Benutzerhandbuch. Version 1.0 Mai/2007. Seite 1

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1 Benutzerhandbuch Version 1.0 Mai/2007 Seite 1

2 Dieses Handbuch dient zur Hilfe bei der Nutzung des Web Kalenders CALSEVEN. Der Kalender ist derzeit unter zu finden. Version CALSEVEN 1.0 Release Mai/2007 Rechtlicher Hinweis Copyright Bastian Pfaff - Alle Rechte vorbehalten. Bastian Pfaff Heideweg Krombach info@cubestyle.de Seite 2

3 Inhalt Leistungsmerkmale...5 Leistungen...5 Anforderungen...5 Erste Schritte Benutzerkonto registrieren Anmelden mit Benutzerdaten Kennenlernen der Oberfläche Eintragen von Kalenderdaten mit Erinnerung Anpassen der Oberfläche Erinnerungen im Überblick behalten...12 Hilfethemen...13 Benutzerkonto...13 Anmeldung...14 Technische Daten...15 Seite 3

4 Leistungsmerkmale Der online basierte Kalender CALSEVEN dient zur Verwaltung von Kalendereinträgen wie z. B. Notizen, Terminen und Zeiträumen. Abgesichert durch eine Kennwort geschützte Benutzeranmeldung ermöglicht die Plattform den Zugang zu persönlichen Daten über den Webbrowser. Zur Individualisierung kann die Erscheinung des Kalenders durch Logos und Hintergrundbilder angepasst werden. Es gibt zwei Ansichten zur Darstellung des Kalenders: Eine Monats- und eine Wochenansicht. Die Wochenansicht nimmt sämtliche Kalendereinträge auf. Die Monatsansicht dient zur Navigation sowie zum Überblicken der Monate und kann genutzt werden, ohne die aktuelle Wochenansicht zu verändern. In der Wochenansicht lassen sich schnell und bequem Notizen eintragen und Einträge überblicken. Solche Einträge können beim Eintrag mit der Option einer Erinnerung versehen werden. Eine Erinnerung erfolgt nach Wunsch per oder SMS. Somit ist es möglich, den Kalender im Hintergrund laufen zu lassen und einfach den Empfang von Mitteilung abzuwarten, ohne über die Tage einzeln zu wachen. Ein weiteres Leistungsmerkmal des Kalenders ist die Übersicht. Hier werden stets die zunächst anstehenden Erinnerungen aufgelistet. Zum schnellen Finden einer verlorenen Kalendernotiz dient die Suche. Wird hier ein Suchwort abgesendet werden alle Treffer gut übersichtlich dargestellt. Auf gelben Haftnotizen können Notizen gemacht werden, die zeitlich nicht verloren gehen können und solange angezeigt werden, bis man diese wieder entfernt. Leistungen? Siebentage Wochenübersicht? Unabhängig nutzbare Monatsansicht? Schnelle 1-Klick Eintragung bei Tagesnotizen? Eintragen von Terminen und Zeiträumen mit Symbolen? Eintragen von Wiederholungen wie Geburtstage? Erinnerungen per und SMS zu einstellbaren Zeiten? Einfache Bedienung und übersichtliche Oberfläche? Eine Logos und Hintergründe einstellbar? Leistungsfähige Suche und Übersicht? Sichere Kennwort geschütze Umgebung? Unterstütz von allen gängigen Browsern und Betriebssystemen? Tastatur Short Cuts zur schnellen Navigation? Deutsche Feiertage Anforderungen Zur Nutzung des Kalenders wird ein Internetzugang und ein aktueller Webbrowser benötigt z. B. Mozilla Firefox oder Microsoft Internet Explorer mit JavaScript Unterstützung. Zur korrekten Zeitausgabe ist zudem erforderlich, dass der Kalender in der Zeitzone Mitteleuropas (GMT+1) genutzt wird. Seite 4

5 Erste Schritte 1. Benutzerkonto registrieren Bevor Sie den Kalender nutzen können benötige Sie ein Benutzerkonto. Dieses können Sie auf der Anmeldeseite registrieren. Da durch die Nutzung des Kalender jedoch Gebühren anfallen wie SMS und Hosting, muss jedes Benutzerkonto explizit durch den Kalenderbetreiber bestätigt werden. Diese Bestätigung oder Verweigerung dauert in der Regel einen Tag und erfolgt per Sie befinden sich auf der Startseite von 2. Wählen Sie im linken Menü Registrieren 3. Füllen Sie die Formularfelder aus Name Kalender Titel SMS Nummer Passwort Passwort bestätigen Tragen Sie ihren Vor- und Nachnamen ein Tragen Sie einen beliebigen Titel ein Geben Sie eine Nummer an, auf der Sie SMS empfangen möchten. Die Nummer muss im Format <Betreibervorwahl><Rufnummer> angegeben werden, ohne Landesvorwahl und ohne Leerzeichen, also z. B Tragen Sie die Adresse ein, die Sie verwenden Wählen Sie ein Passwort, bestehend aus den Zeichen A-Z oder a-z oder 0-9 ohne Umlaute und ohne Leerzeichen Tragen Sie das gleiche Passwort zur Kontrolle nochmals ein 4. Klicken Sie auf Anmelden und beachten Sie die Hinweise. Wenn die Registrierung wegen Fehleingaben nicht erfolgen konnte, werden die Formularfelder erneut angezeigt. Seite 5

6 2. Anmelden mit Benutzerdaten Sie haben eine Bestätigungsmail von dem Kalenderbetreiber erhalten, dass das Benutzerkonto freigeschaltet wurde. Melden Sie sich nun mit dem Anmeldeformular an 1. Sie befinden sich auf der Startseite von 2. Füllen Sie die Formularfelder aus Benutzer Passwort Tragen Sie die Adresse ein, die Sie auch bei der Registrierung angegeben haben und an welche die Bestätigungsmail gesendet wurde. Tragen Sie das Passwort ein, welches Sie bei der Registrierung gewählt haben. Das Passwort wird während der Eingabe nicht angezeigt, sondern durch Punkte oder Sterne repräsentiert für jedes Zeichen, das eingegeben wird. Seite 6

7 3. Kennenlernen der Oberfläche Wenn die Anmeldung am Kalender erfolgreich war, wird die aktuelle Woche dargestellt. Sollte dies nicht der Fall sein, sehen Sie unter dem Punkt Passwort Erinnerung der Hilfe nach. Abbildung 1: Die Oberfläche des Kalenders (Wochenansicht) Tagesnotizen Die dargestellte Wochenansicht hat die Aufgabe sämtliche Ihrer Eingaben welche auf diese Woche fallen anzuzeigen. In dem blauen Rahmen in welchem zu lesen ist Hier können Sie Text eingeben... findet sich eine Ihrer Tagesnotizen. Sie können für jeden Tag der Woche Text in die Formulare eingeben und speichern. Zum Speichern klicken Sie auf das Disketten Symbol unten rechts, welches zu blinken beginnt sobald Sie ein Formularfeld anwählen. Vergessen Sie das Speichern nicht. Wenn Sie einen Menüpunkt anwählen oder mit dem Webbrowser auf eine andere Seite navigieren, geht der Text in den Formularfeldern verloren. Einträge Über den Tagesnotizen finden Sie neben Feiertagen auch von Ihnen vorgenommene Einträge, wenn Sie Geburtstage, Zeiträume oder Sonstige Kalendereinträge vornehmen. Unter den Tagesnotizen, wo sich das graue Ringbuch Hintergrundbild befindet, werden Sie eingetragene Termine finden, welche nach Zeitpunkt sortiert dargestellt werden. Seite 7

8 Kopfbereich Im Kopfbereich dargestellt ist das verwendete Kalender Logo, die Informationszeile welcher Benutzer angemeldet ist sowie das aktuelle Datum und die Zeit. Die drei Symbole oben rechts dienen wie folgt. i Informationen über den Betreiber des Kalenders (Impressum)? Online Hilfe zur direkten Unterstützung x Abmelden am Kalender Logout Navigation Im linken Bereich finden Sie die Möglichkeit den Kalender zu navigieren und Menüpunkte aufzurufen. Sie können die Monate und Jahre des Monatskalenders umstellen, ohne dass Sie die aktuelle Seite verlassen werden. Wenn Sie jedoch einen Tag am Monatskalender anklicken, wird die Seite zur Woche des angeklickten Tages gewechselt oder aktualisiert. Der selektierte Tag wird dann in der Wochenansicht Fettschrift dargestellt. Um zur aktuellen Woche zurückzukehren klicken Sie entweder im Menü Diese Woche oder klicken Sie auf das rot dargestellte Datum / Zeit von heute im Kopfbereich. Sie können die Wochenansicht auch mit den Pfeil Symbolen rechts unten navigieren oder mit Tastaturbefehlen, sog. Short Cuts. Strg + Pfeiltaste links Strg + Pfeiltaste rechts Strg + Pfeiltaste hoch Strg + Pfeiltaste runter Strg + Bild auf Strg + Bild ab Strg + S Woche zurück blättern Woche weiter blättern Monat zurück blättern Monat weiter blättern Jahr zurück blättern Jahr weiter blättern Tabelle 1: Tastaturbefehle (Short Cuts) Speichern der Tagesnotizen In dem Suchformular können Sie Wörter aus Tagesnotizen eingeben, die gefunden werden sollen. Die Suche arbeitet nur explizit, es wird also nicht mittels Oder-Verknüpfung gesucht. Erhalten Sie auf Ihre Suchbegriffe hin zu wenige Treffer, erhöhen Sie die Trefferzahl indem Sie nach weniger Wörter bis hin zu einzelnen Zeichen suchen. Seite 8

9 4. Eintragen von Kalenderdaten mit Erinnerung Unter dem Menüpunkt Neuer Eintrag können Sie Einträge in den Kalender vornehmen und die Erinnerungsfunktion nutzen. Es können folgende Arten von Einträgen erfolgen. Termin Eintragen eines Termins mit Angabe des Datums und dem Zeitpunkt wann der Termin erfolgt. Zeitraum Eintragen eines Zeitraums mit Start- und Enddatum. Der Zeitraum kann von Montag bis Sonntag gültig sein oder auch auf einzelne Wochentage limitiert werden, falls z. B. das Ereignis zwar für längere Zeit, aber nicht an jedem Tag erfolgt. Geburtstag Sonstiges Eintragen des Namens einer Person die Geburtstag hat. Wenn Sie das Geburtsjahr auch angeben, wird das aktuelle Alter der Person errechnet und in der Wochenansicht mit angezeigt. Der Geburtstag wird jedes Jahr angezeigt und jedes Jahr erfolgt eine Erinnerung, falls diese ausgewählt wurde. Unter Sonstiges eintragen können Sie Tage eintragen, bei denen Sie das Symbol selbst wählen. Der Eintrag kann nach Wunsch einmalig sein oder sich wie bei Geburtstagen jährlich wiederholen. Hier lassen sich besonders gut persönliche Jahrestage oder ausländische Feiertage eintragen. Tabelle 2: Möglichkeiten eines Eintrags mit Erinnerung Wird ein nicht plausibler Eintrag vorgenommen, erscheint ein Dialogfenster welches darauf hinweist, dass der Eintrag nicht erfolgt ist. Sie erhalten dann neben der Schaltfläche Eintragen einen Hinweis auf das vorliegende Problem. Erfolgte der Eintrag wird dies neben der Schaltfläche Eintragen bestätigt und in der rechten Spalte unter Neuste Einträge auch angezeigt. Die Erinnerungsfunktion ermöglicht das Senden von Erinnerungen durch s und SMS Kurzmitteilungen. Sie können sich per und SMS oder per oder SMS erinnern lassen. Die Erinnerung erfolgt spätestens zu dem im Auswahlfeld angegebenen Zeitpunkt vor dem Datum des Eintrags. In der Regel erfolgt die Erinnerung jedoch schon ca. 90 Minuten vor dem angegebenen Zeitpunkt um beim kurzzeitigen Ausfall einer der drei beteiligten Servern einen Sicherheitspuffer zu nutzen. Hinweis: Wird keine Zeit angegeben, oder handelt es sich bei dem Eintrag nicht um einen Termin, wird die Erinnerung zur eingetragenen Zeit vor 00:00 Uhr des ausgewählten Datums erfolgen. Seite 9

10 5. Anpassen der Oberfläche Sie können zur Individualisierung oder zur Anpassung an ein Corporate Design die Erscheinung der Benutzeroberfläche verändern. Das CALSEVEN Logo im Kopfbereich sowie der Hintergrund lassen sich unter dem Menüpunkt Einstellungen anpassen. Dazu können Sie in den Formularfeldern den Pfad des Logos und Hintergrunds ändern, um neu anzugeben wo die Bilder gespeichert sind. In der rechten Spalte finden Sie Beispiel Logos und Hintergründe. Klicken Sie auf ein Logo oder Hintergrund, wird der Inhalt des Formularfeldes verändert. Dieser beinhaltet dann den Pfad des angeklickten Logos bzw. Hintergrunds. Sie können auch externe Pfade bzw. Adressen angeben z. B. Um ein neues Logo bzw. Hintergrundbild zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor. Nach Klicken der Schaltfläche im dritten Schritt wird das neue Erscheinungsbild geladen. 1. Sie befinden sich in Einstellungen 2. Füllen Sie die Formularfelder aus Logo Hintergrundbild Tragen Sie eine externe Adresse (mit beginnen) ein oder klicken Sie auf ein Beispiel Logo Tragen Sie eine externe Adresse (mit beginnen) ein oder klicken Sie auf ein Beispiel Logo 3. Klicken Sie die Schaltfläche Übernehmen Sie können in Einstellungen neben Logo und Hintergrund auch persönliche Daten wie z. B. den Kalendertitel, Ihre Adresse oder Ihr Passwort ändern und Einstellungen bezüglich den Feiertagen vornehmen. Seite 10

11 6. Erinnerungen im Überblick behalten Wenn Sie in Ihrem Kalender über Einträge verfügen an die in nächster Zeit erinnert werden, dann finden Sie diese im Menüpunkt Übersicht. Es handelt sich hier um eine tabellarische Ansicht welche nach Zeitpunkt der Erinnerungsmail bzw. SMS Kurzmitteilung sortiert ist. Sie können sich hier einen Überblick über die anstehenden Ereignisse verschaffen und vergewissern, dass die Erinnerungen eingetragen wurden. Zudem ist ersichtlich auf welche Weise die Erinnerung erfolgt und wann der Eintrag in den Kalender eingefügt wurde. Es werden maximal die nächsten 50 Erinnerungen angezeigt. Klicken Sie auf zeige nächste Ereignisse werden alle zukünftig anstehende Ereignisse angezeigt, die als Eintrag in den Kalender eingefügt wurden (nicht als Tagesnotiz), auch wenn dieser Eintrag ohne Erinnerungswunsch eingetragen wurde. Diese werden dann nach Zeitpunkt des Ereignisses sortiert aufgelistet. Auch hier werden jedoch nur die nächsten 50 Ereignisse angezeigt. Abbildung 2: Darstellung der Haftnotizen Sie können unter dem Menüpunkt Übersicht auch Haftnotizen erstellen wie in Abbildung 2 zu erkennen. Für diese stehen 75 Zeichen zur Verfügung. Haftnotizen haben den Vorteil, dass sie nicht zeitlich verloren gehen können und solange präsent bleiben, bis man sie entfernt. Zum entfernen klicken Sie einfach das X Zeichen. Seite 11

12 Hilfethemen Benutzerkonto Registrieren Siehe Seite 5 Passwort ändern 1. Sie befinden sich in Einstellungen 2. Füllen Sie die Formularfelder aus Neues Passwort Passwort bestätigen Wählen Sie ein Passwort, bestehend aus den Zeichen A-Z oder a-z oder 0-9 ohne Umlaute und ohne Leerzeichen Tragen Sie das gleiche Passwort zur Kontrolle nochmals ein 3. Klicken Sie die Schaltfläche Übernehmen Einstellungen Siehe Seite 10 Seite 12

13 Anmeldung Benutzer anmelden Siehe Seite 6 Passwort Erinnerung Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich schnell und einfach eine Erinnerung zusenden lassen. Versuchen Sie nicht Ihr Passwort durch Versuchen von Möglichkeiten wieder herauszufinden, da bei der zehnten Fehleingabe Ihr Benutzerkonto aus Sicherheitsgründen gesperrt wird. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Sie befinden sich auf der Startseite von 2. Füllen Sie in der rechten Spalte unter Passwort vergessen das Formular aus Adresse Tragen Sie ihre Adresse ein 3. Klicken Sie auf Absenden und beachten Sie die Hinweise. Wenn die Meldung erscheint Diese ist nicht registriert können Sie mit der eingegebenen Adresse ein neues Benutzerkonto registrieren. Seite 13

14 Technische Daten Unterstützte Browser Unterstützte Auflösungen Erforderliche Plug-Ins Es werden folgende empfohlen, da bei einigen Browsern Differenzen in der Darstellung auftreten können: - Microsoft Internet Explorer ab Version 5 - Mozilla Firefox ab Version 1.5 Alle, empfohlen werden jedoch Auflösungen ab 1024x768 Pixeln Optimiert ist die Auflösung für Widescreen Notebooks mit 1200x800 Pixeln JavaScript aktiviert (keine Zusatzinstallation erforderlich) Zeitzone Mitteleuropäische Zeit, MEZ (entspricht GMT+1) Feiertage Neujahr, Heilige drei Könige, Rosenmontag, Fasching, Aschermittwoch, Karfreitag, Ostersonntag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Tag der deutschen Einheit, Reformationstag, Allerheiligen, Nikolaus, Heilig Abend, 1. Weihnachtstag, 2. Weihnachtstag, Silvester Datums Bereich bis Maximale Einträge Die Anzahl an Einträgen wie Tagesnotizen, Terminen, Zeiträumen, etc. ist nicht begrenzt. Maximale Erinnerungen Alle 5 min werden bis zu 50 SMS Kurzmitteilungen und bis zu 140 s gesendet. Sicherheit Individualisierung Maximal zehn falsche Passworteingaben bei der Anmeldungen, danach wird Administrator benachrichtigt und Benutzer gesperrt. Es können verschiedene Hintergründe und Logos gewählt werden. Beim verwenden dunkler Hintergründe kann es zu geringfügigen Störungen in der Darstellung von Schaltflächen kommen. Tabelle 3: Technische Daten Seite 14

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