden, auch md,yd und ym sind mögliche Zeiteinheiten Babette Weißkopf 78

79 Formel:=DATEDIF(Startdatum eingeben, z. B. wann jemand geboren ist; das Enddatum eingeben, z. B. das heutige Datum, wenn dies Berechnungsgrundlage sein soll, man kann dies wiederum mit Hilfe der Funktion =HEUTE() angeben, anschließend in Gänsefüßchen diezeiteinheit angeben, also z. B. y für Jahr; alles jweils mit SEMIKOLON getrennt) Syntax: = DATEDIF(Startdatum;Enddatum;"Zeiteinheit") AUFGABE: Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind und älter als 14 Tage sind, sollen eine Mahnung erhalten: Lösung: Wie alt sind die Mitarbeiter? Ausgegeben werden soll die Zeiteinheit Jahre? Lösung Welche Produkte sind mindestens 3 Jahre alt und damit abgelaufen? Babette Weißkopf 79

80 Es soll das Alter der jeweiligen Person ermittelt werden. In Spalte B steht das Geburtsdatum. Das Alter wird exakt mit der Funktion DATEDIF berechnet. eingegeben, dies bedeutet, dass auf voll Jahre gerundet wird. In Gänsefüßchen wird Y Funktion VERGLEICH Die Funktion VERGLEICH sucht die Position eines Suchkriteriums innerhalb einer Tabelle Formel: =Vergleich(das Suchkriterium eingeben, welches eine Zahl, ein Text oder ein Zellbezug sein kann; Matrix, die durchsucht werden soll, also die ganze Tabelle, den Vergleichstyp eingeben, wenn nichts eingegeben wird, nimmt Excel den Wert 1 an, dann muss die Tabelle aufsteigend sortiert sein(empfehlenswert für Anfänger).Syntax: VERGLEICH (Suchkriterium;Suchmatrix;Vergleichstyp) Beispiel: Sie suchen in einer langen Tabelle nach einem bestimmten Text, z. B. nach der Position eines Namens.Hier können Sie die Funktion VERGLEICH zu Hilfe nehmen An welcher Position ist die Firma Xilon zu finden? In welchem Regal sind die Schleifrollen zu finden? Babette Weißkopf 80

81 Funktion MEDIAN Die Funktion MEDIAN ist mit der Funktion Mittelwert verwandt, jedoch kann der Mittelwert oft ein falsches Bild abgeben. Angenommen Sie führen eine Gehaltsliste. Die Mitarbeiter in Technik und Verwaltung verdienen im Schnitt jeweils zwischen 1.150,-- und Euro, der Geschäftsführer verdient jedoch ein vielfaches davon, nämlich 4.400,-- Euro. Wenn Sie nun die durchschnittlichen Gehaltszahlungen ermitteln, gibt der Mittelwert ein falsches Bild zurück, denn nur die Gehaltshöhe eines einzigen Mitarbeiters würde insgesamt in der Statistik die Gehaltsebene anheben. Dies wäre also ein Fall für die Funktion MEDIAN. Das funktioniert so. Erstellen eine Grundtabelle mit den Gehälter in aufsteigender Reihenfolge. Die Funktion MEDI- AN gibt die Zahl aus, die in einer sortierten Tabelle in der Mitte stehen würde. Formel: =Median(Bereich) Beispiel 1: Berechnung des Durchschnittsgehalts Die Funktion MEDIAN ergibt einen realistisches Durchschnittsgehalt von 1200,-- Euro. Funktion HEUTE() und JETZT() Excel kann auch mit Datumswerten und Uhrzeiten rechnen. Ein Datum bedeutet für Excel eine fortlaufende Zahl, angefangen am (Zahl 1). Datumswerte können voneinander subtrahiert werden, um die Abstand der Datumsangaben zu berechnen. Die Funktion HEUTE gibt das aktuelle Datum aus Die Funktion JETZT liefert gibt das aktuelle Datum plus die Uhrzeit aus Formel: =HEUTE() =JETZT() Beispiel: Babette Weißkopf 81

82 In die Zelle =JETZT() eingeben: Aufgabe Sie arbeiten in einem Hotel. Der Hotelgast reist am an und reist am ab. Sie möchten die Anzahl der Nächte ermitteln. Geben Sie in einer Zelle das Datum der Ankunft ein und in einer anderen Zelle das Datum der Abreise. Subtrahieren Sie das jüngere Datum vom älteren Datum. Sie erhalten die Anzahl der Nächte als Berechnungsgrundlage für Ihre Rechnung. Funktion DATUM Formel: Abreise minus Ankunft Die Funktion DATUM gibt die Zahl für ein bestimmtes Datum aus. Formel: = DATUM(08; 1; 29) Syntax: DATUM(Jahr;Monat;Tag) Beispiel: Geben Sie =DATUM(2008;1;29)ein, Sie erhalten die fortlaufende Zahl, mit der Excel rechnet Funktion WOCHENTAG Die Funktion WOCHENTAG gibt den Wochentag für ein eingegebenes Datum aus.die 1 steht für einen Sonntag, die 2 für einen Montag und so weiter, die 7 für einen Samstag. Formel: =Wochentag() Syntax: WOCHENTAG(Zahl;Datum oder Zelle, in der das Datum steht) Syntax: Wochentag(ZAHL;Typ) Der war ein Freitag Funktion Anzahl Die Funktion ANZAHL ermittelt die Anzahl von Zahlen-Werten in einem definierten Bereich. Formel :=ANZAHL(in Klammern den Bereich angeben, dessen Einträge gezählt werden sollen) Syntax: ANZAHL(Wert1;Wert2;...) Aufgabe: Wieviele Geldeingänge können verzeichnet werden? Die Funktion ANZAHL berechnet nur Zellen in denen Zahlen vorhanden sind Babette Weißkopf 82

83 Aufgabe: Wie viele Mitarbeiter haben eine Prämie erhalten? Wie viele Schüler haben an der Klausur teilgenommen? Name Note Becker, Martin 1,10 Hans. Freud 2,40 Berndt, Tim 3,00 Müller, Lisa 1,60 Schmidt, Elke 5,10 Maier, Horst 3,20 Anzahl 6 Funktion ANZAHL2 Die Funktion werden dagegen alle nichtleeren Zellen aufsummiert. Aufgabe: Wie viele Teilnehmer haben an der Sportveranstaltung teilgenommen? Es werden lediglich die Zahlenwerte addiert (siehe Beispieltabelle)! Aufgabe: Wie oft kamen die Pferde in einer Reitschule zum Einsatz? Babette Weißkopf 83

84 Gesamteisätze Einsatz Pferd Somit hatte Tessa noch keinen Einsatz, Donnerhall lediglich 2. Die Funktionen Max, Min und Durchschnitt könnten auch hier Anwendung finden. Anzahl2 zählt alle Einträge einer Zelle, so auch Kreuze. Mit der Funktion Anzahl wäre dies nicht möglich gewesen. Aufgaben: Wie viele Urlaubstage hat Mareike in diesem Monat beantragt? LÖSUNG: Wie viele Mitarbeiter haben eine Prämie erhalten? Funktion Zählenwenn Die Funktion ermittelt, wie oft ein Begriff oder ein Wert in einer Liste vorkommt. Formel:=Zählenwenn(Bereich, indem gesucht werden soll, eingeben, Suchkriterium eingeben) Syntax:Bereich;Suchkriterien. Excel zählt, wenn die Bedingung stimmt Babette Weißkopf 84

85 Im folgenden Beispiel wird danach gesucht, wie oft ein bestimmter Schüler bester in einem bestimmten Fach war. Beispiel: Beispiel Excel soll zählen wie viele Reisen über das Forschungsministerium bezahlt wurden: Zunächst benötigt man eine Grundtabelle: Reisen Mitarbeiter Reiseziel Budget Reisekosten Abteilung Becker, Martin Rom Forschungsgemeinschaft 1000 Verwaltung Hans. Freud Madrid Bildungsministerium 300 Logistik Berdt, Tim USA Forschungsministerium 2500 Verwaltung Müller, Lisa China Universität 3000 Geschäftsführung Schmidt, Elke Frankfurt Forschungsgemeinschaft 200 Direktor Maier, Horst Paris Bildungsministerium 500 Direktor Tina Hofstedt Paris Forschungsministerium 800 Marketing Axel Gutjahr Rom Universität 1000 Geschäftsführung Timo USA Universität 4000 Vorstand Babette Weißkopf 85

86 Neustätter Jetzt wählt man eine Zelle aus, und in unserem Beispiel Anzahl Reisen über Forschungsministerium hinein. Dann wählen wir eine Zelle aus, in der das Ergebnis stehen soll, hier wird natürlich auch die Formel eingetragen, also klicken wir hier auf den Funktionsassistenten und geben entsprechend der Felder die Daten ein: Wir suchen ja nach Forschungsministerium. Text immer in Anführungszeichen eingeben! Ergebnis: Funktion Summewenn Excel soll berechnen, wie viel für Reisekosten in die USA ausgegeben wurde Hierfür benutze ich die Funktion SUMMEWENN. Das bedeutet, das Excel nur die Summe bildet, wenn eine Bestimmte Bedingung erfüllt ist. Aufgabe: Ich möchte die Reisekosten für Reisen in die USA ermitteln. Lösung: Funktion MODALWERT Syntax: Mit dieser Funktion können wir uns den am häufigsten vorkommenden Wert anzeigenlassen. In unserem Übungsbeispiel haben wir eine Tabelle mit Gerichten, die an einem Abend bestellt wurden. Wir möchten nun wissen, welches Gericht am häufigsten bestellt wurde: Babette Weißkopf 86

87 Beispiel 2 Sie führen eine Liste in der Sie die Ergebnisse der Meinungsbögen eintragen. Nun möchten Sie wissen, welche Beurteilung am häufigsten vergeben wurde Praxisbeispiel Funktion TEXT Syntax: Ich zu einem Datum den Wochentag anzeigen lassen. Wir tippen einfach ein beliebiges Datum ein und klicken in die Ergebniszelle. Dort geben wir den Funktionsnamen TEXT ein und wie aus der Syntax ersichtlich klicken wir auf die Zelle, in der das Datum steht und geben für die Formatierung 4 Mal das T in Anführungszeichen ein. TEXT steht in Formeln immer in Anführungszeichen Wenn-Dann-Sonst-Bedingung Wenn wir die Berechnung von einer Bedingung abhängig machen möchten, nutzen wir die Funktion Wenn-Dann-Sonst. Die Funktion finden wir im Register FORMELN in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK, einfacher geht es natürlich mit dem Funktionsassistenten, den wir über das Register START aufrufen. Aufgabe: Wenn der Vertreter einen Umsatz, der größer ist als ,-- im Jahr erzielt, soll er eine Provision in Höhe von 5% erhalten, sonst nur 2% Wir erstellen zunächst unsere Grundtabelle mit den Spalten A und B Babette Weißkopf 87

88 Wir klicken in die Zelle C3 und klicken auf Wir erhalten das Fenster Funktion einfügen und klicken in den Bereich Funktion auswählen. Wir geben hier einfach das W ein, damit Excel zum Buchstaben W wechselt. Jetzt müssen wir noch etwas nach unten scrollen bis die gewünschte Funktion angezeigt wird. Wir bestätigen mit OK und erhalten das Fenster Funktionsargumente. Hier geben wir ein: Prüfung: Geprüft werden soll die Zelle, in der der Umsatz steht, nämlich darauf, ob der Umsatz größer als ,00 ist oder nicht. In unserem Beispiel steht der Umsatz in Zelle B3, wir müssen diesen Zellbezug aber nicht eingeben, sondern es genügt, wenn wir einfach auf die erste Zelle, die einen Umsatz ausweist, klicken. Weil wir zur Bedingung machen, dass der Umsatz größer ist als ,--, geben wir auch das Zeichen für größer (>) ein. Jetzt müssen wir natürlich auch noch hinschreiben größer als was, also größer als ,00. Dann_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Zelle der Bedingung, größer als entspricht. Dann nämlich, sollen 5 % gewährt rewden, also tippen wir die 5 % auch ein. Sonst_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft, also wenn die Prüfung der Zelle ergibt, dass hier kein Umsatz steht, der größ0er als ,000 beträgt. Das sind in unserem fall 2%. Also tragen wir diese hier ein. So erscheint dann die Formel in der Bearbeitungszeile:. In unserer Tabelle ist schon der richtige Wert, nämlich im Beispiel 5 % eingetragen. Nun kopieren wir die Formel einfach nach unten, fertig! Aufgabe: Wenn eine Rechnung länger als 14 Tage überfällig ist, soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst soll nichts eingetragen werden. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle Geben Sie das Datum in der Spalte D über die Funktion =HEUTE() ein Berechnen Sie die Überfälligkeit mit der entsprechenden Formel. Die Spalte F soll mit der Funktion WENN die Rechnung mehr als 14 Tage überfällig ist, dann soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst nichts (nichts wird mit zwei Anführungszeichen eingetragen: ) Lösung: Erstellen Sie zu folgender Aufgabe die entsprechende Tabelle und Formel: Wenn ein Kunde über 500 Fahrradschläuche kauft, dann erhält er einen Rabatt von 10 %, sonst nur 2 %. Babette Weißkopf 88

89 Lösung: Funktion RANG Aufgabe: Bei welchem Lieferanten bestellen wir unseren Wein? Sie führen einen Weinhandel. Über verschiedene Händler beziehen Sie die Weinsorten. Sie errichten eine Grundtabelle mit den Weinlieferanten. Diese Grundtabelle weist folgende Daten aus: Name Erforderlicher Mindestbestellwert Besondere Konditionen Rang Bei dieser kleinen Tabelle sind natürlich die Lieferanten übersichtlich. Aber in der Praxis können diese Tabellen oft sehr lang sein. Nun weisen wir ein einer Zelle die Anzahl der zu bestellenden Ware aus, in unserem Beispiel schreiben wir in die Zelle C10 die Anzahl 120 Jetzt erstellen wir eine zweite Tabelle Um den voraussichtlichen Gesamtpreis in Zelle B14 zu ermitteln, müssen wir die Anzahl 120 mit dem Stückpreis in Zelle D3 multiplizieren. Wir denken daran, dass der Wert 120, also die Zelle C10 absolut gesetzt werden muss. Damit auch für die anderen Lieferanten der Preis ermittelt wird, ziehen wir anschließend die Formel nach unten. Das sieht jetzt so aus: Babette Weißkopf 89

90 Um den jeweiligen Gesamtbetrag auszurechnen, multiplizieren wir den Gesamtpreis mit der prozentzahl, die uns der Lieferant in der Spalte KONDITIONEN gewährt und subtrahieren diesen Prozentsatz vom Gesamtpreis:. Natürlich ziehen wir die Formel jetzt wieder nach unten Nun möchten wir noch wissen, ob die erforderliche bestellmenge auch dem Mindestbestellwert des Lieferanten entspricht. Wir finden dies mit der entsprechenden Wenn-Dann-Sonst- Bedingungen heraus. Wir klicken in die Zelle D13 und geben ein: Wenn der hier (in B14, 1764,00) stehende Betrag größer ist als B3 ( 2.000,00, das ist die Mindestbestellmenge des ersten Lieferanten), dann soll der Text JA ausgewiesen werden, sonst Nein.. Wir bestätigen mit OK und ziehen die Formel wieder nach unten. Das Ergebnis sieht nun so aus: Nun möchten wir, dass alle Zellen, in denen NEIN steht, mit einer bedingten Formatierung versehen werden. Wie das geht, haben wir schon in dem entsprechenden kapitel gelernt (Register START, Gruppe Formatvorlagen, bedingte Formatierung, Zellwert = Nein, rote Füllung) In der letzten Spalte werden wir ermitteln lassen, welche Rangfolge unsere Lieferanten haben. Wir klicken in die Zelle E14 und dann auf das fx um den Funktionsassistenten aufzurufen. Wir rufen die Funktion RANG auf und geben folgendes ein: Zahl: das ist der erste Preis, den wir prüfen lassen möchten, in unserem Fall die Zelle C14 Bezug: Das ist die Spalte mit den Gesamtpreisen, in unserem Fall der bereich C14 bis C17, daran denken, diesen Bereich absolut zu setzen (mit F4) Reihenfolge: die 1 steht für aufsteigende Reihenfolge. Mit OK bestätigen So sieht unsere fertige RANG-Tabelle aus. Wir können die Nr. 1 mit bedingter Formatierung markieren. Babette Weißkopf 90

91 Funktion TEILERGEBNIS Die Funktion TEILERGEBNIS addiert in einem gefilterten Datenbereich lediglich ausgewählte Zellen, z. B. die über die Funktion AUTOFILTER angezeigt werden. Formel: =Teilergebnis (Geben Sie zuerst die Nr. der gewünschte Funktion ein, z. B. die 9 für Summe; nach dem Semikolon geben Sie die Bereich ein, Sie können auch einzelne Zellen angeben indem Sie nacheinander darauf zeigen bei gedrückter STRG-Taste). Syntax: =TEILERGEBNIS (Funktion;Bezug1;Bezug2; ) Für die Funktion muss eine Nr. eingegeben werden. die 9 bedeutet z. B. SUMME Folgende Funktionen können Sie eintragen: 1 MITTELWERT 2 ANZAHL 3 ANZAHL2 4 MAX 5 MIN 6 PRODUKT 7 STABW 8 STABWN 9 SUMME 10 VARIANZ 11 VARIANZEN Beispiel: Sie haben eine Inventurliste erstellt. Jetzt möchten Sie wissen, wie hoch der Restwert des Lagerbestandes für ein bestimmtes Produkt ist, in unserem Fall handelt es sic h bei dem Produkt um eine Weinsorte namens Zinfandel. Schauen Sie im nachfolgenden Beispiel in die Bearbeitungsleiste der Tabelle, dort sehen Sie die Formel! Ganz unten wird der Restwert der angegebenen Weinsorte angegeben. Babette Weißkopf 91

92 Beispiel 2: Funktion INDIREKT Die Funktion INDIREKT erlaubt das Überschreiben eines Zellbereichs durch Verschieben von Werten. Eine verwendete Summenformel würde im Fall, dass ein Bereich verschoben wird, einen Fehlerwert anzeigen, die Funktion INDIREKT gibt weiterhin das korrekte Ergebnis aus. For- Babette Weißkopf 92

93 mel=indirekt(zellbezug muss in Anführungszeichen gesetzt werden) Syntax: INDI- REKT( Bezug ;A1*) A1 ist eine freiwillige Angabe. Beispiel: Sie möchten die Zahlen der Spalte A verwerfen und die Zahlen der Spalte B stattdessen nach Spalte A verschieben Sie erhalten sofort diesen Fehlerwert Haben Sie jedoch zuvor die Funktion INDIREKT benutzt, wird das Ergebnis korrekt ausgegeben: der Funktion SUMME verschachtelt. Hier wurde die Funktion INDIREKT mit Ergebnis: Beispiel 2 Die Funktion INDIREKT bietet die Möglichkeit, Zellbezüge aus mehreren Zellinhalten zusammenzusetzen. Sie erstellen ein Kassenbuch und wissen noch nicht, wie viele Zeilen Sie benötigen bis zur Endsumme. Bei der Funktion SUMME müssen Sie entweder den kompletten Zellbereich, der aufsummiert werden soll, eintippen oder markieren. Nehmen Sie die Funktion INDIREKT zu Hilfe. Babette Weißkopf 93

94 Kombinieren Sie die Funktion SUMME mit der Funktion INDIREKT. Geben Sie den ersten Zellbezug, der berechnet werden soll, ein und geben Sie anschließend noch einen Verweis auf die Zelle A1 ein. In diese Zelle tragen Sie dann die Zeilennummer der letzten zu berechnenden Zelle ein. Am Ende der Kassenbucheinträge müssen Sie die Formel nicht korrigieren, sondern, Sie geben in Zelle A1 einfach die letzte Zeilennummer, die in die Berechnung mit einfließen soll an. Im folgenden Beispiel haben Sie Einträge in Spalte B bis einschließlich zur Zeile 24 Die Formel bedeutet: Summiere und beginne bei Zelle B1 bis B und dann nimm die Zeilennummer, die in Zelle A1 steht: =SUMME(INDIREKT("B1:B"&A1)) Der zweite Zellbezug ergibt sich also aus B und dem, was in Zelle A1 steht Zu beachten ist, dass der Zellbezug in Anführungsstriche gesetzt werden muss Wie hoch ist das höchste Gebot. Es sollen alle Gebote bis Zeile 7 einbezogen werden INDEX in Kombination mit VERGLEICH Die Funktion INDEX funktioniert ähnlich wie SVERWEIS, doch sucht INDEX auch nach links Die Funktion INDEX wird oft in Kombination mit der Funktion VERGLEICH verwendet Die Index-Funktion gibt es als Matrix und als Bezugsversion Formel: =INDEX Klammer auf (Geben Sie zunächst den Bezug auf die gesamte Tabelle, die ausgewertet werden soll ein Semikolon; Schreiben Sie jetzt VERGLEICH und öffnen Sie eine Klammer (geben Sie den Bezug auf die Zelle ein, in der das Suchkriterium steht, im nachfolgenden Beispiel heißt das Suchkriterium Tintenfische, weil wir die Firma suchen, die Tintenfische verkauft Geben Sie jetzt ein Semikolon ein ; Geben Sie jetzt den Bereich ein, wo der Suchwert (Tintenfische) zu finden ist Schließen Sie die Klammer ) Semikolon;Suchpalte, in unserem Fall ist das die 1) Klammer zu Syntax1:Matrix;Zeile;Spalte*keine Pflicht- Angabe Syntax2:Bezug;Zeile;Spalte*;Bereich*keine Pflicht-Angabe Babette Weißkopf 94

95 Welche Firma aus der Liste bietet Tintenfische an? Wie lautet die PLZ von Musterhausen? Die Null steht für genaue Suche (bei Suche nach Zahlen-Werten wichtig) Wie lautet die Personalnr. Von Kaiser? Welcher der Bewerberinnen oder Bewerber hat die Note SEHR GUT bekommen? Babette Weißkopf 95

96 FUNKTION UNTERGRENZE Die Funktion UNTERGRENZE rundet Zahl ab und zwar in Intervallen. Formel: UNTERGREN- ZE (auf den Zellbezug klicken oder direkt die Zahl eingeben; den Intervallschritt eingeben. Syntax: UNTERGRENZE(Zahl;Intervall)) Beipiel: Wenn man die Zahl 1019 nimmt, kann man auf 5-er Intervalle abrunden, so dass die Zahl immer durch 5 teilbar ist oder auf 10er oder 100-Intervalle usw. Selbst Uhrzeiten lassen sich abrunden. Wenn z. B. die Uhrzeit 10:25 h auf eine halbe Stunde abgerundet werden soll, dann gibt man einfach als Intervall 0:30 ein. Funktion ABS Die Funktion ABS kann negative und positive Zahlen getrennt summieren. Dies ist interessant für die Berechnung einer Bilanz aber auch für das Führen einer Ausgabe- und Einnahmeaufstellung. Mit dieser Funktion kann man quasi negative und positive Zahlen gegenüberstellen. Formel: =SUMME((hier den Bereich angeben, der berechnet werden soll)+(nochmal den Bereich angeben, jetzt werden alle negative Werte in positive Werte umgewandelt) das ganze muss durch 2 dividiert werden/2), zum Schluss beendet man die Formel mit gleichzeitigem Druck auf STRG + UM- SCHALTTASTE + ENTERTASTE, dann werden für eine Matrixformel typische geschweifte Klammern gesetzt, die man manuell nicht setzen darf. Syntax: ABS(Zahl) Beispiel: Babette Weißkopf 96

97 Die Summe der positiven Zahlen ist 800 Es wurde also die Summe der negativen Werte gebildet! Beispiel anhand eines Budgets. Beispiel 2: Babette Weißkopf 97

98 Funktion ZEILE Die Funktion ZEILE nummeriert Ihre Datensätze durch. Formel=ZEILE(A2)-1 Klicken Sie in die Zelle, ab er die Durchnummerierung erfolgen soll und geben Sie diese Formel ein. Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten. Syntax:ZEILE(Bezug) Funktion VORZEICHEN Die Funktion VORZEICHEN ist hilfreich, wenn Sie positive und negative Zahlen getrennt addieren möchten. Die Funktion VORZEICHEN ermittelt das Vorzeichen eines Wertes.Für positive Zahlen: Formel:={SUMME(WENN(VORZEICHEN(A1:A10)=1;A1:A10))}". Für negative Zahlen: ={SUMME(WENN(VORZEICHEN(A1:A10)=-1;A1:A10))}". Syntax: VORZEICHEN(Zahl) Zahl: beliebige reelle Zahl Da es sich hier um eine so genannte Matrixformel handelt, muss die Formel mit Druck auf STRG+UMSCHALT+ENTER abgeschlossen werden Welches Vorzeichen hat die Zahl in der Tabelle? Babette Weißkopf 98

99 negative Vorzeichen werden als -1 dargestellt, positive als 1 Praxis-Beispiel: Wie hoch sind die Ausgaben dieses Budgets? Hier wird eine Verschachtelung der Funktionen SUMME, WENN und VORZEICHEN angewendet Wie hoch sind die Einnahmen? Babette Weißkopf 99

100 Funktion ANZAHLLEEREZELLEN Funktion gibt aus einem definierten Bereich die Anzahl leerer Zellen zurück. Formel:= AN- ZAHLLEEREZELLEN(den Bereich eingeben, der überprüft werden soll). Syntax: =ANZAHLLEEREZELLEN (Bereich). Beispiel: Sie führen eine Liste über abgegebene Meinungsbögen. Mit Hilfe der Funktion ANZAHLLEE- REZELLEN möchten Sie sich anzeigen lassen, wie viele Zellen kein leer geblieben sind, also wie viele Personen keinen Bogen abgegeben haben. Funktion RMZ(regelmäßige Zahlung) Syntax: RMZ(Zins;Zzr;Bw;F) Beispiel 1: Angenommen, ich möchte eine bestimmte Summe ansparen und möchte wissen, wie hoch meine monatlichen Zahlungen sein müssen, um die Summe (den Endwert) in dem vorgesehenen Zeitraum zu erreichen. In diesem Fall kommt die Funktion RMZ zum Einsatz. Mit Zins ist der Zinsatz gemeint, Zzr steht für den Zeitraum, den ich einzahlen möchte, Bw steht für den Betrag, der bereits zum aktuellen Zeitpunkt vorhanden ist aber auch die Kreditsumme, wenn ein Kredit aufgenommen wird, Zw ist der Endbetrag, den ich erreichen möchte und F ist die Fälligkeit. Hier steht eine 1. Wenn die Zahlungen am Anfang einer Periode erfolgen, oder eine 0, wenn sie am Ende einer Periode erfolgen. Babette Weißkopf 100

101 Bw wird als negative Zahl eingetragen, weil das Anfangskapital als Zahlung behandelt wird, es mindert also die monatliche Zahlung. Zins wird durch 12 dividiert; wenn die Laufzeit in Jahren angegeben wird, dann diese in der Formel mit 12 multiplizieren (10 mal 12 Monate). Das Ergebnis wird negativ dargestellt, es handelt sich hier genau wie beim Anfangskapital um eine Zahlung unsererseits. Beispiel 2 Wir nehmen einen Kredit zum Kauf eines Hauses auf: Wie hoch ist unsere monatliche Rate, wenn wir den Kredit in 25 Jahren abzahle möchten? Funktion TAGE360 Mit Tage 360 können wir eine Zeitspanne berechnen. Syntax: =TAGE360()Ausgansdatum;Enddatum;Methode) Wie lange dauert es von heute an noch bis Weihnachten? ADD- I N S Add-Ins sind zusätzliche Funktionen, die nach Bedarf aktiviert werden können. Man findet Sie in de n Excel-Optionen. Also auf die Office-Schaltfläche oben links klicken und rechts unten Excel- Optionen auswählen. Links in der Kategorienliste dann auf Add-Ins klicken und das gewünschte Add In anklicken. Anschließend auf gehe zu klicken. Aktivierte Add-ins werden bei jedem Ladevorgang in den Arbeitsspeicher geladen. Bei älteren PCs könnten der Startvorgang daher verlangsamt werden. Aktivierte Add-Ins stehen im Register FORMELN in der Gruppe LÖ- SUNGEN zur Verfügung. Babette Weißkopf 101

102 Währungsumrechnung Umzurechnende Zahl eintippen Im Register FORMELN, Gruppe LÖSUNGEN auf EUROUMRECHNUNG klicken Wählen in welche Währung umgerechnet werden soll Der umgerechnete Betrag wird sofort angezeigt Teilsummenassistent Aus einer Ausgabenaufstellung möchten wir die Kosten für einzelne Position ermitteln, In unserem Beispiel handelt es sich um eine Reisekostenaufstellung. Lösung: Wir aktivieren den Teilsummenassistenten als ADD-IN Babette Weißkopf 102

103 Klick im Register FORMELN Gruppe LÖSUNGEN auf TEILSUMME Tabelle einschließlich der Überschriften markieren Auf WEITER klicken Summierungsspalte angeben, das ist die Spalte, in der die Werte stehen, die addiert werden sollen Jetzt die Spalte angeben, in der der Wert(oder der Text) zu finden ist, den wir auswerten möchten, in unserem Beispiel möchten wir wissen, wie viele Reisekosten für Herrn Müller angefallen sind, also müssen wir hier die Spaltenbezeichnung NAME angeben. Klick auf das Feld BEDINGUNG HINZUFÜGEN und dann auf WEITER Jetzt die zweite Option anklicken, das Ergebnis wird uns schon angezeigt, jetzt auf WEITER klicken, Zelle anklicken, wo wir den Bedingungswert (in unserem Beispiel ist das der Name Müller) eintragen möchten, Zelle anklicken, in der das Ergebnis stehen soll, anklicken. Babette Weißkopf 103

104 Mit FERTIG bestätigen. Unser Ergebnis: FORMEL (Matrix): Teilergebnis Register DATEN Im Register Daten finden wir die Gruppe GLIEDERUNG. Hier können wir über den Button Teilergebnis Zwischensummen und Endesumme gegliederter Bereiche berechnen lassen. Wichtig ist, dass die Tabelle, die wir erstellen, Spaltenüberschriften trägt. In unserem Beispiel erstellen wir eine Tabelle mit Ausgaben im Monat Januar. Wir möchten für die einzelnen Posten die Ausgabensumme berechnen und zum Schluss die Gesamtausgaben. Außerdem muss die Tabelle sortiert oder gruppiert sein. Dies ist unsere Ausgangstabelle: Ergebnis: Wir klicken in die Tabelle und wählen im Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG, den Button TEILERGEBNIS. Wir geben die Spalte an, die berechnet werden soll (das sind die Ausgaben) und Babette Weißkopf 104

105 die Spalte, in welcher die Werte zu finden sind (das ist die Spalte Betrag) und bestätigen mit OK. Sofort erhalten wir die Ergebnisse. F e h l e r me l d u n g e n Häufig kommt es vor, dass eine Formel einen Fehler enthält. Fehlerart zu geringe Spaltenbreite ##### Einfach die Spaltenbreite vergrößern! Fehlerart Zirkelbezug Werden in einer Tabelle Änderungen vorgenommen, wie das Löschen oder Einfügen von Zellbereichen, kann es schnell zu Fehlern in Formeln kommen, die nicht korrekt angepasst werden konnten. Ein häufiger Fehler entsteht, wenn Zelleninhalte eines Tabellenbereichs, der Bestandteil einer Formel ist, gelöscht werden. Viele Anwender schließen gelöschte Bereiche, indem die Zelle, die die Formel und das Berechnungsergebnis enthält, einfach z. B. weiter nach oben auf die Lücke verschoben wird. Hier kommt es zu einer Fehlermeldung Zirkelbezug. Denn der gelöschte Zelleninhalt ist nach wie vor Bestandteil der Formel. Die Formel wird aber gerade auf die Zelle geschoben, deren Inhalt zwar leer ist, deren Zelladresse aber noch in der Formel enthalten ist. Excel kann in den meisten Fällen den Fehler selbständig korrigieren, indem man das Fehlerfenster mit OK bestätigt. Fehlerart Syntaxfehler #WERT! Jeder Formel liegt eine festgelegte Syntax zugrunde, das bedeutet, der Formelaufbau, also Anzahl, Art und Reihenfolge der Argumente sind festgelegt. Folgende Syntax hat z. B. die Funktion SUMEMWENN:. Hält man sich nicht genau an diese Syntax, kommt es zum SYNTAXFEHLER. Fehlerart Division durch Null #DIV/0! Im Beispiel haben wir eine Kostenaufstellung. Die Gesamtkosten sollen durch die Anzahl der Mieteinheiten dividiert werden, um den Anteil jeder Mieteinheit zu berechnen. doch hier wurde vergessen, einen Wert einzutragen. Im Ergebnisfeld wird sofort eine Fehlermeldung ange- Babette Weißkopf 105

106 zeigt. Da die Zelle B13 leer ist, wird angezeigt: DIV/0!: Excel kann nicht nur 0 dividieren! LÖSUNG: Wir klicken auf die Formel und erhalten einen Smart Tag. Im Listenfeld des Smarttags wird uns der Fehler angezeigt, wir haben auch die Möglichkeit, Hilfe für diesen Fehler anzeigen zu lassen oder den Fehler zu ignorieren. Fehlerart Formelname #NAME? Excel bietet auch die Formelüberwachung an, mit deren Hilfe wir die Spur zum Fehler verfolgen können. Die Formelüberwachung finden wir im Register FORMELN Gruppe Es gibt auch eine Formelüberwachung! Formelüberwachung Im folgenden Beispiel haben wir eine Tabelle mit Geburtsdaten erstelle, Excel soll mit der Funktion DATEDIF das jeweilige Alter berechnen. IN B2 wurde die richtige Formel eingetragen, C2 enthält einen Fehler Wir klicken im Register Formeln auf Formelüberwachung und auf dieses Symbol, klicken im sich öffnenden Fenster auf Berechnungsschritte anzei- Babette Weißkopf 106

107 gen und erhalten sofort den Hinweis auf den Fehler Fehlerhafte Formel: Korrekte Formel: vergessen. Wir hatten also das Klammernpaar hinter HEUTE Fehlerart kein Zellbezug/Falsche Zellbezug #NULL! Hier kann Excel den Zellbezug nicht finden. #BEZUG! Fehlerart leere Zellen #NV die Zelle auf die sich die Formel bezieht, ist leer! Fehlerart Zahlenbereich #ZAHL! Hier liegen die Argumente außerhalb der korrekten Zahlenbereiche. Übrigens: Unterschiedliche Zellbezüge erhalten auch verschiedenartige Rahmenfarben in der Formel! Ü b u n g Ab e n d 2 Ziel: Erste Funktionen (Lagerverwaltung) Im nachfolgenden Aufgabenteil beschäftigen wir uns auf die eine oder andere Weise mit Zählen und Summen! Aufgabenteil 1: Addieren, Subtrahieren, Dividieren, Multiplizieren, Prozentrechnen, Absolute Bezüge, bedingte Formatierung, Sortieren, Filtern, Teilergebnis, erste Funktionen Wir eröffnen ein Blumengeschäft und haben eingekauft. Täglich machen wir eine aktuelle Bestandsaufnahme aus der folgende Informationen hervorgehen sollen: 1. Wir erstellen also eine Tabelle mit diesen Spaltenüberschriften wie folgt: Babette Weißkopf 107

108 2. Nun berechnen wir die Spalten A,,G,H,J und K 3. Achtung: Für den Bruttobestandswert benötigen wir den MWST-Satz. Diesen haben wir in der Zelle G1 eingetragen. Wenn wir uns auf diese Zelle beziehen, müssen wir sicherstellen, dass Excel diese Zelle beim Kopieren der Formel nach unten später nicht anpasst. Daher setzen wir diese Zelle absolut indem wir direkt nach Eingabe des Zellbezugs die Funktionstaste F4 drücken. Nun wird der Zellbezug in DOLLARZEICHEN gesetzt. LÖSUNG: Nun möchten wir, dass Excel uns warnt, wenn der Lagerbestand zu gering ist. Excel soll Alarm schlagen, sobald der Bestand unter 10 sinkt, also < (kleiner 10) ist. 4. Wir markieren also die Spalte A (weil hier ja der Restbestand angezeigt wird), und geben eine BEDINGTE FORMATIERUNG ein: Register START, Gruppe FORMATVORLAGE, Babette Weißkopf 108

109 Symbol Bedingte Formatierung ; Neue Regel, Nur Zellen formatieren, die enthalten: Wenn man kleiner 10 wählt, werden auch Zellen ohne Inhalt markiert. 5. Nun möchten wir gerne wissen, wie hoch der Umsatz für jeweils eine Pflanzensorte war. Dafür nutzen wir dir Funktion TEILERGEBNIS. Um diese Funktion optimal zu nutzen, werden wir zunächst die Tabelle nach der Sorte sortieren lassen. Wir markieren die Tabelle und klicken in der Gruppe BEARBEITEN auf den Pfeil Sortieren und FILTERN und wählen benutzerdefiniertes Sortieren. Wir wollen nach der Sorte sortieren, daher tragen wir dies auch in dem Fenster ein: 6. Nun können wir die Funktion TEILERGEBNIS nutzen. Wir klicken einfach in irgendeine Tabellenzelle und wechseln zum Register DATEN. Hier gehen wir zur Gruppe GLIEDERUNG und klicken auf TEILERGEBNIS. Wir möchten das Ergebnis nach Sorte unterteilt. Wir möchten eine Summe bilden Wir möchten, die Summe in der Spalte Nettowert-Verkauf ausgewiesen haben Babette Weißkopf 109

110 7. Unsere Tabelle ist nun gegliedert und wir können die Verkaufssumme für die jeweiligen Sorten ablesen: 8. Nun möchten wir gerne wissen, wie viele Pflanzen wir von der Sorte Hängepflanze anbieten. 9. Wir suchen uns die gewünschte Ergebniszelle, also die Zelle, wo das Ergebnis stehen soll und tippen in die Zelle davor den Suchbegriff, also in unserem Beispiel Hängepflanzen ein. ACH- TUNG: Der Begriff muss genauso geschrieben werden, wie er in der Tabelle geschrieben wurde, sonst findet Excel den Bezug später nicht. 10. Wir nutzen für die Aufgabe die Funktion ZÄHLENWENN. Wir finden die Funktion über den Funktionsassistenten. Hier klicken wir einfach in der Kategorie ALLE und Scrollen nach unten bis zur Funktion ZÄHLENWENN. Wenn wir nachdem wir in der Kategorie ALLE ausgewählt haben, das Z im Fenster Funktion auswählen eintippen, dann wechselt Excel schon selbständig auf den Buchstaben Z und wir haben uns viel Scrollarbeit erspart. 11. Im Feld BERECIH möchte Excel nun den Tabellenbereich, wo der Suchbegriff zu finden ist 12. Im Feld SUCHKRITERIEN möchte Excel den Begriff, dessen Häufigkeit wir auslesen möchten, also in unserem Fall ist das Hängepflanze, einfach die Zelle, in der der Eintrag zu finden ist anklicken, mit OK bestätigen fertig. Ergebnis: Zum Schluss möchten wir gerne noch einen Filter einsetzen, mit dem wir beliebig unsere Artikel filtern können. Wir klicken einfach in unsere Tabelle und wählen in der Gruppe BEARBEITEN das Symbol FILTERN aus. Nun erhalten unsere Spalten FILTERWEERKZEUGE. Babette Weißkopf 110

111 Wir sind noch nicht ganz fertig. Wir möchten noch wissen, wie hoch der Verkaufserlös allein für Stauden war. Dafür nutzen wir die Funktion SUMMEWENN. Wir gehen wieder über den Funktionsassistenten und wählen die Funktion SUMMEWENN. Im Fenster füllen wir die ensprechenden Bereiche aus: 1. Im Feld BEREICH geben wir den Tabellenbereich, der ausgewertet werden soll, ein. 2. Im Feld SUCHKRITERIEN geben wir die Zelladresse ein, in der unser Suchbegriffsteht, also Staude. Auch hier wieder aufpassen, dass wir den Begriff genauso schreiben, wie er in der Tabelle vorkommt. 3. Im Feld Summe_Bereich geben wir den Bereich an, aus dem addiert werden soll. Mit OK bestätigen und sofort liegt uns das Ergebnis vor, T i p p s & T r i cks Bei der Eingabe(Ergänzung: ) Eingabe von Brüchen: Man tippt am besten eine 0 plus Leerzeichen voran. Z.B. 0 1/3 ergibt 1/3. Ansonsten wandelt Excel den Bruch in ein Datum um. Vorangehende Nullen Vorangehende Nullen, etwa bei der Eingabe einer Telefonvorwahl werden nicht angezeigt. In den Excel-Optionen. Kategorie Erweitert, kann man das Häkchen bei In Zellen mit Nullwert eine 0 anzeigen aktivieren. Alternativ kann auch ein Hochkomma voran eingetippt werden oder die Zelle vorab als TEXT formatiert werden. Rechnen ohne Formeln Manchmal möchte man einfach schnell eine Summe erhalten und auf lästige Formeln gerne verzichten. Tipp: Einfach den Bereich, der addiert werden soll, markieren und ganz unten in die Statusleiste schauen: Dort wird nicht nur die Summe, sondern auch Anzahl und Mittelwert ausgegeben. Gleichheitszeichen vor der Formel Wem es zu lästig ist, das Gleichheitszeichen einzutippen, tippt einfach ein +-Zeichen oder ein Minuszeichen zu Beginn einer Formel ein: Excel wandelt automatisch ins Gleichheitszeichen um. Zeiten summieren Wer mit Uhrzeiten rechnet, merkt irgendwann, dass Excel anscheinend nicht korrekt addiert. Das stimmt nicht ganz, die Darstellung von addierten Stunden ist möglicherweise nur nicht ganz richtig. Warum? Excel beginnt bei der Zeitüberschreitung von 24 Stunden für die Anzeige wieder bei 0 an zu zählen. Das bedeutet, Excel rechnet zwar richtig, verschluckt aber Stunden bei der Darstel- Babette Weißkopf 111

112 lung. Daher einfach das Ergebnis markieren und mit folgendem Format formatieren: 37:30:55 (START, Gruppe ZAHL, Zahlen, Uhrzeit) Negative Uhrzeiten rot darstellen: Formatierung Uhrzeit benutzerdefiniert: [h]:mm;[rot]-[h]:mm Transponieren Ich kann Zeilen- und Spalten miteinander vertauschen. Diese Funktion benötige ich, wenn ich eine Tabelle erstelle habe, aber im Nachhinein bemerke, dass die Anordnung doch nicht ideal ist. Die Anordnung dieser Tabelle möchte ich vertauschen: So soll das Ergebnis sein: So geht s: Tabelle komplett markieren und Kopieren Zwischenablage öffnen (Register START, kleiner Pfeil rechts Gruppe ZWISCHENABLAGE) Zelle des gewünschten Zielbereichs anklicken Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN anklicken Transponieren auswählen Fertig Tabellen schnell formatieren Excel verfügt zwar über im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN über Formatvorlagen, mit denen man markierte bzw. aktive Tabellen formatieren kann, doch vielfach wird die Funktion aus der Vorversion vermisst, die zwar noch vorhanden, nur leider sehr versteckt ist. Mit dem Symbol für AUOTOFORMAT zaubern wir in Kürze eine ansprechende Tabelle. Dieses Symbol integrieren wir auf unsere Symbolleiste für den Schnellzugriff: Klick auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff Klick auf WEITERE BEFEHLE Im Feld BEFEHL AUSWÄHLEN geben wir ALLE BEFEHLE ein Jetzt Scrollen wir soweit nach unten bis wir das Symbol AUTOFORMAT finden und klicken auf HINZUFÜGEN. Mit OK bestätigen fertig. Wenn wir jetzt eine Tabelle formatieren möchten, markieren wir diese und klicken auf das Symbol. Sofort werden uns viele Formatvorlagen angezeigt. Babette Weißkopf 112

113 Über das Feld Optionen kann man noch auswählen, welche Formateigenschaften eventuell deaktiviert werden sollen. Schnelles Einfügen von Zeilen und Spalten Am schnellsten geht es mit der Tastenkombi STRG und +(Plus). Löschen mit STRG und (Minus) Die Suchfunktion Angenommen wir haben eine große Tabelle, in der alle Kunden, Rechnungsnummern, Beträge, Kundennummern usw. eingetragen sind. Wenn wir zum Beispiel nach einem bestimmten Betrag suchen, gehen wir einfach im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Feld suchen. Wenn wir auf das Feld Optionen klicken, können wir sogar die komplette Arbeitsmappe mit allen Tabellenblättern durchsuchen lassen Formeln anzeigen lassen Um die Formeln einer Tabelle anzeigen zu lassen drücken wir STRG+# Negative Zeitwerte anzeigen lassen Wir haben gelernt, das Excel keine negativen Zeitwerte darstellen kann. Auch hier gibt es einen Trick. In den Excel-Optionen finden wir in der Kategorie ERWEITERT den Eintrag Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Hier aktivieren wir das Häkchen bei 1904-Datumswerte verwenden. Babette Weißkopf 113

114 Datum und Uhrzeit schnell anzeigen: Wir drücken STRG+UMSCHALT plus. (Punkt) Sofort erscheint die Uhrzeit Wir drücken STRG+.(Punkt) Sofort erscheint das Datum. EXCEL TEIL 4 - DIAGRAMME D i agramme Mit Hilfe von Diagrammen lassen sich Werte durch graphische Darstellung optisch aufbereiten. Die Aussagen eines Diagramms sind in der Regel auf einen Blick erkennbar. Über das Register EINFÜGEN DIAGRAMME können wir schnell mit wenigen Mausklicks professionelle Diagramme erstellen. Wir müssen uns lediglich für einen bestimmten Diagrammtyp entscheiden, der Rest geht wie von selbst. Es gibt verschiedene Diagrammtypen, z. B. Säulendiagramme, Liniendiagramme, Kreisdiagramme, Balkendiagramme, Flächendiagramme usw. Alle Diagrammtypen haben zudem noch Untertypen. Am einfachsten zu verstehen sind Säulendiagramme, die verschiedene Werte gut sichtbar miteinander vergleichen können. Liniendigramme dagegen eignen sich eher für Entwicklungen, wie z. B. die Entwicklung von Aktienkursen, Trends etc. Hier steht die zeitliche Veränderung im Vordergrund, während bei Flächendiagrammen eher die Aussagen im Vergleich zur Größenänderung im Vordergrund stehen. Kreisdiagramme eignen sich für die Verteilung von Werten innerhalb einer bestimmten Gruppe, sind daher nur geeignet, für die Verteilung von Werten einer bestimmten Kategorie Arbeitshinweis Wir möchten die Werte der nachfolgenden Tabelle grafisch darstellen: Babette Weißkopf 114

115 Wenn wir ein Diagramm erstellen möchten, markieren wir einfach die Daten, aus denen ein Diagramm generiert werden soll. In unserem Beispiel markieren wir die Zellen As bis B5 Nun wählen wir im Register EINFÜGEN aus de Gruppe DIAGRAMME ein Kreisdiagramm aus. Welche Untertyp wir wählen, ist egal, im Beispiel nehmen wir den Kreis Wir erhalten nun ein Kreisdiagramm, rechts wird die sogenannte LEGENDE eingeblendet Um das Diagramm zu bearbeiten, muss es aktiv sein, das bedeutet, das wir das Diagramm anklicken müssen. Ob es aktiv sist oder nicht, erkennen wir an der aktiven Umrandung. Wenn das Diagramm im Bearbeitungsmodus ist, also wenn wir es angeklickt haben, erhalten wir die DIAGRAMMTOOLS mit weiteren 3 Registern. Hier können wir Bearbeitungen vornehmen. Noch schneller geht es allerdings, wenn wir auf den Rahmen rechtsklicken und aus en Kontextmenü den gwünschten befehl auswählen, aber ds erfordert etwas Fingerspitzengefühl Im Register LAYOUT, Gruppe BESCHRIFTUNGEN währen wir DIAGRAMMTITEL und dann Über Diagramm. Jetzt geben wir den Titel Studienabgänger. Anteil in Prozent ein. Nun klicken wir auf LEGENDE und wählen Legende unten anzeigen Nun klicken wir auf DATENBESCHRIFTUNGEN und wählen zentriert. Nun wählen wir im Register FORMAT, Gruppe FORMENARTEN z.b. Farbige Kontur Akzent 2 aus Nun klicken wir auf eine der Prozentangaben und wählen im Register START, Gruppe SCHRI- TART die Fett-Formatierung aus. Babette Weißkopf 115

116 So sollte unser fertiges Diagramm nun aussehen: Diagramm aus mehreren Spalten erzeugen Diese Tabelle möchten wir ebenfalls grafisch darstellen. Wir markieren die Zellen A2 bis F10 EINFÜGEN/Diagramm/Säulendiagramm, 3D-Säule Wir müssen einige Korrekturen vornehmen, z. B. benötigen wir keine Legende, da die Filialnamen bereits in der X-Achse angegeben sind Wir klicken die Legende an und drücken auf der Tastatur die Taste entfernen Wir benötigen die Spalte Filiale in der X.Achse nicht. Wir klicken auf das Diagramm, so dass es im Bearbeitungsmodus ist und klicken auf das Register ENTURF Wir klicken auf DATEN AUSEWÄHLEN Babette Weißkopf 116

117 Wir klicken auf Zeile / Spalte wechseln Wir klicken links auf Filiale und auf ENTFERNEN Wir klicken noch einmal auf Zeile/Spalte wechseln und bestätigen mit OK Nun möchten wir die Legende aussagekräftiger erscheinen lassen, anstelle von Datenreihe 1, 2, 3, 4, 5 sollen die Jahreszahlen dort stehen Wir klicken das Diagramm wieder an, gehen auf ENTWURF und auf DATEN auswählen und klicken auf Datenreihen 1 und dann auf Bearbeiten Jetzt tippen wir 2005 ein und bestätigen mit OK. So sollte das Diagramm jetzt aussehen: Wir klicken das Diagramm erneut an und wählen im Register LAYOUT als Diagrammtitel Umsatzentwicklung. Im Register FORMAT können wir in der Gruppe FORMENARTEN noch einen Fülleffekt auswählen. FERTIG! Versuchen Sie folgendes Diagramm zu erstellen: Babette Weißkopf 117

118 EXCEL TEIL 5 AUSTAUSCH MIT WORD 1. Variante 1 Um Exceltabellen nach Word zu transportieren wird die Tabelle in Excel markiert und kopiert und anschließend die Zwischenablage geöffnet (START, Gruppe ZWISCHENABLAGE, auf den kleinen Pfeil klicken) Jetzt wird Word geöffnet und auch hier die Zwischenablage geöffnet Klick auf das Symbol EINFÜGEN. Fertig. Änderungen in der Quelldatei werden nicht übernommen. 2. Variante 2 Wie oben beschrieben, also erst Tabelle in Excel kopieren, Zwischenablage in beiden Programmen öffnen. Jetzt auf den nach unten weisenden Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN klicken und INHALTE EINFÜGEN auswählen. Im sich öffnenden Fenster kann man nun auswählen VERKNÜPFUNG EINFÜGEN Wenn man auf HTML-Format klickt, dann wird die Tabelle mit Formatierung übernommen. Wenn man auf Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt klickt, wird die vollständige Arbeitsmappe eingefügt, allerdings nur der Tabellenausschnitt angezeigt, was zur Folge hat, dass die Datei ein entsprechendes Speichervolumen hat. Also Vorsicht, in der Regel reicht es, wenn Sie die Tabelle als HTML-Objekt einfügen! Babette Weißkopf 118

119 EXCEL TEIL 6 NÜTZLICHE EINSTELLUNGEN IN DEN OPTIONEN Seitenumbrüche dauerhaft anzeigen lassen: Excel-Optionen, Kategorie ERWEITERT, Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen, Häkchen bei Seitenumbrüche einblenden Babette Weißkopf 119

Excel Grundlagenwissen

Excel Grundlagenwissen Excel Grundlagenwissen Die Arbeitsmappe: Tabellenerstellung und -bearbeitung Ruft man Excel auf, so öffnet sich eine Arbeitsmappe mit 3 Tabellenblättern. Oberhalb des Tabellenblattes lesen wir die Spaltenbezeichnung

Mehr

Login. Login: Excel für Aufsteiger. Passwort: Voraussetzungen. Unterlagen, Literatur. xx = Platznummer 2-stellig

Login. Login: Excel für Aufsteiger. Passwort: Voraussetzungen. Unterlagen, Literatur. xx = Platznummer 2-stellig Login Excel für Aufsteiger Login: xx = Platznummer 2-stellig Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Windows Grundkenntnisse in Excel oder Teilnahme am Excel Kurs für Einsteiger Passwort: - RHRK Schulung -

Mehr

Vom Taschengeld zum Haushaltsbudget

Vom Taschengeld zum Haushaltsbudget Mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms kannst du Tabellen erstellen, Daten erfassen und auswerten, Kosten ermitteln, Diagramme erstellen, Notendurchschnitte errechnen usw. Die Dateien können als

Mehr

Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird www.doelle-web.de

Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird www.doelle-web.de Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Die grundlegende Zellformatierung... 2 Grundlagen... 2 Formatierungsmöglichkeiten... 2 Designs verwenden... 2 Grundsätzliche Vorgehensweise beim Formatieren von

Mehr

Mit dem Befehl Format/Zellen, Register Rahmen. Mit rechter Maustaste anklicken, Befehl Zellen formatieren, Register Rahmen. Mit dem Symbol Rahmen.

Mit dem Befehl Format/Zellen, Register Rahmen. Mit rechter Maustaste anklicken, Befehl Zellen formatieren, Register Rahmen. Mit dem Symbol Rahmen. Fragen und Antworten zu Modul 4 Tabellenkalkulation 1. Wie kann man eine Zeile in einer Tabelle löschen? Zeile markieren, Befehl Bearbeiten/Zellen löschen. Zeile mit rechter Maustaste anklicken, Befehl

Mehr

Excel 2013 Grundlagen. Inhalt

Excel 2013 Grundlagen. Inhalt Inhalt Vorwort... I So benutzen Sie dieses Buch... II Inhalt... V Zahlen- und Monatsschreibweise... 1 Dezimal- und Tausendertrennzeichen... 1 Währungssymbol und -position... 1 Monatsschreibweise... 1 Grundlagen...

Mehr

CompuMaus Computerschule Brühl Excel-Grundlagen

CompuMaus Computerschule Brühl Excel-Grundlagen Inhalt Eröffnungsbild von Excel... 1 Spalten... 2 Markieren von Zellen, Zellbereichen, Zeilen und Spalten... 2 Markier-Cursor: Ausfüll-Cursor: Verschiebe(Kopier)-Cursor... 2 Markieren auseinander liegender

Mehr

Inhaltsverzeichnis Excel

Inhaltsverzeichnis Excel Inhaltsverzeichnis Excel Einleitung...4 1. Die Oberfläche von Excel...5 1.1 Der Excel-Bildschirm... 5 1.2 Die Titelleiste... 5 1.3 Die Symbolleiste... 5 1.4 Das Tabellenblatt... 6 1.5 Funktionsleiste...

Mehr

Einführung in die Tabellenkalkulation Microsoft Excel

Einführung in die Tabellenkalkulation Microsoft Excel Einführung in die Tabellenkalkulation Microsoft Excel Mit Hilfe einer Tabellenkalkulation kann man Daten tabellarisch auswerten und grafisch darstellen. Die Daten werden als Tabelle erfasst, verwaltet

Mehr

7 WICHTIGES. 7.1 Menüband

7 WICHTIGES. 7.1 Menüband Wichtiges Excel effektiv 7 WICHTIGES 7.1 Menüband Am oberen Rand des Excel - Fensters ist eine breite Leiste mit vielen Symbolen, aber auch weiteren Elementen zur Programmsteuerung. Datei Schaltfläche

Mehr

V Microsoft Office Excel 2010

V Microsoft Office Excel 2010 V Microsoft Office Excel 2010 1 Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 2 Einfache Berechnungen durchführen 3 Das Aussehen der Tabelle mit Formatierungen verändern 4 Zahlen in Diagrammen darstellen

Mehr

3 FORMELN. 3.1. Formeln erzeugen

3 FORMELN. 3.1. Formeln erzeugen Formeln Excel effektiv 3 FORMELN 3.1. Formeln erzeugen Übungen: Quittung... 136 Kalkulation... 138 Bestellung... 128 Kassenbuch.. 132 Aufmaß... 152 Zum Berechnen verwendet Excel Formeln. Diese sind in

Mehr

ECDL / ICDL Tabellenkalkulation

ECDL / ICDL Tabellenkalkulation ECDL / ICDL Tabellenkalkulation DLGI Dienstleistungsgesellschaft für Informatik Am Bonner Bogen 6 53227 Bonn Tel.: 0228-688-448-0 Fax: 0228-688-448-99 E-Mail: info@dlgi.de, URL: www.dlgi.de In Zweifelsfällen

Mehr

Excel. Tabellen und Diagramme für die Praxis

Excel. Tabellen und Diagramme für die Praxis Excel Tabellen und Diagramme für die Praxis Agenda Tabellen und Diagramme Grundlagen: Dateneingabe und Bearbeitung von Zellinhalten Textfunktionen: Sortieren, Filtern, Eingabemaske und Zellen verbinden

Mehr

Druckvorbereitung. 1. Seitenansicht. Excel 2010

Druckvorbereitung. 1. Seitenansicht. Excel 2010 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/ Zu jeder Arbeit mit dem Computer gehört auch die Datenausgabe und das ist häufig der Ausdruck der berechneten Tabelle. Da eine Excel-Tabelle riesig groß werden

Mehr

Word öffnen und speichern

Word öffnen und speichern Word öffnen und speichern 1. Öffne das Programm "Word" mit Klick auf das Symbol in der Taskleiste. 2. Schreibe den Titel deiner Wortliste auf und drücke auf die Enter-Taste. 3. Klicke auf "Speichern".

Mehr

1. So einfach ist der Excel-Bildschirm

1. So einfach ist der Excel-Bildschirm 1. So einfach ist der Excel-Bildschirm So sieht Excel aus, wenn ich es gestartet habe. Leider ist bei vielen Symbolen in der Menüleiste nicht auf den ersten Blick zu erkennen, welche Funktion sie übernehmen.

Mehr

10. Die Programmoberfläche

10. Die Programmoberfläche DIE PROGRAMMOBERFLÄCHE 10. Die Programmoberfläche Menüband 10.1. Mit dem Menüband arbeiten Die Benutzeroberfläche von Office 2010 wurde gegenüber der Version 2003 komplett neu gestaltet. Anstelle von Menüzeile

Mehr

Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL

Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL Es gibt verschiedene Tabellenkalkulationsprogramme, z. B. Excel von Microsoft, aber auch von Herstellern (z. B. OpenCalc als Bestandteil von OpenOffice, das du dir gratis

Mehr

TEIL 2: RECHNEN MIT FORMELN

TEIL 2: RECHNEN MIT FORMELN TEIL 2: RECHNEN MIT FORMELN Um Berechnungen mit Werten, die Sie auf dem Arbeitsblatt eingetragen haben, durchzuführen, erstellen Sie Formeln. Formeln sind Gleichungen und beginnen somit stets mit einem

Mehr

Grundlagen Excel 2007. E x c e l - W o r k s h o p. 2008 tk

Grundlagen Excel 2007. E x c e l - W o r k s h o p. 2008 tk E x c e l - W o r k s h o p 2008 tk Autor Knüsel Thomas Badstrasse 30 6210 Sursee informatik-workshop@bluewin.ch Quellen B. Döbeli Honegger M. Lattmann W. Hartmann Wellenreiten auf der Datenautobahn Einführung

Mehr

Dirk Reinhardt Excel für Einsteiger Teil 1. Einleitung

Dirk Reinhardt Excel für Einsteiger Teil 1. Einleitung Einleitung Excel ist ein sogenanntes Tabellenkalkulationsprogramm. Eine Aufgabe eines Tabellenkalkulationsprogramms ist es, häufig wiederkehrende Rechenoperationen, die in einer Tabelle durchgeführt werden,

Mehr

Schriftbild. STRG + UMSCHALT + * Nichdruckbare Zeichen anzeigen

Schriftbild. STRG + UMSCHALT + * Nichdruckbare Zeichen anzeigen Tastenkombination Beschreibung Befehlsrubrik Tastenkombinationen zum Arbeiten mit Dokumenten STRG + N Neues Dokument erstellen Dokument STRG + O Dokument öffnen Dokument STRG + W Dokument schließen Dokument

Mehr

UMGANG MIT MICROSOFT WORD ~DER EINSTIEG~

UMGANG MIT MICROSOFT WORD ~DER EINSTIEG~ UMGANG MIT MICROSOFT WORD ~DER EINSTIEG~ INHALT Inhalt... 1 1. Titelblatt... 1 1.1 Inhalt... 1 1.2 Gestaltung... 2 1.3 Kopf-und Fußzeile... 3 2. Seitenlayout... 4 2.1 Typografie... 4 2.2 Seitenränder...

Mehr

Vorwort. Nun wünschen wir Ihnen viel Spass und Erfolg beim Durcharbeiten dieses Lehrmittels. Murten, Mai 2011 Brigitte Marthaler und Manfred Kaderli

Vorwort. Nun wünschen wir Ihnen viel Spass und Erfolg beim Durcharbeiten dieses Lehrmittels. Murten, Mai 2011 Brigitte Marthaler und Manfred Kaderli Vorwort Microsoft Excel ist ein weitverbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm. In der Wirtschaft und der Verwaltung, im Berufs-, Vereins- und Privatleben gehört Excel nebst dem Textverarbeitungsprogramm

Mehr

Übung 10 Lernzielkontrolle

Übung 10 Lernzielkontrolle 1 Übung 10 Lernzielkontrolle Grundlagen Organisation Eingabe und Korrekturen Listen Rechnen Funktionen Diagramme und Objekte Formate Seite einrichten und Druck Ein Firmenleiter fragt: Ich möchte, dass

Mehr

Migration in Excel 2001

Migration in Excel 2001 Inhalt dieses Handbuchs Migration in Excel 2001 Microsoft unterscheidet sich im Aussehen deutlich von Excel 2003. Daher wurde dieses Handbuch erstellt, damit Sie schnell mit der neuen Version vertraut

Mehr

Der markierte Text wird mehrspaltig formatiert und es wird ein Abschnittswechsel vor und hinter der Markierung eingefügt.

Der markierte Text wird mehrspaltig formatiert und es wird ein Abschnittswechsel vor und hinter der Markierung eingefügt. Mehrspaltiger Text 1 Mehrspaltiger Text Sie können Ihr Dokument oder Teile Ihres Dokuments mehrspaltig formatieren, wie Sie es von Zeitungen gewohnt sind. Bei mehrspaltigen Texten fliesst der Text vom

Mehr

Der Editor und seine Funktionen

Der Editor und seine Funktionen Der Editor und seine Funktionen Für die Eingabe und Änderung von Texten steht Ihnen im Pflegemodus ein kleiner WYSIWYG-Editor zur Verfügung. Tinymce 1 ist ein Open Source Javascript-Editor, der mittlerweile

Mehr

7 WICHTIGES. 66 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer

7 WICHTIGES. 66 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer Wichtiges Excel effektiv 7 WICHTIGES 7.1 Menüband Am oberen Rand des Excel - Fensters ist eine breite Leiste mit vielen Symbolen, aber auch weiteren Elementen zur Programmsteuerung. Datei Schaltfläche

Mehr

1 Einleitung. Lernziele. das Drucklayout einer Tabelle mit der Seitenansicht kontrollieren

1 Einleitung. Lernziele. das Drucklayout einer Tabelle mit der Seitenansicht kontrollieren 1 Einleitung Lernziele das Drucklayout einer Tabelle mit der Seitenansicht kontrollieren mit dem Register Seitenlayout das Drucklayout einer Tabelle ändern Kopf- und Fußzeilen schnell einfügen Lerndauer

Mehr

Grundriss von Excel. Excel-2007

Grundriss von Excel. Excel-2007 Excel-2007 Grundriss von Excel Excel ist ein kombiniertes Kalkulations-Datenbank und Grafikprogramm. Kalkulationsprogramm: Der Grundidee von Excel: Taschenrechner 3 3 8 7 7 17 17 28 Excel 27 Datenbank:

Mehr

Die arithmetischen Operatoren sind +, -, *, /, ^ für die Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division und Potenzierung

Die arithmetischen Operatoren sind +, -, *, /, ^ für die Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division und Potenzierung 4 FORMELN Formeln sind die Grundlagen einer Tabellenkalkulation. Dabei ist der Begriff Formel in unterschiedlicher Weise zu verstehen. So kann eine Formel eine rein rechnerische Auswertung sein, es kann

Mehr

Text markieren mit der Maus. Text markieren mit der Tastatur. Text schnell formatieren. Löschen, überschreiben, rückgängig machen

Text markieren mit der Maus. Text markieren mit der Tastatur. Text schnell formatieren. Löschen, überschreiben, rückgängig machen Text markieren mit der Maus Ein Wort Einen Satz Eine Zeile Einen Absatz doppelt in das Word klicken S Taste gedrückt halten und in den Satz klicken in den Bereich links neben der Zeile klicken doppelt

Mehr

für Senioren LESEPROBE

für Senioren LESEPROBE INHALTSVERZEICHNIS MS - EXCEL Tabellenkalkulation... 5 Excel Grundlagen... 5 EXCEL Starten... 5 Excel Oberflächen... 5 Kapazität / Versionen... 6 Positionieren und bewegen und markieren... 7 Bearbeitungszeile

Mehr

Wissenschaftliches Arbeiten mit dem Programm Microsoft Word

Wissenschaftliches Arbeiten mit dem Programm Microsoft Word Wissenschaftliches Arbeiten mit dem Programm Microsoft Word Ein Leitfaden und Ratgeber für Studierende der Hochschule Fulda des Fachbereichs Sozialwesen Inhaltsverzeichnis VORWORT... 1 1. EINRICHTEN DES

Mehr

Das Anwendungsfenster

Das Anwendungsfenster Das Word-Anwendungsfenster 2.2 Das Anwendungsfenster Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das Word-Anwendungsfenster. Dieses enthält sowohl Word-spezifische als auch Windows-Standardelemente. OFFICE-

Mehr

Marginalspalten (Randnotizen) in Word 2007

Marginalspalten (Randnotizen) in Word 2007 Marginalspalten (Randnotizen) in Word 2007 Oft sieht man vor allem in Büchern eine Spalte rechts oder Links neben dem Text, in der weitere Hinweise oder auch Erläuterungen zum eigentlichen Text stehen.

Mehr

In dieser Lektion erlernen Sie die Verwendung von Vorlagen, die Anwendung von Mastern sowie die Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen.

In dieser Lektion erlernen Sie die Verwendung von Vorlagen, die Anwendung von Mastern sowie die Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen. In dieser Lektion erlernen Sie die Verwendung von Vorlagen, die Anwendung von Mastern sowie die Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen. Was erfahren Sie in diesem Kapitel? Wie Sie den Folienmaster anwenden

Mehr

Beate Oehrlein. Tipps und Tricks zum Betriebssystem Windows 7

Beate Oehrlein. Tipps und Tricks zum Betriebssystem Windows 7 Beate Oehrlein Tipps und Tricks zum Betriebssystem Windows 7 Die Taskleiste enthält alle offenen Fenster. Hier kann man durch anklicken von einem geöffneten Fenster in das andere wechseln. In diese Leiste

Mehr

1 Präsentationen zusammenführen

1 Präsentationen zusammenführen 1 Präsentationen zusammenführen Wir werden nun die Dateien Präsentation mit Diagrammen7 und Schulungspräsentation2 zu einer Präsentation zusammenführen, wobei die Folien der Präsentation mit Diagrammen7

Mehr

Leitfaden zur Schulung

Leitfaden zur Schulung AWO Ortsverein Sehnde Reiner Luck Straße des Großen Freien 5 awo-sehnde.de PC Verwaltung für Vereine Leitfaden zur Schulung Inhalt Sortieren nach Geburtsdaten... 2 Sortieren nach Ort, Nachname, Vorname...

Mehr

3 Nachrichten bearbeiten und automatisieren

3 Nachrichten bearbeiten und automatisieren Outlook 2007 Einführung Nachrichten bearbeiten 3 Nachrichten bearbeiten und automatisieren Ziele diese Kapitels! Sie lernen, wie Sie Nachrichten gruppieren und sortieren, um Mails schneller wieder zu finden!

Mehr

CompuMaus Computerschule Brühl Grundlagen Windows 7

CompuMaus Computerschule Brühl Grundlagen Windows 7 Inhalt Desktop-Oberfläche... 1 Eigene Dokumente, Computer... 1 Papierkorb... 1 Netzwerkumgebung... 2 Taskleiste... 3 Programme starten: Das Startmenü... 4 Zwischen geöffneten Fenstern umschalten... 4 Zwischen

Mehr

EINFACHES HAUSHALT- KASSABUCH

EINFACHES HAUSHALT- KASSABUCH EINFACHES HAUSHALT- KASSABUCH Arbeiten mit Excel Wir erstellen ein einfaches Kassabuch zur Führung einer Haushalts- oder Portokasse Roland Liebing, im November 2012 Eine einfache Haushalt-Buchhaltung (Kassabuch)

Mehr

Gemeinsamkeiten in der Bedienung

Gemeinsamkeiten in der Bedienung Office 2010 Kapitel 3 Gemeinsamkeiten in der Bedienung In diesem Kapitel: Office-Programme starten 66 Der Aufgabenbereich Zwischenablage 69 Automatische Rechtschreibprüfung 71 Rechtschreibprüfung in Excel

Mehr

Nützliche Tasten in WORD 2010

Nützliche Tasten in WORD 2010 Nützliche Tasten in WORD 2010 A L L G E M E I N E B E F E H L E + Neues Dokument + Datei öffnen + Aktuelle Datei schließen (mit Speichern-Abfrage) + Word schließen (mit Speichern-Abfrage) + Speichern Speichern

Mehr

1: Access starten und beenden

1: Access starten und beenden Schnelleinstieg in Access 1 In diesem Kapitel können Sie sich einen ersten Überblick über die Grundfunktionen von Access verschaffen. Sie erstellen eine Access- Datenbank mit einer einfachen Adressverwaltung.

Mehr

Von: Sven Weltring, Viola Berlage, Pascal Küterlucks, Maik Merscher

Von: Sven Weltring, Viola Berlage, Pascal Küterlucks, Maik Merscher Von: Sven Weltring, Viola Berlage, Pascal Küterlucks, Maik Merscher Inhaltsverzeichnis 1. Desktop 2. Erklärung von Tastatur und Maus 3. Computer ausschalten 4. Neuer Ordner erstellen 5. Microsoft Word

Mehr

Excel 2013 Eingeben Berechnen Auswerten

Excel 2013 Eingeben Berechnen Auswerten Das Franzis Praxisbuch 208 Seiten pures Excel 2013 Know-how Gießen/Nakanishi Tabellenkalkulation mit Excel 2013 Eingeben Berechnen Auswerten! Excel für sich rechnen lassen! Beherrschen Sie das neue Excel

Mehr

Word 2007 Serienbriefe erstellen

Word 2007 Serienbriefe erstellen Word 2007 Serienbriefe erstellen Einladung zu... Hannover, d. 01.12.08 Hannover, d. 01.12.08 Emil Müller An der Leine 4 30159 Hannover, d. 01.12.08

Mehr

Einstellungen des Windows-Explorers

Einstellungen des Windows-Explorers Einstellungen des Windows-Explorers Die Ordnerstruktur des Explorers Der Explorer ist der Manager für die Verwaltung der Dateien auf dem Computer. Er wird mit Rechtsklick auf Start oder über Start Alle

Mehr

Die Benutzeroberfläche von PDF Editor besteht aus den folgenden Bereichen:

Die Benutzeroberfläche von PDF Editor besteht aus den folgenden Bereichen: Bedienungsanleitung CAD-KAS PDF Editor 3.1 Die Benutzeroberfläche von PDF Editor besteht aus den folgenden Bereichen: Hauptmenu Werkzeuge zum Bearbeiten der Datei inblase2:=false; Einige Funktionen des

Mehr

Impressum. webalytics GmbH Chemiestrasse 14-15 68623 Lampertheim. eingetragen bei: AG Darmstadt HRB 92603

Impressum. webalytics GmbH Chemiestrasse 14-15 68623 Lampertheim. eingetragen bei: AG Darmstadt HRB 92603 Impressum webalytics GmbH Chemiestrasse 14-15 68623 Lampertheim eingetragen bei: AG Darmstadt HRB 92603 Tel. +49 (6206) 95102-0 Fax +49 (6206) 95102-22 Email: info@webalytics.de Web: www.webalytics.de

Mehr

MS-Excel 2010 Änderungen und interessante Funktionen

MS-Excel 2010 Änderungen und interessante Funktionen MS-Excel 2010 Änderungen und interessante Funktionen Gunther Ehrhardt Bahnstraße 1 97256 Geroldshausen Benutzeroberfläche Excel 2010 1 2 3 4 6 8 5 7 9 10 13 12 11 1. Schnellzugriff: speichern, rückgängig,,

Mehr

16. Schriftart formatieren

16. Schriftart formatieren 16. Schriftart formatieren 16.1 Überblick Das Aussehen verbessern Bis jetzt haben Sie gesehen, dass das Dokument, welches Sie erstellt haben schlicht und simpel war. Sie können das Aussehen Ihres Dokuments

Mehr

Zugriff auf die Multifunktionsleiste mithilfe der Tastatur

Zugriff auf die Multifunktionsleiste mithilfe der Tastatur en 2 Zugriff auf die Multifunktionsleiste mithilfe der Tastatur 1. Drücken Sie die ALT-TASTE. Die Zugriffstasteninfos werden für jedes Feature angezeigt, das in der aktuellen Ansicht verfügbar ist. Das

Mehr

Kurzanleitung. Arbeiten mit Word 2003 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten. Renate Vochezer rv@vochezer-trilogo.de

Kurzanleitung. Arbeiten mit Word 2003 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten. Renate Vochezer rv@vochezer-trilogo.de Kurzanleitung Arbeiten mit Word 2003 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten Renate Vochezer rv@vochezer-trilogo.de Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...

Mehr

Mitarbeitereinsatzplanung. easysolution GmbH 1

Mitarbeitereinsatzplanung. easysolution GmbH 1 Mitarbeitereinsatzplanung easysolution GmbH 1 Mitarbeitereinsatzplanung Vorwort Eines der wichtigsten, aber auch teuersten Ressourcen eines Unternehmens sind die Mitarbeiter. Daher sollten die Mitarbeiterarbeitszeiten

Mehr

Handbuch DrahtexLabelwriter 3.0

Handbuch DrahtexLabelwriter 3.0 Handbuch DrahtexLabelwriter 3.0 Inhaltsverzeichnis INSTALLATION 3 DER PROGRAMMSTART 7 DIE PROGRAMMOBERFLÄCHE 8 DIE STARTSEITE DES PROGRAMMES 8 DIE PROGRAMMSYMBOLLEISTE 9 EIN NEUES PROJEKT ERSTELLEN 10

Mehr

Druckanpassung von Mahnungen

Druckanpassung von Mahnungen Druckanpassung von Mahnungen Nur wenn Sie die faktura in der Einzelversion nutzen, steht Ihnen für die Druckanpassung der Mahnungen auch der Formularassistent zur Verfügung. Dort können Sie die gewünschten

Mehr

Word XP Tastaturbefehle. Befehlsname Parameter Taste Menü oder Kontextmenü Anw Wiederherstellen Alt+ F5 Anzeigen Einfügungen

Word XP Tastaturbefehle. Befehlsname Parameter Taste Menü oder Kontextmenü Anw Wiederherstellen Alt+ F5 Anzeigen Einfügungen Befehlsname Parameter Menü oder Abbrechen ESC Ablegen Alle Änderungen Angezeigt Alle Änderungen Im Absatz Abstand Vor Strg+ 0 Hinzufügen oder Löschen Absatz Block Strg+ B Absatz Links Strg+ L Absatz Oben

Mehr

Neues Projekt anlegen... 2. Neue Position anlegen... 2. Position in Statikdokument einfügen... 3. Titelblatt und Vorbemerkungen einfügen...

Neues Projekt anlegen... 2. Neue Position anlegen... 2. Position in Statikdokument einfügen... 3. Titelblatt und Vorbemerkungen einfügen... FL-Manager: Kurze beispielhafte Einweisung In dieser Kurzanleitung lernen Sie die wichtigsten Funktionen und Abläufe kennen. Weitere Erläuterungen finden Sie in der Dokumentation FLManager.pdf Neues Projekt

Mehr

Anleitung fu r die Vorlage restpunkte.xlsx

Anleitung fu r die Vorlage restpunkte.xlsx Anleitung fu r die Vorlage restpunkte.xlsx Inhalt 1 Einleitung... 1 2 Grundsätzliche Bedienungshinweise... 1 3 Wichtige Regeln für das Ausfüllen... 2 4 Erfassen der Information... 2 4.1 Das Blatt Inspektionen...

Mehr

Kontakte nach Nachnamen sortieren lassen

Kontakte nach Nachnamen sortieren lassen Kontakte nach Nachnamen sortieren lassen Wer hat sich nicht schon darüber geärgert, dass standardmässig die Kontakte im Adressbuch nach den Vornamen sortiert und nicht nach Nachnamen. Durch eine einfache

Mehr

Kopf- und Fusszeilen in WORD und EXCEL

Kopf- und Fusszeilen in WORD und EXCEL www.computeria-olten.ch Monatstreff für Menschen ab 50 Merkblatt 79 Kopf- und Fusszeilen in WORD und EXCEL merkblatt 79.docx 1 Autor P.Aeberhard Wozu sind Kopf- und Fusszeilen gut? Kopfzeilen: Sinnvoll

Mehr

Filmliste: Word 2007. Gemeinsame Funktionen. Modul 1: Überblick. Modul 2: Metadaten. Dauer

Filmliste: Word 2007. Gemeinsame Funktionen. Modul 1: Überblick. Modul 2: Metadaten. Dauer Gemeinsame Funktionen Modul 1: Überblick Das Bedienkonzept von Office 2007 01:56 Kontextabhängige Register 01:05 Die Schnellzugriffsleiste 03:02 Das OFFICE-Menü 00:39 Liste der zuletzt verwendeten Dokumente

Mehr

Kapitel 5 Excel VII. Tabellen drucken

Kapitel 5 Excel VII. Tabellen drucken 1.0 Mit der Seitenansicht arbeiten Bevr Sie eine Exceltabelle ausdrucken, sllten Sie mit der Seitenansicht die auszudruckende Seite und deren Frmat kntrllieren. In der Seitenansicht wird Ihnen angezeigt,

Mehr

Schnellstarthandbuch. Dateien verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um Word-Dateien zu öffnen, zu speichern, zu drucken und zu verwalten.

Schnellstarthandbuch. Dateien verwalten Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um Word-Dateien zu öffnen, zu speichern, zu drucken und zu verwalten. Schnellstarthandbuch Microsoft Word 2013 unterscheidet sich im Aussehen deutlich von älteren Word-Versionen. Dieses Handbuch soll Ihnen dabei helfen, sich schnell mit der neuen Version vertraut zu machen.

Mehr

Wir nutzen die aus Kapitel 6 erstellte Powerpoint Datei: Einführung einer Dokumentenverwaltung

Wir nutzen die aus Kapitel 6 erstellte Powerpoint Datei: Einführung einer Dokumentenverwaltung Seite 1 von 12 7. andere Objekte Wir nutzen die aus Kapitel 6 erstellte Powerpoint Datei: Einführung einer Dokumentenverwaltung (92KB). Cliparts Nun kann die Formatierung für den Inhalt des Objektes erfolgen.

Mehr

Aufgaben. Modul Excel.

Aufgaben. Modul Excel. Aufgaben Modul Excel. Inhaltsverzeichnis. 1.1 Tabelle 01 Einfache Berechnungen....3 1.2 Tabelle 02 Telefonkosten...4 1.3 Tabelle 03 Planung einer Party...5 1.4 Tabelle 04 Euroumstellung Drogerie....6 1.5

Mehr

EXCEL BENUTZEROBERFLÄCHE ANSICHTEN IN EXCEL 2007. Die Hauptansichten. 3 Hauptansichten: Normal-Ansicht Ansicht Seitenlayout Umbruchvorschau

EXCEL BENUTZEROBERFLÄCHE ANSICHTEN IN EXCEL 2007. Die Hauptansichten. 3 Hauptansichten: Normal-Ansicht Ansicht Seitenlayout Umbruchvorschau EXCEL BENUTZEROBERFLÄCHE ANSICHTEN IN EXCEL 2007 Die Hauptansichten 3 Hauptansichten: Normal-Ansicht Ansicht Seitenlayout Umbruchvorschau Ansicht NORMAL Diese Ansicht ist für die Eingabe der Daten vorgesehen

Mehr

1.1 Resultat auf Papier bringen

1.1 Resultat auf Papier bringen DIAGRAMME RESULTAT AUF PAPIER BRINGEN 1.1 Resultat auf Papier bringen 1.1.1 Tabellenblätter drucken Den Druckbefehl findest du auf der SCHNELLZU- GRIFFLEISTE oder über das REGISTER DATEI. Die Tastenkombination

Mehr

Adobe Reader XI. Kurzanleitung

Adobe Reader XI. Kurzanleitung AT.010, Version 1.0 17.06.2013 Kurzanleitung Adobe Reader XI Der Adobe Reader ist eines der am häufigsten eingesetzten Werkzeuge zum Lesen und Drucken von PDF-Dateien. Das Programm beherrscht aber auch

Mehr

Daten erfassen, berechnen und gestalten

Daten erfassen, berechnen und gestalten Excel 2010 Aus- und Fortbildungszentrum Daten erfassen, berechnen und gestalten Excel 2010 Freie Hansestadt Bremen Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst

Mehr

Excel 2007 Grundlagen. Georg-August-Universität Göttingen studit IT-Service für Studierende Thomas.Dirks@zvw.uni-goettingen.de

Excel 2007 Grundlagen. Georg-August-Universität Göttingen studit IT-Service für Studierende Thomas.Dirks@zvw.uni-goettingen.de Excel 2007 Grundlagen Erste Schritte mit Excel 2 Die Arbeitsoberfläche Öffnen Sie das Dokument:1_Zellenformate.xls 3 Grundlegende Tabellenbearbeitung Excel erkennt eingegebene Zeichen automatisch Zahlen

Mehr

Herzlich willkommen zum Kurs "MS Word 2003 Professional"

Herzlich willkommen zum Kurs MS Word 2003 Professional Herzlich willkommen zum Kurs "MS Word 2003 Professional" 5 Grafiken Word besitzt viele Möglichkeiten, eigene Zeichnungen zu erstellen sowie Bilder aus anderen Programmen zu importieren und zu bearbeiten.

Mehr

Microsoft Outlook 2013 Tastenkombinationen

Microsoft Outlook 2013 Tastenkombinationen Hochschulrechenzentrum Justus-Liebig-Universität Gießen Microsoft Outlook 2013 Tastenkombinationen Tastenkombinationen für Outlook 2013 Seite 1 von 18 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung... 2 Allgemeine Vorgehensweisen...

Mehr

1 PROGRAMM VERWENDEN. 1.1 Erste Schritte in der Textverarbeitung. 1.1.1 Textverarbeitungsprogramm starten, beenden; Dokument öffnen, schließen

1 PROGRAMM VERWENDEN. 1.1 Erste Schritte in der Textverarbeitung. 1.1.1 Textverarbeitungsprogramm starten, beenden; Dokument öffnen, schließen MS Word 2013 Einführung Programm verwenden 1 PROGRAMM VERWENDEN Microsoft Word 2013 ist der offizielle Name des Textverarbeitungsprogramms von Microsoft. In der vorliegenden Lernunterlage wird das Programm

Mehr

Computer Tastatur und Funktionsweisen

Computer Tastatur und Funktionsweisen Computer Tastatur und Funktionsweisen Nr.. Taste Beschreibung 1 ESC ESC-Taste, Menüfenster abbrechen 2 TAB Tabulator-Taste 3 CAPLOCK Permanente Großschreibung ein/aus (bei manchen Tastaturen muss zum Ausschalten

Mehr

Einfügen mit Hilfe des Assistenten: Um eine Seite hinzufügen zu können, müssen Sie nur mehr auf ein Symbol Stelle klicken.

Einfügen mit Hilfe des Assistenten: Um eine Seite hinzufügen zu können, müssen Sie nur mehr auf ein Symbol Stelle klicken. 2. SEITE ERSTELLEN 2.1 Seite hinzufügen Klicken Sie in der Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol vor dem Seitentitel. Es öffnet sich ein neues Kontextmenü. Wenn Sie nun in diesem Kontextmenü

Mehr

2. Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben

2. Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben Aufruf der Office-Programme klassisch oder per Touchscreen 2 2. Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben Mit Office 2007 verabschiedete Microsoft sich von der gewohnten Menüleiste mit den

Mehr

Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird www.doelle-web.de

Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird www.doelle-web.de Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Grundlagen... 1 Texteingabe und einfache Korrekturen... 1 Einen Text erfassen... 1 Cursor im Text positionieren... 2 Mit der Maus... 2 Mit der Tastatur... 2 Zeichen

Mehr

Ein Word-Dokument anlegen

Ein Word-Dokument anlegen 34 Word 2013 Schritt für Schritt erklärt Ein Word-Dokument anlegen evor Sie einen Text in Word erzeugen können, müssen Sie zunächst einmal ein neues Dokument anlegen. Die nwendung stellt zu diesem Zweck

Mehr

Fotos in einer Diashow bei PPT

Fotos in einer Diashow bei PPT Fotos in einer Diashow bei PPT Drei mögliche Verfahren, mit Bildern eine PPT-Präsentation aufzuwerten, möchte ich Ihnen vorstellen. Verfahren A Fotoalbum Schritt 1: Öffnen Sie eine leere Folie in PPT Schritt

Mehr

Das Windows-Dateien-System Seite 1 von 10 Arbeiten mit USB-Stick oder CD und dem Windows-Explorer

Das Windows-Dateien-System Seite 1 von 10 Arbeiten mit USB-Stick oder CD und dem Windows-Explorer Das Windows-Dateien-System Seite 1 von 10 Arbeiten mit USB-Stick oder CD und dem Windows-Explorer Nach Einstecken des USB-Sticks in den USB-Anschluss oder Einlegen der CD in das CD-Rom-Laufwerk erschein

Mehr

Excel 2013. Automatisierung, Programmierung. Ricardo Hernández García. 1. Ausgabe, Juli 2013 EX2013P

Excel 2013. Automatisierung, Programmierung. Ricardo Hernández García. 1. Ausgabe, Juli 2013 EX2013P Excel 2013 Ricardo Hernández García 1. Ausgabe, Juli 2013 Automatisierung, Programmierung EX2013P 2 Excel 2013 - Automatisierung, Programmierung 2 Automatisierung - Makros aufzeichnen, ausführen und speichern

Mehr

ALT+TAB: Zwischen geöffneten Programmen wechseln. Windows-Logo+L: Computer sperren (ohne STRG+ALT+ENTF zu drücken)

ALT+TAB: Zwischen geöffneten Programmen wechseln. Windows-Logo+L: Computer sperren (ohne STRG+ALT+ENTF zu drücken) Tastenkombinationen für das Windows-System F1: Hilfe STRG+ESC: Öffnen Menü Start ALT+TAB: Zwischen geöffneten Programmen wechseln ALT+F4: Programm beenden UMSCHALT+ENTF: Objekt dauerhaft löschen Windows-Logo+L:

Mehr

Anleitung zur Verwendung von Silverstripe 3.x

Anleitung zur Verwendung von Silverstripe 3.x Anleitung zur Verwendung von Silverstripe 3.x Inhaltsverzeichnis: 1. EINLEITUNG 2. ORIENTIERUNG 2.1 Anmelden am CMS 2.2 Die Elemente des Silverstripe CMS 2.3 Funktion des Seitenbaums 2.4 Navigieren mit

Mehr

Microsoft Outlook 2010 Tastenkombinationen

Microsoft Outlook 2010 Tastenkombinationen Hochschulrechenzentrum Justus-Liebig-Universität Gießen Microsoft Outlook 2010 Tastenkombinationen Tastenkombinationen für Outlook 2010 Seite 1 von 20 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung... 3 Allgemeine Vorgehensweisen...

Mehr

1 Starten, einrichten, loslegen 11. 2 Mit Zellen arbeiten 29. 3 Tabellenblätter und Arbeitsmappen 55

1 Starten, einrichten, loslegen 11. 2 Mit Zellen arbeiten 29. 3 Tabellenblätter und Arbeitsmappen 55 1 Starten, einrichten, loslegen 11 Programm starten und Arbeitsmappe öffnen.............. 12 Fenster und Fenstersymbole... 14 Das Menüband Reiter, Gruppen und Symbole... 16 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff...

Mehr

Office-Programme starten und beenden

Office-Programme starten und beenden Office-Programme starten und beenden 1 Viele Wege führen nach Rom und auch zur Arbeit mit den Office- Programmen. Die gängigsten Wege beschreiben wir in diesem Abschnitt. Schritt 1 Um ein Programm aufzurufen,

Mehr

Hardware Software Tastatur Maus und Funktion (zerlegen) Zusatzgeräte (Scanner, USB, Spiele, Laufwerke usw.)

Hardware Software Tastatur Maus und Funktion (zerlegen) Zusatzgeräte (Scanner, USB, Spiele, Laufwerke usw.) KG VISION EDV Schulung Grundkurs Ihr Nutzen Die Teilnehmerzahl ist auf max. 6 Personen beschränkt Sie arbeiten in einer persönlichen und angenehmen Atmosphäre, ohne Stress! Die Referenten gehen auf Ihre

Mehr

Microsoft Word Autokorrektur, Autotext

Microsoft Word Autokorrektur, Autotext Microsoft Word Autokorrektur, Autotext 1. Autokorrektur benutzen 2. Allgemeine Autokorrektur definieren 3. Autokorrektur individuell ergänzen für immer wiederkehrende Tippfehler, z.b. zürück (2 x ü) oder

Mehr

Kursthemen Microsoft Qualifizierung für Büro und Sekretariat Word 2013

Kursthemen Microsoft Qualifizierung für Büro und Sekretariat Word 2013 Basiswissen 1 Die Word-Programmoberfläche 1.1 Word starten 1.2 Das Word-Fenster 1.3 Das Menüband 1.4 Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe 1.4.1 Kontextmenü und Minisymbolleiste 1.4.2 Tastenkombinationen

Mehr

1.1.1 Präsentationsprogramm starten, beenden; Präsentation öffnen, schließen

1.1.1 Präsentationsprogramm starten, beenden; Präsentation öffnen, schließen 1 PROGRAMM VERWENDEN 1.1 Arbeiten mit dem Präsentationsprogramm Microsoft PowerPoint 2010 ist der offizielle Name des Präsentationsprogramms von Microsoft. In der vorliegenden Lernunterlage wird das Programm

Mehr

Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Einladung mit Microsoft Word gestalten kannst.

Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Einladung mit Microsoft Word gestalten kannst. Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Einladung mit Microsoft Word gestalten kannst. Bevor es losgeht Wenn du mal etwas falsch machst ist das in Word eigentlich kein Problem! Den Rückgängig-Pfeil (siehe

Mehr

EXCEL TEIL 2 ERSTE FORMELN... 3

EXCEL TEIL 2 ERSTE FORMELN... 3 EXCEL TEIL 2 ERSTE FORMELN... 3 Grundrechenarten... 3 Rechnen mit konstanten Werten... 3 Rechnen mit Zellbezügen... 4 Addieren mit der Zeigemethode:... 4 Subtrahieren... 5 Multiplizieren... 6 Prozentrechnen...

Mehr