BEDIENUNGSANLEITUNG FÜR LIEFERANTEN AUSSCHREIBUNG

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1 BEDIENUNGSANLEITUNG FÜR LIEFERANTEN AUSSCHREIBUNG 1. Ausschreibungsunterlagen abrufen Angebot erstellen / Leistungsverzeichnis ausfüllen Leistungsverzeichnis exportieren LV als Excel(XML)-Datei exportieren LV als Önorm-Datei exportieren Leistungsverzeichnis ausfüllen / importieren LV als Excel(XML)-Datei importieren LV als Önorm-Datei importieren LV direkt am Portal ausfüllen Anlagen / Dateien dem Angebot hinzufügen Formblätter Fragen Infomail Angebotsabgabe Angebot signieren und verschlüsseln mit der Bürgerkarte Angebot signieren und verschlüsseln mit Handysignatur Angebot signieren und verschlüsseln (dritte bevollmächtigen) Seite 1 von 19

2 1. Ausschreibungsunterlagen abrufen Bei den Ausschreibungsunterlagen finden Sie alle wichtigen Daten für die Ausschreibung, wie [Leistungsverzeichnis mit Langtext], Pläne etc. Speichern Sie diese Dateien auf Ihrem eigenen PC ab bzw. drucken diese aus. Sie sind die Grundlage für die Angebotserstellung. Als ersten Schritt lesen Sie bitte die Ausschreibungsunterlagen, klicken Sie dazu auf den Link [Ausschreibungsunterlagen/Leistungsverzeichnis]. Um die beigefügten Dateien zu öffnen bzw. zu speichern, klicken Sie auf die vorgefundenen Dateien. Seite 2 von 19

3 Wählen Sie aus, ob Sie die Datei nur öffnen wollen oder ob Sie die Datei auf Ihrem PC speichern wollen und klicken Sie auf Öffnen bzw. Speichern. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorhandenen Unterlagen. Seite 3 von 19

4 2. Angebot erstellen / Leistungsverzeichnis ausfüllen 2.1. Leistungsverzeichnis exportieren LV als Excel(XML)-Datei exportieren Sie können das Leistungsverzeichnis auch im Excel auspreisen und wieder im Portal importieren. Dazu müssen Sie sich die Datei unter dem Link [Download(XML) zum ausfüllen mit Kurzbeschreibung] herunterladen und am eigenen PC abspeichern. Wählen Sie aus, ob Sie die Datei nur öffnen wollen oder ob Sie die Datei auf Ihrem PC speichern wollen und klicken Sie auf Öffnen bzw. Speichern. Sie können Die Datei nun im Excel auspreisen. Seite 4 von 19

5 LV als ÖNORM-Datei exportieren Wenn das Leistungsverzeichnis bereits als ÖNORM-Datei erstellt wurde, können Sie sich das LV auch als solche herunterladen und bearbeiten. Wählen Sie aus, ob Sie die Datei nur öffnen wollen oder ob Sie die Datei auf Ihrem PC speichern wollen und klicken Sie auf Öffnen bzw. Speichern. Sie können Die Datei nun in ein ÖNORM- Programm einspielen und dort auspreisen. Seite 5 von 19

6 2.2. Leistungsverzeichnis ausfüllen / importieren LV als Excel(XML)-Datei importieren Wenn Sie das Leistungsverzeichnis im Excel fertig ausgepreist haben, können Sie es unter dem Link [Angebot importieren] wieder hochladen. Klicken Sie zum Hochladen der Datei auf den Button Durchsuchen Suchen Sie in Ihrem PC die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Um den Vorgang abzuschießen klicken Sie bitte auf Speichern Seite 6 von 19

7 LV als ÖNORM-Datei importieren Wenn Sie das Leistungsverzeichnis in einem ÖNORM-Programm fertig ausgepreist haben, können Sie es unter dem Link [Angebot importieren] hochladen. Klicken Sie zum Hochladen der Datei auf den Button Durchsuchen Suchen Sie in Ihrem PC die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Um den Vorgang abzuschießen klicken Sie bitte auf Speichern Seite 7 von 19

8 LV direkt am Portal ausfüllen Zum Erstellen eines Angebots direkt am Portal klicken Sie bitte auf [Erstellen]. Der nächste Schritt ist das Ausfüllen des Leistungsverzeichnisses. Klicken Sie hierzu neben Leistungsverzeichnis auf [Bearbeiten]. In der Übersicht finden Sie die entsprechenden Kapitelüberschriften, zum Ausfüllen klicken Sie auf das entsprechende Kapitel oder in der Menüleiste auf LV Bearbeiten. Seite 8 von 19

9 Füllen Sie die Preisspalten entsprechend aus. Zum Berechnen zwischendurch klicken Sie bitte auf den Button Berechnen Entspricht die Kalkulation Ihren Vorstellungen, gehen Sie bitte mit Klick auf den Button zum nächsten Kapitel. Speichern/Weiter Wiederholen Sie diesen Vorgang bis zum Ende des Leistungsverzeichnisses. Das System errechnet dann automatisch den Positionspreis und die Positionssumme. Bei Bedarf können Sie die Preise korrigieren. Achtung: Wenn Sie eine Position nicht anbieten, klicken Sie auf das Häkchen bei kein Anbot. Die Eingabe einer 0 (Null) bedeutet, dass Sie diese Position ohne Verrechnung liefern müssen!!! Am Ende des Leistungsverzeichnisses können Sie noch einen Rabatt geben bzw. den Skonto samt Skontofrist eintragen. Falls Sie keinen Skonto oder Rabatt geben, lassen Sie die entsprechenden Felder leer. Um die Lieferzeit und die Garantie auszufüllen, wählen Sie bitte die entsprechende Einheit und füllen das Kästchen aus. Klicken Sie zum Fortfahren auf den Button Speichern/Übersicht Seite 9 von 19

10 Um das Angebot endgültig abzugeben, klicken Sie auf den nachfolgenden Link [Endkontrolle]. Sollten Sie Ihre Firmendaten noch nicht ergänzt haben, bekommen Sie an dieser Stelle eine Fehlermeldung. Aktualisieren Sie nun Ihre Firmendaten, indem Sie auf [Firmendaten ergänzen] klicken. ACHTUNG: Sie müssen Ihre Firmendaten aktualisiert haben, um ein Angebot abgeben zu können!! Erst dann erscheint der Link zur Abgabe! 3. Anlagen / Dateien dem Angebot hinzufügen Hier sehen Sie eine Übersicht Ihres derzeitigen Angebotes. Sie können Ihrem Angebot Dateien hinzufügen bzw. ein Begleitschreiben verfassen und beifügen. Klicken Sie hierfür auf [weitere Dokumente beifügen] oder in der Menüleiste auf [Anlagen beifügen]. Seite 10 von 19

11 Klicken Sie zum Beilegen von Dateien (bis je 15 MB) auf den Button Durchsuchen Suchen Sie in Ihrem PC die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Dateien. Verfassen Sie als nächsten Schritt, falls gewünscht, im dafür vorgesehenen Feld ein Begleitschreiben und klicken Sie zum Abschließen des Vorgangs auf den Button Speichern Seite 11 von 19

12 Unter [Download] können Sie sich die hochgeladenen Dateien ansehen. Unter [Löschen] können Sie die Datei gegebenenfalls löschen. Um zur Endkontrolle zurück zu kommen, klicken Sie auf [Zurück], [Weiter zur Abgabe] oder auf den Link in der Menüleiste [Endkontrolle]. 4. Formblätter Unter dem Punkt Formblätter finden Sie die auszufüllenden Formblätter. Alle Formblätter müssen ausgefüllt werden! Wurde das Formblatt korrekt ausgefüllt und abgespeichert, ändert sich der Status auf. Alle Formblätter müssen nach Eingabe der korrekten Daten den Status haben. Nur dann ist eine erfolgreiche Angebotsabgabe möglich. Seite 12 von 19

13 5. Fragen Unter dem Punkt Fragen können Sie dem Einkäufer Fragen zur Ausschreibung schicken. Geben Sie dazu den Titel der Frage ein und in dem Feld Text der Frage Ihre Frage. Anschließend klicken Sie auf Frage senden um diese an den Einkäufer zu versenden. Der Versand muss anschließend noch einmal mit Frage senden bestätigt werden bzw. haben Sie hier die Option die Frage noch einmal zu bearbeiten. Wurde die Frage erfolgreich versendet, erhalten Sie sodann eine . In der Fragenübersicht sehen Sie nun auf einem Blick, welche Fragen Sie zu welchem Datum versendet haben. Seite 13 von 19

14 Wurden die Fragen vom Einkäufer beantwortet, können Sie Antworten ebenfalls in der Fragenübersicht ansehen. 6. Infomail Unter dem Punkt Infomails können Sie aktuelle Informationen zur Ausschreibung, welcher der Einkäufer zur Verfügung gestellt hat, abrufen. Durch klicken auf [ -Text] können Sie den Inhalt der Infomail einsehen. Diese Funktion dient lediglich zur Information vom Einkäufer zum Lieferanten. 7. Angebotsabgabe Sie haben vor der Abgabe Ihres Angebots hier nochmals die Möglichkeit Ihr Angebot zu korrigieren. Klicken Sie zur Korrektur des Leistungsverzeichnisses auf [Leistungsverzeichnis bearbeiten]. Mit Klick auf [weitere Dokumente beifügen], können Sie weitere Dateien hinzufügen oder vorhandene löschen. Unter [Ausgefülltes Leistungsverzeichnis am eigenen PC abspeichern] können Sie sich Ihr ausgepreistes Angebot abspeichern. Um das Angebot endgültig abzugeben, klicken Sie auf den nachfolgenden Link [Angebot abgeben]. Seite 14 von 19

15 8. 1. Angebot signieren und verschlüsseln mit der Bürgerkarte Zeichnungsberechtigte Vertreter Ihrer Firma verfügen bereits über eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät: Stecken Sie nun Ihre Karte in das Kartenlesegerät und klicken Sie auf die Signatursoftware.. Anschließend startet Nun geben Sie den 6stelligen Code Ihrer Karte in das dafür vorgesehene Feld ein.ie da Indem Sie jeweils auf drücken, wird die Signatur zur Prüfung weitergeleitet. Seite 15 von 19

16 Die Prüfung der Signatur und Verschlüsselung ist erfolgt! Wenn Sie diese Meldung erhalten, wurde Ihr Angebot korrekt abgegeben Angebot signieren mit der Handysignatur Zusätzliche Hardware (Kartenleser) sind im Gegensatz zur kartenbasierten Bürgerkarte (z.b. auf der freigeschaltenen e-card) nicht mehr nötig. Nach erfolgter Anmeldung mittels Zugangskennung (Handynummer) und Passwort wird Ihnen ein TAN-Code mittels SMS an Ihr Handy übermittelt. Seite 16 von 19

17 Geben Sie nun den TAN-Code ein und klicken Sie auf. Indem Sie jeweils auf drücken, wird die Signatur zur Prüfung weitergeleitet. Die Prüfung der Signatur und Verschlüsselung ist erfolgt! Wenn Sie diese Meldung erhalten, wurde Ihr Angebot korrekt abgegeben. Seite 17 von 19

18 8. 3. Angebot signieren und verschlüsseln (dritte bevollmächtigen) Sie bevollmächtigen eine dritte Person zur Signatur und Abgabe des Angebotes: Haben Sie selbst keine Bürgerkarte können Sie Ihr Angebot durch dritte signieren und verschlüsseln lassen, dazu klicken Sie unter dem Punkt 3 auf [dritte Person bevollmächtigen] Anschließend geben Sie in folgendem Fenster einen Ihrer TAN-Codes ein, anschließend klicken Sie auf Seite 18 von 19

19 Die nun generierte Vollmacht öffnen und speichern! Die Vollmacht anschließend ausdrucken und firmenmäßig unterfertigen (Stempel und Unterschrift des Signaturberechtigten, dessen Name ebenfalls in Blockbuchstaben anzuführen ist). Wenn die Vollmacht unter der Faxnummer eingegangen ist, wird die von Ihnen bevollmächtigte dritte Person Ihren Teilnahmeantrag signieren und verschlüsselt an den Auftraggeber weiterleiten. Sobald das Angebot signiert und verschlüsselt wurde, wird das Fax mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift des Signators als Bestätigung zurückgefaxt. Seite 19 von 19

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